Herramientas de las Relaciones Públicas

Dentro de las Relaciones Públicas, existen varias herramientas con las cuales se logra llegar de manera efectiva a los diferentes públicos:

Público Interno:

• House organ: Se trata de revistas internas de cada empresa, en sus páginas, los trabajadores encuentran noticias sobre actividades en las que ha participado la empresa, planes de desarrollo e incluso secciones de entrenamiento y capacitación

Dependiendo del presupuesto destinado para publicar la house organ, ésta se editará con mayor o menor asiduidad y ofrecerá más o menos contenidos.30

29 _{. WILCOX, Dennis; CAMERON, Glen T; XIFRA, Jordi: “Relaciones Públicas Estrategias y tácticas”. Octava Edición.}

PEARSON EDUCACIÓN, S.A. Madrid-España. 2006. PP.13-14.

30 _{Cfr. GUERRERO, Víctor, “House Organ”}

23 El principal objetivo de la revista es difundir a los empleados la cultura corporativa de la empresa además de todos los acontecimientos el desarrollo de la misma.

• Carteleras: Una de las herramientas más utilizadas dentro de una organización son las carteleras o pizarras institucionales, al ser de fácil percepción y bajo costo dicho instrumento ayuda a difundir mensajes directos al público que se desea llegar.

Para lograr mayor percepción de los mensajes se utiliza diferenciación de los colores de los mismos.

• Capacitaciones: Las capacitaciones además de contribuir con el desarrollo profesional de los empleados, ayuda a comunicar la responsabilidad social de la empresa con ellos.

• Eventos Corporativos: Los eventos son una de las maneras masivas que ayudan la compenetración entre empleados y sus directivos y además permite crear y desarrollar vínculos con la empresa incrementando su sentido de pertenencia siempre y cuando dichos eventos sean creados y planificados de forma correcta.

• Manual del empleado: Es el manual en donde se encuentran todos los estatutos, políticas, reglas de comportamiento y todo lo que debe hacer aquel que pertenezca a la empresa.

• Libro blanco: Es el manual en donde se encuentra la cultura

corporativa de la empresa, la misión, visión, filosofía, valores, etc. Lo ideal es que este libro sea entregado a todos quienes forman parte de la empresa, desde el primer momento que forman parte de ella.

• Buzón de sugerencias: Esta herramienta permite que la

comunicación sea ascendente, y su objetivo es lograr que los empleados se expresen, puede ser con o sin formularios, además tiene

24 la importante característica de ser anónimo. Algunas veces también sirve para utilizarlo con el público externo.

• Memoria y Balance anual: Es un informe anual presentado por la empresa, tanto de los aspectos financieros como el cumplimiento de objetivos anuales y también lo relacionado con la responsabilidad social que tiene la misma con su entorno.

Público Externo:

Dentro de la gestión de comunicación con el público externo existen varias herramientas que permiten que la empresa logre llegar de manera eficiente y directa.

• Relación con los medios de comunicación:

o Gacetilla de prensa: Hoja informativa enviada a los medios en donde se comunica la realización de eventos, conferencias de prensa, etc. que no siempre los medios están obligados a publicar. La hoja debe ser dirigida a un contacto, contiene la fecha y el horario debe estar hecha con un lenguaje periodístico claro y entendible y la redacción debe ser concreta detallando lo que se quiere comunicar.

o Comunicado de prensa: Es información escrita que se distribuye a los medios leída o no por un representante de la empresa. Al igual que la gacetilla debe ser muy claro y conciso y no debe dar lugar a dobles interpretaciones. Su objetivo es aclarar o desmentir asuntos de la organización. El medio tiene la potestad de publicarlo o no dependiendo del interés que tenga.

o Rueda de prensa: Tiene la característica de ser más informal que la conferencia de prensa. Los medios rodean al protagonista. Esta se realiza u organiza cuando la empresa tiene algo importante que comunicar.

25 o Conferencia de prensa: Es una convocatoria organizada de los

medios, mucho más extensa que la rueda de prensa, está cuenta con un espacio físico un horario una designación de quienes van hablar, debe ser convocada con anticipación.

o Kit de prensa: Es un conjunto de documentos, en donde se incluye información meramente de la empresa. Contiene fotos, artículos de periódicos o revistas, cd´s con videos institucionales, etc.

• Acciones de lobby: También conocido como radio pasillo, es la relación que tiene la empresa con el gobierno. Su objetivo es persuadir a figuras públicas del poder legislativo o ejecutivo. En síntesis al ejercer el lobby la empresa quiere lo mejor para la misma y para la comunidad. • Publicidad institucional: Esta herramienta se basa en mostrar lo que

es la empresa, no sus productos. Esta publicidad suele reforzar la imagen que el público tiene de ella, esta da a conocer lo que es la organización, sus valores, creencias y muy importante el aporte a la comunidad y al aspecto ambiental. Se utiliza en cine y televisión.

• CD institucional: Discos que contienen la información de lo que es y lo que hace la empresa.

• Sitio Web: Es el sitio oficial de la empresa en el internet, es donde el público accede para conocer información acerca de ella, sus productos y servicios, hoy en día con la tecnología, es posible dar asesoramiento o servicio técnico en línea.

• News letter: O en español carta de noticias, es una mini revista de una o dos hojas. La redacción es como de noticias y se envía adjunto a

26 documentos contables. La información que se envía es acerca de actividades y productos de la empresa.

• Centro de atención al cliente: Línea 1-800, es una línea telefónica gratuita en donde se brinda soporte técnico o asesoramiento acerca de un producto o servicio.

• Video institucional: Video de no mucha duración en donde se muestra con imágenes lo que es la organización, mostrando sus instalaciones, empleados, condiciones de trabajo, etc. En dicho video también se habla de lo que es y hace la organización.

• Sponsoring: Auspicio o patrocinio, Es cuando se auspicia a

organizaciones o empresas con o sin fines de lucro, siempre en cuando el auspiciado y el auspiciante tengan los mismos valores.

• E-Mailing: Son correos electrónicos personalizados, que gracias a una base de datos permite llegar al público objetivo, y brindar información de la empresa.

• Souvenires Corporativos: Regalos empresariales que se hacen cuando algo importante sucede, dichos regalos deben estar perfectamente identificados con el logotipo de la empresa. 31