MANUAL DE PROCESOS PROCESO DE GESTIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA. Manual de Procedimientos GFC-M-001

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PROCESO DE GESTIÓN DE

FONDOS DE CAJA CHICA

Manual de Procedimientos

GFC-M-001

Versión 1.3

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PROCESO DE GESTIÓN DE

FONDOS DE CAJA CHICA

Manual de Procedimientos

GFC-M-001

A P R O B A C I Ó N

ELABORADO REVISADO APROBADO CONSEJO DIRECTIVO

Oficina de Planificación y Presupuesto

Oficina de Administración y Finanzas

Sesión Nº Punto Cuenta Fecha

Responsable Responsable Responsable/s

ARNOLDO PIÑA IRAIDA ARAUJO ELÍAS ELJURI

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TABLA DE CONTENIDO

GFC-P-101 APERTURA DE CAJA CHICA ... 4

GFC-P-102 COMPRAS POR CAJA CHICA ... 15

GFC-P-103 LIQUIDACIÓN DE ORDENES DE VIÁTICOS ... 26

GFC-P-104 REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA ... 32

GFC-P-105 CIERRE DE FONDOS DE CAJA CHICA... 43

GFC-P-201 CONTROL INTERNO DE ARQUEO DE FONDOS DE CAJA CHICA ... 51

GFC-P-202 CONTROL INTERNO DE LIBRO Y CONCILIACIÓN BANCARIA ... 58

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ELABORADO REVISADO

Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Tesorería y Finanzas Responsable

Firma

ARNOLDO PIÑA Responsable Firma:

ROSMARY BELLO

PROCESO DE

GESTIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA

SUBPROCESO DE

ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA

Procedimiento:

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1. A

SPECTOS

G

ENERALES

1.1 PROPÓSITO

Constituir fondo de caja chica requerido por las Unidades autorizadas por el Instituto, a los fines de cubrir erogaciones, reguladas en normas, necesarias para facilitar el normal funcionamiento de las actividades bajo su responsabilidad

1.2 ALCANCE

Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la recepción y evaluación de solicitudes de apertura, rechazo o autorización y la ejecución de apertura de Fondos de Caja Chica, demandados por unidades autorizadas por el Instituto.

1.3 NORMAS ESPECÍFICAS

1. La Coordinación de Contabilidad Fiscal, dentro del lapso de treinta (30) días hábiles

del ejercicio que se inicia, elaborará un Cuadro demostrativo del movimiento registrado en el ejercicio que finaliza, correspondiente a la utilización (reposiciones y cierre) de cada uno de los Fondos de Caja Chica asignados, a los efectos de determinar el monto promedio de su utilización mensual.

2. La Oficina de Administración y Finanzas, con base al Cuadro demostrativo del

monto total y promedio mensual de utilización de los Fondos de Caja Chica durante el ejercicio que finaliza y considerando criterios del buen uso de los recursos, determinará el monto de los fondos de cada una de las Cajas Chicas a ser asignadas para el nuevo año que se inicia.

3. Las Gerencias Generales y/o Unidades organizativas del nivel central del Instituto,

que por sus funciones (Ejemplo: Servicios Generales, Transporte, etc.) requieran de la asignación de Fondos de Caja Chica, para atender las necesidades de las diferentes unidades centrales, justificarán mediante Informe de exposición de motivos, dirigido a la Oficina de Administración y Finanzas, la creación del mismo. En la exposición de motivos, deben indicar en forma general los conceptos a ser atendidos a través del fondo.

4. Las Solicitudes de apertura de Fondos de Caja Chica deberán contar con copia de

la consignación de la Declaración Jurada de Patrimonio y copia de la Certificación de Caución del funcionario responsable del fondo.

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5. La Oficina de Administración y Finanzas debe presentar Punto de Cuenta a la Presidencia del Instituto, solicitando la aprobación de la constitución de los Fondos de Caja Chica, soportando el misma con los siguientes recaudos, según sea el caso de:

 Apertura de Fondos de Caja Chica, al inicio del año fiscal. En consideración de

que estos fondos son recurrentes en cada ejercicio fiscal, se establece como soporte el siguiente:

 Cuadro demostrativo del cálculo del monto del Fondo de Caja Chica a ser

asignado, debidamente identificado con los datos básicos (Nº y fecha) del Punto de cuenta del cual es anexo, indicándose en el mismo, mediante nota, el número, fecha y nombre de la Compañía aseguradora correspondiente al Seguro de fidelidad vigente que ampara a los funcionarios designados como responsables de los fondos.

 Formulario de “Solicitud de apertura de Fondo de Caja Chica”, emitido y

debidamente firmado por el respectivo funcionario responsable del Fondo, esto solamente para el caso de las Gerencias y Unidades del nivel central.

 Apertura de Fondos de Caja Chica, en el transcurso del año fiscal:

 Informe de Exposición de motivos que justifica la Solicitud de Asignación de

Fondo de Caja Chica, en los casos en que así aplique.

 Formulario de “Solicitud de apertura de Fondo de Caja Chica”, emitido y

debidamente firmado por el respectivo funcionario responsable del Fondo, con indicación de los datos de la Póliza (Nº, fecha y Compañía aseguradora) del respectivo Seguro de Fidelidad que ampara al responsable.

6. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de su Coordinación de Tesorería y

Finanzas, asignará un número de control a cada Fondo de Caja Chica asignado, el cual estará constituido por siete (7) dígitos, donde los 4 primeros identificarán el año fiscal, y los tres (3) restantes la correlación de los Fondos asignados en el año.

Finanzas, abrirá un Expediente para cada Fondo de Caja Chica asignado, el cual identificará con el número de Control asignado complementado con el nombre de la Unidad a la cual corresponde el Fondo.

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8. En el Expediente del Fondo de Caja Chica, debe estar integrado por las copias de

los siguientes recaudos:

 Copia del Formulario de “Solicitud de apertura del Fondos de Caja Chica”

(F201), para el caso que lo hubiese.

 Constancia de apertura de la Cuenta corriente bancaria en la cual están

depositados los Fondos de Caja Chica.

 Copia de las Conciliaciones bancarias realizadas en cada período (mes y/o

lapso).

 Copia de los documentos emitidos en la ocasión del cierre de la Caja Chica,

estos son: 1) Solicitud de reposición (cierre) 2) fotocopia de la Planilla bancaria correspondiente, si fuese el caso, de reintegro de la disponibilidad del Fondo no utilizado.

9. La Apertura de los Fondos de Caja Chica se efectuará anualmente dando respuesta

a las necesidades presentadas por las unidades autorizadas y el cierre de los mismos deberá realizarse al final del ejercicio.

10. Los Fondos de Caja Chica están destinados para atender los gastos de las partidas

presupuestarias específicamente establecidas y/o autorizadas correspondientes al ejercicio o año corriente, contado este desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre, ambos inclusive y por lo tanto no podrán ser utilizados para atender gastos de ejercicios anteriores.

11. La Oficina de Administración y Finanzas, conjuntamente con la Oficina de

Planificación y Presupuesto vía de excepción, podrá autorizar a las Gerencias Estadales, a efectuar la adquisición y pago de algún material y/o servicio, con cargo o imputación presupuestaria a partidas correspondientes a Proyectos o Programas a cargo de Unidades del nivel central, cuando por circunstancia de la fluidez operativa de alguna actividad así lo consideren necesario. Dicha autorización debe ser emitida formalmente por escrito.

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2. D

ESCRIPCIÓN DEL

P

ROCEDIMIENTO 2.1 FLUJOGRAMA O fi c in a d e A d m in is tr a c ió n y F in a n z a s G e re n c ia s G e n e ra le s y U n id a d e s d e l n iv e l c e n tr a l

Apertura Fondos de Caja Chica Pág. 1 de 2

Recibe Solicitud de Asignación de Fondos o de Apertura de Fondos de Caja Chica ¿Inconformidad? INICIO Determina la pertinencia de establecer el Fondo de Caja Chica

Notifica el monto del Fondo de Caja Chica

asignado 1 2 3 Recibe Notificación y envía Solicitud de Apertura de Fondo de Caja Chica Si No Prepara comunicación explicativa, devuelve a la unidad solicitante P re s id e n c ia Revisa Expedientes y Elabora los Puntos

de Cuenta ¿inconformidad? Devuelve el expediente a la Unidad Solicitante para su corrección Si

Soporta los Puntos de Cuenta y

presenta al Presidente.

Revisa y Aprueba

Puntos de Cuenta ¿Inconformidad?

SI NO No 7 4 5 FIN 6 6

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PÁGINA 9 DE 67 7 O fi c in a d e A d m in is tr a c ió n y F in a n z a s C o o rd in a c ió n d e C o n ta b ili d a d F is c a l

Apertura Fondos de Caja Chica Pág. 2 de 2

Abre expediente, Controla y Distribuye 8 Revisa y Realiza Registro Contable C o o rd in a c ió n d e T e s o re rí a y F in a n z a s ¿Inconformidad? NO SI Efectúa en el sistema el proceso de codificación y verificación ¿Inconformidad? NO SI FIN 9 10 Tramita pago de solicitudes de apertura de Fondos de Caja Chica 11

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2.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1. Recibe Solicitud de Asignación de Fondos o de Apertura de Fondos de Caja Chica.

 Asignación de Fondos al inicio del año:

 De la Coordinación de Contabilidad Fiscal el Cuadro

demostrativo de los montos de utilización total y promedio mensual, de los Fondos de Caja Chica, asignados para el año fiscal que finaliza.

 Creación de Fondos durante el año corriente:

 De la respectiva Gerencia y/o Unidades del nivel central, la

Solicitud de Apertura de Fondos de Caja Chica (GTF-F-201), debidamente soportada con la exposición de motivos que justifica la creación del mismo.

2. Determina la pertinencia de establecer el Fondo de Caja Chica

2.1. Determina la pertinencia de establecer el Fondo de Caja Chica solicitado, considerando la justificación del mismo, la correcta veracidad de la información, soportes anexos y qué los funcionarios designados como responsables estén debidamente caucionados y cuenten con las respectiva Declaración Jurada de Patrimonio.

 En caso de reparos, prepara comunicación explicativa de la

no pertinencia de la apertura del Fondo y devuelve a la Unidad Solicitante para su corrección.

 En caso de conformidad, determina el monto de cada uno de

los Fondos de Caja Chica a ser asignados y elabora dos Cuadros de los montos asignados:

 A nivel global de las Gerencias Estadales, y

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3. Notifica el monto del Fondo de Caja Chica asignado

3.1. Notifica por la vía más expedita (Fax, Internet, etc.) a las respectivas Gerencias y/o Unidades del nivel central el monto del Fondo de Caja Chica asignado.

Gerencias Generales y Unidades del nivel central

4. Recibe Notificación y envía Solicitud de Apertura de Fondo de Caja Chica.

4.1. Recibe la notificación del monto de Fondo de Caja Chica asignado o rechazo de apertura, ejecutando las correcciones pertinentes para así realizar la solicitud de nuevo.

4.2. Elabora en el Sistema el formulario GTF-F-201 Solicitud de Apertura de Fondo de Caja Chica por el monto del Fondo asignado, de conformidad con lo establecido en el Manual de Usuario.

4.3. Envía a la Oficina de Administración y Finanzas la Solicitud de Apertura de Fondos de Caja Chica.

5. Revisa Expedientes y Elabora los Puntos de Cuenta.

5.1. Recibe y efectúa revisión exhaustiva de cada uno de los expedientes:

 En caso de no conformidad, devuelve el Expediente a la

Unidad Solicitante para su corrección, bien sea a la Gerencia General o a la Unidad de Nivel Central. El procedimiento finaliza.

 En caso de conformidad, elabora los respectivos Puntos de

Cuenta para el Presidente del organismo, con el fin de someter a su consideración y aprobación la asignación de Fondos de Caja Chica para las Gerencias Generales,

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Unidades del nivel central y Gerencias Estadales.

6. Soporta los Puntos de Cuenta y presenta al Presidente.

6.1. Soporta los Puntos de Cuenta, con los documentos siguientes:

 Asignación de Fondos al inicio del año:

 Cuadro determinación Fondos de Caja Chica a ser

asignados.

 Solicitud de apertura del Fondo de Caja Chica, (sólo para

el caso de las Gerencias y/o Unidades del Nivel central) con sus anexos respectivos.

 Creación de Fondos durante el año corriente:

 Solicitud de apertura del Fondo de Caja Chica.

 Informe de exposición de motivos que justifica la solicitud

del fondo.

6.2. Organiza y presenta los Puntos de Cuenta al Presidente del Instituto.

Presidencia 7. Revisa y Aprueba Puntos de Cuenta.

7.1. Recibe los Puntos de Cuenta correspondientes a las solicitudes de apertura de Fondos de Caja Chica, con sus respectivos anexos, verifica y decide al respecto:

 En caso de no conformidad, devuelve la documentación a la

Oficina de Administración y Finanzas, con la indicación de las acciones a seguir. Regresa a la Actividad 6.

 En caso de conformidad, firma y sella el Punto de cuenta, en

señal de aprobación y envía a la Oficina de Administración y Finanzas para su trámite correspondiente.

Oficina de Administración y

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Finanzas 8.1. Abre expediente y asigna a cada Solicitud de Apertura de Fondo,

el respectivo número de Control. Abre expediente y archiva copia de la Solicitud de Apertura del Fondo de Caja Chica:

 Solicitud de Apertura del fondo con sus anexos.

 Original del Punto de Cuenta, aprobado. 8.2. Envía a la Oficina de Planificación y Presupuesto, una copia del

Punto de Cuenta aprobado acompañado con copia de los Cuadros de asignación y/o copia de las Solicitudes de Apertura de Fondos de Caja Chica aprobados, según corresponda.

Coordinación de Contabilidad Fiscal

9. Revisa y Realiza Registro Contable.

9.1. Recibe los documentos físicos de las solicitudes de Apertura de Fondos de Caja Chica y verifica en el sistema los datos de los documentos físicos con respecto a los transcritos en el sistema.

 En caso de no conformidad, contacta a la Oficina de

Administración y Finanzas para solventar reparos. Regresa a la Actividad 8.

 En caso de conformidad, efectúa el registro contable de cada

uno de los expedientes de las Solicitudes de Apertura de Fondos, aplicando para ello las normas y procedimientos establecidos sobre esta materia en el Manual de Contabilidad, y los envía en físico y electrónicamente a la Coordinación de Tesorería y Finanzas. Continúa en la siguiente actividad.

Coordinación de Tesorería y Finanzas

10. Efectúa en el sistema el proceso de codificación y verificación.

10.1. Recibe los documentos físicos de las solicitudes de apertura de los Fondos de Caja chica y verifica en el sistema los datos de los documentos físicos con respecto a los transcritos en el sistema.

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Contabilidad Fiscal para su corrección correspondiente. Regresa a la Actividad 9.

 En caso de conformidad, efectúa en el sistema el proceso

correspondiente de recepción, codificación y verificación.

11. Tramita pago de solicitudes de apertura de Fondos de Caja Chica.

11.1. Tramita el pago de las solicitudes de apertura de Fondos de Caja Chica, a través de Transferencia bancaria electrónica, en aquellos casos en que disponga de la conexión con la entidad bancaria y la tecnología de la misma así lo permita.

11.2. Imprime el Reporte bancario correspondiente a la transferencia bancaria electrónica efectuada y la envía por Fax o entrega física, a la Gerencia/Unidad beneficiaria, según sea la ubicación de la misma.

11.3. Tramita la emisión de cheques para el pago de las Solicitudes de apertura de Fondos, en aquellos casos en que así se requiera. 11.4. Envía el cheque emitido a la Unidad de Habilitado para el trámite

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ELABORADO REVISADO

Firma

ROSMARY BELLO

PROCESO DE

GESTIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA

SUBPROCESO DE

ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA

Procedimiento:

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1. A

SPECTOS

G

ENERALES

Adquirir los bienes, servicios y materiales previstos en las normativas vigentes, mediante Fondos de Caja Chica, por parte de las unidades autorizadas garantizando los controles establecidos, para así facilitar el mejor funcionamiento de las mismas.

1.2 ALCANCE

Este procedimiento regula todo lo relativo a la adquisición de materiales, bienes y servicios mediante Fondos de Caja Chica, estableciendo la evaluación de las solicitudes y así como la exigencia de las evidencias que soportan las compras realizadas.

1. El Fondo de Caja Chica solamente podrá ser utilizado para la adquisición de los

bienes, materiales y/o servicios, correspondientes a los conceptos previstos en las subpartidas específicas de cada una de las Partidas presupuestarias asignadas.

2. Las compras de los bienes, materiales y/o servicios no deben exceder de veinte (20)

unidades tributarias (U.T.), calculado éstas al valor de la U.T. para el momento de realización del gasto.

3. Los Fondos de Caja Chica no podrán ser utilizados para:

 Abrir algún tipo de cuenta bancaria a nombre personal.

 Efectuar compras fraccionadas.

 Cambiar cheques.

 Otorgar préstamos.

 Comprar regalos y obsequios.

 Cancelar compromisos contraídos en ejercicios anteriores al cual

corresponde el Fondo asignado.

 Pago de Servicios básicos.

4. Sin menoscabo de lo previsto en la norma que antecede, cuando los servicios

básicos no estén a nombre del INE, la Oficina de Administración y Finanzas, podrá autorizar su pago, a través de Fondos de Caja Chica, para el beneficio de la fluidez

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operativa de la Gerencia Estadal, si lo considera conveniente. Dicha autorización deberá ser impartida por escrito, y contar con el visto bueno de aprobación del Presidente del Instituto.

5. Las compras efectuadas a través del Fondo de Caja Chica podrán ser canceladas

en efectivo y/o a través de cheques.

6. La adquisición de materiales, bienes y servicios mediante Fondos de Caja Chica,

deberá estar debidamente justificada y soportada.

7. Solo se solicitará y hará entrega de efectivo bajo el carácter de “Efectivo en tránsito”,

cuando exista la certeza real de realizar la compra de los bienes, materiales y/o servicios solicitados.

8. El efectivo en tránsito entregado estará sujeto a la rendición de cuenta en un lapso

máximo de tres (3) días hábiles, contados a partir del día de su entrega, a excepción de los casos en los que las compras deban realizarse fuera de la localidad de la sede de la respectiva Unidad, por ejemplo las compras relacionadas con la realización de encuestas, en cuyo caso el lapso se establece en un máximo de seis (6) días hábiles.

9. La rendición de cuenta del efectivo en tránsito consistirá en la entrega de la o las

facturas correspondientes a la compra efectuada, y el reintegro del remanente del efectivo, si se diese el caso, lo cual se hará constar llenando el segundo cuerpo del formulario “Efectivo en tránsito” emitido en la oportunidad de la entrega del efectivo.

10. Si se diese el caso de reintegro del efectivo recibido, por no haberse efectuado la

compra, se debe dejar constancia de los motivos por las cuales no se efectuó la compra, mediante explicación en el segundo cuerpo del Formulario “Efectivo en tránsito” emitido en la oportunidad de la entrega del efectivo.

11. En ningún caso se efectuará entrega de efectivo a un mismo funcionario que tenga

“Dinero en tránsito” pendiente por rendir cuenta.

12. Las Gerencias ubicadas en la sede del Instituto que cuenten con Fondos de Caja

Chica, no están autorizadas para efectuar compras de bienes muebles (Activo fijo), grupo de partida 4.04 Bienes Reales, por lo cual estas compras deben regirse por el

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Manual de Adquisición de Bienes y Servicios, a excepción de la Oficina de Administración y Finanzas, y la Presidencia.

13. En el caso de adquisición a través de los Fondos de Caja Chica de bienes

correspondientes a Activo fijo, y a la Partida presupuestaria del Grupo 4.04 Bienes Reales, las Gerencias autorizadas para ello, deberán enviar de inmediato a la Coordinación de Compras y Bienes Nacionales, un Memorándum para reportar los datos de los Bienes adquiridos y solicitar la asignación del respectivo número de Inventario, y correspondiente identificación en el Inventario de Activos Fijos del INE.

14. Las facturas que amparan las compras efectuadas a través del Fondo de Caja

Chica, deben cumplir con las características de “Factura legal”, es decir, cubrir con todos los requisitos establecidos al efecto por el SENIAT. Estos requisitos son los siguientes:

Contribuyente ordinario:

 Contener la denominación de factura.

 Numeración consecutiva y única.

 Número de control preimpreso en la factura.

 Total de los números de control asignados expresados: desde el “Nº...hasta

el Nº...”

 Nombre completo o razón social, domicilio fiscal y número de RIF del emisor

(Proveedor).

 Fecha de emisión día, mes y año (DD-MM-AAAA).

 Nombre completo o razón social, domicilio fiscal y número de RIF del

adquiriente (INE).

 Descripción, cantidad y monto del bien y/o servicio adquirido. En el caso de

servicio puede omitirse la cantidad.

 Indicación de los conceptos que se carguen o cobren en adición al precio o

remuneración convenida.

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 Especificación del monto total de la base imponible, discriminada según la

alícuota.

 Especificación del monto total del impuesto, discriminado según la alícuota

aplicable.

 Indicación del valor total de la venta de los bienes y/o servicios, o de la suma

de ambos según corresponda.

 Razón social y el número del RIF de la imprenta autorizada, así como la

nomenclatura y fecha de la Providencia Administrativa de autorización.

 Fecha de elaboración por la imprenta autorizada, constituida por

(DD-MM-AAAA).

Contribuyente formal:

 La expresión “Contribuyente formal”

 Fecha de emisión día, mes y año (DD-MM-AAAA)

 Nombre completo o razón social, domicilio fiscal y número de RIF del emisor

(Proveedor)

 Nombre completo o razón social, domicilio fiscal y número de RIF del

adquiriente (INE).

 Descripción, cantidad y monto del bien y/o servicio adquirido. En el caso de

servicio puede omitirse la cantidad.

 Indicación de los conceptos que se carguen o cobren en adición al precio o

remuneración convenida.

 Descripción y valor de los descuentos, bonificaciones que se otorguen.

 Especificación del monto total de la base imponible, discriminada según la

alícuota.

 Especificación del monto total del impuesto.

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15. Con respecto a la norma que antecede, se establecen las excepciones que se

detallan a continuación.

Servicios prestados por terceros

Como es el caso de la limpieza de oficinas y/o locales, por parte de personas naturales, el INE habilitará la emisión de un recibo, tipo factura, contentivo de los datos básicos de identificación del proveedor del servicio, el cual numerará en forma consecutiva. Formulario RECIBO. Estos gastos se ubicarán en la subpartida 4.01.01.12.00 “Salarios de obreros en puestos no permanentes”.

Peaje, Estacionamiento, Fotocopias

El soporte estará constituido por el respectivo ticket expedido por la máquina fiscal. Tasa aeroportuaria

Ticket expedido por la respectiva Oficina tributaria, en el cual detalla el impuesto de salida.

Comisión bancaria

Nota de Débito bancaria, bien sea obtenida directamente de la Agencia bancaria, u obtenida vía Internet.

16. La Oficina de Administración y Finanzas conjuntamente con la Oficina de

Planificación y Presupuesto, en la oportunidad en que lo considere conveniente para la fluidez de operación en el desarrollo de las funciones del Instituto, podrá por vía de excepción autorizar a una Gerencia Estadal, Gerencia General o Unidad del nivel central, a efectuar la adquisición y pago de conceptos tales como: Pasajes aéreos y Viáticos, con cargo presupuestario a Proyectos o actividades del nivel central.

17. Las Gerencias Estadales, para el caso de adquisición de cauchos para vehículos,

debe efectuar una programación para la adquisición anual de los mismos, con base a una fecha estimada de su instalación, esto a los fines de evitar la necesidad de su adquisición global en una sola fecha.

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2. D

ESCRIPCIÓN DEL

P

ROCEDIMIENTO

2.1 FLUJOGRAMA S o lic it a n te E n c a rg a d o d e l F o n d o

Compras por Caja Chica Pág. 1 de 1

Detecta Necesidad de compra de bienes, materiales o servicios INICIO 1 2 R e s p o n s a b le d e l F o n d o ¿Reparo? NO SI Evalúa la Necesidad de la Compra y procesa el formulario Efectivo en Tránsito ¿Aprobado? Archiva el formulario Efectivo en Tránsito para Control SI NO Obtiene del Proveedor la factura y en caso de servicios emite Recibo Verifica los documentos y entrega al Responsable del Fondo el efectivo reintegrado Rinde cuenta al Encargado del Fondo mediante presentación de documentos ¿Aprobado? Gestiona la Compra del bien, material o

servicio NO Codifica los documentos y registra la compra en el sistema FIN Verifica necesidad y emite formulario de Efectivo en Tránsito 3 4 5 6 7 8 9 En caso de bienes, envía memo a Coordinación de Compras de Bienes 10 SI

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Solicitante 1. Detecta Necesidad de compra de Bienes, Materiales o

Servicios.

1.1. Detecta la necesidad de realizar la compra de Bienes, Materiales o Servicios.

1.2. Aporta al Encargado del Fondo los datos relativos al concepto y justificación de la compra.

Encargado del Fondo

2. Verifica necesidad y emite formulario de Efectivo en Tránsito.

2.1. Recibe y verifica los datos relativos al concepto, justificación de la compra a ser realizada y presupuesto de Proveedores, cuando sea requerido.

 Si hay reparos, solicita aclaratorias al Solicitante. El

procedimiento finaliza.

 Si no hay reparos, emite en el Sistema el formulario

GTF-F-202 “Efectivo en Tránsito”, indicando los datos y justificación

de la compra, de conformidad con lo establecido en el Manual de Usuario, y entrega al Responsable del Fondo el original y copia del formulario “Efectivo en Tránsito”, para su aprobación.

Responsable del Fondo

3. Evalúa la Necesidad de la Compra y procesa el formulario Efectivo en Tránsito.

3.1. Evalúa la necesidad real de la compra, analiza los presupuestos presentados, según sea el caso, y decide al respecto.

 Si es negada, informa al Solicitante acerca del motivo y

devuelve el formulario “Efectivo en tránsito” al Encargado del

Fondo. El procedimiento finaliza.

 Si es aprobada, firma y sella el Formulario y hace entrega al

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en Tránsito”, entrega copia al Solicitante y el original al Encargado del Fondo.

Encargado del Fondo

4. Archiva el formulario Efectivo en Tránsito para Control.

4.1. Recibe del Responsable del Fondo el formulario de “Efectivo en

Tránsito”, y verifica si fue negada o aprobada:

 Si fue negada, anula original y copia del Formulario. El

procedimiento finaliza.

 Si fue aprobada, archiva original del Formulario para

establecer el control sobre la rendición de cuenta del Fondo.

Solicitante 5. Gestiona la Compra del bien, material o servicio.

5.1. Recibe el efectivo solicitado y firma el formulario “Efectivo en

Tránsito” en señal de conformidad, mantiene en archivo temporal la copia del formulario.

5.2. Gestiona de inmediato la compra del bien, material y/o servicio para el cual fue solicitado el efectivo correspondiente.

Solicitante 6. Obtiene del Proveedor la factura y en caso de servicios emite

Recibo.

6.1. Obtiene del proveedor la factura legal de la compra efectuada, verifica de que la misma cumpla con los requisitos establecidos por el SENIAT. En el caso de servicios prestados por personas naturales, tales como limpieza de oficinas o locales, pintura, etc., les emite el formulario “Recibo”.

Solicitante 7. Rinde cuenta al Encargado del Fondo mediante presentación

de documentos.

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presentación de los documentos (Facturas y Recibos) que amparan la compra realizada y si fuese el caso, reintegra el remanente del efectivo no utilizado, presentando a su vez la copia del Formulario “Efectivo en tránsito” que mantenía en archivo temporal.

Encargado del Fondo

8. Verifica los documentos y entrega al Responsable del Fondo el efectivo reintegrado.

8.1. Recibe y verifica la suficiencia de los documentos entregados. En caso de inconformidad, devuelve documentos al Solicitante para su corrección.

8.2. Efectúa manualmente el llenado del segundo cuerpo del Formulario “Efectivo en Tránsito”, para dejar constancia de la rendición de cuenta.

8.3. Firma el segundo cuerpo del formulario “Efectivo en Tránsito” y lo hace firmar por el solicitante que rinde cuenta del mismo, en señal de conformidad.

8.4. Entrega al Responsable del Fondo el efectivo reintegrado por el Solicitante, de quien demanda su firma sobre el original y copia del formulario Efectivo en Tránsito.

8.5. Devuelve al solicitante, el original del formulario “Efectivo en Tránsito” y archiva en forma permanente la copia del formulario.

Encargado del Fondo

9. Codifica los documentos y registra la compra en el sistema.

9.1. Codifica los documentos recibidos (Facturas y Recibos) como rendición de cuenta del efectivo entregado, utilizando el Formulario GTF-F-203 Codificación de Factura Pagada.

9.2. Anexa al formulario la Factura correspondiente al gasto efectuado y llena los datos requeridos.

9.3. Registra en el Sistema los documentos soportes de la compra efectuada, de conformidad con lo establecido en el manual de

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Usuario.

9.4. Mantiene en archivo temporal y organizado a nivel de cada Proyecto, la documentación correspondiente a los desembolsos efectuados por las compras realizadas.

Encargado del Fondo

10. En caso de bienes, envía memo a Coordinación de Compras de Bienes.

10.1. En el caso de que la compra corresponda a la adquisición de un activo fijo (Bienes reales), envía de inmediato a la Coordinación de Compras y Bienes Nacionales, un memo solicitando la asignación de un Número de Inventario, anexando copia de la factura.

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ELABORADO REVISADO

Firma

ROSMARY BELLO

PROCESO DE

GESTIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA

SUBPROCESO DE

ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA

Procedimiento:

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1. A

SPECTOS

G

ENERALES

Liquidar y pagar los viáticos, pasajes y demás conceptos directamente relacionados con la materia, tales como tasas aeroportuarias, etc., originados en el desarrollo de las actividades realizadas en la ejecución de los Proyectos y/o acciones centrales, los cuales han sido contemplados en los recursos presupuestarios asignados, bajo los controles establecidos en el presente procedimiento.

1.2 ALCANCE

Este procedimiento regula la utilización de los Fondos de Caja Chica para la liquidación y pagos de los viáticos, pasajes y demás conceptos directamente relacionados con los mismos, originados en el desarrollo de las actividades realizadas en la ejecución de los Proyectos y/o acciones centrales.

1. Los viáticos serán liquidados y pagados con base a las normas, procedimientos,

formularios e instructivos que se tienen establecidos en el respectivo Manual de Viáticos que rige esta materia en el INE.

2. Los viáticos a liquidar deben corresponder al desarrollo de las actividades previstas

en los respectivos Proyectos, cuyos recursos presupuestarios les han sido previamente asignados.

3. Los Responsables de los Fondos de Caja Chica ejercerán el estricto control de la

ejecución y disponibilidad de los recursos presupuestarios asignados a los viáticos.

4. La liquidación y pago de viáticos a través de los Fondos de Caja Chica, solamente

está autorizada para las Gerencias Generales y las Gerencias Estadales.

5. Las Unidades administrativas del nivel central que dispongan de Fondos de Caja

Chica no estarán autorizadas para efectuar la liquidación y pagos de viáticos, a través de dichos Fondos.

6. Por vía de excepción, la Oficina de Administración y Finanzas en conjunto con la

Gerencia de Planificación y Presupuesto, podrá autorizar por escrito, a una Gerencia General, Estadal y/o Unidad del nivel central, a la liquidación y pago de un viático y/o pasaje, a través del Fondo de Caja Chica, con cargo o imputación

(28)

presupuestaria a un Proyecto o Programa del nivel central, cuando el mismo esté relacionado con la Unidad a la cual se autoriza, y haya sido considerado necesario para la fluidez de operación en el funcionamiento del Instituto.

7. El pago de viáticos, adicionalmente contempla el pago de pasajes terrestres

(29)

2. D

ESCRIPCIÓN DEL

P

ROCEDIMIENTO

2.1 FLUJOGRAMA C o o rd in a d o r d e P ro y e c to R e s p o n s a b le d e l F o n d o d e C a ja C h ic a

Liquidación de Ordenes de Viáticos Pág. 1 de 1

Determina y Presenta la Necesidad de Liquidación y Pago de Viáticos INICIO Verifica y Aprueba Relación de Viáticos Entrega al Beneficiario Solicitud y Orden de Viáticos 1 4 2 Elabora Solicitud y Orden de Viáticos E n c a rg a d o d e l F o n d o ¿Conforme? SI Revisa y aprueba la Solicitud NO Presenta la Solicitud al Responsable del Fondo de Caja Chica

Archiva Solicitud hasta la oportunidad de reposición 3 6 5 8 B e n e fi c ia ri o d e l V iá ti c o ¿Conforme? Entrega al Beneficiario el efectivo o cheque NO 7 SI FIN

(30)

Coordinador de Proyecto

1. Determina y Presenta la Necesidad de Liquidación y Pago de Viáticos.

1.1. Con base en la Programación de cada Proyecto, determina la necesidad de la liquidación y pago de viáticos a los respectivos

funcionarios, para la realización de las actividades

correspondientes.

1.2. Elabora Relación justificativo de la misión o actividades a ejecutar y la envía con memorando remisorio, soportado con la programación de viáticos, elaborada conforme a lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos para el trámite de Viáticos.

1.3. Presenta Relación al respectivo Responsable del Fondo de Caja Chica para su aprobación.

Responsable del Fondo de Caja Chica

2. Verifica y Aprueba Relación de Viáticos.

2.1. Verifica la Relación con la Programación de viáticos.

 Si no está conforme, devuelve la Relación al Coordinador del

Proyecto con sus anexos explicando los reparos para su corrección. Regresa a la actividad 1.

 Si está conforme, firma y sella la Relación, y la entrega al

Encargado del Fondo de Caja Chica para que emita la respectiva “Solicitud y Orden de Viáticos”.

Encargado del Fondo

3. Elabora Solicitud y Orden de Viáticos.

3.1. Elabora en el sistema el Formulario de Solicitud y Orden de Viáticos con base en la Relación de Solicitud de Viáticos de conformidad con lo descrito en el Manual de Usuario.

3.2. Entrega al Coordinador del Proyecto los Formularios de Solicitud y Orden de Viáticos.

(31)

Coordinador del Proyecto

4. Entrega al Beneficiario Solicitud y Orden de Viáticos.

4.1. Recibe y entrega los Formularios de Solicitud y Orden de Viáticos a sus respectivos Beneficiarios a los efectos del trámite de pago de los mismos.

Beneficiario del Viático

5. Presenta la Solicitud al Responsable del Fondo de Caja Chica.

5.1. Presenta al Responsable del Fondo de Caja Chica, el respectivo formulario de Solicitud y Orden de Viáticos.

6. Revisa y aprueba la Solicitud.

6.1. Recibe y revisa que los Formularios de Solicitud y Orden de Viáticos no presenten inconsistencias.

 En caso de no conformidad, devuelve al Beneficiario para que

trámite la respectiva corrección. Regresa a la actividad 5.

 Si está conforme, firma y señal en señal de aprobación.

7. Entrega al Beneficiario el efectivo o cheque.

7.1. Entrega al Beneficiario el efectivo o cheque, previa elaboración bajo las normas establecidas, según sea el caso, en cancelación de la Solicitud y Orden de viático y hace firmar al Beneficiario en señal de conformidad de recepción del pago efectuado.

7.2. Entrega al Encargado del Fondo los formularios de Solicitud y Orden de Viáticos, cancelados.

Encargado del Fondo

8. Archiva Solicitud hasta la oportunidad de reposición.

8.1. Archiva temporalmente los formularios de Solicitud y Orden de Viáticos, hasta la oportunidad de elaboración de la Solicitud de Reposición correspondiente.

(32)

ELABORADO REVISADO

Firma

ROSMARY BELLO

PROCESO DE

GESTIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA

SUBPROCESO DE

ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA

Procedimiento:

(33)

1. A

SPECTOS

G

ENERALES

Satisfacer oportunamente los recursos demandados por las unidades autorizadas del Instituto, para cubrir sus Fondos de Caja Chica que estén debidamente soportados, a los fines de poder satisfacer necesidades operativas que se le sean presentadas.

1.2 ALCANCE

Este procedimiento regula las actividades e instrumentos que deberán aplicar las unidades que manejan Fondos de Caja Chica en el INE solicitar reposición de recursos

cuando lo determinen.

1. Las reposiciones de Fondos de Caja Chica deberán ser solicitadas por el titular del

Fondo a la Oficina de Administración y Finanzas, de acuerdo con lo siguiente:

 Cuando se haya gastado como mínimo el 75% del monto del fondo asignado.

 En un lapso no mayor a dos (2) meses, independientemente del gasto

efectuado.

2. Las reposiciones de Fondos de Caja Chica deben realizarse estrictamente en un

lapso no mayor de dos (2) días hábiles, contados a partir de la fecha en que se haya gastado como mínimo el 75% del fondo asignado.

3. Las reposiciones de Fondos de Caja Chica deben estar soportadas por los

documentos (facturas, solicitud y orden de viáticos) originales correspondientes a los pagos efectuados a través del Fondo.

4. La adquisición de bienes, materiales y/o servicios no debe exceder de veinte (20)

unidades tributarias (U.T.), calculado éstas al valor de la U.T.

5. No se permitirá fraccionamiento de gastos en facturas para un mismo proveedor,

cuando el monto de los bienes, materiales y/o servicios adquirido sea mayor al monto permitido.

6. Si se requiere la adquisición de bienes y/o servicios de diferentes naturalezas, en un

mismo día y para un mismo proveedor, se aceptarán diferentes facturas siempre que el monto total de las mismas sea menor o igual al monto permitido.

(34)

7. La organización del expediente o legajo, correspondiente a la solicitud de reposición, debe guardar el siguiente orden ascendente:

 En primer orden: Los respectivos lotes de facturas originales (insertadas, en

el formulario OAF-CFP-F207 Codificación factura pagada) y/o solicitudes y órdenes de viáticos tramitadas, debidamente codificadas desde un punto de vista presupuestario, numeradas comenzando en cada período de reposición, desde el número 1. Cada lote de facturas y/o relaciones de viáticos será archivado como anexo del respectivo Formulario OAF-RGXPCCH-F203, Relación de Gastos por Proyecto Caja Chica.

 En segundo orden: El grupo de formularios cuya información resumen la

reposición, así como también el Memorando de remisión de la solicitud de reposición, dirigido a la Oficina de Administración y Finanzas, detallados en siguiente orden:

 Formulario OAF-RGXPS-F204 Resumen de Gastos por Proyecto y

SubPartida.

 Formulario OAF-ESF-F205 Estado de Situación del Fondo de Caja Chica.

 Formulario OAF-LB-F209 Estado del Movimiento Bancario (Libro de

Banco).

 Formulario OAF-CB-F210 Conciliación bancaria del o los meses

comprendidos dentro del período o lapso de la reposición.

 Formulario OAF-DDB-F211 Demostración disponibilidad bancaria.

 Formulario OAF-SRFCCH-F206 Solicitud Reposición Fondos de Caja

Chica.

 Memorando de remisión.

8. Las Unidades involucradas en la recepción, revisión y en general todos los trámites

administrativos y financieros de las Solicitudes de reposición de Fondos de Caja Chica, darán prioridad y agilización a dichos trámites a los efectos de la cancelación de las mismas dentro de un lapso razonable, a partir de la fecha de su recepción en la Oficina de Administración y Finanzas.

(35)

9. La cancelación de las Solicitudes de Reposición de Fondos de Caja Chica, serán

realizadas, preferiblemente, mediante transferencias bancarias (electrónicas) en aquellos casos en que la tecnología de las conexiones bancarias, así lo permita.

10. Las cancelaciones de las Solicitudes de Reposición de Fondos de Caja Chica,

efectuadas a través de transferencias bancarias (electrónicas) serán respaldadas mediante el Reporte denominado “Transferencias entre cuentas de grupo en línea-Verificación” que se obtiene de la ejecución de dicha operación y el mismo será firmado por el Coordinador de Tesorería y Finanzas, como funcionario autorizado para la realización de este tipo de operación.

11. Si durante la evaluación de la Reposición con sus soportes se identifican anexos

con reparos, se le notificará oportunamente a la unidad solicitante el motivo de los mismos devolviéndole el referido soporte. Con la corrección del reparo, la unidad solicitante podrá incluir el monto respectivo con su soporte en la próxima reposición de fondos.

12. Durante el análisis de las Solicitudes de Reposición de Fondos de Caja Chica debe

considerarse la racionalidad de los gastos en los cuales se incurre, cuando se tiene conocimiento de que las unidades ejecutoras cuentan con los bienes, materiales o pueden cubrir los servicios que reportan.

(36)

2. D

ESCRIPCIÓN DEL

P

ROCEDIMIENTO 2.1 FLUJOGRAMA E n c a rg a d o d e l F o n d o R e s p o n s a b le d e l F o n d o

Reposición de Fondos de Caja Chica Pág. 1 de 2

INICIO O fi c in a d e A d m in is tr a c ió n y F in a n z a s ¿Conforme? SI NO Elabora Solicitud de Reposición y organiza Expediente Revisa y aprueba Expediente de Solicitud de Reposición ¿Observaciones? SI NO Efectúa la conciliación de los movimientos registrados en banco 1 2 3 4 Organiza los documentos de desembolsos del período de reposición Envía Expediente de Reposición a la Oficina de Administración y Finanzas 5 Verifica Expediente de Reposición y emite Aprobación de Solicitud 6 FIN

(37)

PÁGINA 37 DE 67 C o o rd in a c ió n d e P re s u p u e s to C o o rd in a c ió n d e C o n ta b ili d a d F is c a l

Reposición de Fondos de Caja Chica Pág. 1 de 2

C o o rd in a c ió n d e T e s o re rí a y F in a n z a s Revisa el Expediente en físico y realiza Registro Contable Realiza Codificación Presupuestaria y

carga en el sistema ¿Conforme?

NO SI 8 7 ¿Conforme? SI NO 6 Autoriza la Solicitud de Reposición y procede al pago según sea transferencia o cheque 9

(38)

Encargado del Fondo

1. Organiza los documentos de desembolsos del período de reposición.

1.1. Extrae del archivo temporal los respectivos lotes de formulario OAF-CFP-F207 “Codificación Factura Pagada” donde ya se encuentran las Facturas, Recibos y Solicitud y Orden de Viáticos,

correspondientes a los desembolsos (gastos pagados)

efectuados, los cuales ya están codificados y archivados a nivel de Proyectos.

1.2. Agrupa las Facturas, Recibos y Solicitud y Orden de Viáticos en el orden del Código de Partidas y Subpartidas, según el Clasificador Presupuestario.

1.3. Accede al archivo “Fondos de Caja Chica”, e imprime los

Formularios cuya respectiva información ha venido procesando, a través del lapso de utilización de los Fondos. Estos formularios son: OAF-RGXPCCH-F203 Relación de gastos por Proyectos Caja Chica; OAF-RGXPS-F204 Resumen de Gastos por Proyectos y Partida y OAF-ESF-F205 Estado de Situación del Fondo de Caja Chica.

Encargado del Fondo

2. Efectúa la conciliación de los movimientos registrados en banco.

2.1. Obtiene el Estado de Cuenta del respectivo Banco, realiza la verificación de los movimientos registrados en el “Libro de Banco” Formulario OAF-LB-F209, con respecto a los reflejados en el Estado de Cuenta bancario.

2.2. Efectúa la conciliación bancaria en el Formulario OAF-CB-F210 del o los meses comprendidos dentro del período o lapso de la reposición.

(39)

PÁGINA 39 DE 67 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN  Formulario OAF-LB-F209.  Formulario OAF-CB-F210. Encargado del Fondo

3. Elabora Solicitud de Reposición y organiza Expediente.

3.1. Elabora en el Sistema el Formulario OAF-SRFCCH-F206 Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica, de conformidad con lo establecido en el Manual de Usuario, y el memorando de remisión que lo complementa.

3.2. Organiza Expediente físico, en original y copia, en el orden establecido en la Norma específica que así lo indica en el presente Manual.

3.3. Presenta el Expediente al Responsable del Fondo para su aprobación.

Responsable del Fondo

4. Revisa y aprueba Expediente de Solicitud de Reposición.

4.1. Recibe y revisa el original del Expediente.

 En caso de observación, informa al Encargado del Fondo

para su corrección. Regresa a la Actividad 3.

 Si no hay observación, firma y sella el formulario Solicitud de

Reposición de Fondos de Caja Chica en señal de aprobación y devuelve el Expediente al Encargado del Fondo.

Encargado del Fondo

5. Envía Expediente de Reposición a la Oficina de Administración y Finanzas.

5.1. Recibe el Expediente de Solicitud de Reposición de Fondos y envía el original a la Oficina de Administración y Finanzas.

5.2. Mantiene en archivo la copia del expediente de la Solicitud de Reposición de Fondos, para su control interno.

(40)

6. Verifica Expediente de Reposición y emite Aprobación de Solicitud.

6.1. Revisa documentación del Expediente para verificar conformidad con los procedimientos descritos en el Manual para la reposición de fondos:

 Si no está conforme, se comunica con el Responsable del

Fondo de la Gerencia o Unidad solicitante notificándole el motivo de los reparos, y le remite los anexos con error mediante memorando. El procedimiento finaliza.

 Si está conforme, elabora el formulario GTF-F-212 Aprobación

Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica y anexa al Expediente, tramita la firma y sello del Gerente de la Oficina de Administración y Finanzas, y envía original a la Coordinación de Presupuesto.

Coordinación de Presupuesto

7. Realiza Codificación Presupuestaria y carga en el sistema.

7.1. Recibe y revisa que los soportes estén debidamente elaborados y que las cifras estén cuadradas.

 En caso de no conformidad, devuelve el expediente a la

Oficina de Administración y Finanzas para que gestione su corrección. Regresa a la Actividad 6.

 En caso de conformidad, realiza la codificación

presupuestaria, accede al Módulo de Presupuesto del Sistema automatizado y carga la información. Envía a la Coordinación de Contabilidad Fiscal el expediente original en físico y la información del Sistema de la Solicitud de reposición del fondo de Caja Chica.

(41)

8.1. Recibe original en físico del Expediente de la Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica, accede al Sistema administrativo y efectúa la revisión de los datos básicos del documento, con respecto a lo transcrito recibido de la Coordinación de Presupuesto.

 En caso de no conformidad, devuelve los documentos

recibidos a la Coordinación de Presupuesto, a los fines de su corrección. Regresa a la Actividad 7.

 Si está conforme, realiza el registro contable aplicando para

ello las normas y procedimientos establecidos en el Manual de Contabilidad. Envía a la Coordinación de Tesorería y Finanzas, el expediente original en físico y la información del Sistema de la Solicitud de reposición del fondo de Caja Chica.

9. Autoriza la Solicitud de Reposición y procede al pago según sea transferencia o cheque.

9.1. Recibe el Expediente y chequea que la información esté debidamente cargada en el sistema.

9.2. Autoriza la Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica y procede según sea el medio de pago de la misma.

 Si el pago se va a efectuar por transferencia en línea:

 El funcionario autorizado accede a la conexión con el

respectivo Banco y efectúa el proceso del pago en línea e imprime el reporte correspondiente a la operación, el cual sella y firma.

 Anexa al expediente el Reporte de la transferencia

efectuada y lo envía a la Coordinación de Contabilidad Fiscal.

 Notifica, por la vía más expedita (Fax, Internet, teléfono),

al Titular del Fondo la cancelación efectuada por Transferencia bancaria de la respectiva Solicitud de

(42)

reposición del fondo de Caja Chica.

 Si el pago se va a efectuar mediante cheque:

 El funcionario autorizado efectúa el proceso de emisión del

cheque y sigue el procedimiento administrativo establecido al respecto

(43)

ELABORADO REVISADO

Firma

ROSMARY BELLO

PROCESO DE

GESTIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA

SUBPROCESO DE

ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA

Procedimiento:

(44)

1. A

SPECTOS

G

ENERALES

Efectuar oportunamente los cierres de Fondos de Caja Chica asignados cada año fiscal a las unidades autorizadas, cumpliendo la fecha y controles internos establecidos por el Instituto.

1.2 ALCANCE

Este procedimiento abarca las actividades que permiten determinar la disponibilidad del Fondo al final del ejercicio, verificación de cifras con soportes, rendición de cuenta y

registros requeridos para de los Fondos de Caja Chica en el INE.

1. Los Responsables de los Fondos de Caja Chica deben efectuar el cierre de los

Fondos de Caja Chica que le fueron asignados al finalizar cada ejercicio fiscal.

2. Durante el mes de diciembre los Responsables de los Fondos de Caja Chica deben

efectuar todos los trámites y ejercer los controles necesarios que aseguren la atención y realización de todas las compras y desembolsos autorizados, con el objeto de evitar que queden pagos pendientes por atender en el ejercicio en cierre.

3. Se establece como fecha de corte administrativo, para el cierre de los Fondos de

Caja Chica el antepenúltimo día hábil (3 días) del mes de diciembre de cada año. Esto con excepción de los gastos por concepto de gasolina los cuales requieren ser atendidos hasta el último día hábil inclusive.

4. Los responsables de los Fondos de Caja Chica, el último día hábil laborable del mes

de Diciembre, deben efectuar el depósito bancario en la cuenta corriente de Operaciones del Instituto que le indique la Coordinación de Tesorería y Finanzas correspondiente al reintegro de las disponibilidades no utilizadas del Fondo de Caja Chica.

5. Los responsables de los Fondos de Caja Chica, deben insertar en la respectiva

Planilla bancaria del reintegro del Fondo no utilizado la leyenda siguiente: “Reintegro Cierre Caja Chica-Gerencia/Unidad X”.

6. Los Responsables de los Fondos de Caja Chica, de inmediato a la realización del

(45)

hábil del mes de Diciembre) harán entrega o remitirán vía Fax (según sea la ubicación de su sede) a la Coordinación de Tesorería y Finanzas, de una copia de la planilla bancaria correspondiente al reintegro efectuado.

7. La Coordinación de Tesorería y Finanzas debe exigir a todas las Gerencia y/o

Unidades poseedoras de Fondos de Caja Chica, la oportuna entrega de la copia de la planilla bancaria correspondiente al depósito del reintegro del Fondo de Caja Chica no utilizado.

8. Los cierres de Fondos de Caja Chica destinadas a cubrir gastos para Proyectos

deben realizarse de conformidad a lo establecido en Gaceta.

9. Los cierres de Fondos de Caja Chica destinadas a cubrir gastos de funcionamiento

deben realizarse el último día hábil del período fiscal.

10. El registro de la planilla bancaria correspondiente al reintegro del fondo no utilizado

debe realizarlo la Coordinación de Tesorería y Finanzas inmediatamente después de su recepción bajo la misma fecha en que se efectúo el depósito.

11. Los Responsables de los Fondos de Caja Chica, deben elaborar y remitir a la

Coordinación de Presupuesto, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes de Enero del año siguiente, la Relación de cierre de los Fondos de Caja Chica asignados, la cual constituirá la Rendición de cuenta del cierre de los Fondos.

12. La Rendición de cuenta de cierre debe ser elaborada en los Formularios previstos

para la Solicitud de reposición de Fondos de Caja Chica, insertando en los mismos la leyenda siguiente: “Rendición de Cuenta de cierre”.

13. Las relaciones de Rendición de cuenta de cierre, constituyen el cierre del Fondo

asignado para el año fiscal y por lo tanto no son susceptibles de ser reembolsadas.

14. En el caso particular de las Gerencias Estadales: Amazonas y Delta Amacuro, en

cuyas localidades de sus sedes no existen Agencias del Banco Mercantil, estas deben tomar las previsiones necesarias para adelantar, razonablemente, las fechas de cierre y reintegro de los Fondos de Caja Chica, de manera tal de emitir y enviar a la Coordinación de Tesorería y Finanzas, el cheque de reintegro de los fondos, por lo menos con 3 días de anticipación al último día laborable del mes de diciembre, a

(46)

objeto de que la recepción del mismo permita efectuar su depósito el último día hábil del mes de Diciembre.

(47)

2. D

ESCRIPCIÓN DEL

P

ROCEDIMIENTO

2.1 FLUJOGRAMA R e s p o n s a b le d e l F o n d o d e C a ja C h ic a C o o rd in a c ió n d e T e s o re rí a y F in a n z a s

Cierre de Fondos de Caja Chica

1 C o o rd in a c ió n d e C o n ta b ili d a d F is c a l Determina Disponibilidad y efectúa el reintegro mediante Depósito bancario Procesa en el sistema administrativo el Reintegro de las Disponibilidades 2 O fi c in a d e A d m in is tr a c ió n y F in a n z a s INICIO FIN Procesa Cierre de Fondos de Caja Chica 6 Efectúa el Proceso de Documentación en el Sistema 5 Elabora Rendición de Cuenta de Cierre Procesa los Documentos electrónicos 3 4 G e re n c ia y /o U n id a d e s d e l N iv e l C e n tr a l

(48)

1. Determina Disponibilidad y efectúa el reintegro mediante Depósito bancario.

1.1. Determina la disponibilidad por no ejecución en el Fondo de Caja Chica.

1.2. Elabora planilla bancaria por el monto del fondo a ser reintegrado e inserta leyenda “Reintegro Cierre Caja Chica Gerencia/Unidad X”. En el caso de las Gerencias de Amazonas y Delta Amacuro emite un cheque por el reintegro.

1.3. Efectúa el depósito bancario correspondiente al reintegro del fondo no utilizado.

1.4. Envía copia de la Planilla bancaria a la Coordinación de Tesorería y Finanzas por algún medio electrónico. En el caso de las Gerencias de Amazonas y Delta Amacuro envía cheque con guía de remisión.

1.5. Mantiene copias de los soportes enviados.

2. Procesa en el sistema administrativo el Reintegro de las Disponibilidades.

2.1. Recibe por algún medio los documentos que evidencian el reintegro de Fondos efectuados.

2.2. En el caso de las Gerencias de Amazonas y Delta Amacuro, de quienes recibe cheques, procede a elaborar las respectivas Planillas bancarias y a efectuar el depósito bancario correspondiente en la Cuenta Corriente de Operaciones del INE. 2.3. Procesa en el Sistema administrativo el registro de las planillas

bancarias correspondientes al reintegro de las disponibilidades no utilizadas de los Fondos de Caja Chica.

2.4. Envía a la Coordinación de Contabilidad Fiscal en físico y electrónicamente los documentos correspondientes a los

(49)

depósitos bancarios procesados. Coordinación de

Contabilidad Fiscal

3. Procesa los Documentos electrónicos.

3.1. Recibe física y electrónicamente los documentos procesados y verifica los datos de los documentos electrónicos con respecto al físico de las planillas bancarias en el sistema.

3.2. Procesa en el sistema los documentos electrónicos en sus fases de recepción, codificación y verificación, aplicando para ello las normas y procedimientos establecidos en el Manual de Contabilidad.

Gerencia y/o Unidades del Nivel Central

4. Elabora Rendición de Cuenta de Cierre.

4.1. En el transcurso de los primeros 5 días hábiles del mes de Enero, elabora la Rendición de Cuenta de Cierre, utilizando para ello los formularios y procedimientos establecidos en el presente Manual para la Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica.

4.2. Anexa al Expediente de Rendición de Cuenta de Cierre, la copia original de la planilla bancaria, o copia del cheque emitido, según sea el caso, correspondiente al reintegro de fondos realizada. 4.3. Envía el Expediente a la Oficina de Administración y Finanzas. Oficina de

Administración y Finanzas

5. Efectúa el Proceso de Documentación en el Sistema.

5.1. Recibe de las respectivas Gerencias y/o Unidades, los expedientes de Rendición de Cuenta de Cierre de Fondos de Caja Chica.

5.2. Efectúa en el sistema administrativo el proceso de la documentación aplicando los procedimientos establecidos en el presente Manual para el proceso de Reposición de fondos de Caja Chica.

5.3. Envía en físico y electrónicamente a la Coordinación de Contabilidad Fiscal el expediente de Rendición de Cuenta de Cierre Fondos Caja Chica.

(50)

6. Procesa Cierre de Fondos de Caja Chica.

6.1. Recibe física y electrónicamente los documentos

correspondientes a la Rendición de Cuenta Cierre de Fondos de Caja Chica.

6.2. Procesa en el sistema administrativo los documentos aplicando las normas y procedimientos establecidos para el proceso de Cierre de Caja Chica en el Manual de Contabilidad.

(51)

ELABORADO REVISADO

Firma

ROSMARY BELLO

PROCESO DE

GESTIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA

SUBPROCESO DE

CONTROL DE FONDOS DE CAJA CHICA

Procedimiento:

GFC-P-201 Control Interno de Arqueo de Fondos

de Caja Chica

(52)

1. A

SPECTOS

G

ENERALES

Mantener el debido control interno sobre los arqueos de Fondos de Caja Chica con el objeto de facilitar el eficiente funcionamiento administrativo y uso de los mismos.

1.2 ALCANCE

Este procedimiento abarca las actividades que permiten mantener el control interno sobre los arqueos que deben realizarse por las unidades autorizadas para realizar los arqueos a los Fondos de Caja Chica en el INE.

1. El Responsable del Fondo de Caja Chica, en forma periódica y contando con la

participación del Encargado del Fondo, está en la obligación de realizar arqueos físicos del Fondo, que le permita comprobar la integridad del mismo, mediante el conteo y/o verificación de las disponibilidades del efectivo o saldo de la cuenta bancaria y los documentos pagados que soportan los movimientos de egresos.

Finanzas y/o la Coordinación de Contabilidad Fiscal, podrá realizar arqueos Cuando lo determine pertinente de los Fondos de Caja Chica, independientemente de los que realice la Unidad de Auditoría Interna en el ejercicio de sus funciones de control posterior.

3. Los resultados obtenidos en los arqueos realizados se harán constar en Acta que se

levantará al efecto y la cual debe ser firmada por los funcionarios participantes en la realización del arqueo.

4. El Comisionado para la realización del arqueo, deberá verificar el cumplimiento de

las normas y procedimientos que para cada proceso establece el presente Manual.

5. De los arqueos realizados por la Oficina de Administración y Finanzas, a través de

su Coordinación de Tesorería y Finanzas, o la Coordinación de Contabilidad Fiscal, así como también los realizados por la Unidad de Auditoría Interna, dichas Unidades deberán emitir un Informe exponiendo los resultados, observaciones y recomendaciones a que haya lugar.