Implementación de la Metodología

A continuación se describirán los cuatro pasos de la Etapa 3 de la metodología propuesta.

1. Definición de la metodología general de trabajo

Como se mencionó anteriormente, el primer paso para definir la estrategia del programa es la definición de la metodología de trabajo la cual establecerá la forma de trabajar con cada uno de los proveedores para la mejora de su desempeño. La metodología de trabajo con cada proveedor que se propone en esta investigación se representa en la Figura 4.

38 Figura 4 Flujo de la metodología de trabajo propuesta

Como se puede ver en la Figura 4, la metodología de trabajo propuesta se dividirá en 2 fases: una fase de desarrollo del proveedor y una fase de seguimiento. Esta metodología busca asegurar una mejor distribución de los recursos que darán apoyo al proveedor asegurando que los avances en su desempeño se mantengan o en su defecto, se tomen las medidas correctivas necesarias.

La fase de desarrollo del proveedor inicia con la capacitación de cada proveedor para que sea capaz de seguir el programa de manera exitosa, Incluye también la definición de métricos de desempeño aplicables a cada proveedor así como la determinación del estado actual, el establecimiento de objetivos y el establecimiento de proyectos de mejora de desempeño.

La fase de seguimiento inicia una vez que se los proyectos de mejora se hayan implementado. Esta consiste básicamente en acompañar y asesorar al proveedor en el logro de los objetivos de cada proyecto y finalmente analizar y evaluar sus resultados.

A continuación se describen los pasos de la metodología de trabajo mostrados en la Figura 4, tanto de la fase de desarrollo como de la fase de seguimiento.

39 Capacitación

En la capacitación se dará a conocer a los proveedores los detalles del programa Supplier Gold y se les explicará de manera teórica la forma de trabajo. Se dará instrucción a cada proveedor sobre las herramientas que utilizará en base a las sugeridas en cada uno de los niveles del programa. La capacitación ayudará a que el personal involucrado pueda trabajar sin la escusa del desconocimiento de las herramientas propuestas.

Establecer métricos

El segundo paso de la metodología será definir los métricos a medir y la forma en que se medirán. La esencia de la medición es detectar que es lo que queremos mejorar. Análisis del estado actual

Para conocer el estado actual del proveedor será necesario conocer el proceso de producción de su producto y la evaluación de sus métricos de desempeño. Para este fin se utilizarán algunas de las herramientas descritas en el marco teórico.

El primer paso será crear un mapa del proceso que generará una sola imagen de todo el proceso. Según Breyfogle III (2003) un mapa de proceso es un diagrama de flujo proporciona una foto de los pasos necesarios para crear un entregable que facilita su entendimiento para las personas involucradas. Es importante que en el mapa se refleje el estado actual del proceso y no plasmar como se piensa que es o como se quisiera que fuera. Con esto se busca tener un profundo conocimiento del proceso antes de poder trabajar con el. Cabe mencionar que en esta actividad deben participar todas las personas que se involucraran con los proyectos a seleccionar.

El siguiente enfoque será la recolección de datos (hallazgos) que afecten los métricos establecidos con la intención de tener la mayor información posible para

40 establecer el punto de partida de la empresa del proveedor dentro del programa de mejora de desempeño

Será deberá analizar si se tiene un sistema de recolección de hallazgos en el sistema, una vez que haya sido asegurado este punto, se buscará asegurar su funcionamiento. El correcto desarrollo de este punto será vital para la formulación de los proyectos y para la mejora de la organización ya que ayudará a enfocar los esfuerzos a los verdaderos problemas.

Establecer Objetivos

Una vez que se conozca el estado actual del proveedor, se buscarán establecer los objetivos de mejora en su desempeño. Esto ayudará a dirigir los esfuerzos hacia el resultado deseado, el logro de las metas del programa de mejora de desempeño de proveedores.

En este proceso deberá participar la alta gerencia del proveedor, así como el personal clave en esta iniciativa. Esta etapa no debe sobrepasar una semana de duración a partir de que ya se tiene el análisis de estado actual y los objetivos de mejora deben de tener al menos un 30% de mejora con respecto al estado actual de la compañía del proveedor.

Establecer Proyectos

Una vez que se haya conocido el estado actual y habiendo establecido los objetivos de mejora de desempeño, será necesario definir y establecer proyectos específicos de mejora.

Este paso es muy importante ya que el definir lo proyectos correctos ayudará a que la mejora se dé de una manera mas eficaz. De acuerdo con Snee (2001), “la buena selección (de proyectos) es crítica, pero otras consideraciones importantes incluyen la asignación de los integrantes del equipo, la terminación a tiempo, y el apoyo y

41 participación de una variedad de funciones y revisiones administrativas para mantener las proyectos enfocados y a tiempo.”

Los proyectos se establecerán en consenso con la gerencia y el equipo involucrado. Se recomienda que el establecimiento de los proyectos no tenga una duración mayor a 2 semanas para garantizar la continuidad del programa.

Como se ha mencionado anteriormente, para el establecimiento y seguimiento de proyectos se utilizará la estructura de método DMAIC presentado en el Capítulo II. Este método ayudará a establecer la correcta estructuración de los proyectos. Será recomendable que cada proyecto tenga una duración de 3 a 6 meses al término de los cuales se deberá formalizar su cierre con la correspondiente evaluación de sus resultados, Implementación y monitoreo

Una vez que los proyectos ya se encuentran definidos, el siguiente paso es empezar a trabajar con ellos en base a la estructura del DMAIC. Ya con los proyectos en marcha será necesario conocer su desempeño por lo cual se buscará el seguimiento por parte de la gerencia.

Se sugiere que el seguimiento de los proyectos sea de manera semanal, al menos en la introducción de la metodología, queda a criterio el seguimiento menos frecuente, quincenal o mensualmente, en base a la madurez y la aceptación de la metodología.

El avance de cada proyecto se monitoreará por el responsable de cada proveedor con la intención de conocer su avance. Esto ayudará también a que la administración de la empresa del proveedor acompañe a los equipos en la jornada estando al pendiente de sus avances y necesidades y así dar el apoyo necesario en cada etapa.

42 Evaluación de los resultados

Una vez que los proyectos lleguen a su fin, el último paso será evaluar y presentar los resultados y logros obtenidos del proyecto, ya fueran estos ahorros y/o mejoras implementadas. Esta es la última etapa del proceso donde se mostrarán los frutos de lo sembrado en etapas anteriores y al mismo tiempo se genera un nuevo estado inicial para así poder comenzar nuevamente el ciclo de mejora

2. Clasificación de la base de proveedores en cada uno de los niveles establecidos en el programa.

Una vez que se tiene la metodología general de trabajo, el siguiente paso será ubicar a la base de proveedores actual en los diferentes niveles del programa, esto con el fin de enfocar el esfuerzo en la tarea de desarrollo.

Considerando que los suministros en una empresa de manufactura son muy variados, deberá establecerse una primera clasificación por tipo de recurso. Los diferentes proveedores dentro de un mismo tipo de recurso deberán ser clasificados también en base a su nivel de desempeño. Esta segunda clasificación se deberá realizar de acuerdo a los métricos de desempeño de los proveedores que tengan mayor impacto en el desempeño de la empresa de manufactura.

Una posibilidad, para hacer más fácil la clasificación, es seleccionar los dos métricos de mayor relevancia y definir tres o cuatro rangos dentro de la posible evaluación de un proveedor, desde el proveedor con mayores áreas de oportunidad hasta aquel con las mejores evaluaciones posibles.

43 3. Selección de Proveedores

Una vez ubicados los proveedores en los diferentes niveles del programa, se elegirá el grupo de proveedores con el cual se trabajará buscando en primera instancia el desarrollo de los proveedores más críticos para la empresa.

4. Implementación de la Metodología

Ya con la base de proveedores definida, se contactará a los proveedores seleccionados para explicarles en forma general el programa de mejora, se les plantearán los beneficios y los compromisos de dicho programa y se les explicará la estrategia con la cual se va a trabajar para introducir dicho programa, la forma en la cual se comenzará y cómo se les apoyará en el trayecto.

Este paso representa la transición entre la Etapa 3 y la Etapa 4 de la Metodología propuesta, esta última comentada a continuación.

Una vez comunicado todo lo anterior, se iniciará la metodología de trabajo presentada en la Figura 4 comenzando por la capacitación de los proveedores y terminando con la evaluación de los resultados de sus proyectos de mejora.