CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1 Auditoría de Gestión como herramienta para mejorar los procesos administrativos
3.1.3 FASE III Ejecución
PROGRAMA GENERAL DE AUDITORÍA
Objetivo: Realizar los programas de cada uno de los componentes para verificar si cumplen con los procesos administrativos y analizarlos a través de los indicadores de gestión. N° Procedimiento Ref. /PT Reali. Por Fecha 1
Determinar el cumplimiento de los procesos administrativos de los componentes:
Adquisición Artillería Transporte Sanidad MVB 05/03/2016 Componente ADQUISICÓN 2 Realizar el programa de trabajo que le permitan
verificar debilidades existentes. AD MVBP 05/03/2016 Componente: ARTILLERÍA
3
Desarrollar los procedimientos que le permitan verificar los procedimientos a través de un programa de trabajo
AR MVBP 05/03/2016
Componente: TRANSPORTE 4 Presentar un programa de trabajo que permita
verificar las actividades en esta área. TR MVBP 05/03/2016 Componente: SANIDAD
5
Determinar los procedimientos e las actividades del personal del policlínico Gualaquiza BS63 a través de un programa de trabajo.
SA MVBP 05/03/2016
REALIZADO POR: M.V.B.P. FECHA: 05/03/2016
REVISADO POR: G.R.N.E. FECHA: 05/03/2016
AC PA
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Programa de Auditoria Adquisición
PROGRAMA DE AUDITORÍA ADQUISICIÓN
Objetivo: Examinar el proceso de adquisición para verificar si cumple con la normas y procedimientos en las actividades realizadas en beneficio de la institución
N° Procedimiento Ref. /PT Realizado
por:
Fecha
1
Aplicar el cuestionario de control interno de acuerdo al proceso de contratación
CI MVB 05/03/2016
2
Elaborar la cédula narrativa con su respectivo flujograma de la compra de materiales de oficina para verificar su procedimiento.
CF MVBP 05/03/2016
3
Comprobar las compras de materiales cuentan con los comprobantes que establece la ley
CO MVBP 05/03/2016
4
Elaborar los indicadores de gestión con el fin de verificar la eficiencia, eficacia y economía en los recursos utilizados en esta sección adquisición
IG MVBP 05/03/2016
5 Presentar las hojas de hallazgos HH MVBP 05/03/2016
REALIZADO POR: M.V.B.P. FECHA: 05/03/2016
REVISADO POR: G.R.N.E. FECHA: 05/03/2016
PA AD
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ADQUISICIÓN
N° PREGUNTA CALIF.
POND.
CALIF.
TOTAL OBSERVACIONES
1 ¿Existen normas y
procedimientos para comprar? 10 10
2 ¿Las adquisiciones lo realizan con autorización del comandante?
10 10
3 ¿Se realizan las compras únicamente a base de solicitudes o peticiones firmadas por funcionarios?
10 10
4 ¿Son establecidos en forma adecuada los momentos en los que se realizan los pedidos por método adecuados?
10 5 No se solita a
tiempo
5 ¿Se solicitan cotizaciones de
precios a los proveedores? 10 10
50 45
REALIZADO POR: M.V.B.P. FECHA: 05/03/2016
REVISADO POR: G.R.N.E. FECHA: 05/03/2016
AD CI
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Confianza BAJA MODERADA ALTA
15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%
ALTO MODERADO BAJO Riesgo
CÁLCULO DEL RIESGO DE AUDITORÍA DEL PROCESO ADQUISICIÓN NC NIVEL DE CONFIANZA PO PUNTAJE OBTENIDO PT PUNTAJE TOTAL NIVEL DE CONFIANZA NC PO * 100/ PT RESGO DE CONTROL RC 100% - NC RIESGO DE AUDITORÍA RA NC * RC * RD RD RIESGO DE DETENCIÓN
AD CI
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MEDICIÓN DE RIESGOS NIVEL DE CONFIANZA NC 45*100/50 = 90% RESGO DE CONTROL RC 100% - 90% = 10%De acuerdo al análisis realizado se determinó que el grado de confianza y el nivel de riesgo son Bajo, esto determina que en base al control interno la sección de adquisición cumple, pero existe debilidad que debe ser corregida y evitar cualquier inconveniente
.
REALIZADO POR: M.V.B.P. FECHA: 05/03/2016
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Cédula narrativa de procesos de adquisición de materiales de oficina (ínfima cuantía)
Para cumplir con los requerimientos que la institución de batallón de selva área de logística N° 63, se efectúa los siguientes procedimientos:
Todo inicia en base a la necesidad de las áreas, que soliciten el material de oficina a la persona encargada de área de adquisición, a continuación realiza los trabajo de campo (es decir solicita 3 proformas a empresas con especificaciones de los materiales de oficina que se les solicitó y con su respectivo valor); una vez obtenido las proformas se analiza y se escoge la proforma que cumpla con las especificaciones y los requerimientos que la institución espera.
Enseguida se le informa al proveedor informándole que su proforma cumple con los requerimientos, y está en condiciones de entregar los materiales de oficina a la institución BSN°63, una vez que el proveedor entrega el producto a la persona encargada de revisar que la mercadería sea la adecuada, si no hay problema se procede a finalizar con la compra realizando el siguiente paso de enviar una documento de acta de entrega a la tesorería de la institución para que proveedor entregue la factura y realice los trámites pertinentes con el proveedor y la institución.
AD CF
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REALIZADO POR: M.V.B.P. FECHA: 05/03/2016
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Flujograma de adquisición de materia de oficina
REALIZADO POR: M.V.B.P. FECHA: 05/03/2016
REVISADO POR: G.R.N.E. FECHA: 05/03/2016
AD CF
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PROCESO DE ADQUISICIÓN DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR INDICADOR FORMULA DE CÁLCULOESTÁNDAR RESULTADO BRECHA
Verificar si cumple el área de adquisición con los requerimiento de la institución Eficacia Número de procesos de compras realizados/ N° de procesos de compra solicitados 100% de cumplimiento 1*100/1= 100% Cumple no existe brecha Verificar si los recursos establecidos para ese rubro
son utilizados eficientemente Eficiencia Gasto utilizado en materiales de oficina/ Total de gasto de materiales de oficina 80% de cumplimiento 1.100*100 / 3600 = 30.56% No se ha cumplido con el índice de % existiendo una brecha del 69.44% Establecer si las compras de ínfima cuantía cumplió con los
parámetros establecidos Economía N° de facturas / N° de proformas por adquisición 3 por cada adquisición como mínima 3/1=3 Cumple con las especificacio nes para la adquisición
REALIZADO POR: M.V.B.P. FECHA: 05/03/2016
REVISADO POR: G.R.N.E. FECHA: 05/03/2016
AD CF
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Revisión de la documentación de adquisición de materiales de oficina (ínfima cuantía)
Procedimiento para verificar la adquisición de materiales de oficina a través del proceso de ínfima cuantía, y poder determinar los valores que se han tomado y que son necesarias para cumplir con el requerimiento en el área de logística.
Es necesario verificar a través de la cédula presupuestaria de gasto, para verificar los valores que se ejecutaron en la adquisición de materiales de oficina en el periodo determinado de las pruebas ejecutadas.
Revisión: Ref. Anexo 12
INDICADOR DE GESTIÓN
Nivel de cumplimiento en la adquisición de materiales de oficina
Adquisición de materiales para oficina2015
Total planificado para materiales de oficina 2015
1.100*100= 30.56%
3.600
AD CO
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Constatación de la factura en la adquisición de los materiales de oficina ©
√ = revisado
©= sustentado con evidencia
Factura de adquisición de materiales, tomado de los archivos y han sido comparados con el valor de la cédula sumaria y esto demuestra que solo ha efectuado una compra pero en el mes julio
ANÁLISIS
El 30.56% cumplió con los requerimiento para la adquisición de compras de materiales de oficina que son necesarias para la ejecución de las actividades en base al cumplimiento de los objetivos.
REALIZADO POR: M.V.B.P. FECHA: 05/03/2016
REVISADO POR: G.R.N.E. FECHA: 05/03/2016
AD CO
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√
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Matriz de Atributos de Hallazgos de Adquisición
INEFICIENCIA EN ADQUISICIÓN DE MATERIALES DE OFICINA
Condición
Se determina que el personal que labora en el área de adquisición en materiales de oficina del batallón de selva N° 63, Gualaquiza tiene un grado de cumplimiento de 30,56%
Criterio
No cumple con la Norma 250 normas de control interno para el área de inversión en existencias y bienes de larga de duración.- 250-01, Adquisiciones: En toda entidad u organismo del sector público, de ser necesario, se dispondrá de una unidad de abastecimiento; la máxima autoridad a través del comité o unidad encargada de las adquisiciones, determinará los procesos a seguir en la programación, adquisición, almacenamiento y distribución de materiales, útiles y enseres, así como de otros bienes de larga duración necesarios para el desarrollo y ejecución de las actividades de las entidades.
Causa No evidenció que las demás áreas soliciten la adquisición de este material de oficina para todo el personal administrativo.
Efecto
Falta de responsabilidad de la máxima autoridad, desconocimiento de las actividades a ejecutarse en cada departamento que conforman el área de logística posiblemente personal administrativo ineficiente,
Conclusión
De los cuatro departamentos que conforman el área de logística BS63, Gualaquiza tienen la necesidad de solicitar un material completo para que realicen sus actividades diarias, esto puede provocar incumplimiento en las actividades que desarrollan en cada departamento.
AD HH
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Recomendación
Al Comandante de BS63, Gualaquiza se recomienda asignar a quien corresponda, sistematizar la reducción de los existentes en materiales de oficina de forma eficiente para que no exista la necesidad de informar los faltantes, esto permitirá encaminar de manera eficiente los procesos administrativos y buen manejo de los recursos públicos.
REALIZADO POR: M.V.B.P. FECHA: 08/03/2016
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PROGRAMA DE TRABAJO ARTILLERÍA Componente: Artillería
Objetivo: Elaborar los pasos necesarios para examinar los procedimientos que efectuaron para poder evidenciar el cumplimiento de las actividades que se efectúan en esta sección.
N° Procedimiento Ref. /PT Realizado
por: Fecha
1
Aplicar el cuestionario de control interno de acuerdo al proceso de Artillería
CI MVBP 05/03/2016
2
Elaborar la cédula narrativa y el flujograma de proceso donde describa las acciones que realiza al solicitar armamento para realizar actividades con el personal del batallón.
CF MVBP 05/03/2016
3
Elaborar los indicadores de gestión pertinentes que le permitan verificar el cumplimiento de actividades que efectuaron en esta sección
IG MVBP 05/03/2016
4
Comprobar si las actividades que realizan están sustentadas y documentadas
DO MVBP 05/03/2016
5 Elaborar la hoja de hallazgos de
las debilidades encontradas HH MVBP 05/03/2016
PA AR
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REALIZADO POR: M.V.B.P. FECHA: 05/03/2016
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO DE ARTILLERÍA
N° PREGUNTA CALIF.
POND.
CALIF.
TOTAL OBSERVACIONES
1 ¿Recibe la persona encargada una copia de las órdenes a las que tiene que
cumplir? 10 10
2 ¿Al momento de realizar el contero de la existencia en artillería se deja constancia de tales verificaciones o
controles? 10 10
3 ¿Quién ingresa a esta área se
le exige identificación? 10 10 4 ¿Existe normas y
procedimientos con la contabilidad del total de las
existencias? 10 10
5 ¿Se lleva registros requeridos
por las leyes? 10 10
6 ¿Están claras las líneas de autoridad y responsabilidad
en el área de artillería? 10 8
TOTAL 60 58
AR CI
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REALIZADO POR: M.V.B.P. FECHA: 05/03/2016
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Confianza BAJA MODERADA ALTA
15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%
ALTO MODERADO BAJO Riesgo
CÁLCULO DEL RIESGO DE AUDITORÍA DEL PROCESO ADQUISICIÓN
NC NIVEL DE CONFIANZA PO PUNTAJE OBTENIDO PT PUNTAJE TOTAL NIVEL DE CONFIANZA NC PO * 100/ PT RESGO DE CONTROL RC 100% - NC RIESGO DE AUDITORÍA RA NC * RC * RD RD RIESGO DE DETENCIÓN
AR CI
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MEDICIÓN DE RIESGOS NIVEL DE CONFIANZA NC 58*100/60 = 96.66% RESGO DE CONTROL RC 100% - 96.66% = 3.33%Se ha analizado a través de un control interno al área de artillería donde existe un 96.67% q, este porcentaje se obtuvo en el análisis realizado a través del control interno, en base a las actividades que realiza el personal a cargo de esta área.
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Cédula narrativa artillería
A continuación describo los procesos que un instructor realiza al solicitar armamento de entrenamiento y cumplir con las actividades que se realiza en el batallón de Selva N°63 en el área de logística sección artillería:
Cuando el sargento a cargo de un grupo de soldados recibe instrucciones de parte del personal de alto rango de llevarles a realizar el entrenamiento con fusiles, necesita ir a la sección de artillería informar que necesita los fusiles para realizar esa orden y le entregue lo solicitado, el personal a cargo de la sección artillería recibe la información y revisa en su listado de existencia para verificar con el número de fusiles solicitado. A continuación el teniente a cargo de la sección artillería le hace firmar un documento donde responsabiliza al instructor de todo el material que entrega, el instructor lleva a todo el personal y les entrega para realizar las actividades, una vez que termina de realizar todo el entrenamiento el instructor lleva a su grupo a la sección artillería y regresan todos los fusiles a entregar a la sección. Para ello el teniente a cargo de sección artillería revisar si lo que ingresa está en orden y en buenas condiciones. Al terminar la visita se verifica los papeles de trabajo como el registro de ingresos y salida del mes de julio, verificando que existen en este mes estuvieron 500 fusiles pero en el transcurso del mes se completaron todos los 800 y se consta la existencia en su totalidad.
AR CF
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”
REALIZADO POR: M.V.B.P. FECHA: 05/03/2016
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Flujograma del proceso de artillería
REALIZADO POR: M.V.B.P. FECHA: 05/03/2016
REVISADO POR: G.R.N.E. FECHA: 05/03/2016
AR CF
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PROCESO DE ARTILLERÍA DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR INDICADOR FORMULA DEL CALCULOESTÁNDAR RESULTADO BRECHA
Analizar cómo se realiza los procesos de artillería para el cumplimiento de los objetivos. Eficacia N° de personal BS 63/ Cantidad de artillería 100% de cumplimiento 150*100/150= 100% Se verifica que se cumplió el % y no existe brecha. Verificar la cantidad de equipos que ingresan al área en buen estado Eficiencia Total de equipos ingresados / Total de equipos ingresados en el periodo establecido. 80% de cumplimiento 11526.50*100 /18.069.93 = 63.79 % No se ha cumplido con el índice de % existiendo una brecha del 36.21% Permite el porcentaje del total de los ingresos para la institución en relación al total que se envía operaciones d vigilancia y protección del territorio nacional Economía Total presupuesto / valor destinado a artillería 10% de recursos distribuido para cada área 432.132,20/64. 919.27 = 6.66 % Se encuentra que el 6,66 del total de recursos financieros utilizan en artillería
AR CF
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Revisión de los recursos asignados al área de artillería
Procedimiento solicitar el documento de ejecución de gastos del presupuesto del año 2015 para analizar el presupuesto asignado a Artillería.
Revisión:Ref. Anexo 12
INDICADOR DE GESTIÓN
Total de recursos utilizado para el cumplimiento en el área de artillería
Recursos a utilizarse en el periodo 2015
Total recursos destinado ara el área de artillería
432.132,20 = 6,66%
64.919.27
ANÁLISIS
Se estima que debería utilizar el 10% de los recursos para cada área y se verifica que se utilizó un 6.66%, esto significa que no cumplió con los requerimientos exigidos para el área de artillería que son necesarias para la ejecución de las actividades en base al cumplimiento de los objetivos.
AR DO
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Registro de existencias de artillería bs63, gualaquiza
Constancia del registro que realiza el personal encargado del área de Artillería, de las
existencias.
©
√ = revisado
©= sustentado con evidencia
Registro de cómo se lleva el control de las salidas y entradas de los fusiles para el entrenamiento del personal del batallón de selva N°63., estos datos fueron tomados de los archivos del área de Logística sección artillería.
Análisis
Se determina que en el batallón existen 800 fusiles para el entrenamiento pero, en el registro que recibe del inicio del mes del 01 de julio constan solo 500 porque anteriormente pero en el transcurso del mes se reintegran el total de los fusiles que existen en el área de logística, sección artillería.
AR DO
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Matriz de Atributos de Hallazgos Artillería
INEFICIENCIA EN LOS RECURSOS ASIGNADOS EN EL ÁREA DE ARTILLERÍA Condición Se determina que del total de los recursos asignados a artillería
el 6,66% se utilizó en este gasto.
Criterio
No cumple con la Norma 250 normas de control interno para el área de inversión en existencias y bienes de larga de duración.- 250-01, Almacenamiento y distribución de Artillería: Existen bienes que, por sus características especiales, deben ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos, el encargado de almacén efectuará la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente
Causa La persona encargada en la distribución de recursos creyó no necesario la utilización de los mismos en esta área.
Efecto
Inexistencia de coordinación y distribución de los recursos destinados para cada gasto que son necesarios para mantener a la institución encaminada al cumplimiento de las metas propuestas.
Conclusión
En el área de artillería no se realizan la utilización del total de los recursos asignados para los gastos por la falta de socialización del personal encargado que es necesarios para la ejecución de los objetivos durante el periodo asignado.
Recomendación
Al Comandante de BS 63, Gualaquiza se recomienda disponer a quien corresponda distribuir los recursos de manera en la que se ha planificado, tomando en cuenta que son necesarios y están planificados en el periodo, para en esa área y en las demás que se organizaron y planificaron.
AR HH
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GUALAQUIZA PROVINCIA DE MORONA SANTIAGO Periodo 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015”
REALIZADO POR: M.V.B.P. FECHA: 08/03/2016
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PROGRAMA DE TRABAJO TRANSPORTE
Objetivo: Examinar el proceso de transporte para verificar si cumple con las normas y políticas que realizan en el área de logística del batallón de selva N° 63 Gualaquiza
N° Procedimiento Ref. / PT Realizado
por:
Fecha
1
Verificar si cumplen con la normativa legal a través del control interno
CI MVBP 05/03/2016
2
Realizar La cédula narrativa y flujogramas del proceso que efectúan para transportar al personal
CF MVBP 05/03/2016
3
Comprobar las actividades con los comprobantes físicos de los transportes que existe en esta sección
DO MVBP 05/03/2016
4
Elaborar los indicadores de gestión para verificar su cumplimiento
IG MVBP 05/03/2016
5
Presentar los documentos de sustento que fueron necesarios para constatar los viajes de transportes que se efectuaron en un determinado tiempo
DO MVBP 05/03/2016