Gestión de los Inventarios

La diversidad de las existencias en propiedad de las empresas, cualquiera que sea su actividad, genera que la gestión de los inventarios se constituya en uno de los roles de mayor dificultad y trascendencia en las compañías. Por ello, dentro de su administración resulta relevante tomar en consideración los siguientes objetivos:

a) Financieros: Referidos a la exigencia de realizar una inversión, factible con los flujos monetarios con que cuente la entidad, Con la finalidad de no poner en riesgo la estabilidad económica de la empresa.

b) Protección de la propiedad: dirigido a 2 aspectos importantes:

Proteger las existencias de posibles pérdidas predecibles, hurtos, desmedros, mermas, y utilización o consumo no autorizado.

Señalar el valor real de las existencias a través de un control exacto de sus movimientos.

c) Operativos: En este apartado los alcances más importantes son:

Equilibrar el servicio al cliente con los costos de producción e inventario. Disminuir las pérdidas por obsolescencia, deterioro, o cambios de precios.

Grupo Generix (2018) La clave en la Gestión de los inventarios está en distribuir sus productos convenientemente y dirigirlos hacia los puntos de venta adecuados, en función a la demanda. Sin embargo, el problema principal está en el tiempo perdido y consecuentemente la perdida de ventas debido al lento reabastecimiento de una tienda que ha agotado su stock, por ello es de vital importancia tener siempre presente su tasa de cobertura

Solo si se ha cubierto bien la demanda con un método de suministro muy bien analizado podemos gestionar el flujo just in time sin ningún inconveniente por desabastecimiento. En este sentido podemos calcular nuestra tasa de cobertura a través de la siguiente formula:

Una mejora en la cadena de suministro se apoyará en el cálculo correcto de la tasa de cobertura, la cual suministrará información respecto al momento y volumen adecuado de los productos, a fin de cubrir la demanda de forma eficiente. Es importante tener en consideración la demanda media para proveer la cantidad exacta y lograr altos niveles de eficacia. Calcular la tasa de cobertura es una excelente manera de asegurar su cadena de suministro.

Westreicher (2020) Cobertura: Es la cantidad de periodos que la demanda esperada puede atenderse con el inventario del momento. Pueden tomarse como referencia, por ejemplo, plazos mensuales, como en la siguiente fórmula:

Supongamos entonces que una empresa tiene un inventario de US$ 20.000 a diciembre 2018. Asimismo, durante ese año, las ventas fueron de US$ 100.000. Entonces, la rotación de inventarios es de 5 (100.000/20.000). A su vez, la cobertura fue de 2,4 (12*20.000/100.000). Esto quiere decir que las mercancías permanecían en almacén aproximadamente dos meses y medio antes de ser vendidas.

Fajardo (2008) a fin de brindar un servicio permanente al requerimiento existente con la mayor confianza, velocidad, variedad y calidad al menor valor posible, la gestión de inventarios se refiere al uso del capital y recursos para planear, organizar, disponer y fiscalizar los bienes almacenados.

A continuación, se detallan las funciones fundamentales que cumplen los stocks dentro de la empresa:

 Aseguran el continuo abastecimiento de materia prima: Esto permite que el suministro de materiales nunca se termine y siempre se disponga cuando sea necesario. Así mismo se debe mantener lo justo y necesario ya que en ocasiones se puede acumular demasiado stock.

 Permite servicio continuo de productos de acuerdo con la demanda: Tener abastecimiento continuo de productos en el almacén permite siempre proveer al consumidor el producto que demande.

Por otro lado, y aunque no sea su finalidad, los stocks se emplean algunas veces como elemento de especulación para generar más ingresos. Esto quiere decir que, algunas

empresas se llenan de productos con la previsión de que estos suban de precio y luego ante la demanda puedan comercializarlas a un precio más elevado.

Vidal Holguín (2010) indica que históricamente, se ha producido una transformación radical respecto a lo que las personas y organizaciones consideraban como una buena gestión de los inventarios, el autor manifiesta que alrededor de tres siglos atrás, se consideraba que la acumulación de inventarios expresaba un signo exterior de bienestar. Sin embargo, a inicios del siglo pasado diversos investigadores fueron cuestionando esta teoría, desarrollando otra en la que la liquidez y la velocidad de rotación de los inventarios eran los puntos medulares de una gestión eficiente.

El autor además enfatiza en la inconveniencia de utilizar aisladamente los indicadores de rotación, sin tomar en consideración el nivel de atención a los clientes debido a que podría decidirse reducir los stocks a niveles mínimos con la finalidad de aumentar los índices de rotación en cantidad de veces/periodo, pero con grandes riesgos de afectar los niveles de servicio y caída de las ventas.

Asencio, González y Lozano (2017) indican que el empleo de un Sistema de Gestión de Inventarios es una opción más influyente en el esfuerzo por disminuir los costos y generar una mayor eficiencia financiera. Así, la gestión de los inventarios debe tener en cuenta los aspectos organizacionales y los actores que la afectan. Los centros de almacenamiento, acopio y reparto constituyen elementos importantes para el logro de los objetivos relacionados con la administración eficaz de la cadena de aprovisionamiento y reparto de todas las entidades. Es por ello que la gestión de inventarios viene a ser parte fundamental de la empresa ya que el control y la planificación se ha convertido en un gran reto para los directivos de las empresas.

Según Cuervo (1999), en su publicación “Introducción a la Administración de Empresas”, define los aspectos generales de la empresa, la función directiva y las áreas de

producción, marketing y finanzas. Específicamente en el apartado de su libro respecto al control de los inventarios se ocupa de presentar un modelo de segmentación de las existencias denominado ABC el cual consiste en diferenciar los productos en tres grupos según su valor económico. Asimismo, se ocupa de calcular el volumen óptimo de abastecimiento, con la finalidad de que los costos sean mínimos, para ello presenta el método denominado Wilson, Lote económico o Volumen Optimo de Pedido (VOP) a través del cual se determinará la cantidad optima que debemos solicitar igualando los costos de emisión de las ordenes de abastecimiento con los de almacenamiento, en un contexto de certeza donde se cumplan ciertos condicionantes.

Espejo (2017), en su libro “Gestión de Inventarios - Métodos Cuantitativos” nos presenta la importancia de utilizar herramientas preventivas de medición de los niveles del inventario, para ello parte de la necesidad de categorizar las existencias mediante el uso de herramientas como el modelo ABC y los indicadores de rotación interpretados bajo tres enfoques: contable, logístico y comercial, a fin de comprender como la gestión de inventarios se sostiene en el dimensionamiento del costo de almacenamiento.

El autor manifiesta que tener conocimiento de nuestros niveles de rotación nos ayuda a definir políticas de aprovisionamiento, por lo que recomienda para las existencias de alta rotación, orientarlas a garantizar la disponibilidad de los stocks; mientras que, para las existencias de baja rotación, indica que se debe prevenir que las restituciones de los stocks en los inventarios inmovilicen los productos.

Gitman y Zutter (2012) se refieren a los indicadores de gestión de la siguiente forma: “Los indicadores de gestión muestran la rapidez con que las partidas se convierten en ventas

o efectivo, es decir, en movimientos de ingresos y egresos. En cierta forma, los indicadores de gestión calculan la eficiencia con la que trabajan las organizaciones en múltiples aspectos como la gestión de inventarios, gastos y cobranzas”.

Asimismo, el autor indica que la gestión o liquidez de los inventarios puede calcularse mediante el análisis de los niveles de rotación de sus existencias y su resultado solo tiene significancia cuando es contrastado con otros del propio sector o con resultados anteriores de la propia organización. También añade que la edad promedio de los inventarios es otro indicador de sus niveles de rotación, los cuales se encuentran expresados en días, pudiendo considerarse este valor como el número promedio de días que se requiere para vender el inventario.

“La relación entre la tasa de crecimiento de las ventas y la rotación del inventario, aunque no se estudia directamente en la literatura académica, es comúnmente rastreada por gerentes y analistas. Por ejemplo, Una encuesta realizada a 353 industrias minoristas estadounidenses realizada por Standard & Poor's (Sack 2000) establece que el crecimiento año a año en el inventario debe estar en línea con la tasa de crecimiento de las ventas; Si el crecimiento del inventario excede la tasa de crecimiento de las ventas, puede ser una advertencia de que las tiendas están sobre abastecidas y son vulnerables a las rebajas” (Gaur & Kesavan, 2007). Mantener un stock suficiente es necesario para garantizar no solo la demanda de los clientes, sino que también comprende la demanda interna de la empresa, siempre y cuando el abastecimiento interno resulte rentable.

Llamamos nivel de stock al número de existencias de un producto almacenado. Cuando el producto se termina y no se puede cubrir con la demanda, se denomina rotura de stock. Debido a la rotura de stock, es difícil calcular los costos de perdida ya que no se puede determinar cuánto se perdió durante el tiempo que no se tuvo el producto. Es por ello que se

recomienda que el nivel de stock se encuentre en su estado óptimo a fin de evitar estas roturas y perdidas para la empresa (Logística, 2020).

La gestión de un sistema de inventarios constituye uno de los aspectos logísticos más difíciles en cualquier actividad económica, constituyéndose dentro de la cadena de abastecimiento en una actividad transversal. Una capacidad para conseguir mejoras en el sistema lo constituyen las inversiones en inventarios y el control del capital asociado a las materias primas, productos en proceso y productos terminados. Sin embargo, esta complejidad se vuelve cada vez más aguda teniendo en cuenta algunos fenómenos externos como son la apertura de mercados, la globalización, el incremento y diversificación de los productos, los altos estándares de calidad y la masificación y acceso a la información. Esto ha generado múltiples pronunciamientos de gerentes y analistas de logística coincidiendo en que uno de los principales problemas que se deben abordar en el tratamiento de los inventarios es su gestión. Como lo menciona Vidal, uno de los problemas comunes que se repite con mayor incidencia se encuentra relacionada con la existencia de excesos y faltantes: “siempre tenemos excesos de stocks de lo que no se vende o rota y deficiencias de stocks de

los productos que si se venden o tienen una elevada rotación”. Esta situación es comúnmente conocida como desbalanceo en las existencias (Gutiérrez & Vidal, 2008).

Fernández (2018) en su libro “Gestión de Inventarios” manifiesta que su objetivo e importancia radica en presentar un listado detallado ordenado y valorizado de la mercadería que posee la empresa. Las existencias de la empresa se encuentran clasificadas y ordenadas en función a sus características, agrupándolos de acuerdo con su similitud y valoración económica, a fin de que puedan conformarse como parte del patrimonio de la compañía.

Asimismo, el autor manifiesta que los inventarios se encuentran relacionados con dos de las funciones básicas de la compañía y su logística como son el aprovisionamiento y

la distribución debido a que las empresas deben tener un control adecuado de sus existencias para poder efectuar su reabastecimiento, así como para afrontar los tiempos de atención de las demandas de sus productos.

Molina (2015) en su obra “gestión de inventarios: una herramienta útil para mejorar la rentabilidad”, conceptualiza que dentro de un periodo económico las empresas a través de

la compra, venta o manufactura almacenan productos al que denominan inventario, los cuales tienen como propósito general su posterior comercialización. Una de las partidas más representativa del activo corriente es el inventario, debido a su mayor valor. También en el estado de Resultados el inventario se presenta dentro de la fórmula de costo la cual incorpora dentro de su cálculo al inventario final el mismo que es detraído de la sumatoria entre el inventario inicial y las compras del periodo.

Además, la trascendencia de la gestión de los inventarios por parte de las empresas radica en la importancia dada a sus operaciones de compra y venta de bienes y servicios. Asimismo, este manejo tanto físico como contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo de su actividad, un estado confiable de la situación económica de la empresa.

Un inventario está compuesto por diversos productos o materiales disponibles para su utilización o comercialización posterior. La gestión de los inventarios radica en tener disponibles los stocks necesarios para cuando estos sean requeridos, basándose en políticas que nos ayude a tomar decisiones sobre la cantidad y momento en que debemos reabastecernos.

Fajardo (2008) manifiesta que como una de las claves competitivas de la actualidad es ofrecer un servicio personalizado, rápido y de calidad y por supuesto que genere el menor

costo posible. Es por ello que, para cumplir con estos requerimientos, los stocks juegan un papel importante para lograrlo ya que la rotura de stock generaría pérdidas irreparables.

Por otro lado, cabe mencionar que la gestión de stocks se impuso en Europa Occidental en los años 90 a raíz del éxito que tuvo en empresas japonesas como Toyota.

Por lo tanto, una adecuada gestión de stocks se vuelve indispensable en un mercado tan competitivo como el que se vive a la actualidad; por lo que si se diera de manera incorrecta podría anular cualquier otra ventaja competitiva de la que se pudiera disponer.

Sin embargo, dicha gestión de stocks continúa enfrentándose al problema de la falta de concienciación por parte de las organizaciones respecto a su importancia en el resultado final. Y así nos encontramos con departamentos de compras que no tienen en cuenta el coste de almacenamiento, sino que priorizan el coste de la compra y el servicio a tiempo; unos departamentos comerciales y de marketing que exageran sus previsiones para evitar roturas de stock y unos departamentos de producción que fijan su principal objetivo en tener materia prima para no romper la cadena de fabricación y poder servir adecuadamente el producto.

Para todo ello, ha comenzado a entrar en funcionamiento en muchas empresas el concepto de trade-off, compensaciones por las cuales las distintas áreas que mayor implicación tienen en la gestión del stock renuncian a parte de sus objetivos con el fin de conseguir un resultado final más ajustado a los objetivos globales de la organización, y no a sus objetivos exclusivos de departamento.

Basado en experiencias pasadas relacionadas con diversos periodos de crisis económica que han atravesado las empresas, en la actualidad se ha tomado mayor importancia a la gestión de sus inventarios como parte importante de sus activos, dándose cuenta de que mantener excesos de este es perjudicial para la salud financiera de las

empresas, debido a que a pesar de que incrementa el valor de los activos, su acumulación desmedida conduce a la generación de sobrecostos que merman la rentabilidad. (Felipe, 2018)

Ante los cambios vertiginosos que ha dado el mundo, muchas empresas líderes en sus segmentos, no pudieron mantenerse frente a ello, por lo que a la actualidad ya desaparecieron del mercado y solo son un recuerdo distante en la memoria de los consumidores. Ejemplos de ello tenemos a los más destacados y “recientes” como BlackBerry, Nokia, Blockbuster, y Kodak. A diferencia de las empresas que, si supieron adaptarse como Dell, Samsung y Netflix estas empresas se encuentran siendo líderes en sus industrias. Empresas como Dell, Wal-Mart y Amazon supieron marcar la diferencia por medio de una óptima administración de su cadena de suministro e inventarios.

Según Álvarez et al. (2012), para alcanzar el éxito en la administración de cualquier compañía, es vital y prioritario gestionar eficientemente los inventarios. (Jara, Sánchez, & Martínez, 2017).