3.4 Aplicación práctica de la propuesta
3.4.2 Identificación del manual orgánico funcional
Está conformada por los elementos siguientes:
Figura 11. Identificación del manual propuesta.
Fuente: Investigación (2019). Distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo. Elaborado por: Adrián Elizalde.
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3.4.2.1 Descripción de puestos y funciones (desarrollo del manual orgánico funcional).
A continuación se presenta la descripción cada uno de los cargos de trabajo que conforman la Distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo con las funciones específicas que deben cumplir sus responsables.
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ÍNDICE Introducción ………..3 Antecedentes ……….4 Base legal ………..5 Estructura orgánica ………...6 Estructura orgánica funcional ………...7 Direccionamiento estratégico ………...8 Descripción del puesto de gerente ………9 Funciones específicas del gerente ………10 Descripción del puesto de secretaria ………11 Funciones específicas de la secretaria ……….12 Descripción del puesto del director administrativo-financiero….………13 Funciones específicas del puesto del director administrativo-financiero ………14 Descripción del puesto del jefe de talento humano………...………15 Funciones específicas del cargo del jefe de talento humano………… ………16 Descripción del puesto de contador ………17 Funciones específicas del cargo de contador ………..18 Descripción del puesto de asistente contable ………..19 Funciones específicas del cargo de asistente contable ………20 Descripción del puesto del jefe de crédito y cobranzas ……….………..21 Funciones específicas del cargo del jefe de crédito y cobranzas ………….………...22
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ÍNDICE Descripción del puesto de cobrador...………..23 Funciones específicas del cargo de cobrador ……..………24 Descripción del puesto del director comercial ……..………..25 Funciones específicas del cargo del director comercial ……..………26 Descripción del puesto del supervisor de ventas ………27 Funciones específicas del cargo del supervisor de ventas ………..28 Descripción del puesto del asesor comercial ………..29 Funciones específicas del cargo del asesor comercial ………..………..30 Descripción del puesto del jefe de compras ……….31 Funciones específicas del cargo del jefe de compras ………...32 Descripción del puesto del asistente de compras …...……….33 Funciones específicas del cargo del asistente de compras ………..34 Descripción del puesto de cajero facturador ………35 Funciones específicas del cargo de cajero facturador ……….36 Descripción del puesto de supervisor logístico ………37 Funciones específicas del cargo de supervisor logístico ……….38 Descripción del puesto de bodeguero ………….,………39 Funciones específicas del cargo de bodeguero ………..……….40 Descripción del puesto de despachador ……..………41 Funciones específicas del cargo de despachador ………42 Firmas de responsabilidad ………..43 Elaborado en: Noviembre del 2019 por el Sr. Adrián Elizalde. Pág.
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INTRODUCCIÓN
El manual orgánico funcional es una de las tantas herramientas administrativas que sirven de guía para el desarrollo efectivo de cada una de las actividades que se ejecutan en una empresa, pues es utilizado como un documento comunicacional de carácter formal que indica de manera específica las funciones y responsabilidades que corresponden a cada cargo de trabajo.
Además es un instrumento de mucha importancia en el proceso de reclutamiento y selección de personal, pues a través de él se indica la formación académica, experiencia, conocimientos mínimos requeridos, competencias y demás características que debe poseer un aspirante a ocupar una vacante dentro de la organización.
Distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo mediante este documento hace llegar a usted la más cordial bienvenida a formar parte de nuestro gran equipo de trabajo y a su vez, como se mencionó anteriormente a socializar formalmente las actividades que debe ejecutar en su puesto de trabajo, el área, el nivel jerárquico al que pertenece y por ende su jefe inmediato.
Distribuidora Plasti-Fe.
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ANTECEDENTES
El inicio de las actividades económicas de Plasti-Fe, agencia Santo Domingo fue en el año 2002 el día 9 de abril del mes de abril. Nace como alternativa en la búsqueda de nuevos ingresos para su propietario el Sr. Wilson Benavides. Sus operaciones específicas son la compra y venta de todo tipo de productos plásticos descartables.
Su ubicación es en el by-pass Quito-Quevedo, pero posee dos sucursales más en la Av. Chone y Av. Quito. Este crecimiento ha hecho que la Superintendencia de Compañías la considere como una empresa grande competitiva en todo el territorio nacional ecuatoriano.
La pasión y el enfoque de su propietario han hecho de distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo un lugar deseado para trabajar y obtener crecimiento profesional y personal para cada uno de sus integrantes.
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BASE LEGAL
Distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo se encuentra registrada en el Servicio de Rentas Internas con el RUC N°1711828812001 correspondiente al Sr. Wilson Benavides.
El giro del negocio está considerado como venta al por mayor de artículos de plástico. Su estado se encuentra activo. A continuación se muestra el Ruc de la empresa.
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ESTRUCTURA ORGÁNICA
Da a conocer las áreas que conforman la distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo.
Gerencia Secretaría Asesoría legal Dpto. Administrativo financiero Dpto.
Comercial Dpto. Logística
Talento humano Contabilidad Crédito y cartera Asistencia contable Cobros (asistencia)
Ventas Compras Facturación
Asesoría en
ventas Asistencia
Bodega Despacho
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ESTRUCTURA ORGÁNICA FUNCIONAL
Indica el nombre de cada uno de los cargos que conforman la estructura funcional de la distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo.
Gerente Secretaria Asesor legal Director administrativo financiero Director comercial Supervisor logístico Jefe de talento humano Contador Jefe de crédito y cartera Asistente contable Cobradores Supervisor de ventas Jefe de compras Cajero/ facturador Asesores comerciales Asistente de compras Bodeguero Despachador
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DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Misión: Somos una empresa comercializadora de productos plásticos descartables de excelente calidad, formada por un equipo humano de trabajo orientado a brindar atención personalizada y satisfacer las necesidades de nuestros clientes, fortalecer las relaciones con nuestros proveedores y mantener un compromiso con el crecimiento económico de la ciudad de Santo Domingo y su entorno.
Visión: Posicionarnos como una de las más grandes comercializadoras y distribuidoras de productos plásticos descartables a nivel nacional, caracterizada por ofrecer una variedad de productos innovadores, a precios competitivos y que responden a elevados niveles de calidad, apoyados siempre en procesos de comercializaciones ágiles, eficientes y con un alto sentido de responsabilidad social y ambiental.
Valores empresariales: • Confianza. • Unión. • Solidaridad. • Innovación. • Respeto.
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Datos generales
Cargo: Gerente
Nivel jerárquico: Directivo
Supervisa a: Secretaria, Director administrativo-financiero, Director comercial, Supervisor logístico. Jefe inmediato: Ninguno
Misión: Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades organizacionales, a fin de cumplir con las metas y objetivos establecidos en el corto, mediano y largo plazo.
Perfil requerido Estudios:
• Ingeniero (a) en administración de empresas y/o afines. • Maestría en gestión comercial y/o afines.
Capacitación/es:
• Gerencia estratégica. • Planificación estratégica
• Elaboración y desarrollo de proyectos. • Posicionamiento empresarial
Experiencia:
• Dos años de experiencia en cargos similares Competencias requeridas:
• Trabajo en equipo.
• Liderazgo y establecimiento de metas. • Toma de decisiones.
• Facilidad para adaptarse a los cambios. • Manejo de situaciones de riesgo.
• Pensamiento crítico y facilidad de palabra.
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Funciones específicas
• Ejercer la responsabilidad de representar legalmente a la empresa ante los distintos organismos estatales.
• Planificar las metas y objetivos institucionales para el corto, mediano y largo plazo.
• Determinar la estructura organizativa de la empresa y las funciones y responsabilidades de sus áreas.
• Realizar la toma de decisiones estratégicas.
• Supervisar el cumplimiento de objetivos y metas de las diferentes áreas de la empresa • Representar a la organización ante las entidades financieras y de control.
• Administrar de manera óptima los recursos de la empresa y autorizar la compra de materiales y suministros requeridos dentro de la institución.
• Establecer convenios con proveedores y mantener fluidas relaciones comerciales con los clientes.
• Evaluar la gestión realizada por los diferentes jefes departamentales.
• Establecer políticas empresariales para viabilizar el trabajo dentro de la empresa.
• Establecer canales de diálogo idóneos con el personal de la organización y solucionar conflictos internos.
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Datos generales
Cargo: Secretaria.
Nivel jerárquico: Operativo. Supervisa a: Nadie.
Jefe inmediato: Gerente.
Misión: Cumplir con las actividades organizacionales asignadas a su cargo y ser el nexo comunicacional entre los diferentes departamentos existentes.
Perfil requerido Estudios:
• Tecnóloga en secretariado computarizado y/o administración de empresas. Capacitación/es:
• Paquetes informáticos como Microsoft Office (Word, Excel, Visio, Project). • Contabilidad básica.
• Manejo de archivo e inventarios. • Atención al cliente.
Experiencia:
• Un año de experiencia en cargos similares.
Competencias requeridas: • Trabajo en equipo. • Relaciones interpersonales. • Facilidad de palabra. • Trabajo bajo presión. • Pro actividad.
• Comunicación efectiva.
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Funciones específicas
• Manejo de la agenda del gerente.
• Elaborar informes y demás documentos administrativos, que le sean solicitados por su jefe inmediato.
• Atender las llamadas de la central telefónica y direccionar los requerimientos a cada una de las áreas.
• Organizar y llevar el archivo de la empresa.
• Acordar citas con clientes y proveedores según los requerimientos de las diferentes áreas de la empresa.
• Atender y orientar a los clientes y proveedores y proporcionarles información que le haya sido solicitada.
• Recibir y enviar correspondencia.
• Mantener actualizada la existencia de útiles y materiales de oficina de toda la empresa, a fin de evitar las inexistencias.
• Redactar informes, oficios, comunicaciones, solicitudes y demás documentos requeridos por su jefe inmediato.
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Datos generales
Cargo: Director administrativo – financiero. Nivel jerárquico: Ejecutivo.
Supervisa a: Jefe de talento humano, contador, jefe de crédito y cartera. Jefe inmediato: Gerente.
Misión: Velar por el manejo eficiente de los recursos financieros de la organización y orientar al gerente sobre fuentes de inversión y financiamiento para garantizar solidez económica a la empresa.
Perfil requerido Estudios:
• Ingeniero en contabilidad y auditoría y/o afines. • Maestría en dirección financiera.
Capacitación/es:
• Manejo de paquetes informáticos como office, sistema de inventario, cálculos estadísticos. • Administración de riesgos financieros.
• Proyecciones financieras. • Análisis financiero. Experiencia:
• Un año de experiencia en cargos similares.
Competencias requeridas: • Trabajo en equipo. • Relaciones interpersonales. • Toma de decisiones. • Trabajo bajo presión. • Comunicación efectiva. • Orientación a resultados.
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Funciones específicas
• Analizar los estados financieros y emitir correcciones en caso de ser necesarias para el cumplimiento de los objetivos.
• Distribuir los recursos financieros a las distintas áreas de la organización según lo determinado en el presupuesto.
• Estudiar el entorno financiero a fin de realizar inversiones que garanticen liquidez y rentabilidad,
• Analizar la situación económica financiera y realizar la planificación financiera a corto, mediano y largo plazo.
• Asesorar en materia económica al gerente y a los diferentes jefes departamentales.
• Autorizar con su firma, préstamos internos a colaboradores de acuerdo a las políticas empresariales existentes.
• Analizar los indicadores financieros al término de cada período fiscal.
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Datos generales
Cargo: Jefe de talento humano. Nivel jerárquico: Operativo. Supervisa a: Nadie.
Jefe inmediato: Director administrativo – financiero.
Misión: Llevar a cabo los procesos de reclutamiento, selección, contratación, inducción, capacitación y evaluación del personal, de manera de garantizar el accionar de personal idóneo en cada cargo al interior de la empresa.
Perfil requerido Estudios:
• Ingeniero en administración de recursos humanos y/o afines. Capacitación/es:
• Productividad laboral. • Gestión del talento humano. • Competencias laborales. Experiencia:
• Un año de experiencia en cargos similares.
Competencias requeridas: • Trabajo en equipo. • Relaciones interpersonales. • Toma de decisiones. • Capacidad de liderazgo • Resolución de conflictos • Pro actividad. • Comunicación efectiva. • Orientación a resultados.
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Funciones específicas
• Efectuar convocatoria internas y externas para la contratación de nuevo personal.
• Analizar las hojas de vida de los postulantes a fin de escoger a los más idóneos para las respectivas entrevistas.
• Realizar entrevistas de trabajo.
• Controlar que se respete la estructura orgánica de la empresa a fin de evitar contratiempos. • Realizar el proceso de selección e inducción al nuevo personal.
• Elaborar el plan de capacitación anual del personal.
• Llevar de manera correcta el registro de entrada y salida de personal. • Responsable de legalizar contratos de trabajo y actas de finiquito.
• Hacer cumplir dentro del tiempo estipulado con los beneficios de los empleados, • Efectuar el respectivo seguimiento a quejas y reclamos efectuado por los trabajadores. • Diseñar y aplicar el plan evaluación de actividades para el personal.
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Datos generales
Cargo: Contador.
Nivel jerárquico: Operativo. Supervisa a: Asistente contable.
Jefe inmediato: Director administrativo – financiero.
Misión: Realizar el registro y procesamiento de la información contable y financiera de la empresa, para el proceso de toma de decisiones por parte del nivel directivo.
Perfil requerido Estudios:
• Ingeniero en contabilidad y auditoría y/o afines. Capacitación/es:
• Paquetes informáticos contables. • Administración de riesgos financieros. • Normas NIIF
Experiencia:
• Tres años de experiencia en similares cargos.
Competencias requeridas: • Trabajo en equipo. • Relaciones interpersonales. • Toma de decisiones. • Capacidad de análisis. • Trabajo bajo presión. • Orientación a resultados.
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Funciones específicas
• Ejecutar la codificación de cuentas de acuerdo a los lineamientos establecidos en la empresa. • Elaborar los balances y estados financieros.
• Efectuar la respectiva revisión de ingresos, egresos, retenciones y demás información financiera.
• Realizar el pago respectivo de las distintas obligaciones tributarias adquiridas por la empresa, dentro de los tiempos estipulados.
• Revisar y realizar la respectiva liquidación de los diferentes documentos contables existentes en un determinado período.
• Realizar el pago respectivo de nómina de colaboradores.
• Otorgar préstamos internos con la debida autorización de su jefe inmediato. • Realizar el respectivo procedimiento de arqueo de caja.
• Realizar otras tareas que le sean asignadas y estén acorde al área en el que desempeña sus actividades.
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Datos generales
Cargo: Asistente contable. Nivel jerárquico: Operativo. Supervisa a: Nadie.
Jefe inmediato: Contador.
Misión: Asistir a su jefe inmediato en el manejo de la información financiera y el desarrollo de los procesos contables de la organización.
Perfil requerido Estudios:
• Técnico y/o tecnólogo en contabilidad y auditoría, o afines. Capacitación/es:
• Paquetes informáticos contables. • Normas NIIF
• Procesos contables. Experiencia:
• Un año de experiencia en cargos similares
Competencias requeridas: • Trabajo en equipo. • Trabajo bajo presión. • Orientación a resultados.
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Funciones específicas
• Realizar conciliaciones bancarias.
• Realizar el respectivo cálculo para el pago de nómina.
• Dar trámite a los distintos requerimientos de préstamos internos. • Realizar el pago a proveedores acorde al cronograma establecido. • Generar las respectivas planillas para el pago al IESS.
• Realizar depósitos y transferencias con la debida autorización. • Efectuar el pago de servicios básicos.
• Realizar otras tareas que le sean asignadas y estén acorde al área en el que desempeña sus actividades.
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Datos generales
Cargo: Jefe de crédito y cartera. Nivel jerárquico: Operativo. Supervisa a: Cobradores.
Jefe inmediato: Director administrativo – financiero.
Misión: Mantener una tasa de morosidad baja y una selecta cartera de clientes con la aplicación de las políticas internas establecidas.
Perfil requerido Estudios:
• Ingeniero en administración de empresas y/o afines. Capacitación/es:
• Cobranza efectiva.
• Gestión de crédito y cobranzas. Experiencia:
• Un año de experiencia en cargos similares.
Competencias requeridas: • Trabajo en equipo. • Trabajo bajo presión. • Comunicación efectiva. • Orientación a resultados. • Análisis de riesgo.
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Funciones específicas
• Diseñar estrategias para la recuperación de cartera vencida. • Analizar el buró de los clientes para otorgar crédito.
• Establecer convenios de pago con clientes que hayan caído en morosidad.
• Otorgar periódicamente el listado de cartera vencida a sus subalternos para que efectúen el respectivo procedimiento.
• Establecer cronograma de visitas y cobros.
• Supervisar la gestión de cobranza y el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos. • Elaborar nuevas políticas de crédito para potenciales clientes.
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Datos generales
Cargo: Cobradores.
Nivel jerárquico: Operativo Supervisa a: Nadie.
Jefe inmediato: Jefe de crédito y cartera.
Misión: Administrar eficientemente las cuentas por cobrar y la cartera vencida de la empresa, a fin de dar seguimiento y realizar las gestión correspondientes a su área.
Perfil requerido