«Si amas la vida no malgastes el tiempo, porque el tiempo es el bien del que la vida esta hecha.»
-Benjamin Franklin
Si hay una habilidad que es fundamental dominar para alcanzar una vida de éxito sin lugar a dudas es la gestión óptima del tiempo. La vida de cualquier ser humano no es más que un chispazo dentro de la inmensidad del tiempo. Demasiadas personas caminan por la vida como si fuesen a estar en este mundo para siempre. El primer requisito fundamental para gestionar eficazmente el tiempo es tomar conciencia de que es nuestro recurso más limitado. El tiempo no puede almacenarse, ahorrarse, multiplicarse... simplemente puede hacerse un buen o mal uso de él. Por ello las personas que han alcanzado maestría en el empleo de su tiempo basan su éxito en centrar su atención la mayor parte del tiempo en las cosas verdaderamente importantes, dejando lo superfluo en segundo lugar. Han aprendido a fijarse prioridades y se atienen en sus planes de acción a sus prioridades. Saben que sólo la realización de aquellas tareas realmente importantes puede producir avance en sus vidas hacia el logro de sus mayores sueños. Veamos a continuación cuales son las claves de una gestión eficaz del tiempo*:
Clave 1.-Utilice la regla del setenta-treinta. De nuestro tiempo productivo de la jornada
hemos de planificar aproximadamente un 70 por ciento. Dejaremos sobre un 20% de nuestro tiempo sin planificar para poder hacer frente a imprevistos, interrupciones y actividades que no planificamos. Y por último haremos una reserva absoluta de un 10% de nuestro tiempo para poder abordar aquellas tareas de vital importancia y que requieren toda nuestra concentración y energía. Ha de ser un periodo en el que no se produzcan interrupciones y en el que usted se pueda centrar en las tareas verdaderamente importantes, aquellas que marcan la diferencia.
Clave 2.-Diferenciar claramente lo importante de lo urgente. La planificación ha de
estar siempre basada en actividades que son importantes y que no hemos dejado que lleguen a ser urgentes. Siempre aparecerá alguna urgencia que tratar, pero procure pasar la mayor parte de su tiempo haciendo tareas realmente importantes.
Clave 3.-La planificación ha de ser “realista”. Esto quiere decir que debemos evitar
planificar en exceso. Es muy frecuente, a la hora de planificar, pecar de cierto exceso de optimismo, para comprobar al final de la jornada que gran parte de las tareas planificadas han quedado sin hacer, lo cual desemboca en sentimientos de frustración. Sea siempre consciente, a la hora de planificar, de que nuestro tiempo es limitado. Cíñase a lo más importante en primer lugar.
mantener una perspectiva de todas las tareas que figuran en su planificador. La lista de tareas ordenada por prioridades le marca claramente la importancia y el orden de realización de cada tarea evitándole distracciones y caer en la tan común actitud de comenzar siempre haciendo las tareas más fáciles y gratas.
Clave 5.-Es fundamental mantener una visión con perspectiva. No se trata de ver
únicamente el día a día, sino el objetivo perseguido. Las tareas siempre forman parte de objetivos por alcanzar y es bien importante mantener el enfoque en los resultados a obtener, y no en tareas concretas, que por sí solas no nos dicen nada.
Clave 6.-Base su lista de tareas en sus valores y sueños. El objetivo de las tareas diarias
que usted incluya en su planificador ha de ser acercarle a conseguir el estilo de vida de sus sueños. Esto nunca se conseguirá a no ser que usted cimiente sus listas de tareas diarias en tareas que le acerquen a conseguir sus sueños y en consecuencia que le acerquen a vivir más plenamente su escala de valores.
Clave 7.-Hágase cada día las dos preguntas claves de la gestión óptima del tiempo. Las
preguntas son: ¿Cuál es la tarea más importante que puedo hacer hoy que suponga el mayor impacto positivo en mi vida profesional? ¿Y en mi vida personal? Responder a estas preguntas día a día le mantendrá enfocado en lo que realmente es importante y significativo.
Clave 8.-Dedique todos los días 10 minutos a planificar. Lo ideal es planificar cada día
la noche anterior antes de acostarnos. Si usted es madrugador y prefiere hacerlo por la mañana a primera hora también es perfecto. Dedicando un pequeño espacio de tiempo a planificar mejorará sustancialmente su enfoque ya que sabrá en todo momento cuales son las acciones a emprender, el orden y la importancia de cada acontecimiento en su vida.
Clave 9.-Antes de comenzar una semana dedique 30 minutos a planificarla. Elija 30
minutos de su fin de semana en los que pueda estar relajado y enfocado en planificar la semana siguiente. Dedicará esos minutos a reflexionar sobre lo conseguido la semana anterior y se fijará metas para la siguiente semana. Pregúntese: Durante la semana que esta terminando, ¿He mantenido lo importante en primer lugar? Para la siguiente semana pregúntese: ¿Cuáles son los objetivos en cada una de las áreas de mi vida? ¿Qué resultados me comprometo a lograr? Repase por unos instantes su escala de valores y su lista de sueños y metas.
Clave 10.-Piense en resultados no en tareas. Hacer por hacer no conduce a nada.
Demasiadas personas se enfocan únicamente en que sus agendas estén repletas y en mantenerse activas. Pero, ¿De qué valdría iniciar un largo viaje sólo para darnos cuenta al llegar a nuestro destino que no era allí dónde queríamos llegar? Tiene más importancia determinar el destino correcto que la velocidad con la que avanzamos. Enfóquese en los resultados, cíñase a las tareas realmente importantes y comenzará a saborear la satisfacción verdadera en el uso de su tiempo.
vida. Cree ahora mismo su lista de tareas ordenada por prioridad para mañana. Dedique al final de esta semana 30 minutos a su proceso de reflexión. Y comprométase a planificar al menos 10 minutos diarios. No podrá creer las mejoras que se producirán en su vida.
[*] Si desea conocer una gran herramienta de planificación y gestión del tiempo puede dirigirse a la dirección de internet http://www.vs-planning.com donde encontrará el Sistema de Planificación VS Planning System. Este sistema está basado en todos los principios que hemos visto anteriormente.