Identificación y clasificación de los procesos (Cómo es un Proceso)

(Materiales, Información, Datos,

Profesionales, Tiempos, Equipos, Insumos Banco de datos, Elaboración del

presupuesto, etc.)

Informe/documento/publicación Actualización de series económicas).

PROCESO (1-A)-¹ INSUMOS ENTRADA S (A*Q) PRODUCT OS Y SERVICIOS SALIDAS Q*

W. Leontief: Matríz Input-Output de toda economía

Q= A*Q +DF→Q* = DF * [1-A]- ¹

donde: Q _DF = ₌ producción bruta total_{demanda final}

A = matriz de consumo intermedio

La matriz R = [1-A]-¹: indica el proceso de producción o de transformación

tecnológica, el verdadero engranaje de la transformación económica con sus efectos de arrastre y el grado de incorporación del avance tecnológico.

Fuente: Ministerio de Economía y Finanzas.- Guía conceptual de Procesos.

Para la identificación de los procesos se ha recurrido a la utilización de las herramientas como la observación y la entrevista con los funcionarios de la Compañía y con los empleados de la misma.

En este proyecto de titulación además, se ha recurrido a la clasificación de los procesos en tres tipos: Gobernantes, Operacionales y de Apoyo, que se usará para el mapeo de los procesos de la Compañía y que se los adoptará en el desarrollo de este trabajo.

GOBERNANTES : Son todos aquellos procesos gerenciales de planificación y control.

OPERACIONALES : Son los procesos propios de la Compañía para la consecución del servicio o producto.

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APOYO: Son procesos que ayudan a la ejecución del producto o servicio final. 2.2.22. Diagramas de flujo

“Una imagen vale más que mil palabras”. Un diagrama de flujo es una herramienta importante para entender el funcionamiento interno y las relaciones entre los procesos de la Compañía. Los diagramas de flujo son una herramienta que muestran claramente las áreas en las cuales ciertos procedimientos interrumpen la calidad y la productividad.“Dada su capacidad para clarificar los procedimientos complejos, los diagramas de flujo facilitan la comunicación en estas áreas problema”.

Los diagramas de flujo cumplen un propósito importante: documentar un procedimiento con el fin de identificar áreas que necesitan mejoramiento. Lo importante no es documentar el procedimiento, sino analizarlo, para lograr identificar las deficiencias del o de los procedimientos que necesitan ser modificados para alcanzar los objetivos que persigue la Compañía.

Todo el personal sabrá a quien dirigirse con la mayor rapidez para que sean atendidos sus requerimientos y a la vez va a ser muy comprensible que cada quien debe hacer lo que se encajone a su labor o especialidad para así evitar la duplicidad de funciones.

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Símbolos más usados en diagramas de flujo

Nombre Símbolo Función

Terminal

Representa el inicio y fin de un programa. También

puede representar una parada o interrupción

programada que sea necesaria realizar en un

programa.

Entrada / salida

Cualquier tipo de introducción de datos en la

memoria desde los periféricos o registro de

información procesada en un periférico.

Proceso

Cualquier tipo de operación que pueda originar

cambio de valor, formato o posición de la

información almacenada en memoria, operaciones

aritméticas, de transformaciones, etc.

Decisión

Indica operaciones lógicas o de comparación entre

datos (normalmente dos) y en función del resultado

de la misma determina (normalmente si y no) cual

de los distintos caminos alternativos del programa

se debe seguir

Conector Misma Página

Sirve para enlazar dos partes cualesquiera de un

diagrama a través de un conector en la salida y otro

conector en la entrada. Se refiere a la conexión en

la misma página del diagrama

Indicador de dirección o línea de flujo

Indica el sentido de la ejecución de las operaciones

Salida

Se utiliza en ocasiones en lugar del símbolo de

salida. El dibujo representa un pedazo de hoja. Es

usado para mostrar datos o resultados.

Cuadro 2-3 Simbología de diagramas de flujo

70 2.2.23. Indicadores Tipos de Control •CONTROL PRELIMINAR • (A través de la alimentación adelantada) • Se ejerce previamente a la acción para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan listos para iniciar las actividades •CONTROL COINCIDENTE • (Generalmente a través de informes periódicos de desempeño).

• Vigilar las actividades corrientes para asegurar que se cumplan las políticas y los procedimientos, sobre la marcha. •CONTROL POR RETROALIMENTACION • Acción a posteriori concentrando la atención sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.

Fuente: BOTELLOTY, Eduardo. Estructura y procesos.

Para poder controlar, medir, comparar cualquier proceso el responsable del mismo debe implementar indicadores adecuados para poder conocer en qué estado se encuentran y si con estos datos se está cumpliendo con los objetivos de la Compañía, debido a que si no se tiene datos es muy difícil administrar un proceso.

Es muy claro que lo que no se puede medir, no se puede controlar; no se puede administrar; lo que no se puede administrar es un caos. Por desgracia en muchas organizaciones, la medición no es una práctica común.

Estos indicadores pueden ser usados para:

Evaluar el desempeño del proceso contra las metas de mejoramiento. Establecer si el proceso es estable o no y definir las causas.

Fijar el nivel de desempeño alcanzado por el proceso para servir de punto de referencia en procesos de comparación con las mejores prácticas.

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Establecer bases sólidas para identificar problemas o detectar oportunidades de mejora.

Facilitar la comunicación entre el dueño del proceso y quienes lo operan.

Establecer si el grado de mejoramiento es suficiente y si el proceso sigue siendo suficientemente competitivo.

La Compañía al conocer las bondades que se puede aplicar luego de un proceso bien llevado va a generar a futuro mediático un alivio si cabe el termino en cada uno de los departamentos que se llevan adecuadamente los procesos ya que conocen que lo que se está realizando no interfiere para nada en el desempeño de los demás departamentos y por ende va a existir fluidez en la información y por ende en la Compañía.

2.2.23.1. Indicadores de resultado