Funciones según el análisis de puesto (Manual de Funciones)

3. MARCO PROPOSITIVO

3.6. Funciones según el análisis de puesto (Manual de Funciones)

Principales funciones del Gerente

 Hacer pedidos de Mercadería a los proveedores.  Cancelaciones de facturas a los proveedores.

 Atención a los distintos proveedores que visitan el almacén.

 Coordinar con los distintos departamentos para coordinar el funcionamiento cuando sea necesario.

 Convocar a reunión general.

 Trasladar a las distintas ciudades los productos que están para servicio técnico.  Negociar con ciertos clientes cuando sea necesario para cerrar una venta.  Elaborar los contratos de trabajo y hacer firmar a los colaboradores

 Llevar los contratos firmados a la Inspectoría de trabajo para su respectiva legalización.

 Entrevistar a los candidatos para laborar en el almacén conjuntamente con la jefa administrativa.

 Tomar la decisión y Seleccionar al personal idóneo para que labore en la empresa.

Funciones del Jefe Administrativo

El objetivo principal de la responsable de este departamento es:  Ingresar las facturas y los productos al sistema.

 Revisar y poner precios a los productos  Atender a los proveedores para pedidos.

 Pago puntual de las obligaciones a proveedores

 Registrar todos los pagos y depósitos en el libro banco.  Realizar los cierres de caja diarios.

 Hacer los contratos de trabajo conjuntamente con el gerente para que firmen los colaboradores

 Elaborar y cancelar los roles a los empleados

 Entrevistar a los aspirantes conjuntamente con el gerente para seleccionar al personal

53 Funciones del Contador auditor

 Llevar al día la contabilidad del almacén.  Generar reportes para la gerencia

 Realizar estados de resultados trimestrales o cuando Gerencia lo necesite.

 Entregar los comprobantes de los anticipos a los pagos de la renta los meses julio y septiembre y en febrero el final

Funciones del Auxiliar Contable

 Imprimir los formularios de pagos de los impuestos a la renta y anticipos mes a mes.

 Imprimir los pagos del seguro de los empleados mes a mes antes del día 15 para su cancelación.

 Ingresar las facturas al sistema contable de la empresa.  Registrar los gastos diarios.

 Ayudar en el cierre de inventario conjuntamente con el Jefe Administrativo

Funciones de la encargada de Caja

 Receptar abonos de los clientes que cancelan semanal, quincenal, o mensual sus créditos.

 Cobrar y emitir recibos por las entradas de los clientes que están aperturando un nuevo crédito.

 Receptar el dinero de las cobranzas que realizan los cobradores fuera de la empresa.

 Realizar el arqueo de caja al final del día,

 Disponer de caja chica por valores de hasta $20 para gastos justificados.  Depositar diario los cierres de caja

 Pagar los impuestos al SRI

54 Funciones del Jefe de Ventas y Créditos

 Revisar la solicitud de crédito y comprobar que esta tenga toda la información requerida

 Confirmar que el cliente proporcione toda la documentación necesaria.

 Analizar los ingresos de los clientes para establecer el monto de crédito a aprobarse.

 Revisar en la Central de riesgo al cliente y garante.  Aprobar o negar los créditos solicitados por los clientes.

Funciones del Vendedor

La información que debe brindar los vendedores a sus clientes debe ser clara, precisa y real acerca de los servicios que tiene cada uno de los productos, la atención debe ser cordial y ágil, para que el cliente quede satisfecho con el producto adquirido en el almacén.

Funciones:

 Hacer la solicitud de crédito, llenar toda la información necesaria, y hacerle firmar la solicitud, un pagare, y una autorización para revisar en el buró de crédito.

 Los vendedores deben pasar la solicitud al jefe de ventas para que revise el crédito, verifique en la central y se apruebe la venta.

 Si el crédito es aprobado deben entregar al señor bodeguero-repartidor.

 Así mismo tiene la obligación de anotar el modelo, color y serie del artículo entregado.

 Deben ingresar las ventas al sistema que dispone la empresa.

 Ayudar con el cierre de inventario cuando la jefa administrativa disponga de su ayuda anotando los productos existentes en almacén y bodegas.

55 Funciones de servicio técnico

 Recibir y probar el funcionamiento o el daño de los productos que entran a garantía.

 Tramitar la garantía de los productos.

 Preparar los productos de garantía y enviar con el gerente al taller de servicio técnico Quito - Guayaquil – Quevedo

 Entregar los productos a los clientes una vez solucionado el problema.

Funciones del Jefe de Cobranza

 Se encarga de hacer llamadas a las personas que están atrasadas con sus pagos desde un mes en adelante.

 Coordinar y distribuir a los cobradores diariamente las zonas a visitar.

 Llegar a un acuerdo de pago con los clientes e ingresar esta observación en el archivo de cada cliente.

 Verificar la ejecución del convenio de pago del cliente.

 Enviar un reporte de los clientes incobrables a la central de riesgo.

Funciones del bodeguero repartidor  Verificar el domicilio del cliente

 Entregar a domicilio la mercadería que ha adquirido los clientes previa aprobación del crédito

 Recibir la mercadería en las bodegas

 Revisar constantemente la mercadería en las bodegas y ordenarlas  Reponer la mercadería que se ha entregado del almacén para exhibición

 Cuidar el vehículo que utiliza como herramienta para la repartición de la mercadería.

c.- Compensación de Personas (Procesos de Incentivos Motivacionales)

Fomentar un programa de incentivos con el objeto de motivar al empleado que estimule el buen desempeño de personal y organizacional.

1. Objetivos

 Mejorar la productividad del talento humano mediante incentivos económicos o de reconocimiento.

 Aumento de la productividad

2. Políticas:

 Transmitir al personal el plan de incentivo que implementara la empresa.  Dar un reconocimiento al empleado que mejor se destaca.

 Dar un reconocimiento al empleado que cumpla las metas en ventas.

 La motivación puede ser económica o de reconocimiento al mejor empleado.  El reconocimiento se realizara según los resultados obtenidos.

3. Tipos de incentivos:

 Monetarios.- Son los más usados por los Directivos y quizás más buscados por los empleados. Dentro de estos están:

a) Bonificaciones ocasionales (Cumplimiento de metas) b) Pagar oportunamente el sueldo.

c) Asignación de un porcentaje por ventas por comisión (temporada alta) d) Viajes con paquetes turísticos dentro del Ecuador (mejor empleado del año)

 No monetarios.-Son los que se establecen independientemente del salario y otros ingresos. Entre los cuáles tenemos:

a) Flexibilidad en los horarios

b) Entrega de reconocimientos (diploma o certificado) al buen desempeño. c) Estabilidad laboral

4. Propuesta de Herramientas a utilizar en el Plan de Incentivos Tabla de Incentivos

Tipo de Incentivos Objetivos Ventajas Comisiones Establecer una tasa fija de

porcentaje de

remuneración sobre ventas, como salario.  Los trabajadores tienen el mayor incentivo posible.  La Facilidad en la forma de cálculo y comprensión. Bonificaciones Motivar al personal al

cumplimiento de metas, para obtener un pago compensatorio adicional.

 Tiene la ventaja de dar una paga mayor, cuando el empleador realiza mayor esfuerzo.  Ayuda al incremento de la productividad. Incentivos Estimular aún más el

trabajo del personal. Ya que puede percibir una retribución en efectivo o en especie.  Se les motiva a alcanzar los objetivos cuantitativos y cualitativos establecidos.

e.- Desarrollo de personas (Proceso de Inducción y Capacitación) 1. Objetivos

 Conseguir que los empleados conozcan cuáles son sus funciones en su puesto de trabajo y conocer bien las características de los productos que ofrece la empresa.  Elaborar el programa de inducción, en el que deberán constar las fechas y temas a

 Dar a conocer el programa de inducción al nuevo personal.

 El contratado debe asistir a cada reunión de inducción, en la fecha y hora señalada en el programa.

 Formar en las distintas áreas para mejorar los conocimientos del personal, optimizando sus habilidades y destrezas mejorando su desempeño y productividad.  Ejecutar programas de capacitación semestrales para incrementar y potencializar

los conocimientos de los empleados.

 Impulsar el mejoramiento de la calidad de servicio al cliente.

 Mejorar la imagen de la empresa a través de un servicio ágil y con calidad  Actualizar permanentemente los conocimientos

2. Políticas

 Impartir capacitaciones semestrales

 Incorporar a todo el personal y a nivel gerencial a las capacitaciones  Asistir con puntualidad a las capacitaciones

 Asistir a las capacitaciones que brinda la empresa en forma obligatoria.  Contar con capacitadores con experiencia

 Planificar con anticipación las capacitaciones y el tema a dictarse.  Capacitar de acuerdo a las prioridades de la empresa.

3. Responsables de la fase de inducción y capacitación  Gerente o Propietario del Almacén

59 4. del plan de capacitación semestral

Contenido Responsable Capacitador Duración temático Taller de Motivación Gerente Dr. Santiago Castro 4 horas y ventas Jefa Administrativa. Calidad de Servicio Gerente Dr. Santiago Castro 5 horas al cliente Jefa Administrativa.

5. Presentación de un Modelo de capacitación

“TALLER DE MOTIVACION Y VENTAS AL ALMACEN EURO CREDITOS”

Objetivo general.-

Refrescar las actitudes de los colaboradores y fortalecer sus conductas hacia el servicio al cliente con excelencia.

Objetivos específicos.-

Los Objetivos específicos contemplan los siguientes elementos  Fortalecer la actitud frente al desafío de las ventas

 Motivar al personal

 Reflexionar sobre la importancia de mantener y cumplir una estrategia de servicio.  Proporcionar ciertas herramientas de automotivación en ventas y servicio al cliente.

Grupo Objetivo.-

Todos los colaboradores del almacén de electrodomésticos “Euro Créditos” ubicado en el cantón la Maná.

60 Estructura de contenido del Taller

Tema: “TALLER DE MOTIVACIÓN Y VENTAS” Desarrollo de contenidos:

 Presentación e inducción general  Dinámica de integración grupal

 Factores que conducen a la automotivación  ¿Qué es la excelencia?

 El servicio al cliente en el Ecuador y Colombia  Identificación y cambio de paradigmas

 Elementos que apoyan la eficacia y excelencia en el servicio  ¿Qué es vender?

 El rol del vendedor

 El rol de la motivación en ventas  talleres (evaluación)

 Conclusiones

 Cierre del taller (agradecimiento y despedida)

Duración del taller de capacitación.- El taller tendrá una duración de 4 horas

Metodología.-

La metodología aplicada contiene los siguientes elementos:  Inducción básica de ideas

 Talleres grupales

 Dinámicas individuales y grupales  Casos de estudio

61 Logística Necesaria.-

La logística necesaria se detalla a continuación:

 Sala suficientemente cómoda para el número de participantes previsto  Pizarra

 Proyector multimedia

 Material para los participantes ( entregado por el instructor)

Instructor.-

Santiago Castro, Magister en desarrollo de la inteligencia, Teléfono, email.

e.- Mantenimiento de personas (Mejorar el clima laboral de la Empresa)

El clima laboral, el ambiente y condiciones del puesto de trabajo son uno de los aspectos importantes en el desarrollo y eficiencia del personal.

1. Objetivos

Mantener un clima organizacional armónico, basado en el respeto y la solidaridad entre compañeros logrando que exista apoyo entre ellos y trabajo en equipo.

2. Políticas

 Conseguir que todos los trabajadores reciban una remuneración justa y equitativa de acuerdo a los valores establecidos por la ley, según su esfuerzo, eficiencia, responsabilidad, productividad y condición de puesto.

 Lograr que los empleados tengan un trato justo, amable por parte de sus superiores, ya que los clientes internos son una de las bases primordiales de una organización.

 Fomentar los valores que poseen las personas para que siempre prime un ambiente agradable y de respeto dentro de la empresa.

f.- Evaluación de personas (proceso de evaluación de desempeño)

Consiste en la medición, y análisis del desempeño laboral en el contexto organizacional.

1. Objetivo

Manejar los resultados de las evaluaciones de desempeño y buscar soluciones que permitan obtener mejores beneficios tanto para la persona como para la empresa.

2. Políticas

 Involucrar al personal en el nuevo proceso de evaluación de desempeño.

 Evaluar al personal antes de implementar la nueva herramienta para comparar los resultados.

 Realizar al menos una evaluación semestral

 Mantener una comunicación abierta con todas las personas involucradas con el fin de generar un ambiente agradable.

 Evaluar con el objeto de conocer que persona no está comprometida con la empresa para no destruya el clima organizacional.

3. Parámetros a considerar para la evaluación del desempeño  Sugerencias y comentarios por parte de los Clientes

 Supervisión y Control de la atención del personal  Cumplimiento de políticas y procedimientos  Cumplimiento de metas establecidas

 Correcta presentación del empleado  Evaluación de 360º

3.1. Propuesta Evaluación del Desempeño 360°

La Evaluación de 360º es la más completa y consiste en evaluar el desempeño y resultados, participan todas las personas que conocen al evaluado, además del jefe, se le

conoce como un instrumento muy versátil porque puede ser aplicado a todas las personas dentro de la organización.

3.1.1. Formulario N°1 Evaluación al Personal

I. Datos Generales

Nombre del Empleador Código:

Puesto Actual: Fecha de Ingreso al Puerto:

Fecha de Ingreso a la Empresa: Gerencia:

Dirección Sección:

Departamento:

Periodo a Evaluar: Desde: Hasta:

Nº de Formulario:

II. Desempeño y Competencias.

Instrucciones: Lea cuidadosamente el concepto y los factores evaluados y asigne la calificación que mejor represente el rendimiento del evaluado.

FACTORES 1 2 3 4 5

Actitud: Mantiene una mente y posición positiva hacia el trabajo y los resultados. Es alguien que inspira y transmite entusiasmo hacia los demás.

Integración a la Institución: Identificación y apoyo a los objetivos y metas de la empresa y el departamento al que pertenece. Medida en que participan en actividades

64 impulsados por la administración.

Planificación y Programación del Trabajo: Mide la efectividad del empleado en anticipar y prever hacia adelante sus operaciones, y en ordenar su trabajo y otros. Productividad: Trabaja de forma efectiva y competente. Logra los resultados esperados de su trabajo, haciendo uso eficiente de los recursos, se sobrepone a los obstáculos para cumplir con los requerimientos del impuesto.

Responsabilidad: Cumple con el trabajo que se le es asignado, mostrando compromiso y responsabilidad en su desempeño.

Apego a las Políticas: Conoce y respeta las políticas de la empresa en lo que respecta a las obligaciones de este como miembro a la organización.

Puntualidad: Cumplimiento estricto de las normas relacionadas con la asistencia al desempeño.

Pro actividad: Habilidad, capacidad y disposición para generar acción, innovación, sobrepasar obstáculos Ética y transparencia: Actúa con principios éticos y morales.

Relaciones laborales: Establece y mantiene

comunicación con su jefe, compañeros, colaboradores y los clientes, propiciando un ambiente de cordialidad y respeto.

Conocimiento del trabajo: Conocimiento de las técnicas, procesos y procedimientos para realizar el trabajo.

1. excelent e, 2 = mu y bueno, 3= bueno, 4= regular, 5=no s atis factori o

3.1.2. Formulario Nº 2

Apreciación del Des emp eño de los Cli entes haci a los C ol aboradores I. Datos general es

Nombre del Empleador: Fecha de Evaluación:

65 II.Factores de Desempeño

Instrucciones: Lea cada una de las interrogantes y responda según su opinión, como fue la atención brindad por el ejecutivo de ventas.

Factores de Desempeño 1 2 3 4 5

Atención al Cliente:

¿Cómo fue la atención brindad por el ejecutivo? Amabilidad:

¿El trato brindado por el ejecutivo fue respetuoso amable y honorable?

Puntualidad y Organización:

¿Considera que el ejecutivo fue puntual a las citas concretadas y organizado con la documentación? Productos:

¿Considera que el empleado conoce la variedad de productos ofrecidos por la cooperativa?

Presentación:

¿Cómo considera la presentación personal de ejecutivo que la atendió?

1. excelent e, 2 = mu y bueno, 3= bueno, 4= regular, 5=no s atis factori o III. Comentario

Detalle en este apartamento cualquier comentario educacional que se considera importante para mejorar la atención que se le brindo o sugerencias que se considere importante.

4. Presupuesto de Costos.

Presupuesto de Costos durante 1 año para la implementación del Plan de Gestión de talento humano

ADMISION DE PERSONAS ( reclutamiento y selección)

Publicidad 50,00

Papelería 10,00

costo de las 2 personas que realizan las entrevistas(medio día) 30,00

APLICACIÓN DE PERSONAS (diseño organizacional y de puestos) Incremento de un contador interno (costo de 1 año) 6000,00

subtotal 6000,00

COMPENSACION DE PERSONAS (incentivos)

1 paquete, turístico dentro del Ecuador a 2 mejores empleados. del año 320,00 diplomas o placas a 2 empleados más destacados 40,00

subtotal 360,00

DESARROLLO DE PERSONAS (capacitación)

honorarios del capacitador ( 2 capacitaciones al año) 1000,00 Logística para la capacitación (equipos, materiales , salón actos) 200,00 Alimentación durante la capacitación 70,00

subtotal 1270,00

MANTENIMIENTO DE PERSONAS (Condiciones ambientales)

mejoramiento de las condiciones del ambiente de trabajo 1000,00 ( 2 escritorios 2 sillas 1 aire acondicionado)

subtotal 1000,00

EVALUACION DE PERSONAS

Actualización del sistema para actualizar la base de datos 250,00 (según el cumplimiento de metas)

materiales 20,00

subtotal 270,00

67 5. Conclusiones Parciales del Capitulo

 La presente investigación está enfocada al cambio, lo que obliga a que la Empresa cree nuevas estrategias administrativas como: implementar procesos de capacitación, motivación y evaluaciones periódicas a su personal.

 El presente trabajo de investigación también nos ha permitido plantear estrategias que se deben realizar para que los objetivos se cumplan con eficiencia y eficacia.

 La falta de incentivos afecta al desenvolvimiento de los empleados y por ende perjudica la rentabilidad de la empresa.

 La realización de la propuesta de un plan de gestión de talento humano para el almacén “Euro Créditos” me ha permitido tener una mejor visión de las funciones que deben cumplir los administradores dentro de las empresas para que estas sean productivas y rentables, sin descuidar el recurso humano y económico con el que cuenta la misma.

68 h) CONCLUSIONES

Múltiples son las conclusiones a las que podría llegar en este trabajo investigativo, luego del estudio y análisis realizado, sin embargo es necesario recalcar las siguientes:

 Mediante el estudio de la fundamentación teórica se logra conocer la estructura de un Plan de Gestión y sus principales componentes desde el punto de vista de varios autores, los cuáles permitieron obtener conocimientos necesarios para decidir el Plan de Gestión que mejor se adapte a la empresa

 La recopilación de datos en base a las encuestas y entrevista permite deducir de que existe una deficiente calidad de servicio al cliente en el almacén “Euro Créditos”

 El análisis de la información obtenida y eventos del entorno conlleva a concluir que el almacén no cuenta con procesos adecuados de selección, aplicación, compensación, capacitación, mantenimiento y evaluación de personas.

 El procesamiento del estudio del contexto externo e interno permite deducir que no existe una adecuada gestión de talento humano en la empresa.

 La ausencia de capacitaciones periódicas dirigidas al personal que labora en la empresa impide brindar un servicio de calidad al cliente.

 La inexistencia de un manual de funciones que regulen las actividades diarias de cada empleado, afectan en el desenvolvimiento y crecimiento de la organización.

69 RECOMENDACIONES

 Revisar las fuentes de información necesarias y en base a esto realizar un adecuado Plan de Gestión de Talento Humano que sirva como herramienta eficaz para el almacén “Euro Créditos” y permita generar mayor productividad y rentabilidad.

 Diseñar un Plan de Gestión del Talento Humano con el objetivo de mejorar la calidad de servicio que se brinda al cliente del Almacén y superar esta problemática que afecta a la empresa.

 Es indispensable la elaboración de los procesos del Plan de gestión del Talento Humano como son: Selección, aplicación, compensación, capacitación, mantenimiento y evaluación de personas con el propósito de brindar un servicio de calidad a los clientes del almacén “Euro Créditos”.

 Se sugiere al Gerente, implementar el presente plan de gestión del talento humano, el cual cuenta con todos los procesos necesarios debidamente estructurados.

 Brindar capacitaciones permanentes para el desarrollo del talento humano que permita mantener actualizado al personal en conocimientos de productos y servicio al cliente, lo cual se retribuye al tener capital humano con mayor nivel de preparación.

 Establecer funciones específicas de cada puesto de trabajo para que el personal labore coordinadamente con eficiencia, comprometidos con la empresa en busca de un mismo objetivo.

i) BIBLIOGRAFÍA

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In document Diseño de un plan de gestión del talento humano para el almacén Euro Créditos del cantón La Maná, y el servicio al cliente (página 64-91)