Uso Finalmente, lo importante es que realmente utilices el sis tema, y que te habitúes a echarle un vistazo diariamente.

Los elementos básicos

ZTD se basa en utilizar las listas que necesites, pero manteniendo un sistema lo más simple posible. A pesar de que las listas contex- tuales son útiles, pueden ser difíciles de mantener. Es por esto por lo que deberías mantener tan pocas como fuera posible. Por ejemplo, podrías disponer tan solo de las siguientes listas en tu sistema:

@trabajo: para todo lo relacionado con tu trabajo. @personal: para todas tus tareas personales.

@recados: de tal forma que puedas disponer de una lista de recados

fácilmente.

@llamadas: para llamadas que puedas hacer desde cualquier parte. @a_la_espera: una lista útil para poder estar al tanto de todas las

cosas que requieran un seguimiento.

Algún día/tal vez: una lista de cosas que no quieres o no puedes

Sin importar qué listas utilices, recuerda que estas no son listas dia- rias de tareas. Las listas de trabajo y de tareas personales son tan solo listas maestras de las que puedes extraer tus MITs diarias y tus Big Rocks. Las listas de recados, llamadas y a la espera pueden ser com- probadas en cualquier momento, por supuesto. Además, si lo consi- deras útil, podrías utilizar una lista de proyectos, para hacer un se- guimiento de tus proyectos actuales.

Los otros componentes de un sistema, aparte de las listas, son las bandejas de entrada, una agenda, y un sistema simple de archivo.

Las herramientas

Mientras que muchas conocidas herramientas de GTD (Kinkless, Stikkit, Outlook, Remember the milk, etc.) complican un poco las co- sas, la verdad es que todo lo que necesitas son listas.

Mucha gente se obsesiona con probar todas las herramientas, con crear sistemas complicados, cambiar las herramientas o el sistema ca- da una o dos semanas, etc., en lugar de realmente conseguir comple- tar sus tareas. Por eso en ZTD te propongo utilizar las herramientas más simples que sea posible, de tal forma que puedas olvidarte de ellas. ZTD trata acerca de hacer cosas, no de las herramientas.

Así que la pregunta obvia es: ¿qué herramientas debo utilizar para mantener mis listas? Aquí te pongo mis recomendaciones – las herra- mientas de GTD más simples y eficaces:

Simple GTD: esta es mi favorita, y la que utilizo ahora mismo.

Estuve utilizando Tracks, que también es simple y buena, pero recientemente decidí cambiar porque quería algo todavía más

10 Hábito 5: un sistema simple y confiable

simple. Simple GTD tiene todo lo que necesitas, con una bo- nita interfaz y sin florituras. Pruébala – la interfaz es extrema- damente intuitiva y no requiere un manual. No tiene muchas características, pero ése es precisamente su atractivo.

Moleskine: otra de mis herramientas favoritas. En realidad, cual-

quier pequeña libreta que te quepa en el bolsillo podría servir – la facilidad de uso de una libreta (no tienes que encenderla ni pulsar ningún botón) es perfecta para tu hábito GTD diario. Pero el Moleskine tiene un atractivo especial – es estéticamente agradable, y maravilloso de usar. ¡La recomiendo!

Hipster PDA: popular entre los fans del GTD de baja tecnolo-

gía, Hipster PDA es muy simple y portátil. Básicamente consis- te un una pila de tarjetas unidas por un clip. Puedes encontrar plantillas para imprimirlas en Internet, o simplemente puedes escribir tus listas en ellas. Lo realmente bueno es que puedes tirar las tarjetas cuando estén llenas y rellenar tu PDA en cual- quier momento.

Tadalist: quizá la herramienta más simple de todas. Tadalist es

simplemente un programa de listados. Sin florituras, aunque con una bonita interfaz (es de los mismos autores que Backpack y Basecamp). Crea tantas listas como necesites, imprímelas si quieres, y comprueba tan solo un contexto determinado. Sim- plicidad en su máxima expresión.

Todoist: otro gestor de listas de tareas simple e ingenioso. Tiene

características adicionales, pero nada complicado. Yo no lo uso simplemente porque no me gusta la interfaz, pero puede ser atractiva para cualquier otra persona. Merece la pena echarle

un vistazo, al menos.

Una vez que hayas seleccionado una herramienta, ¡prepara tus lis- tas y mantenlas simples!

Otras herramientas para un sistema simple:

Agenda: aconsejo Google Calendar, 30 Boxes, Outlook o una

agenda en papel.

Sistema de archivo: para almacenamiento en papel, utiliza car-

petas de tipo Manila ordenadas alfabéticamente en un único ca- jón. Utiliza una carpeta para cada proyecto, cliente o asunto. Para archivos digitales, podrías usar un sistema simple similar al sistema de archivo en papel, o simplemente almacenarlos y buscarlos cuando los necesites.

El uso

El siguiente aspecto de este hábito, y desde luego el más importante (incluso más que la herramienta que utilices), es comprobar tus listas todos los días.

Te recomiendo hacer esto como parte de tu rutina diaria. Comprue- ba tus listas por la mañana y al final del día, y por supuesto com- prueba tus llamadas y tu lista de recados cuando sea necesario. No es un hábito difícil de adquirir, pero te dará mayor claridad durante 30 días. Una vez que te acostumbres a comprobar tus listas diariamente, tu vida será mucho más organizada y productiva.