1.
A
SPECTOSG
ENERALES1.1 PROPÓSITO
Mantener el debido control interno sobre los arqueos de Fondos de Caja Chica con el objeto de facilitar el eficiente funcionamiento administrativo y uso de los mismos.
1.2 ALCANCE
Este procedimiento abarca las actividades que permiten mantener el control interno sobre los arqueos que deben realizarse por las unidades autorizadas para realizar los arqueos a los Fondos de Caja Chica en el INE.
1.3 NORMAS ESPECÍFICAS
1. El Responsable del Fondo de Caja Chica, en forma periódica y contando con la
participación del Encargado del Fondo, está en la obligación de realizar arqueos físicos del Fondo, que le permita comprobar la integridad del mismo, mediante el conteo y/o verificación de las disponibilidades del efectivo o saldo de la cuenta bancaria y los documentos pagados que soportan los movimientos de egresos.
2. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de su Coordinación de Tesorería y
Finanzas y/o la Coordinación de Contabilidad Fiscal, podrá realizar arqueos Cuando lo determine pertinente de los Fondos de Caja Chica, independientemente de los que realice la Unidad de Auditoría Interna en el ejercicio de sus funciones de control posterior.
3. Los resultados obtenidos en los arqueos realizados se harán constar en Acta que se
levantará al efecto y la cual debe ser firmada por los funcionarios participantes en la realización del arqueo.
4. El Comisionado para la realización del arqueo, deberá verificar el cumplimiento de
las normas y procedimientos que para cada proceso establece el presente Manual.
5. De los arqueos realizados por la Oficina de Administración y Finanzas, a través de
su Coordinación de Tesorería y Finanzas, o la Coordinación de Contabilidad Fiscal, así como también los realizados por la Unidad de Auditoría Interna, dichas Unidades deberán emitir un Informe exponiendo los resultados, observaciones y recomendaciones a que haya lugar.
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6. Es conveniente a los efectos del adecuado funcionamiento del control interno, que a
los Fondos de Caja Chica, les sean practicado, durante el año fiscal, por lo menos un arqueo físico, por parte de la Unidad de Auditoría Interna o la Oficina de Administración y Finanzas.
2.
D
ESCRIPCIÓN DELP
ROCEDIMIENTO 2.1 FLUJOGRAMA F u n c io n a ri o C o m is io n a d o R e s p o n s a b le d e l F o n d o d e C a ja C h ic aControl Interno de Arqueo de Fondos Pág. 1 de 1
1
Presenta Documentación y Valores del Fondo Presenta Credencial
para el arqueo del Fondo
Realiza Arqueo del Fondo 3 2 fi c in a d e A d m in is tr a c ió n y F in a n z a s INICIO FIN Conforma el Acta de Resultados del Arqueo
4 Verifica el cumplimiento de Normas y Procedimientos 5
Chequea que los Documentos y Valores estén Completos 6 Elabora y Presenta Informe del Resultado del Arqueo 7 Revisa Informe y Gira Instrucciones 8
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2.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Funcionario Comisionado
1. Presenta Credencial para el arqueo del Fondo.
1.1. Presenta al Responsable del Fondo de Caja Chica la credencial que lo identifica y autoriza para la realización del arqueo del Fondo de Caja Chica.
1.2. Solicita del Responsable del Fondo la entrega de los valores y documentación soporte de los movimientos del Fondo de Caja Chica.
Responsable del Fondo de Caja Chica
2. Presenta Documentación y Valores del Fondo.
2.1. Verifica la credencial para satisfacerse de la correcta procedencia de la misma.
2.2. Presenta al Comisionado la documentación y valores (efectivo, chequera, Libro de Banco, facturas y viáticos pagados, conciliaciones bancarias anteriores, reposiciones de fondos). Funcionario
Comisionado
3. Realiza Arqueo del Fondo
3.1. Organiza los valores. En el caso del efectivo, efectúa el conteo del mismo en presencia del Responsable del Fondo.
3.2. Devuelve al Responsable del Fondo, una vez efectuado el conteo del efectivo.
3.3. En el caso de la cuenta corriente, verifica los movimientos asentados en el Libro de Banco, con respecto a lo indicado en el talón de la chequera.
3.4. Gestiona, a través del Responsable del Fondo, la solicitud de un corte de la cuenta corriente bancaria, a los efectos de su conciliación con respecto al Libro de Banco.
3.5. Revisa que la documentación de pago que se mantiene en archivo temporal pendiente de tramitar la respectiva Solicitud de Reposición para comprobar, en presencia del Responsable del Fondo, la integridad o cuadre del Fondo asignado, representado
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
por los valores (efectivo, disponibilidad bancaria) y los documentos de los pagos realizados.
3.6. Levanta Acta para dejar constancia de los resultados del arqueo físico de los valores y documentos que para la fecha del arqueo conforman el monto del Fondo asignado.
3.7. Firma el Acta para dejar constancia de la conformidad de su contenido y tramita la firma del Responsable del Fondo.
Responsable del Fondo de Caja Chica
4. Conforma el Acta de Resultados del Arqueo.
4.1. Firma el Acta de Resultados del Arqueo elaborada por el Comisionado, en señal de conformidad con los resultados expuestos en la misma.
Funcionario Comisionado
5. Verifica el cumplimiento de Normas y Procedimientos.
5.1. Efectúa revisión de la documentación correspondiente tanto a Reposiciones anteriores, como la que está en su período de ejecución, verificando el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en el presente Manual.
5.2. Devuelve al Responsable del Fondo toda la documentación que le fuera entregada.
Si determina observaciones, toma nota de las observaciones
identificadas, formula verbalmente las recomendaciones que considere necesarias al Responsable del Fondo de Caja Chica y le notifica que las observaciones serán expuestas detalladamente en el Informe que emitirá al respecto.
Responsable del Fondo de Caja Chica
6. Chequea que los Documentos y Valores estén Completos
6.1. Recibe la documentación y se satisface de que no falte ningún documento y la entrega al Encargado del Fondo, como responsable de su custodia.
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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Funcionario Comisionado
7. Elabora y Presenta Informe del Resultado del Arqueo
7.1. Elabora Informe, dirigido a la Oficina de Administración y Finanzas, sobre el resultado integral del Arqueo realizado y revisiones efectuadas.
7.2. En caso en de observaciones determinadas en el cumplimiento del Manual de Fondos de Caja Chica
7.3. Documenta las observaciones y anexa copias de los documentos que evidencien los casos, indicando en el Informe las recomendaciones que considera necesarias.
7.4. Presenta el Informe al Coordinador y/o Auditor Interno, según sea el caso, para su revisión, aprobación, firma y trámite de envío a la Oficina de Administración y Finanzas.
Oficina de Administración y Finanzas
8. Revisa Informe y Gira Instrucciones
8.1. Recibe el Informe correspondiente al Arqueo y Revisión de los Fondos de Caja Chica, toma nota de las observaciones planteadas y, si es el caso, gira instrucciones al Responsable del Fondo de Caja Chica para que se apliquen los correctivos necesarios.
ELABORADO REVISADO
Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Tesorería y Finanzas Responsable
Firma
ARNOLDO PIÑA Responsable Firma:
ROSMARY BELLO