3. PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA
3.2. Aplicación práctica total de la propuesta
3.2.3. Diseñar estrategias que conlleven a mejorar los procesos administrativos de la
3.2.3.2. Estructura organizacional y manual de funciones para describir las actividades
Objetivo de la estrategia: Dar a conocer la forma en la que se encuentra estructurada la compañía, reflejando cada uno de los cargos existentes, actividades y responsabilidades que deben cumplir cada uno de los colaboradores.
Estructura organizacional.
Figura 19. Estructura organizacional.
Fuente: Propuesta (2019). Compañía de Transporte Pesado “Toachicorp” S.A. Santo Domingo: La figura ilustra la Estructura organizacional propuesta para la empresa en estudio. Elaborado por: Tannia Almachi.
Para la elaboración de la estructura organizacional de la Compañía de Transporte Pesado “Toachicorp” S.A se consideró las etapas de la división del trabajo: la jerarquización y departamentalización, las cuales permitieron establecer un orden por grado de importancia y autoridad, así como dividir y agrupar las actividades en unidades específicas.
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
GERENTE.
SECRETARIA TESORERO GESTOR
LOGÍSTICO ASESOR
CONTABLE Y LEGAL.
48 Manual de funciones.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO “TOACHICORP” S.A. CÓDIGO PMF1 Página 1 de 9 Elaborado: 01 04 2019 Revisado: Aprobado:
Manual de funciones
Compañía de Transporte Pesado
“TOACHICORP” S.A.
Santo Domingo – Ecuador 2019
49 Introducción:
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO “TOACHICORP” S.A.
Manual De Funciones
Código: MFI2. Página
2 de 9
Elaborado: 01 04 2019
Revisado:
Aprobado:
INTRODUCCIÓN.
El presente manual de funciones es un documento escrito que servirá para resolver los problemas que se presentan en la Compañía de Transporte Pesado “Toachicorp” S.A. como: duplicidad de trabajo, la falta de responsabilidad, pérdida de tiempo y conflictos internos. Su finalidad es asignar las funciones y las responsabilidades a los colaboradores de la compañía y proporcionar la información suficiente para el desarrollo de sus labores cotidianas. Este manual contiene lo siguiente: objetivo, código, especificación del cargo, perfil requerido y las funciones específicas que debe realizar el personal, mismas que fueron establecidas de acuerdo a los siguientes cargos:
Personal interno.
Junta General de Socios.
Gerente. Secretaria. Tesorero. Logística. Personal de apoyo Asesor legal. Asesor contable. OBJETIVO
Proporcionar la información necesaria mediante una guía escrita de las funciones y responsabilidades que deben efectuar a diario los colaboradores en la Compañía de Transporte Pesado “TOACHICORP” S.A, con el fin de obtener un mejor rendimiento en las actividades.
Elaborador Por:
Tannia Almachi
50 Junta General de Socios.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO “TOACHICORP” S.A.
Manual De Funciones
Código: MFAGS3 Página
3 de 9
Elaborado: 01 04 2019
Revisado: Aprobado:
ESPECIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo: Junta General de Socios.
Número de cargo: 1
Supervisa a: Todos.
Dependencia:No aplica.
PERFIL REQUERIDO
Formación Académica: No aplica.
Sexo: Masculino/Femenino.
Conocimientos específicos:No aplica.
Capacidades, habilidades y aptitudes: Liderazgo, Trabajo en equipo, comunicación, proactividad. FUNCIONES ESPECIFICAS
1. Aprobar o improbar los planes de trabajo y autorizar los gastos necesarios.
2. Aprobar y reformar el reglamento interno de la Compañía de Transporte Pesado “TOACHICORP” S.A
3. Autorizar la compra o venta de bienes de la Compañía de Transporte Pesado “Toachicorp” S.A. 4. Establecer la reducción de gastos incensarios, en caso de que se presente tal situación.
5. Autorizar la contratación del personal en caso de requerir y disponer de recursos económicos. 6. Acordar el aumento o disminución del capital social de la Compañía de Transporte Pesado
“Toachicorp” SA.
7. Velar por el buen nombre y prestigió de la compañía
8. Velar por la presentación, aprobación de balances, cuentas anuales y cualquier documento presentado por el gerente de la compañía.
Elaborador Por:
Tannia Almachi
51 Gerente.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO “TOACHICORP” S.A. Manual De Funciones Código: MFG5 Página 4 de 9 Elaborado: 01 04 2019 Revisado: Aprobado:
ESPECIFICACIÓN DEL CARGO
Denominación del cargo: Gerente.
Elegido: A través de votos por la Junta General de Socios.
Número de cargo: 1
Supervisa a: Secretaria, Tesorero, logística.
Dependencia:Junta General de Socios
PERFIL REQUERIDO
Formación Académica: Ing. en Administración de Empresas.
Edad: 24 años en adelante.
Sexo: Masculino/Femenino.
Conocimientos específicos: Administración, Informática, Contabilidad, Leyes y Reglamentos de Transito
Capacidades, habilidades y aptitudes: Liderazgo, Trabajo en equipo, habilidades de resolución de problemas, comunicación, toma de decisiones, proactividad, visionario.
FUNCIONES ESPECIFICAS
1. Ejercer individualmente la representación legal de la compañía ante los organismos públicos y privados.
2. Organizar, dirigir y controlar el funcionamiento de la Compañía de Transporte Pesado “TOACHICORP” S.A.
3. Organizar y convocar a reuniones ordinarias y extraordinarias.
4. Declarar válidamente constituida la reunión de la asamblea general de socios una vez verificado el quorum de asistencia.
5. Cumplir y hacer cumplir los acuerdos de la Junta General de Socios.
6. Programar planes de capacitación a favor de la compañía y como crecimiento personal de los colaboradores.
7. Mantener una comunicación directa y brindar un trato cordial a los colaboradores, socios y ciudadanía en general.
8. Contestar mediante oficio los requerimientos y consultas que solicitare los socios.
9. Dar información a la Junta General de Socios de los egresos e ingresos que se ha recaudado durante un mes.
10. Elaborar y presentar el presupuesto anual.
11. Presentar a la Asamblea un informe sobre las actividades realizadas.
Elaborador Por:
Tannia Almachi
52 Secretaria.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO “TOACHICORP” S.A. Manual De Funciones Código: MFS6 Página 5 De 9 Elaborado: 01 04 2019 Revisado: Aprobado:
ESPECIFICACIÓN DEL CARGO
Denominación del cargo: Secretaria
Elegido: A través de votos por la Asamblea General de Socios.
Numero de cargo: 1
Supervisa a:
Dependencia: Gerente.
PERFIL REQUERIDO
Formación Académica: Bachiller o secretariado.
Edad: 20 años en adelante.
Sexo: Masculino/Femenino.
Conocimientos específicos: Informática, Administración, Contabilidad, Agilidad en elaboración de informes.
Capacidades, habilidades y aptitudes: Trabajo en equipo y bajo presión, comunicación, ser proactivo FUNCIONES ESPECIFICAS
1. Transcribir y redactar documentos administrativos como oficios, memorándum, convocatorias, informes, contratos de fletes, asistencia de socios a reuniones, entre otros.
2. Conservar de manera ordenada y archivar la documentación que se le otorgue.
3. Firmar conjuntamente con el presidente las actas de las resoluciones o acuerdos, de las reuniones de la asamblea.
4. Atender en la recepción de la compañía a los socios, clientes y ciudadanía en general de manera cordial y atenta.
5. Mantener actualizada la nómina de los socios.
6. Certificar con su firma los documentos de la compañía “Toachicorp” S.A. 7. Tramitar la documentación de la institución
8. Acudir puntual y obligatoriamente a las reuniones planeadas durante el año. 9. Elaborar por escrito las actas de sesiones de la Junta General de socios. 10. Hacer y recibir llamadas telefónicas.
11. Revisar el correo de la compañía y responder a la brevedad posible conjuntamente con el gerente.
12. Elaborar y presentar mensualmente un informe sobre las actividades realizadas. 13. Realizar cualquier otra actividad que le sea asignada.
Elaborador Por:
Tannia Almachi
53 Tesorero.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO “TOACHICORP” S.A. Manual De Funciones Código: MFT7 Página 6 De 9 Elaborado: 01 04 2019 Revisado: Aprobado:
ESPECIFICACIÓN DEL CARGO
Denominación del cargo: Tesorero
Elegido: A través de votos por la Asamblea General de Socios.
Numero de cargo: 1
Supervisa a:
Dependencia: Gerente.
PERFIL REQUERIDO
Formación Académica: Bachiller en Contabilidad.
Edad: 23 años en adelante.
Sexo: Masculino/Femenino.
Conocimientos específicos: Contabilidad, Administración, Informática.
Capacidades, habilidades y aptitudes: Trabajo en equipo, comunicación, capacidad de trabajo bajo presión, adaptabilidad a los cambios organizacionales.
FUNCIONES ESPECIFICAS
1. Ocuparse de la recaudación de las cuotas de los socios, cuando sea el caso.
2. Pagar las facturas según lo autorizado por la Junta General de Socios y adjuntar documentos de respaldo.
3. Presentar de manera clara y ordenada al contador la información financiera.
4. Proveer cuentas del movimiento económico y los gastos efectuados en las sesiones ordinarias y extraordinarias de la Junta General de Socios.
5. Realizar mensualmente informes de todo lo recaudado.
6. Manejar un registro de ingreso y egreso con los respectivos documentos de respaldo. 7. Conservar un respaldo de la información financiera en físico y digital.
8. Manejar transparentemente la información contable.
9. Elaborar un informe financiero para cada reunión ordinaria o extraordinaria. 10. Suscribir toda la información contable conjuntamente con el gerente.
11. Elaborar y presentar mensualmente un informe sobre las actividades realizadas. 12. Acudir puntual y obligatoriamente a las reuniones que se programen durante el año.
Elaborador Por:
Tannia Almachi
54 Logística.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO “TOACHICORP” S.A.
Manual De Funciones
Código: MFAC11 Página
7 de 9
Elaborado: 01 04 2019
Revisado:
Aprobado:
ESPECIFICACIÓN DEL CARGO
Denominación del cargo: Gestor logístico.
Elegido: A través de votos por la Asamblea General de Socios.
Numero de cargo: 1
Supervisa a:
Dependencia: Gerente.
PERFIL REQUERIDO
Formación Académica: Bachiller en administración.
Edad: 24 años en adelante.
Sexo: Masculino.
Conocimientos especifico en: Informática, Mecánica, Administración, Leyes y Regulaciones de Tránsito.
Capacidades, habilidades y aptitudes: Trabajo en equipo, liderazgo, proactividad, responsable, comunicación, capacidad de trabajo bajo presión.
FUNCIONES ESPECIFICAS
1. Coordinar con los propietarios de las unidades transporte o choferes la logística para el transporte de carga pesada a los diferentes destinos
2. Asegurarse que los documentos de las unidades vehiculares se encuentren al día para su normal circulación.
3. Mantener un inventario actualizado de las unidades vehiculares que dispone la compañía. 4. Entregar al conductor todos los documentos requeridos para la transportación de la mercadería. 5. Llevar un registro de los viajes que realizan las unidades de transporte.
6. Redactar un informe sobre problemas o cualquier eventualidad que presentan las unidades de transportes si se diera el caso.
7. Controlar que la mercadería sea ubicada en la unidad de transporte de manera adecuada a fin de garantizar su buen estado hasta su destino.
8. Realizar el registro de entrada y salida de las unidades de transporte.
Elaborador Por:
Tannia Almachi
55 Asesor contable.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO “TOACHICORP” S.A.
Manual De Funciones
Código: MFAC11 Página
8 de 9
Elaborado: 01 04 2019
Revisado:
Aprobado:
ESPECIFICACIÓN DEL CARGO
Denominación del cargo: Contador.
Elegido: Por el Gerente con aprobación de la Junta General de Socios
Numero de cargo: 1
Supervisa a:
Dependencia: Gerente y Tesorero.
PERFIL REQUERIDO
Formación Académica: Título de Tercer Nivel – Ingeniero/a en C.P.A.
Edad: 24 años en adelante.
Sexo: Masculino/Femenino.
Conocimientos especifico en: Contabilidad e Informática.
Capacidades, habilidades y aptitudes: Comunicación verbal y escrita, capacidad para el trabajo en equipo y resolución de problemas, preciso, capacidad de liderazgo, actitud positiva.
FUNCIONES ESPECIFICAS
1. Llevar la contabilidad de la Compañía de Transporte Pesado “Toachicorp” S.A. 2. Cumplir las obligaciones tributarias de la compañía.
3. Realizar y entregar informes contables de forma periódica al gerente de la empresa. 4. Supervisar el registro de ingreso y egreso presentado por el tesorero.
5. Elaborar y presentar mensual y anualmente los estados financieros de la Compañía de Transporte Pesado “Toachicorp” S.A.
6. Realizar roles de pago de los colaboradores contratados. 7. Mantener respaldo de la información contable.
Elaborador Por:
Tannia Almachi
56 Asesor legal.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO “TOACHICORP” S.A.
Manual De Funciones
Código: MFAC11 Página
9 De 9
Elaborado: 01 04 2019
Revisado:
Aprobado:
ESPECIFICACIÓN DEL CARGO
Denominación del cargo: Asesor Legal
Elegido: Por el Gerente con aprobación de la Junta General de Socios
Numero de cargo: 1
Supervisa a:
Dependencia: Gerente.
PERFIL REQUERIDO
Formación Académica: Titulo de Tercer Nivel (Abogado)
Edad: 24 años en adelante.
Sexo: Masculino/Femenino.
Conocimientos especifico en: Informática, Administración, Leyes
Capacidades, habilidades y aptitudes: Comunicación verbal y escrita, capacidad para el trabajo en equipo y resolución de problemas, preciso, capacidad de liderazgo, actitud positiva.
FUNCIONES ESPECIFICAS
1. Defender los intereses de la compañía en todo tipo de procedimiento judicial. 2. Asesorar a la empresa sobre la elaboración de normativas internas.
3. Aconsejar al gerente con respecto a las consideraciones legales que pueden afectar el funcionamiento de la compañía y garantizar su proyección legal.
4. Estudiar y resolver problemas legales relacionados con la compañía, sus contratos, convenios y normas legales.
5. Intervenir en todo tipo de negociaciones laborales 6. Dar asesoría de derecho empresarial.
Elaborador Por:
Tannia Almachi
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