9. EVALUACIÓN DEL EVENTO
9.5 Evaluación de Presupuesto
Teniendo en cuenta el vinculo creado con la Vicerrectoría del Medio Universitario y la Facultad de Artes de la Universidad con relación al cubrimiento de los costos fijos estipulados, se hace necesario aclarar que el comité organizador nunca contó con acceso al dinero, puesto que se dispuso a manera de pago en especie13.
96 Puesto que el presupuesto aprobado por la universidad solo estaba dirigido para cubrir los gastos fijos, se encontró necesario asumir una serie de costos variables14, en pos de
optimizar el evento, estos fueron adquiridos y cubiertos por Producción General, aquí mismo se especifican unos gastos adicionales que responden a eventualidades que surgieron durante el periodo de realización del evento.
Costos Variables
Costos Total del Evento
Aspectos a evaluar
El número de personas establecido para gastos de alimentación estuvo limitado al número específico de conferencistas invitados y equipo de trabajo, contando con un margen de error
14 Costos variables:Aquellos que se modifican de acuerdo con el volumen de producción, es decir, si no hay
producción no hay costos variables y si se producen muchas unidades el costo variable es alto. (http://www.elprisma.com)
# CUENTA ARTÍCULO CANTIDAD VALOR TOTAL 1 Materiales para Stand
Publicitario --- $ 125.000 2 Tela para Proyección --- $ 22.500
3 Escarapelas 24 $ 28.000
4 Gastos de Vehículo de
Trasporte --- $ 60.000
5 Parqueadero --- $ 15.000 6 Zona Exclusiva VIP:
7 Bebidas --- $ 50.400
8 Comestibles --- $ 30.000
9 Papelería --- $ 30.000
TOTAL COSTOS VARIABLES $ 360.900
# CUENTA ARTÍCULO VALOR TOTAL 1 Costos Fijos $ 1´817.012 2 Costos Variables $ 360.900
97 muy bajo. Es necesario tener en cuenta que este tipo de factores deben contar con un margen de error más alto, que permita estar preparado para posibles eventualidades y evitar falta de cupos o limitaciones en las atenciones a invitados, equipo de trabajo y recurso humano necesario y establecido durante el evento y que por ende debe contar con las mismas condiciones en cuanto a su atención.
Los gastos incurridos y descritos en forma de caja menor, se encuentran indispensables con el fin de compensar cualquier costo inesperado, de esta manera disminuir situaciones problemáticas y efectuar soluciones inmediatas.
10. CONCLUSIONES
El productor es un “Especialista en generalidades”. Como productor no es necesario conocer con minucia técnica sobre el comportamiento de los fenómenos, o de los equipos o de las situaciones, pero si hay que comprender amplia y suficientemente; tener conocimiento mínimo para la toma de decisiones acertadas, informadas y respaldadas técnicamente. (Romero, BAF 2010)
Actualmente el término “profesional integral versátil” se ha convertido en un aspecto fundamental en el proceso de búsqueda de un perfil profesional idóneo. Al llevar esta reflexión al campo de la producción, la necesidad por contar con un líder de equipo versátil, “especialista en generalidades”, como lo mencionó Fabián Romero dentro de su módulo, se establece como un recurso principal para aquel que opta por esta posición.
La experiencia de estar al frente de la organización de BAF durante casi un año de indagación, gestión y pre-producción, en un proceso de aprendizaje junto a un número de personas con gran talento, iniciativa y motivación por aprender, y con la preocupación e interés por optimizar su proceso de formación, ha sido inigualable, pues se encuentra en aquellas personas un sin número de lecciones que no pueden ser reemplazadas por referentes teóricos o libros.
Si bien el desarrollo de este evento requirió una investigación teórico-práctica previa en el campo de los conciertos y su contexto actual, significo un aprendizaje efectivo y
98 enriquecedor, desde el hecho de presenciar eventos, acudir a actividades de este tipo en sus diversas magnitudes, -asumiendo un punto de vista crítico ante ellos- hasta la iniciativa de interactuar con aquellos detrás de estas producciones. ´
Después de varios meses de arduo trabajo y de conocer a diversas figuras del medio, se puede ratificar una perspectiva diferente del perfil del ingeniero de sonido, estableciéndose como un profesional idóneo para promover una experiencia sonora, propósito principal del proyecto. El ingeniero no solo es quien “sube un fader”, opera una consola y se encarga específicamente del audio; el ingeniero con su banda se convierte en un músico más, junto con el productor, se convierte en un asesor indispensable, con el equipo de montaje, se establece como una guía en la toma de decisiones, con el público, se convierte en el puente de conexión con el músico. Al final de cuentas el hecho de promover el conocimiento de las áreas que trabajan conjuntamente e influyen directamente en el campo del ingeniero de sonido es resaltar la importancia que tiene esto como recurso fundamental para la optimización de su labor.
Es importante ver lo que está pasando, aquí en la ciudad están pasando cosas increíbles, pero uno sólo va a lo que uno hace; ustedes quieren público para las cosas que ustedes hacen, vayan ustedes también de público para las cosas que otros hacen, uno aprende mucho observando. (Meluk, BAF 2010)
Es en este punto donde hablar en primera persona se hace relevante para a modo personal comentar la experiencia de este proceso de aprendizaje durante la creación de un evento educativo. Más allá de gestar un espacio de conocimiento, se trataba de crear un lugar para interactuar, compartir y conocer lo que ocurre fuera de la institución académica; un pequeño vistazo al contexto real, lo cual veo más relevante dentro de mi proceso. Tuve la oportunidad de compartir junto a profesionales en las diferentes áreas, y observar con admiración su gran pasión, empeño y modo en el cual llevan a cabo su labor, encontrando en la capacidad de liderazgo e iniciativa de aprendizaje, sus valores a resaltar.
Durante el evento mismo, y con el hecho de haber presenciado eventos de este tipo, previos a la realización de BAF, he vivido un proceso particular de acercamiento a los eventos académicos y educativos que puedo resumir en cuatro fases: La primera es la percepción inicial como público, como espectador que entra a un mundo desconocido y que observa
99 una acumulación de información que no comprende, y que es dominada por un medio profesional lejano, inalcanzable, complejo y cerrado; a medida que avanza la inquietud, se da paso a una segunda fase, en la que se encuentra la raíz y la esencia del quehacer profesional, lo cual motiva a forjar un deseo y una pasión interior con respecto a ese campo del conocimiento que se ha escogido; esto nos lleva a una tercera fase, donde ese medio que inicialmente se encontraba lejano, ahora pasa a ser más accesible, y se encuentra la capacidad de prepararse para asumir y entender una posición específica de interés en un medio que es ahora más cercano. Todo esto permite entrar en una última fase, fundada en la motivación, en la que se vuelve una realidad la posibilidad de tomar riendas sobre aspectos del medio profesional, y así transformarlo, proponer e innovar en él, todo esto con el ánimo de ser un mejor profesional y más allá, una mejor persona.
Como aspecto que veo importante mencionar es el factor en el cual todos los invitados hallaron un punto de conexión y similitud, es el poder de trabajo en equipo, de liderazgo y comunicación. Esto tomó un papel de gran importancia, que a su vez se vio ejemplificado internamente en el equipo BAF, pues como lo comentaron sus integrantes, el hecho de contar con una comunicación fluida y efectiva, generar un ambiente de trabajo agradable, y contar con un respaldo constante del equipo entre sí, se estableció como la base para el éxito en la realización del evento.
La producción que requirió BAF como bien se mencionó en repetidas ocasiones durante las conferencias, se desarrollo bajo el fundamento de producción de un evento en términos generales, puesto que los lineamientos principales son una constante en cualquier tipo de evento; está en la manera en la que se abordó, lo más valioso de la actividad como una propuesta educativa, pues reflejó las implicaciones de hacer realidad una idea, de ejecutarla efectivamente.
Trate de poner al artista indicado, en el lugar indicado, en la fecha indicada y por el precio indicado y será exitoso (Wadel, Barnet, Jake. 2007:7. T. de A.)
El evento contó con las figuras más representativas en la industria de los conciertos en el país, y convocó una empresa internacional de alto reconocimiento, como lo es Meyer Sound; BAF se llevó a cabo como antesala estudiantil a la convención Latinoamericana
100 AES, consolidando una gran semana del audio en la ciudad; igualmente el evento se dispuso de manera gratuita ante el público y sin ningún fin lucrativo. Por lo anterior se puede decir que el evento logró su propósito, dentro del público convocado se logró el cometido; trascendió. Un evento en cualquier nivel debe buscar trascender, y hallar la manera de influir de forma directa e indirecta en cada persona, dejando en él reflexiones que permitan su progreso e incentiven prosperar y mejorar. El evento combinó los métodos y la técnica del ingeniero con la experiencia y la auto-reflexión, proponiéndose como un espacio de motivación profesional, impulsando la iniciativa, la actitud y la necesidad de ser pro-activo.
101 11. BIBLIOGRAFÍA
Baskerville, David. 2001. Music Business Handbook and Career Guide7th Edition. California: SAGE Publication.
Wadell, Ray, Rich Barnet and Jake Berry. 2007. This Business of Concert Promotion and Touring: A practical Guide to creating, selling, organizing, and staging Concerts. New York: Billboard Books.
Lang, Michael. 2009. The Road to Woodstock. New York: HarperCollins Books.
Hill, Charles y Gareth Jones. 1996. Administración Estratégica: Un enfoque integrado. Bogotá: McGraw-Hill Interamericana S.A.
Universidad Nacional de Loja. 2010. “Congresos y Eventos”. Ecuador
Alcaldía Mayor de Bogotá. Registro Distrital No. 2963: Decreto 350. Octubre 8 de 2003. Haskins, Gay. “Pasaje al mundo de la Posibilidad”. Gestión. Business Strategy Review.
Recursos en línea
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<http:www.oxfordmusiconline.com>. [Consulta: 24 de Octubre de 2010]
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<http://www.shock.com.co/actualidad/musica/articuloshock-el-2008-y-musica> [Consulta: Julio 25 de 2010]
102 2007. “A ritmo de Concierto”. Revista Dinero. < http://www.dinero.com/negocios/ritmo- concierto_41763.aspx> [Consulta: 26 de Julio de 2010]
Albán Ramírez, María Paula. 2010. “Conciertos: Negocios por 10.000 millones de pesos”. La República. <http://www.larepublica.com.co/archivos/EMPRESAS/2010-03-
12/conciertos-negocios-por-10000-millones-de-pesos_95405.php>[Consulta: 26 de Julio de 2010]
Penny, Renortha. Gutiérrez, Jorge. “REDES SOCIALES” . 2008
<http://www.slideshare.net/jorluguvi/redes-sociales-2388331 > [Consulta: 16 de Noviembre de 2010]
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< http://www.economia48.com/spa/d/pago-en-especie/pago-en-especie.htm > [Consulta: 29 de Noviembre de 2010]
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http://www.elprisma.com/apuntes/economia/tiposdecostos/> [Consulta: 29 de Noviembre de 2010]
Dirección de Prevención y Atención de Emergencias.
<http://www.fopae.gov.co/portal/page/portal/fopae/eventos/general> [Consulta: 12 de Septiembre de 2010]
103 Ministerio de Medio Ambiente y Desarrollo territorial. Resolución 0627. Abril 7 de 2006 <http://www.epm.com.co/epm/documentos/institucional/pdf/resolucion_627.pdf>
[Consulta: 10 de Septiembre de 2010]
Conferencias BAF: Bogotá Audio Festival 2010 Romero, Fabián. Bogotá. Septiembre 27 de 2010
González, Leonardo y Fernando García. Bogotá. Septiembre 27 de 2010. Alvarado, Vivian. Bogotá. Septiembre 28 de 2010
Gutiérrez, Gonzálo. Bogotá. Septiembre 28 de 2010
Pinzón, Lucas, Claudio Espinel, Arturo González y Juan David Mejía. Bogotá. Septiembre 29 de 2010.
Meluk, Sandra y Eddy Gómez. Bogotá. Septiembre 30 de 2010 Vilar, César y Mauricio Vilar. Bogotá. Septiembre 30 de 2010 Barrientos Oscar. Bogotá. Septiembre 27 al 30 de 2010
104 TABLA DE ANEXOS
1 Documento entregado a estudiantes --- 105 2 Presupuesto Final Detallado BAF --- 113 3 Modelo de carta de Invitación Para Conferencistas --- 116 4 Propuesta inicial para Meyer Sound Laboratories Inc. --- 117 5 Contrapropuesta Meyer Sound Laboratories Inc. --- 119 6 Cronograma de Pre – Producción --- 120 7 Plano Auditorio Jaime Hoyos --- 125 8 Plano y levantamiento del auditorio Santiago Páramo --- 126 9 Solicitud de ingreso de ingreso de equipos y seguro institucional --- 127 10 Rider Técnico General BAF – Equipos solicitados --- 129 11 Rider Técnico Meyer Sound Laboratories Inc. --- 130 12 Carta de Propuesta – Patrocinador Audio Daz – Audioconcept --- 132 13 Bosquejos preliminares de imagen --- 134 14 Afiche --- 135 14 Pendón --- 136 15 Programa de Mano --- 137 16 Escarapela --- 141 17 Bosquejos Stand BAF --- 142 18 Página Web BAF – Ventana de Inicio --- 143 19 Formulario de Inscripción BAF --- 144 20 Formulario de Inscripción Meyer Sound laboratorios Inc. --- 145 21 Boletín electrónico BAF – Pontificia Universidad Javeriana --- 146 22 Boletín electrónico BAF – AES Latino América --- 147 23 Lista de Chaqueo – Producción Técnica y Logística --- 148 24 Cronograma de actividades genérico BAF --- 151 25 Cronograma de Conferencias BAF --- 158 26 Volantes de Información entregados --- 159 27 Formato de Evaluación BAF --- 160 28 Formato de Evaluación Pos Evento --- 161
105 Anexo No. 1: Documento entregado a estudiantes.
EVENTO EDUCATIVO
DETRÁS DE CÁMARAS: “LA PRODUCCIÓN DE UN CONCIERTO”
CARGOS Y FUNCIONES
Producción General: Andrea Bautista Función General:
Supervisión General en las etapas de pre producción, desarrollo y evaluación del evento. Incluye:
Proceso de diseño, creación y ejecución del proyecto Funciones Específicas:
1. Supervisión General en el proceso de diseño creación y ejecución del proyecto. 2. Creación y organización en la estructura de personas participantes en el
proyecto. Distribución de funciones.
3. Creación de cronograma de actividades – Acordadas previamente con
Producción Logística y Técnica.
4. Comunicación directa con Directivas de la Institución: Vicerrectoría del Medio
y Decanatura de la Facultad, para modificaciones, avances e informes en el proceso del proyecto.
5. Organización de reuniones periódicas con Producción Técnica y de Campo, para
actualización y avances en cada área.
6. Organización de reunión General con los grupos de trabajo. 7. Concepto general para la creación de la imagen del evento. 8. Revisión de cotizaciones, presupuestos y contratos.
9. Revisión de Riders técnicos, planes de emergencia y seguridad, al igual que el desarrollo de estrategias de logística.
10. Contacto y reuniones con Conferencistas, músicos e invitados especiales al
evento, para la presentación del proyecto, la confirmación de asistencia y el seguimiento propio.
11. Creación de Guión de conferencias.
12. Visita con jefes de grupos de diseño a lugar de escogencia para realización de
concierto.
13. Análisis y trabajo conjunto con Producción de campo para control de ingreso y
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14. Verificación de certificados a estudiantes participantes del proyecto,
conferencistas, músicos y directivas.
15. Diseño de cronograma u horario para montaje: Preparación de la sala –
verificación de equipos, para las conferencias.
16. Organización de una reunión general con grupos de trabajo 1 día antes del día
del evento para la revisión de cronograma de actividades del día y revisión de labores.
17. Realizar informe de evaluación del evento.
Producción Técnica: Jefferson Rosas Función General:
Supervisión y control del área técnica del evento, durante proceso de pre – producción, montaje y realización del evento. Incluye:
Funciones Específicas:
1. Contacto directo con los cuatro grupos técnicos.
2. Reporte en avances de cada grupo, a partir de las fechas límite establecidas para
cada actividad.
3. Entregar lista o rider de cada conferencista para la realización del presupuesto correspondiente (si este de antemano no se encuentra listo). El presupuesto se realiza entre Producción General y departamento Financiero.
4. A partir del cronograma de actividades establecido con anterioridad y por acuerdo en común entre Producción General, de Campo y Técnica, programar reunión con los integrantes del área con una frecuencia de 1 vez cada 15 días y una general en las fechas de corte o de entrega.
5. Informar a Producción General de posibles inconvenientes que se presenten con
cada uno de los grupos de trabajo. Esto incluye: Incumplimiento de un determinado grupo, imposibilidad de realizar contacto con compañía proveedora, autorizaciones de Medio Universitario, cambio de personas en los grupos, cambios en el presupuestos o materiales de trabajo, reuniones de improvisto, con el fin de plantear soluciones inmediatas en acuerdo con producción general.
6. Aporte en el diseño general del evento, referente a luces y video, sonido. 7. Supervisión en la creación de videos cabezote.
8. Supervisión durante montaje, cumplimiento de horarios del mismo e informe
general de labor técnica.
Producción Logística: Adriana Ramos
107 Supervisión y control del área Logística del evento. Incluye:
Departamento Financiero – Mercadeo y Publicidad – Seguridad y Logística.
Funciones Específicas:
1. Contacto directo con los tres grupos de Campo.
2. Reporte en avances de cada grupo, a partir de las fechas límite establecidas para cada actividad. Ej: Presupuesto de publicidad de la conferencia para el 4 de Marzo. – Conocer y estar al tanto del presupuesto, revisarlo conjuntamente con Producción General y Dpto Financiero, comunicar cualquier cambio por fecha o modificación en el presupuesto.
3. Estar al tanto en el avance en el diseño de la imagen del evento, a partir de
fechas establecidas. En cuanto esté consolidado entregar el informe correspondiente al Dpto Financiero para la realización de Presupuesto.
4. A partir del cronograma de actividades establecido con anterioridad y por
acuerdo en común entre Producción General – Logística y Técnica, programar reunión con los integrantes del área con una frecuencia de 1 vez cada 15 días y una general en las fechas de corte o de entrega.
5. Informar a Producción General de posibles inconvenientes que se presenten
con cada uno de los grupos de trabajo. Esto incluye: Incumplimiento de un determinado grupo, imposibilidad de realizar contacto con compañía proveedora, autorizaciones de Medio Universitario, cambio de personas en los grupos, cambios en el presupuesto o materiales de trabajo, reuniones de improvisto.
6. Creación de plan de contingencia y seguridad y logística. (A partir de una
asesoría previa y trabajo conjunto con Producción general)
7. Aporte en la creación de guión de conferencias.
Asistencia de Producción General: Función General:
Asistencia y apoyo en el desarrollo de las actividades administrativas de producción General. Incluye:
Redacción de cartas de invitación, control en el cronograma de actividades.
Funciones Específicas:
1. Redacción, impresión y control de entrega de Cartas de Invitación a
conferencistas, músicos e invitados especiales.
2. Control del cronograma de actividades y límite de fechas para trabajo. 3. Contacto directo con Asistencia de Producción Logística y de Campo.
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4. Apoyo en la cotización de servicios, materiales y equipos. 5. Llamada y confirmación de reuniones.
6. Revisión de información solicitada por correo electrónico.
7. Envío de información a grupos de trabajo, cabezas de grupo o Producción
Técnica y Logística.
8. Asistencia a reuniones programadas con Producción General, las cuales se
anunciarán previamente.
9. Back up de información de proceso.
Asistencia de Producción de Campo ó Técnica: Función General:
Asistencia en el desarrollo de actividades de Producción Logística ó Técnica. Incluye: Control de cronograma de actividades, llamadas y apoyo logístico.
Funciones Específicas:
1. Respuesta a solicitudes directas de Producción Logística o Técnica
2. Informes de control de actividades, acordado previamente con Producción
Técnica o Logística.
3. Informar reunión con grupos de trabajo en horario acordado previamente con
Producción T – C, por medio de correos, llamadas o medio necesario.
4. Apoyo y asistencia en cuanto crea conveniente Producción T- C, en la
formulación de riders, cotizaciones, cartas y documentos.
5. Contacto directo con Asistencia de Producción general.
6. Back up constante de información de proceso.
GRUPOS DE TRABAJO (Conforman el Área de Producción de Campo) Departamento Financiero:
Personas: 1
Margarita Sandino - Estudiante de Economía (Universidad Sergio Arboleda) Función General:
109 Funciones Específicas:
1. Presupuesto de gastos de Conferencia. Incluye: Transporte – Alimentación –
Publicidad – Detalles (Certificados, Recordatorio, etc)
2. Análisis previo al estudio de mercado, para posibles patrocinios.
Se realizaría un trabajo conjunto con asistencias de producción para la elaboración de cotizaciones y búsqueda de información pertinente.
Departamento de Mercadeo y Publicidad. Personas: 1
Diana Carolina Dominguez – Estudiante de Ingeniería de Mercados (Universidad Piloto de Colombia)
Función General:
Desarrollar estrategias de marketing fundamentales para la realización del evento en respuesta a las necesidades propias del mismo (Presupuesto establecido y metas proyectadas).
Funciones Específicas:
1. Estudio de las necesidades del evento y a partir de esto desarrollo de estrategias
de marketing que permitan el cumplimiento del propósito del producto (evento)
2. Estudio y búsqueda de alianzas, patrocinios, sponsors y apoyo financiero, de