ORGANIGRAMA FUNCIONAL UNIDAD DE INCLUSION SOCIAL
GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES Y PATRIMONIO
2. UNIDADES ORGANIZATIVAS QUE DEPENDEN JERÁRQUICAMENTE.
3. OBJETIVO.
Planificar, organizar y evaluar las actividades que de manera sistemática y coordinada permitan la gestión óptima del uso vehicular, mantenimiento de instalaciones y combustible para lograr los más altos niveles de eficiencia de la organización.
4. FUNCIONES.
1. Planificar y organizar el servicio de transporte por medio de herramientas sistemáticas, en apoyo a misiones institucionales.
2. Controlar la flota vehicular institucional por medios mecanizados.
3. Gestionar la asignación de vehículos a misiones solicitadas a través del Sistema de Trasporte, vales de combustible y Autorización de Permisos de Circulación.
4. Elaborar y presentar a la jefatura reportes de rendimiento de la flota vehicular a nivel nacional.
5. Dar seguimiento y monitorear el uso a nivel Nacional, permiso de horas no hábil y permisos de más de veinticuatro horas de los vehículos nacionales.
6. Controlar y dar seguimiento de alertas sistemáticas para óptimo uso vehicular.
7. Coordinar la autorización de permisos de circulación de vehículos en horas no hábiles para misión oficial a planteles o dependencias en misiones mayores de ocho horas. 8. Dar seguimiento de reportes de uso vehicular, consumo de combustible,
mantenimiento de instalaciones.
9. Controlar y recomendar las normas aplicables, para el correcto uso, manejo y operación de los vehículos y maquinaria propias de la flota automotriz, al personal que los tenga asignados.
10. Administrar eficientemente el uso de y consumo de combustible Institucional.
11. Actualizar normativa una vez al año y excepcionalmente cuando le sea solicitado por el usuario interno.
12. Administrar los vales de combustible a nivel nacional.
13. Supervisar el cumplimiento del contrato de suministro de combustible. 14. Revisar liquidaciones Institucionales
15. Dar seguimiento a solicitudes a través de mesa de soporte para el mantenimiento de instalaciones.
administración de combustibles, lubricantes y otros materiales necesarios para la operación de la flota vehicular institucional.
17. Administrar y manejar el combustible Institucional. 18. Administrar los contratos asignados.
19. Programar, supervisar y controlar el mantenimiento preventivo y correctivo de la flota automotriz institucional, mobiliario, equipo de oficina y a la infraestructura de las dependencias institucionales.
20. Formular políticas para la administración de servicios generales (transporte, mantenimiento, combustible, etc.).
21. Colaborar en la revisión o dar visto bueno de términos de referencia para mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones, bienes, etc.
22. Implementar y mantener actualizado un sistema de control (software) de la flota vehicular y equipo en general, que incluya especificaciones técnicas del equipo, rendimiento, datos de identificación, asignación de motorista.
23. Informar periódicamente al jefe inmediato sobre vehículos con permisos de circulación en horas no hábiles.
24. Identificar riesgos en las operaciones de su Unidad o Dependencia; definiendo las debilidades y fortalezas para formular recomendaciones concretas que a corto, mediano y largo plazo permitan mejorar y fortalecer las funciones asignadas.
25. Diseñar, implantar y evaluar el funcionamiento del sistema de control interno que permita monitorear el resultado de las actividades desarrolladas del personal a su cargo.
26. Administrar el personal de la Unidad, supervisar su desempeño y el cumplimiento de las obligaciones.
27. Planificar, dirigir y controlar las actividades del personal bajo su mando, estableciendo los mecanismos adecuados de comunicación y coordinación con las diferentes dependencias de la Institución, relacionadas con el desempeño de las funciones de servicios generales.
28. Proporcionar lineamientos sobre el cumplimiento de normativa administrativa de su dependencia, así como aquellos orientados a lograr la eficiencia institucional y la mejora en los servicios
29. Coordinar la formulación y ejecución del Plan Anual Operativo, Presupuesto y Programación Anual de Compras de la Unidad, los que deberán ser consistente con el presupuesto anual asignado.
30. Dar seguimiento a la ejecución presupuestaria de la Unidad.
31. Mantener actualizado el sistema de Información Sub-Gerencia y suministrar oportunamente la información requerida por la Dirección Superior u otras dependencias de la empresa autorizadas.
32. Realizar otras actividades asignadas por la Gerencia de Servicios Generales.
5. RELACIONES DE TRABAJO.
Relaciones internas.
CON PARA
- Gerencia de Servicios Generales - Recibir lineamientos,
Relaciones externas.
CON PARA
- Empresas proveedoras de servicios - Ejecución de contratos.
GPYD dic-14 UNIDAD DE ADMON. DE SERVICIOS GENERALES AREA DE PROGRAMACION DE TRANSPORTE
GERENCIA DE
SERVICIOS GRALES
Y PATRIMONIO
AREA DE PROGRAMACION DE MANTTO. AREA ADMION DE COMBUSTIBLENOMBRE DEL ELEMENTO DE ORGANIZACIÓN.
UNIDAD DE OPERACIÓN DE SERVICIOS GENERALES
1. DEPENDENCIA JERÁRQUICA.
GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES Y PATRIMONIO
2. UNIDADES ORGANIZATIVAS QUE DEPENDEN JERÁRQUICAMENTE.
3. OBJETIVO.
Ejecutar, dirigir y controlar las actividades que permitan la gestión óptima de operación de la flota vehicular, mantenimiento de las instalaciones y los proyectos especiales asignados.
4. FUNCIONES.
1. Controlar y dar seguimiento del cumplimento de las misiones institucionales
2. Planificar, organizar y ejecutar el mantenimiento preventivo de lubricación y engrase a los 5,000 y 10,000 kilómetros de la flota automotriz institucional.
3. Administrar y coordinar Taller de Mecánica Institucional.
4. Supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo de la flota vehicular de la institución.
5. Supervisar la coordinación de personal de Ordenanzas, la limpieza de planteles y el buen uso de fotocopiadoras.
6. Supervisar contratos vigentes. 7. Administrar los contratos asignados
8. Coordinar al personal de mantenimiento vehicular e instalaciones
9. Supervisar la actualización o cumplimento de llenado en el sistema vehicular de ficha de vehículo.
10. Actualizar normativa una vez al año y excepcionalmente cuando le sea solicitado por el usuario interno.
11. Formular políticas para la administración de servicios generales (transporte, mantenimiento, etc.).
12. Gestionar la ejecución de solicitudes de mantenimiento de las instalaciones recibidas en mesa de soporte para el mantenimiento de instalaciones.
13. Coordinar el mantenimiento y reparaciones la infraestructura de los planteles de la institución, tanto con recursos propios como a través de empresas contratistas.
14. Coordinar las labores de intendencia referente a la limpieza, reparaciones menores de los diferentes planteles y dependencias de ANDA.
15. Planificar y organizar reparaciones menores como electricidad, fontanería, carpintería, albañilería, obra de banco y pintura general.
16. Programar y ejecutar mantenimiento preventivo y correctivo para mobiliario y equipo de oficina, así como también a la infraestructura de oficinas, planteles y dependencias de la institución.
17. Coordinar las actividades de mantenimiento preventivo de árboles frutales y forestales para el ornato de áreas de oficina asignadas.
18. Ejecutar el mantenimiento preventivo y correctivo de la flota automotriz de la institución, mobiliario y equipo de oficina.
19. Coordinar la ejecución de proyectos generales que la institución demande.
20. Identificar riesgos en las operaciones de su Unidad o Dependencia; definiendo las debilidades y fortalezas para formular recomendaciones concretas que a corto, mediano y largo plazo permitan mejorar y fortalecer las funciones asignadas.
21. Diseñar, implantar y evaluar el funcionamiento del sistema de control interno que permita monitorear el resultado de las actividades desarrolladas del personal a su cargo
22. Colaborar en la revisión o aprobación de términos de referencia para mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones, bienes, etc.
23. Coordinar la distribución de motoristas y vehículos livianos y pesados asignados en las misiones institucionales.
24. Supervisar la programación y realizar evaluación técnica de motoristas a nivel
institucional.
25. Coordinar y supervisar la revisión periódica del estado de la flota vehicular. 26. Coordinar y supervisar la revisión del estado y el uso de los vehículos Odómetro 27. Supervisar el uso de llantas y baterías
28. Supervisar la ejecución de ficha de vehículo en el sistema de transporte (kardex Electrónico)
29. Evaluar las actividades de control operacional y administrar el personal a cargo del Departamento, supervisar su desempeño y el cumplimiento de las obligaciones. 30. Proporcionar lineamientos sobre el cumplimiento de normativa administrativa de su
dependencia, así como aquellos orientados a lograr la eficiencia institucional y la mejora en los servicios
31. Formular y ejecutar el Plan Anual Operativo de la Unidad, el que deberá ser consistente con el presupuesto anual asignado.
32. Mantener actualizado el sistema de Información Sub-Gerencia y suministrar oportunamente la información requerida por la Dirección Superior u otras dependencias de la empresa autorizadas.
33. Planificar, dirigir y controlar las actividades del personal bajo su mando, estableciendo los mecanismos adecuados de comunicación y coordinación con las diferentes dependencias de la Institución, relacionadas con el desempeño de las funciones de servicios generales.
34. Coordinar y supervisar que sus dependencias ejecuten las funciones encomendadas por la Dirección Superior.
35. Coordinar la formulación y ejecución del Plan Anual Operativo, Presupuesto y Programación Anual de Compras de la Unidad, los que deberán ser consistente con el presupuesto anual asignado.
36. Realizar otras actividades asignadas por la Sub-Gerencia de Servicios Generales
5. RELACIONES DE TRABAJO.
Relaciones internas.
CON PARA
- Gerencia de Servicios Generales - Recibir lineamientos,
- Todas las dependencias. - Atender requerimientos.
Relaciones externas.
CON PARA
- Empresas proveedoras de servicios - Ejecución de contratos.
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