2.2. Estructura administrativa y funcional
2.2.1. Estructura administrativa y funcional de Creaciones Kristty
Creaciones Kristty al ser una empresa pequeña no posee mucho personal, los propietarios controlan directamente los procesos productivos.
GERENCIA GENERAL
La estructura organizacional de Creaciones Kristty es la siguiente:
Figura 2. Organigrama Creaciones Kristty
Fuente: Creaciones Kristty
Elaborado por: Johanna G. Arias Villalta
Creaciones Kristty, en lo que se refiere a la estructura funcional cuenta con las siguientes puestos y sus funciones se mencionan a continuación:
DTO. PRODUCTIVO DTO. DE VENTAS DTO. ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
Comercialización y
ventas
Contabilidad
Producción
Tabla 7. Funciones de Gerencia
CREACIONES KRISTTY
Asunto Descripción de cargos Pág.: 01
Código 006 Vigencia desde: 01/01/2014
Aprobado por Propietarios de la empresa Hasta: 31/12/2016
Denominación del cargo: Responsable de la dirección de la empresa
Departamento: Administrativo-Financiero
Responsable ante: Propietarios de la empresa
Supervisa a: Todas las áreas de la empresa
Propósito del cargo Direccionar correctamente la administración de la empresa
Responsabilidades
Representar legalmente a la empresa. Establecer metas y objetivos de la entidad.
Coordinar los contratos de trabajo con el personal, clientes y proveedores. Supervisar el trabajo de cada área de la empresa.
Aprobar los presupuestos de la entidad. Revisar la situación financiera de la empresa.
Coordinar reuniones con los responsables de cada área o departamento. Buscar el desarrollo y mejora de los procesos productivos de la organización.
Fuente: Creaciones Kristty
Tabla 8. Funciones del responsable de llevar la contabilidad
CREACIONES KRISTTY
Asunto Descripción de cargos Pág.: 02
Código 006 Vigencia desde: 01/01/2014
Aprobado por Gerente Hasta: 31/12/2016
Denominación del cargo: Responsable de llevar la contabilidad de la empresa
Departamento: Administrativo-financiero
Responsable ante: Gerente
Supervisa a:
Propósito del cargo Mantener al día la información contable
Responsabilidades
Controlar el presupuesto y situación económica de la empresa. Realizar conciliaciones bancarias
Revisar los pagos realizados por los clientes mediante depósitos o transferencias bancarias.
Llevar un registro de cada uno de los clientes y mantener al día su historial crediticio y obligaciones pendientes de recaudar.
Realizar las declaraciones mensuales de IVA al Servicio de Rentas Internas. Realizar los pagos al personal.
Mantener al día la situación económica de la entidad.
Fijar los precios de las prendas confeccionadas a ser entregadas a los clientes de acuerdo a los costos y gastos realizados en el periodo de producción.
Archivar todos los documentos contables de respaldo así como también toda la información contable.
Llevar un registro de todos los anticipos recibidos por sus clientes para la fabricación de sus pedidos.
Archivar las facturas en orden secuencial entregadas al cliente así como también las recibidas por los proveedores.
Fuente: Creaciones Kristty
Tabla 9. Funciones del responsable de compras
CREACIONES KRISTTY
Asunto Descripción de cargos Pág.: 03
Código 006 Vigencia desde: 01/01/2014
Aprobado por Gerente Hasta: 31/12/2016
Denominación del cargo: Responsable de compras
Departamento: Administrativo-Financiero
Responsable ante: Gerente
Supervisa a: Área de fabricación (corte)
Propósito del cargo Administrar adecuadamente el proceso de compras
Responsabilidades
Receptar las solicitudes de pedidos requeridas por los clientes.
Analizar todos los materiales e insumos a necesitar para la producción de lo solicitado. Coordinar el presupuesto establecido para la compra de insumos para el proceso productivo de los pedidos.
Adquisición de la materia prima e insumos para ser entregados al departamento de producción para su fabricación.
Entrega de facturas por las compras realizadas al área financiera.
Fuente: Creaciones Kristty
Tabla 10. Funciones del responsable de los procesos de fabricación y producción
CREACIONES KRISTTY
Asunto Descripción de cargos Pág.: 04
Código 006 Vigencia desde: 01/01/2014
Aprobado por Gerente Hasta: 31/12/2016
Denominación del cargo: Responsable de los procesos de fabricación y producción
Departamento: Producción
Responsable ante: Gerente
Supervisa a: Operarias
Propósito del cargo Supervisar que los procesos se realicen adecuadamente
Responsabilidades
Supervisar que lo procesos sean realizados adecuadamente.
Coordinar las actividades productivas de la empresa para obtener un buen rendimiento en la optimización de recursos y tiempos de entrega de los pedidos de acuerdo a lo acordado con el cliente.
Supervisar los procesos de armado de prendas para mantener la calidad en diseño y fabricación de las mismas.
Realizar un cronograma semanal para optimizar tiempo en la entrega de los pedidos a los clientes.
Trazar los diseños de las prendas de vestir de bebé a confeccionar. Realizar el corte de los moldes de las prendas a fabricar.
Confeccionar las prendas requeridas por los clientes.
Revisar que las prendas estén bien confeccionadas y en buen estado para ser enviadas al área de planchado, empaque y etiquetado.
Controlar los desperdicios de insumos en el proceso de fabricación de las prendas de vestir.
Fuente: Creaciones Kristty
Tabla 11. Funciones de las operarias de producción
CREACIONES KRISTTY
Asunto Descripción de cargos Pág.: 05
Código 006 Vigencia desde: 01/01/2014
Aprobado por Gerente Hasta: 31/12/2016
Denominación del cargo: Operarias de producción
Departamento: Producción
Responsable ante: Responsable de los procesos de fabricación y producción
Supervisa a:
Propósito del cargo Confeccionar adecuamente las prendas de vestir
Responsabilidades
Confeccionar las prendas de vestir solicitadas por el departamento de producción. Cortar los hilos que han quedado en la prenda por la fabricación de la misma. Planchar cada una de las prendas cuando sea necesario.
Etiquetar las prendas por tallas y diseños.
Empacar en fundas plásticas las prendas confeccionadas.
Entregar al departamento de comercialización los pedidos a ser entregados a los clientes.
Fuente: Creaciones Kristty
Tabla 12. Funciones del asesor comercial
CREACIONES KRISTTY
Asunto Descripción de cargos Pág.: 06
Código 006 Vigencia desde: 01/01/2014
Aprobado por Gerente Hasta: 31/12/2016
Denominación del cargo: Asesor comercial
Departamento: Ventas
Responsable ante: Gerente
Supervisa a:
Propósito del cargo Entregar en tiempo y fecha establecida los pedidos.
Responsabilidades
Verificar semanalmente que el o los pedidos estén completos antes de ser entregados a sus clientes (los pedidos se entregan cada fin de semana)
Entregar los pedidos ya fabricados a sus clientes y cobrar los mismos. Receptar los pedidos solicitados por sus clientes cada semana. Entrega de requerimientos de órdenes de pedido al área de compras. Ofrecer su gama de productos a clientes nuevos.
Buscar nuevos mercados potenciales y posibles nuevos clientes.
Estructurar cada semana su ruta de viajes para la entrega de los pedidos.
Negociación con clientes, en temas relacionados con créditos otorgados y facilidades de pago.
Fuente: Creaciones Kristty