Estructura y procesos del sistema universitario

Sin duda el proceso que caracteriza mejor al sistema universitario es el proceso de formación. Bajo este punto de vista, dentro de un contexto determinado, además de otros componentes del proceso, se pueden identificar sus resultados, esto es, las personas que con conocimientos y titulación se incorporan a la vida laboral, y sus distintas etapas que nos permiten hablar de las funciones de gestión, centradas todas ellas en el estudiante.

Entre las etapas de este proceso hay que mencionar: al principio las necesidades de difusión e información previa, los trámites de matricula, a continuación todas las tareas ligadas propiamente a la docencia y, finalmente los trámites de la titulación. Estas

etapas tienen un carácter repetitivo, dentro de cada curso y a lo largo de los años, de forma que el estudiante va atravesando situaciones diversas durante su permanencia en la universidad, que es preciso contemplar con carácter global.

Entre las tareas de docencia, en términos de información y recursos, aparecen temas como: fechas de cursos, fechas de exámenes, nombres de profesores, programas, referencias bibliográficas, infraestructura tecnológica…

Bajo cualquier punto de vista, se puede afirmar que el sistema universitario tiene una gran complejidad organizativa. En la figura siguiente se presenta un modelo simplificado donde, además de hacer hincapié en la importancia de los estudiantes como centro del sistema, se plantean los diferentes niveles de atención o servicio: aula, departamento, centro, universidad.

La existencia de estos niveles, todos ellos fuentes de recursos en el proceso de formación, es una característica a tener en cuenta a la hora de diseñar las soluciones TIC para conseguir por un lado que la información circule de forma dinámica entre todos ellos y además se presente de forma coherente (única) a los diferentes usuarios.

Modelo de Sistema Universitario

Estudiantes

Evolucionan dentro de la Universidad

Profesores

Departamentos

PAS Infraestructura

Centros: Facultades, Escuelas

Decanato PAS Secretarias de centro Infraestructura Universidad Rectorado PAS Infraestructura

Servicios transversales: Gestión académica, Informática... Se matriculan Asignaturas Imparten Pertenecen Se organizan Se agrupan Desarrollan docencia e investigación

Servicios Biblioteca Activ. extraescolares . Campus Servicios Biblioteca Biblioteca Activ. extraescolares Campus Mercado Se relacionan Se relacionan Aulas Infraestructura Se encuentran

Fuente: Elaboración propia.

Volviendo sobre los aspectos directamente relacionados con la gestión, al hablar de soluciones TIC eficaces, en este caso por similitud con el entorno empresarial, deberíamos referirnos a los sistemas integrados, normalmente conocidos por las siglas ERP (enterprise resource planing) y mencionar su capacidad de soporte a los procesos de gestión.

Bajo otro punto de vista, este proceso de formación (docencia) del que venimos hablando, junto con el proceso de investigación, debe reflejar la relación de la universidad con el mundo exterior, de forma que los contenidos y enfoques de los temas respondan tanto a demandas reales del mercado como a iniciativas y conocimientos que surgen en ese mundo.

Para nuestros objetivos, también podemos referirnos al sistema universitario de una manera más global, como un conjunto de procesos en los que intervienen diferentes actores, se desarrollan en diferentes espacios y utilizan diversos objetos (José Silvio).

En términos de tratamiento de información, estos procesos se corresponden con funciones básicas de generación, conservación y transferencia de datos o información.

Siguiendo a este autor, es posible hablar de forma resumida de cuatro “espacios funcionales”: aulas, donde se desarrollan los procesos de enseñanza y aprendizaje (transferencia de conocimientos), departamentos o laboratorios, donde se realiza la investigación (generación de conocimientos), biblioteca (archivo documental), donde se conserva y se busca la información y oficina, donde se efectúan las gestiones que abarcan el conjunto de los espacios.

De la importancia de la gestión (oficina), en la medida que comprende aspectos de todas las funciones, volveremos a ocuparnos más adelante al hablar de los sistemas de información de las universidades y su evolución en el tiempo.

Respecto a los espacios funcionales en general, con independencia del soporte tradicional de las TIC, cuando intervienen tecnologias avanzadas de la información que amplian el espacio tradicional, es posible referirse a cualquiera de ellos como “espacios virtuales”: aula virtual, laboratorio virtual, biblioteca virtual y oficina virtual. En este sentido nos referimos a “campus virtual” como el resultado de la virtualización e integración de los cuatro espacios funcionales básicos, (incorporando además nuevas funciones o servicios complementarios).

De acuerdo con la mayor o menor virtualización de cada una de las tareas o actividades de los cuatro espacios funcionales, su presencia y su interrelación, nos podremos encontrar con diferentes ofertas o perfiles de Universidades.

Sobre esta concepción de partida, con los cuatro espacios funcionales, conviene tener en cuenta que a través de las TIC, la "virtualización" de la oferta actual del sistema universitario transciende el concepto de espacio geográfico fisico como lugar de trabajo localizado y, sobre todo, como unidad de gestión formativa, permitiendo realizar tareas o procesos completos a distancia y además con la participación de diferentes Universidades.

Por otro lado, es importante el enfoque de la relación entre el mundo fisico, o actividad tradicional y las actividades o espacios virtuales mencionados. En este sentido se puede hablar de diferentes escenarios: una traslación sin más del mundo real al mundo virtual (por ejemplo páginas web con la misma información que los documentos impresos tradicionales); una sustitución del mundo real por el mundo virtual (por ejemplo, documentación, cursos, exclusivamente en Internet); el empleo de la TIC a efectos simplemente de infraestructura (por ejemplo, correo electrónico informal, busqueda de referencias…) y por último, la alternativa más creativa, una articulación del mundo real con el mundo virtual, desarrollando nuevas opciones a partir de las posibilidades de ambos.