Fase IV: Seguimiento y monitoreo
3.1 Fundamentación del modelo conceptual de auditoría de gestión como aporte al
ciudad de Baños de Agua Santa.
3.1 Fundamentación del modelo conceptual de auditoría de gestión como aporte al direccionamiento estratégico.
La presentación de los resultados del diagnóstico, demuestran la carencia de mecanismos que permitan evaluar el cumplimiento de objetivos, inclusión formal de la responsabilidad social en la dirección de la Cooperativa de Transportes Expreso Baños , esta necesidad intrínseca existente en la gestión de esta institución, sumada la realidad empresarial conforme a la legislación vigente del Ecuador, crean el escenario para abordar una propuesta que permita orientar en la práctica la visión estratégica en la organización estudiada.
El modelo conceptual, como representación de los componentes y las relaciones que se presentan para un fenómeno Galarza (2007), Almuiñas & Galarza (2010, 2011), Ferriol (2011), en donde se reconocen como aspectos referidos al diseño del modelo, los que tratan Galarza (2007), Almuiñas & Galarza (2010, 2011), Ferriol (2011):
Componentes del modelo, se definen como las variables fundamentales de análisis auditoría de gestión, direccionamiento estratégico, así como el sistema de relaciones que entre ellas se establece, en este caso la responsabilidad social.
Para el desarrollo de la auditoría de gestión como soporte del direccionamiento estratégico (figura 25.), se integra:
1. Los Elementos, que se definen como las dimensiones de las variables: i. Direccionamiento estratégico: Liderazgo, Cultura, Sistema Político, Sistema Administrativo, Estructura, ii. Responsabilidad Social: dimensión social, dimensión económica, dimensión ambiental, iii. Auditoría de Gestión, eficacia, eficiencia, equidad, ecología y economía.
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2. Las “fronteras”, que establecen los términos y límites en que actúa la organización estudiada, los que se consideran apoyo para el desarrollo de la concepción de integración planteada:
a. Marco jurídico vigente.
b. Organismo rector de control y fiscalización, se reconoce a la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria que a través de la unidad de fiscalización viabiliza la aplicación de procedimientos coherentes con la necesidad nacional.
3. El resultado de las interacciones del modelo propuesto constituye las memorias de la evaluación objetiva e independiente que sustente el desarrollo de la visión estratégica de las organizaciones.
Figura 25. Modelo conceptual de auditoría de gestión como aporte al direccionamiento estratégico.
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El procedimiento de auditoría de gestión con un enfoque de responsabilidad social, planteado por Mayorga (2018) permite la operacionalización del modelo conceptual planteado en esta investigación y permite explicar el sistema de relaciones que se establece entre sus elementos, para esta investigación lo adaptaremos a cooperativas de transporte de pasajeros; mediante el establecimiento, ejecución de fases y el monitoreo de objetivos e indicadores con vinculación social. (figura 26.)
Figura 26. Procedimiento de Auditoría de gestión con enfoque de responsabilidad social Fuente: (Mayorga, 2018 p. 104.)
A continuación, se presentan los lineamientos para la ejecución de la auditoría de gestión como soporte para el direccionamiento estratégico de la Cooperativa de Transportes Expreso Baños.
FASE I PLANIFICACIÓN. En esta fase se realiza el acercamiento a la entidad, para lo cual se utilizará un formato de visita previa en donde se concilia los objetivos de la intervención y coordina las actividades y futuras fases de trabajo. Es conveniente poder contar con los resultados de diagnósticos anteriores o efectuar el seguimiento de recomendaciones de informes de auditorías anteriores en caso de existir, que permitan conocer sobre el comportamiento de la cooperativa.
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COOPERATIVA DE TRANSPORTES EXPRESO BAÑOS FORMATO DE VISITA PREVIA
Figura 27. Formato de visita previa.
Elaboración propia
Como parte de las actividades se revisa la existencia de los requisitos para el desarrollo del trabajo de campo, que incluye el acceso a normativas vigentes, misión, políticas, estructura orgánica funcional, plan operativo o plan de trabajo.
Los resultados del procedimiento de diagnóstico propuesto en la metodología son esenciales para el desarrollo de la fase de ejecución en donde se determinan hallazgos de auditoría.
Figura 28. Procedimiento de diagnóstico para la medición de variables.
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Se aplican métodos de evaluación del sistema de control interno administrativo y se prepara los programas de trabajo a ser ejecutados en la siguiente fase.
Modelo de Cuestionario de Control Interno para la cooperativa de transporte Expreso Baños.
Figura 29. Modelo de Cuestionario de Control Interno dirigido al Gerente
Elaboración propia
Figura 30. Modelo de Cuestionario de Control Interno dirigido al Consejo de Administración.
Elaboración propia
N° PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1 ¿Tiene una pagina web donde los usuarios puedan comprar sus boletos?
2 ¿Capacitan a los choferes y oficiales para dar un mejor servicio a los usuarios?
3 ¿Los directivos establecen los principios y valores éticos como parte de la cultura organizacional?
4
¿La máxima autoridad tiene definido la estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misión y apoye
efectivamente el logro de los objetivos organizacionales?
5 ¿Los directivos de la cooperativa, observarán las políticas institucionales?
COOPERATIVA DE TRANSPORTES EXPRESO BAÑOS AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO GERENTE
Pista de Auditoría: La evaluación se efectúa a partir de los proyectos constantes en el plan anual de trabajo y el estatuto de la cooperativa.
1/1 C.C.I.
N° PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1 ¿Brindan créditos a los socios?
2 ¿Capacitan a los socios y personal administrativo?
3 ¿ Tienen convenios de venta con empresas que vendan
lubricantes a un menor costo?
4 ¿ Tienen establecido el reglamento interno de trabajo?
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Pista de Auditoría: La evaluación se efectúa a partir de los proyectos constantes en el plan anual de trabajo y el estatuto de la cooperativa.
1/1 C.C.I.
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Figura 31. Modelo de Cuestionario de Control Interno dirigido al Consejo de Vigilancia.
Elaboración propia
Para la evaluación del sistema de Control Interno se aplican cuestionarios de Control Interno que serán ponderados, con respuestas positivas que representan 1 y negativo 0 medición del nivel de Riesgo y Confianza lo cual del 15% al 50% del nivel de confianza se considera como bajo y en contra posición el nivel de Riesgo es considerado como alto, del 51% al 75% el nivel de confianza y riesgo se considera como medio, del 76% al 95% el nivel de confianza se considera como alto y en contra posición el nivel de riesgo se considera como bajo.
Tabla 6. Valoración nivel de confianza y riesgo NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MEDIO ALTO
15-50% 51-75% 76-95%
ALTO MEDIO BAJO
NIVEL DE RIESGO
Fuente: Contraloría General del Estado, 2015
N° PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
1 ¿Aprueba los créditos a los socios?
2 ¿ Aprueba las capacitan a los socios y personal
administrativo?
3 ¿Aprueba los convenios de venta con empresas que vendan
lubricantes a un menor costo?
4 ¿ Tienen establecido el reglamento interno de trabajo?
Pista de Auditoría: La evaluación se efectúa a partir de los proyectos constantes en el plan anual de trabajo y el estatuto de la cooperativa.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CONSEJO DE VIGILANCÍA
AUDITORÍA DE GESTIÓN
1/1 C.C.I.
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Modelo de Programa de Trabajo para la Cooperativa de Transportes Expreso Baños.
Figura 32. Modelo de Programas de Trabajo Pagina Web
Elaboración propia
Figura 33. Modelo de Programas de Trabajo Capacitación choferes y oficiales
Elaboración propia AUDITORÍA DE GESTIÓN: PERIODO: AUDITOR : COMPONENTE: OBJETIVO:
Nº Procedimiento ret/pt Hecho/por Fecha de termino
1 Notifique el inicio de la Auditoría de Ges tión
a los funcionarios principales
2
Evalue el Sis tema de Control Interno referente al área de capacitación corres pondiente al periodo de es tudío
3
Solicite al pres idente de la cooperativa el pograma de capacitaciones planteado para el periodo de es tudio con la
corres pondiente documentación de res paldo
4
Verifique la información recopilada en el numeral 3: Curs o planteado con curs o ejecutado. 2 lis ta de participantes , lis tado de as itentes , lis tado de certificados entregados .
5
Una vez verificado la información del numeral 4 prepare la hoja de hallazgos que contenga ademas conclus iones y recomendaciónes
Capacitan a los choferes y oficales
Determinar el cumplimiento del programa de capacitaciones por el ejercicio fis cal 2018 Del 1 de enero al 31 de Diciembre del 2018
A.H.
PROGRAMA DE TRABAJO DE LA
COOPERATIVA DE TRANSPORTE EXPRESO BAÑOS
Pis ta de Auditoría: La planificación de los programas de auditoria s e lo realiza en bas e a las debilidades detectadas en la evaluación del s is tema de control interno.
1/1 P.T. AUDITORÍA DE GESTIÓN: PERIODO: AUDITOR : COMPONENTE: OBJETIVO:
Nº Procedimiento ret/pt Hecho/por Fecha de termino
1 Notifique el inicio de la Auditoría de Ges tión
a los funcionarios principales
2
Evalue el Sis tema de Control Interno referente a la pagina web para la compra de boletos
3
Solicite al pres idente de la cooperativa s i exis te la aprobación para la implementación de la pagina web
4 Verifique la información recopilada en el
numeral 3:
5
Una vez verificado la información del numeral 4 prepare la hoja de hallazgos que contenga ademas conclus iones y recomendaciónes
PROGRAMA DE TRABAJO DE LA
COOPERATIVA DE TRANSPORTE EXPRESO BAÑOS
Del 1 de enero al 31 de Diciembre del 2018 A.H.
Pagina Web
Determinar s i extis te una pagina web para la compra de boletos
Pis ta de Auditoría: La planificación de los programas de auditoria s e lo realiza en bas e a las debilidades detectadas en la evaluación del s is tema de control interno.
1/1 P.T.
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Figura 34. Modelo de Programas de Trabajo Principios y Valores Éticos
Elaboración propia
Figura 35. Modelo de Programas de Trabajo Estructura Organizativa
Elaboración propia AUDITORÍA DE GESTIÓN: PERIODO: AUDITOR : COMPONENTE: OBJETIVO:
Nº Procedimiento ret/pt Hecho/por Fecha de termino
1 Notifique el inicio de la Auditoría de Gestión
a los funcionarios principales
2
Evalue el Sistema de Control Interno a la existencía de principios y valores éticos como parte de la cultura organizaciónal
3
Solicite al presidente de la cooperativa si existe un documento donde este establecida los principios y valores éticos dde la cultura organizaciónal
4 Verifique la información recopilada en el
numeral 3:
5
Una vez verificado la información del numeral 4 prepare la hoja de hallazgos que contenga ademas conclusiones y recomendaciónes
PROGRAMA DE TRABAJO DE LA
COOPERATIVA DE TRANSPORTE EXPRESO BAÑOS
Pista de Auditoría: La planificación de los programas de auditoria se lo realiza en base a las debilidades detectadas en la evaluación del sistema de control interno.
Del 1 de enero al 31 de Diciembre del 2018 A.H.
Principios y valores éticos
Detereminar si existe pricipios y valores éticos establecidos
1/1 P.T. AUDITORÍA DE GESTIÓN: PERIODO: AUDITOR : COMPONENTE: OBJETIVO:
Nº Procedimiento ret/pt Hecho/por Fecha de termino
1 Notifique el inicio de la Auditoría de Gestión
a los funcionarios principales
2 Evalue el Sistema de Control Interno
referente a estructura organizativa
3 Solicite al presidente de la cooperativa la
estructura organizativa
4 Verifique la información recopilada en el
numeral 3:
5
Una vez verificado la información del numeral 4 prepare la hoja de hallazgos que contenga ademas conclusiones y recomendaciónes
PROGRAMA DE TRABAJO DE LA
COOPERATIVA DE TRANSPORTE EXPRESO BAÑOS
Del 1 de enero al 31 de Diciembre del 2018 A.H.
Estructura Organizativa
Detereminar si esta definido la estructura organizativa que atienda al cumplimieto de su mision
Pista de Auditoría: La planificación de los programas de auditoria se lo realiza en base a las debilidades detectadas en la evaluación del sistema de control interno.
1/1 P.T.
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Figura 36. Modelo de Programas de Trabajo Políticas Institucionales
Elaboración propia
Por último, se prepara un informe confidencial para el Gobierno Cooperativo denominado “Carta a gerencia” informando las debilidades de control interno detectadas, para establecer, de ser el caso, las limitaciones de su trabajo profesional.
Modelo de Carta a Gerencia Ambato, 30 de abril del 2019
Señor
Rodrigo Ojeda GERENTE
Cooperativa de Transportes Expreso Baños Presente
De mi consideración:
Concluida la evaluación del sistema de control interno dentro de la Auditoría a la cooperativa de transportes “Expreso Baños”, de conformidad a las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC, al Contrato de Servicios Profesionales de Auditoría Externa legalizado entre el Representante Legal de la Cooperativa y el Suscrito y a las Normas Ecuatorianas de Auditoría Externa, en lo que tiene relación a las cooperativas.
AUDITORÍA DE GESTIÓN: PERIODO: AUDITOR : COMPONENTE: OBJETIVO:
Nº Procedimiento ret/pt Hecho/por Fecha de termino
1 Notifique el inicio de la Auditoría de Gestión
a los funcionarios principales
2 Evalue el Sistema de Control Interno
referente a las políticas institucionales
3 Solicite al presidente de la cooperativa las
politicas de la institción
4 Verifique la información recopilada en el
numeral 3:
5
Una vez verificado la información del numeral 4 prepare la hoja de hallazgos que contenga ademas conclusiones y recomendaciónes
PROGRAMA DE TRABAJO DE LA
COOPERATIVA DE TRANSPORTE EXPRESO BAÑOS
Pista de Auditoría: La planificación de los programas de auditoria se lo realiza en base a las debilidades detectadas en la evaluación del sistema de control interno.
Del 1 de enero al 31 de Diciembre del 2018 A.H.
Politicas Institucionales
Detereminar si esta definido las politicas institucionales
1/1 P.T.
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La Asamblea General de Socios, Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia, son los responsables por la implementación, gestión y evaluación del Sistema de Control Interno, que estará diseñado de acuerdo a las normas técnicas de control interno en la áreas, , contables y legales, las mismas que permitirán la administración, para la preparación de los Estados Financieros de acuerdo con la Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) y la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y su Reglamento Interno y más regulaciones emitidas por la Superintendencia de la Economía Popular y Solidaria por el periodo entre el 01 de enero del 2018 al 30 de junio del 2018, periodo auditado.
El estudio y evaluación realizado al sistema de control interno, con el objeto de expresar una opinión, como lo dispone la Normas Ecuatorianas de Auditoría (NEA).
Las recomendaciones están sujetas al muestreo y no es posible asegurar todas las debilidades significativas de control.
Para enfocar el análisis del Sistema de Control Interno, detallo los temas siguientes: 1.- Control interno administrativo
Dejo expresa constancia de mi agradecimiento a directivos, personal administrativo, y Contador por la colaboración brindada.
Atentamente,
Andrea Hervas
Supervisora
FASE II EJECUCIÓN.
Con la disposición de los programas de trabajo, los auditores operativos proceden a efectuar la aplicación de técnicas y pruebas de auditoría, papeles de trabajo; recopilan evidencias que sustenten sus hallazgos, las mismas que serán suficientes, competentes y relevantes para la evaluación del cumplimiento de objetivos.
Resultante de esta interacción se determinan los indicadores que medirán la gestión y con los resultados de su aplicación se redactan las hojas de hallazgos identificando sus atributos: condición, criterio, causa y efecto por cada nivel examinado.
54 Tabla 7. Matriz de dirección integral para cooperativas de transporte
AUDITORÍA DE GESTIÓN COMPONENTES CONTROL DE GESTIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO (SOPORTES)
INSTRUMENTO (PRUEBAS) INDICADORES DE DESEMPEÑO FORMULA / INTERPRETACIÓN
Eficacia Liderazgo Pruebas de cumplimiento Conocimiento cooperativo y de la
Superintendencia de Economía Popular y solidaria por parte de los socios.
Conocimiento de los socios acerca de la SEPS
Ecología Cultura Pruebas de cumplimiento Unión con otras cooperativas de transporte. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑠𝑜𝑐𝑖𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑐𝑜𝑜𝑝𝑒𝑟𝑎𝑡𝑖𝑣𝑎
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑠𝑜𝑐𝑖𝑜𝑠 𝑝𝑟𝑒𝑠𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑒𝑛 𝑙𝑎 𝐴𝑠𝑎𝑚𝑏𝑙𝑒𝑎 𝑂𝑟𝑑𝑖𝑛𝑎𝑟𝑖𝑎
Resolución en asamblea general de socios para la unión con otra cooperativa.
Economía Sistema Político Pruebas sustantivas - Pruebas de
cumplimiento
Rentabilidad
Este indicador mide la capacidad Ahorro para generar utilidad a favor de sus socios.
Eficiencia Sistema Administrativo Pruebas sustantivas Concentración de aportes sociales
Indica el porcentaje que la cooperativa tiene de aportes sociales y obligaciones
Equidad Estructura Pruebas de cumplimiento Control democrático de los socios
Mide el cumplimiento democrático de los socios Elaboración propia 𝐸𝑥𝑐𝑒𝑑𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑃𝑎𝑡𝑟𝑖𝑚𝑜𝑛𝑖𝑜 % 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑛𝑜𝑐𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑆𝐸𝑃𝑆 % 𝑑𝑒 𝑑𝑒𝑠𝑐𝑜𝑛𝑜𝑐𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑠𝑜𝑏𝑟𝑒 𝑆𝐸𝑃𝑆 𝐴𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒𝑠 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑎𝑙𝑒𝑠 𝑦 𝑜𝑏𝑙𝑖𝑔𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝐴𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒𝑠 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑙𝑎𝑒𝑠 𝑦 𝑜𝑏𝑙𝑖𝑔𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 % 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑛𝑡𝑟𝑜𝑙 𝑑𝑒𝑚𝑜𝑐𝑟𝑎𝑡𝑖𝑐𝑜 𝑑𝑒 𝑙𝑜𝑠 𝑠𝑜𝑐𝑖𝑜𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑛𝑡𝑟𝑜𝑙 𝑑𝑒𝑚𝑜𝑐𝑟𝑎𝑡𝑖𝑐𝑜 𝑑𝑒 𝑙𝑜𝑠 𝑠𝑜𝑐𝑖𝑜𝑠
55
Modelo de hoja de hallazgo de la cooperativa de transporte Expreso Baños
Figura 37. Modelo de Hoja de Hallazgos
Elaboración propia
FASE III. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS. Una vez socializados los hallazgos) por áreas examinadas, se realiza la lectura y entrega del informe final de auditoría de gestión para que las recomendaciones plasmadas en el informe, luego del compromiso acordado por el gobierno cooperativo y funcionarios involucrados, formen parte de la visión estratégica del siguiente período, su contenido integrará:
CAPÍTULO I. Enfoque de la auditoría
Carta a Gerencia
Motivo, objetivo, alcance, enfoque de la auditoría
Componentes e Indicadores utilizados CAPÍTULO II. Información de la entidad
Misión, visión Base legal Estructura orgánica Objetivos de la entidad Financiamiento HOJAS DE HALLAZGOS
COOPERATIVA DE TRANSPORTES EXPRESO BAÑOS Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2018
AUDTORÍA DE GESTIÓN HOJA DE HALLAZGOS CONDICION: CRITERIO: CAUSA: EFECTO: CONCLUSION: RECOMENDACIÓN: 1/1 H.H.
56
Funcionarios principales CAPÍTULO III. Resultados
Resultados generales
Resultados específicos por componente examinado ANEXOS
Acta de compromiso
Cronograma de cumplimiento
FASE IV. SEGUIMIENTO Y MONITOREO. En esta fase trabajarán en forma conjunta el gobierno cooperativo, controladores y funcionarios; ya que se efectuarán autoevaluaciones permanentes y evaluaciones posteriores, con la aplicación de cuestionarios de evaluación del sistema de control interno, lista de chequeo de procedimientos de control interno y aplicación de la matriz de dirección integral.