Además del noble arte de hacer las cosas, existe el noble arte de dejar las cosas sin hacer. La sabiduría de la vida consiste en la
eliminación de lo no esencial
(Lin Yutang) Seamos francos: incluso el más eficiente de todos nosotros pierde el control de las cosas con el tiempo, y pierde enfoque en sus objetivos, y deja que el sistema mejor planificado se derrumbe un poco. Con una semana de trabajo tan ocupada, y una vida tan ocupada también fuera del trabajo, los mejores sistemas tienden al caos.
Aquí es donde interviene la revisión semanal – te da la oportuni- dad de volver a organizarlo todo y centrarte de nuevo en lo que es importante.
Pero en este capítulo vamos a ver como explotar el potencial de la revisión semanal utilizando la menor cantidad de tiempo posible – la revisión semanal simplificada.
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todas las semanas. Durante tu revisión semanal, deberías examinar tu único objetivo anual, ver cuánto has avanzado para alcanzarlo duran- te la última semana, y cuáles van a ser los siguientes pasos a realizar para avanzar hacia él durante la siguiente.
A continuación indico cómo realizar una revisión semanal potente en cinco simples pasos:
1. Revisa tu único objetivo a largo plazo, y tu objetivo a corto
plazo. Revisa tus objetivos en la vida (si no los has escrito toda-
vía, tómate un tiempo ahora para hacerlo). A partir de estos ob- jetivos, deberías escoger un objetivo a largo plazo para cumplir durante este año. Tan solo un objetivo, para que te puedas cen- trar en él completamente. Escoge solo uno – si escoges muchos, perderás concentración, y la concentración en tus objetivos es el ingrediente más importante en la consecución de los mismos. A continuación escoge un objetivo a corto plazo que puedas cum- plir durante la siguiente semana de tal forma que te acerque a la consecución de tu objetivo a largo plazo. Una vez que hayas hecho esto, las sucesivas revisiones semanales deberían ser tan solo una revisión del progreso que has hecho para alcanzar ese único objetivo, y para centrarte en dicho objetivo. Es importan- te volver a enfocarte hacia tu objetivo cada semana, ya que te permitirá mantenerte concentrado, y a mantener tu atención y tu energía donde deberían estar, de tal forma que puedas se- guir avanzando hacia su consecución (dedica 10-15 minutos en tu sesión inicial de planificación y 5 minutos las siguientes se- manas).
2. Revisa tus anotaciones. Si has estado siguiendo el hábito 1 de ZTD (recolectar), tendrás varias anotaciones tomadas durante
la última semana. Algunas de las tareas en tus anotaciones ya se habrán completado, pero es importante examinarlas de nue- vo para que puedas encontrar tareas sin completar, números de teléfono que añadir a tus contactos, etc. Simplemente échales un vistazo rápido y apunta cualquier tarea que no hayas comple- tado (dedica 5-10 minutos a esto).
3. Revisa tu agenda. Échale un vistazo a tu agenda de la última semana para ver si hay algo que necesita moverse a alguna se- mana posterior, o si hay algo que permita que nuevas tareas puedan ser realizadas. También échale un vistazo a tu calen- dario de la próxima semana para ver si hay algo que deberías hacer (dedica 5 minutos a esta parte).
4. Revisa tus listas. Tanto en el caso en el que tengas múltiples lis- tas contextuales, como en el caso en el que tan solo tengas una lista de tareas, es importante que las examines, para asegurar- te de que están actualizadas. Borra de ellas tareas completadas. Actualiza también tu listado de “a la espera”, tu listado de al- gún día/tal vez, y tu lista de proyectos, si mantienes este tipo de listas. (10 minutos).
5. Establece tu objetivo a corto plazo para esta semana y planifi-
ca tus Big Rocks. Si has cumplido tu objetivo a corto plazo que
estableciste en el paso 1, es el momento de pensar en uno nue- vo. Si no, vuelve a concentrarte en ese objetivo a corto plazo, y piensa qué nuevas tareas te pueden ayudar a completarlo. Haz un listado de esas tareas y de otras tareas realmente importan- tes que quieras completar durante esta semana, y prográmalas para cualquiera de los días de esta semana que entra en tu calen- dario. Planifícalas para la primera hora de la mañana. A estas
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tareas deberías darles la mayor prioridad cada día. Coloca tan solo una o dos por día. (5-10 minutos).
Tiempo total de revisión: 30 minutos, si estás lo suficientemente
centrado.
No te distraigas, y completa cada uno de los pasos de la manera más rápida posible. Podría ser buena idea eliminar cualquier distrac- ción, apagar tu programa de correo electrónico y deshabilitar Internet (a menos que mantengas tu calendario y tus listas online), y apagar el teléfono. Como mucho, todos estos pasos te tomarán 45 minutos.
Al hacer estas tareas esenciales durante tu revisión semanal, no solo tendrás un sistema más cohesionado, sino que además te mantendrás enfocado en tus metas.
Recuerda: céntrate en tan solo un objetivo cada vez, lo cual hará mucho más probable que lo alcances. Imprímelo y cuélgalo donde lo puedas ver si es necesario. Envíate recordatorios por correo elec- trónico. Ponlo en tu blog. Sea como fuere, mantente centrado y lo conseguirás.