PRINCIPALES POLÍTICAS

 Para la determinación del costo de los inventarios se utilizará el método de primeras entradas y primeras salidas (PEPS).

 Los inventarios de medicamentos e insumos deberán actualizarse una vez al mes con el propósito de evitar perdida o extravíos de este.

 Se realizará un inventario de propiedad planta y equipo una vez al año, las diferencias que se hallaren entre lo físico y los auxiliares deben ser investigadas y los registros contables ajustados.

 Para la compra de medicamentos o insumos médicos a utilizar la fundación solicitara a los proveedores como mínimo 3 cotizaciones

 Realizar ejecución presupuestaria para cada programa de salud que ejecuta la fundación.

 Se pondrán realizar pagos con caja chica cuando estos se han inferiores $75.00, sumas mayores a $75.00 se pagarán con cheque y Para el funcionamiento de caja chica dispondrá de un monto de $ 500.00 mensuales.

 Cada uno de los proyectos ejecutados por la organización de contabilizaran por separado.

 Para la realización de los programas con fondos de cooperantes se deberá realizar un convenio entre ambas partes el cual deberá contener los objetivos del programa, nombre de los firmantes y el monto y el nombre del programa a la cual se destinará.  La fundación tendrá un registro de la donación recibida el cual contendrá el nombre

del donante y el monto recibido.

 La fundación entregará un recibo aquellos donantes que solo soliciten dicho recibo contendrá nombre del cooperante, monto recibido o nombre de los bienes recibidos y el valor monetario de estos de estos, así como también la fecha que se recibió la donación. Dicho recibo estará numerado correlativa mente y deberá coincidir los entregados a donantes con los recibos en blanco y los anulados.

 Los fondos de contra partida realizados por la fundación se contabilizarán por separado de aquellos fondos donados por el cooperante con el propósito de que puedan ser identificados en cualquier momento.

 Todo desembolso del fondo del cooperante debe estar debidamente autorizado por el administrador de la fundación el cual deberá documentar con dicho desembolso con la documentación pertinente.

 Se deberá realizar conciliaciones bancarias de las cuentas en las que se maneje fondos de donantes o cooperantes mensualmente para evitar desvió de fondos  Cuando la fundación solicite financiamiento a instituciones bancarias éste deberá

estar aprobado por la junta directiva de la fundación.

A1.3.7 Componentes de control interno.

La fundación sin fines de lucro La Esperanza mantiene un manejo de control interno bajo los lineamientos siguientes:

Ambiente de control

El liderazgo en la fundación es efectuado por el administrador de la misma, quien a su vez es el representante legal. Entre sus principales funciones se encuentra velar porque los trabajadores de la institución mantengan en el desarrollo de sus actividades un comportamiento profesional y ético.

La fundación trabaja con voluntariados y el proceso de selección cuenta únicamente con tres aspectos importante: que la persona persiga los mismos principios sociales, altruistas y éticos que la fundación posee, compromiso profesional (es decir, comprometerse con su trabajo incluso sin recibir remuneración) y que la persona posea las competencias necesarias para desempeñarse en su puesto.

Por último, la asamblea general es quien se encarga de crear políticas para la selección del personal, así como también de autorizar su desarrollo y participación en los talleres de capacitación con el objetivo de lograr una mayor productividad en su desempeño.

Evaluación de riesgos

La fundación debe evaluar las operaciones que realiza para identificar los riesgos que pueden contraer al momento de realizarlas y de esta manera poder minimizar el impacto o probabilidad de ocurrencia de estos. Para ello, la ONG deberá examinar periódicamente tanto los procedimientos de control interno como los registros de la operación para poder lograr minimizar dichos riesgos.

Actividades de control

El director general en compañía del personal de alta calificación de la fundación son los encargados de la segregación de funciones en relación al personal que labora en la organización, así como también de realizar supervisiones enfocadas al desempeño de las operaciones delegas. De igual manera les compete diseñar los mecanismos de control interno, tomar las decisiones en cuanto a la evaluación de los riesgos, funcionamiento, procesos y actividades que se efectúan en cada uno de los programas que ejecutan.

Se identificó que la fundación cuenta con medidas de control sobre la documentación generada por los sistemas de información, la cual es resguardada mediante archivos físicos y digitales en forma ordenada.

Información y comunicación.

Con respecto a la comunicación dentro de la fundación, se pudo observar que él represéntate legal es la persona encarga de la comunicación tanto de lo empleados, beneficiarios, proveedores, etc. Asimismo, es quien informa los asociados los resultados obtenidos del periodo.

En cuanto a la información generada, la documentación contable (posteriormente de haber sido anotada en sus respetivos libros legales) es preservada en un archivo corriente por orden cronológico. En el caso de los expedientes de los pacientes, estos son archivados por orden alfabético y por secciones separadas; éste último paso se efectúa de esta manera debido a que la fundación realiza atenciones médicas remuneradas (para los pacientes con capacidad económica de poder cancelar la consulta) y no remuneradas (pacientes con escasos recursos económicos).

Supervisión y monitoreo

La fundación cuenta con variedad de programas por lo que, las medidas de supervisión y monitoreo se realizan continuamente con el objetivo de dar aseguramiento que el trabajo en cada una de las áreas sea desempeñado de manera profesional, ética y transparente. Estas medidas se desarrollan en primera instancia por el representante legal en compañía de un especialista.

A1.3.8 Descripción de los programas de salud que realiza la fundación.

La fundación ejecuta los programas de salud en el municipio de Santiago Nonualco, el cual, según censo poblacional realizado por la DIGESTIC en el año 2007, posee una extensión territorial de 125.5 km² y una población de 39,887 habitantes (51.92% eran mujeres y 48.07% hombres). Entre los barrios que lo conforman se encuentran: El Ángel (1 y 2), San Juan, El Centro, San Agustín, La palma y El Calvario, también posee 22 cantones y 96 caseríos.

En este municipio se dedican principalmente a la ganadería, cultivo de caña, granos básicos y su población urbana depende del empleo en las maquilas de la zona franca el pedregal. También se produce el dulce de panela, azúcar de pilón, puros y cigarros. Su área urbana posee un gran desarrollo comercial, tiendas, comedores, farmacias, oficinas jurídicas y negocios de electrodomésticos, así como ladrilleras y ferreterías.

Con respecto a la asistencia médica en el municipio de Santiago Nonualco solo cuenta con una unidad de salud pública la cual no alcanza cubrir las necesidades de los pobladores de la zona, debido a esta limitante la fundación efectúa programas de salud con el propósito es beneficiar a las personas con escasos recursos económicos brindándoles servicios médicos de calidad a bajo costo y algunos servicios totalmente gratis en el sentido de mejorar su calidad de vida.

A continuación, se detalla la información de cada uno de estos programas que ejecuta la fundación: