Fuente: Los autores – Año 2012
Para que el proceso de mantenimiento en sitio inicie el cliente realiza una solicitud del servicio, ésta se puede hacer vía internet o vía telefónica, la cual es analizada por la empresa con el fin de coordinar su ejecución. Teniendo en cuenta esto, se pacta con el cliente fecha y hora para llevar a cabo la visita, en la que el ingeniero de mantenimiento en sitio inspecciona y da un diagnóstico, para lo cual diligencia el formato R-01- 09-02 (Anexo 4)de reporte de inspección y determina las personas que se necesitan para realizar el mantenimiento, materiales y herramientas.
Con esta información el ingeniero encargado genera una cotización que debe ser aprobada por el cliente para realizar el acta de ejecución que contiene fecha, hora la información de la cuadrilla, esto por cuestiones de seguridad y adecuación del lugar donde se va a ejecutar el mantenimiento.
52
El abastecimiento y almacenamiento de materia prima para el proceso de mantenimiento es sitio sigue el mismo procedimiento que las otras dos unidades de negocio.
En la fecha pactada en el acta de ejecución, la cuadrilla se dirige al lugar donde se va a llevar a cabo el mantenimiento, cabe resaltar que la cuadrilla utiliza el transporte público (Transmilenio – Bus Urbano) para su desplazamiento.
Una vez hecho el mantenimiento, se elabora un Acta de Entrega y Recibo Final de la Obra Formato R-05-02- 01 (Anexo 5) que es entregado al cliente el cual contiene la información del proceso realizado. Así mismo, el cliente debe diligenciar el Formato Formulación para la evaluación de los servicios (Anexo 6). Por último, el ingeniero de mantenimiento formaliza la facturación.
6.4 Resultados del análisis de la situación actual
6.4.1 ABASTECIMIENTO
Indicador de tiempos de entregas de materias primas por parte de los proveedores.
Con el fin de realizar la medición de este indicador, se contó con el apoyo del área de compras; donde las entregas de materias primas por parte de los proveedores son controladas por la orden de compra del material. Dicha orden cuenta con la fecha en la que se realiza la orden, la fecha pactada con el proveedor y la fecha en la que el material ingresa a la planta. La información de las órdenes de compra del periodo Enero – Marzo del año 2012 está recopilada en la Tabla de Tiempos de Entregas de Materias Primas por parte de los Proveedores (Anexo 7) la cual a continuación será resumida.
Número de Órdenes de Compra: 355 Número de Entregas a tiempo: 180
Número de Entregas después de la fecha pactada: 175
Por lo tanto, el 49,3% de la entregas de materia prima por parte de los proveedores no son en la fecha pactada. Esto trae varias consecuencias en la función logística afectando directamente el nivel de servicio de la empresa.
El problema más relevante se refleja en los paros de planta por faltantes de materiales, cuando esto pasa la solución que proporciona la empresa es cambiar de actividad generando acumulación de producto en proceso hasta que llegue la materia prima necesaria.
Después de realizar un seguimiento de las órdenes de compra respecto a las demoras de los 12 proveedores que tardan más en entregar y sus causas se obtuvieron los siguientes resultados:
53 PROVEEDOR
DEMORAS (días)
DISTRIBUCIONES POLIFLEX LTDA 7,66
FAGAELEC INGENIERIA ELECTRICA LTDA 7,00
IMPORTADORA COMERCIAL COLOMBIA E.U. 5,75
MATRIMOL LTDA 5,61
PINTUBLER DE COLOMBIA S.A. 3,88
FRANA INTERNATIONAL S.A.S. 3,57
CENTRAL DE ESPARRAGOS Y TORNILLOS LTDA 3,51
PROVELECTRICOS LTDA 3,50
COMERCIAL LEOSAN LTDA 3,33
LAMINAS Y CORTES BOGOTA LTDA 3,28
METALES Y AFINES MANTILLA VELEZ S.A. 3,16
ARPO S.A.S. 3,00
Tabla 2. Proveedores que tardan más en entregar la materia prima a la empresa FyR Ingenieros Ltda. Fuente: Los autores – Año 2012
Apoyados en la información recolectada en el área de compras, la causa principal de las demoras por parte de los proveedores se basa en que para las mismas fechas, tienen exceso de pedidos y en el momento de distribuirlos no priorizan la entrega a la empresa FyR Ingenieros, es decir, no tienen la capacidad ni los recursos para cumplir con la demanda afectando directamente a la empresa con sus demoras.
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6.4.2 ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMA
Actualmente el manejo de inventarios lo realiza el almacenista por medio de la actualización de una tabla que contiene la información de cantidad y material que sale e ingresa al almacén de materia prima.
Material ENTRADAS SALIDAS Inventario Final
Unidades Fecha Unidades Fecha
Tabla3. Almacenamiento de Materia Prima Actual Fuente: Almacenista FyR Ingenieros Ltda. - 2012
El proceso para responsabilizar a una persona del material cuando sale del almacén, se realiza diligenciando una planilla que contiene el material que salió, la cantidad y la firma del operario.
6.4.3 ALMACENAMIENTO DE PRODUCTO TERMINADO
Indicador que muestre el tiempo que tarda el producto terminado en área de almacenamiento
De acuerdo a los datos obtenidos en el área de ingeniería de la empresa FyR Ingenieros, acerca de las fechas en la que finaliza la fabricación, el mantenimiento o la reparación del transformador y la fecha en la que se entrega al cliente en el periodo Julio – Diciembre del año 2011 recopilados en la Tabla tiempo que tarda el producto terminado (PT) en área de almacenamiento (AA). (Anexo 8). La información se resume de la siguiente manera:
Numero de Transformadores Entregados al cliente: 41
Número de Transformadores en área de almacenamiento de producto terminado más de 1 día: 25 Promedio de días en que los transformadores están en área de producto terminado: 14
Por lo tanto, el 60,98% de los transformadores están en el área de producto terminado por más de 1 día; se tomó como base esta duración de tiempo puesto que a partir del segundo día se genera el costo de almacenamiento. Es importante resaltar que la empresa no lleva control de las causas por las cuales se alarga el tiempo de almacenamiento; este elevado porcentaje se debe a que el cliente tarda en solicitar la entrega del transformador.
Porcentaje de utilización del almacén
En cuanto al porcentaje de utilización del almacén, se tiene los datos de Julio a Diciembre de la cantidad de producto terminado almacenado y el espacio en promedio que ocupa un transformador en el almacén. Esto se puede ver en la siguiente tabla, donde se halla el porcentaje de utilización, basados en la información anteriormente mencionada:
55 Mes Espacio en m2 ocupados en
almacén de PT
Porcentaje de utilización del almacén de PT Julio 44 89,8% Agosto 48 98,0% Septiembre 49 100,0% Octubre 49 100,0% Noviembre 43 87,8% Diciembre 32 65,3%
Tabla 4. Porcentaje de utilización del almacén Fuente: Los autores – Año 2012
De acuerdo con los resultados, se puede concluir que el espacio del almacén actualmente no está siendo utilizado según la capacidad que tiene, puesto que es un espacio que cuenta con lo que conlleva a que en algunas ocasiones se vean obligados a ubicar producto terminado en los pasillos y otras áreas disponibles de la empresa.
6.4.4 DISTRIBUCIÓN
Uso de personal de planta para realizar la distribución
Actualmente, el proceso de distribución es realizado por el gerente administrativo, el cual asigna los transformadores a distribuir y el conductor que realiza la entrega. Sin embargo, según la información del Gerente Administrativo el 40% de las entregas las realiza un operario de planta que tiene los documentos apropiados para manejar los camiones que permiten hacer la distribución.
Porcentaje de Utilización de los Vehículos
La empresa FyR Ingenieros Ltda. cuenta con 4 vehículos propios como se dijo anteriormente. Con el fin de conocer qué tanto se utilizan los vehículos en un mes, se realizó la siguiente tabla, teniendo en cuenta la información de los meses de Julio a Diciembre del año 2011.
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Utilización Mensual
Jul Ago Sept Oct Nov Dic Promedio
Camioneta 14 11 9 13 10 12 58,3%
Camión Mediano 3 5 5 4 6 6 24,8%
Camión Grande 4 2 1 2 3 4 13,2%
Camión Internacional 0 1 2 1 0 0 3,7%
Tabla 5. Porcentaje de Utilización de los Vehículos Fuente: Los autores – 2012
De acuerdo a la información mostrada en la tabla anterior, se puede concluir que los 2 camiones más utilizados son la camioneta y el camión mediano, sin embargo, este último se utiliza el 24.8% de las distribuciones. Respecto a los camiones con mayor capacidad, estos mensualmente son usados esporádicamente.
Porcentaje de Utilización de la capacidad de los vehículos
Con el fin de conocer qué capacidad de cada uno de los vehículos se utiliza en el momento de hacer la distribución, se realizó la siguiente tabla teniendo en cuenta la información de los meses de Julio a Diciembre del año 2011:
Capacidad % Utilización Promedio
Camioneta 5 80%
Camión Mediano 10 80%
Camión Grande 30 67%
Camión Internacional 60 75%
Tabla 6. Porcentaje de Utilización de los vehículos Fuente: Los autores – 2012
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De acuerdo a la información mostrada en la tabla, se puede concluir que actualmente distribuyen el 73,3% de lo que podrían llegar a distribuir.
6.5 Fallas por cada eslabón
Según el seguimiento que se hizo de los eslabones de la función logística de cada uno de las unidades de negocio se detectaron las siguientes fallas:
6.5.1 Abastecimiento
PROCESOS FALLAS ESLABÓN DE
ABASTECIMIENTO CAUSA Fabricación Mantenimiento y Reparación Mantenimiento en Sitio
Se presentan tiempos adicionales respecto al flujo de información, ,
El proceso presenta trámites que pueden llegar a ser innecesarios, pues no le dan un valor agregado al proceso, ni son indispensables para su correcta ejecución.
En el eslabón de abastecimiento de 4 ordenes generadas, 3 van a trámite por gerencia.
Los trámites que involucran dinero deben ser autorizados por la gerencia general.
Cuando se solicita la materia prima, existen demoras en la entrega de estos materiales; según el estudio en el periodo Enero – Marzo del año 2012, el 50,7% de las veces, la entrega se hace efectiva después de la fecha pactada con el proveedor.
Los proveedores tienen varios pedidos para las mismas fechas y no tiene en cuenta la empresa para priorizar dicha entrega.
Se generan cambios de actividad acumulando producto en proceso dentro de la planta.
Se presentan paros de planta
Se presentan paros de planta.
Debido a faltantes de materiales No se realiza el seguimiento de los
movimientos del almacén.
La falta de un sistema de inventarios,
Tabla 7. Fallas y Causas del Eslabón de Abastecimiento Fuente: Los autores – Año 2012
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6.5.2 Almacenamiento de Producto Terminado
PROCESOS FALLAS ESLABÓN DE
ALMACENAMIENTO DE PRODUCTO TERMINADO CAUSAS Fabricación Mantenimiento y Reparación
Se ubican los transformadores en algún espacio que se encuentre disponible en la empresa como área de alistamiento y/o pasillos.
En el área almacenamiento no hay una organización para almacenar el producto que fabrica la empresa.
Tabla 8 Fallas y Causas del Eslabón de Almacenamiento de Producto Terminado Fuente: Los autores – Año 2012
6.5.3 Alistamiento y Distribución
PROCESOS FALLAS ESLABÓN DE ALISTAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
CAUSAS
Fabricación Mantenimiento y
Reparación
Según el análisis de los resultados que se obtuvieron con respecto al tiempo que están los transformadores en el área de producto terminado, se detectó una falla que afecta el nivel de servicio esperado por el cliente, debido a que la mayoría de los transformadores que se almacenan duran más de un día en esta área; esto hace referencia a un 60,98% de los productos generando costos de almacenamiento adicionales.
Incumplimiento de las fechas pactadas por parte de los clientes para la entrega del producto terminado.
Otra de las causas es que no haya disponibilidad de camión o conductor.
Operarios de la planta dejan sus funciones para realizar la distribución de producto terminado.
No hay suficiente personal para la distribución de los transformadores. La empresa cuenta con un solo conductor encargado.
Tabla 9. Fallas y Causas del Eslabón de Alistamiento y Distribución Fuente: Los autores – Año 2012
59 7. COSTOS DE LA FUNCIÓN LOGÍSTICA
Para determinar el costo de cada uno de los eslabones de la función logística se tomaron las actividades que hacen parte de los mismos en las tres unidades de negocio. Dentro de estos costos se encuentran los de mano de obra, espacio, recursos y capital comprometido tomando valores mensuales. El método para calcular cada uno de los costos, se realizó como se describe a continuación:
Mano de Obra, se tomó en cuenta el salario de cada uno de los cargos que realizan las actividades por cada eslabón, así como la hora-hombre y el tiempo que duran ejecutando la actividad. Posteriormente se realizó la suma de estos valores discriminándolos por actividad y eslabón.
En cuanto al costo de capital comprometido, este se halló teniendo en cuenta que el dinero empleado en espacio y recursos no está invertido en un Certificado de Depósito a Término (CDT) a una tasa del 7% anual puesto que esto es lo que actualmente realiza la empresa. Cabe aclarar que el costo de los recursos usados para la ejecución de cada una de las actividades que se tomó fue el valor comercial. Respecto al espacio, se tuvo en cuenta el valor del metro cuadrado en la planta y se midió la cantidad usada para la realización de cada actividad por eslabón.
En los anexos 9, 10, 11 y 12 se encuentran las tablas con la desagregación de cada uno de los costos por eslabón.
Es importante resaltar, que no se pretende hallar un número exacto de los costos logísticos actuales. Por lo tanto, los siguientes costos se determinaron bajo la ley de los grandes números.
7.1 Eslabón Abastecimiento
ABASTECIMIENTO
Salarios $ 37.772.347
Costo Capital Comprometido $ 15.171.412
Recursos Computadores $ 117.586 Espacio (m2) $ 15.053.826 Transporte $ - Seguros $ - Total $ 52.943.759
Tabla 10. Costos Eslabón Abastecimiento Fuente: Los autores. Año 2012
60 7.2 Eslabón Almacenamiento Materia Prima
ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMA
Salarios $ 2.003.017
Costo Capital Comprometido $ 2.176.207
Recursos Computador $ 12.600 Estantería $ 91.980 Espacio (m2) $ 2.071.627,42 Transporte $ - Seguros $ - Total $ 4.179.224
Tabla 11. Costos Eslabón Almacenamiento de Materia Prima Fuente: Los autores. Año 2012
7.3 Eslabón Almacenamiento De Producto Terminado
ALMACENAMIENTO DE PRODUCTO TERMINADO
Salarios $ 1.832.191
Costo Capital Comprometido $ 2.183.877
Recursos Grúa $ 112.249 Espacio (m2) $ 2.071.627 Transporte $ - Seguros $ - Total $ 4.016.068
Tabla 12. Costos Eslabón Almacenamiento de Producto Terminado Fuente: Los autores. Año 2012
61 7.4 Eslabón Alistamiento Y Distribución
ALISTAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
Salarios $ 5.199.738
Costo Capital Comprometido $ 53.041.331
Recursos Camiones $ 49.560.327 Grúa $ 112.249 Combustible $ 54.151 Espacio (m2) $ 3.314.604 Transporte $ - Seguros $ - Total $ 58.241.069
Tabla 13. Costos Eslabón Alistamiento y Distribución Fuente: Los autores. Año 2012
De acuerdo a la anterior información, el costo actual de la función logística de la empresa FyR Ingenieros para las tres unidades de negocio que maneja es:
Costo de Abastecimiento $ 52.943.908
Costo de almacenamiento de materia prima $ 4.179.224 Costo de almacenamiento de producto terminado $ 4.016.068 Costo de alistamiento y distribución $ 58.241.069
62 8. CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN DE LA PLANTA
La importancia de hallar la capacidad de producción radica en la satisfacción de la demanda, el cumplimiento de tiempos de entrega del producto final, y los recursos involucrados en la ejecución de la actividad de la empresa.
Con el objetivo de identificar las restricciones a nivel productivo de la empresa FyR Ingenieros se determinaron las principales características con las que debe contar la función logística para responder ante el mercado y la capacidad de producción para las tres unidades de negocio. Cabe resaltar que el servicio de reparación y mantenimiento se hace en la misma planta en la que se hace la fabricación de transformadores; por tal motivo se realizará el cálculo de la capacidad de producción de la planta y la capacidad de servicio del mantenimiento en sitio.
8.1 Fabricación
Con el fin de contextualizar la forma como se desarrolla el proceso productivo para la fabricación de un transformador, se elaboró un diagrama de flujo el cual será explicado brevemente a continuación.
FABRICACIÓN
Diagrama de Flujo Responsable INICIO Soldador Pintor Cortador de núcleo Bobinador Bobinador Hoja 1 de 2 Cortar prensas Soldar prensas Pintar prensas Cortar núcleo Apilar Núcleo Bobinar BT y AT Inspeccionar Bobinas Ensamblar Bobinas Realizar conexión de Bobinas de Baja Tensión 1 Soldador Apilador Ensamblador Ensamblador
63 FABRICACIÓN
Diagrama de Flujo Responsable
Laboratorio de Pruebas 1 FIN Hoja 2 de 2 Ensamblador Realizar conexión de Bobinas de Baja Tensión
Medir y cortar material para ensamble Ensamblar el transformador Realizar pruebas eléctricas Aplicar barniz dielectrico Hornear Ajustar transformador Pintar y marcar el transformador Ensamblador Ensamblador Ensamblador Ensamblador Pintor Ensamblador
Diagrama 5. Proceso productivo de la fabricación en la empresa FyR Ingenieros Fuente: Los autores – Año 2012
El proceso de manufactura del transformador inicia con el corte, soldadura y pintura de las prensas, parte fundamental en la estabilidad y sostenibilidad del transformador; otra pieza principal es el núcleo y su fabricación radica en el corte y el apilado, para esto se utiliza una lámina de acero de silicio de grano, y se debe tener en cuenta la capacidad del transformador para las cantidades y el tamaño del corte.
La siguiente actividad se centra en los devanados que son elaborados con alambre de cobre electrolítico. Se realiza el bobinado de baja tensión y de alta tensión, se ensamblan y se realizan las conexiones respectivas a cada tipo de tensión.
Una vez finalizados los procesos descritos anteriormente se inicia el ensamble del transformador y para esto se requiere de la adecuación de material. Una vez ensamblado pasa al campo de pruebas eléctricas.
Con el fin de aumentar la resistencia al ambiente, se utiliza el barniz dieléctrico que se aplica en las bobinas. Luego de esto es necesario hornear el transformador para que se seque completamente. Después de realizar este procedimiento es necesario ajustar tornillos y tuercas.
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Por último se debe pintar y marcar el transformador con información pertinente y que es necesaria por normas establecidas.
8.2 Mantenimiento y Reparación
El proceso productivo que se muestra a continuación hace referencia a la unidad de negocio de mantenimiento y reparación.
MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN
Diagrama de Flujo Responsable
INICIO Mantenimiento Empaque Transformador Hoja 1 de 2 Limpieza flejes Empaque transformador Desencubar Desarmar la parte activa de transformador Diligenciar formato R-01-09-01 Recolectar de datos Fabricar de Bobinas Control de Calidad de las Bobinas Curado de Bobinas 1 ¿Se solicitó el servicio de reparación? SI Realizar cambio de aceite al transformador Limpiar el transformador NO Alistar el Transformador Almacenar el Transformador FIN Responsable Operario Reparación Operario Reparación Bobinador Operario Reparación Laboratorio de Ensayos Bobinador
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MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN
Diagrama de Flujo Responsable
Hoja 2 de 2 Ensamblador Ensamblador Laboratorio de pruebas Ensamblador Pintor Diligenciar formato R-01-09-01 Secar la parte activa del transformador Diligenciar formato R-01-09-01 Encubar Diligenciar formatos R-01-09-01 y R-01-09-03 Realizar pruebas eléctricas Cumplimiento de estándares en las pruebas Diligenciar formatos R-01-09-07 Diligenciar formatos R-01-09-07 Si No Pintura del Transformador Realizar ajustes Prensar el Transformador Control de Calidad de Ensamble Ensamblar Transformador Pintura del Transformador FIN 1 Ensamblador Ensamblador Laboratorio de pruebas
Diagrama 6. Proceso productivo del mantenimiento y reparación en la empresa FyR Ingenieros Fuente: Los autores – Año 2012
Esta unidad de negocio se divide en dos, en caso de ser mantenimiento la materia prima entregada a los operarios de mantenimiento es aceite, puesto que este proceso consta de limpieza interna y externa del transformador y el cambio del aceite dieléctrico. A diferencia del proceso de reparación en donde es necesario inspeccionar y desarmar el transformador, para hacer los arreglos correspondientes.
Después de realizada la inspección y definido el alcance de la reparación se procede al desarme de la Parte Activa y registro de las características técnicas y los datos generales del transformador en el Formato R-01- 09-01 Inspección de reparación de Transformadores (Anexo 3).
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Luego del anterior registro, se fabrican las bobinas de acuerdo al plano suministrado, teniendo en cuenta el tipo de transformador a reparar, luego se procede a realizar el control de calidad de las bobinas y en caso que no cumpla con los estándares deseados se realizan los ajustes.
El transformador debe ser ensamblado y sometido a pruebas de rutina como Resistencia de los Devanados, Tensión Aplicada, Tensión de Corto Circuito, Sobretensión Inducida, Pérdidas y corriente sin Carga, Aislamiento. Por último, el transformador debe ser pintado y marcado.
8.3 Mantenimiento en Sitio
El desarrollo del proceso productivo del mantenimiento de un transformador en sitio se muestra en el