Tipos de sistemas

La planeación de actividades dentro del departamento debe enfocarse principalmente al curso de acción que ha de seguirse, estableciendo para ello principios básicos que orientan su acción, así tenemos:

Precisión.- En la planeación direccionada con la mayor precisión de los programas.

Flexibilidad.- Estableciendo un margen de espacio para imprevistos.

Unidad.- En la empresa debe existir un solo plan general, un solo plan para cada función, esto a su vez deberá estar coordinado e integrado para conformar un solo plan, bajo el cumplimiento de las reglas generales.

Políticas.- Indispensablemente para la adecuada y oportuna delegación.

2.2.7.2 Sistemas de información

A través del uso de la tecnología, ubicamos en el campo de los sistemas de información el uso que se le da a esta, al ser el elemento que autoriza los procesos operativos en el área de recaudación, proporcionado así apoyo a los procesos de toma de decisiones y sobre todo al logro de las ventajas competitivas. El sistema de información está constituido por los métodos y procedimientos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las

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operaciones de una entidad. La calidad de información que brinda el sistema afecta la capacidad de presidencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad. Aquí tendremos en cuenta algunos aspectos importantes sobre sus elementos:

En el equipo computacional.-

La protección de daños tanto intencionales como no intencionales en el software de computación. Así como también en los equipos de hardware.

En el recurso humano principal interactuante del sistema de información.-

Fortaleciendo los datos que cada uno de las personas proporciona en sus labores, a través del desarrollo de sus capacidades con curso de capacitación, motivación, incentivo, etc.

Los datos e información fuente.-

Que son introducidos en el sistema, y que deberán estar protegidas con las medidas de seguridad lógicas indispensables.

Los programas.-

Se preocupará que los datos de entrada en los diferentes módulos del sistema, sean procesados correctamente para que produzcan los resultados acorde a cada actividad. Complementando con la información informática respectiva.

Las telecomunicaciones.-

En sus dos componentes hardware y software. Con la implementación de la tecnología para la transmisión de datos, textos, imágenes etc.

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Procedimientos.-

Incluyendo políticos y reglas de operaciones tanto en la parte funcional como en la aplicación de las actividades en la computadora, mediante el ingreso de información.

Plan de sistema de información.-

Establece las necesidades de información de la entidad. Tiene el propósito de prever el desarrollo de los recursos físicos y lógicos con un horizonte temporal determinado, de manera que contribuya efectivamente con los objetivos de la entidad.

2.2.7.3 Sistema de operación

El control como (proceso administrativo) constituyen parte integral de la empresa, ya que la planificación, organización y dirección de las actividades, todas y cada una de ellas necesitan el desarrollo de un sistema de operación para su ejecución.

El auditor operativo como resultado de su trabajo, ofrecerá la opinión o dictamen a todas aquellas personas interesadas de tal información dentro de la empresa. Se establece así, la confianza de los interesados en los estados financieros y los resultados de operación de la empresa.

Quedado así, al alcance del auditor el examen sobre la aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados, la consistencia, la revelación suficiente y por ende su opinión.

2.2.7.4 Sistema Financiero

Al establecer el sistema financiero dentro de la organización como una base de datos central y única, soportado con la tecnología informática y telecomunicaciones, accesibles para todos los

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usuarios de las áreas de presupuestos, tesorería, crédito público y contabilidad, en el nivel central y en el nivel operativo, para los administrativos gubernamentales.

La programación financiera, dependerá del accionar, el modelo o naturaleza de la empresa, sin embargo debe establecerse como una técnica indispensable, la misma que debe comprender un conjunto de acciones relacionadas con la previsión, gestión, control y evaluación de los flujos de entrada y salida de fondos.

Además de optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programáticos del presupuesto, con la disponibilidad real de los fondos y priorizar su atención.

2.2.7.5 Sistema contable

Cada entidad organizará e implementará un sistema contable que le permita proporcionar con oportunidad información financiera para la toma de decisiones, sustentados en principios de contabilidad generalmente aceptados y comprendido por un plan contable, procedimientos contables, libros, registros y archivos de las operaciones.

Aquí tendremos en cuenta que:

 Se establecerá y mantendrá un sistema contable dentro de los parámetros señalados por la normativa aplicable, el cual debe diseñarse para satisfacer las necesidades de información financiera de los distintos niveles de la administración, y que proporcione en forma oportuna estados financieros e información financiera que se requiera para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones.

 Las operaciones se efectúen de acuerdo con las autorizaciones establecidas en la entidad.

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 Las operaciones se contabilicen oportunamente por el importe correcto en las cuentas apropiadas, y en el periodo correspondiente.

 Se mantenga el control de los activos para su correspondiente registro y salvaguarda.  La información financiera se prepara de acuerdo con las políticas y prácticas contables

establecidas y declaradas por la entidad.

 Se produzcan los estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las necesidades presidenciales.