El Flujo del Proceso Contable

Es el conjunto de pasos que sigue la información contable que representan todos los movimientos que la empresa genera.

1.2.5.1Concepto

Constituye el medio mediante el cual se logra, de forma eficiente, documentar el funcionamiento integral de una empresa, queda expuesta la forma de hacer cumplir las políticas.

Zapata (2011): El flujograma que viene a continuación se presenta la secuencia de los pasos que siguen las transacciones que ejecutan las empresas, estos en la actualidad están informatizados, con lo cual se ahorra tiempo para que el contador invierta en otras actividades que antes estaban algo restringidas o muy descuidadas, como intervenir en tomas físicas (conteo) de mercaderías y de activos fijos, realizar de arqueos más frecuente, efectuar conciliaciones bancarias y de cuentas, etc., es decir, validar la información. Esto ha permitido que el contador se convierta en analista financiero, en el guía indicado para, para mejorar el sistema contable, brindando información cada vez más completa y amplía a la gerencia, a los directorios de las empresas, al Servicio de Rentas Internas (SRI), en fin, a otros organismos relacionados. De tal suerte que hoy más que nunca, la contabilidad y la presencia del contador en una empresa, es trascendente. (Pg.35)

El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad. El Codigo de Comercio (2003) establece: “Todo comerciante está obligado llevar para su Contabilidad y correspondencia: EL Libro Diario, El Libro Mayor o de Cuentas Corrientes, El Libro Balance, El Libro Copiador de Cartas” (art.25). Para ello el contador toma en cuenta las características de la información contable y los principios de contabilidad para llevar a cabo su trabajo de manera profesional y así los usuarios toman decisiones que crean sean convenientes. Cabe agregar que los tres primeros pasos se refieren a la teneduría de libros, es decir, a la compilación y registro sistemáticos de las transacciones, en base a los documentos que constituyen la base de la contabilidad.

1.2.5.2Jornalización o Registro Inicial

Es el registro cronológico y ordenado de las operaciones que ocurren en la empresa, que tienen como base a la documentación de sustento.

Zapata (2011): El Código de Comercio, la Ley de Compañías, el Código Tributario, la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, entre otros, referencian la obligación de llevar contabilidad, citan los libros básicos e incluso recomiendan el tipo de información que debe contener. A continuación se destacan algunos aspectos importantes referenciados por la

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base legal citada:

 Todo comerciante o industrial, cuyo capital propio sea mayor de $60.000,00 o, en su defecto, si sus ingresos brutos por ventas anuales superan los $100.000,00, o su costo de ventas es mayor a $80.000,00, está obligado a llevar contabilidad conforme a los principios contables. Las sociedades deben llevar contabilidad sin necesidad de cumplir con estas bases.

 La contabilidad del comerciante al por mayor debe llevarse en cuatro libros encuadernados, forrados y foliados, que son: Diario, Mayor, Inventarios, y Caja. Estos libros se llevaran en idioma castellano.

 Todo comerciante, al empezar su giro, y a fin de cada año, hará en el Libro de inventarios una descripción estimativa de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus créditos, activos y pasivos. Estos inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes a su formación.

 Los comerciantes al por menor pueden llevar las operaciones de su giro en un solo libro, encuadernado, forrado y foliado, en el que asentaran diariamente, y en resumen, las compras y ventas que hicieren al contado, y detalladamente, las que hicieren a crédito, y los pagos y cobros que hicieren sobre estas.

Libro Diario es el registro contable principal, en el que se anotan todas las operaciones en forma de asiento. (Pg.35)

El punto de partida del sistema contable lo constituye el registro de la transacción en el respectivo libro diario, teniendo en cuenta el doble efecto que toda transacción tiene, es decir él debe y el haber que afecta de distinta manera a la estructura de la empresa. El Codigo de Comercio (2003) establece: “En el libro Diario se registran o asentaran por orden

cronológico y día por día las operaciones mercantiles que ejecuta la empresa, expresando detalladamente el carácter y circunstancia de cada una de ellas” (art.27). Pero que sin embargo es la manera más práctica y el respaldo más efectivo de cada uno de los movimientos que se suscitan diariamente, en ese propósito entonces el orden cronológico facilitara la identificación y control de la empresa.

1.2.5.3Mayorización

Recoge la información registrada previamente en el diario general, pero en cada una de las cuentas que han intervenido en la contabilidad en un periodo determinado.

Zapata (2011): Acción de trasladar sistemáticamente y de manera clasificada los valores que se encuentran jornalizados, respetando la ubicación de las cifras, de tal manera que si un valor está en él Debe, pasara al Debe de la cuenta correspondiente.

Libro Mayor es el segundo principal que se mantiene por cada cuenta, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular.

Existen dos tipos de Libro Mayor:

 Libro mayor principal para las cuentas de control general; ejemplo: Caja General.  Libro mayor auxiliar para las subcuentas y auxiliares; ejemplo: Caja Nro. 1, Caja Nro. 2,

etc.

Existen tres tipos de saldos:

 Saldo deudor(o débito). Se obtiene cuando los valores debitados en una cuenta son mayores que los valores acreditados. Generalmente, este tipo de saldo es propio de las cuentas de Activo, Costos y Gastos.

 Saldo acreedor (o crédito). Se obtiene cuando los valores acreditados en una cuenta son mayores que los valores debitados. Generalmente, este tipo de saldo es propio de

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las cuentas de Pasivo, Patrimonio y Rentas.

 Saldo nulo (o en cero). Se obtiene cuando los valores debitados y acreditados en una cuenta son exactamente iguales. Este tipo de saldo es excepcional; se puede dar en cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, pero momentáneamente; y en las cuentas de Costos, Gastos y Rentas, al final del ejercicio, mediante los asientos de cierre. (Pg.42)

Una vez reflejadas las cantidades en el libro diario estas se copian de una manera clasificada en el libro mayor, en el cual aparece la cuenta específica de cada partida contable con el mismo movimiento, es decir los débitos a la izquierda y los créditos a la derecha, de tal forma que el saldo neto de cada cuenta pueda calcularse con facilidad Gonzàlez (2003) argumenta que: “La función del Libro Mayor es agrupar la información y sintetizarla, de manera de proporcionar los datos necesarios para la confección del Balance”(pg. 49). Antiguamente este procedimiento se lo realizaba de manera manual, pero en la actualidad el avance tecnológico facilita la obtención de los libros mayores ya que la oferta de los sistemas contables es innumerable y cada vez ofrecen mayor rapidez en la obtención de estos datos. 1.2.5.4Comprobación

Zapata (2011): Mensualmente se debe verificar el cumplimiento del concepto de partida doble y otros relacionados con la valuación, consistencia, etc.; para esto será necesario elaborar un Balance de Comprobación; el mismo que se prepara con los saldos de las diferentes cuentas que constan en el Libro mayor principal.

Conseguir en este balance que los saldos deudores se equiparen a los acreedores constituye un avance significativo; sin embargo, en este preciso instante cuando el criterio y conocimiento del contador se debe evidenciar, ya que es el momento de analizar y comprobar la precisión y actualidad de los saldos, puesto que muchos de ellos, por diversas causas, están desactualizados o incompletos o simplemente mal determinados. (Pg.44)

Gonzàlez (2003): “El Balance de Comprobación y Saldos llamado también Balance de Números, es una lista de las cuentas del Mayor con sus respectivos débitos, créditos y saldos” (pg. 51). Una vez que todas las transacciones han sido reflejadas en el libro mayor el siguiente paso en el cual se procede a obtener el saldo deudor o acreedor dependiendo su procedencia, y presentarlos de manera ordenada y cuadrada, es decir que el saldo deudor deberá ser igual al saldo acreedor, ya que el principio de partida doble provoca que cada transacción genere un crédito y al mismo tiempo un debito de la misma cuantía. Este paso se produce al concluir el año fiscal

1.2.5.5Estructuración de Informes

Un informe técnico es la exposición por escrito de las circunstancias observadas en el examen de la cuestión que se considera, con explicaciones detalladas que certifiquen lo dicho.

(PALLEROLA, 2011, pág. 13) “La fotografía de un momento determinado y en especial, la del momento del cierre de cualquier empresa, se compone de varios documentos. A este

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conjunto el Plan General Contable lo define como el de las Cuentas Anuales. Estos documentos forman una unidad y deben ser redactados de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio, con la finalidad de mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. (Pg.13)

Finalizados todos los pasos anteriormente mencionados y tomando en cuenta los saldos de las distintas cuentas proporcionan la fuente de datos para redactar y preparar los diferentes estados como son: Estado de pérdidas y ganancias, Estado de Situación Financiera Final, Estado de Flujo del Efectivo y Estado de Cambios en el Patrimonio. Además Zapata (2011) manifiesta que: “Los estados financieros son reportes que se elaboran al finalizar un

periodo contable, con el objeto de proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa, la cual permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial económico de la entidad” (pg. 60). Cabe recalcar que dentro de cada uno de los estados se encuentra reflejada la situación real y actual de la empresa en relación a la parte económica y financiera. Por ello