Firma del Representante Legal

ANEXO No. 9. MINUTA DEL CONTRATO

NOTA: Los términos de esta minuta podrán variar de conformidad con los ajustes que considere la Entidad y de acuerdo con el contenido de la propuesta.

FRANCISCO ORLANDO GARAVITO CRUZ, mayor de edad, vecino de Bogotá D.C., identificado con cédula de ciudadanía No. 17.410.350 expedida en Acacias (Meta), quien actúa como representante legal de LA FIDUCIARIA DE OCCIDENTE S.A., sociedad con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, sociedad de servicios financieros, legalmente constituida y con autorización para funcionar expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, entidad que actúa en el presente contrato única y exclusivamente como MANDATARIA CON REPRESENTACIÓN DE LA AGENCIA NACIONAL PARA LA SUPERACIÓN DE LA POBREZA EXTREMA-ANSPE, conforme a lo previsto en el CONTRATO DE ENCARGO FIDUCIARIO DE MANDATO CON REPRESENTACIÓN No. 158 DE 2013 (3-1-3029 SEGÚN NUMERACIÓN DE LA FIDUCIARIA DE OCCIDENTE S.A.) quien en adelante se denominará EL CONTRATANTE por una parte, y por otra______________________________, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. _____________ de_______, quien actúa en nombre y representación de ______________, quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente Contrato de Suministro previas las siguientes consideraciones: 1- En el Plan Nacional de Desarrollo se establece la superación de la pobreza extrema como una meta prioritaria del Gobierno Nacional. En este mismo documento se determinó que la superación de la pobreza extrema requiere de una estrategia nacional que mejore, focalice y asegure la oferta integral de promoción social para la población más pobre, a partir del alineamiento de los instrumentos de focalización de las diferentes instituciones públicas, la optimización de la inversión social privada y la promoción de la innovación social. 2- Con el fin de alcanzar los objetivos y retos del Gobierno Nacional en la lucha contra la extrema pobreza se puso en marcha la Red de Protección Social para la Superación de la Pobreza Extrema – UNIDOS, estrategia de intervención integral y coordinada por parte de los diferentes organismos y niveles del Estado, que permite optimizar y lograr sinergias de los recursos disponibles para mejorar las condiciones de vida de las familias en situación de extrema pobreza. 3- Para garantizar que la estrategia Red de Protección Social para la Superación de la Pobreza Extrema – UNIDOS, fuera ejecutada, supervisada y coordinada por una entidad de gobierno, mediante Decreto No. 4160 del 3 de noviembre de 2011, se creó la Unidad Administrativa Especial denominada AGENCIA NACIONAL PARA LA SUPERACIÓN DE LA POBREZA EXTREMA - ANSPE del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio, perteneciente al Sector Administrativo de Inclusión Social y Reconciliación, cuyo objetivo es participar, con otras entidades

competentes y los entes territoriales, en la formulación de política pública para la superación de la pobreza extrema y coordinar la implementación de la estrategia nacional de superación de la pobreza extrema a través de la articulación con actores públicos y privados y la promoción de la innovación social, entre otros. 4- Que para el cumplimiento de su objetivo, La Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema – ANSPE - , mediante Resolución No. 413 del 20 de diciembre de 2012, ordenó la apertura de la Selección Abreviada de No. 016 de 2012, con el objeto de contratar una sociedad fiduciaria, mediante la figura de encargo fiduciario de mandato con representación, para que administre, adelante las etapas pre-contractuales, contractuales y post-contractuales y realice los pagos que se requieran con los recursos financieros aportados por LA ANSPE, para atender a la población de la Red Unidos en las Microrregiones 38,48 y 50 (Arauca, Magdalena y Atlántico). 5.- Que mediante Resolución 439 del 30 de enero de 2013, La Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema -ANSPE-, adjudicó el Proceso de Selección Abreviada No. 016 de 2012 a LA FIDUCIARIA DE OCCIDENTE S.A. 6- El 13 de Febrero de 2013 se suscribió contrato de encargo fiduciario de mandato con representación No. 158 de 2013 (3-1-3029 Según numeración de LA FIDUCIARIA DE OCCIDENTE S.A.) entre La Fiduciaria de Occidente S.A. – FIDUOCCIDENTE y La Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema –ANSPE, en adelante, EL CONTRATO DE ENCARGO FIDUCIARIO, cuyo objeto consiste en “Contratar una

sociedad fiduciaria, que mediante la figura del encargo fiduciario de mandato con representación, administre, adelante las etapas pre-contractuales, contractuales y post- contractuales y realice los pagos que se requieran con los recursos financieros aportados por LA ANSPE, para atender a la población de la Red UNIDOS en las microrregiones 38,

48 y 50”. 7.- Por lo anterior, la Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza

Extrema –ANSPE, con el fin de adquirir los elementos de papelería, tóner y útiles de escritorio y oficina necesarios para el funcionamiento de las cinco (5) sedes de las tres (3) microrregiones solicitó a través del ordenador del gasto a LA FIDUCIARIA DE OCCIDENTE S.A., en desarrollo del CONTRATO DE ENCARGO FIDUCIARIO No. 158 de 2013 realizar el respectivo estudio de mercado y una vez revisado el resultado del mismo, la ANSPE solicitó iniciar el correspondiente proceso de selección con el propósito de contratar el suministro de los elementos necesarios y pertinentes de papelería, tóner, utiles de escritorio y oficina, para atender las necesidades para el funcionamiento de las cinco (5) sedes de las microrregiones 38, (Arauca), 48 (Magdalena) y 50 (Atlántico) de la AGENCIA NACIONAL PARA LA SUPERACION DE LA POBREZA EXTREMA –ANSPE de conformidad con las disposiciones de las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, sus decretos reglamentarios, y en lo no previsto en ellas, por las disposiciones civiles y comerciales pertinentes.8. Que por lo anterior, mediante Resolución No. XXXXX del XXXXXXXXX de 2013, se ordenó la apertura del Proceso de Selección Abreviada mediante la modalidad de Subasta Inversa Electrónica, No XXX de 2013, cuyo objeto es

"Contratar el suministro, a precios unitarios, de elementos de papelería, tóner y útiles de escritorio y oficina, requeridos para el funcionamiento de las cinco (5) sedes

correspondientes a las microrregiones 38, 48 y 50, conforme a las especificaciones técnicas requeridas por LA ANSPE, elementos que deberán ser entregados en los lugares que el supervisor del contrato solicite.” 9. Que en cumplimiento a lo dispuesto por los

artículos 2.2.1 y 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, el aviso de convocatoria, los estudios previos, el pliego de condiciones y demás documentos previos del proceso de Selección Abreviada No XXX de 2013 se publicaron el día XX de XXXXXXX de 2013. 10. Que de conformidad con el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, el pliego de condiciones fue publicado tanto en la Página WEB de la ANSPE, de la FIDUCIARIA DE OCCIDENTE y en el portal de contratación www.colombiacompra.gov.co, el día XX de XXXXXXXX de 2013, garantizando con ello el principio de transparencia, el de la libre concurrencia y la participación social consagrados en los artículos 24 y 66 de la Ley 80 de 1993. 11. Que al cierre del proceso, el cual se llevó a cabo el día XXXXX de XXXXXX de 2013 a las XXXXX, presentaron propuestas las empresas que a continuación se mencionan: XXXXXXXXXXX, XXXXXXX, XXXXXXXXX; las cuales fueron objeto de evaluación en los aspectos Jurídicos, Financieros y Técnicos. 12. Que mediante acta de conformación del Subcomité Evaluador, se realizó la designación del mismo para el presente proceso. 13. Que el Subcomité evaluador designado para el presente proceso y dentro del término previsto en el pliego de condiciones, elaboró el respectivo informe de evaluación de los requisitos habilitantes, el cual fue publicado el día XXXXXXX de 2013. 14. Que el día XXXXXXXX de 2013 a las XXXXXXX se llevó a cabo el evento de subasta inversa electrónica por intermedio de Certicámara. En el evento de subasta inversa electrónica la empresa XXXXXXXXXXXX, presentó el menor lance por valor de por valor de XXXXXXXXXXXXXXXX ($ XXXXXXXX) M/CTE. 15. Que por lo anterior, mediante Resolución No. XXXXXXX del 2013, se adjudicó el Proceso de Selección Abreviada bajo la modalidad de Subasta Inversa Electrónica al proponente XXXXXXXXXXXXXXX. 16. Que en virtud de lo anterior, el presente contrato se suscribe por parte de la Fiduciaria de Occidente como mandataria conforme a las disposiciones consagradas en lo Ley 80 de 1993, lo Ley 1150 de 2007, el Decreto 734 de 2012 y demás disposiciones civiles y comerciales que le sean aplicables el cual se rige por las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO. Contratar el suministro, a precios unitarios, de elementos de papelería, tóner y útiles de escritorio y oficina, requeridos para el funcionamiento de las cinco (5) sedes correspondientes a las microrregiones 38, 48 y 50, conforme a las especificaciones técnicas requeridas por LA ANSPE, elementos que deberán ser entregados en los lugares que el supervisor del contrato solicite. PARÁGRAFO: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: Las especificaciones técnicas de los bienes a entregar por parte del CONTRATISTA se encuentran descritos en el Anexo CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DE BIEN y las demás descritas en los pliegos de condiciones, los cuales hacen parte integral del presente documento. SEGUNDA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.- En desarrollo del objeto del contrato EL CONTRATISTA, además de las obligaciones establecidas en la ley se obliga a: I. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA. 1. Cumplir con el objeto del

contrato, de acuerdo con todas y cada una de las obligaciones establecidas en el mismo, en la ficha técnica, los estudios previos, el pliego de condiciones y sus anexos y la propuesta presentada. 2 Obtener y presentar para su aprobación, las garantías exigidas por la FIDUCIARIA en su condición de mandataria de la ANSPE, en las condiciones, plazos y montos establecidos en el contrato, así como mantener vigentes sus amparos y prorrogarlos en los términos señalados, en caso de ser requeridos. 3 Ejecutar con plena autonomía técnica y administrativa el objeto contractual. 4 Mantener actualizado su lugar de ubicación durante la vigencia del contrato y cuatro (4) meses más. 5 Atender todos los llamados o requerimientos que le realice la FIDUCIARIA a través del Supervisor del contrato designado por la ANSPE. 6 Mantenerse a paz y salvo en el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a la Caja de Compensación Familiar, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio Nacional de Aprendizaje, si a ello hubiere lugar, de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002, modificado por el artículo 9 de la Ley 828 de 2003, y el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. a la Ley 1562 de 2012 y al Decreto 723 de 2013. 7 Informar de manera inmediata a la FIDUCIARIA cualquier hecho constitutivo de fuerza mayor o caso fortuito, que impida el cumplimiento del objeto del contrato. 8 Sin perjuicio de la autonomía técnica y administrativa, atender las instrucciones y lineamientos que durante el desarrollo del contrato le impartan por parte de LA FIDUCIARIA a través del supervisor del contrato designado por la ANSPE. 9 Cumplir con las obligaciones que se generen a su cargo y que se deriven de la naturaleza del contrato y de las exigencias legales, entre ellas aquellas de carácter tributario. 10 No acceder a peticiones o amenazas que tengan por fin obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho irregular e informar inmediatamente a la FIDUCIARIA y demás autoridades competentes. 11 Entregar información veraz y verificable para los fines relacionados con las normas referentes al control y prevención de riesgos de lavados de activos y de la financiación del terrorismo, contenidas en la Circular Básica Jurídica emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia y las demás normas aplicables. 12 Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y entrabamientos injustificados. 13 Corregir de forma inmediata cualquier falla o error que se cometa en la ejecución del objeto contractual. 14 Presentarse a la FIDUCIARIA, en el momento en que sea requerido, para la suscripción de la correspondiente acta de liquidación del contrato. 15 Hacer seguimiento permanente sobre la ejecución del contrato que se derive del presente proceso de selección. 16 Asistir a las reuniones de seguimiento de ejecución del contrato, programadas por la FIDUCIARIA y las personas que designe la ANSPE y de igual manera, presentar los informes que les sean requeridos. 17 Responder por los riesgos y perjuicios que se causen a terceros en razón o con ocasión de la ejecución y cumplimiento de las obligaciones a su cargo, referidas en el contrato que se derive del presente proceso de selección. 18 Cumplir con la Legislación de Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiental vigente, entre otras, la Ley 1562 de 2012, y con lo establecido en la Guía de Buenas Prácticas Ambientales, la Guía de Controles

Operativos de Seguridad y Salud Ocupacional y otras relacionadas de conformidad con las actividades a desarrollar según el objeto del contrato. 19 Las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y de las exigencias legales. PARAGRAFO: Exclusión de la Relación Laboral. Los trabajadores que el contratista seleccionado utilice para el desarrollo del contrato serán escogidos por él, en su condición de empleador y, entre estos y la ANSPE no existirá vínculo laboral alguno, en consecuencia será responsabilidad del contratista el pago de los salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones a que haya lugar. II. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA. 1. Suministrar en cada una de las sedes de las microrregiones señaladas por la ANSPE, dentro de los tres (3) días hábiles y en la Sede del Nivel Nacional dentro de los dos (2) siguientes a que se emita la orden de pedido los elementos necesarios de papelería, tóner y útiles de escritorio y oficina. Lo anterior sin perjuicio de los plazos establecidos en el presente documento para las entregas consideradas de carácter urgente. 2. Cumplir con los requisitos de calidad y especificaciones técnicas de acuerdo a los ofertados en la propuesta presentada y en las cantidades requeridas. 3. Suministrar cualquier elemento de papelería, tóner y útiles de escritorio y oficina y otros inherentes a la ejecución del contrato, que no esté incluido en la lista de elementos conforme a las condiciones establecidas en el presente documento. 4. Realizar el suministro de elementos de papelería, tóner y útiles de escritorio y oficina en forma completa, es decir que no se aceptarán entregas parciales, salvo autorización del Supervisor del contrato. 5. Reemplazar los bienes que resulten defectuosos o dañados en un término no mayor a un (1) día hábil, contado a partir del momento en que se informe la anomalía por parte del Supervisor del contrato. 6. Mantener durante toda la ejecución del contrato, los precios ofrecidos de todos y cada uno de los elementos de papelería, tóner y útiles de escritorio y oficina, conforme a la propuesta presentada. 7. Asumir los gastos de transporte de los elementos objeto del contrato que se derive del proceso de selección que se adelante. En ningún caso el contratista podrá trasladar estos gastos a la FIDUCIARIA DE OCCIDENTE S.A., ni a la ANSPE. 8. Mantener en funcionamiento y actualizado el procedimiento para la atención de reclamos y devoluciones, según los requerimientos del supervisor del contrato. 9. Disponer de un número de atención telefónica y correo electrónico de lunes a viernes para atender los requerimientos de la ANSPE. Por éste servicio no habrá un cobro adicional, ni en el valor de los elementos, ni en el valor del contrato como tal. 10. Mantener durante toda la ejecución del contrato, los precios ofrecidos de todos y cada uno de los elementos de papelería, tóner y útiles de escritorio y oficina conforme a la propuesta presentada. 11. Presentar un informe mensual de la ejecución del contrato en el cual se indique como mínimo: a). Los consumos por elemento y sedes de las microrregiones, discriminando el valor de cada uno de los elementos autorizados y suministrados según su cantidad; b). Indicar las devoluciones que se presentaron con su respectiva justificación. c). El valor ejecutado. 12. Realizar una capacitación inicial a los usuarios del software que debe utilizar para la ejecución del contrato, el cual debe cumplir con las condiciones mínimas requeridas. Adicionalmente,

se debe comprometer a llevar a cabo las capacitaciones que se requieran sobre el manejo del software utilizado para la elaboración, consolidación, control y envío de pedidos.13. Entregar las correspondientes claves de acceso al software a los funcionarios designados por la ANSPE que efectuarán las solicitudes u órdenes de suministro de elementos así como aquellos funcionarios designados para la aprobación de los mismos, bajo el software que suministre el contratista. 14. Mantener durante la ejecución del contrato el personal ofrecido en su propuesta técnica.15. El proponente debe ser distribuidor autorizado por el fabricante o por el distribuidor mayorista de los tóners que se requieran, para demostrar el cumplimiento de esta obligación, el oferente deberá aportar dentro de su propuesta la certificación expedida por el fabricante o distribuidor mayorista, según el caso, cuya fecha de expedición no podrá ser mayor a seis (6) meses. 16. Entregar durante los diez (10) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato el plan de reciclaje de cartuchos y consumibles de impresión que manejará durante la ejecución del contrato, el cual se debe estar enmarcado dentro del plan de manejo ambiental de la compañía. 17. Garantizar la calidad de la totalidad de los productos ofrecidos por un período mínimo de (1) año contado a partir de la entrega de los mismos. 18. Se deberá utilizar un formato de control de recepción de pedidos orden de entrega o remisión) de los bienes objeto del suministro, para llevar el registro de las solicitudes efectuadas que deberá ser previamente avalado por el supervisor del contrato, este como mínimo deberá incluir lo siguiente: dirección, destinatario, descripción de los elementos, cantidades, valor unitario, valor total sin y con IVA valor total por cada punto de entrega. 19. Entregar los elementos de papelería, útiles de oficina, e insumos para equipos de cómputo, entre otros insumos en cada una de las sedes, debidamente empacados e identificados. 20. Reemplazar los elementos defectuosos ó que no cumplan con las especificaciones exigidas, en un máximo de un (1) día hábil siguiente contados a partir de la fecha de notificación, el o los producto(s) defectuoso(s). 21. Entregar productos de primera calidad, originales, nuevos, no remanufacturados, según las especificaciones técnicas. 22. Asumir la totalidad de los costos por la reposición a que hubiera lugar en caso de pérdida parcial o total de los productos, cualquiera que sea la causa. 23. Presentar cuando el supervisor lo requiera, informes detallados de las entregas, en impreso y en medio magnético. 24. Entregar a la terminación del contrato, en impreso y medio magnético, los datos resultantes de la ejecución del contrato, tales como cantidades despachadas, costos unitarios, referencias, por cada sede y en general toda aquella información que le solicite el supervisor del contrato. 25. Cuando el proponente omita diferenciar el IVA de un producto que esté gravado, se asumirá que está incluido dentro del valor presentado (IVA presunto) y que no presentará ninguna reclamación por dicho concepto. 26. El contratista, para la presentación de la factura, deberá adjuntar copia de las notas de entrega o notas de despacho con la firma de recibido de cada responsable, para el efecto, el supervisor del contrato designado por la ANSPE le informará al contratista los datos de contacto de las personas responsables de recibir los elementos en cada sede. 27. Una vez surtido el proceso de selección, el oferente adjudicatario deberá presentar a la ANSPE, al momento

de suscribir el contrato, el plan de manejo ambiental de la disposición de los residuos que se generen con ocasión de la ejecución del contrato. 28. Disponer del transporte necesario y del personal idóneo para la entrega oportuna en las sedes de los elementos requeridos por la ANSPE. 29. Atender los requerimientos, instrucciones o recomendaciones que durante el desarrollo del contrato le imparta LA FIDUCIARIA DE OCCIDENTE S.A., como mandataria con representación de la ANSPE a través del supervisor del mismo, para una correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones. 30. Al momento de la suscripción del contrato, constituir la garantía única de cumplimiento establecida en el presente documento y tramitar la ampliación de la misma o sus modificaciones, en el evento que el contrato sea adicionado, prorrogado o modificado. 31. Ejecutar las demás actividades que sean necesarias para lograr el total cumplimiento del