Fases del Proceso de Selección

Fase I: Identificación de las necesidades

El origen de la necesidad del proceso de selección puede ser por la creación de un nuevo puesto de trabajo, salida de un trabajador, imprevistos derivados de bajas, accidentes o enfermedad, motivos estructurales y de planificación, entre otros.

Se tendría que determinar, en primer lugar, si la cobertura del puesto se va a realizar mediante una selección interna (se aprovecha el potencial humano y la motivación del personal y está relacionada con la planificación de carreras profesionales) o, por el contrario, mediante selección externa (búsqueda de personas ajenas a la Organización a las que hay que evaluar y empezar a integrar). En el primer caso, el proceso se reduciría (de forma general para la mayoría de las empresas) a: una búsqueda de candidatos internos, la realización de algún tipo de pruebas o entrevistas por los técnicos de selección y una entrevista final del futuro responsable del candidato.

Dependiendo de la política de selección que se quiera aplicar para los distintos colectivos de la organización (operarios, técnicos, comerciales, directivos, etc.) cada vez son más las empresas que externalizan todo o parte del proceso con el objeto de hacer más eficiente. En todo caso, resulta necesario cuantificar, dentro de lo posible, el impacto económico del proceso de selección, analizando los gastos que implica.

Fase II: Requisición y Perfil de valoración

Cuando la planeación de personal indica la necesidad de contar con nuevos colaboradores, la dirección de personal puede evaluar formas alternas al proceso de reclutamiento y selección para satisfacer esta demanda.

El reclutamiento de personal comienza cuando el jefe de área envía una “requisición de personal”. Una requisición de personal según Mondy R. y Noé R. se define como, un documento que especifica el título del puesto, el departamento solicitante, le fecha en que se necesita en que se presente el empleado al trabajo, la descripción de las actividades que tiene que realizar el seleccionado, el tipo de contrato, el salario, etc.

La responsabilidad primaria recae en la unidad orgánica requirente, la cual deberá especificar en la requisición de personal los atributos que deberá reunir el empleado que ocupará el puesto vacante. La requisición de personal le indicará el departamento de personal y requisitos que debe cumplir el solicitante de acuerdo con su experiencia y considerando las políticas de personal de la empresa. Una herramienta en la que se apoya la requisición de personal para encauzar el proceso de búsqueda de personal es el “perfil o especificación de puestos”.

Fase III: Reclutamiento y Preselección

a) Reclutamiento de personal

Se llama reclutamiento al proceso de identificar e interesa a candidatos capacitados para llenar las vacantes. El proceso de reclutamiento se inicia con la búsqueda y termina cuando se reciben las solicitudes de empleo.

El reclutamiento de personal es un conjunto de procedimientos orientado a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la empresa. Existen dos tipos de reclutamiento: interno y externo.

- Reclutamiento Interno: se caracteriza por la promoción de trabajadores dentro de una organización para cubrir los puestos superiores. muchas empresas utilizan dispositivos tales como publicación de bolsas de trabajo, correos electrónicos, mensajes de internet y folletos para informar a los empleados existentes sobre los puestos que están disponibles. Este reclutamiento puede adoptar la forma de crear y barajar equipos temporales para cumplir ciertas tareas o pueden ser cambios permanentes. La contratación interna puede ser principalmente horizontal o puede ser para ascensos en los que el puesto anterior del empleado promovido podría no cubrirse. Se convierte en un factor de motivación para los empleados el poder planear su vida organizacional teniendo la posibilidad de progreso y escala en la pirámide organizacional. Es muy común encontrar buenos prospectos dentro de las plantas de personal en las organizaciones, personas cuyo desempeño ha sido óptimo y que además se han preocupado por subir su nivel académico. Esta fuente resulta ser eficaz y bajo los costos de un proceso de reclutamiento y selección de personal.

- Reclutamiento Externo: es aquella en que un departamento de

recursos humanos buscará de manera sistemática a los candidatos fuera de sus propios empleados para cubrir los puestos. Muchas empresas utilizan anuncios en los periódicos, sitios web de búsqueda de empleo, ferias de empleo y referencias de los actuales empleados para cubrir puestos que se pueden completar de forma rápida y con menos habilidades

específicas requeridas para completar la tarea deseada. Otras empresas usarán cazatalentos y consultores de contratación para buscar, revisar y entregar empleados por una tarifa. El reclutamiento externo también tiene algunas ventajas importantes, a diferencia de con los reclutas internos, estás recibiendo frecuentemente un flujo de ideas completamente nuevas con un empleado que no ha estado expuesto o sobreexpuesto a tu cultura corporativa. Una perspectiva exterior a menudo de nuevas ideas. Es posible que traiga información o metodologías de su antiguo empleador que pueden integrarse en tus buenas prácticas. Los grupos internos de trabajo pueden causar problemas con la mezcla de diversidad de una empresa más grande, y dar lugar a problemas con la comisión de igualdad de oportunidades para promover de un lugar de trabajo diversificado.

b) Preselección de personal17

La preselección es el filtro que se hace para comenzar a hacer el proceso de selección. Su objetivo es filtrar la población reclutada, eliminando las candidaturas poco interesantes o las que no se ajustan a los requerimientos del puesto. Esta fase se realiza en ausencia de los interesados, basándose en la documentación aportada.

17 _{Jesús Montes, Alonso y González Rodríguez, Pablo: “Selección de Personal. La búsqueda del}

Una vez recibidas las candidaturas, éstas deben de ser analizadas y filtradas de modo que se eliminen aquellas que no se adapten a las exigencias mínimas del puesto ofertado. Este proceso de denomina preselección.

El éxito de la preselección vendrá determinado por la eficacia del reclutamiento el cual debería tener un óptimo nivel de difusión y un marcado carácter selectivo. En definitiva, cuanto mayor volumen de currículos se reciba y cuanto más se adapten éstos a los requisitos del puesto, mayor éxito tendrá la preselección.

El proceso de preselección consta de las siguientes fases:

- Criba curricular: es muy importante tener presente la descripción del puesto para realizar una criba de currículos objetiva y eficaz.

- Lectura y análisis exhaustivo de los currículos recibidos: su finalidad es extraer toda la información relevante relativa del perfil solicitado, para lo que se debe tener en cuenta el formato en el que se presenta el currículo, ya que se ajustan a pautas generales y otros a pautas más personales que pueden provocar que se obvien datos de interés.

- Clasificación de candidaturas: las candidaturas se dividen en tres categorías: las que cumplen los requisitos solicitados; las que no se ajustan totalmente pero se deben conservar a fin de mantener una bolsa de candidatos para el proceso en caso de que los inicialmente preseleccionados no sean válidos o no finalicen el proceso por cualquier otro motivo; y los rechazados, que deberían ser añadidos a la base de datos de la empresa con el fin de incluirlos en futuros procesos de selección a los que se adapte su perfil.

- Respuesta a las candidaturas: el responder a las candidaturas fomenta la imagen de la empresa y crea un vínculo de cara a nuevos procesos de selección, facilitando futuros reclutamientos.

Fase IV: Pruebas y técnicas de selección

a) Pruebas de selección18

Las pruebas de selección buscan información complementaria a la entrevista de trabajo, evaluando en la práctica las competencias y comportamientos de la persona candidata en relación con el puesto de trabajo vacante y el estilo propio de la empresa.

De este modo, las empresas pueden comparar simultáneamente varias candidaturas de manera sencilla, evaluando no solamente los conocimientos profesionales o los caracteres personales, sino también el comportamiento en grupo.

Terminada la fase de preselección, los candidatos cuyo curriculum se ajusta al perfil del puesto, desarrollarán una serie de pruebas escogidas para cada caso, se inicia el proceso de selección propiamente dicho, ya que como hemos mencionado, sólo deberán acceder a las mismas los candidatos cuyo perfil se considere idóneo al puesto requerido.

Las pruebas de selección de personal se pueden dividir en:

Pruebas de conocimientos técnicos (Pruebas profesionales): se trata de realizar ejercicios que simulan las condiciones y tareas reales del puesto de trabajo. Ejemplos: para un administrativo, pedirle que haga una carta, un cuadro Excel, etc.; en el puesto de vendedor, pedirle por ejemplo que

18 _{Daniel Patricio Jiménez: “Manual de Recursos Humanos”. Editorial Esic. Madrid, 2007. Páginas 124 al}

gestione la venta de un producto con un cliente simulado; para el puesto de contable; realizar un cuadro de asientos; para un operario, realizar un determinado montaje o instalación. En todo cado tiene que estar relacionadas con el trabajo que tienen que desarrollar y deben ser lo más completas posibles, evaluándose no sólo el producto final, sino la forma de hacerlo.

Pruebas psicotécnicas: (Tests aritméticos, de fluidez verbal, visión espacial, personalidad, interacción social, manejo de frustración, etc.): A través de éstas, se intenta ver desde distintas perspectivas, las habilidades del candidato para ocupar el puesto. En los últimos tiempos, están un tanto devaluadas, ya que el grado de aportación al proceso de selección en ocasiones no es el deseado, ya que los candidatos conocen en muchos casos las distintas metodologías y en otras ocasiones las consideran como una intromisión a su intimidad (este tipo de pruebas no se utilizan normalmente para personal directivo). No obstante, las pruebas psicotécnicas son muy útiles para determinar la adecuación entre el perfil y el puesto, siempre que las mismas sean conducidas por expertos tanto en su realización y elaboración como en su posterior análisis (lo cual no cabe duda incrementarán los costes de administración del proceso).

Pruebas situacionales: son pruebas de naturaleza conductual, en ello divergen de las estrictamente profesionales, en estas los candidatos se enfrentan de manera real o simulada que en sus características y contenidos, se asemejan a aquellas que deben resolverse en el futuro puesto de trabajo.

b) Técnicas de selección de personal19

Una vez analizado el puesto de trabajo, elaborado el perfil del candidato ideal para cubrirlo y el reclutamiento de los candidatos que potencialmente pueden adecuarse a él, queda la parte que con más objetividad debemos realizar.

Se trata de aplicar una serie de técnicas que nos ayuden a establecer comparaciones entre los candidatos y nos ayuden a nuestra elección final.

Las técnicas más relevantes en el mercado laboral, son las siguientes:

 Análisis del Curriculum

Es conveniente, que antes de someter a los candidatos a pruebas y entrevistas se realice una primera “selección” analizando y estudiando los curriculum que los aspirantes al puesto no han presentado junto a sus hojas de solicitudes de empleo.

Este primer análisis ayuda a rechazar algunos candidatos que no se ajustan al puesto, y ayudará a ahorrar tiempo y energía.

El seguir un formato o esquema actualizado de curriculum según el mercado laboral, ayudará a una primera evaluación positiva, ya que, con se debe colocar lo necesario y preciso para ser considerado.

 Entrevistas

La entrevista consiste en un diálogo entre dos personas que establecen una interacción con el objeto de obtener una información determinada.

Cuando se habla de entrevista de selección se está refiriendo a una entrevista cuya finalidad es obtener información sobre unos aspectos

determinados de los distintos candidatos aspirantes del puesto de trabajo.

 Pruebas específicas:

Hacen referencia a un tipo de pruebas, o tests, cuyo objetivo es evaluar el grado de ajuste de la persona al puesto de trabajo, con base a una serie de factores evaluados en cada una de las pruebas aplicadas.

Dependiendo del puesto de trabajo a cubrir y en función de los profesiogramas se utilizarán unas u otras.

- Aptitudes:

- Personalidad

- Motivación e intereses

- Habilidades sociales

 Pruebas prácticas profesionales

 Pruebas de conocimiento

Fase V: Comité de valoración

No todos los candidatos son iguales y, por lo tanto, las entrevistas tampoco deberían ser iguales; es necesario que una vez realizadas las entrevistas personales, se dedique un tiempo prudente para analizar y valorar los pros y contras de cada uno de los candidatos entrevistados e ir comparándolos con el perfil profesiográfico y la descripción del puesto de trabajo para el que se está realizando el reclutamiento.

Antes de tomar una decisión, un grupo de profesionales capacitados y con experiencia deben de discutir el valor de los resultados que obtienen de cada una de las entrevistas y pruebas a la que estuvieron sometidos los candidatos para escoger al indicado para el puesto.

Fase VI: Decisión Final

Este es un punto dentro del proceso de selección y es aquí donde se determina quién es la persona que ampliamente cubre los requisitos de una vacante o puesto específico. Resultado de un cuidadoso estudio donde se pretende que el seleccionado pueda tener una amplia capacidad de aprendizaje rápido y se ajuste a las políticas y procedimientos, beneficiándose tanto el seleccionado como a la organización.

La selección de personal es un proceso complejo que implica equiparar las habilidades, intereses, aptitudes y personalidad de los solicitantes con las especificaciones del puesto.

El resultado final del proceso de selección se traduce en el nuevo personal contratado. Si las fases anteriores a la decisión final se consideran cuidadosamente y se llevaron a cabo en forma adecuada, lo más probable es que el nuevo empleado sea idóneo para el puesto y lo desempeñe productivamente. Un buen empleado constituye la mejor prueba de que el proceso de selección se llevó a cabo en forma adecuada.