Gobierno de TI

6.7.1. Estructura Organizacional de TI

La Oficina de TI del Ministerio de TIC depende jerárquicamente del Despacho del Ministro de TIC, lo que conlleva a que las decisiones estratégicas de tecnologías de información en la entidad sean avaladas por el Ministro de TIC.

A continuación, se relaciona el organigrama del Despacho de Ministro de TIC.

Figura 15 Organigrama del Despacho del Ministro de TIC

Fuente: http://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-propertyvalue-6078.html

La Oficina de TI19 _{es liderada por el CIO de la entidad, el cual cuenta con asesores de gestión y de estrategia}

en su nivel jerárquico más cercano. Así mismo, la Oficina de TI está conformada por tres coordinaciones que son la Coordinación de Gestión de Sistemas de Información, Coordinación de Gestión de Información

18 _{El organigrama completo del Ministerio de TIC se puede consultar en el siguiente link}

http://micrositios.mintic.gov.co/vivedigital/organigrama/v201801/index.php

y Coordinación de Servicios Tecnológicos, las cuales están conformadas por equipos de trabajo de la siguiente manera:

1. Coordinación de Gestión de Sistemas de Información

a. Grupo de trabajo de sistemas de información de apoyo b. Grupo de trabajo de sistemas de información misionales c. Grupo de trabajo Web

2. Coordinación de Gestión de Información

a. Grupo de trabajo de gestión de información 3. Coordinación de Servicios Tecnológicos

a. Grupo de trabajo de Operación b. Grupo de trabajo de infraestructura

De los colaboradores de la Oficina de TI, el 65% son contratistas de prestación de servicios profesionales y el 35% son funcionarios de planta de la entidad, lo que pone un alto riesgo de fuga de conocimiento vital para el Ministerio de TIC.

6.7.2.

Procesos de gestión TI

El Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial (Arquitectura TI Colombia) establece en su lineamiento LI.GO.01 “La dirección de Tecnologías y Sistemas de la Información o quien haga sus veces debe definir e implementar un esquema de Gobierno TI alineado con la estrategia misional y con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, que estructure y direccione el flujo de las decisiones de TI” (Arquitectura TI Colombia - Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, 2016); bajo este lineamiento, la Oficina de TI del Ministerio de TIC definió en su modelo de Gobierno de TI la conformación de 8 comités, que en su integridad busca que las tecnologías de información sean de apoyo estratégico para la misión de la entidad y su relación con sus grupos de interés, los comités son:

• Comité Directivo

• Comité de Arquitectura institucional componente de información, Seguridad y TI • Comité del Modelo Integrado de Gestión

• Comité de Arquitectura institucional componente de responsabilidad y respecto por el cliente • Comité Sectorial

• Comité de Contratación • Comité Estratégico de TI • Comité Primario

El Gobierno TI del Ministerio de TIC también está alineado con el Modelo Integrado de Gestión (MIG), dado que en este se enmarca el modelo de gestión de TI el cual consta de tres procesos claves, los cuales son:

1. Proceso de planeación de TI

2. Proceso de desarrollo y planeación de sistemas de información 3. Proceso de gestión de servicios tecnológicos

Estos procesos se llevan a cabo por procedimientos específicos que enmarcan la gestión de la Oficina de Tecnologías de Información, desde el punto de vista estratégico y operacional.

1. Proceso de planeación de TI: está conformado por tres procedimientos así:

• Procedimiento Generar PETI: este procedimiento está conformado por los pasos establecidos en la Guía G.ES.06 Cómo Estructurar el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información – PETI.

• Procedimiento Consolidar Planes, programas y proyectos: Integrar las necesidades de información, sistematización y Tecnologías de Información de los planes, programas y proyectos de las áreas del Ministerio TIC, entidades adscritas y vinculadas, al plan estratégico de tecnologías de la Información (PETI) de la Oficina de TI del Ministerio TIC.

Este procedimiento de activa cuando el líder de un área misional del Ministerio de TIC, como es el caso de la Subdirección de Radiodifusión Sonora, establece necesidades de información, las cuales son plasmadas en requerimientos apoyadas por la Oficina de TI. Seguidamente, teniendo en cuenta las necesidades tecnológicas y los requerimientos ya definidos, el coordinador de Sistemas de Información TI de MinTIC en conjunto con su equipo de trabajo, construyen los posibles escenarios de solución a presentar como soporte a los planes, programas y proyectos. Posteriormente, el líder del área misional y el Coordinador de gestión de sistemas de información firman el documento, en el que se establecen los acuerdos a los cuales se ha llegado respecto al alcance de las soluciones planteadas, y posteriormente la Oficina de TI procede con desarrollar la propuesta de solución que al final es verificada por el líder misional.

• Procedimiento Evaluar tecnologías emergentes: Consiste en identificar tecnologías emergentes y evaluar la viabilidad para su adopción en el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, teniendo en cuenta los criterios económicos, financieros, normativos, de sostenibilidad, uso y tendencias de la industria de tecnologías de la Información. Este procedimiento se activa cuando el Comité Directivo del Ministerio de TIC, identifica las necesidades de incorporación de soluciones tecnológicas en las áreas en donde se evidencia las oportunidades para apoyar la gestión, acceso, aprendizaje o mejora de eficiencia. Posteriormente,

la Oficina de TI procede a identificar las tecnologías teniendo en cuenta el contexto y los criterios de evaluación de las tecnologías emergentes.

Luego de analizar el cumplimiento de la evaluación de criterios, la Oficina de TI desarrolla un plan de pruebas en donde identifica oportunidades y riesgos y culmina con un reporte de viabilidad de la adopción.

2. Proceso de desarrollo y planeación de sistemas de información: está conformado por los siguientes procedimientos.

• Procedimiento Desarrollar y Mantener los Sistemas de Información: consiste en atender los requerimientos internos con el fin de modificar los aplicativos a las necesidades que se requieran tanto operativas, técnica, funcionales y/o por la normatividad vigente. La descripción de este procedimiento se realizó en el anteriormente en la sección Sistemas de Información.

3. Proceso de gestión de servicios tecnológicos: este proceso está conformado por los procedimientos así:

• Administración de la red • Mantenimiento preventivo • Copias de seguridad

• Administración de bases de datos • Mesa de servicio • Control de cambios • Control de ANS • Gestión de capacidad o Gestión de Disponibilidad o Gestión de continuidad o Gestión de entrega o Gestión de seguridad o Gestión de Configuración o Gestión de incidentes o Gestión de problemas o Gestión de Eventos

El gobierno TI del Ministerio de TI tiene oportunidades de mejoras enfocadas en comprender de manera detallada la gestión y operación de las áreas de la entidad, principalmente las misionales por ser operativas, con la finalidad de brindar soluciones de TI que generen un mayor valor. Esto basado en el lineamiento

LI.GO.02 llamado Apoyo de TI a los procesos el cual establece “La dirección de Tecnologías y Sistemas de la Información o quien haga sus veces debe apoyar la especificación de las necesidades de sistematización y demás apoyo tecnológico requerido por los procesos de la institución, de tal manera que se incorporen facilidades tecnológicas que contribuyan a mejorar la articulación, calidad, eficiencia, seguridad y reducir los costos de operación” (Arquitectura TI Colombia - Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, 2016)