Anexo III: Modelo del informe sobre la ejecución de la acción que debe presentarse
5. Formas de pago 1 P REFINANCIACIÓN
En el plazo de treinta días después de la firma del convenio por la Parte que lo firme en último lugar, se efectuará un pago de prefinanciación de […] EUR a la estructura de acogida equivalente a un máximo del 70 % del importe máximo de la subvención especificada en la cláusula 3.
5.2. PAGO DEL SALDO
La solicitud de pago del saldo deberá ir acompañada del informe de ejecución y de los documentos como justificantes de la determinación final de la cantidad global:
Módulo Acciones Información
M1a Servicios de información básica
Apertura del centro un mínimo de veinte horas por semana; el centro podrá cerrar un máximo de seis semanas al año.
Fuera de las horas de apertura: mensaje en el contestador telefónico y respuesta
automática a los mensajes electrónicos en los que se anuncien las horas de apertura y servicios alternativos, como el centro de contacto Europe Direct (EDCC) y «Tu Europa» para la información en línea. Señalización adecuada en los locales e
instalaciones.
Prestación de servicios de información. Redirección de las preguntas que no sean del
ámbito de competencias del centro a una red pertinente de la Comisión o al EDCC. Asistencia a la Representación de la
Comisión y la Oficina de Información del Parlamento Europeo a nivel local. Página web específica con un mínimo de
información básica sobre el centro.
Participación en reuniones de coordinación y formación (incluida una reunión general anual) organizadas por los servicios de la Comisión (sede y Representaciones). Presentación mensual de informes sobre
actividades, incluidas las reacciones de los ciudadanos sobre sus principales
preocupaciones y la cobertura de los medios locales y regionales. Comunicación de reacciones sobre temas específicos a petición de la Representación de la Comisión.
Ejercicio de evaluación anual de impacto del 50 % de las actividades como mínimo.
Horas de apertura del centro. Número de personas que atienden
el centro, con indicación de si trabajan a tiempo completo o parcial; nombres de esas personas. Número de contactos personales;
tipo y objeto.
Número de llamadas telefónicas atendidas; tipo y objeto.
Número de mensajes electrónicos atendidos; tipo y objeto.
Número de preguntas redirigidas a otra red o al EDCC.
Enlace con la página web. Número de reuniones o cursos
organizados por la Comisión u otras redes de la Comisión a los que ha asistido; fecha y lugar. Comunicación mensual de
reacciones a través de la herramienta de información. Evaluación anual de impacto del
Módulo Acciones Información
Servicios de
información básica apertura se reducirá de veinte horas a ocho horas semanales.
M2 Sitio web
Sitio web sobre las actividades del centro y temas europeos, como los derechos de los ciudadanos de la UE y las prioridades de la UE, y adaptado a un público local o regional.
Enlaces a otros sitios web de la UE (Europa, EDCC, otras redes de la Comisión,
Representación de la Comisión, oficinas de información del Parlamento Europeo, etc.). Varias actualizaciones semanales.
URL del sitio web.
Frecuencia de actualización. Impresión de la página inicial. Estadísticas mensuales de uso.
M3
Medios sociales
Gestión de los medios sociales (Facebook, Twitter, blogs, etc.).
Varias actualizaciones semanales. Interacción continua con los usuarios. Contenido enfocado a las actividades del
centro o en temas europeos, como los derechos de los ciudadanos de la UE y las prioridades de la UE, y adaptado a un público local o
regional.
Frecuencia de actualización. Número de publicaciones del centro
de información ED.
Estadísticas de uso (número de seguidores o amigos, número de comentarios o de «me gusta» sobre las publicaciones).
Impacto o repercusión.
M4
Boletín electrónico
Producción de un boletín electrónico. Contenido enfocado a las actividades del
centro y a temas europeos, como los derechos de los ciudadanos de la UE y las prioridades de la UE, y adaptado a un público local o regional (no se aceptarán simples copias de artículos o material existentes de la UE).
Mínimo de seis números anuales. Envío a un mínimo de cien suscriptores.
Transmisión del boletín electrónico a intranet.
Número de suscriptores por grupo objetivo (prensa, políticos, escuelas, ONG, etc.).
M5a
Publicaciones
Publicación de diez páginas como mínimo. Tirada mínima de quinientos ejemplares. Contenido enfocado a las actividades del
centro o a temas europeos, como los derechos de los ciudadanos de la UE y las prioridades de la UE, y adaptado a un público local o
regional.
Publicación complementaria de materiales ya existentes elaborados por las instituciones de la UE.
Versión en línea de la publicación en el sitio web del centro.
Tema de los materiales elaborados. Número de ejemplares.
Descripción del grupo destinatario y número de suscriptores.
Transmisión de la versión pdf a intranet.
Enlace a los productos.
M5b Material de promoción
Producción de un mínimo de doscientos artículos (blocs, bolsas, alfombrillas para el ratón, juegos, lápices USB, etc.), lo más respetuosos del medio ambiente que sea posible.
Descripción del público destinatario y del acto.
Muestra del artículo.
M5c Material
audiovisual y otro material electrónico
Creación y producción de un videoclip, un libro electrónico, un juego interactivo o material de audio sobre diversos soportes (CD, DVD, lápices USB, etc.).
Contenido enfocado a las actividades del centro o a temas europeos, como los derechos de los ciudadanos de la UE y las prioridades de la UE, y adaptado a un público local o
regional.
El contenido debe ser complementario de
Título y contenido del producto. Enlace al producto (o a una muestra
del mismo).
Número de visualizaciones (en vivo o en línea) o número de productos distribuidos (especificando el público destinatario).
Módulo Acciones Información
producido por las instituciones de la UE (no se aceptarán copias de dicho material).
El material se presentará en el sitio web del centro y en un sitio público de intercambio de vídeos.
M6
Medios locales
Publicaciones —preferiblemente con periodicidad— en medios de comunicación locales o regionales independientes (los sitios web de la administración local o regional no se consideran medios de comunicación).
Posiblemente artículos publicados en medios impresos o en línea o participación en programas de televisión o radio.
Contenido enfocado a las actividades del centro o a temas europeos, como los derechos de los ciudadanos de la UE y las prioridades de la UE, y orientado a un público local o
regional.
No se incluyen los artículos que hagan publicidad o informen exclusivamente sobre un acto organizado por un centro (que deben quedar incluidos en los módulos 7a, 7b y 7c). Al menos diez publicaciones.
Nombre de los medios de
comunicación y fecha de publicación. Copia del artículo, enlace al
programa de radio o televisión, o transmisión a intranet.
M7a
Participación en actos
Participación activa en un acto organizado por terceros (exposiciones, ferias, seminarios, etc.). La participación del centro debe enfocarse a
temas europeos, como los derechos de los ciudadanos de la UE y las prioridades de la UE, y orientarse a un público local o regional. Actos con 200 participantes como mínimo. La actividad (no la simple presencia) en un
acto debe durar como mínimo 3 horas.
Número de actos. Para cada acto: Grupo destinatario. Número de participantes.
La invitación y el programa deben enviarse a la Representación antes del acto.
Tipo de participación y de
actividades del centro de información ED.
Duración de la presencia activa del centro de información ED en el acto (comienzo y fin).
Fotografías (optativo).
M7b
Organización de actos para públicos específicos
Organización de conferencias, debates y presentaciones.
Los actos deben centrarse en temas europeos, como los derechos de los ciudadanos de la UE y las prioridades de la UE, y orientarse a un público local o regional.
Al menos cuatro actos, dirigidos a un mínimo de cien personas.
Un mínimo una hora de actividad en cada acto.
Número de actos. Para cada acto: Grupo destinatario. Número de participantes.
La invitación y el programa deben enviarse a la Representación antes del acto.
Tipo de acto.
Duración de la presencia activa del centro de información ED en el acto (comienzo y fin).
Fotografías (optativo).
M7c
Organización de actos para públicos amplios
Organización de un acto (puertas abiertas, 9 de mayo, etc.).
Los actos deben centrarse en temas europeos, como los derechos de los ciudadanos de la UE y las prioridades de la UE, y orientarse a un público local o regional.
Mínimo de doscientos participantes en el acto. Un mínimo de tres horas de actividad en cada
Número de actos. Para cada acto: Grupo destinatario. Número de participantes.
La invitación y el programa deben enviarse a la Representación antes del acto.
Tipo de acto.
La Comisión dispondrá de un plazo de cuarenta y cinco días naturales para aprobar o rechazar el informe de ejecución y abonar el saldo de acuerdo con la cláusula II.17 del convenio marco o pedir cualquier justificante o información complementaria, de acuerdo con el procedimiento establecido en la cláusula II.15 de dicho convenio. La estructura de acogida dispondrá de un plazo de quince días naturales para presentar información complementaria o un nuevo informe.
La Comisión podrá suspender el plazo de pago de acuerdo con el procedimiento establecido en la cláusula II.16 del convenio marco.