Estudio de tiempos

3.1.5.1 Inscripciones de nacimiento

Para el estudio de tiempos de la situación propuesta se utilizó ciertos tiempos actuales como estimaciones de las futuras ya que algunas actividades no van a variar su funcionamiento, entre ellas la revisión de requisitos y la verificación de información por parte del usuario.

Como se mencionó anteriormente, para las inscripciones de nacimiento tipo A, 21 de los 36 campos están incluidos en el informe estadístico de nacido vivo, pudiendo ser 26 de 31 si la persona que inscribe es la madre. Si solo la madre estuviera presente, solo un campo sería necesario de ingresar desde los módulos de inscripción que sería su número de cédula. Sin embargo, se podría modificar este documento de tal manera que todos lo campos sean ingresados desde los hospitales. Esto permitiría disminuir aun más el tiempo de ingreso de información. Para el estudio de tiempos se consideró el escenario más probable en el cual la inscripción la realizan ambos padres. En este caso son 25 campos que ya se ingresan desde los hospitales y 7 que se vuelven a modificar. Para estos se realizó un estudio de tiempos considerando al operador promedio.

Dado que, como se mencionó en la sección anterior, la verificación de la información por parte del usuario se realizará en una pantalla táctil de manera paralela, y ya que su tiempo es mayor a la generación del expediente del usuario, este último no influye en el tiempo final y no se refleja en el estudio de tiempos. Para el caso de la generación del expediente, solo se escanearán los documentos de identidad según fuera el caso: cédula, pasaporte, o carné de refugiado, ya que los demás documentos serán electrónicos.

Los tiempos en escanear y enviar documentos considerados fueron obtenidos del Archivo Nacional. Estos son útiles pues se considerará que un documento escaneado equivale a una partida íntegra escaneada como ocurre en tal área. El tiempo promedio entre escanear y enviar archivos es de un 1 minuto y 12 segundos, lo que resulta menor que el tiempo que le toma al usuario revisar y firmar que es en promedio 1 minuto y 50 segundos. Estos tiempos se muestran en el Anexo M-1. Estudio de tiempos proceso propuesto inscripciones de nacimiento tipo A Para el caso del tiempo de recolección de firmas se utilizaron los tiempos del proceso de cedulación, en el cual la firma se toma a partir de un pad electrónico.

Los tiempos para las diferentes actividades se muestran en el Anexo M-1. Estudio de tiempos proceso propuesto inscripciones de nacimiento tipo A. El tiempo estándar para una inscripción de nacimiento tipo A, considerando una holgura de 12%, valor sugerido en la literatura (Cisneros, 2008) sería:

Usuario Tiempo (min)

Inscripción de nacimiento tipo A 4.973 ± 0.303

Tabla 18. Tiempo estándar proceso propuesto inscripciones de nacimiento tipo A

Para el caso de inscripciones de nacimiento tipo B, el documento de declaración juramentada será llenado electrónicamente en las notarías a nivel nacional a través de la misma aplicación web. De esta manera, los campos ya estarán llenos en el Sistema MAGNA. Al igual que en el caso anterior, serán máximo 7 los campos a llenar por el operador de módulo y 30 los que se llenarán en notarías, por lo que el tiempo promedio es similar a las inscripciones tipo A; solo se diferencia por la recolección de firmas de los testigos.

Los tiempos utilizados para el cálculo del tiempo estándar se muestran en el Anexo M-2. Estudio de tiempo proceso propuesto inscripciones de nacimiento tipo B y su resultado se muestra a continuación:

Usuario Tiempo (min)

Inscripción de nacimiento tipo B 6.235 ± 0.707

Tabla 19. Tiempo estándar proceso propuesto inscripciones de nacimiento tipo B

3.1.5.2 Inscripciones de defunción

Para el cálculo del tiempo estándar de las inscripciones de defunción se consideran las actividades que se muestran en el Anexo J-2. Diagrama de flujo situación propuesta entrevista de inscrip de defunción. El contar con el informe estadístico de defunción electrónico a través de la aplicación web que integrará hospitales y Registro Civil hace que sean 13 los campos a ingresar para defunciones de ecuatorianos, mientras que 15 ya se encontrarán en el sistema. Al igual que para las inscripciones de nacimientos, se tomó una muestra para el tiempo que toma ingresar estos 13 campos (ver Anexo M-3. Estudio de tiempos proceso propuesto inscripciones de defunción tipo A). Para el tiempo de revisión de documentos y verificación de datos con el usuario se conservaron los tiempos promedio de la situación actual pues estas actividades son similares.

Para la recolección de firmas se tomaron tiempos del proceso de cedulación. En este caso se considera que la defunción la inscribe solo una persona contrariamente a lo que ocurre con las inscripciones de nacimiento en las que se consideró que el padre y la madre inscribían el nacimiento. Para escanear los documentos originales se utilizaron los tiempos del área de

Archivo Nacional en la cual se escanean y envían documentos mediante una herramienta workflow. De esta manera, el tiempo estándar para una inscripción de defunción tipo A es:

Usuario Tiempo (min)

Inscripción de defunción tipo A 5.33 ± 0.41

Tabla 20. Tiempo estándar proceso propuesto inscripciones de defunción tipo A

3.1.5.3 Inscripciones de Matrimonios

Los tiempos para la inscripción de matrimonios tipo A y B, se muestran en los Anexo M-4. Estudio de tiempos proceso propuesto inscripciones de matrimonio tipo A y Anexo M-5. Estudio de tiempo proceso propuesto inscripciones de matrimonio tipo B. En estos se consideran algunos tiempos similares a los actuales, por ejemplo, la revisión inicial de documentos. Sin embargo, los tiempos para las demás actividades cambian específicamente para el ingreso de información en el sistema.

El formulario a llenar electrónicamente por los contrayentes será completado de tal manera que contenga el 94% de los campos a ingresar en el Sistema MAGNA. De esta manera, el tiempo de 11.72 minutos que se tiene actualmente se convierte en el tiempo de ingresar 4 campos dado que los demás 61 ya se van a encontrar en la aplicación a ser llenada por los solicitantes y solo se deberá revisar tal información. Luego, dado que el tiempo de generación de expediente electrónico de cada matrimonio es menor que la verificación de datos y firma por parte de los usuarios, y son actividades paralelas, este no se considera para el cálculo de tiempo estándar De esta manera, la única diferencia para el tiempo estándar de matrimonios entre ecuatorianos y extranjeros se debe al tiempo de revisión de documentos.

Usuario Tiempo (min)

Inscripción de matrimonio ecuatorianos 12.71 ± 0.56 Inscripción de matrimonio extranjeros 16.25 ± 0.89

Tabla 21. Tiempo estándar procesos propuestos para inscripciones de matrimonio

Se debe considerar que la revisión de documentos la realizarán las juezas de matrimonio, por lo tanto, el tiempo en el módulo de atención para ambos casos será de:

Usuario Tiempo (min)

Inscripción de matrimonio en módulo 6.62 ± 0.12

Tabla 22. Tiempo estándar proceso propuesto inscripciones de matrimonio en módulo