FUNDACION FEDERICO GONZALEZ SUAREZ
Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del
Código Descripción de cuenta Año 2009 Año 2010 %
4 INGRESOS 424.223,14 443.505,76 5% 41 INGRESOS OPERACIONALES 424.223,14 443.505,76 4101 MATRICULAS 22.852,00 23.994,60 410101 Matricula Regular 16.756,00 17.593,80 5% 410102 Matricula Distancia 6.096,00 6.400,80 5% 4102 PENSIONES 345.154,40 362.412,12 410201 Pensiones Regular 271.930,40 285.526,92 5% 410202 Pensiones Distancia 72.624,00 76.255,20 5% 410203 Pensiones Tecnológico 600,00 630,00 5% 4103 DERECHOS 17.646,00 18.528,30 410302 Derechos de Examen 17.646,00 18.528,30 5% 4104 OTROS INGRESOS 38.570,74 38.570,74 410401 Ingresos Extraordinarios 5,00 5,00 0% 410402 Donaciones 38.565,74 38.565,74 0%
Código Descripción de cuenta Año 2009 Año 2010 %
5 GASTOS 411.195,44 429.627,82
51 GASTOS OPERACIONALES 317.920,73 337.197,90
5101 GASTOS PERSONAL 317.920,73 337.197,90
510101 SUELDOS Y SALARIOS 239.872,96 259.150,13
51010101 Remuneración Unificada Mensual 234.965,33 255.137,81 9%
51010103 Servicios Profesionales 3.117,00 3.117,00 0%
51010107 Bono Responsabilidad 1.790,63 895,32 -50%
510102 BENEFICIOS LEGALES 78.047,77 78.047,77
51010201 Decimo Tercer Sueldo 19.600,36 19.600,36 0%
51010202 Decimo Cuarto Sueldo 8.624,24 8.624,24 0%
51010203 Fondos de Reserva 19.460,27 19.460,27 0%
51010204 Vacaciones 1.814,59 1.814,59 0%
51010205 Aporte Patronal IESS 28.548,31 28.548,31 0%
52 GASTOS GENERALES 93.274,71 92.429,93 5201 GASTOS DE ADMINISTRACION 43.999,23 42.581,12 520102 Viáticos 909,85 909,85 0% 520103 Seguridad y Guardianía 1.310,00 1.310,00 0% 520104 Publicidad y Publicaciones 3.564,61 3.564,61 0% 520105 Arriendos Edificios 21.739,12 21.739,12 0% 520106 Varios e Imprevistos 2.836,23 1.418,12 -50% 520107 Combustibles y Lubricantes 5.708,52 5.708,52 0% 520108 IVA en Compras 12% 7.930,90 7.930,90 0% 5202 GASTOS DE MANTENIMIENTO 9.178,09 9.178,09 520201 Mantenimiento Eq.Computacion 121,50 121,50 0%
520202 Mantenimiento Muebles y Equipo 415,91 415,91 0%
520203 Mantenimiento Vehículos 994,14 994,14 0%
520204 Mantenimiento Otros Activos 841,55 841,55 0%
520205 Adecuaciones y Mantenimiento 6.804,99 6.804,99 0%
5203 SERVICIOS GENERALES 12.283,08 12.283,08
520301 Agua Potable 797,55 797,55 0%
520302 Energía Eléctrica 4.650,03 4.650,03 0%
520303 Teléfono, Fax, Correo 4.474,49 4.474,49 0%
520304 Internet y Otros 2.361,01 2.361,01 0%
5204 SERVICIOS ESPECIALES 1.940,00 730,00
520401 Gastos Legales 230,00 230,00 0%
520403 Asesorías 1.710,00 500,00 -71%
5205 MATERIALES Y SUMINISTROS 7.663,60 8.763,60
520501 Suministros y Materiales Oficina 5.465,71 6.565,71 20%
520502 Suministros y Materiales Comp. 239,43 239,43 0%
520503 Suministros Deportivos 1.368,01 1.368,01 0%
520504 Medicinas 28,00 28,00 0%
Código Descripción de cuenta Año 2009 Año 2010 % 5206 BENEFICIOS ADICIONALES 1.370,63 1.370,63 520601 Atenciones Sociales 50,00 50,00 0% 520602 Refrigerios 344,70 344,70 0% 520603 Uniformes Personal 635,93 635,93 0% 520604 Capacitaciones 340,00 340,00 0% 5207 GASTOS MISCELANEOS 3.598,48 3.598,48 520702 Gastos de Graduación 1.738,97 1.738,97 0% 520703 Suscripciones 932,04 932,04 0% 520705 Seguros 927,47 927,47 0% 5208 GASTOS FINANCIEROS 674,02 674,02 520801 Intereses y Comisiones 556,00 556,00 0% 520802 Gastos Bancarios 24,00 24,00 0% 520804 Retenciones no Efectuadas 94,02 94,02 0% 5209 DEPRECIACIONES 8.544,25 9.227,58
520901 Depreciación Muebles y Equipos 692,29 692,29 0%
520902 Depreciación Eq. Computación 5.382,21 6.065,54 13%
520903 Depreciación Vehículos 2.368,88 2.368,88 0%
520904 Depreciación Otros Activos 100,87 100,87 0%
5210 AMORTIZACIONES 4.023,33 4.023,33
521001 Amortización Gasto Constitución 3.986,85 3.986,85 0%
521002 Amortización Software 36,48 36,48 0%
UTILIDAD OPERACIONAL 13.027,70 13.877,94 7%
Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Marlon Bedón / 2010
En el estado de resultados del 2009 existe una utilidad de $ 13.027,70 funcionando con las actividades inadecuadamente distribuidas, con incompatibilidad de funciones, en especial del Director Ejecutivo, el cual no utilizaba su horas de trabajo para actividades gerenciales lo cual ocasiona que su alto sueldo no genere ingresos o negocios en beneficio de la institución.
Por lo tanto al implementar el rediseño de los procesos y realizar la inversión de $ 1.943,54 mensuales se libera al Director Ejecutivo de las actividades operativas que ha venido ejecutando, para que pueda aportar valor agregado en sus decisiones y buscar negocios que mejoren a la institución.
El costo de la inversión es menor al valor anual del sueldo del Director Ejecutivo, es decir que la gestión del director ejecutivo en el año 2010 reducirá gastos operativos e incrementara los ingresos, lo cual demuestra que el implementar el rediseño de los procesos ocasionara un incremento en la utilidad del 7%, considerando que en la proyección del estado de resultados la gestión del Director solamente genere un 5% de aumento en los ingresos.
5.1 Conclusiones
- La estructura organizacional en la institución es fundamental para el funcionamiento, siempre y cuando se respete la autoridad concedida a los subordinados. Ya que mientras se respete la cadena de mando, cada encargado se podrá concentrar en los problemas de su departamento, podrá mejorar el funcionamiento colectivo como unidad de trabajo.
- La realización de la matriz FODA en la institución permite conocer la situación real interna y externamente, determinando las posibilidades reales que tiene la institución para lograr los objetivos que se han fijado, además nos ayuda a explotar eficientemente los factores positivos y neutralizar o eliminar el efecto de los factores negativos.
- El identificar los procesos de la organización es esencial para tener una visión globalizada y orientada a los clientes, basados en modelos de excelencia empresarial. Para poder tener una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una ENTRADA para conseguir un resultado, y una SALIDA que a su vez satisfaga los requerimientos del Cliente.
- La evaluación de los procesos nos permite conocer las actividades que se duplican, se interrelacionan, la falta de unidad de mando; así podemos distribuir las actividades correctamente en el proceso adecuado. Los procesos deben tener un responsable designado que asegure su cumplimiento y eficacia
- El rediseño de los procesos refiere a las iniciativas para realizar mejoras significativas al rendimiento organizacional con base en el aumento de la eficiencia y la efectividad de los procesos. Una vez evaluados los procesos el rediseño nos permite mejorar la calidad de la operación y garantiza la optimización de recursos
- La organización necesita constantemente actualizar sus recursos tecnológicos, mejorar los recursos humanos y conservar los recursos materiales para mantener su ventaja competitiva. Así la institución se diferencia entre otras instituciones del mismo mercado sobresaliendo ante ellas. Hay que buscar siempre aprovechar nuestras ventajas y mejorarlas constantemente.
- El control interno resulta eficiente cuando se aplica sobre los procesos correctamente estructurados. El control interno es un proceso integrado a los procesos, y no es un conjunto de mecanismos añadidos a los mismos. Ya que no se puede controlar sobre una base de procesos con un diseño sin comprobación. Es decir si el fondo no es adecuado la estructura de la forma es inservible.
- La institución no tiene un programa de incentivo para el personal, capacitaciones, ascensos, bonos. Esta situación genera mucha inconformidad laboral y el ambiente no es bueno. El compromiso con el cumplimiento de las metas y objetivos de la institución no es el necesario, el personal no siente respaldo institucional lo cual provoca que la mayoría de empleados considere a la institución un empleo ocasional por necesidad o hasta que puedan obtener una posibilidad mejor en otra institución.
- La institución no cuenta con responsabilidad social, el personal considera que la institución funciona por el lucro y no por el cumplimiento de su actividad educativa
- El centralismo en la institución ha ocasionado muchos problemas en la ejecución de los procesos, al no existir un responsable en cada proceso, y en algunos de ellos sea la misma persona el responsable. La falta de análisis y consideración de opiniones de subalternos al momento de tomar una decisión provoca pérdidas y molestias entre los empleados involucrados.
5.2 Recomendaciones
- La aplicación de la estructura organizacional con los procesos rediseñados, porque es una herramienta esencial para el desarrollo de Institución además se promueve la colaboración del grupo y mejora así la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la organización. También se crea líneas definidas de autoridad y responsabilidad en la organización mejorando así las funciones de activación y control del Director Ejecutivo.
- Elaborar periódicamente el análisis FODA para anticiparse a las amenazas internas y externas. Aprovechar sus múltiples beneficios, especialmente para la planificación estratégica además de que es fácil de aplicar, es analítica, propositiva, y cuyo único requisito consiste en desarrollarla a través de la integración de un equipo de trabajo involucrado con el manejo de la institución y con el tiempo necesario para realizar el análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas a las cuales se enfrenta la organización, llegando de esta manera a contar con información que permita determinar alternativas estratégicas viables para afrontar los diferentes cambios que el medio presenta y hacerlo con éxito.
- Evaluar a los procesos para determinar las verdaderas causas de los problemas, para poder encontrar o seleccionar soluciones adecuadas. Así podremos mantenernos en el desarrollo organizacional para alcanzar las metas y objetivos propuestos.
- Renovar constantemente los recursos tecnológicos, y mantener en stock el flujo de materiales necesarios para la operación de la institución a costos bajos con beneficios altos. Así se podrá mantener la ventaja competitiva y ganar posicionamiento en el mercado.
- Aplicar el sistema administrativo, financiero y contable para que la institución mejore su rentabilidad y la optimización de recursos. El sistema causara la designación de responsables para la ejecución de cada proceso. Agilizara las operaciones y las necesidades de los clientes serán satisfechas.
- La aplicación de normas de control interno a toda la organización para reducir al máximo el riesgo de perdidas en la institución y así poder salvaguardar eficientemente los recursos. Así la información financiera confiable, se asegurara que la institución cumpla con las leyes y regulaciones, evitando pérdidas de reputación y otras consecuencias. Ayudara a cumplir las metas, evitando peligros no reconocidos y sorpresas futuras.
- Implementar un programa de capacitaciones e incentivos a los empleados, crear un sistema de recompensas equitativas para la organización y los trabajadores, adecuado, equitativo, eficientes en costos, seguros y aceptables para los trabajadores. De esta manera, se alcanzará el equilibrio y éxito de la organización en cuanto a políticas de remuneración y planes de incentivos, los cuales se ven fortalecidos cuando se considera al trabajador como el elemento fundamental de la misma.
- Mejorar el ambiente laboral, dar mayor participación a los empleados, fomentar amistad entre ellos, iniciativa, gusto por el cumplimiento de sus actividades, y promover la honestidad como valor fundamental para el ambiente laboral.
- Codificar a todos los activos fijos tangibles e intangibles para poder controlar y medir la rentabilidad que están generando y no permitir subutilización, ya que son la inversión más significativa para la institución y sin ellos el funcionamiento sería imposible. Por lo que necesitan de mayor atención.
Bibliografía
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- Contabilidad General, Mercedes Bravo, Sexta Edición, 2004 Universidad Central del Ecuador
- Administración Financiera Y Presupuestaria, Ing. Rolando Pazmiño, Edición 2006 – CODEU
- Finanzas de la Empresa, Bodic Merton, Edición 2003 - Pearson
- Organización de los Sistemas de Producción y Administrativos, Richard J Hoperman, Edición 2005 – ITS
- Administración de Recursos Humanos, Idalberto Chiavenato, Edición 2000 – Mcgraw Hill
- Introducción a la teoría general de la Administración, Idalberto Chiavenato Edición 2000 – Mcgraw Hill
- Administración Financiera, James C. Van Home, Edicion 1993 – Prentice Hall
- Como hacer Reingeniería, Raymond L. Manganelli – Mark M. Klein, Edición 1995 – Norma
- Organización, Estructura y Proceso, Richard H. Hall, Edición 1983 – Prentice Hall
- Administración de Operaciones, Roger G. Schroeder, Edición 1992 – McGraw Hill
- Administración de Servicios, D`Andrea Reynoso Lovelock, Edición 2004 – Pearson
- Administración de Compra de Materiales, Michael R. Leenders – Harold E. Fearon, Edición 1991 - CECSA
- Administración del Personal y Recursos Humanos, William B. Werther, Keith Dowis Edición2000 – McGraw Hill
- Administración, Schermenhorn, Jhon R, Edición2003 – Limusa
- Administración, Daft, Richard L., Edicion2004 – Thomson
- Reingeniería de Procesos de Negocios, Johannson, Henry, Mchig, Parick Pendlebury, Edición 1996 – Limusa Noriega
- Metodología de la Investigación, Hernández Sampleri, Roberto, Edición1991 – Mcgraw Hill
- Metodología, Diseño y Desarrollo del proceso de Investigación, Méndez Álvarez, Carlos, Edición 2001 – McGraw Hill
- Administración de la Producción y las Operaciones – Conceptos, Modelos y Comportamiento Humano, Adam, Everett E, Ebert, Edición 1996 – Prentice Hall
- Administración de operaciones, Idrovo Dávalos, Paul, Edición S.A. – System Graphic
- Administración una perspectiva global, Koontz, Harold, Wehrich, Edición1998 McGraw Hill
- Calidad Total, Duque M, Iñigues D., Edición 1998 – UTE
- Desarrollo Organizacional: Punto de vista Normativo, Warner, Burke W., Edicións.a. – Iberoamérica
- Diccionario de Administración y Finanzas, Océano, Edición 2001 – Océano
- Diccionario de Administración y Finanzas, Rosenberg Jerry M., Edición 2002 - Océano
WebSites
- Reingenieríahttp://www.monografias.com/trabajos10/reing/reing.shtml
- Reestructuración organizacional http://www.scribd.com/doc/131929/diseno- organizacional
- Etapas del proceso administrativo-
http://www.monografias.com/trabajos12/proce/proce.shtml
- Fuente:http://www.monografias.com/trabajos14/administracionempresas/admini stracion-empresas.shtml
- Http://www.mailxmail.com/curso-contabilidad-practica-1-organizaciones- sociedades-cuentas/contabilidad objetivos - http://www.businesscol.com/productos/glosarios/gladmivo.htm - http://www.conocimientosweb.net/portal/dic13.html - http://www.gerenciaynegocios.com/diccionarios/diccionario-administrativo.htm - http://www.mailxmail.com/curso-analisis-organizacional-segunda- parte/procesos-criticos
ANEXO N. 1
Encuesta Dirigida al personal docente y Administrativo del Colegio Particular “Federico González Suarez”.
1.- ¿Percibe una estructura organizacional definida?
SI NO
2.- ¿Existe Reglamento Interno en la Institución?
SI NO
3.- ¿Conoce la Misión, Visión y Valores de la Institución?
SI NO
4.- ¿Se siente comprometido con la Misión, Visión y Valores de la Institución? SI NO
5.- ¿El ambiente laboral y la comunicación son agradables?
SI NO
6.- ¿Existen manuales de procedimientos en la Institución?
7.- ¿Se cumplen todas las obligaciones legales de la Institución?
SI NO
8.- ¿Los controles aplicados son eficientes?
SI NO
9.- ¿Percibe que la Institución tiene Responsabilidad Social?
ANEXO 2.