1 PROYECTO EDUCATIVO BAF: BOGOTA AUDIO FESTIVAL 2010
JESSICA ANDREA BAUTISTA PAMPLONA
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE ARTES
CARRERA DE ESTUDIOS MUSICALES - INGENIERÍA DE SONIDO BOGOTÁ
2 TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 6
1. ANTECEDENTES 9
1.1. Los eventos Musicales en vivo: Creación y Constitución de una Industria 9
1.2 La industria actual y la entidad detrás artista y el evento en vivo --- 11
1.2.1 Producción de eventos musicales en vivo --- 13
1.3 La industria de los Conciertos en Colombia --- 16
1.4 El perfil del Ingeniero de Sonido --- 18
1.5 AES – Audio Engineering Society --- 20
2. ESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO 21 2.1 Concepción del Proyecto --- 21
2.2 Los primeros pasos en la consolidación de una idea --- 23
2.2.1 Formulación de Misión y Visión del Proyecto --- 24
2.2.2 Misión --- 24
2.2.3 Visión --- 25
2.2.4 Filosofía --- 25
2.3 Estudio de Viabilidad del Proyecto --- 25
2.2.1 Análisis DOFA --- 26
3. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO 32
3.1. Estrategias de Mercadeo – Aplicación de Matriz DOFA --- 32
3.2 Unidad de Organización Básica --- 35
3.2.1 Cargos y Funciones --- 35
3.2.2 Comité Directivo --- 37
3.2.3 Conformación del equipo de trabajo BAF --- 38
3.2.3.1 Convocatoria Estudiantil --- 38
3.2.3.2Proceso de Selección --- 39
4. PRODUCCIÓN GENERAL 40 4.1 Pre producción --- 41
4.2 Contenido del evento --- 42
3
4.4 Presupuesto --- 43
4.5 Conferencistas – Proceso de Invitación --- 46
4.5.1. Vinculación de Meyer Sound Laboratories Inc. a BAF ---- 47
4.6 Cronograma de Actividades --- 48
5. PRODUCCIÓN LOGÍSTICA 48 5.1 Locación --- 48
5.1.1 Adecuación de la locación escogida --- 50
5.1.1.1Zona Exclusiva BAF --- 50
5.1.1.2 Zona de Registro --- 51
5.2 Silletería y Paneles móviles --- 52
5.3 Catering y atención de conferencistas y equipo de trabajo --- 52
5.4 Requerimientos de Seguridad --- 53
5.5 Autorización exclusiva de Ingreso --- 54
6. PRODUCCIÓN TÉCNICA 54 6.1Rider Técnico --- 54
6.1.1Rider Técnico - Meyer Sound Laboratories --- 55
6.1.1.1Cumplimiento de Rider Meyer Sound Laboratories Inc. --- 55 6.2Sistema de Amplificación --- 56
6.2.1Sistema de Transmisión en Vivo --- 57
6.2.2 Sistema de Amplificación --- 58
6.3 Sistema de Grabación --- 60
6.4 Registro Fotográfico y en Video --- 61
7. EQUIPO CREATIVO Y PUBLICITARIO 61 7.1 Diseño de Imagen --- 62
7.1.1 Nombre del Evento: BAF--- 62
7.1.2 Logo BAF --- 63
7.2 Diseño de Piezas Gráficas --- 63
7.2.1Afiche y Pendón --- 63
7.2.2 Programa de Mano --- 64
4
7.3 Diseño de Stand --- 65
7.4 Videos Cabezote --- 66
7.5 Diseño Publicitario --- 67
7.5.1 Página Web --- 67
7.5.2 Redes Sociales --- 68
7.5.3 Boletines electrónicos --- 70
7.5.4 Artículo Revista Diffusion Magazine --- 71
7.4.5Radiodifusión --- 71
8. EJECUCIÓN BAF 72 8.1 Lista de Chequeo --- 72
8.2 Cronograma de actividades y funciones asignadas para equipo de trabajo - 72 8.3 Cronograma de conferencias BAF --- 72
8.4. Montaje del Evento --- 73
8.5 Desarrollo de Módulos --- 73 8.5.1 Producción General y Seguridad --- Fabián Romero
74
8.5.2 Video e Iluminación para Conciertos ---Leonardo González y Fernando García
75
8.5.3 Normativas y Derechos de Autor --- Abogada Vivian Alvarado
76
8.5.4 Management y Booking de Artistas --- Gonzálo Gutiérrez
76
8.5.5 Montaje técnico para Conciertos --- Roadie Colombia
77
8.5.6 Ingeniero para Artista en Concierto --- Claudio Spinel, Lucas Pinzón, Juan David Mejía, Arturo
González.- Moderador: Diego Franco
78
8.5.7 Producción de Festivales de Música --- Sandra Meluk y Eddy Gómez
80
8.5.8 Pionero del Audio para Conciertos en Colombia --- César Vilar y Mauricio Vilar
5 8.5.9 Sistema de Audio para Conciertos --- Meyer Sound Laboratories Inc. Instructor: Oscar Barrientos
81
8.6. Detalles Complementarios dentro del evento --- 82
8.6.1 Stand Publicitario – Diffusion Magazine --- 82
8.6.2 Entrevistas detrás de cámaras BAF --- 82
8.6.3 Material físico complementario entregado --- 83
9. EVALUACIÓN DEL EVENTO 83 9.1 Convocatoria alcanzada --- 83
9.2 Análisis sobre encuestas realizadas durante el evento --- 86
9.3 Análisis sobre encuestas pos evento --- 89
9.4Evaluación Interna – Equipo BAF --- 91
9.4.1 Desempeño Área Técnica --- 91
9.4.2 Desempeño Área Logístico --- 94
9.5 Evaluación de Presupuesto --- 96
10. CONCLUSIONES
97
11. BIBLIOGRAFÍA 101
6 INTRODUCCIÓN
Presenciar un evento de cualquier tipo, invita a ser parte de un momento único e irrepetible, que trae consigo la creación de una experiencia sensorial, intelectual, socio-cultural que repercute a todo nivel en el desarrollo personal; esto implica un aprendizaje y la transformación inevitable del presente, donde de manera directa e indirecta se genera un cambio en quién hace parte de él y del entorno en donde se recrea.
El término “evento” se aborda como una congregación planeada de personas que participan en una actividad común, reunidas en un lugar con capacidad de infraestructura para este fin.1 (Romero, BAF 2010)
Un evento se encuentra manifiesto en diversos aconteceres y por la misma razón, es un término que abarca un sinnúmero de actividades o propósitos dentro de un contexto real, incluyendo: fines recreativos, de entretenimiento, musicales, corporativos, educativos, religiosos, entre otros. Cada uno de ellos explora la creación de una experiencia particular y específica acorde a su fin, donde se refleja la condición del individuo actual con respecto al desarrollo y movimiento del entorno y su efecto en el mismo.
Obtener provecho de lo que implica la realización de un evento en cualquiera de sus niveles, es permitir la generación de un espacio de cambio, progreso e innovación. Al llevar esto al campo de la educación, se hace implícita la creación de un ambiente de aprendizaje, autoconocimiento, apertura de mente hacía nuevos horizontes, cambio de perspectivas frente a un mismo campo de conocimiento y al surgimiento de espacios de interacción humana, permitiendo un intercambio de experiencias y finalmente, un replanteamiento de nuestra situación como individuos en constate formación y aprendizaje.
Ahora bien, si nos encontramos frente a una industria como lo es la industria de la música y el entretenimiento, estamos frente a una de sus más grandes representaciones: El evento musical en vivo, el cual, bajo la concepción inicial de un evento, excede el simple hecho de crear un espacio de entretenimiento y espectáculo, pues se hace implícita una experiencia para el espectador, las personas involucradas en su realización y para el creador y/o gestor
1 Decreto 350, Octubre 8 de 2003. "Por el cual se regulan las rifas, juegos, concursos, espectáculos públicos y
7 del mismo. Ésta experiencia inicia mucho antes de la ejecución del evento en sí, pues abarca: un proceso de creación, una expectativa que se intensifica con el tiempo, en la medida en el que el proyecto se consolida y se hace realidad, una interacción constante entre las personas antes, durante y después de finalizado el evento, una conexión con el artista, y por último, condiciones a las que exponen al individuo que decide presenciar y/o ser parte de la realización de un evento como éste, a una experiencia de transformación personal, social y cultural. La esencia de un evento musical radica en ser un acontecimiento que marca un precedente y generar un cambio en el presente inmediato; por ello, el simple hecho de presenciar eventos de este tipo permite que el público enfrente su realidad desde otra perspectiva y a su vez, cuestiona su cotidianidad y el medio en el que se encuentra; esto desde su posición como espectador, como parte de una colectividad reunida alrededor de un interés en común, que sin hacerlo un actuar consciente, genera comunidad y un espacio de interacción socio-cultural.
Pero, ¿Cómo lograr la creación de una comunidad alrededor de intereses comunes?, ¿Cómo llevar a cabo un evento que logre estimular y motivar un cambio en aquellos que lo presencian?, ¿Qué implica hacer posible la realización de un evento musical en vivo?, ¿Qué se necesita para generar un espacio de aprendizaje e incentivar el ánimo de aprender?, ¿Cómo promover un evento para que sea considerado valioso para un individuo en formación? y ¿Quién o quiénes crean y dirigen ésta experiencia?.
Son estos cuestionamientos los que motivan la creación de un medio para conectar la realización de eventos musicales en vivo y de eventos educativos, lo que da paso a la concepción de un espacio de interacción, aprendizaje y formación entorno a una industria de gran influencia en el acontecer actual; industria que promueve un nuevo acercamiento al perfil del músico - ingeniero de sonido dentro del contexto real existente, dirigiendo este hacía su postulación como un ingeniero con formación integral y la capacidad de adquirir la posición de productor y promotor de un evento musical.
8 buscar la manera de incentivar la inclusión de la temática de forma concisa y profunda desde la academia. Es aquí donde el creciente interés actual por forjar espacios educativos y el aumento de eventos de este tipo a nivel mundial, motiva y posibilita la creación de un espacio alrededor de este tema.
Como un aspecto influyente en la creación de un espacio educativo se encuentra el perfil del ingeniero de sonido, confrontado a una industria en constante cambio y evolución, definida por elementos tales como la tecnología, la fluctuación económica, el concepto de globalización y el cambio de la música en términos de manufactura, innovación creativa y creación artística. Es por esto que actualmente la figura de un profesional versátil, integral y con la disciplina de estar en constante actualización, aprendizaje y cercanía con lo que acontece en su campo, se hace necesario para asegurar un ejercicio óptimo y de alto nivel durante el desempeño de su vida profesional. Es aquí donde el ingeniero de sonido adquiere la responsabilidad de conocer cada uno de los campos que trabajan conjuntamente con el suyo, ya que afecta directamente su actividad profesional y articulados, formando un sólo elemento que tiene como fin la obtención de un proyecto exitoso y satisfactorio. Con ello se da paso, a observar los nuevos horizontes de desarrollo profesional que se abren a disposición para el perfil del ingeniero, donde sus posibilidades de desempeño laboral aumentan y se hacen cada vez más amplias, en la medida en la que áreas aledañas a la suya se establecen como conocimiento primordial y la expansión de su entendimiento se convierte en un factor fundamental de progreso.
9 Este proyecto fue impulsado por AES Javeriana, y creado y dirigido por la autora de éste escrito.
Al igual que el propósito educativo mismo del evento, este escrito busca plasmar el proceso de aprendizaje por el cual atraviesa un ingeniero de sonido que busca explorar diversas áreas que en el mundo laboral trabajan constantemente e influyen de manera predominante sobre su área de desempeño; es por ello que el escrito irá un paso más allá, donde no limitará su objetivo a una presentación de parámetros estrictos para la realización de conciertos, sino se encaminará a ser un evento educativo en sí mismo, proporcionando al lector una experiencia de aprendizaje, que parte de una auto-reflexión frente a una nueva concepción del perfil del Ingeniero de Sonido actual.
1. ANTECEDENTES
Cada uno de los elementos que serán expuestos a continuación sustenta los factores de motivación que fundamentan el proyecto. De igual manera se establecen como elementos teóricos claves para el entendimiento del principio del cual parte el trabajo propuesto. 1.1 Los eventos musicales en vivo: Creación y constitución de una industria
10 A partir de esta premisa, se puede hacer directa relación a las primeras demostraciones musicales públicas, las cuales se acreditan en su mayor porcentaje a los trovadores y juglares ó visto desde un término más amplio, la figura del “minstrel”, conocido como “el profesional del entretenimiento en diversos tipo de ramas del espectáculo” (Grove: 2010), lo cual nos remite a un proceso de gestación a lo que conocemos como la industria del espectáculo, que de manera evolutiva desde la época de la antigua Grecia, nos lleva a su representación más visible en la época medieval; donde la labor de las figuras del entretenimiento estaban definidas principalmente para la realeza o a nivel popular callejero, lo cual impulsaba la diversificación de géneros y propósitos alternos de entretención.
El individuo como un ser pensante, social y con iniciativa a la creación artística, se caracteriza por su interés por forjar un vinculo entre él y la colectividad en la que se desarrolla, es por esto que su necesidad por crear espacios que promuevan dicho encuentro socio-cultural, lleva a la construcción de lugares con el único fin de congregar y convocar a actividades de dicho tipo. Es aquí donde se da paso al nacimiento de anfiteatros, coliseos, teatros, auditorios y demás centros de actividades socio-culturales y artísticas. Con ello surgen una serie de labores intrínsecamente ligados a la manutención de los lugares construidos y con el fin de promover e impulsar el mercado en ascenso, es allí donde personas a cargo del manejo de éste nuevo “mercado” salen a luz. La figura del “manager” se da a conocer por primera vez, teniendo bajo su responsabilidad la negociación de artistas y presentaciones, tanto a nivel local como en giras alrededor del continente.
Gradualmente el músico adquiriere una posición más estable dentro de la sociedad, donde su situación laboral adquiere una connotación profesional, dada por el creciente “fenómeno de la audiencia paga” (Baskerville, 2001:9).
Sus primeras representaciones ocurrieron en el teatro musical y la opera, particularmente en Italia e Inglaterra. Cuando el público comenzó a pagar con el propósito de ingresar a un salón a escuchar música, es donde se puede decir que el negocio de la música inició (Baskerville, 2001:9, T. de A.)
11 combinación de espectáculos. Pero es hacía inicios del siglo XX, donde los nuevos medios de comunicación toman partido en este negocio, dando lugar a un aire distinto en la industria, donde la disposición de herramientas para convocar masivamente, vender, y promocionar artistas lleva a que el artista, su música y su relación con el público tomen otra connotación; el surgimiento de la radio otorgó la posibilidad tener acceso a la música sin contemplar el pago de un evento y la facilidad de escucharla a lo largo del día. Es a raíz de esto, que los conciertos toman nuevas fronteras, nuevas exigencias y mayor fuerza, puesto que aun cuando el público adquiere la posibilidad de tener la música hora tras hora, el artista cuenta con la herramienta para trazar un proceso de expectativa, dictado por la oportunidad misma de vivir la experiencia de ver y escuchar al artista en directo, motivando la convocatoria de fanáticos a los eventos y asegurando su promoción en un campo más amplio al local.
1.2 La industria actual y la entidad detrás del artista y el evento en vivo
Proporcional al crecimiento progresivo de la industria, surgen una variedad de cargos y labores alrededor del mismo, que responden directamente a la necesidad por consolidar un negocio competente y con la posibilidad de expandirse y abarcar diversos aspectos que hacía un tiempo no eran tenidos en cuenta a manera formal y que se hacen evidentes gracias a las necesidades actuales, bajo el entendimiento de una realidad que funciona alrededor de la globalización, el consumo, la innovación tecnológica, la evolución misma de la industria del entretenimiento y el espectáculo, y el fortalecimiento de las actividades socio - culturales como medio para forjar comunidad.
12 Actualmente remitirse a estudiar la carrera de un artista en diversos niveles competitivos, es hacer referencia a un equipo interdisciplinario trabajando conjuntamente; estas áreas se consolidan a partir de necesidades específicas y trazan una serie de funciones bajo este fin.
A continuación se describe una serie de cargos fundamentados en lineamientos indagados en la industria de la música Norte americana, la cual debido a su estructura formal e influencia en el campo de los conciertos a nivel mundial y en el desarrollo de la industria en Colombia, representa un marco de referencia relevante a ser contemplado. 2
Representantes del artista: Este equipo humano, orienta y asesora al artista ante la industria, el mercado y el público, teniendo como propósito generar un negocio viable y lucrativo para él. Como parte del equipo se incluye:
Manager: Este cargo entendido bajo lineamientos norte americanos tiene cabida para diversos tipos, pero que en resumidas cuentas toman parte de decisiones significativas para el futuro del artista; el personal manager, tienen como labor principal asesorar y orientar sus clientes con respecto a sus carreras, pero frecuentemente se involucra directa o indirectamente con las actividades de un agente y con ello decisiones sobre las negociaciones mismas del artista” (Baskerville, 2001: 169).
Es necesario aclarar que bajo estamentos legales, este tipo de inclusiones, que den lugar a tomar las veces de un agente, no son permitidas.
Talent agents: En términos generales, el agente tienen bajo su responsabilidad la búsqueda y posterior negociación de empleo para intérpretes, compositores, productores y directores. Al llevar esto al campo del músico y enfocado en los eventos musicales en vivo, el agente toma las veces de booking agent, encargado de la búsqueda y negociación de presentaciones en vivo para un artista. Es aquí donde el conocer a fondo la industria, sus movimientos actuales y las necesidades que trae consigo su crecimiento, se hace fundamental.
Manager de Negocios: “Manejar la carrera del músico dentro del marco de un negocio” (Wadell, 2007: 26). Este cargo cuenta con la tarea primordial de revisión de contratos,
2La descripción de los cargos se encuentra referenciado en el libro:
13 diseño presupuestal del artista y asesoría financiera para toma de decisiones, que definen la estabilidad económica de la carrera del artista.
Abogado del entretenimiento: Profesional especializado en el ámbito legal de la industria del entretenimiento y encargado de la seguridad legal del artista, para el cual se hace indispensable su participación para toma de decisiones en relación a contratos, acuerdos y cumplimiento de normativas exigidos al artista en términos de derechos de autor y códigos éticos.
1.2.1. Producción de eventos musicales en vivo
Bajo ésta premisa se da paso a uno de los ámbitos de desempeño del artista: el evento musical en vivo, foco central del proyecto. Aquí se crea una vinculación entre diversas disciplinas necesarias en la realización del mismo, donde nuevas figuras y áreas saltan a la vista, que como fueron nombradas anteriormente hacen alusión a una variedad de cargos a nivel técnico, logístico y comercial.
Equipo de Producción.
Production Manager: Una gran variedad de funciones se ven intrínsecamente ligadas a lo que se designa producción. El Productor tiene la dirección general del evento musical en vivo, esto va desde la programación de artistas para el lugar de conciertos, hasta la supervisión de los equipos de trabajo.
A partir de la cabeza de producción para la gestación y proceso de realización de un evento musical en vivo, se desglosan dos áreas principales: Técnico y Logístico. El primero abarca labores de montaje, equipamiento y desarrollo de un concepto creativo; el segundo, garantiza la creación de métodos de control y orden para el buen desarrollo del evento en términos de seguridad, organización y detalles de acomodación.
Área Logística
Asistente de Producción: Surge como soporte para las tareas administrativas. Este incluye: Creación y distribución de pases de seguridad
14
Creación de cronograma de actividades
Coordinador de Locación: Esta función está dada para locaciones de alta capacidad, que requieren de un estudio previo al evento, para conocer las características del lugar y a partir de esto establecer las necesidades de seguridad y logística propias del mismo.
Seguridad: Equipo a cargo de garantizar la seguridad tanto del artista como del público, para ello deben ser acatadas una serie de normativas dispuestas a nivel local y estipulados por el ente gobernador de la región, localidad, sector y/o país.
Catering: Área encargada de la alimentación y bienestar del artista y todo el equipo de trabajo durante la etapa de montaje y ejecución del evento.
Área Técnica
Stage Manager: Coordinación del equipo técnico para el montaje de escenario, dentro de sus funciones básicas se encuentra:
Dirección en la descarga de camiones y ubicación en la locación. En el caso de giras: Supervisión y dirección del equipo técnico local.
Equipo de Carpintería: Encargado del ensamblaje de los elementos diseñados para el escenario; Construcción y desmontaje de sobre-tarimas y accesorios móviles.
Equipo de Acero: Encargado de la construcción de la tarima principal.
15 Equipo Pirotécnico: Diseño y supervisión de presentaciones pirotécnicas. Cuentan con la responsabilidad de obtener las licencias y permisos correspondientes, para garantizar la seguridad del público asistente.
Equipo de Video: Diseño y concepto visual: Imágenes pregrabadas y diseñadas acorde al concepto del concierto e imágenes de lo que acontece en vivo –durante el concierto-. Encabezado por el director de video, cuenta con operadores de cámara.
Equipo de Audio – Ingenieros de Sonido: Encargado del diseño, montaje, supervisión, mezcla y operación del sistema de audio establecido para el concierto.
Dentro del equipo se encuentran cuatro figuras independientes, con funciones específicas, que trabajan conjuntamente para el éxito del resultado sonoro final:
FOH –Front of house –Ingeniero de PA (Public Adress): Encargado del sistema de audio principal y mezcla musical dispuesta para el público.
Ingeniero de Sistema: Supervisión y calibración del sistema del audio a implementar acorde a las facultades y cualidades propias de la locación, con el fin de optimizar su desempeño durante el evento.
Ingeniero de Monitores: A cargo del sistema de audio dispuesto en el escenario, entregando una mezcla idónea de referencia para los músicos en tarima.
“Rigging crew”: Equipo encargado de elevar o suspender los equipos de audio y luces desde vigas y estructuras de soporte. Para la realización efectiva de dicha función el equipo es divido en dos, el primero localizado en la parte superior de la estructura y el segundo trabajando desde el piso. Para el desarrollo de este trabajo, los profesionales en el campo deben contar con protección necesaria, equipo de arnés y licencia para trabajar en alturas.
Técnicos de Backline: Encargado de la descarga, montaje, supervisión y mantenimiento de los instrumentos a utilizar durante el concierto.
16 responsabilidad del buen desempeño de cada instrumento durante el evento. Dentro de sus funciones se encuentra:
Afinación del instrumento
Verificación del estado del instrumento Prueba de sonido preliminar
1.3 La industria de los Conciertos en Colombia
Tomando como punto de referencia la consolidación del negocio de los conciertos a nivel mundial y con un especial enfoque en el quehacer norteamericano, Colombia ha establecido una industria bajo dichos parámetros. Su estructuración organizacional cuenta con ciertas similitudes y diferencias, estas últimas radican principalmente en los recursos humanos que conforman el medio, donde hasta hace pocos años se contaba con un predominio de personal “empírico” ó con título técnico, y sin formación académica especializada en la administración en el campo del entretenimiento; punto de fortaleza en Norteamérica.
Como común denominador, el negocio de la música y el entretenimiento en Colombia al igual que en el exterior, se considera una industria cambiante, definida por los avances tecnológicos constantes, las fluctuaciones económicas, sociales y políticas de cada región, en especial, de los sectores predominantes de las ciudades principales.
La cultura toma en Colombia unas dimensiones verdaderamente estratégicas y, como todas las cosas estratégicas, hay que invertir en ella. Lo que se invierte en cultura se multiplica de manera extraordinaria. (Osorio, 2010)
17 Verano, El gran Concierto Nacional, al igual que el progresivo reconocimiento de eventos de talla internacional como lo son el Festival Iberoamericano de Teatro, el Festival Internacional de Música de Cartagena, el Festival Internacional de Jazz, entre otros, que año tras año le entregan a la sociedad Colombiana y extranjera la posibilidad de observar, disfrutar y aprender de lo mejor del talento nacional y mundial. La constancia en la realización de estos eventos y el incremento en el apoyo por parte del gobierno y entidades privadas, representa la gran receptividad por parte del público espectador y el resultado positivo que ha traído como medio unificador, de consolidación de la sociedad y como medio efectivo dentro del crecimiento económico en el medio del entretenimiento, la música y el arte. El alto índice de eventos musicales en vivo representa un aporte significativo al crecimiento económico del país, pues se da lugar a la generación de empleo, el movimiento de dinero alrededor de la cultura, la recreación y el turismo, actividades que influyen directamente en las distintas secciones de la sociedad y con esto el progreso de organismos dedicados a éste fin.
Tomando como referencia los últimos tres años, Colombia ha logrado un incremento significativo en la cantidad de conciertos ejecutados. Un balance realizado para el año 20083, arrojó que el país se encuentra en una gran oleada de conciertos y eventos artísticos del cual pocos años atrás no se imaginaba en tal magnitud. Artistas de gran reconocimiento internacional en los diversos géneros de la música incluyen a Colombia como un punto de imprescindible dentro de sus giras alrededor del mundo, dando como resultado favorable para el año 2007 la ubicación de Colombia en el cuarto lugar de importancia para la realización de conciertos de gran magnitud en América latina, como lo expone Ricardo Leyva para la revista Dinero en Noviembre de 2007.
De acuerdo con la investigadora de la firma de consultoría Raddar, Sandra Ortíz, en 2009 este mercado representó 4,32 billones de pesos, y el consumo anual promedio per cápita fue de 97.086 pesos, lo que representa 1,38 por ciento del total consumido. 4
18 Durante lo corrido del 2010, se han realizado en Bogotá alrededor de 15 conciertos de gran magnitud e importancia, sin incluir los conciertos de distinción que progresivamente se incrementan en los teatros de la ciudad, teniendo en cuenta que el movimiento de eventos artísticos y culturales en éstos espacios ha tomado mayor fuerza dentro de la programación anual de la ciudad y en general, del país.
1.4 El perfil del Ingeniero de Sonido
“Individuos trabajando en aspectos técnicos de sonido en vivo, grabación y medios de comunicación, son usualmente definidos como ingenieros; muchos en el medio son denominados técnico. El ingeniero de sonido es un titulo reservado para aquellos graduados universitarios en el campo de la ingeniería eléctrica, física, audiología, acústica e ingeniería
de sistemas” (Baskerville, 2001: 507, T. de A)
Referirse a un Ingeniero de Sonido dentro del ámbito educativo-académico, es considerar su inclusión hasta hace poco tiempo, en relación a carreras de tradición dentro de las posibilidades de estudio. Por ello, aproximarse a un primer perfil de ingeniero de sonido, es designar a éste un valor técnico y operacional, que en principio respondía única y directamente a servir como apoyo y en función del manejo óptimo de herramientas de audio.
Por ello, es usual encontrar en dicho campo un alto nivel de ejecutantes “empíricos”, formados en el medio laboral y gracias a cercanías a herramientas o equipos de audio, exigiendo ser autodidactas y creando una escuela a partir de la experiencia y el contacto con otros conocedores en el tema pero igualmente empíricos.
19 una profesión cambiante, preocupada por estar a la par con la evolución y el progreso de la tecnología.
Aunque es necesario tener en cuenta que el campo del audio es en realidad amplio y que cada vez se extiende a un sin número de aplicaciones, es pertinente aclarar que el enfoque de la aproximación dada para entender su quehacer, está siendo fundada por su vinculación directa con la música, partiendo de la cercanía y enfoque de formación académica de la autora de éste texto, considerando la relación intrínseca con la música como punto de partida para la transformación en la perspectiva del mismo. A partir de esta premisa, se da paso a abordar el audio, sus necesidades y los forjadores de su progreso desde un punto de vista distinto, influenciado en gran parte por el contexto el cual se desarrolla, dentro de un marco de crecimiento tecnológico y en un periodo de transformación en cuanto a la percepción de cultura y sociedad.
Partiendo del contexto cambiante, se hace innegable un cambio en la manera de hacer música, en el cual el uso de herramientas tecnológicas toma partido para nuevos métodos de composición, permitiendo la recreación constante de la música como obra artística y en contraposición a su resultado dentro del mercado como producto comercial. Estas dos posiciones definen la música actual, aquella que se encuentra en constante cuestionamiento frente a su validez como obra artística en relación a su interés como producto de consumo. Es aquí donde el audio y el profesional del campo se hace cada vez más indispensable como medio para interconectar estas dos orientaciones de la música, tomando parte de la creación artística, es decir del acontecer musical.
20 Igualmente la necesidad por mantener a flote la industria y compensar las afectaciones de los cambios inherentes en este, han posibilitado al ingeniero como un ser creativo en pos de plantear nuevos campos, innovar y aprovechar la tecnología como un medio a favor del artista y de la manutención de la música, con ello surgen áreas como: el audio en medios virtuales, grabaciones en vivo –DVD-, páginas sonoras interactivas, entre otras.
Es a partir de esta reflexión, que bajo un concepto personal, se puede hablar de una nueva concepción del perfil del ingeniero de sonido, donde no solo limita su desempeño como conocedor de lineamientos de funcionamiento y métodos operacionales de las herramientas de audio a implementar, si no que a raíz de su curiosidad, preparación e inclusión en las áreas de desempeño y su conexión directa con el propósito artístico de la música, se convierte en pieza fundamental de creación, tomando así las veces de promotor de una experiencia sonora y musical.
1.5 AES – Audio Engineering Society
La Asociación de Ingeniería de Sonido es la única sociedad profesional enfocada exclusivamente en tecnología en audio. Fundada en Estados Unidos en 1948, AES has crecido para convertirse en una organización de talla internacional que reúne ingenieros de sonido. Artistas creativos, científicos y estudiantes a nivel mundial, promoviendo avances en el audio y compartiendo nuevo conocimiento e investigación. 5
Durante 58 años la Asociación ha logrado establecerse como fuente académica y espacio de interacción en el medio, año tras año expande sus horizonte con el propósito de ampliar su comunidad, para ello, AES realiza diversas actividades de carácter académico tales como: seminarios, convenciones, talleres y demás, las cuales se llevan a cabo en cada una de las secciones organizadas por regiones (Estados unidos, Europa, Asia, Latinoamérica), con el fin de responder a la misión estipulada por la organización:
Unir personas que realizan servicios profesionales en el campo de la ingeniería de sonido y su campos artísticos aledaños, coleccionando, cohesionando y difundiendo conocimiento científico en el campo del audio y del arte, promoviendo el avance en su ciencia, tanto
21
teórico como en su aplicación práctica, preparando, publicando y distribuyendo literatura relacionada con los propósitos y las políticas de la organización. (AES, 2010)
Es necesario resaltar que la organización con el ánimo de motivar el quehacer estudiantil y ser parte del proceso de formación para futuros profesionales en el campo del audio y la tecnología, ha buscado año tras año la promoción en la creación de diversas secciones estudiantiles a nivel mundial, ofreciendo su respaldo a la generación de iniciativas académicas y la curiosidad de aprendizaje de los estudiantes en formación en el medio del audio.
2. ESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO
2.1 Concepción del Proyecto
“Sólo cuando ingresamos en la posibilidad, nos encontramos con la verdadera creatividad e invención”. (Zander, Ben ).
Tomar provecho de las posibilidades que se encuentran al alcance, es abrir campo a un sin número de oportunidades alternas, innovadoras y proyectadas al avance y al mejoramiento de un individuo y una colectividad, y con esto ver accesibilidad a la ejecución de ideas y proyectos.
¿No sería increíble montar un gran concierto donde la gente pudiera acampar todo un fin de
semana?, eso me pregunté… Pero ahí comencé a ver las piezas de algo mucho más grande
conformándose. (Lang, 2009:39. T. de A.)
22 o como medio para impulsar una campaña con fines sociales, políticos y/o culturales, entre muchos más.
El evento educativo nace de una serie de cuestionamientos alrededor de las necesidades actuales de la industria del audio y la música, y el quehacer del ingeniero de sonido dentro de esta. Es a partir de ello que se da paso a evaluar el proceso de formación por el cual se atraviesa durante la etapa académica universitaria. Generación tras generación, se da lugar a un gran número de cuestionamientos entorno a los métodos educativos implementados, las herramientas a disposición como medios de aprendizaje, las falencias o necesidades inevitables que existen para optimizar el proceso de formación, así como la postura y respuesta de cada estudiante frente a su proceso. A partir de estas implicaciones, se desglosa una gama de posibilidades para el estudiante, quien respondiendo a sus afinidades, talentos, capacidades, habilidades y cualidades específicas, hace uso de las herramientas a disposición como medio para facilitar y garantizar el desarrollo de dicho proceso; y que en el caso particular de este proyecto, motiva la búsqueda por generar espacios de crecimiento intelectual y que orienta el camino a seguir en el campo laboral de la Ingeniería de Sonido. Es indudable que existe la necesidad por generar espacios en el medio estudiantil donde se brinde un acercamiento a los aspectos fundamentales del quehacer profesional, con el objetivo de alcanzar un perfil integral, dotando al Ingeniero de Sonido como gestor y creador, tomando como base las habilidades adquiridas como ejecutante en las diferentes áreas. Es aquí donde surge la motivación por llevar a cabo un proyecto educativo donde se entrelace el ámbito académico, técnico y de gestión, en pro de permitir un acercamiento real a la praxis en el campo profesional, fundado en la premisa del entendimiento del ingeniero de sonido como promotor de una experiencia musical y sonora.
23 posibilidades alrededor del cual se dio lugar un primer acercamiento en la formulación del Proyecto Educativo.
Paralelo a esto, la motivación por consolidar un espacio de interacción estudiantil con un trasfondo académico e incentivar la participación de los estudiantes de la carrera de Música con énfasis en ingeniería de Sonido de la Universidad Javeriana, teniendo en cuenta la implicación de un interés personal por el creciente mercado de los conciertos en Colombia y la posición del Ingeniero de sonido dentro del mismo, fortalecen el ánimo por dar camino a este nuevo proyecto.
Es así como dos motivaciones particulares: la nueva concepción del perfil del ingeniero de sonido, su formación y la creciente industria de conciertos en el país, dan lugar al siguiente cuestionamiento, ¿Qué herramientas requiere un ingeniero de sonido para desempeñar de manera optima su labor y llevarlo un paso adelante, perfilándose como candidato ideal para la producción general de un Concierto?. Esta pregunta, lleva la idea planteada en un inicio a otro nivel: como respuesta a la necesidad de los estudiantes de la carrera por tener a su disposición herramientas que le permitan conocer todos aquellos factores y trabajos aledaños que interactúan con su labor en pos de optimizar su propio desempeño; con ello se da paso al siguiente cuestionamiento y por ende a la consolidación del concepto general del proyecto:
¿No sería interesante tener la posibilidad de reunir a los mejores profesionales y figuras de la producción de Conciertos a nivel local y de ésta manera, crear un espacio de interacción con el fin de conocer de cerca cada uno de los ámbitos implícitos dentro de la producción de un concierto?, y a su vez poder ir más allá: llevar los conocimientos adquiridos a la práctica.
24 2.2 Los primeros pasos en la consolidación de una idea.
Dado el establecimiento de una concepto a desarrollar, se da lugar a un nuevo interrogante: ¿Cómo llevar a la realidad ésta idea?. Es aquí donde se hace necesario plantear un método que facilite y consolide la idea inicial y lo convierta en un proyecto potencial a ejecutar.
Esta primera inquietud, da pie para el inicio de un proceso de aprendizaje en cuanto a gestión de proyectos, en este caso, un proyecto educativo.
2.2.1 Formulación de Misión y Visión del Proyecto
“La exposición de la misión define el negocio de la organización, establece su visión y metas, y articula sus principales valores filosóficos” (Hill, Jones. 1996:36).
Como una manera efectiva de orientar los cuestionamientos que motivan y fundamentan la idea general de un proyecto se hace referencia a lo que se conoce como Visión y Misión. Partiendo de la premisa citada, estos dos elementos se entrelazan consolidándose como la base sólida para la dirección de una organización y el esclarecimiento de objetivos concretos a trazar en la formulación de una propuesta que evite cambios constantes en las prioridades y actividades demarcadas que puedan afectar el alcance satisfactorio de las metas proyectadas establecidas en un inicio.
2.2.2 Misión
¿Cuál es el proyecto, en qué consiste, cual es su fin y pará qué?. (Hill, Jones. 1996:40)
25 2.2.3 Visión
“La declaración formal de lo que se pretende lograr” (Hill, Jones. 1996:40)
Ser el evento educativo en el campo del audio de mayor reconocimiento en el país, reuniendo año tras año a las mayores figuras del audio a nivel internacional e impulsando el talento nacional, permitiendo el reconocimiento de futuros estudiantes en el medio del audio en Colombia y el exterior.
2.2.4 Filosofía
“La forma como una compañía se dirige a sí misma” (Hill, Jones. 1996:44). Para ello se dispone de un eje fundamental trazado sobre unos valores, principios e ideales únicos que identifican el proyecto y exigen compromiso de las personas involucradas.
BAF pretende generar un ambiente de constante aprendizaje, donde se motive la integración y participación estudiantil y profesional, que permita el crecimiento personal y colectivo, en busca del fortalecimiento de herramientas y medios de aprendizaje que estimulen la curiosidad y el interés por conocer, indagar e involucrarse con el acontecer actual en el mundo laboral.
2.3 Estudio de Viabilidad del Proyecto
Ideas o intereses personales o de una minoría no necesariamente responden al interés de una mayoría o de una masa, entonces ¿Cómo saber de antemano si la idea propuesta cuenta con la solidez para ser ejecutada o llevada a un contexto real?. Es aquí donde se hace indispensable un estudio para establecer la viabilidad de un proyecto ideado. Mediante un análisis detallado de la implicaciones que trae consigo el planteamiento de dicho proyecto, se determinan las fortalezas y debilidades que presenta la idea y con esto, los factores determinantes para el rumbo del mismo.
26 externos: contexto local y nacional, organizaciones similares en operación y la industria de la cual hace parte, permiten establecer las oportunidades y amenazas que trae consigo el proyecto; el análisis interno ayuda a la identificación de los recursos, en diversos niveles, que tiene a disposición una organización, y con ello determina las fortaleces y debilidades de la misma. Ambos análisis se unen para conformar un estudio comparativo que toma el nombre de “análisis DOFA” a partir del cual se genera un plan de desarrollo estratégico “fundamentado en las fortalezas de una compañía con el fin de explotar oportunidades, contrarrestar amenazas y corregir debilidades” (Hill, 1996:12), garantizando un resultado satisfactorio, óptimo y competente del proyecto en curso.
El plan de desarrollo incluye una serie de estrategias a nivel funcional, de negocios, globales y corporativos, que responden al alcance del proyecto en curso y de los resultados que desea obtener. La estrategia a nivel funcional tiene como objeto el mejoramiento en términos de calidad operacional de una organización; a nivel de negocios, se hace referencia a recursos con el fin de optimizar el posicionamiento de la organización dentro del medio competitivo específico en el cual se encuentra; las estrategias en términos globales pretenden expandir el alcance de una compañía más allá de su medio local y/o nacional; las estrategias a nivel corporativo buscan la manera de optimizar y maximizar la utilidad de una organización, ya sea por medio de su diversificación o restructuración operacional. (Hill, 1996: 13)
2.3.1 Análisis DOFA
27 Análisis Externo
Oportunidades
1. Los conciertos como un factor de gran relevancia dentro de la industria de la música y el entretenimiento a nivel mundial; donde se involucran un sin número de disciplinas que trabajan conjuntamente alrededor del producto final.
2. El ámbito de los conciertos como un tópico en auge actualmente, que toma gran predominio dentro de las actividades anuales a nivel nacional.
3. La necesidad del ingeniero de sonido actual local por conocer el mercado y ahondar en un campo que debido a las condiciones de infraestructura en la universidad, no permite una profundización idónea sobre el tema.
4. Los avances constantes en tecnología para ofrecer una experiencia audio-visual impactante.
5. El interés por llevar a la academia un ámbito en esencia empírico.
6. La visión de empresas involucradas en el medio de los conciertos por encontrar un vínculo con el ámbito educativo y formalizar un proceso de formación adecuado como preparación a los futuros profesionales para el progreso mismo del campo de los conciertos.
7. La primera vez que un grupo estudiantil en el campo de la ingeniería de sonido crea y gestiona la realización de un evento de alto nivel con un tiempo considerable de duración y de entrada libre para el público.
8. El inicio de eventos académicos en el campo del audio en la ciudad.
Amenazas
28 2. Sector empírico, de mayor porcentaje en cuanto a su vinculación con el medio de
los conciertos, el cual no está acostumbrado a asistir a eventos educativos.
3. Una sociedad en la cual el provecho de actividades de entrada libre o gratuitas no existe, donde solo se garantiza el interés efectivo del público en el momento en el que ven que han hecho una inversión monetaria.
4. La realización de un evento de mayor magnitud con aplicación directa en el campo profesional de la ingeniería de sonido y programada para fechas similares y/o cercanas, dirigida por profesionales: Convención Latinoamericana AES.
Análisis Interno Fortalezas
1. La motivación de un grupo considerable de estudiantes con relación a su participación en la realización del proyecto.
2. AES Javeriana, como un grupo estudiantil consolidado y con 2 años de trabajo exitoso.
3. El apoyo de directivas y profesores de la Universidad a nivel de la Facultad de Artes y de la Vicerrectoría del Medio.
4. La asesoría de docentes de la facultad y profesionales con experiencia en el campo de la producción de conciertos y la realización de eventos educativos.
5. Contar con conocimiento previo del manejo de procesos administrativos y académicos dentro de la institución.
6. Contactos a nivel estudiantil en diversas instituciones académicas que comparten el programa de Ingeniería de Sonido.
29 8. Posibilidad de contactos con profesionales activos en el campo de la producción de
conciertos.
9. Alianza con los estudiantes de la Carrera de Artes Visuales como apoyo creativo visual.
10.Investigación teórica previa del tema a desarrollar. Debilidades:
1. Inexperiencia en términos de mercadeo, publicidad, diseño visual, estudio presupuestal y organización de congresos o eventos de tipo educativo de larga duración
2. Disponibilidad horaria del equipo estudiantil de trabajo.
3. Falta de equipamiento idóneo para la realización del evento: Equipos de audio utilizados en sonido en vivo profesional.
4. Falta de un capital base para impulsar proyecto.
El estudio anterior arroja un primer acercamiento al estado del proyecto y su viabilidad; el análisis del estudio, el cual parte de la comparación de cada factor, permite el diseño de estrategias para la disminución de riesgos y la optimización de aspectos a favor.
Para ello se ha implementado el siguiente estándar de estrategias de mejoramiento:
Estrategia FO: Uso de fortalezas internas de la organización para aprovechar oportunidades externas.
Estrategia FA: Diseñada para disminuir al mínimo el impacto de las amenazas del entorno
30 Estrategia DO: Plantea métodos para mejorar las debilidades internas, aprovechando las oportunidades externas. 6
El diagrama presentado a continuación coloca de manera comparativa – Matriz DOFA- cada uno de los aspectos analizados, de los cuales se desglosan un número de estrategias a realizar. La elaboración de estas estrategias permite observar medios para la superación de factores que en principio puede presentarse como elementos en desventaja ya su vez brinda planes de prevención frente a posibles amenazas, obteniendo una visión real del estado del proyecto y su futuro.7
31
Oportunidades
1. Los conciertos , importante dentro de la industria de la música
2. Ámbito en auge a nivel nacional. 3. Necesidad por conocer el mercado 4. Avances tecnológicos a nivel audio-visual 5. Interés por academizar un ámbito en esencia
empírico.
6. Empresas interesadas en crear vínculos académicos
7. Primer evento estudiantil académico en el campo del audio y de entrada libre en Bogotá.
Amenazas
1. Instituciones Educativas diferentes a la Javeriana, con predominancia en el tema. 2. Falta de cultura alrededor de eventos
educativos.
3. Falta de provecho de actividades no lucrativas. 4. Realización de un evento educativo paralelo y
de mayor magnitud.
Fortalezas
1. Interés estudiantil
2. AES Javeriana ,grupo estudiantil con experiencia. 3. Apoyo Institucional
4. Asesoría profesional.
5. Conocimiento de protocolos institucionales a implementar.
6. Contactos interinstitucionales. 7. Infraestructura (lugar) disponible
8. Conexión con Profesionales activos del medio. 9. Apoyo de Artes Visuales
10. Investigación previa del tema
1. Inexperiencia en mercadeo, publicidad, diseño, financiero y en la organización de congresos, seminarios o eventos
educativos.
2. Disponibilidad de estudiantes. 3. Falta de equipos: Audio y Video 4. Falta de Capital Base
5. Dificultad para la búsqueda de patrocinios por desconocimiento en el tema, el proyecto y la carecia de vinculos directos
Debilidades
MATRIZ DOFA
Estrategia FO Estrategia DO
Estrategia FA Estrategia DA
1. Presentar beneficios académicos a los estudiantes en pos de incentivar su participación.
2. Crear campaña publicitaria para instituciones académicas.
3. Creación de campaña promocional para empresas potenciales.
4. Plantear proyecto: Beneficios institucionales que faciliten un vinculo financiero y logístico a nivel Institucional .
5. Campaña publicitaria al sector empírico laboral.
1. Búsqueda de asesoría en el campo de mercadeo, diseño, publicidad y financiero
2. Creación de campaña de alianza estratégica a nivel académicos con empresas patrocinadoras potenciales. 3. Optimizar recursos físicos y apoyo
institucional para disminución de gastos.
1. Tomar provecho de la inexistencia de eventos educativos en el medio y necesidad académica de progreso.
2. Ampliar target a carreras interdisciplinarias con el tema
3. Plantear diversidad en actividades dentro del evento.
4. Crear alianza estratégica con evento paralelo, para la creación de una semana dedicada al audio en Bogotá.
1. Búsqueda de personal capacitado para asesoría.
2. Referencias de eventos educativos exitosos a nivel local en diversas áreas de conocimiento, como base para estrategia de convocatoria. 3. Estrategias de programación de
32 3. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
3.1. Estrategias de Mercadeo – Aplicación de Matriz DOFA
Tomando como base de partida la estructuración de la idea inicial y la consolidación de objetivos a alcanzar, se da lugar a una nueva etapa en el proceso de gestión, llevando las ideas fundadas teóricamente a un contexto real. Teniendo una ilustración completa de la situación del proyecto, sintetizado en la matriz DOFA estructurada en el capitulo anterior, se da paso a analizar cada uno de los puntos especificados y las estrategias planteadas a hechos prácticos, con el fin de compensar las debilidades y amenazas contempladas.
Para esta etapa se hace necesario contar con la asesoría de una estudiante de Ingeniería de Mercados que bajo el propósito mismo del proyecto, cuenta con gran experiencia en la realización en eventos estudiantiles, paralelo a su conocimiento en la formulación de estrategias para la optimización del proyecto.
Las estrategias consolidadas en un inicio se sintetizaron en siete aspectos primordiales, los cuales fueron ejecutados progresivamente:
1. Asesoría especializada en áreas de poco conocimiento: Es aquí donde se requiere la participación de manera directa e indirecta de estudiantes y profesionales con experiencia en los diferentes campos, en la planeación y organización del evento. Hernán Ayála: Asesoría general para el proyecto – Punto de foco en la realización
de conciertos de alto nivel, protocolos de producción y ejecución de eventos a nivel local.
Diego Franco: Asesoría general para referentes en el campo organizacional estándar de eventos, búsqueda de referentes en el campo de mercadeo.
Margarita Sandino: Asesoría financiera en la formulación de presupuestos y estrategias de convocatoria estudiantil.
Diana Domínguez: Asesoría en Mercadeo y publicidad del evento. Búsqueda de estrategias para cautivar la atención del público y dar a conocer el evento en redes sociales.
33
Francisco Medina: Asesoría general en el concepto del evento y su relación con la imagen y el diseño publicitario.
2. Investigación de campo. Búsqueda de referentes y actividades similares realizadas a nivel local.
Asistencia a Conciertos locales de alto nivel, entre ellos: - 40 Principales
- Coldplay - Diego Torres - Fonseca - Salsa al Parque
- Serie de Conciertos ofrecidos por la Biblioteca Luis Ángel Arango
Para cada uno de los conciertos, se tenía como punto clave observa y analizar cada uno de los parámetros de producción, logística y área técnica, desde la posición de asistente o como observador en el área de producción y backstage. En éste último se contó con la posibilidad de hablar, escuchar y aprender de las personas que conformaban el equipo técnico, conociendo de cerca sus funciones, responsabilidades, tiempos de trabajo, exigencias y aspectos primordiales de su cargo. Esto permitió tener un primer acercamiento al proceso de montaje, ejecución y desmontaje de un concierto.
Paralelo a esto, se requirió realizar un estudio similar en la realización de eventos educativos, entre ellos:
- Conferencia de Masterización – AES Uniandes Conferencista: Carlos Silva
- Music Creation, auspiciada por Sayco y la Commic Agency Conferencista: Pablo Arraya
- 27 Festival de Cine de Bogotá
34 Cada uno de estos eventos brindo puntos claves a tener en cuenta, principalmente en aspecto de logística, presentación de eventos, manejo de tiempos y modelos de evaluación.
3. Convocar un equipo óptimo que se complemente entre sí dado por las habilidades de quien lo conforma y la diversidad de perfiles y aptitudes.
4. Incentivo para convocatoria estudiantil, buscando la manera de hacer del proyecto una actividad atrayente para los estudiantes, asegurando la efectiva realización del punto anterior.
5. Herramientas publicitarias de promoción del evento. Tomando provecho de medios de divulgación tales como internet, y con ello, redes sociales, correo electrónico y páginas web; por otro lado, la emisora de la universidad, boletines de información y afiches publicitarios.
6. Facilidades para control de asistencia, creación de bases de datos, donde se registren las personas interesadas en el evento, con información de contacto para una posterior evaluación.
7. Búsqueda de posibles patrocinadores, que garantice los recursos necesarios para la realización de cada uno de los módulos. En este punto se estudio la manera de hacer vínculos a manera de intercambio de servicios.
8. La vinculación con eventos de audio paralelos en pos de crear una semana dedicada al audio y brindar una amplia gama de conocimiento alrededor del campo del audio, la música y la tecnología.
35 3.2 Unidad de Organización Básica
Contemplar los recursos humanos requeridos para llevar a cabo un proyecto es entrar en la búsqueda de un equipo con la motivación de adoptar, acoger, respaldar y brindar un aporte significativo para la ejecución del proyecto y con ello, capaz de llevar a la praxis la idea planteada en su mayor extensión.
3.2.1 Cargos y Funciones
“La gerencia es el arte de trabajar con personas de manera efectiva” (Baskerville, 2001: 277. T. de A.)
Todo proyecto establece una serie de objetivos donde se genera un plan de desarrollo con el fin de garantizar su alcance. Teniendo en cuenta la finalidad misma del proyecto y el tema alrededor de cual se desarrolla, el equipo de trabajo y el sistema de operación se fundamentó en los estándares encontrados para la producción de eventos, con especial enfoque en los eventos musicales en vivo de alto nivel, teniendo como fin, un acercamiento a un modo de organización real y ejemplificado el ámbito profesional puesto en estudio para el proyecto.
Es a partir de esto que se derivan diversos cargos que se acoplan de manera jerárquica y buscan abarcar cada de una de las áreas necesarias para la producción de un evento.
36
Productor General
Productor de Campo
Control y supervisión del desarrollo técnico del evento. Incluye: Sonido, luces, grabación en audio y video, material audio visual complementario, escenario. Supervisión General en las etapas de pre producción, desarrollo y evaluación del evento,
sobre el área técnico y logístico. Incluye: Proceso de diseño, creación y ejecución del proyecto. Comunicación directa institucional, contacto directo con invitados, estudio presupuestal y desarrollo de estrategias de optimización.
Supervisión y control del área Logística del evento. Incluye: Locación, coordinación de movilidad del grupo de apoyo logístico, atención de invitados, garantía de orden en flujo de público.
Productor Técnico
Asistente de Producción de Campo
Soporte en área técnica. Creación deriders,estudio de
capacidades disponibilidad técnica del lugar, supervisión de inventario de equipos.
Soporte en área logística. Revisión de cumplimiento de listado de actividades. Cotizaciones.
Asistente de Productor Técnico
Grupo de Apoyo Logístico
Realización de actividades puntuales durante el evento en el área técnica.
Realización de funciones especificas durante la realización del evento.
Grupo de Apoyo Técnico
•Alimentación
•Anfitrión a Conferencistas •Registro de ingreso de público
•Señalización a punto de locación del evento •Actualización de Redes sociales
•Adecuación del lugar del evento
•Sistema de Audio para amplificación •Sistema de Grabación del evento •Registro en video
•Sistema de video para presentación de material visual durante evento
•Sistema de transmisión en vivo
•Apoyo para montaje de sistema de audio adicional. Asistencia a Productor General
37 3.2.2 Comité Directivo
Buscar un equipo de profesionales en el negocio de la música es la variable más importante de la ecuación. (Wadel, Barnet, Jake. 2007:7, T. de A.)
La conformación de un equipo es un elemento primordial para el desarrollo progresivo y fructífero hacía un propósito de interés común; es aquí donde parte la creación del primer espacio de interacción estudiantil, haciendo referencia al comité directivo para la realización de BAF: AES Javeriana.
AES Javeriana
Constituido por estudiantes de la carrera de Estudios Musicales con énfasis en Ingeniería de Sonido de la Facultad de Artes de la Pontificia Universidad Javeriana, grupo que a su vez se deriva como sección estudiantil de la Asociación de Ingeniería de Sonido, AES. Su motivación principal radica, en ser un incentivo para la formación de profesionales competitivos, versátiles e integrales; es por ello que promueve actividades de interacción académica interinstitucional y busca por medio de talleres, seminarios y actividades complementarias al pensum académico, el crecimiento y la optimización del proceso de formación a nivel individual y en relación al mundo laboral actual.
Partiendo de la experiencia previa en actividades de corte similar al proyecto propuesto, el comité AES Javeriana tomó parte en la gestión, realización y ejecución de BAF, conformando el comité directivo del mismo.
Comité AES Javeriana:
Presidente: Jefferson Rosas Vicepresidente: Andrea Bautista
Tesorera: Adriana Ramos
38 3.2.3 Conformación del equipo de trabajo BAF
3.2.3.1 Convocatoria Estudiantil
Voluntarios, esenciales para toda organización en el arte, no trabajarán si no creen profundamente en el propósito artístico, el manejo de los ensambles y si no saben de antemano que serán apreciados e importantes para el éxito de la organización. (Baskerville, 2001: 277, T. de A.)
Como referencia David Baskerville en su libro Music Business Handbook, la manera en la que un nuevo proyecto se presente y se promueva en busca de la participación de un grupo de personas, depende la acogida que tenga, el equipo idóneo que se consolide y el ambiente de trabajo que se genere.
En este etapa inicia la búsqueda no sólo de un grupo de personas con intereses comunes y con habilidades específicas para determinados cargos, sino un equipo de respaldo, con la motivación de llevar a la realidad un proyecto y un ideal, y entender el proyecto como un espacio de aprendizaje, tomando el máximo provecho de éste y ratificando el propósito alrededor del cual parte la iniciativa del mismo.
El día 3 de Febrero de 2010, el énfasis en Ingeniería de Sonido y AES Javeriana convocó a reunión a los estudiantes del énfasis, respondiendo a una actividad que se realiza periódicamente para proporcionar información relevante del periodo académico, cambios pertinentes con relación al énfasis y actividades complementarias a realizar. Es aquí donde BAF se presentó por vez primera, abriendo a convocatoria la participación de estudiantes en dos secciones principales: logística y técnica, y apoyo en los equipos de diseño visual y publicitario, mercadeo y financiero.
Productor General
Productor de Campo
Andrea Bautista
Adriana Ramos Jefferson Rosas
39 Como incentivo a los estudiantes se presentaron ciertos beneficios académicos, resumidos en:
Certificado de participación avalado por la Vicerrectoría del Medio y la Facultad Artes.
Un espacio para conocer figuras de gran importancia en el ámbito de conciertos en el País.
Un espacio para la aplicación del conocimiento adquirido hasta el momento.
Esta primera presentación dio paso a una inscripción preliminar de estudiantes en las áreas de interés, a los cuales se les hizo entrega de una breve reseña del proyecto, sus objetivos y características de cada uno de los cargos abiertos a convocatoria. Estos estudiantes fueron convocados a reunión para la respectiva selección.
Anexo No. 1: Documento entregado a estudiantes. Solo se especifican las funciones estrictamente ligadas a la realización de las conferencias.
3.2.3.2. Proceso de Selección
Para conocer de cerca las personas interesadas en ser participes de BAF, el Lunes 22 de febrero de 2010 se realizó una segunda reunión. Aquí los estudiantes dieron a conocer sus inquietudes, sus intereses personales y sus motivaciones para ser parte del equipo.
Criterio de Selección:
Disponibilidad horaria
Interés e iniciativa de acción
Semestre actual con relación a cargo, para garantizar conocimientos básicos, específicamente para inclusión en equipo técnico
40
EQUIPO BAF
Productor General Andrea Bautista
Productor de Campo Adriana Ramos Asistente de Productor General Julián Pinzón Productor Técnico Jefferson Rosas Equipo Logístico
Melissa Vargas Camilo Ortega
Equipo Técnico Asistente de
Productor de Campo Nataly Castellanos
Asistente de Productor Técnico
César Lizarazo
Diana Arévalo
Vanessa Ocoró Sebastián Sorzano Francisco Medina Felipe Betancourt participación en el evento paralelo y práctico: la realización de un Concierto, el cual por motivos ajenos al control del comité organizador y a la productora y gestora del proyecto, finalmente no fue realizado, y por tal motivo no se encuentra mencionado a lo largo del escrito.
El equipo por motivos presupuestales, a la cancelación del concierto y con el fin de optimizar funciones y recursos humanos, se redujo un equipo de 12 personas incluyendo a dos estudiantes de la carrera de Artes Visuales en el área de registro en video y fotográfico.
4. PRODUCCIÓN GENERAL
41 4.1 Pre producción
En este punto, la confirmación de información general con relación al evento se convierte el punto de foco para la toma de decisiones en cuanto a organización. Es aquí donde se hace necesario evaluar las fechas propicias para un evento educativo partiendo de las actividades académicas regulares del segundo periodo del año, evitando las fechas inamovibles de: parciales de mitad de semestre, actividades académicas complementarias paralelas y semanas de receso, principalmente, con el fin de evitar condiciones que afectaran la inasistencia del público convocado y tener la posibilidad de contar con un tiempo prudencial para la organización y un espacio adecuado para la realización del evento. A partir de este pequeño estudio, se determinó una primera información en las fechas de realización, duración y franjas horarias.
Información del Evento
Fecha: Septiembre 27 a 30 de 2010
Duración del Evento: 4 días
Horario: 8 am a 7 pm
Lugar: Instalaciones de la Pontificia Universidad Javeriana Tipo de evento: Educativo estudiantil
Target principal: Estudiantes del programa de Ingeniería de sonido de las diversas instituciones académicas.
4.2 Contenido del evento
42 1. Producción General
2. Seguridad 3. Logística
4. Normativas y derechos de autor 5. Management y Booking de Artistas
6. Mercadeo y Publicidad 7. Audio
8. Iluminación 9. Video
10.Montaje técnico: Tarimas, backline sistemas de audio, video e iluminación.
Estas diez áreas definieron los módulos a tratar. Los módulos se acordaron de 2 horas, para un total de tres módulos por día.
4.3 Vínculos Institucionales
