Manuial orgánico funcional para mejorar el desempeño laboral en la distribuidora Plasti-fe, agencia Santo Domingo

(1)

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

“UNIANDES - SANTO DOMINGO”

FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS

CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

TEMA:

MANUAL ORGÁNICO FUNCIONAL PARA MEJORAR EL DESEMPEÑO LABORAL EN LA DISTRIBUIDORA PLASTI-FE, AGENCIA SANTO

DOMINGO.

AUTOR: ELIZALDE CELI ADRIAN ARTURO

TUTORA: ING. TABARES BURBANO IVONNE PATRICIA. MG.

AMBATO – ECUADOR

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APROBACIÓN DE LA TUTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

CERTIFICACIÓN

Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación realizado por el Sr. Elizalde Celi Adrián Arturo estudiante de la carrera de Administración de Empresas y Negocios, Facultad de Dirección de Empresas, con el tema “Manual orgánico funcional para mejorar el desempeño laboral en la distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes – UNIANDES, por lo que apruebo su presentación.

Ambato, enero del 2020

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DECLARACION DE AUTENTICIDAD

Yo, Elizalde Celi Adrián Arturo, estudiante de la carrera de Administración de Empresas y Negocios, Facultad de Dirección de Empresas, declaro que todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del

título de INGENIERO EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS,

son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva responsabilidad.

Sr. Elizalde Celi Adrián Arturo C.I.: 172223554-4

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DERECHOS DEL AUTOR

Yo, Elizalde Celi Adrián Arturo, declaro que conozco y acepto la disposición constante en el literal d) del Art. 85 del estatuto de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultoría que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella.

Sr. Elizalde Celi Adrián Arturo C.I.: 172223554-4

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DEDICATORIA

El presente proyecto investigativo está dedicado principalmente a Dios, por ser el inspirador y haberme brindado la fuerza necesaria para poder continuar en todo este largo proceso y obtener uno de los anhelos más deseados en mi vida.

A mis padres, por su amor, por su arduo trabajo y sacrificio en todos estos años, gracias a ustedes he podido llegar hasta aquí y ser la persona que soy ahora. Es un orgullo inmenso y un gran privilegio el ser su hijo, sin duda alguna son los mejores padres.

A mi hermano que siempre ha estado presente, gracias por todo ese apoyo brindado a lo largo de esta etapa tan importante para mí, sin tu inmensurable ayuda quizá no hubiese llegado tan lejos.

A mis tíos maternos, mis amigos, mi mascotita Jade (+), en fin a todas esas personas que directa o indirectamente han formado parte de este proceso y con su apoyo moral han hecho que mi trabajo sea realmente satisfactorio, pudiendo cumplir una de mis metas más grandes hasta el momento.

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AGRADECIMIENTO

Quiero expresar mi eterna gratitud a Dios, quien con su bendición llena mi vida de gozo y felicidad lo cual hace que mis días sean totalmente maravillosos.

A mis padres Arturo y Marlene quienes son mi motor y mi mayor fuente de inspiración, que a través de su amor, paciencia, buenos valores, ayudaron a trazar mi camino. A mi hermano Diego y su esposa Fabiola, a mi tío Manuel, Elio y Angel (+), gracias a todos ustedes por sus buenos consejos, la verdad no tengo palabras para agradecerles las incontables veces que me brindaron su apoyo a lo largo de mi vida.

A Rodrigo Trujillo con quien compartí gran parte de mi etapa académica y que con el pasar del tiempo la vida se encargó de hacernos grandes amigos, al igual que Henry, Diana, en fin, gracias a todos quienes contribuyeron con su granito de arena para permitirme culminar con éxito mi proyecto.

Agradezco a mi tutora la Ing. Ivonne Tabares quien con su experiencia, capacidad y conocimiento me oriento a desarrollar incansablemente mi proyecto de grado.

Mi profundo agradecimiento a todas las autoridades y personal docente de la Universidad “UNIANDES” que impartieron su vocación en las aulas, con su sabiduría, conocimiento y apoyo, motivaron a desarrollarme como persona y profesional. A la Universidad en si, por ser la sede de todo el conocimiento adquirido en mis años de estudio.

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RESUMEN

(9)

ABSTRACT

(10)

ÍNDICE DE CONTENIDOS

PORTADA.

APROBACIÓN DE LA TUTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

DECLARACION DE AUTENTICIDAD

DERECHOS DEL AUTOR

DEDICATORIA

AGRADECIMIENTO

RESUMEN

ABSTRACT

ÍNDICE DE CONTENIDOS

ÍNDICE DE TABLAS

ÍNDICE DE FIGURAS

ÍNDICE DE ANEXOS

INTRODUCCIÓN

Actualidad e importancia ... 1

Relación del tema con los lineamientos de desarrollo del País. ... 1

Descripción de la actualidad internacional y nacional con respecto al tema propuesto. .. 2

Importancia del tema para el desarrollo socioeconómico del Cantón y la Provincia. ... 3

Problema de investigación. ... 4

Formulación del problema. ... 5

Matriz causa-efecto. ... 5

Objetivos de investigación. ... 5

Objetivo general. ... 5

Objetivos específicos. ... 6

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CAPÍTULO I

1 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA. ... 7

1.1 Antecedentes de investigación. ... 7

1.2 Actualidad del objeto de estudio de la investigación. ... 8

1.2.1 Principales conceptos expuestos por autores a nivel nacional e internacional. .. 8

1.2.1.1 Administración. ... 8

1.2.1.2 Manual orgánico funcional. ... 10

1.2.1.3 Desempeño laboral. ... 14

1.2.2 Aportes y limitaciones en el análisis de la teoría y de los trabajos desarrollados en el área del conocimiento. ... 17

1.3 Actualidad ecuatoriana del sector donde se desarrolla el proyecto. ... 18

CAPÍTULO II ... 19

2 DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO. ... 19

2.1 Paradigma y tipo de investigación. ... 19

2.1.1 Paradigma asumido. ... 19

2.1.2 Tipos de investigación. ... 19

2.1.2.1 Investigación descriptiva. ... 19

2.1.2.2 Investigación bibliográfica. ... 19

2.1.2.3 Investigación de campo. ... 20

2.2 Población y muestra. ... 20

2.2.1 Población. ... 20

2.2.2 Muestra. ... 20

2.3 Plan de recolección de la información. ... 20

2.3.1 Métodos empleados. ... 20

2.3.1.1 Inductivo – Deductivo ... 20

2.3.1.2 Analítico – Sintético ... 21

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2.3.2.1 Entrevista. ... 21

2.3.2.2 Encuesta. ... 21

2.3.3 Instrumentos de investigación. ... 21

2.3.3.1 Guía de entrevista. ... 21

2.3.3.2 Cuestionario. ... 21

2.3.4 Plan de procesamiento y análisis de la información. ... 22

2.4 Resultados del diagnóstico de la situación actual. ... 22

2.4.1 Diagnóstico que caracterice el problema de investigación formulado. ... 22

2.4.2 Análisis e interpretación de los resultados. ... 22

2.4.2.1 Resultados de la entrevista aplicada al gerente. ... 22

2.4.2.2 Resultados de la encuesta aplicada a empleados. ... 24

2.4.3 Resumen de las principales insuficiencias detectadas con la aplicación de los métodos. ... 27

CAPÍTULO III 3 PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA. ... 28

3.1 Nombre de la propuesta. ... 28

3.1.1 Objetivos. ... 28

3.1.1.1 Objetivo general. ... 28

3.1.1.2 Objetivos específicos. ... 28

3.2 Elementos que la conforman. ... 28

3.3 Explicación de cómo la propuesta puede contribuir a solucionar la problemática identificada en el diagnóstico. ... 29

3.4 Aplicación práctica de la propuesta. ... 30

3.4.1 Estructura orgánica y funcional de la distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo. ... 30

3.4.1.1 Estructura orgánica. ... 31

3.4.1.2 Estructura funcional. ... 31

(13)

3.4.2.1 Descripción de puestos y funciones (desarrollo del manual orgánico funcional).

………...33

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 77

CONCLUSIONES ... 77

RECOMENDACIONES ... 78

BIBLIOGRAFÍA

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ÍNDICE DE TABLAS

(15)

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Árbol de problemas. ... 5

Figura 2. Etapas del proceso administrativo. ... 9

Figura 3. Tipos de manuales. ... 11

Figura 4. Estructura del manual orgánico funcional ... 11

Figura 5. Propósitos comunicacionales. ... 16

Figura 6. Componentes esenciales de la comunicación. ... 17

Figura 7. Elementos que conforman la propuesta. ... 29

Figura 8. Identificación de niveles jerárquicos. ... 30

Figura 9. Estructura orgánica propuesta. ... 31

Figura 10. Estructura funcional propuesta. ... 32

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ÍNDICE DE ANEXOS

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1

INTRODUCCIÓN

Actualidad e importancia

Relación del tema con los lineamientos de desarrollo del País.

Esta investigación se vincula con los lineamientos de desarrollo del Ecuador que se mencionan a continuación:

• Plan Nacional de Desarrollo: Su relación se fundamenta en el objetivo 4 (consolidar la sostenibilidad del sistema económico, social y solidario, y afianzar la dolarización), de acuerdo a la Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo SENPLANDES (2017) este tiene el fin de:

Despertar el interés y generar confianza en inversores nacionales e

internacionales y así mantener la dolarización en el Ecuador para mejorar las

capacidades y mejores condiciones para la comercialización, a través del apoyo

de entidades públicas y privadas. (pág. 69)

Pertenece al eje 2 (economía al servicio de la sociedad) debido a la actividad económica que ejecuta la Distribuidora Plasti-Fe agencia Santo Domingo, pues permite el desarrollo social y la circulación monetaria en la ciudad, aportando a su crecimiento y desarrollo.

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2

• Agenda zonal de desarrollo: Para que la comercialización de los productos que ofrece distribuidora Plasti-Fe se ejecute de mejor manera es necesario que la realice con base a las especificaciones descritas en la agenda zonal de desarrollo.

Santo Domingo pertenece a la zona 4 del Ecuador, esta planificación ha sido

desarrollada con base a las características que posee cada territorio y describe las

necesidades que deben atenderse de acuerdo a las cifras y datos estadísticos de

cada zona, son 9 en total y pretenden fortalecer e impulsar la competencia y

productividad en todo el territorio nacional. (SENPLADES, 2015, pág. 5)

• Plan provincial de desarrollo: Su relación se vincula con el componente económico, mismo que de acuerdo al Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Santo Domingo de los Tsáchilas (2015) ha creado una estrategia que indica tiene la finalidad de “implementar una infraestructura y tecnología que permita el fortalecimiento de las cadenas productivas y comerciales” (pág. 225). De esta manera se busca promover nuevos emprendimientos, como el caso de la Distribuidora Plasti-Fe que saliendo un poco de contexto con el tema actual, busca aumentar el número de sucursales en los cantones de la provincia.

• Plan de desarrollo del cantón: Se relaciona con este lineamiento debido a la estrategia planteada por el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santo Domingo (2015) que busca “Generar optimas y favorables condiciones para fortalecer actividades empresariales mediante el financiamiento que permita dar valor agregado a la productividad y crear oportunidades de empleo” (pág. 202). Esta estrategia pertenece al objetivo 4 denominado fomentar el desarrollo económico. La Distribuidora Plasti-Fe al contar con una estructura orgánica funcional determinada, logrará cumplir sus metas y objetivos estratégicos y aportar directamente con lo dispuesto en este documento.

Descripción de la actualidad internacional y nacional con respecto al tema propuesto.

(19)

3

Elaboración de un manual orgánico-funcional y su aplicación en el desempeño laboral en la empresa florícola “Flores del Mirador”, ejecutada en la provincia de Tungurahua por Velasque (2014) quien llegó a la siguiente conclusión:

El orgánico funcional sirve para proyectar y organizar de mejor manera las actividades a

ejecutar por el personal a fin de alcanzar rendimientos efectivos en la producción o

comercialización, así como el de lograr un mejor desempeño del trabajo. Es importante

que sus directivos tomen conciencia de la necesidad e importancia de su elaboración pues

ordena, simplifica asigna funciones y responsabilidades técnicamente para que los

empleados cumplan con los objetivos y políticas planteadas. (pág. 9)

En cuanto a lo internacional se cita la investigación realizada por Sandoval, Montaño, Miguel & Ramos (2015) y publicada en la Revista Venezolana de Gerencia, donde los autores se refieren a la estructura orgánica-funcional como:

La herramienta que permite alinear el desarrollo profesional de las personas con la planificación estratégica de la empresa, pues a través de ella se establece la posibilidad de definir perfiles de cargos simples o por competencias de desempeño laboral acordes a las expectativas de la organización, mismas que favorecerán la productividad de cada empleado. Orienta las acciones a la búsqueda de mejores rendimientos, permitiendo la intervención de óptimos resultados que garanticen la concientización de trabajadores para que asuman la co-responsabilidad de su cargo. (pág. 15)

Además se analizaron otras investigaciones relacionadas con el tema propuesto para determinar su actualidad, mismas que fueron tomadas como referencia para el desarrollo este estudio y para profundizar los conceptos en cuanto a los términos relacionados, evidenciándose su aplicación en el desarrollo de la fundamentación teórica.

Importancia del tema para el desarrollo socioeconómico del Cantón y la Provincia.

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4

que el desempeño laboral de sus empleados sea alto, generando así la oportunidad de expandirse en la ciudad, como es uno de sus objetivos estratégicos.

Al lograr dicho objetivo a través del diseño de la estructura orgánica y funcional, automáticamente se aporta a la generación de empleo y circulación de la moneada en la ciudad, esto ayudará sin duda alguna con su desarrollo y crecimiento socioeconómico.

Problema de investigación.

Distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo inició sus actividades económicas en abril del 2002, se dedica a la comercialización de todo tipo de plásticos descartables, su ubicación geográfica se encuentra en el by-pass Quito-Quevedo. Hasta la fecha la empresa ha venido ejecutando sus actividades económicas con total normalidad lo cual le ha permitido expandirse a tal punto de disponer ahora de 2 sucursales más en la misma ciudad, sin embargo, presenta problemas con el desempeño laboral de sus colaboradores debido a las causalidades siguientes:

• El personal ejecutivo y operativo no dispone de una clara definición de funciones al momento de realizar sus actividades, debido a que estas no le han sido comunicadas de manera formal, provocando retrasos, pérdida de información y poco empoderamiento en la ejecución de sus tareas.

• Se evidencian conflictos internos entre compañeros de trabajo debido a la descoordinación de tareas, lo cual afecta el clima laboral y repercute negativamente en el desempeño de cada colaborador.

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5

• Los colaboradores realizan actividades de manera empírica y de acuerdo a la experiencia adquirida en su trabajo, provocando el incumplimiento de responsabilidades relacionadas con el cargo de trabajo, duplicidad de funciones y muchas veces pérdida de recursos.

Formulación del problema.

• ¿Cómo lograr que el manual orgánico funcional contribuya a mejorar el desempeño laboral en la distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo?

Matriz causa-efecto.

El problema de investigación se describe a través de la matriz causa-efecto siguiente:

No se ha comunicado de manera formal las actividades que deben

realizar de acuerdo a sus funciones. Provocando retrasos,

pérdida de información y poco empoderamiento en la

ejecución de las tareas.

Conflictos internos entre compañeros de

trabajo debido a la descoordinación de

tareas. Afecta el clima laboral

y repercute negativamente en el

desempeño de cada colaborador.

Deficiente estructura orgánica. Desconocimiento de los niveles jerárquicos

y conflictos internos en la ejecución de

tareas.

Los colaboradores realizan actividades de

manera empírica y de acuerdo a la experiencia adquirida

en su trabajo. Incumplimiento de

responsabilidades relacionadas con el cargo, duplicidad de funciones y pérdida de

recursos.

Bajo nivel de desempeño laboral de los empleados en la Distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo

Causas Efectos

Figura 1. Árbol de problemas.

Fuente: Investigación (2019). Información obtenida a través de diálogo directo con el gerente de la Distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo. Elaborado por: Adrián Elizalde.

Objetivos de investigación.

Objetivo general.

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6 Objetivos específicos.

• Fundamentar teórica y científicamente las variables que conforman el tema de estudio, mediante la utilización de datos bibliográficos contemporáneos.

• Efectuar un diagnóstico de la situación actual para la identificación del nivel de desempeño laboral existente en la distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo.

• Desarrollar los componentes del manual orgánico funcional como alternativa de solución al bajo desempeño laboral identificado en la distribuidora Plasti-Fe.

Línea de investigación

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7 CAPÍTULO I

1 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA.

1.1 Antecedentes de investigación.

Es importante que toda organización informe de manera adecuada las funciones que debe ejecutar cada trabajador o funcionario en su puesto de trabajo, es por ello que el disponer de un manual orgánico funcional es imprescindible y corresponde a una estrategia interna para el correcto desarrollo de las actividades laborales. Por otra parte, el desempeño laboral constituye la efectividad alcanzada por los trabajadores después de cada período comercial en la ejecución de las respectivas operaciones diarias por las que se responsabilizan los gerentes, supervisores y personal operativo.

Luego de identificar correctamente estas variables se procedió a buscar en el repositorio digital de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” la existencia de proyectos con la misma o similar temática y así identificar la originalidad de este estudio obteniendo como resultado lo siguiente:

• Tania Pilatasig realizó el tema “Manual orgánico estructural para el centro de acopio de lácteo Virgen del Cisne y el desempeño laboral” (2017), investigación asesorada por la Ing. Jimena Montes de Oca. Este proyecto ha sido tomado como referencia debido a que la autora plantea una problemática similar a la que se presenta en la distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo, por tal motivo aportó significativamente en el desarrollo de la introducción.

(24)

8

• Finalmente, Jeny Males realizó una investigación con el tema “Estructura orgánica funcional para el complejo turístico termas Chachimbiro Arco Iris, ubicada en el cantón Urcuqui, provincia de Imbabura y el desempeño laboral” (2019). Este estudio fue de gran ayuda para la estructuración y desarrollo de la propuesta de solución al problema.

1.2 Actualidad del objeto de estudio de la investigación.

1.2.1 Principales conceptos expuestos por autores a nivel nacional e internacional.

1.2.1.1 Administración.

Una buena administración es indispensable para que las empresas, ya sean estas grandes o pequeñas puedan alcanzar los objetivos establecidos.

La administración es la disciplina que estudia la eficiencia, eficacia y efectividad de las

organizaciones por medio de la aplicación del proceso administrativo para planear,

organizar, integrar, dirigir y controlar. Así mismo, evalúa los resultados y el desempeño

de la organización por medio de sistemas de información y conocimiento de la

producción, comercialización, distribución y finanzas, así como el aprovechamiento de

las capacidades humanas para generar sus productos y servicios. (Hernández & Pulido,

2011, pág. 3)

Permite aprovechar las capacidades del talento humano de manera eficiente y eficaz, con la finalidad de aprovechar las oportunidades que se presenten en el entorno y crecer en el mercado.

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9

•Es la determinación de los escenarios futuros y el rumbo hacia donde se dirige la empresa, así como la definición de los resultados que se pretenden obtener y la estrategias para lograrlos, minimizando riesgos. Planeación

•Consiste en el diseño y determinación de las

estructuras, procesos, funciones y responsabilidades, así como el establecimiento de métodos y la aplicación de técnicas tendientes a la simplificación del trabajo. Organización

•Es la función a través de la cuál se eligen y obtienen los recursos necesarios para poner en marcha las operaciones.

Integración

•Consiste en la ejecución de todas las fases del proceso administrativo mediante la conducción y orientación de los recursos, y ejercicio del liderazgo.

Dirección

•Es la fase del proceso admininstrativo a través de la cual se establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos con el objetivo de corregir desviaciones, prevenirla y mejorar continuamente las operaciones. Control

1.2.1.1.1 Proceso administrativo.

Figura 2. Etapas del proceso administrativo.

Fuente: Munch (2014). Administración, gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo. (pp. 24-25). Elaborado por: Adrián Elizalde.

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10 1.2.1.2 Manual orgánico funcional.

Estos documentos sirven de guía para realizar las actividades organizacionales, facilitando el desarrollo de las mismas y de esta manera se optimizan los recursos que posee la empresa.

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación

y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la

información de una organización, como las instrucciones y lineamientos necesarios para

que desempeñe mejor sus tareas. (Franklin, 2014, p. 194).

Es una herramienta de soporte que sirve para informar y orientar a los colaboradores sobre las actividades que se deben desarrollar en cada puesto de trabajo.

Indica el medio a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de manera eficiente. Ya que contempla funciones generales y especificas a ser ejecutadas en cada puesto de trabajo. Munch (2014) expresa: “Son documentos que contienen en forma sistemática, información acerca de la organización” (p. 69). Es un documento fundamental que evita la duplicidad de funciones.

1.2.1.2.1 Importancia.

Son de vital importancia, puesto que son un compendio de todas las funciones que se desarrollan en cada puesto de trabajo, así también facilita la toma de decisiones y delimita los niveles de mando de la empresa. Franklin (2014) menciona: “Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos de que disponen, la demanda de sus productos, servicios o ambos” (p. 193). Los gerentes deben poseer esta herramienta ya que es fundamental para tener una buena comunicación con sus colaboradores.

1.2.1.2.2 Tipos de manuales.

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11 Funciones Descripción de puestos Direccionamiento estratégico

Estructura orgánica Base legal Antecedentes Introducción Índice o contenido Figura 3. Tipos de manuales.

Fuente: Munch (2014). Administración, gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo. (p. 69). Elaborado por: Adrián Elizalde.

1.2.1.2.3 Estructura del manual orgánico funcional.

Figura 4. Estructura del manual orgánico funcional

Fuente: Franklin (2014) Organización de empresas. (Pp. 197-198-199). Elaborado por: Adrián Elizalde. Manuales

De organización

Técnicos

De procedimientos

De políticas Específicos

De puestos

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12

El modelo tomado en consideración para desarrollar el manual orgánico funcional es el planteado por el autor Enrique Benjamín Franklin en su libro Organización de Empresas año 2014. A continuación se describen cada una de sus etapas.

o Índice o contenido.

Se constituye en enlistar de forma ordenada cada una de las secciones que posee el manual orgánico funcional. Franklin (2014) menciona: “Relación de los capítulo o apartados que constituyen el cuerpo del documento” (p.197). El índice suele estar al inicio del documento y permite al lector saber sobre los contenidos que posee el mismo.

o Introducción.

Este apartado tiene como finalidad proporcionar al lector un pequeño resumen de los principales puntos que posee el manual. Franklin (2014) expresa: “La introducción es una breve explicación del contenido del documento, como su estructura, propósitos, ámbito de aplicación, y la necesidad de mantenerlo vigente” (p. 198). En esta parte el lector se familiariza con la temática expuesta.

o Antecedentes.

Son circunstancias que se han suscitado con anterioridad en la empresa. Franklin (2014) indica: “Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados” (p. 198). Tiene relación con la historia de creación de la empresa, la evolución y los cambios significativos que ha tenido con el pasar del tiempo.

o Base legal.

(29)

13

Contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las

actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Se

recomienda que las disposiciones legales sigan un orden jerárquico: constitución, leyes,

convenios, reglamentos, acuerdos, entre otros. (Franklin, 2014, p. 198).

Es un documento oficial en el cual se encuentra plasmado los lineamientos legales en el cual se basa la empresa para su normal funcionamiento.

o Estructura orgánica.

Permite conocer los niveles jerárquicos o las líneas de mando existentes en la organización. Munch (2014) expone: “Un organigrama es una representación gráfica de la estructura formal de una organización muestra las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y las líneas de autoridad” (p. 66). Es la descripción ordenada de cómo está constituida la empresa y la relación que guardan cada uno de los departamentos.

o Direccionamiento estratégico.

Dentro de esta fase se establecen la misión, visión, valores empresariales, los cuales permiten alcanzar los objetivos planteados.

Es un enfoque gerencial que permite a la alta dirección determinar un rumbo claro, y

promover las actividades necesarias para que toda organización trabaje en la misma

dirección, es por ello que dentro del direccionamiento estratégico consta la misión, visión

y valores empresariales. (Aguilera, 2010, p. 5)

Es importante plasmar el direccionamiento estratégico ya que la empresa, trabaja con base en una misión para alcanzar la visión en un futuro.

o Descripción de puestos.

(30)

14

El análisis o descripción de puestos puede ser definido como el estudio y descomposición

de las responsabilidades, tareas, características del entorno y competencias del ocupante

en unidades operacionales identificables. Existen diferentes métodos para el análisis de

los puestos de trabajo y en función de la naturaleza del puesto. (Triginé & Gan, 2012, p.

22)

Es una herramienta de apoyo muy importante al momento de efectuar un proceso de reclutamiento, ya que con esto se pretende reducir tiempo y atraer postulantes idóneos para el puesto.

o Funciones.

Se describen las funciones que cada colaborador debe desarrollar en su puesto de trabajo, evitando así la duplicidad de tareas. Franklin (2014) dice: “Es la especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesarias para cumplir con las atribuciones encomendadas a la organización” (p. 199). Este documento es importante para desarrollar las actividades de manera eficiente y eficaz.

1.2.1.3 Desempeño laboral.

Se considera como desempeño laboral, al rendimiento que tiene cada uno de los colaboradores en su puesto de trabajo y en cada una de sus actividades.

Son las capacidades, habilidades, necesidades y cualidades que interactúan con la

naturaleza del trabajo y de la organización para producir comportamientos que puedan

afectar resultados y los cambios sin precedentes que se están dando en las organizaciones.

Estos cambios incluyen la necesidad de ser globales, crecer sin usar más capital y

responder a las amenazas y oportunidades de la economía. (Quintero, Africano, & Faría,

2008, p. 36)

(31)

15

El desempeño laboral debe estar estipulado dentro de un determinado tiempo, y se considera como el nivel alcanzado por el colaborador con relación al logro de las metas organizacionales.

Son aquellas acciones o comportamientos observados en los empleados que son

relevantes para los objetivos de la organización y que pueden ser medidos en términos de

las competencias de cada individuo y su nivel de contribución a la empresa. Algunos

investigadores argumentan que la definición de desempeño debe ser completada con la

descripción de lo que se espera de los empleados, además de una continua orientación

hacia el desempeño efectivo. (Pérez, 2009, p. 1)

Los resultados se verán reflejados de acuerdo a la eficiencia y eficacia con la que el trabajador desarrolle sus actividades laborales

1.2.1.3.1 Clima laboral.

Es el medio en el cual el colaborador desarrolla sus actividades, cuando se percibe un clima laboral adecuado, el desempeño es fructífero y los resultados se ven reflejados en la productividad.

El clima o ambiente laboral es lo que los empleados perciben de una serie de

características propias de la empresa, de acuerdo al medio ambiente que hay dentro de las

organizaciones es cómo se define si los comportamientos de los empleados son adecuados

o no para el bienestar de la empresa. (Robbins, Decenzo, & Coulter, 2013, p. 174)

Un clima laboral adverso, genera malestar, conflictos y por ende un bajo rendimiento laboral.

1.2.1.3.2 Niveles jerárquicos

(32)

16 1.- Cohesionar y

generar espíritu de equipo.

2.- Enriquecer la información para la solución del

problema.

3.- Coordinar la ejecución y seguimiento de las

decisiones.

4.- Consolidar la misión, la visión y

los valores como una cultura laboral.

1.2.1.3.3 División del trabajo.

Es otorgar tareas más simples o fragmentar el trabajo a los colaboradores, tratando de aprovechar al máximo las destrezas y habilidades de cada uno de los involucrados.

La división del trabajo es la fragmentación de las labores en tareas más simples y

repetitivas, aumentando la productividad al incrementar las habilidades y destrezas de

cada trabajador, evitando la pérdida de tiempo y alentando a la invención mediante el

esfuerzo humano. (Robbins, Decenzo, & Coulter, 2013, p. 27)

Es también cuando una determinada tarea se divide en partes, lo cual permite lograr objetivos ya que los colaboradores no tendrán que cambiar de tareas.

1.2.1.3.4 Comunicación.

El proceso de comunicación en una organización es muy importante, puesto que una mala emisión de un mensaje, podría ocasionar conflictos internos externos que afectan el normal desarrollo de las actividades comerciales. Hernández & Pulido (2011) expresan: “La dirección, o mejor dicho, quien hace la función directiva, requiere manejar hábilmente la comunicación organizacional. Muchas órdenes y decisiones correctamente fundamentadas fracasan por la forma en que se comunicaron, más que por su esencia” (p. 228). El factor comunicacional al ser positivo o bien direccionado, permite tomar decisiones asertivas dentro del proceso organizacional.

o Propósitos de la comunicación.

La comunicación tiene los siguientes propósitos.

Figura 5. Propósitos comunicacionales.

(33)

17

La retroalimentación

Respuesta del receptor al emisor sobre la comprensión y el entendimiento del mensaje

El mensaje

Objetivo o finalidad de la informacion

El medio o canal

Instrumento por el cual se transmite la información

El receptor

Persona que recibe el mensaje

El emisor

Permite que emite el mensaje

o Componentes esenciales de la comunicación.

Figura 6. Componentes esenciales de la comunicación.

Fuente: Hernández & Pulido (2011) Fundamentos de gestión empresarial. (p. 230). Elaborado por: Adrián Elizalde.

El emisor, el receptor, el medio, el mensaje y la retroalimentación son los canales esenciales para tener una buena comunicación corporativa, lo cual hace que las actividades sean más eficientes, acorde a las órdenes recibidas

1.2.2 Aportes y limitaciones en el análisis de la teoría y de los trabajos desarrollados en el área del conocimiento.

Según la autora Parreño (2002) manifiesta que los manuales administrativos componen una de las etapas del proceso administrativo lo cual da forma a la estructura de la administración universalmente reconocida; cuando la administración es percibida como una necesidad profesional, su ejercicio se da mediante un proceso en el que cada parte, cada acto, cada etapa, están indisolublemente unidas con las demás, y que, además se dan simultáneamente. Estos manuales especifican que actividades debe desarrollar un colaborador en su puesto de trabajo.

(34)

18

laborales, más sin embargo son necesarios los aspectos que el individuo tiene tales como eficiencia, calidad y productividad con las que desarrolla las mismas” (p.6)

1.3 Actualidad ecuatoriana del sector donde se desarrolla el proyecto.

En el Ecuador existe la Asociación Ecuatoriana de Plásticos “ASEPLAS”, la cual fue creada para defender los derechos de sus asociados a través de propuestas de mejoramiento empresarial y conservación del medio ambiente.

(35)

19 CAPÍTULO II

2 DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO.

2.1 Paradigma y tipo de investigación.

2.1.1 Paradigma asumido.

La investigación posee una modalidad paradigmática cuali – cuantitativa, con mayor énfasis cualitativo puesto que se plantearon juicios de valor y análisis por parte del investigador, así como criterios, apreciaciones e interpretaciones de los diferentes autores citados en el presente trabajo y que proporcionaron la base teórica para su ejecución.

Lo cuantitativo se denota al momento de utilizar herramientas estadísticas para efectuar la tabulación de datos.

2.1.2 Tipos de investigación.

A continuación se presentan los principales tipos de investigación que fueron tomados en consideración para el desarrollo del proyecto.

2.1.2.1 Investigación descriptiva.

A través de este tipo de investigación se describen las características de un determinado fenómeno que está siendo estudiado. Permitió la descripción de las causas y efectos que están originando la problemática en la distribuidora Plasti-Fe de la ciudad de Santo Domingo.

2.1.2.2 Investigación bibliográfica.

(36)

20 2.1.2.3 Investigación de campo.

La investigación de campo es aquella que se realiza en el lugar de los hechos, es decir donde se encuentra ubicada la empresa. Se la aplicó en las visitas que se hicieron a la distribuidora Plasti-Fe para recabar datos que contribuyan al desarrollo del proyecto. 2.2 Población y muestra.

2.2.1 Población.

Está conformada por:

Tabla 1.Población. Población.

POBLACIÓN

Gerente 1

Empleados 20

TOTAL 21

Nota: Fuente: Investigación (2019). Determinación de la población de estudio. Elaborado por: Adrián Elizalde.

2.2.2 Muestra.

En el caso particular de este estudio, no fue necesario utilizar fórmula de muestreo debido a que los instrumentos investigativos fueron aplicados a la totalidad de la población, por ser relativamente finita.

2.3 Plan de recolección de la información.

Contempló la aplicación de los métodos, técnicas e instrumentos que se describen a continuación:

2.3.1 Métodos empleados.

2.3.1.1 Inductivo – Deductivo

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21

se evidencia su aplicación en la descripción de los componentes de la problemática de investigación.

2.3.1.2 Analítico – Sintético

Es la descomposición del objeto de estudio en cada una de sus partes para luego ser observadas y estudiadas de manera individual. Este tipo de método fue utilizado al momento de estudiar las variables dentro de la fundamentación teórica.

2.3.2 Técnicas de investigación.

2.3.2.1 Entrevista.

Conversación directa que busca obtener información relevante sobre determinado tema. Fue aplicada al gerente de Distribuidora Plasti-Fe.

2.3.2.2 Encuesta.

Técnica que permite la recopilación de datos sobre distintas temáticas. Esta fue aplicada a los colaboradores de distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo, cuyas respuestas sirvieron de apoyo para el desarrollo de la propuesta de solución al problema.

2.3.3 Instrumentos de investigación.

2.3.3.1 Guía de entrevista.

Está conformado por preguntas abiertas, mismas que se relacionan con el tema objeto de estudio, el instrumento fue aplicado al Sr. Wilson Benavides – gerente de Plasti- Fe, agencia Santo Domingo.

2.3.3.2 Cuestionario.

(38)

22

2.3.4 Plan de procesamiento y análisis de la información.

El procesamiento de datos se lo realizó a través del programa Microsoft Excel, debido a que este facilita la elaboración de tablas y figuras estadísticas, mismas que luego fueron analizadas de acuerdo a los resultados obtenidos a través de la encuesta, y que; dieron a conocer la factibilidad para el desarrollo de la propuesta de solución al problema de desempeño laboral identificado en la distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo.

2.4 Resultados del diagnóstico de la situación actual.

2.4.1 Diagnóstico que caracterice el problema de investigación formulado.

Este fue realizado mediante la aplicación de los instrumentos de investigación, cuyos resultados indican que el desempeño laboral de los empleados de la distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo es relativamente bajo, incidiendo en la consecución de los objetivos empresariales planteados por sus directivos.

2.4.2 Análisis e interpretación de los resultados.

2.4.2.1 Resultados de la entrevista aplicada al gerente.

1.- ¿Cuáles son las actividades a las que se dedica la distribuidora?

• En Plasti-Fe, nos dedicamos a la comercialización de todo tipo de productos elaborados con plásticos.

2.- ¿Cuántas personas conforman la base de empleados de la distribuidora?

• Somos 20 personas que trabajamos bajo relación de dependencia más los choferes que son contratados eventualmente a compañías de transporte.

3.- ¿Se socializa a través de manuales administrativos las funciones y responsabilidades que deben cumplirse en cada cargo?

(39)

23

4.- En el caso de no disponer de ningún documento ¿Cómo se determinan las funciones y responsabilidades de los puestos de trabajo?

• Cuando se contrata a un nuevo empleado el encargado de recursos humanos le indica verbalmente lo que debe hacer, al igual que sus compañeros de trabajo y se ejecutan las actividades de acuerdo a las necesidades que se van presentando.

5.- La empresa dispone de una estructura orgánica, es decir ¿La distribuidora tiene un organigrama?

• No, la empresa no tiene un organigrama, pero yo si conozco las áreas y departamentos respectivos.

6.- ¿Los niveles jerárquicos y de autoridad, se encuentran debidamente identificados y reconocidos por los empleados de la empresa?

• Como mencioné, no tenemos diseñada la estructura orgánica, es por ello que no todo el personal conoce la jerarquía, por lo menos no formalmente.

7.- ¿La estructura orgánica actual de la empresa facilita una comunicación efectiva?

• Existen problemas comunicacionales entre empleados, creo que debido a la falta de organigrama y acciones que fomenten una buena comunicación.

8.- ¿Ha evaluado a su personal para medir el nivel de desempeño laboral?

• No, hasta el momento no se ha realizado evaluación de desempeño, solo revisamos el cumplimiento de la cuota de ventas. Pero creo que ya es momento de evaluar al personal.

9.- ¿Con qué frecuencia desarrolla usted evaluaciones de desempeño?

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24

10.- ¿Los niveles de desempeño alcanzados por los empleados son los esperados por la empresa?

• En cuanto a las ventas sí, pero a nivel general no diría lo mismo. 11.- ¿Cómo califica usted el nivel de desempeño laboral de su personal?

• Cualitativamente califico el desempeño de mis empleados como poco satisfactorio.

12.- ¿Considera que la aplicación de un manual orgánico funcional ayudaría a lograr un mejor desempeño y mayor productividad del personal de la empresa?

• A nivel personal y profesional creo que sí, pues de acuerdo a lo observado en el día a día, los conflictos mayores se presentan por mala comunicación, duplicidad de tareas, desconocimiento de responsabilidades, etcétera.

Análisis: Una vez obtenidos los resultados de la entrevista se ratifica el problema de investigación, el cual se encuentra relacionado directamente con el bajo nivel de desempeño laboral, pues así lo confirman las respuestas a las interrogantes dadas por el gerente de la distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo, además con la última pregunta se identifica la viabilidad para el desarrollo de la propuesta que consiste en la elaboración de un manual orgánico funcional para la empresa.

2.4.2.2 Resultados de la encuesta aplicada a empleados.

Tabla 2.Tabulación de la encuesta aplicada a empleados.

Tabulación de la encuesta aplicada a empleados.

Tabulación de resultados

Pregunta 1.- ¿En qué área de la empresa labora usted?

Respuesta F % Pastel estadístico Interpretación

a.- Gerencia. b.- Administrativa. c.- Comercial. d.- Logística. Total 1 6 10 3 20 5% 30% 50% 15% 100%

La mayor parte de empleados se encuentra en el área comercial, esta representa el 50% de trabajadores, seguido de la administrativa con el 30%.

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25

Pregunta 2.- ¿Conoce usted las funciones y responsabilidades que debe cumplir en su puesto de trabajo?

a.- Sí. b.- No. Total 8 12 20 40% 60% 100%

La mayoría de empleados representados por el 60% indicó que no conoce las

funciones y

responsabilidades que deben cumplir en su puesto de trabajo.

Pregunta 3.- ¿Las funciones y actividades de su puesto de trabajo se encuentran definidas de manera clara?

a.- Sí. b.- No. Total 8 12 20 40% 60% 100%

Para el 60% de encuestados no se encuentran claras las funciones y actividades de su puesto de trabajo, lo cual conlleva a conflictos internos.

Pregunta 4.- ¿Existe duplicidad de funciones entre los puestos de trabajo de su área?

a.- Sí b.- Ocasionalmente. c.- No Total 13 7 0 20 65% 35% 0% 100%

El 65% de empleados señaló que si existe duplicidad de funciones entre los puestos de trabajo de su área, este es un indicador que refleja el bajo desempeño laboral. Pregunta 5.- ¿Conoce si la empresa dispone de algún documento que detalle las funciones y

responsabilidades de cada puesto de trabajo?

a.- Sí b.- No Total 0 20 20 0% 100% 100%

La totalidad de los empleados señalaron claramente que la empresa no dispone o que desconocen la existencia de manuales administrativos. Pregunta 6.- ¿Sabe usted el nivel jerárquico que ocupa su cargo en la distribuidora?

a.- Sí b.- No Total 3 17 20 15% 85% 100%

El 85% de encuestados señaló que desconoce el nivel jerárquico que ocupa su cargo de trabajo. Un resultado que corrobora una de las causales del problema de estudio.

Pregunta 7.- ¿Conoce usted la estructura orgánica funcional de la distribuidora?

a.- Sí b.- No Total 0 20 20 0% 100% 100%

(42)

26

Pregunta 8.- ¿Considera que su desempeño cumple con los estándares de eficiencia y efectividad esperados por la distribuidora?

a.- Siempre. b.- Casi siempre. c.- Ocasionalmente. Total 4 2 14 20 20% 10% 70% 100%

De acuerdo al 70% de empleados su desempeño laboral cumple de manera ocasional con los estándares de eficiencia y eficacia de la distribuidora, mientras que el 20% indicó que siempre cumple.

Pregunta 9.- ¿Ha recibido llamados la atención en algún momento por su nivel de desempeño laboral?

a.- Siempre. b.- A veces. c.- Nunca. Total 0 20 0 20 0% 100% 0% 100%

De acuerdo al 100% de empleados participantes en este estudio a todos a veces le han llamado la atención por el nivel de desempeño laboral obtenido en el desarrollo de sus actividades.

Pregunta 10.- ¿Ha participado en algún proceso de evaluación de desempeño?

a.- Sí b.- No c.- Desconoce Total 0 20 0 20 0% 100% 0% 100%

El 100% de trabajadores indicó no haber participado en un proceso de evaluación de desempeño en la distribuidora, favoreciendo así el desarrollo de esta investigación.

Pregunta 11.- ¿Considera que la aplicación de un manual de funciones contribuirá a mejorar la organización interna y el desempeño de los miembros de la empresa?

a.- Sí b.- No Total 20 0 20 100% 0% 100%

De acuerdo la totalidad de empleados encuestados, el desarrollar un manual orgánico funcional contribuirá a mejorar la organización interna y por ende el desempeño laboral.

Nota: Fuente: Investigación (2019). Aplicación del instrumento cuestionario a empleados de distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo. Elaborado por: Adrián Elizalde.

Análisis: De igual manera con la aplicación de la encuesta a empleados de la distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo, se corrobora la situación problémica, relacionada con el bajo nivel de desempeño laboral.

(43)

27

2.4.3 Resumen de las principales insuficiencias detectadas con la aplicación de los métodos.

(44)

28 CAPÍTULO III

3 PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA.

3.1 Nombre de la propuesta.

Manual orgánico funcional para mejorar el desempeño laboral en la distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo.

3.1.1 Objetivos.

3.1.1.1 Objetivo general.

Optimizar el desempeño laboral de los empleados de la distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo mediante el diseño de un manual orgánico funcional.

3.1.1.2 Objetivos específicos.

• Elaborar la estructura orgánica y la estructura orgánica funcional de la Distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo.

• Diseñar la identificación del manual orgánico funcional con base en los lineamientos técnicos fundamentados en el capítulo I.

• Elaborar las descripciones de puesto para cada una de las unidades de trabajo de la empresa.

• Describir las funciones y responsabilidades específicas concernientes a cada cargo.

3.2 Elementos que la conforman.

(45)

29 Manual orgánico

funcional

•Identificación

•Índice

•Antecedentes

•Base legal

•Estructura orgánica

•Estructura funcional

•Dreccionamiento estratégico.

•Descripción de puestos

•Funciones

•Firmas de responsabilidad

elaboración de un manual orgánico funcional es necesario cumplir con las fases siguientes.

Figura 7. Elementos que conforman la propuesta.

Fuente: Franklín. (2014). Organización de empresas. (pp. 174-175). Elaborado por: Adrián Elizalde.

3.3 Explicación de cómo la propuesta puede contribuir a solucionar la problemática identificada en el diagnóstico.

Poseer un buen nivel de desempeño laboral es un indicador muy importante para el desarrollo de las actividades económicas que realiza una empresa, sobretodo porque si este es bueno la acerca a la consecución de sus metas y objetivos a corto, mediano o largo plazo. Sin duda alguna el disponer de un manual orgánico estructural no está en discusión, pues es una herramienta administrativa que aporta múltiples beneficios a la organización, así se lo consideró luego de efectuar la fundamentación teórica de esta investigación al analizar los argumentos presentados por varios autores con relación al tema.

(46)

30

trabajo, hay desconocimiento de niveles jerárquicos debido a la su estructura orgánica deficiente y los colaboradores realizan sus actividades empíricamente.

Además de corroborar las causas de la situación problémica también se determinó la viabilidad para el desarrollo de la propuesta de un manual orgánico funcional pues el gerente indicó en la entrevista que considera importante su desarrollo para el mejoramiento del desempeño laboral.

3.4 Aplicación práctica de la propuesta.

3.4.1 Estructura orgánica y funcional de la distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo.

Para representar la estructura de la distribuidora Plasti-Fe, es importante conocer las áreas, departamentos y cargos que la conforman, además, los niveles jerárquicos existentes, mismos que se presentan a continuación.

NIVEL DIRECTIVO

NIVEL EJECUTIVO

NIVEL OPERATIVO ASESORÍA EXTERNA

Figura 8. Identificación de niveles jerárquicos.

(47)

31 3.4.1.1 Estructura orgánica.

Se presenta a continuación.

Gerencia

Secretaría Asesoría

legal

Dpto. Administrativo

financiero

Dpto.

Comercial Dpto. Logística

Talento

humano Contabilidad

Crédito y cartera

Asistencia contable

Cobros (asistencia)

Ventas Compras Facturación

Asesoría en

ventas Asistencia

Bodega Despacho

Figura 9. Estructura orgánica propuesta.

Fuente: Investigación (2019). Distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo. Elaborado por: Adrián Elizalde.

3.4.1.2 Estructura funcional.

(48)

32 Gerente Secretaria Asesor legal Director administrativo financiero Director comercial Supervisor logístico

Jefe de talento

humano Contador Jefe de crédito y cartera Asistente contable Cobradores Supervisor de ventas Jefe de compras Cajero/ facturador Asesores comerciales Asistente de compras Bodeguero Despachador

Figura 10. Estructura funcional propuesta.

Fuente: Investigación (2019). Distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo. Elaborado por: Adrián Elizalde.

3.4.2 Identificación del manual orgánico funcional.

Está conformada por los elementos siguientes:

Figura 11. Identificación del manual propuesta.

(49)

33

3.4.2.1 Descripción de puestos y funciones (desarrollo del manual orgánico funcional).

(50)

34

DISTRIBUIDORA PLASTI-FE

AGENCIA SANTO DOMINGO

MANUAL ORGÁNICO FUNCIONAL

ÍNDICE

Introducción ………..3

Antecedentes ……….4

Base legal ………..5

Estructura orgánica ………...6

Estructura orgánica funcional ………...7

Direccionamiento estratégico ………...8

Descripción del puesto de gerente ………9

Funciones específicas del gerente ………10

Descripción del puesto de secretaria ………11

Funciones específicas de la secretaria ……….12

Descripción del puesto del director administrativo-financiero….………13

Funciones específicas del puesto del director administrativo-financiero ………14

Descripción del puesto del jefe de talento humano………...………15

Funciones específicas del cargo del jefe de talento humano………… ………16

Descripción del puesto de contador ………17

Funciones específicas del cargo de contador ………..18

Descripción del puesto de asistente contable ………..19

Funciones específicas del cargo de asistente contable ………20

Descripción del puesto del jefe de crédito y cobranzas ……….………..21

Funciones específicas del cargo del jefe de crédito y cobranzas ………….………...22

(51)

35

ÍNDICE

Descripción del puesto de cobrador...………..23

Funciones específicas del cargo de cobrador ……..………24

Descripción del puesto del director comercial ……..………..25

Funciones específicas del cargo del director comercial ……..………26

Descripción del puesto del supervisor de ventas ………27

Funciones específicas del cargo del supervisor de ventas ………..28

Descripción del puesto del asesor comercial ………..29

Funciones específicas del cargo del asesor comercial ………..………..30

Descripción del puesto del jefe de compras ……….31

Funciones específicas del cargo del jefe de compras ………...32

Descripción del puesto del asistente de compras …...……….33

Funciones específicas del cargo del asistente de compras ………..34

Descripción del puesto de cajero facturador ………35

Funciones específicas del cargo de cajero facturador ……….36

Descripción del puesto de supervisor logístico ………37

Funciones específicas del cargo de supervisor logístico ……….38

Descripción del puesto de bodeguero ………….,………39

Funciones específicas del cargo de bodeguero ………..……….40

Descripción del puesto de despachador ……..………41

Funciones específicas del cargo de despachador ………42

Firmas de responsabilidad ………..43

(52)

36

INTRODUCCIÓN

El manual orgánico funcional es una de las tantas herramientas administrativas que sirven de guía para el desarrollo efectivo de cada una de las actividades que se ejecutan en una empresa, pues es utilizado como un documento comunicacional de carácter formal que indica de manera específica las funciones y responsabilidades que corresponden a cada cargo de trabajo.

Además es un instrumento de mucha importancia en el proceso de reclutamiento y selección de personal, pues a través de él se indica la formación académica, experiencia, conocimientos mínimos requeridos, competencias y demás características que debe poseer un aspirante a ocupar una vacante dentro de la organización.

Distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo mediante este documento hace llegar a usted la más cordial bienvenida a formar parte de nuestro gran equipo de trabajo y a su vez, como se mencionó anteriormente a socializar formalmente las actividades que debe ejecutar en su puesto de trabajo, el área, el nivel jerárquico al que pertenece y por ende su jefe inmediato.

Distribuidora Plasti-Fe.

(53)

37

ANTECEDENTES

El inicio de las actividades económicas de Plasti-Fe, agencia Santo Domingo fue en el año 2002 el día 9 de abril del mes de abril. Nace como alternativa en la búsqueda de nuevos ingresos para su propietario el Sr. Wilson Benavides. Sus operaciones específicas son la compra y venta de todo tipo de productos plásticos descartables.

Su ubicación es en el by-pass Quito-Quevedo, pero posee dos sucursales más en la Av. Chone y Av. Quito. Este crecimiento ha hecho que la Superintendencia de Compañías la considere como una empresa grande competitiva en todo el territorio nacional ecuatoriano.

La pasión y el enfoque de su propietario han hecho de distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo

Domingo un lugar deseado para trabajar y obtener crecimiento profesional y personal para cada

uno de sus integrantes.

(54)

38

BASE LEGAL

Distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo se encuentra registrada en el Servicio de Rentas Internas con el RUC N°1711828812001 correspondiente al Sr. Wilson Benavides.

El giro del negocio está considerado como venta al por mayor de artículos de plástico. Su estado se encuentra activo. A continuación se muestra el Ruc de la empresa.

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39

ESTRUCTURA ORGÁNICA

Da a conocer las áreas que conforman la distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo.

Gerencia

Secretaría Asesoría

legal

Dpto. Administrativo

financiero

Dpto.

Comercial Dpto. Logística

Talento

humano Contabilidad

Crédito y cartera

Asistencia contable

Cobros (asistencia)

Ventas Compras Facturación

Asesoría en

ventas Asistencia

Bodega Despacho

(56)

40

ESTRUCTURA ORGÁNICA FUNCIONAL

Indica el nombre de cada uno de los cargos que conforman la estructura funcional de la

distribuidora Plasti-Fe, agencia Santo Domingo.

Gerente Secretaria Asesor legal Director administrativo financiero Director comercial Supervisor logístico

Jefe de talento

humano Contador Jefe de crédito y cartera Asistente contable Cobradores Supervisor de ventas Jefe de compras Cajero/ facturador Asesores comerciales Asistente de compras Bodeguero Despachador

(57)

41

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Misión: Somos una empresa comercializadora de productos plásticos descartables de excelente calidad, formada por un equipo humano de trabajo orientado a brindar atención personalizada y satisfacer las necesidades de nuestros clientes, fortalecer las relaciones con nuestros proveedores y mantener un compromiso con el crecimiento económico de la ciudad de Santo Domingo y su entorno.

Visión: Posicionarnos como una de las más grandes comercializadoras y distribuidoras de productos plásticos descartables a nivel nacional, caracterizada por ofrecer una variedad de productos innovadores, a precios competitivos y que responden a elevados niveles de calidad, apoyados siempre en procesos de comercializaciones ágiles, eficientes y con un alto sentido de responsabilidad social y ambiental.

Valores empresariales:

• Confianza.

• Unión.

• Solidaridad.

• Innovación.

• Respeto.

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42

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Datos generales

Cargo: Gerente

Nivel jerárquico: Directivo

Supervisa a: Secretaria, Director administrativo-financiero, Director comercial, Supervisor logístico. Jefe inmediato: Ninguno

Misión: Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades organizacionales, a fin de cumplir con las metas y objetivos establecidos en el corto, mediano y largo plazo.

Perfil requerido

Estudios:

• Ingeniero (a) en administración de empresas y/o afines. • Maestría en gestión comercial y/o afines.

Capacitación/es:

• Gerencia estratégica. • Planificación estratégica

• Elaboración y desarrollo de proyectos. • Posicionamiento empresarial

Experiencia:

• Dos años de experiencia en cargos similares

Competencias requeridas:

• Trabajo en equipo.

• Liderazgo y establecimiento de metas. • Toma de decisiones.

• Facilidad para adaptarse a los cambios. • Manejo de situaciones de riesgo.

• Pensamiento crítico y facilidad de palabra.

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43

Funciones específicas

• Ejercer la responsabilidad de representar legalmente a la empresa ante los distintos organismos estatales.

• Planificar las metas y objetivos institucionales para el corto, mediano y largo plazo.

• Determinar la estructura organizativa de la empresa y las funciones y responsabilidades de sus áreas.

• Realizar la toma de decisiones estratégicas.

• Supervisar el cumplimiento de objetivos y metas de las diferentes áreas de la empresa

• Representar a la organización ante las entidades financieras y de control.

• Administrar de manera óptima los recursos de la empresa y autorizar la compra de materiales y suministros requeridos dentro de la institución.

• Establecer convenios con proveedores y mantener fluidas relaciones comerciales con los clientes.

• Evaluar la gestión realizada por los diferentes jefes departamentales.

• Establecer políticas empresariales para viabilizar el trabajo dentro de la empresa.

• Establecer canales de diálogo idóneos con el personal de la organización y solucionar conflictos internos.

(60)

44

Datos generales

Cargo: Secretaria.

Nivel jerárquico: Operativo. Supervisa a: Nadie.

Jefe inmediato: Gerente.

Misión: Cumplir con las actividades organizacionales asignadas a su cargo y ser el nexo comunicacional entre los diferentes departamentos existentes.

Perfil requerido

Estudios:

• Tecnóloga en secretariado computarizado y/o administración de empresas.

Capacitación/es:

• Paquetes informáticos como Microsoft Office (Word, Excel, Visio, Project). • Contabilidad básica.

• Manejo de archivo e inventarios. • Atención al cliente.

Experiencia:

• Un año de experiencia en cargos similares.

Competencias requeridas:

• Trabajo en equipo. • Relaciones interpersonales. • Facilidad de palabra. • Trabajo bajo presión. • Pro actividad.

• Comunicación efectiva.