HERRAMIENTAS DE DIAGNÓSTICO

3.1.1 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PRELIMINAR

Para la realización del diagnóstico de la situación actual del departamento de producción de la empresa se hizo un levantamiento de información preliminar acorde al método que establece López (2007) inicialmente con el Gerente General, la cual tenía por objetivo el conocer los rasgos generales de la compañía, buscar información global del giro del negocio, observar cómo se desarrollan los procesos en la empresa, además de ver el acercamiento a la gestión por procesos que pudiera existir.

Se pactó con el gerente una primera entrevista junto con una visita técnicas a la planta de producción, donde se estableció que la charla sería de carácter informativo, educativo e ilustrativo, sobre todo por el hecho de que esta debía ser lo más certera y veraz posible, ya que los empleados de la empresa (incluido el gerente) son la única fuente de información existente y que el trabajo tendría beneficios tanto para el estudio como para la organización, si se trabaja sobre datos reales.

3.1.2 INSPECCIÓN VISUAL

Se realizó una inspección visual del área de trabajo en planta, esta observación se realizó a partir de la percepción del autor basado en los argumentos de Kalpakjian & Schmid (2002) sobre desperdicios en las operaciones. El énfasis en la aplicación de este método estaba sesgado hacia la identificación de factores atenuantes de la productividad del proceso y a aquellos elementos o acciones que debían ser consideradas para mejorarse.

35 Para su realización se requiere de dispositivos de registros como cámaras de fotos, de videos y una hoja de verificación cuyo formato podemos observar en la Figura 14. También se solicitó un permiso de gerencia, para circular por la planta libremente (tomando en cuenta las medidas de seguridad necesarias).

36 El formato incluye factores que se detallan a continuación:

 Desperdicios de material.- Los desperdicios de material contemplan: materia prima, trabajo en proceso y producto final. Para este caso, se hizo referencia a papeles sobrantes, tintas que ya no se utilizan, sobrantes de producto, material cortado sobrante, entre otros.

 Desorden.- Suciedad, falta de orden en general, falta de registros, material sin identificación, herramientas fuera de lugar, etc.

 Dificultad de circulación.- Si caminar o circular a través de los pasillos se puede hacer con normalidad o si hay la necesidad de esquivar objetos.

 Personal ocioso.- Si el personal descansa cuando hay otras actividades que pueden realizar.

 Malas condiciones de trabajo.- Problemas con la iluminación, trabajos confinados, altas o bajas temperaturas, ruido, malas relaciones laborales entre compañeros, etc.

 Tareas fatigantes.- Actividades que acarrean mucha carga para el personal.

Para una inspección visual de mayor detalle acerca de uno de los puntos más importantes a estudiar dentro de la planta, se hizo un checklist para detallar la existencia de desperdicios. Para la aplicación de este método, se diseñó una lista que permita registrar los tipos de desperdicios que se encuentran dentro de un área de trabajo, ya que todos ellos representan costos innecesarios y a su vez son elementos que disminuyen la productividad. El diseño del checklist fue simple y sencillo, para que todos los operadores de la fábrica puedan llenarlo como se evidencia en la Figura 15.

37 Figura 15. Diseño del checklist para desperdicios en área de trabajo.

Se realizó enfocado a la identificación de los 7 desperdicios que pueden existir en un sistema productivo según Kalpakjian & Schmid (2002). Esta herramienta sencilla permitió reconocer el tipo de desperdicio, si se lo evidencia en el lugar de trabajo y alguna observación acerca de él que se desee añadir. El contenido de este checklist se detalla a continuación:

 Encabezado.- Dado que es un estudio con fines educativos los nombres de los responsables de cada uno de estos documentos se utilzan simplemente para ver el grado de instrucción que se neesitará impartir o si existen casos particulares que requieren de mayor atención.

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 La sobre producción.- Toma en cuenta si existe producto final que no falta de ser dentregado y que representan un consumo de material y espacio de almacenamiento.

 Tiempo de espera.- Si existen puntos del proceso donde existan esperas obligatorias por demoras en actividades previas.

 Transporte.- Si para continuar su trabajo deben trasnportarse a diferentes zonas de la planta continuamente.

 Exceso de procesado o reprocesado.- Si hay trabajo que requiera volverse a imprimir por alguna razón, es decir reptir trabajo innecesariamente.

 Inventario.- Si hay el material necesario para empezar a producir cualquier orden, y si ay material que no se utiliza.

 Movimiento.- Si para desarrollar sus actividades requieren de mucho movieminto como: traslados, agacharse, levantar los brazos, cargar pesos, etc.

 Defectos.- Si el producto final es rechazado por el cliente o si tiene algún defecto por el cual se requiere realizar el trabajo nuevamente.

El documento fue aplicado tambien al gerente de operaciones (gerente general) y a algunos de los colaboradores. Explicándole a cada uno que no la lista no era precisamente de verificación, sino una herramienta que permite ver el grado de percepción de los desperdicios presentes en cada una de sus áreas y en la planta en general; por lo que no había respuestas correctas, sino eran de tipo subjetivas.

El checklist se lo llenó durante una jornada de trabajo normal, sin mucha carga para evitar un registro en una ocasión no representativa.

3.1.3 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN EN PUESTOS DE TRABAJO

Este levantamiento de información se realizó con el personal de cada uno de los puestos de trabajo del área de producción, la finalidad de esta herramienta

39 era la de indagar qué tipo de conocimiento, preparación y entrenamiento tienen cada uno de los operadores.

Para lo cual se solicitó la notificación a todos y cada uno de los operadores, para que faciliten el acceso a las diferentes áreas y puestos de trabajo, así como también para que los operadores participen de la visita y puedan responder preguntas que se les efectúe. En el Anexo I se puede ver el banco de preguntas que se preparó para el personal.

Se aplicó la herramienta a modo de cuestionario conversatorio, donde se le daba la apertura al personal para expresar sus conocimientos y desconocimientos, con la confianza de que no era ninguna prueba ni evaluación, y que la cual no tendría ninguna repercusión en su estabilidad y estancia dentro de la empresa.

3.1.4 LAYOUT DE LA PLANTA DE PRODUCCIÓN

Se realizó un diagrama de la planta de producción, en base a las medidas dadas por el gerente y los planos de la construcción de la imprenta, tomando en cuenta el tamaño de cada una de las máquinas para verificar la ubicación y espacio de circulación del personal dentro del área de trabajo.

El boceto no se realizó con la finalidad de crear un plano técnicamente exacto de la planta, sino que su función es la de generar un esquema que hizo posible visualizar la circulación y ver que espacios están desperdiciados y cuáles deben ser potenciados para mejorar el trabajo del personal.