CONVENIO MARCO DE COOPERACIÓN

ANEXO A

COMISIÓN EUROPEA

Representación en España

CONVENIO MARCO DE COOPERACIÓN

NÚMERO DE CONVENIO MARCO […]

Reunidos: De una parte,

la Unión Europea (en lo sucesivo denominada «la Unión»), representada por la Comisión Europea (en lo sucesivo denominada «la Comisión»), en cuyo nombre y representación actúa, a los efectos de la firma del presente convenio marco,

y, de otra parte,

[nombre oficial completo] [forma jurídica oficial] [nº de registro oficial] [dirección oficial completa] [número de IVA],

(denominada en lo sucesivo «la estructura de acogida»), [representada a los efectos

de la firma del presente convenio por [nombre completo y función]]

HAN CONVENIDO LO SIGUIENTE:

Observar lo dispuesto en el preámbulo, las condiciones particulares, las condiciones generales y los anexos que forman el presente convenio de asociación («el convenio marco»).

El preámbulo expone el contexto de la asociación establecida entre las Partes en el ámbito de la comunicación.

Las condiciones particulares y las condiciones generales indican el objeto y la duración del convenio marco, así como las modalidades de funcionamiento de la asociación.

Se adjuntan al convenio marco los siguientes documentos:

Anexo A.1 Modelo de plan de acción

Anexo A.2 Modelo de convenio específico de subvención – subvención de acción sobre la base de cantidades globales

Anexo A.3 Modelo de convenio específico de subvención – subvención de acción conforme a presupuesto

Lo dispuesto en las condiciones particulares, de las que el preámbulo forma parte integrante, prevalecerá sobre las otras partes del convenio marco. Lo dispuesto en las condiciones generales prevalecerá sobre las disposiciones de los anexos.

Con su firma, la estructura de acogida acepta las disposiciones recogidas en el convenio marco, así como la aplicación de dichas disposiciones a los posibles convenios específicos de subvención firmados posteriormente entre las Partes. En las cláusulas del convenio marco, el término genérico «acción» se referirá tanto a una acción concreta de la estructura de acogida que pueda dar lugar a una subvención de acción como a un programa de trabajo llevado a cabo por dicha estructura que pueda dar lugar a una subvención de funcionamiento, salvo cuando haga una distinción explícita entre ambos conceptos.

PREÁMBULO

La red de centros de información Europe Direct (ED) es uno de los principales instrumentos de la Unión Europea para informar a los ciudadanos europeos sobre la UE y, en particular, sobre los derechos de los ciudadanos y las prioridades de la UE (especialmente la Estrategia de Crecimiento Europa 2020) y promover la ciudadanía participativa a los niveles local y regional.

El presente convenio marco tiene por objeto la selección de estructuras de acogida para los centros de información Europe Direct en el período 2013-2017, de conformidad con la Decisión C(2012) 4158 de 21.06.2012 de la Comisión, relativa a la adopción anticipada del programa de trabajo anual en el ámbito de la comunicación para 2013 en lo que respecta a la concesión de subvenciones para financiar las estructuras de acogida de los centros de información Europe Direct en la Unión Europea durante el período 2013-2017.

El objetivo general de la convocatoria es que todos los ciudadanos tengan fácil acceso a la información y la posibilidad de comunicar e intercambiar sus opiniones en todos los ámbitos de actividad de la UE y, en particular, en aquellos que tengan un impacto en la vida cotidiana de las personas.

Los centros son un punto de difusión para todas las instituciones de la UE y cooperan con otros actores de la información. Completan y apoyan el trabajo de las Representaciones de la Comisión Europea y de las oficinas de información del Parlamento Europeo a nivel local y regional. La Comisión es responsable de la gestión de la red de centros de información Europe Direct.

Los centros de información ED potencian la capacidad de comunicación de la UE mejorando las sinergias y la coordinación con las demás redes de información y asistencia de la UE relativas a ámbitos específicos.

La misión de los centros tiene dos vertientes:

- Informar a los ciudadanos europeos a nivel local y regional. Los centros son un elemento clave del concepto de «ventanilla única» como primer punto de acceso de los ciudadanos a la Unión Europea, pues facilitan información sobre la UE, les remiten a «Tu Europa» o a fuentes de información especializada y orientan hacia otros servicios y redes. Dan información, consejo, ayuda y respuestas a las preguntas sobre la UE y, en particular, sobre los derechos de sus ciudadanos y las prioridades (especialmente, la Estrategia para el Crecimiento Europa 2020) la legislación, las políticas, los programas y las oportunidades de financiación de la UE.

- Promover una ciudadanía participativa mediante diversas herramientas de comunicación (sitio web, medios sociales, publicaciones, etc.) y la interacción con los socios locales y regionales, los multiplicadores y los medios. Los centros estimulan el debate mediante la organización de conferencias y actos, y canalizan las reacciones de los ciudadanos hacia la UE.

I. CONDICIONES PARTICULARES

I.1. OBJETO

I.1.1. El convenio marco se celebra como parte de una relación de cooperación continua y formalizada entre la Comisión y la estructura de acogida (en lo sucesivo denominada «asociación»), sobre la base de los objetivos de la Unión y de un plan de acción definido en el anexo A.1, con el fin de contribuir a los objetivos de la política de la Unión a que se refiere el preámbulo.

I.1.2. El convenio marco tiene por objeto definir las funciones y responsabilidades respectivas de la Comisión y la estructura de acogida en la puesta en práctica de su asociación. Los convenios específicos de subvención que puedan firmarse con arreglo al convenio marco se referirán a subvenciones de acciones.

I.2. CONCESIÓN DE LAS SUBVENCIONES

I.2.1. La Comisión ha seleccionado las estructuras de acogida en el marco de una convocatoria de propuestas abierta a todos los solicitantes que cumplían los criterios anunciados. Asimismo, ha establecido los criterios técnicos y financieros que deben cumplir las acciones para poder optar a una subvención de la Unión.

I.2.2. La estructura de acogida presentará cada año un plan de acción (de conformidad con el anexo A.1). La Comisión indicará el plazo para la presentación del plan de acción que será, en cualquier caso, antes del inicio del año correspondiente. El plan de acción será aprobado por la Comisión y servirá de base para la concesión de una subvención durante el año en cuestión. Para el año 2013, el plan de acción se ha incluido en la solicitud de la estructura de acogida correspondiente a la convocatoria de propuestas publicada por la Comisión.

I.2.3. Cuando la Comisión decida aceptar una propuesta de acción, enviará a la estructura de acogida un convenio específico de subvención (en lo sucesivo, «el convenio específico») con arreglo al modelo del anexo II. El convenio específico se regirá por las disposiciones del convenio marco y deberá estar firmado por los representantes legales de las Partes en las mismas condiciones que el convenio marco.

I.2.4. Con la firma del convenio específico, la estructura de acogida se obliga a realizar la acción bajo su propia responsabilidad en las condiciones previstas en el convenio específico y sus anexos, y en cumplimiento de los compromisos adoptados en virtud del convenio marco.

I.2.5. Además del plan de acción mencionado en el apartado I.2.2, la Comisión podrá consultar a la estructura de acogida con el fin de obtener una propuesta de acción. Estas consultas tendrán lugar sobre la base de una convocatoria de propuestas abierta a todos los solicitantes que cumplan los criterios anunciados.A tal fin, la Comisión establecerá los criterios técnicos y financieros que deben cumplir las acciones para que puedan optar a una subvención de la Unión. La estructura de acogida podrá presentar a la Comisión una propuesta de acción en respuesta a la consulta efectuada. I.2.6. La firma del convenio marco por las Partes no implicará ninguna obligación

de concesión de la subvención por parte de la Comisión. Se hará sin perjuicio de la participación de la estructura de acogida en otras convocatorias de propuestas para la posible concesión de subvenciones al margen del plan de acción que figura en el anexo A.1.

I.2.7. La estructura de acogida deberá seguir las directrices de la Comisión sobre su estrategia de información y comunicación y las prioridades establecidas en dicha estrategia.

I.3. DURACIÓN

I.3.1. El convenio marco entrará en vigor en la fecha en que lo firme la Parte que lo haga en último lugar.

I.3.2. Tendrá una vigencia de cinco años a partir de la fecha de su entrada en vigor.

I.3.3. Los convenios específicos deberán firmarse antes de la fecha de expiración del convenio marco. Si las acciones se llevan a cabo después de esa fecha, las disposiciones del convenio marco seguirán aplicándose a la ejecución de los convenios específicos correspondientes.

I.4. FINANCIACIÓN DE LAS ACCIONES

I.4.1. La subvención concedida por la Comisión se presentará como una o varias cantidades globales. Se considerará que se respeta la obligación de cofinanciación con la aplicación de cantidades globales. Sus importes se han calculado teniendo en cuenta esta norma.

I.4.2. En el caso del apartado I.2.5, la subvención podrá también basarse en un porcentaje de los costes totales subvencionables, según se especifica en la convocatoria de propuestas, junto con el nivel y las condiciones de la cofinanciación por parte de la estructura de acogida.

I.4.3. Las disposiciones relativas a la presentación de informes y otros documentos relativos a la acción, así como las modalidades de pago de la subvención, se precisarán en el convenio específico.

I.5. DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS GENERALES

I.5.1. Cualquier comunicación dirigida a la Comisión en relación con el convenio marco o un convenio específico deberá hacerse por escrito y mencionar el número del convenio de que se trate; deberá enviarse a las siguientes direcciones:

Comisión Europea Dirección General […] Dirección […]

Unidad […]

[código postal, ciudad y país]

Dirección de correo electrónico: […]@ec.europa.eu

I.5.2. El correo ordinario se considerará recibido por la Comisión en la fecha de su registro formal por la Unidad competente de la Comisión anteriormente mencionada.

I.5.3. Cualquier comunicación dirigida a la estructura de acogida en relación con el convenio marco o con un convenio específico deberá hacerse por escrito y mencionar el número de convenio; deberá enviarse a la siguiente dirección:

Sr. D. / Sra. D.ª […] [Cargo]

[Denominación oficial] [Dirección oficial completa]

Dirección de correo electrónico: […]

I.5.4. Se comunicará por escrito a la Comisión cualquier cambio de dirección de la estructura de acogida.

I.6. LEGISLACIÓN APLICABLE Y JURISDICCIÓN COMPETENTE

Las subvenciones se regirán por las disposiciones del convenio marco, los convenios específicos y la normativa aplicable de la Unión, así como, de manera subsidiaria, por la normativa de España aplicable a las subvenciones.

Tanto las decisiones de la Comisión relativas a la aplicación de las disposiciones de los citados convenios como las disposiciones de aplicación de los mismos podrán ser impugnadas por la estructura de acogida ante el Tribunal General de la Unión Europea y, en caso de recurso, ante el Tribunal de Justicia.

I.7. PROTECCIÓN DE DATOS

I.7.1. Todo dato personal contenido en el convenio marco y en los convenios específicos, o relacionado con estos convenios y su ejecución, será tratado de conformidad con las disposiciones del Reglamento (CE) nº 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos. Los datos serán objeto de tratamiento únicamente a efectos de la ejecución, la gestión y el seguimiento del convenio marco y de los convenios específicos por parte de [entidad encargada del control de datos], sin perjuicio de su posible transmisión a los órganos encargados de labores de supervisión o inspección de conformidad con el Derecho de la Unión.

I.7.2. La estructura de acogida tendrá derecho a acceder a sus datos personales y a rectificarlos. Para toda solicitud relativa al tratamiento de sus datos personales, la estructura de acogida podrá dirigirse a la entidad responsable del tratamiento de datos.

I.7.3. Las estructuras de acogida tendrán derecho a recurrir al supervisor europeo de protección de datos.

I.7.4. Cuando el convenio marco o los convenios específicos exijan el tratamiento de datos personales por las estructuras de acogida, estas solo podrán actuar bajo la supervisión del responsable del tratamiento de datos, en particular por lo que se refiere a la finalidad del tratamiento, las categorías de datos que pueden ser tratados, los destinatarios de los datos y los medios por los cuales el interesado puede ejercer sus derechos.

I.7.5. La estructura de acogida limitará el acceso a los datos al personal estrictamente necesario para la aplicación, la gestión y el seguimiento del convenio marco.

I.7.6. La estructura de acogida se compromete a adoptar medidas de seguridad de carácter técnico y organizativo teniendo en cuenta los riesgos inherentes al tratamiento y la naturaleza de los datos personales en cuestión, con el fin de:

a) impedir a cualquier persona no autorizada el acceso a los sistemas informáticos de tratamiento de los datos personales y, en particular:

i) impedir que los soportes de almacenamiento puedan leerse, copiarse, modificarse o desplazarse sin autorización,

ii) impedir cualquier introducción no autorizada de datos en la memoria, así como cualquier divulgación, modificación o supresión no autorizadas de datos personales almacenados,

iii) impedir que personas no autorizadas puedan utilizar los sistemas de tratamiento de datos mediante instalaciones de transmisión de datos;

b) garantizar que los usuarios autorizados de un sistema de tratamiento de datos solo puedan acceder a los datos personales que su derecho de acceso les permita consultar;

c) conservar un rastro de los datos personales comunicados, así como del momento de su comunicación y de su destinatario;

d) garantizar que los datos personales tratados por cuenta de terceros puedan tratarse únicamente en la forma prescrita por la institución o el organismo contratante;

e) garantizar que, en la comunicación de datos personales y en el transporte de soportes de almacenamiento, los datos no puedan leerse, copiarse o borrarse sin autorización;

f) garantizar una estructura organizativa que responda a las exigencias de la protección de datos.

I.8. MISIÓN Y FUNCIÓN DE UN CENTRO DE INFORMACIÓN EUROPE DIRECT

Para alcanzar los objetivos descritos en el preámbulo del presente convenio marco y hacer el mejor uso de los recursos que se pongan a su disposición, el centro de información Europe Direct realizará las tareas descritas a continuación, bajo la responsabilidad de la estructura de acogida y siguiendo las directrices de la Comisión.

I.8.1. Servicios de información básica

El centro de información ED ofrecerá un servicio de base hecho a la medida de las necesidades locales y regionales, merced al cual el público interesado podrá obtener información, consejo, ayuda y respuesta a sus preguntas sobre la UE y, en particular, sobre los derechos de sus ciudadanos y las prioridades (como la Estrategia Europa 2020 para el crecimiento), la legislación, las políticas, los programas y las oportunidades de financiación de la UE. A tal fin, cumplirá los requisitos básicos siguientes:

a) Ofrecer al público:

i. locales que estén debidamente señalizados con el logotipo de Europe Direct, sin barreras y fácilmente accesibles, con zonas de recepción de visitantes, exposición de documentación, lectura, acceso a un ordenador como mínimo con conexión a internet, almacenamiento de material informativo y reuniones;

ii. servicio de respuesta por teléfono, correo electrónico y comunicación directa;

iii. acceso a material informativo proporcionado por las instituciones europeas;

iv. página web específica con información básica sobre los servicios ofrecidos por el centro de información ED.

b) Utilizar y promover:

i. la ventanilla única: centro de contacto Europe Direct (EDCC), red Europe Direct y portal Tu Europa;

ii. el sitio web Europa de la UE, los medios sociales de la UE y otras fuentes de información a las que tengan acceso los centros de información ED;

iii. otras redes de información1 y puntos de contacto de las instituciones europeas.

c) Informar mensualmente a la Representación de la Comisión Europea y apoyar su labor de divulgación a nivel regional y local:

i. participando en reuniones y cursos de formación organizados por la Comisión (tanto en la Representación como en la sede central de Bruselas);

ii. apoyando la organización y promoción de actos locales y regionales organizados por las Representaciones de la Comisión Europea y las oficinas de información del Parlamento Europeo;

iii. proporcionando un informe mensual sobre las actividades del centro de información ED, que incluya reacciones sobre las principales preocupaciones de los ciudadanos y la cobertura de los temas de la UE en los medios locales y regionales;

iv. evaluando cada año una selección de las actividades de los centros de información ED (el 50 % como mínimo).

I.8.2. Productos de comunicación

Además, el centro proporcionará al menos uno de los siguientes tipos de servicios: a) un sitio web específico que haga publicidad sobre las actividades del centro

de información ED y promueva la UE y, en particular, los derechos de sus ciudadanos y las prioridades (como la Estrategia Europa 2020 para el crecimiento), la legislación, las políticas, los programas y las oportunidades de financiación de la UE, de manera adaptada al público regional y local; a) una presencia en los medios sociales con interacción continua entre el

centro de información ED y los usuarios;

b) un boletín electrónico que haga publicidad sobre las actividades del centro de información ED y promueva la UE y, en particular, los derechos de sus ciudadanos y las prioridades (como la Estrategia Europa 2020 para el crecimiento), la legislación, las políticas, los programas y las oportunidades de financiación de la UE, de manera adaptada al público regional y local; c) la creación y producción de material impreso, promocional, audiovisual y

otro material electrónico que sea complementario de material existente de la UE;

d) relaciones con los medios de comunicación (es decir, publicación de artículos en medios locales y regionales o participación en programas de radio o televisión).

I.8.3. Actos

Además, el centro de información ED llevará a cabo al menos una de las siguientes actividades:

a) participación activa en actos organizados por organismos exteriores;

b) organización o coorganización de actos destinados a públicos locales o regionales específicos (p. ej., la sociedad civil, escuelas o grupos juveniles, agricultores, medios de comunicación) o a públicos amplios, centrados en la UE y, en particular, en los derechos de sus ciudadanos y las prioridades (como la Estrategia Europa 2020 para el crecimiento), la legislación, las políticas, los programas y las oportunidades de financiación de la UE.

I.9. COMPROMISOS DE LA ESTRUCTURA DE ACOGIDA Al firmar el convenio marco, la estructura de acogida se compromete a:

a) cumplir los compromisos adquiridos en el presente convenio marco y los convenios específicos por los que se ejecuta;

b) hacer lo posible para que el centro de información ED alcance en la práctica los objetivos fijados en el preámbulo y cumpla la misión y la función detalladas en la cláusula I.8, siguiendo las directrices de la Comisión;

c) asegurarse de que el centro ofrece información imparcial y exacta sobre la Unión Europea y no se considera ni se utiliza como canal para difundir información ajena a esta misión; el centro debe informar y comunicar de una manera neutral y acorde con los hechos;

d) asegurarse de que el centro tiene personal cuyas competencias y cualificaciones incluyan una buena capacidad de comunicación, un nivel avanzado en al menos una de las lenguas de trabajo de la Unión Europea (alemán, francés o inglés), aptitud para la gestión de proyectos y un buen conocimiento de los asuntos europeos; en particular:

i. designará a al menos una persona a tiempo completo (que no sea voluntario ni becario) para gestionar el centro o a varias personas a tiempo parcial cuyas tareas equivalgan a un puesto a tiempo completo; ii. garantizará que suficientes personas cualificadas realicen las tareas del

centro;

iii. garantizará una presencia obligatoria durante los períodos de apertura; e) poner a disposición del centro de información ED locales de acceso directo

y visibles, debidamente señalizados con el logotipo de Europe Direct, sin barreras y fácilmente accesibles al público, con zonas de recepción de visitantes, exposición de documentación, lectura, acceso a un ordenador como mínimo con conexión a internet, almacenamiento de material informativo y reuniones;

f) utilizar sistemáticamente la marca, el nombre, el logotipo y otras formas de identificación de Europe Direct que ofrezca la Comisión para el centro de información ED, en todos los productos y durante todos los actos, y darles la máxima publicidad posible;

g) asumir los costes administrativos y financieros relacionados con el cumplimiento de sus obligaciones, tal como se definen en el convenio marco y los convenios específicos y sus anexos;

h) establecer un fondo rotatorio que permita hacer frente a los gastos corrientes del centro de información ED;

i) adoptar una actitud transparente sobre la gestión y la contabilidad de las acciones beneficiarias de una subvención de la Comisión;

j) cooperar plenamente en los controles anuales u ocasionales sobre la ejecución del convenio marco o los convenios específicos;

k) permitir que la Comisión evalúe los servicios prestados por el centro de información ED;

l) mantener relaciones de cooperación mutua e intercambios de información regulares con la Comisión sobre cuestiones de interés común relacionadas con estos convenios.

I.10. COMPROMISOS DE LA COMISIÓN

Al firmar el convenio marco, la Comisión se compromete a:

a) evaluar la eficacia del centro de información ED y llevar a cabo el seguimiento necesario;

b) poner a disposición del centro de información ED material informativo y productos de comunicación y ofrecer formación sobre cuestiones generales y específicas de la UE, oportunidades de establecimiento de redes y plataformas de coordinación, en función de los recursos disponibles;

c) llevar a cabo un seguimiento y una supervisión adecuados de las actividades de la estructura de acogida.

I.11.1. Tipo de cambio para la conversión de otras monedas en euros2

La estructura de acogida presentará las solicitudes de pago final en euros, de conformidad con la cláusula 5 del convenio específico, incluidos los estados financieros correspondientes. No obstante lo dispuesto en el apartado II.17.1, la estructura de acogida efectuará la conversión en euros de los costes reales con arreglo al promedio de los tipos de cambio contables mensuales fijados por la Comisión y publicados en su sitio web, a lo largo de un período correspondiente a la ejecución del proyecto.

I.11.2. Propiedad/Uso de los resultados

Sin perjuicio de las cláusulas II.2 y II.4 de las condiciones generales, la estructura de acogida concede a la Unión una licencia que cubre todos los derechos de propiedad intelectual e industrial, tanto preexistentes como generados después de la firma del presente convenio, relativos a los resultados de la acción (denominados en lo sucesivo «los resultados»). En particular, los derechos objeto de la licencia incluyen, aunque no exclusivamente, el derecho a

a) copiar y reproducir los resultados b) utilizar y reutilizar los resultados

c) exponer, comunicar, publicar y distribuir los resultados d) modificar y editar los resultados

e) integrar e incorporar los resultados en obras existentes o futuras f) incluir los resultados en índices y bases de datos

g) almacenar y archivar los resultados en cualquier formato h) compilar o descompilar los resultados

i) conceder a terceros licencias relativas a los mencionados derechos La licencia cubre todos los territorios del mundo, es válida para toda la duración de los derechos en cuestión y está incluida en la subvención abonada a la estructura de acogida.

2 _{El tipo de cambio de la Comisión indicado es el InforEuro, publicado en Europa} http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm

II. CONDICIONES GENERALES

PARTE A: DISPOSICIONES LEGALES Y ADMINISTRATIVAS

II.1. COMPROMISOS DE LA ESTRUCTURA DE ACOGIDA Al firmar el convenio marco, la estructura de acogida se compromete a:

- respetar los objetivos generales comunes que formaron la base de la asociación, como se menciona en el preámbulo;

- cumplir los compromisos asumidos en el marco del plan de acción que se establece en el anexo A.1, acompañado en su caso de los programas de trabajo anuales acordados conjuntamente entre las Partes;

- hacer todos los esfuerzos posibles para alcanzar en la práctica los objetivos generales comunes anteriormente citados con cada una de las acciones para las que la Comisión conceda una subvención;

- mantener relaciones de mutua colaboración e intercambios de información regulares con la Comisión sobre cuestiones de interés común relativas a la utilización del convenio marco, así como sobre el seguimiento de la ejecución del plan de acción que figura en el anexo A.1;

- adoptar una actitud transparente respecto a la gestión y la contabilidad de las acciones para las que se concede una subvención de la Comisión y cooperar plenamente con los controles anuales u ocasionales sobre la ejecución del convenio marco o de los convenios específicos.

II.2. RESPONSABILIDAD

II.2.1. La estructura de acogida será la única responsable del cumplimiento de todas las obligaciones legales que le incumban.

II.2.2. En ninguna circunstancia y por ningún motivo podrá considerarse responsable a la Comisión en caso de reclamación presentada en el marco de convenios específicos por cualquier daño causado con motivo de la ejecución de una acción. En consecuencia, la Comisión no atenderá ninguna solicitud de indemnización o reembolso que acompañe a una reclamación de este tipo.

II.2.3. Excepto en caso de fuerza mayor, la estructura de acogida deberá reparar cualquier daño que sufra la Comisión como consecuencia de la ejecución o la mala ejecución de una acción.

II.2.4. La estructura de acogida será la única responsable frente a terceros, incluso por lo que respecta a los daños de cualquier tipo que estos pudieran sufrir con motivo de la ejecución de una acción.

II.3. CONFLICTO DE INTERESES

II.3.1. La estructura de acogida se compromete a adoptar todas las medidas necesarias para prevenir cualquier riesgo de conflicto de intereses que pudiera comprometer la ejecución imparcial y objetiva del convenio marco o de los convenios específicos. Podría plantearse un conflicto de intereses, en particular, como consecuencia de intereses económicos, afinidades políticas o nacionales, vínculos familiares o afectivos, o cualquier otro interés compartido.

II.3.2. La Comisión deberá ser informada inmediatamente por escrito de cualquier situación constitutiva de un conflicto de intereses o que pudiera dar lugar a un conflicto de intereses durante la ejecución del convenio marco o de los convenios específicos. La estructura de acogida se comprometerá a adoptar inmediatamente todas las medidas necesarias para resolver esa situación. II.3.3. La Comisión se reserva el derecho de cerciorarse de que las medidas

adoptadas son adecuadas y, llegado el caso, podrá exigir a la estructura de acogida que adopte medidas adicionales en un plazo determinado.

II.4. PROPIEDAD Y UTILIZACIÓN DE LOS RESULTADOS

II.4.1. Salvo que se disponga lo contrario en el convenio específico, los resultados de una acción, incluidos los derechos de propiedad industrial e intelectual, y los informes y otros documentos relativos a ella serán propiedad de la estructura de acogida.

II.4.2. No obstante lo dispuesto en el apartado 1, la estructura de acogida concederá a la Comisión el derecho a utilizar libremente y según lo considere conveniente los resultados de la acción y, en particular, a divulgar, reproducir por cualquier procedimiento técnico, traducir o comunicar los resultados de la acción por cualquier medio, incluso en el sitio web Europa, sin perjuicio de las obligaciones de confidencialidad y del respeto de los derechos de propiedad industrial e intelectual preexistentes. II.4.3. En caso de que existan derechos de propiedad industrial e intelectual,

incluidos derechos de terceros, antes de la firma del convenio («derechos de propiedad intelectual preexistentes»), la estructura de acogida elaborará una lista que especifique todos los derechos de propiedad y de uso de los derechos de propiedad intelectual preexistentes y la comunicará a la Comisión a más tardar antes del comienzo de la aplicación. La estructura de acogida se asegurará de que dispone de todos los derechos para utilizar cualquier derecho de propiedad intelectual preexistente en la ejecución del convenio.

II.5. CONFIDENCIALIDAD

La Comisión y la estructura de acogida se comprometen a preservar la confidencialidad de todo documento, información u otro material directamente relacionado con el objeto del convenio marco o de los convenios específicos que haya sido debidamente clasificado como confidencial, si su revelación pudiera causar un perjuicio a la otra Parte. Las Partes seguirán vinculadas por esta obligación después de la fecha de expiración del convenio marco.

II.6. PUBLICIDAD

II.6.1. Salvo que la Comisión solicite lo contrario, cualquier comunicación o publicación de la estructura de acogida relativa a una acción, incluidas las realizadas en una conferencia o seminario, deberá especificar que se refiere a una iniciativa que ha recibido financiación de la Unión.

Toda comunicación o publicación de la estructura de acogida, de cualquier forma y por cualquier medio, deberá especificar que es únicamente responsabilidad del autor y que la Comisión no es responsable de ningún uso que pudiera hacerse de la información que contiene.

II.6.2. La estructura de acogida autoriza a la Comisión a publicar, en cualquier forma y por cualquier medio, inclusive por internet, la siguiente información:

- el nombre y la dirección de la estructura de acogida; - el objeto y la finalidad de las subvenciones concedidas;

- los importes concedidos y los porcentajes de financiación con relación al coste total de las acciones.

Previa petición motivada y debidamente justificada de la estructura de acogida, la Comisión podrá renunciar a dicha publicidad cuando la divulgación de la información citada anteriormente pueda comprometer la seguridad de la estructura de acogida o perjudicar a sus intereses comerciales.

II.7. EVALUACIÓN

Cuando la Comisión realice una evaluación intermedia o final de las repercusiones de una acción con relación a los objetivos del programa de la Unión de que se trate, la estructura de acogida se compromete a poner a disposición de la Comisión o de las personas habilitadas por ella cualquier documento o información, incluida información en formato electrónico, que facilite la realización de esta evaluación, y a concederles los derechos de acceso contemplados en la cláusula II.20.

II.8. SUSPENSIÓN

II.8.1. La estructura de acogida podrá suspender la ejecución de una acción cuando circunstancias excepcionales, en particular de fuerza mayor, hagan que dicha ejecución resulte imposible o excesivamente difícil. La estructura de acogida informará de ello sin demora a la Comisión con todas las justificaciones y precisiones necesarias, y le comunicará la fecha en que tiene previsto reanudar la ejecución.

II.8.2. Si la Comisión no resuelve el convenio específico de acuerdo con lo dispuesto en el apartado II.12.2, la estructura de acogida reanudará la ejecución en cuanto se den las condiciones oportunas, e informará de ello a la Comisión. La duración de la acción se prorrogará por un plazo equivalente al período de suspensión.

II.8.3. La prolongación de la duración de la acción y las eventuales modificaciones necesarias para adaptar la acción a las nuevas condiciones de ejecución serán objeto de una cláusula escrita adicional al convenio específico de conformidad con las disposiciones de la cláusula II.14.

II.9. FUERZA MAYOR

II.9.1. Por fuerza mayor se entenderá cualquier situación o acontecimiento imprevisible y excepcional ajeno al control de las Partes que impida a cualquiera de ellas cumplir alguna de sus obligaciones derivadas del convenio, que no se deba a error o negligencia de una de ellas y no haya podido evitarse ni aun actuando con la debida diligencia. La Parte que incurra en incumplimiento no podrá invocar como caso de fuerza mayor los defectos o retrasos en la disponibilidad del equipo o material (en la medida en que no sea por motivos de fuerza mayor) ni los conflictos laborales, huelgas o problemas financieros.

II.9.2. Si una de las Partes estima que se ha producido un acontecimiento de fuerza mayor, deberá notificarlo inmediatamente a la otra Parte por carta certificada con acuse de recibo o procedimiento equivalente, precisando la naturaleza, la duración probable y los efectos previsibles de dicha situación. II.9.3. No se considerará que una de las Partes ha incumplido sus obligaciones

derivadas del convenio cuando no le haya sido posible ejecutarlas por causa de fuerza mayor. Las partes adoptarán todas las medidas necesarias para reducir al mínimo los eventuales perjuicios resultantes de un caso de fuerza mayor.

II.9.4. Las acciones en curso podrán suspenderse de acuerdo con las disposiciones de la cláusula II.8.

II.10.1. Si la estructura de acogida tiene que celebrar contratos para poder llevar a cabo una acción, y estos corresponden a una partida de costes directos subvencionables del presupuesto estimativo de la acción anejo al convenio específico, deberá adjudicar el contrato a la oferta económicamente más ventajosa; al hacerlo, deberá evitar todo conflicto de intereses.

II.10.2. Los contratos contemplados en el apartado 1 solo se podrán adjudicar en las circunstancias siguientes:

a) solo podrá contratarse la ejecución de una parte limitada de la acción; b) la celebración de contratos deberá estar justificada por la naturaleza de

la acción y las necesidades de su ejecución;

c) las tareas en cuestión deberán figurar en el anexo del convenio específico que describa la acción, y los costes estimados correspondientes se detallarán en el presupuesto estimativo de la acción;

d) toda adjudicación de contratos durante la realización de la acción, en caso de no estar prevista en la solicitud de subvención, estará sujeta a la autorización previa por escrito de la Comisión;

e) la estructura de acogida será la única responsable de la ejecución de la acción y del cumplimiento de las disposiciones del convenio marco y del convenio específico correspondiente; la estructura de acogida se comprometerá a adoptar todas las disposiciones necesarias para que el adjudicatario del contrato renuncie a invocar cualquier derecho frente a la Comisión en virtud del convenio marco o del convenio específico; f) la estructura de acogida debe comprometerse a que las condiciones que

le son aplicables en virtud de las cláusulas II.2, II.3, II.4, II.5, II.6, II.7, II.11 y II.20 del convenio marco sean igualmente aplicables al adjudicatario del contrato.

II.11. CESIÓN

II.11.1. Los créditos frente a la Comisión no podrán transferirse.

II.11.2. En casos excepcionales, cuando la situación lo justifique, la Comisión podrá autorizar la cesión a un tercero de los convenios específicos, o de parte de los mismos, y de los eventuales pagos derivados de ellos, previa petición escrita y motivada de la estructura de acogida. La Comisión deberá comunicar su eventual acuerdo por escrito antes de que se produzca la cesión propuesta. En ausencia de esta autorización, o en caso de incumplimiento de las condiciones en que se ha concedido, la cesión no será ejecutoria y no tendrá ningún efecto para la Comisión.

II.11.3. En ningún caso dicha cesión podrá liberar a la estructura de acogida de sus obligaciones con la Comisión.

II.12. RESOLUCIÓN DEL CONVENIO MARCO

II.12.1. Resolución por parte de la estructura de acogida

La estructura de acogida podrá resolver el convenio marco en todo momento mediante un preaviso notificado por escrito con sesenta días de antelación. En tal caso, se obliga a llevar a cabo la ejecución de los convenios específicos cuya fecha de entrada en vigor sea anterior a la fecha en que surte efecto la resolución del convenio marco.

En casos debidamente justificados, la estructura de acogida podrá retirar la solicitud de subvención y poner fin a un convenio específico en curso de ejecución mediante un preaviso motivado y notificado por escrito con sesenta días de antelación, sin que de ello se derive ningún tipo de indemnización por su parte. A falta de justificación o si la Comisión no la admitiese, la resolución por parte de la estructura de acogida se considerará improcedente y tendrá las consecuencias contempladas en el apartado 4, párrafo cuarto.

II.12.2. Resolución por la Comisión

La Comisión podrá decidir en todo momento poner fin al convenio marco, sin que deba abonar indemnización alguna, mediante preaviso escrito de sesenta días. Si la Comisión se acoge a ese derecho, debe cumplir las obligaciones derivadas de la ejecución de los convenios específicos cuya fecha de entrada en vigor sea anterior a la fecha en que surta efecto la resolución del convenio marco, en la medida en que dicha ejecución haya generado unos gastos razonables que ya estuvieran previstos en tales convenios específicos, salvo en los casos que se enumeran a continuación. La Comisión podrá decidir poner fin al convenio marco, así como a los convenios específicos en curso de ejecución, sin abonar por ello indemnización alguna, en las siguientes circunstancias:

a) cuando un cambio de la situación jurídica, financiera, técnica, organizativa o de propiedad de la estructura de acogida pueda afectar al convenio de manera sustancial o cuestionar la decisión de concesión de la subvención;

b) cuando la estructura de acogida no ejecute alguna de las obligaciones sustantivas que le incumben en virtud del convenio, incluidos sus anexos; c) en caso de fuerza mayor, notificada de acuerdo con la cláusula II.9, o en caso

de suspensión de la acción debido a circunstancias excepcionales, notificada de conformidad con la cláusula II.8;

d) cuando la estructura de acogida se halle incursa en un procedimiento de quiebra, liquidación, intervención judicial o concurso de acreedores, cese de actividad o en cualquier otra situación similar resultante de un procedimiento de la misma naturaleza vigente en las legislaciones y normativas nacionales;

e) cuando la Comisión tenga pruebas o sospechas fundadas de que la estructura de acogida o cualquier persona o entidad relacionada con ella haya cometido una falta profesional;

f) cuando la estructura de acogida no haya cumplido sus obligaciones de pago de cotizaciones a la seguridad social o de impuestos con arreglo a las disposiciones legales del país donde esté establecida;

g) en caso de que la Comisión tenga pruebas o sospechas fundadas de fraude, corrupción, participación en una organización criminal o cualquier otra actividad ilegal que atente contra los intereses financieros de la Unión por parte de la estructura de acogida o cualquier persona o entidad relacionada con ella;

h) cuando la Comisión tenga pruebas o sospechas fundadas de que la estructura de acogida o cualquier persona o entidad relacionada con ella haya cometido errores sustanciales, irregularidades o fraude en el procedimiento de adjudicación o en la ejecución de la subvención;

i) cuando la estructura de acogida haya hecho declaraciones falsas o proporcione informes no conformes a la realidad para obtener la subvención prevista en el convenio.

En los casos contemplados en las letras e), g) y h), por cualquier persona relacionada con la estructura de acogida se entenderá cualquier persona física con facultades de representación, toma de decisiones o control en relación con la estructura de acogida. Por cualquier entidad relacionada con la estructura de acogida se entenderá, en particular, cualquier entidad que cumpla los criterios establecidos en el artículo 1 de la Séptima Directiva 83/349/CEE del Consejo, de 13 de junio de 1983.

II.12.3. Procedimiento de resolución

El procedimiento de resolución se incoará mediante carta certificada con acuse de recibo o procedimiento equivalente.

En los casos contemplados en las letras a), b), d), e), g) y h), la estructura de acogida dispondrá de un plazo de treinta días para comunicar sus observaciones y, en su caso, adoptar las medidas necesarias para garantizar la continuidad del cumplimiento de sus obligaciones con arreglo al convenio. Si la Comisión no confirma la aceptación de estas observaciones mediante aprobación escrita en los treinta días siguientes a su recepción, el procedimiento de resolución seguirá su curso.

Cuando exista un preaviso, la resolución será efectiva al término del plazo de preaviso, que se iniciará el día de la recepción de la decisión de resolución.

A falta de preaviso en los casos contemplados en las letras c), f) e i) del apartado anterior, la resolución será efectiva a partir del día siguiente a la fecha de recepción de la decisión de resolución.

II.12.4. Efectos de la resolución

En caso de resolución de un convenio específico, los pagos de la Comisión se limitarán a los costes subvencionables realmente contraídos por la estructura de acogida hasta la fecha efectiva de la resolución, en cumplimiento de las disposiciones de la cláusula II.18. No se tendrán en cuenta los costes vinculados a los compromisos en curso cuya ejecución sea posterior a la resolución.

La estructura de acogida dispondrá de un plazo de sesenta días, a partir de la fecha en que surta efecto la resolución del convenio específico notificada por la Comisión, para presentar una solicitud de pago final conforme a las disposiciones del apartado II.16.4. A falta de recepción de tal solicitud de pago final dentro del plazo señalado, la Comisión no reembolsará los gastos contraídos por la estructura de acogida hasta la fecha de resolución y recuperará todo importe cuya utilización no esté justificada por los informes de ejecución técnica y los estados financieros aprobados por la Comisión.

Excepcionalmente, al término del preaviso citado en el apartado 3, cuando la Comisión ponga fin a un convenio específico porque la estructura de acogida no haya presentado el informe final de ejecución técnica y el estado financiero previstos en el convenio y aún no haya cumplido esta obligación en los dos meses siguientes al recordatorio escrito enviado por la Comisión mediante carta certificada con acuse de recibo o procedimiento equivalente, la Comisión no reembolsará los gastos contraídos por la estructura de acogida hasta la fecha de finalización de la acción y recuperará todo importe cuya utilización no esté justificada por los informes de ejecución técnica y los estados financieros aprobados por la Comisión.

Excepcionalmente, en caso de resolución improcedente por parte de la estructura de acogida, así como en caso de resolución por parte de la Comisión por los motivos expuestos en las letras a), e), g), h) o i), la Comisión podrá exigir el reembolso parcial o total de las cantidades ya abonadas en el marco de un convenio específico sobre la base de los informes de ejecución técnica y los estados financieros que haya aprobado, de manera proporcional a la gravedad de los incumplimientos imputados y tras haber ofrecido a la estructura de acogida la posibilidad de presentar sus observaciones.

II.13. SANCIONES FINANCIERAS

II.13.1. De acuerdo con el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de la Unión Europea, se podrán imponer sanciones financieras de entre un 2 % y un 10 % del valor de la subvención a toda estructura de acogida declarada culpable de incumplimiento grave de sus obligaciones contractuales.

II.13.2. El porcentaje de la sanción podrá variar entre el 4 % y el 20 % en caso de reincidencia en los cinco años siguientes al establecimiento del primer incumplimiento.

II.13.3. Toda decisión de la Comisión de aplicar estas sanciones financieras se notificará por escrito a la estructura de acogida afectada.

II.14. CLÁUSULAS ADICIONALES

II.14.1. Toda modificación de las condiciones del convenio marco o de un convenio específico deberá ser objeto de una cláusula adicional escrita. Ningún acuerdo verbal podrá vincular a las Partes en este sentido.

II.14.2. La cláusula adicional no podrá tener por objeto ni por efecto la introducción de modificaciones sustanciales que pudieran cuestionar la decisión de otorgar el convenio marco o una subvención, ni vulnerar la igualdad de trato entre los solicitantes del convenio marco o de las subvenciones.

II.14.3. Cuando la solicitud de modificación proceda de la estructura de acogida, esta deberá enviarla a la Comisión con la debida antelación respecto a la fecha prevista para que surta efecto y, por lo que se refiere a los convenios específicos, un mes antes de la fecha de finalización de la acción, excepto en casos debidamente justificados por la estructura de acogida y aceptados por la Comisión.

PARTE B: DISPOSICIONES FINANCIERAS

II.15. COSTES SUBVENCIONABLES

II.15.1. Los costes subvencionables de la acción o el programa de trabajo son costes realmente contraídos por la estructura de acogida que cumplen los criterios siguientes:

– han sido contraídos durante la acción o el programa de trabajo, tal como se detalla en el convenio específico, salvo los costes relacionados con informes finales y certificados sobre los estados financieros y la contabilidad correspondiente;

– están relacionados con el objeto del convenio específico y están consignados en el presupuesto global estimativo de la acción o el programa de trabajo que lo acompaña;

– son necesarios para la ejecución de la acción o del programa de trabajo objeto del convenio específico;

– son identificables y verificables, constan en la contabilidad de la estructura de acogida y se han determinado de acuerdo con las normas contables aplicables del país en que está establecida la estructura de acogida y de conformidad con las prácticas contables habituales de esta última en materia de costes;

– cumplen los requisitos de la legislación tributaria y social aplicable; – son razonables y justificados, y cumplen con el principio de buena

gestión financiera, en especial en lo referente a los requisitos de economía y eficiencia.

Los procedimientos de contabilidad y auditoría interna de la estructura de acogida deben permitir una conciliación directa entre los costes e ingresos declarados con relación al plan de acción y los estados contables y justificantes correspondientes.

II.15.2. En el marco de una subvención de funcionamiento serán subvencionables, siempre que cumplan los criterios definidos en el apartado anterior, los costes de funcionamiento siguientes:

- los costes del personal, incluidos los salarios reales más las cotizaciones a la seguridad social y otros costes legales que formen parte de la remuneración, siempre que no sean superiores a los baremos medios de la política habitual de la estructura de acogida en materia de remuneración; los costes salariales correspondientes del personal de las administraciones

nacionales son subvencionables en la medida en que estén relacionados con costes de actividades que el organismo público en cuestión no habría realizado de no haberse llevado a cabo el proyecto;

- los gastos de viaje y estancia del personal, siempre que correspondan a las prácticas habituales de la estructura de acogida en materia de gastos de desplazamiento, o no excedan de los baremos aprobados anualmente por la Comisión;

- los costes de adquisición de bienes de equipo (nuevos o de segunda mano), siempre que los bienes en cuestión se amorticen de acuerdo con las normas fiscales y contables aplicables a la estructura de acogida y admitidas generalmente para bienes de la misma naturaleza; la Comisión solo podrá tener en cuenta la parte de amortización del equipo correspondiente al período de subvencionabilidad con fondos de la Unión cubierto por el convenio, salvo que la naturaleza o el uso del bien justifiquen un trato distinto por la Comisión;

- los costes de bienes fungibles y de suministros;

- los costes que se derivan de otros contratos adjudicados por la estructura de acogida a efectos de la ejecución del programa de trabajo, siempre que se cumplan las condiciones previstas en la cláusula II.10;

- los costes derivados directamente de los requisitos impuestos por el convenio (en particular, los gastos de auditoría), incluidos los costes de servicios financieros (en particular, el coste de las garantías financieras); - los gastos generales.

II.15.3. En el caso de una subvención de acción, los costes subvencionables de la acción se dividen en costes directos y costes indirectos.

Los costes directos subvencionables de una acción son los costes que, en cumplimiento de las condiciones de subvencionabilidad definidas en el apartado 1, pueden identificarse como costes específicos directamente vinculados a la ejecución de la acción y que, por tanto, pueden ser objeto de una imputación directa. En particular, serán subvencionables, siempre que respondan a los criterios definidos en el apartado 1, los costes directos siguientes:

- los costes del personal encargado de la acción, incluidos los salarios reales más las cotizaciones a la seguridad social y otros costes legales que formen parte de la remuneración, siempre que no sean superiores a los baremos medios de la política habitual de la estructura de acogida en materia de remuneración;

- los gastos de viaje y estancia del personal que participe en la acción, siempre que correspondan a las prácticas habituales de la estructura de acogida en materia de gastos de desplazamiento, o no excedan de los baremos aprobados anualmente por la Comisión;

- los costes de adquisición de bienes de equipo (nuevos o de segunda mano), siempre que los bienes en cuestión se amorticen de acuerdo con las normas fiscales y contables aplicables a la estructura de acogida y admitidas generalmente para bienes de la misma naturaleza; la Comisión solo podrá

duración de la acción y a su tasa de utilización efectiva para los fines de la acción, salvo que la naturaleza o el contexto de utilización del bien justifiquen un tratamiento distinto por parte de la Comisión;

- los costes de bienes fungibles y de suministros, siempre que sean identificables y estén destinados a la acción;

- los costes que se derivan de otros contratos adjudicados por la estructura de acogida a efectos de la realización de la acción, siempre que se cumplan las condiciones previstas en la cláusula II.10;

- los costes derivados directamente de los requisitos impuestos por el convenio marco o el convenio específico (difusión de la información, evaluación específica de la acción, auditorías, traducciones, reproducción, etc.), incluidos los costes de servicios financieros (en particular, el coste de las garantías financieras).

Los costes indirectos subvencionables de una acción son los costes que, en cumplimiento de las condiciones de subvencionabilidad definidas en el apartado 1, no pueden identificarse como costes específicos directamente vinculados a la ejecución de la acción e imputarse a esta ejecución de manera directa, pero pueden ser identificados y justificados por la estructura de acogida y en su sistema contable como gastos contraídos en relación con los costes directos subvencionables de la acción. No podrán incluir costes directos subvencionables.

No obstante lo dispuesto en el apartado 1, los costes indirectos contraídos al realizar una acción podrán ser subvencionables sobre la base de una financiación a tanto alzado fijada como máximo en un 7 % del importe total de los costes directos subvencionables. Si el convenio específico contempla la financiación a tanto alzado de los costes indirectos, estos no tendrán que justificarse mediante documentos contables.

II.15.4. No se considerarán subvencionables los siguientes costes: - la remuneración del capital;

- las deudas y la carga de la deuda;

- las provisiones para posibles pérdidas o deudas futuras; - el interés adeudado;

- las deudas de dudoso cobro;

- las pérdidas por cambio de moneda;

- el IVA, excepto cuando la estructura de acogida justifique que no puede recuperarlo de acuerdo con la legislación nacional aplicable; el IVA pagado por organismos públicos no es un coste subvencionable;

- los costes declarados por la estructura de acogida y contraídos en el marco de otra acción o programa de trabajo que reciban una subvención de la

- los costes excesivos o desconsiderados.

II.15.5. Las posibles contribuciones en especie no constituirán costes subvencionables. No obstante, la Comisión podrá aceptar, si se considera necesario y conveniente, que la cofinanciación a que se refiere la cláusula I.4 esté constituida total o parcialmente por aportaciones en especie. En este caso, el valor de tales aportaciones no podrá ser superior:

– a los costes realmente contraídos y debidamente justificados por los documentos contables de los terceros que hayan efectuado estas contribuciones gratuitas a la estructura de acogida pero asumiendo el coste correspondiente;

– a los costes generalmente aceptados en el mercado en cuestión para la contribución de que se trate cuando no se ha contraído ningún coste. Se excluyen de esta posibilidad las contribuciones de tipo inmobiliario. En caso de cofinanciación en especie, las contribuciones así consideradas

quedarán reflejadas con el mismo importe en el marco de los gastos de la acción como gastos no subvencionables y, en el marco de los ingresos, como cofinanciación en especie. La estructura de acogida se compromete a obtener estas contribuciones en las condiciones establecidas en el convenio específico.

II.15.6. No obstante lo dispuesto en el apartado 3, los costes indirectos no se considerarán subvencionables tratándose de una subvención de acción a una estructura de acogida que ya haya recibido durante el período en cuestión una subvención de funcionamiento de la Comisión.

II.16. SOLICITUDES DE PAGO II.16.1. Prefinanciación

La finalidad de la prefinanciación es proporcionar fondos de tesorería a la estructura de acogida.

Cuando así lo exija el apartado sobre prefinanciación de la cláusula 5 del convenio específico o la cláusula equivalente del convenio marco, la estructura de acogida presentará una garantía financiera emitida por una entidad bancaria o institución financiera reconocida y establecida en uno de los Estados miembros de la Unión Europea.

El garante ejecutará la garantía a primer requerimiento y no exigirá a la Comisión que actúe contra el deudor principal (la estructura de acogida).

Se dispondrá que la garantía financiera permanezca en vigor hasta que la prefinanciación quede liquidada con pagos intermedios o el pago del saldo por la Comisión a la estructura de acogida o, a falta de dicha liquidación, tres meses después de que se notifique a la estructura de acogida una orden de recuperación en

virtud de la cual la Comisión le pide que devuelva la prefinanciación. La Comisión se compromete a devolver la garantía en el curso del mes siguiente.

II.16.2. Nuevos pagos de prefinanciación

Si la prefinanciación se fracciona en varios pagos, la estructura de acogida podrá presentar una nueva solicitud de pago cuando haya gastado la proporción del pago de prefinanciación anterior fijada en el apartado sobre nuevos pagos de prefinanciación de la cláusula 5 del convenio específico o la cláusula equivalente del convenio marco. La solicitud irá acompañada de los siguientes documentos: - una declaración detallada de los costes subvencionables realmente contraídos; - cuando así lo exija la citada cláusula 5 o equivalente, una garantía financiera

constituida de acuerdo con las disposiciones del apartado 1;

- cuando así lo exija la citada cláusula 5 o equivalente, un certificado relativo a los estados financieros y a la contabilidad correspondiente de la acción, emitido por un auditor autorizado o, en el caso de los organismos públicos, por un funcionario competente e independiente;

- cualquier otro documento que pueda exigirse en el convenio específico como complemento de la solicitud de nuevos pagos de prefinanciación.

Los documentos que acompañan a la solicitud de pago deberán redactarse de acuerdo con las disposiciones previstas a tal efecto en el convenio marco y en el convenio específico, incluidos, en su caso, sus anexos.

II.16.3. Pagos intermedios

Los pagos intermedios están destinados a reembolsar los gastos de la estructura de acogida sobre la base de una declaración detallada de los costes contraídos, cuando la acción presente un determinado grado de realización. Podrán liquidar total o parcialmente la posible prefinanciación.

En el plazo previsto en la cláusula sobre presentación de informes y otros documentos del convenio específico, la estructura de acogida presentará una solicitud de pago intermedio acompañada de los siguientes documentos:

- un informe intermedio sobre la ejecución de la acción;

- un estado financiero intermedio de los costes subvencionables realmente contraídos, con la misma estructura que el presupuesto estimado;

- cuando así lo exija el apartado sobre pagos intermedios de la cláusula 5 del convenio específico o en la cláusula equivalente del convenio marco, un certificado relativo a los estados financieros y a la contabilidad correspondiente de la acción, emitido por un auditor autorizado o, en el caso de los organismos públicos, por un funcionario competente e independiente; el certificado deberá

costes declarados por la estructura de acogida en los estados financieros en que se basa la solicitud de pago son reales, han sido adecuadamente consignados y son subvencionables, y que todos los ingresos se han declarado, de acuerdo con el convenio marco y el convenio específico.

Los documentos que acompañan a la solicitud de pago deberán redactarse de acuerdo con las disposiciones previstas a tal efecto en el convenio marco y en el convenio específico, incluidos, en su caso, sus anexos. La estructura de acogida certificará que la información que figura en su solicitud de pago es completa, fidedigna y veraz. Asimismo, certificará que los costes contraídos pueden considerarse subvencionables con arreglo al convenio marco y al convenio específico, que todos los ingresos han sido declarados y que su solicitud de pago está respaldada por justificantes que pueden ser comprobados.

Tras la recepción de estos documentos, la Comisión dispondrá del plazo mencionado en el apartado sobre pagos intermedios de la cláusula 5 del convenio específico o de la cláusula equivalente del convenio marco, para:

- aprobar el informe intermedio sobre la ejecución de la acción;

- pedir a la estructura de acogida justificantes o cualquier información complementaria que considere necesaria para la aprobación de dicho informe; - rechazar el informe y pedir que se presente otro nuevo.

Si la Comisión no responde por escrito en el plazo de examen antes citado, el informe se considerará aprobado. La aprobación del informe que acompaña a la solicitud de pago no implicará reconocimiento de su regularidad ni del carácter auténtico, completo y correcto de las declaraciones y de la información incluidas en él.

Las solicitudes de información complementaria o de nuevo informe se enviarán a la estructura de acogida por escrito.

Si se solicita información complementaria o un nuevo informe, el plazo de examen será ampliado en función del tiempo necesario para obtener la información. La estructura de acogida será informada mediante un documento formal de la solicitud y de la ampliación del plazo de examen. La estructura de acogida dispondrá del plazo previsto en las disposiciones antes citadas de la cláusula 5 o equivalente para presentar la información o los nuevos documentos solicitados.

La ampliación del plazo de aprobación del informe podrá retrasar el pago en un período equivalente.

En caso de rechazo y solicitud de un nuevo informe, este último estará sujeto al procedimiento de aprobación descrito en la presente cláusula.

En caso de nuevo rechazo, la Comisión se reserva el derecho de poner fin al convenio invocando el apartado II.12.2.b).

II.16.4. Pago del saldo

El pago del saldo, que no se podrá repetir, se efectuará una vez finalizada la acción sobre la base de los costes realmente contraídos por la estructura de acogida al ejecutar la acción. Podrá tomar la forma de una orden de recuperación, en caso de que el total de los anteriores pagos sea superior al de la ayuda final determinada de conformidad con la cláusula II.18.

En el plazo previsto en la cláusula sobre presentación de informes y otros documentos del convenio específico, la estructura de acogida presentará una solicitud de pago del saldo acompañada de los siguientes documentos:

- un informe final sobre la ejecución de la acción;

- un estado financiero final de los costes subvencionables realmente contraídos, con la misma estructura que el presupuesto estimado;

- un estado recapitulativo completo de los ingresos y gastos de la acción;

- cuando así lo exija el apartado sobre pago del saldo de la cláusula 5 del convenio específico o la cláusula equivalente del convenio marco, un certificado sobre los estados financieros y la contabilidad de la acción, emitido por un auditor autorizado o, en el caso de organismos públicos, por un funcionario competente e independiente; el certificado deberá acreditar, de acuerdo con una metodología aprobada por la Comisión, que los costes declarados por la estructura de acogida en los estados financieros en que se basa la solicitud de pago son reales, han sido adecuadamente consignados y son subvencionables, y que todos los ingresos se han declarado, de acuerdo con el convenio marco y el convenio específico. Los documentos que acompañan a la solicitud de pago deberán redactarse de acuerdo con las disposiciones previstas a tal efecto en el convenio marco y en el convenio específico, incluidos, en su caso, sus anexos. La estructura de acogida certificará que la información que figura en su solicitud de pago es completa, fidedigna y veraz. Asimismo, certificará que los costes contraídos pueden considerarse subvencionables con arreglo al convenio marco y al convenio específico, que todos los ingresos han sido declarados y que su solicitud de pago está respaldada por justificantes que pueden ser comprobados.

Tras la recepción de estos documentos, la Comisión dispondrá del plazo mencionado en el apartado sobre pago del saldo de la cláusula 5 del convenio específico o de la cláusula equivalente del convenio marco, para:

- aprobar el informe final sobre la ejecución de la acción;

- pedir a la estructura de acogida justificantes o cualquier información complementaria que considere necesaria para la aprobación de dicho informe; - rechazar el informe y pedir que se presente otro nuevo.

Si la Comisión no responde por escrito en el plazo de examen antes citado, el informe se considerará aprobado. La aprobación del informe que acompaña a la solicitud de pago no implicará reconocimiento de su regularidad ni del carácter auténtico, completo y correcto de las declaraciones y la información incluidas en él.

Las solicitudes de información complementaria o de nuevo informe se enviarán a la estructura de acogida por escrito.

Si se solicita información complementaria o un nuevo informe, el plazo de examen será ampliado en función del tiempo necesario para obtener la información. La estructura de acogida será informada mediante un documento formal de la solicitud y de la ampliación del plazo de examen. La estructura de acogida dispondrá del plazo previsto en las disposiciones antes citadas de la cláusula 5 o equivalente para presentar la información o los nuevos documentos solicitados.

La ampliación del plazo de aprobación del informe podrá retrasar el pago en un período equivalente.

En caso de rechazo y solicitud de un nuevo informe, este último estará sujeto al procedimiento de aprobación descrito en la presente cláusula.

En caso de nuevo rechazo, la Comisión se reserva el derecho de poner fin al convenio específico invocando el apartado II.12.2.b).

II.16.5. Costes de las transferencias

Los costes de las transferencias se repartirán del siguiente modo:

– los costes de envío cargados por el banco de la Comisión correrán a cargo de la Comisión;

– los costes de recepción cargados por el Banco de la estructura de acogida correrán a cargo de la estructura de acogida;

– todos los costes derivados de la repetición de una transferencia causada por una de las partes correrán a cargo de la parte que haya causado la repetición de la transferencia.

II.17. DISPOSICIONES GENERALES SOBRE LOS PAGOS

II.17.1. La Comisión efectuará los pagos en euros. Toda conversión de los costes reales en euros se realizará al tipo de cambio diario publicado en el Diario

Oficial de la Unión Europea o, en su defecto, al tipo contable mensual

establecido por la Comisión y publicado en su sitio web, el día de la emisión de la orden de pago por la Comisión, salvo que se establezcan disposiciones específicas al respecto en las condiciones particulares del convenio marco o en el convenio específico.

Los pagos se considerarán realizados en la fecha de su adeudo en la cuenta de la Comisión.

II.17.2. La Comisión podrá suspender el plazo de pago contemplado en la cláusula 5 del convenio específico o la cláusula equivalente del convenio marco en cualquier momento, para realizar controles adicionales, mediante notificación a la estructura de acogida de que no puede aceptarse su solicitud de pago, bien porque no se ajuste a las disposiciones del convenio,

existan sospechas de que ciertos gastos incluidos en el estado financiero no son subvencionables.

La Comisión podrá suspender sus pagos en cualquier momento en caso de infracción comprobada o presunta por la estructura de acogida de las disposiciones del convenio marco o del convenio específico, en particular a la vista de los resultados de las auditorías y controles contemplados en la cláusula II.20.

La Comisión también podrá suspender sus pagos:

– si existen sospechas de irregularidad cometida por la estructura de acogida en la ejecución del convenio de subvención;

– si se ha comprobado que la estructura de acogida ha cometido una irregularidad o existen sospechas de que la haya cometido en el curso de la ejecución de otro convenio de subvención financiado por el presupuesto general de la Unión o por otros presupuestos gestionados por esta; en tales casos, la suspensión de los pagos solo se producirá cuando la irregularidad cierta o presunta pueda afectar a la ejecución del convenio de subvención en curso.

La Comisión notificará con la mayor brevedad esa suspensión a la estructura de acogida por carta certificada con acuse de recibo o procedimiento equivalente.

La suspensión surtirá efecto en la fecha de envío de la notificación por la Comisión. El plazo del pago restante volverá a correr a partir de la fecha de registro de la solicitud de pago correctamente formulada, cuando se reciban los justificantes solicitados o al final del período de suspensión notificado por la Comisión.

II.17.3. Una vez expirado el plazo de pago especificado en la cláusula 5 del convenio específico o la cláusula equivalente del convenio marco y sin perjuicio del apartado 2 de la presente cláusula, la estructura de acogida podrá optar a intereses de demora al tipo aplicado por el Banco Central Europeo a sus operaciones principales de refinanciación en euros, incrementado en tres puntos porcentuales y medio; el tipo de referencia al que se aplicará el incremento será el tipo vigente el primer día del mes de la fecha límite de pago, publicado en la serie C del Diario Oficial de la Unión

Europea. Esta disposición no se aplicará a los beneficiarios de una

subvención que sean administraciones públicas de los Estados miembros de la Unión.

Los intereses de demora se aplicarán al período transcurrido entre la fecha límite de pago, excluida, y la fecha de pago tal y como se define en el apartado 1, incluida. Los intereses no se considerarán ingresos a los efectos de determinar la subvención final en el sentido del apartado III.3.8. La suspensión del pago por la Comisión no podrá considerarse demora en el pago.