Flujogramas

“Es una herramienta y técnica para la representación de los procedimientos en forma gráfica, podemos distinguir los siguientes tipos de flujogramas con una simbología básica para su representación.”

2.2.17.1 Flujogramas secuenciales

Se caracteriza porque los mismos no separan las personas y/o departamentos que llevan a cabo las tareas, de tal forma que el flujo de la información es presentada en forma totalmente secuencial de izquierda a derecha.

2.2.17.2 Flujogramas columnares

Son los más utilizados en la empresa y se diferencian de los secuenciales en la separación que se realizan en cada una de las tareas y responsabilidades de personas y/o departamentos dentro de un procedimiento. La simbología utilizada para este tipo de flujogramas, es igual que la simbología básica.

73 2.2.17.3 Flujogramas analíticos

La ultima variante que se puede identificar en los flujogramas analíticos, los cuales se caracterizan por poseer una columna adicional para comentarios, o sencillamente, con llamadas en el cuerpo del flujogramas se realizan observaciones en una hoja adicional respecto a cualquier aspecto que se desee destacar. BEATRIZ, Ana (2010). http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#SISTEM

Este método es aquel que se expone, por medio de cuadros o gráficos, será preciso que visualice el flujo de la información y los documentos que se procesan y debe elaborarse, usando símbolos estándar, de manera que quiénes conozcan los símbolos puedan extraer información útil relativa al sistema.

2.2.18 Simbología

2.2.18.1 Flujo de información

Una flecha.- Representa el flujo de la información desde / hacia se usa obligatoriamente para reflejar el orden que se debe seguir la lectura del flujograma y muestra igualmente como fluye la información a lo largo del proceso.

74

Proceso rectángulo.- Representa un proceso, en algunos casos manuales y en otros mecanizados. Su contenido debe comenzar con verbos en infinitivo.

Archivos temporal o permanente.- Se utiliza para mostrar un archivo, ya sea este en forma temporal o permanente. Dependiendo de que sea uno u otro, llevara internamente una letra P- Permanente o T-Temporal.

Conector interno circulo.- Algunas veces un flujograma puede requerir que se efectúen saltos en la secuencia de los procesos, pero dentro de la misma página, por lo que tal acción se representa a través de un conector interno.

Decisión rombo.- Indica operaciones lógicas o de comparación entre datos (normalmente dos) y en función del resultado de la misma determina (normalmente si y no) cuál de los distintos caminos alternativos del programa se debe seguir.

75

Conector de columna o de página.- Se utiliza cuando un flujograma es graficado en más de una página o existen diferentes columnas en las cuales la secuencia de pasos es interrumpida.

Documento.- Se utiliza en ocasiones en lugar del símbolo de salida. El dibujo representa un pedazo de hoja. Es usado para mostrar datos o resultados.

Un arco.- En el cruce de dos flechas permite diferenciar la secuencia en el proceso.

Inicio y fin.- Representa el inicio y fin de un programa. También puede representar una parada o interrupción programada que sea necesaria realizar en un programa.

76

Entrada / salida.- Cualquier tipo de introducción de datos en la memoria desde los periféricos o registro de información procesada en un periférico.

Almacenamiento en línea Disco Magnético.- Se utiliza para guardar y almacenar datos o información.

Almacenamiento.- Permite almacenar datos o información para mantener respaldos.

2.2.19 Instructivo

Son documentos que se norman en forma detallada, la forma en que se debe llevar a cabo una tarea o procedimiento. Aun cuando son mejores que los memorando para documentar procedimientos, su carácter aislado no los favorece, dado que deben ser puntuales.

77

CAPÍTULO III.

3. MARCO METODOLÓGICO

3.1. Modalidad de la Investigación

La presente investigación fue cualitativa–cuantitativa porque se utilizó las siguientes técnicas como son la observación y una guía de entrevista que fue aplicada al Director del Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca (MAGAP-I), y al Delegado de la Subsecretaría de Tierras y Reforma Agraria, Delegación Imbabura, mediante estas se pudo recopilar información sobre el cumplimiento de los procesos y el uso de los recursos; y es cuantitativa porque se utilizó instrumentos previamente elaborados como el cuestionario para aplicar una encuesta a los funcionarios de la institución, obteniendo como resultados datos reales de la problemática actual. Para su interpretación se necesitó de la aplicación de fórmulas matemáticas y estadísticas.

3.2 Tipos de Investigación

3.2.1 Aplicativa

Para el desarrollo de la presente investigación se aplicó la encuesta y una guía de entrevista, la información obtenida fue procesada contabilizando las alternativas que conforman cada interrogante, para poder desarrollar nuestra propuesta.

3.2.2 De campo

Fue una investigación directa porque se acudió a la Subsecretaría de Tierras y Reforma Agraria, Delegación Imbabura, en la cual se empleó la técnica de la observación obteniendo

78

así información suficiente sobre el desempeño de las actividades que realizan los funcionarios diariamente.

3.2.3 Bibliográfica

Se aplicó este tipo de investigación ya que a través de la misma se pudo recolectar información que sustenta las bases teóricas, lo que nos permitió obtener datos originales de diferentes fuentes para poder establecer comparaciones y llegar a un análisis de resultados más confiables.

3.2.4 De Acción

Con la implementación del sistema de control interno se va a producir cambios en la mentalidad de las autoridades y funcionarios, incentivando al cumplimiento del reglamento interno que permitirá mejorar la utilización de los recursos en la Subsecretaría de Tierras y Reforma Agraria, Delegación Imbabura.

3.2.5 Explicativa

Nos ayudó a detallar los componentes de parámetros establecidos en la institución lo que nos permitió interrelacionar métodos de análisis mediante el criterio personal para la formulación del presente proyecto.

3.2.6 Descriptiva

Para la aplicación de esta investigación, se tomó en cuenta toda la información requerida sobre el uso de los recursos en la Subsecretaría de Tierras y Reforma Agraria, Delegación Imbabura y desglosar aspectos de la propuesta, mediante el método de análisis.

79 3.3 Población y Muestra

La presente investigación se realizó en la Subsecretaría de Tierras y Reforma Agraria, Delegación Imbabura. La población se constituye por todo el personal que labora en la institución.

En este caso no existió ningún cálculo de la muestra, ni se empleó fórmula alguna, cabe destacar que se cuenta con el dato exacto de que son 11 empleados, razón por la cual se toma en cuenta a la totalidad de funcionarios para que se constituya en el tamaño de la muestra, se consideró los criterios de los mismos para establecer parámetros, y determinar sus capacidades y la función que desempeñan para luego de ello proponer cambios sustanciales en las diferentes áreas.

 Se aplicó una encuesta a los 10 funcionarios que actualmente trabajan en la Subsecretaría de Tierras y Reforma Agraria, Delegación Imbabura; por lo cual no se utilizó la fórmula de la muestra ya que la cantidad de funcionarios no sobrepasa del número solicitado por la fórmula.

 Se entrevistó al Director del Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca (MAGAP) Imbabura, además al Delegado Provincial de la Subsecretaría de Tierras y Reforma Agraria, Delegación Imbabura.

80

CUADRO Nº 3.

FUNCIONARIOS DE LA SUBSECRETARÍA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA, DELEGACIÓN IMBABURA.

LISTADO FUNCIONARIOS NÚMERO

Delegado Provincial 1

Técnicos de campo 3

Topógrafo 2

Técnico de archivo 1

Asistente administrativo recaudador 1

Digitador 1

Analista implementador 1

Chofer 1

TOTAL 11

FUENTE: Subsecretaría de Tierras y Reforma Agraria, Delegación Imbabura.

3.4 Métodos.-

La presente investigación tiene la finalidad de dar alternativas de solución a la problemática que tiene la Subsecretaría de Tierras y Reforma Agraria, Delegación Imbabura, para su ejecución y desarrollo se utilizó los siguientes métodos.

81 3.4.1 Histórico – lógico.-

Como parte de la metodología descriptiva necesaria para identificar la relación cronológica de la vida institucional de la Subsecretaría de Tierras y Reforma Agraria, Delegación Imbabura, desde su presencia como el INDA, hasta el tiempo actual.

3.4.2 Sistémico.-

A partir de la formulación del objetivo de nuestra investigación, se recogió datos según un plan preestablecido que, una vez analizados e interpretados, se modificó e implemento nuevos conocimientos a los ya existentes, iniciándose entonces un ciclo de investigación y de esta manera realizar el diseño de un sistema de control interno.

3.4.3 Inductivo – Deductivo.-

Este método de investigación va de lo particular a lo general, y en nuestro proyecto se aplicó en la elaboración del árbol de problemas, en el marco teórico, lo cual nos ayudó para el diseño del sistema de control interno.

3.4.4 Analítico – Sintético.-

Para el desarrollo de la propuesta se utilizo este método, el mismo que nos permitió analizar e interpretar la información adquirida de la Subsecretaría de Tierras y Reforma Agraria, Delegación Imbabura.

3.5 Técnicas 3.5.1 Encuesta.-

Se aplicó a todos los funcionarios de la institución permitiéndonos obtener datos que nos ayudó a determinar que es imprescindible la implementación de un sistema de control interno,

82

para mejorar la utilización de los recursos, en la Subsecretaría de Tierras y Reforma Agraria, Delegación Imbabura;

3.5.2 Entrevista.-

Se realizó la entrevista al Director del MAGAP – I y al Delegado de la SSTRA – I, lo que nos permitió obtener información acerca de la situación actual de la institución y la necesidad de implementar el sistema de control interno.

3.6 Instrumentos 3.6.1 Cuestionario

Se formuló preguntas que nos permitió conocer la opinión de los encuestados de una manera ordenada y consecutiva de las funciones que desempeñan.

3.6.2 Guía de Entrevista

Este instrumento de investigación nos permitió conocer la situación actual de la institución de manera directa, la misma que fue aplicada al Ing. Roberto Conejo Director del MAGAP-I, y al Ing. Marco Flores Delegado de la SSTRA-I, obteniendo una visión clara sobre los

requerimientos de institución para la elaboración de nuestra propuesta.

3.6.3 Medios tecnológicos

Mediante estos recursos se logró captar imágenes, información de la entrevista y otros datos requeridos para la investigación que nos ayudó en el desarrollo del mismo.