Fases de la auditoría social

Las Normas Internacionales de Auditorías establecen que todo proceso de auditoría debe de estar fundamento en tres fases, las cuales son: planeación, ejecución e informe.

El auditor deberá realizar actividades preliminares al encargo: ésta es conocida como la etapa preliminar, a continuación, se describe en que consiste:

 Conocimiento de la organización: se analizará las condiciones previo a la auditoría, se debe hacer la respectiva investigación visitando a la organización y en qué ambiente se realizará la auditoría.

 El auditor presenta una oferta técnica y económica o carta de compromiso donde se establecen los términos del encargo, como honorarios, el tiempo en que se iniciará y finalizará, el recurso humano involucrado si se necesitará personal especializado ya sea en área social, cuantos auditores ejecutaran la evaluación, asignación del programa a evaluar.  Para esta etapa se aplica la NIA 210 Acuerdo de los términos del encargo de auditoría; NIA 250, Consideración de las disposiciones legales y reglamentarias, NIA 315 Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno.

Una vez se tengan establecidas las condiciones de auditoría, se procede a la fase de planeación. Por lo que la forma de realizar cada una de las fases para el desarrollo de una auditoría social se presenta a continuación:

Planeación

Se procede a la formulación del plan de auditoría social el cual guiará a todo el proceso, que como mínimo debe contener lo siguiente:

 Familiarización: el auditor debe conocer la actividad principal a que se dedica la organización, que es lo que hace, el marco normativo y legal aplicable, entre otros.

 El alcance: determinar el tipo de programa que se va a examinar, las áreas a evaluar y el tiempo en que se va ejecutar.

 Cronograma de tiempo: se detallan los momentos en que se realizarán las actividades de auditoría.

 Actividades que se van a realizar.

 Establecimiento de los objetivos, determinar cuál es la finalidad de realizar el examen.  Realizar los programas: los cuales servirán de base para la auditoría y que el auditor tenga

los procedimientos a emplearse para el área que va a evaluar al momento de la ejecución y no improvise, como mínimo debe contener el objetivo, nombre de la organización, que examina, quien lo supervisa y evalúa.

 Entidades y/o personas responsables: se considera la integración de recurso humano a contratar y si se necesitará de expertos en el área social que por lo general para este tipo de auditoría el auditor se auxilia de especialistas, cantidad de auditores involucrados, como se dirigirá el encargo.

 La comunicación, se debe dejar claro cuáles son las responsabilidades del auditor y a quien comunicará las deficiencias que se encuentren. Considerando la NIA 300 Planificación de

la auditoría de estados financieros, la NIA 600 Consideraciones especiales, entre otras normativas como las NIA, 620, 200, 220, 230, 320.

Ejecución:

Esta fase consiste en ejecutar los programas de trabajo establecidos en el plan de auditoria social, por lo que en esta etapa el auditor o equipo de auditoría buscan reunir la evidencia suficiente y competente sobre la cual poder expresar una opinión objetiva de lo evaluado.

Para el caso de la auditoría social, la forma de desarrollar ésta fase sería la siguiente:  Revisión del plan: este punto consistiría en escrudiñar la planeación realizada previamente

y de esta forma tener una orientación para llevar acabo el siguiente punto.

 Establecer el tipo de información y diseñar las cédulas o papeles de trabajo: el auditor o equipo de auditoría debe determinar el tipo de información necesaria para el proceso de evaluación la cual puede ser actas, informes, memorándums, entre otros y través de ese parámetro diseñar los instrumentos para su recolección. En cuanto al diseño de las cédulas, queda a juicio del profesional encargado ya que éste debe de poseer la capacidad de seleccionar la metodología a aplicar. En este caso que es la aplicación de una auditoría social a los programas de salud que ejecutan las ONG, se debe elaborar entrevistas dirigidas al personal clave de la organización, ya que ellos son quienes proporcionaran información que esté relacionada al propósito de la creación del programa, así como el manejo y distribución de los recursos. Asimismo, realizar un instrumento con guías de preguntas orientadas a los beneficiarios y de esta forma obtener evidencia de que el programa es manejado de forma ética, transparente y cumpliendo con el objeto social para el cual fue creado. También, durante la ejecución es necesario que se realice las pruebas de control,

por lo que puede utilizar la NIA 530 Muestreo de auditoría, ya que necesitará tomar una muestra de su universo, y las NIA 330 Respuestas del auditor a los riesgos valorados, entre otras que son necesarias como las NIAS 500, 520.

 Analizar la información: el auditor una vez obtenga los resultados de la investigación debe analizar y estructurar la información recolectada ya que con la evidencia obtenida sustentaran las observaciones o deficiencias que formaran el informe a emitir.

 Orden y resguardo de los papeles de trabajo: la documentación debe ser organizada en tres archivos como lo son el permanente, administrativo y corriente. En cuanto a su conservación, ésta no puede ser inferior a cinco años, los cuales se contarán a partir de la fecha de entrega del informe final.

Informe:

El auditor o equipo de auditoría deberán de elaborar un documento denominado informe de auditoría social, el cual será discutido a dialogo abierto con el auditado en una fecha pactada.

Por su parte, no existe una estructura rígida de informe dado que la preparación de este va a depender del tipo de evaluación que se realice, los hallazgos encontrados y la información que el profesional considere pertinente incorporar en él. Sin embargo, dicho documento deberá ser sencillo, concreto y de fácil comprensión.

A continuación, se presenta algunos de los elementos que debe contener un informe de auditoría social: portada, destinatario, objetivo y periodo de la auditoría, responsabilidades de las partes involucradas, descripción del proceso de evaluación, normativa técnica y legal aplicable, conclusiones, recomendaciones y anexos.

2.7 Rol del auditor externo encargado de realizar auditoría social a las ONG.