Permite tomar registros de fichadas ubicados en un archivo externo al sistema e incorporarlos en la base de datos principal. El archivo de fichadas a importar puede provenir del sistema
CC2000 para Windows, de la versión 2.5 para MS-DOS o de cualquier otro sistema, a través de
un archivo en formato ASCII estándar (texto).
El siguiente cuadro de opción permite elegir entre los diferentes formatos:
Importación desde archivo en formato ACCESS:
Esta opción se puede utilizar para centralizar información tomando las fichadas de otra base de datos (por ejemplo los de una sucursal) y anexándolas a la base de datos principal. El archivo a importar debe tener extensión ".mdb" y el mismo formato para la tabla Fichadas que el de la base de datos principal.
Se deberá especificar el período a transferir y la posición de la base de datos origen en el cuadro de texto correspondiente.
Importación desde archivo en formato dBase:
Este formato es utilizado por la anterior versión del sistema (Sistema para Control de
Personal ClockCard Versión 2.5 para MS-DOS). Se usará este formato cuando se esté
migrando desde la versión MS-DOS a la versión Windows, para transferir las fichadas descargadas al nuevo formato. El archivo a importar debe tener extensión ".dbf" y el mismo formato que la tabla Registr.dbf del sistema anterior en MS-DOS (el resto de las tablas podrán ser importadas usando la opción Importar tablas desde archivos DBF). También es posible que cuando se envíe un equipo al servicio técnico para su reparación, si el mismo contenía datos almacenados, éstos sean devueltos en un diskette con el formato dBase.
Al igual que el caso anterior se deberá especificar el período a transferir y la posición de la base de datos origen en el cuadro de texto correspondiente.
Importación desde archivo en formato ASCII:
Este formato es, generalmente, utilizado para intercambio de datos con otras aplicaciones que no comparten el formato de base de datos con el sistema. El nombre del archivo a importar puede tener cualquier extensión (".txt", ".dat", etc.).
En este caso se deberá definir, además del período y la ubicación del archivo de origen, un formato interno para que el sistema entienda la información que el archivo a importar contiene. El usuario puede crear nuevos formatos de acuerdo a sus necesidades o utilizar un conjunto de formatos de importación ya predefinidos para trabajar con productos de otros fabricantes. Las opciones que se deben especificar para definir un tipo de formato interno son:
Campos de longitud fija: Alterna entre campos de longitud fija o de longitud variable. Si
los campos son de longitud fija se deberá indicar la posición de comienzo y de finalización de cada campo y si son de longitud variable se deberá especificar la posición de cada campo y el caracter separador de campos.
Separador de campos: Determina el caracter que se utiliza para delimitar los campos de
un archivo. Se utiliza para archivos con campos de longitud variable. Es muy común la utilización del caracter coma "," para la separación de campos.
Formato de fecha: Indica el formato de la fecha que se utiliza en el archivo origen. Este
campo es muy útil debido a que los formatos de fecha pueden variar de acuerdo al sistema y al país del cual provengan.
Por ejemplo en sistemas desarrollados en los EEUU la fecha típicamente tendrá el formato
mm/dd/yyyy (mes/día/año) mientras que en los desarrollados en países de habla hispana
es mas común el uso del formato dd/mm/yyyy (día/mes/año). También puede encontrarse el año representado por cuatro dígitos (yyyy) o por dos dígitos (yy).
Separador de fecha: Determina el carácter que se utiliza como separador de las partes
de la fecha. Los mas usados son la barra (/), el guión (-), el espacio en blanco o ningún separador. Por ejemplo las siguientes son fechas con distintos separadores: 12/06/2000,
12-06-2000, 12 06 2000 y 12062000
Formato de hora: Indica el formato de la hora que se utiliza en el archivo de origen. De la
misma manera que sucede con la fecha, la hora también puede venir en distintos formatos dependiendo del origen del sistema que generó el archivo que se desea importar. Entre los formatos disponibles se hace diferencia entre aquellos que contemplan los segundos dentro de la hora y los que no lo hacen como así también el tipo de separador que usan (dos puntos ":", espacio en blanco, punto "." y ningún separador). Es posible encontrar los siguientes tipos de horas: 16:20:15 ó 16.20.15 ó 162015 que contemplan los segundos o
16 20 ó 16:20 que no lo hacen.
Cadena a interpretar como entrada/salida: Especifica la cadena que se tomará como
válida para indicar que el movimiento efectuado fue una entrada o una salida. En el caso de que la cadena del archivo ubicada en ese campo no coincida con ninguno de los dos valores especificados por el usuario se tomará por defecto una entrada.
Las cadenas mas comúnmente usadas como entrada y salida son: In-Out, I-O, Ent-Sal, E-
S y 0-1 aunque se pueden presentar otros casos.
Posición: Indica la posición del campo dentro de cada línea del archivo de origen (solo
para cadenas de longitud variable).
Desde - Hasta: Especifica la posición de comienzo y de finalización, respectivamente, de
cada campo dentro de cada línea del archivo de origen (solo para cadenas de longitud fija).
Cuando se crea un tipo de formato nuevo éste se guardará en la base de datos principal como otro formato predefinido por lo que se le deberá asignar un nombre para que pueda ser ubicado cuando se lo vuelva a necesitar.
Se verán ahora dos ejemplo que ilustrarán los casos que pueden presentarse de acuerdo al formato o tipo de campos del archivo:
1) Formato de longitud fija
Si se desean importar las fichadas contenidas en un archivo de texto llamado Fichadas.txt ubicado en el directorio C:\BASE DE DATOS y dicho archivo tiene el siguiente contenido:
La configuración de las opciones de importación debería quedar de la siguiente forma:
En este ejemplo se ve que los cuatro primeros caracteres de cada línea (1 al 4 inclusive) pertenecen al número de tarjeta (0001, 0103 y 0056), los siguientes cuatro (5 al 8) no son
utilizados por el sistema CC2000, los diez caracteres siguientes (9 al 18) corresponden a la fecha, luego siguen ocho caracteres (19 al 26) que corresponden a la hora , después un
caracter (27) que corresponde a la cadena de entrada-salida y por último dos caracteres ( 28 y 29) que corresponden al número de reloj en el que se realizó la fichada. Cada una de las líneas del archivo representa una fichada diferente.
2) Formato de longitud variable
En este caso se supondrá que el nombre y ubicación del archivo son los mismos pero el contenido es el siguiente:
En este ejemplo se ve que la primera posición de cada línea corresponde a la fecha, la segunda a la hora, la tercera al número de tarjeta, la cuarta al numero de reloj y la quinta a la cadena de entrada-salida. Nótese además que cada posición está separada por un espacio en blanco.
Para todos los casos se deberán definir, además, los siguientes valores:
Período: Determina el período al cual pertenecerán las fichadas que se desean importar. Importar fichadas sin legajo asignado: Importa las fichadas cuyo número de tarjeta no
tiene asociado ningún legajo en la base de datos. Este caso puede presentarse cuando no se haya cargado aún una asignación de tarjeta provisoria.
Nombre del archivo: Especifica el nombre del archivo que contiene las fichadas que se
desean importar.
Cuando se hayan definido todos los valores necesarios se podrá proceder con la importación haciendo click en el botón Importar . Una vez iniciada la ejecución del proceso se la puede detener haciendo click en el botón Stop.
5.1.3 - Importar tablas desde archivos ".dbf"
Permite tomar registros de tablas (excepto la de Fichadas) con formato dBase correspondientes a la versión de anterior del sistema (Sistema para Control de Personal
ClockCard Versión 2.5 para MS-DOS) ubicados en un directorio y colocarlos en la base de
datos principal.
El proceso se realiza en los siguientes pasos:
Si la casilla de verificación Borrar tablas existentes antes de importar está seleccionada, cuando se realice la importación el contenido de las tablas de la base de datos principal será reemplazado por el contenido de las tablas que se importaron (es decir que los datos anteriores se perderán). En caso contrario los nuevos registros que se importan se agregaran a las tablas de la base de datos principal sin borrar el contenido que éstas poseen.
2) Definir la ubicación del o los archivos de origen. La ubicación de los archivos de datos
externos se determina escribiendo la ruta de acceso en la caja de texto correspondiente o haciendo click en el botón Buscar .
3) Para las tablas de Legajos se cuenta con tres opciones mas que deberán ser especificadas:
Solo importar legajos en actividad: importa aquellos legajos que se encuentran
actualmente en actividad (ACTIVO="SI")
Importar relaciones con otras tablas: Si se marca esta casilla se mantendrán todas las
relaciones entre la tabla Legajo y las restantes tablas a importar. Para que las relaciones puedan ser mantenidas es necesario además incluir en el paso 1 las tablas relacionadas. Por ejemplo al activar esta casilla se mantendrá para cada legajo el sector al cual pertenece, la categoría que tiene, etc.
Tomar apellido y nombres desde campos separados: Si se activa esta casilla se
buscará en la base de datos de origen dos campos separados (Apellido y Nombres) y se los juntará antes de grabar en la base de datos destino. Active esta casilla si va a importar la tabla Legajos desde la versión MS-DOS.
4) Se deberá definir la acción a tomar en caso de detectarse registros con claves duplicadas en
la base de datos de origen. Las opciones posibles son:
Importar y cambiar a un código libre: toma los registros con código duplicado y los
guarda con el primer código libre que encuentre.
No importar registros con códigos duplicados: descarta los registros que provoquen
códigos duplicados.
Preguntar en cada caso al operador: en caso de encontrar registros que provoquen
duplicación de códigos preguntará al operador que acción tomar.
5) Una vez definidas todas las opciones que presenta el cuadro de diálogo se puede comenzar