Pregunta 10. ¿Cómo se encuentra usted con respecto a la remuneración que le da la empresa en función de la carga de trabajo?
4.4. Fase III Fase de diseño del proceso de emisión de pólizas
Primero se procede a identificar los roles de todas las personas involucradas en el proceso de emisión, ello se detalla en la Tabla 25.
Tabla 25. Proceso de emisión de pólizas - Roles
Roles Descripción
Emisor Elabora la póliza
Jefe de emisión Revisión de la póliza
Inspector Realiza la inspección de bien o persona a asegurar
Cliente Persona que contrata la póliza
Asistente de emisión Realiza el desglose de la póliza e imprime la póliza
Suscritor técnico Realiza el análisis técnico del cliente
Indicadores Valor
Trabajadores en el proceso de emisión de
pólizas (número de personas) 15
Pólizas realizas al día (número de pólizas) 10 Tiempo de entrega de la póliza (horas) 72
Actividades manuales (numero) 8
Actividades que realiza el Emisor (numero) 3 Sueldos del personal que labora dentro del
60 Luego se procede a realizar la identificación de las actividades que se realizan en el proceso de emisión.
Los resultados de la identificación de actividades en la creación del compromiso se muestran en la Tabla 26.
Tabla 26. Proceso de emisión de pólizas - Actividad 1
Nombre Creación del Compromiso
N° 1
Responsables Cliente y Emisor
Entradas Datos personales del cliente
Salidas Hoja de control interno
Descripción Llenar la hoja de control interno con los datos personales
del cliente
Recursos Hoja de control interno vacío
Tipo Tarea Humana
Los resultados de la identificación de actividades en la cotización preliminar se muestran en la Tabla 27.
Tabla 27. Proceso de emisión de pólizas - Actividad 2
Nombre tarea Cotización Preliminar
N° 2
Responsables Emisor
Entradas Datos de la hoja interna de control
Salidas Cotización preliminar
Descripción Calcular el valor preliminar de la cotización (prima) de la
póliza
Recursos Ordenador con el programa de cálculo de cotizaciones
61 Los resultados de la identificación de actividades en la inspección se muestran en la Tabla 28.
Tabla 28. Proceso de emisión de pólizas - Actividad 3
Nombre tarea Inspección
N° 3
Responsables Inspector
Entradas Hoja de control interno llena
Salidas Informe de inspección
Descripción Contactarse con el cliente para realizar una inspección
del bien o persona que va a ser asegurado
Recursos Estructura del informe de inspección y equipos de
medición
Tipo Tarea Humana
Los resultados de la identificación de actividades en la revisión y ajuste de cotización se muestran en la Tabla 29.
Tabla 29. Proceso de emisión de pólizas - Actividad 4
Nombre tarea Revisión y Ajuste de Cotización
N° 4
Responsables Emisor
Entradas Datos proporcionados por el cliente
Salidas
Descripción Realizar un recalculo de la cotización de la póliza
Recursos Ordenador con el programa de emisión de pólizas
62 Los resultados de la identificación de actividades en la colocación facultativa se muestran en la Tabla 30.
Tabla 30. Proceso de emisión de pólizas - Actividad 5
Nombre tarea Colocación Facultativa
N° 5
Responsables Suscritor técnico
Entradas Hoja de control interno llena
Salidas Informe técnico sobre el cliente
Descripción
El suscriptor técnico recibe la hoja de control interno y realiza un análisis técnico sobre la persona
Recursos Ordenador y teléfono
Tipo Tarea Humana
Los resultados de la identificación de actividades en el ajuste SLIP facultativo se muestran en la Tabla 31.
Tabla 31. Proceso de emisión de pólizas - Actividad 6
Nombre tarea Ajuste SLIP Facultativo
N° 6
Responsables Asistente de Emisión
Entradas Informe técnico sobre el cliente
Salidas Desglose de la póliza
Descripción El asistente de emisión trascribe el informe técnico como
el desglose de la póliza
Recursos Ordenador con el programa de emisión de pólizas
63 Los resultados de la identificación de actividades en la cotización se muestran en la Tabla 32.
Tabla 32. Proceso de emisión de pólizas - Actividad 7
Nombre tarea Cotización
N° 7
Responsables Emisor
Entradas Desglose de la póliza
Salidas Póliza llenada y cotizada
Descripción
El emisor recibe el desglose de la póliza y recalcula nuevamente la cotización de la póliza y además llena la póliza con datos verídicos
Recursos Ordenador con el programa de emisión de pólizas
Tipo Tarea Humana
Los resultados de la identificación de actividades en la revisión final de la cotización se muestran en la Tabla 33.
Tabla 33. Proceso de emisión de pólizas - Actividad 8
Nombre tarea Revisión Final Cotización
N° 8
Responsables Jefe de emisión
Entradas Póliza llena
Salidas Póliza verificada o póliza a corregir
Descripción
El jefe de emisión es el encargado de recibir la póliza llenada por el emisor, y verificar la cotización de la misma
Recursos Ordenador con el programa de emisión de pólizas
64
4.5. Fase IV Instalación e implementación de los procesos
En esta fase se desarrolla la implementación del proceso de emisión de pólizas de la compañía, a continuación, se describe los pasos del nuevo proceso de emisión de pólizas.
Para comenzar con el proceso de emisión de póliza electrónica el cliente recibirá un mail de notificación cuando se empiece el proceso, el mail enviado será el siguiente, Figura 20:
65 Luego el cliente tendrá que dar un clic en la opción CLIC AQUÍ y accederá directamente a la pantalla para cambiar su contraseña, Figura 21.
Figura 20. Cambiar la contraseña
Una vez cambiada la nueva contraseña el cliente dará un clic en la opción
y luego accederá a la pantalla para aceptar las condiciones de documentos electrónicos, Figura 22.
66 Luego de leer las condiciones se debe aceptar y presentara la pantalla de pólizas pendientes de firmar electrónicamente, Figura 23.
Figura 22. Pólizas pendientes de firmar electrónicamente
Para Firmar su póliza debe seleccionar la opción que está en la columna Póliza Electrónica, Figura 24.
Figura 23. Firmar electrónicamente
Una vez que desee firmar una póliza le direccionara automáticamente a la pantalla para ingresar un PIN de confirmación, Figura 25.
67 Figura 24. Ingreso de PIN de confirmación
Luego el cliente deberá revisar el email, en donde constará un PIN temporal (Código), el cual le permitirá al cliente firmar su póliza. Figura 26.
Figura 25. Revisar el PIN temporal en su email
Una vez obtenido el PIN temporal, el cliente deberá ACEPTAR o
RECHAZAR, ingresar el PIN en el campo indicado, Figura 27:
68 Figura 26. Aceptar o rechazar el PIN temporal
Si el cliente RECHAZA la póliza deberá ingresar una observación de por qué esta rechazando Figura 28:
Figura 27. En caso de rechazar el PIN temporal
Y finalmente dar clic en el botón
Una vez firmada la póliza se presentará la siguiente pantalla, indicado si fue Aceptada o Rechazada y la hora en la que se realizó,
69 En la Figuras 29, se verifica que el documento fue firmado sin ningún inconveniente.
Figura 28. Póliza Aceptada
En la Figuras 30, se verifica que el documento fue rechazo por encontrarse inconsistencias en el mismo.
Figura 29. Póliza rechazada
En la Figuras 31, se verifica que el PDF de la póliza firmada, para su impresión.
70 Adicionalmente, al cliente le llegará in email, en el cual podrá revisar
su póliza firmada, una vez que haya sido Aceptada, Figura 32.
71 Si el cliente Rechazo la póliza, de igual manera el llegara un email
indicado el rechazo, Figura 33:
Figura 32. Póliza rechazada enviada al e-mail
Además, se enviará un email al área del CAC para que genere un ticket y dar un mejor seguimiento de por qué rechazo la póliza, Figura 34:
72 Figura 33. Ticket de seguimiento
Si el cliente no completo el proceso de firma en el transcurso de 72 horas, deberá volver a iniciar el proceso desde el Portal de Seguros Equinoccial. Para lo cual se le notificará mediante un email, Figura 35:
73
74 Una vez firmada la póliza ya no constará en el Portal de Servicios, Figura 36:
75 Ahora se calcula el costo de los 9 trabajadores que se necesita después de la implementación del BPM en la empresa Seguros Equinoccial
Sueldo Total = Sueldo * 9 Sueldo Total = 4 98.30 USD * 9 Sueldo Total = 4 484.7 USD
Tabla 34. Indicadores después de la implementación del BPM
La Tabla 34. muestra las mejoras en los indicadores después de la implementación del BPM, el número de trabajadores disminuyo de 15 a 9 debido a que el sistema BPM disminuyo el trabajo que se necesita realizar dentro del proceso de emisión de pólizas. El número de pólizas realizadas al día aumento de 10 a 18 pólizas. El tiempo de retraso en la entrega de pólizas se eliminó totalmente, puesto que paso de 72 horas a 0 horas actualmente. Las actividades manuales (que necesita la presencia del personal que labora dentro del proceso) disminuyo de 8 a 3, logrando que la carga laboral disminuya. El emisor es el colaborador con más responsabilidades obtiene una reducción de 3 actividades a 1 actividad, permitiendo que realice más rápido su trabajo y finalmente el gasto de la empresa por sueldos disminuyo de 7 474.5 USD/mes a 4 484.7 USD/mes. Esto permitió que los colaboradores con menor carga presten apoyo en otras
tareas dentro de la empresa.
Indicadores Valor
Antes Después
Trabajadores en el proceso de emisión de pólizas
(número de personas) 15 9
Pólizas realizas al día (número de pólizas) 10 18 Tiempo de retraso en la entrega de la póliza (horas) 72 0
Actividades manuales (numero) 8 3
Actividades que realiza el Emisor (numero) 3 1 Sueldos del personal que labora dentro del proceso