CC2000
SOFTWARE PARA CONTROL
DE ASISTENCIA
Córdoba
Espora 2194
Tel/Fax: (54351) 4660701 (X5011AZF) Córdoba - Arg.
INDICE
TEMA
Página
Capítulo 1 1
1.1 - Las diferentes partes ___________________________________________________ 1 1.2 - Elementos de Hardware _________________________________________________ 1 1.3 - Elementos de Software __________________________________________________ 2 1.4 - Relación entre el programa y los elementos del hardware ______________________ 2
Capítulo 2 3
2.1 - Manejo general de formularios ____________________________________________ 3 2.2 - Manejo general de las tablas de datos del sistema ____________________________ 5 2.2.1 - Introducción ______________________________________________________ 5 2.2.2 - Descripción general ________________________________________________ 6 2.2.3 - Elementos que componen una tabla de datos ____________________________ 6 2.2.4 - Recorrido de una tabla de datos _______________________________________ 9 2.2.5 - Consulta de un registro - Campos secundarios __________________________ 10 2.2.6 - Actualización de las tablas - ABM de registros __________________________ 10 2.2.6.1 - Baja de un registro ____________________________________________ 10 2.2.6.2 - Modificación de los campos de un registro _________________________ 10 2.2.6.3 - Alta de un registro _____________________________________________ 10 2.2.7 - Teclas de movimiento durante un alta o modificación _____________________ 11 2.2.8 - Relación entre dos tablas - Campos de relacionamiento ___________________ 11 2.2.9 - Impresión de una tabla _____________________________________________ 11 2.2.10 - Cambiar orden de visualización _____________________________________ 12 2.2.11 - Buscar un registro ________________________________________________ 12 Capítulo 3 13
3.1 - ¿Por donde empiezo? __________________________________________________ 13 3.2 - Carga inicial de datos __________________________________________________ 13 3.3 - Definición de usuarios y niveles de acceso _________________________________ 13 3.4 - Definición del entorno __________________________________________________ 14 3.5 - Organigrama de la empresa desde el punto de vista de los datos del sistema ______ 15 3.6 - Secuencia para la carga de las tablas de datos del entorno de trabajo ____________ 15 3.7 - Definición de turnos de trabajo ___________________________________________ 16 3.7.1 - Tipos de turnos ___________________________________________________ 16 3.7.2 - Conceptos básicos sobre la definición de TURNOS CON HORARIOS FIJOS __ 17 3.7.3 - Conceptos básicos sobre la definición de TURNOS SIN HORARIOS FIJOS ___ 19 3.8 - Asignación de turnos de trabajo al personal _________________________________ 22
Capítulo 4 25
4.1 - Actualización y consulta de las tablas de datos ______________________________ 25 4.1.1 - Tablas de manejo diario ____________________________________________ 25 4.1.2 - Relación entre los procesos y las tablas de datos ________________________ 25 4.2 - Proceso de datos _____________________________________________________ 27 4.3 Ultima descarga de relojes _______________________________________________ 31 4.4 Ultimo día procesado ___________________________________________________ 32
Capítulo 5 33
5.1 - Menú Archivo ________________________________________________________ 33 5.1.1 - Reportes e informes _______________________________________________ 33 5.1.1.1 - Listado cronológico de fichadas __________________________________ 35 5.1.1.2 - Listado cronológico de fichadas realizadas con tarjetas provisorias ______ 35 5.1.1.3 - Listado de auditoría de fichadas __________________________________ 36 5.1.1.4 - Listado de legajos (Por sector) ___________________________________ 36 5.1.1.5 - Reporte de ausencias y retrasos (Por legajo) _______________________ 37 5.1.1.6 - Reporte de ausencias y retrasos (Por sector) _______________________ 38 5.1.1.7 - Reporte de fichadas (Por empleado) ______________________________ 39 5.1.1.8 - Reporte de horas trabajadas (Por sector) __________________________ 40
5.1.1.12 - Tabla de asignación manual de horarios (Por sector) ________________ 43 5.1.1.13 - Total de horas (Por sector) _____________________________________ 44 5.1.1.14 - Total de horas para cada empleado (Por legajo) ____________________ 44 5.1.1.15 - Total de horas para cada empleado (Por sector) ____________________ 45 5.1.2 - Importar fichadas _________________________________________________ 46 5.1.3 - Importar tablas desde archivos ".dbf" __________________________________ 49 5.1.4 - Exportar fichadas _________________________________________________ 51 5.1.5 - Exportar resumen para liquidación ____________________________________ 51 5.1.6 - Verificar y reparar base de datos _____________________________________ 53 5.1.7 - Compactar base de datos ___________________________________________ 53 5.1.8 - Respaldar base de datos (Backup) ___________________________________ 54 5.1.9 - Recuperar base de datos desde respaldo (Restore) ______________________ 54 5.1.10 - Configurar impresoras ____________________________________________ 54 5.1.11 - Salir ___________________________________________________________ 54 5.2 - Menú Entorno _____________________________________________________ 54 5.2.1 - Legajos del personal _______________________________________________ 54 5.2.2 - Turnos de trabajo _________________________________________________ 56 5.2.2.1 - Hora tope ___________________________________________________ 58 5.2.2.2 - Redondeo de fichadas y control de entradas ________________________ 59 5.2.2.3 - Opciones avanzadas del turno de trabajo __________________________ 60
5.2.2.3.1 - Ejemplo "Imputar horas estrictamente al día en que fueron
trabajadas" ______________________________________________ 63 5.2.2.3.2 - Ejemplo "Reportar horas de la jornada adicional si no se
completó la jornada principal" ________________________________ 64 5.2.2.3.3 - Ejemplo " Orden de aplicación de los ajustes finales
sobre las cantidades de horas" ______________________________ 65 5.2.2.3.4 - Ejemplo "Pagar en forma mixta la jornada" _____________________ 66 5.2.2.4 - Tabla de conversión de horas ___________________________________ 67 5.2.2.4.1 - Carga de la tabla de conversión horas: ________________________ 68 5.2.3 - Empresas _______________________________________________________ 69 5.2.4 - Gerencias _______________________________________________________ 70 5.2.5 - Departamentos ___________________________________________________ 71 5.2.6 - Sectores ________________________________________________________ 72 5.2.7 - Categorías ______________________________________________________ 73 5.2.8 - Grupo Principal ___________________________________________________ 74 5.2.9 - Grupo especial No 1, 2 y 3 __________________________________________ 75 5.2.10 - Feriados _______________________________________________________ 76 5.2.11 - Conceptos para imputación ________________________________________ 77 5.2.12 - Tablas de redondeo de cantidades __________________________________ 80 5.2.13 - Ordenes de producción ___________________________________________ 83 5.2.14 - Bandas horarias (control de accesos) ________________________________ 84 5.2.15 - Tarjetas provisorias_______________________________________________ 86 5.3 - Menú Proceso ________________________________________________________ 87 5.3.1 - Procesar fichadas _________________________________________________ 87 5.3.2 - Correcciones pendientes ___________________________________________ 88 5.3.2.1 - Errores y alertas generados durante el procesamiento de fichadas ______ 88 5.3.2.2 - Errores y alertas generados durante el control posterior al proceso ______ 91 5.3.2.3 - Correcciones posibles _________________________________________ 91 5.3.3 - Fichadas en relojes ________________________________________________ 93 5.3.4 - Asignación de tarjetas provisorias ____________________________________ 94 5.3.5 - Control posterior al proceso _________________________________________ 95 5.4 - Menú Novedades _____________________________________________________ 95 5.4.1 - Resumen de horas ________________________________________________ 95 5.4.2 - Ajustes manuales _________________________________________________ 97 5.4.3 - Justificación de ausencias __________________________________________ 99 5.4.4 - Autorización de horas _____________________________________________ 100 5.4.5 - Reasignaciones de personal _______________________________________ 101 5.4.6 - Asignación manual de turnos _______________________________________ 102 5.4.7 - Carga masiva de datos ____________________________________________ 103 5.4.7.1 - Carga masiva de horarios rotativos ______________________________ 103
5.4.7.2 - Carga masiva de justificaciones _________________________________ 103 5.4.7.3 - Carga masiva de autorizaciones ________________________________ 103 5.4.7.4 - Carga masiva de feriados especiales _____________________________ 103 5.4.7.5 - Carga masiva de opciones de legajo _____________________________ 104 5.4.7.6 - Compensación automática de horas en un período __________________ 104 5.4.7.7 - Selección múltiple ____________________________________________ 107 5.5 - Menú Seguridad _____________________________________________________ 108 5.5.1 - Grupo de usuarios _______________________________________________ 108 5.5.2 - Usuarios autorizados _____________________________________________ 110 5.5.4 - Opciones del sistema _____________________________________________ 111 5.6 - Menú Auditoría ______________________________________________________ 112 5.6.1 - Auditar cambios sobre fichadas _____________________________________ 112 5.7 - Menú Ventana _______________________________________________________ 113 5.7.1 - Cascada _______________________________________________________ 113 5.7.2 - Mosaico horizontal _______________________________________________ 113 5.7.3 - Mosaico vertical _________________________________________________ 113 5.7.4 - Organizar íconos _________________________________________________ 113 5.7.5 - Imprimir ventana activa ____________________________________________ 114 5.8 - Menú Configuración __________________________________________________ 114 5.9 - Menú Ayuda ________________________________________________________ 115 5.9.1 - Ayuda de CC2000________________________________________________ 115 5.9.2 - Contenido e índice _______________________________________________ 116 5.9.3 - Acerca de ______________________________________________________ 116 Capítulo 6 117
Capítulo 1
1.1 - Las diferentes partes
El Software para Control de Asistencia CC2000 es un conjunto de elementos que se relacionan y que tienen como objetivo optimizar el proceso de liquidación de sueldos y brindar al departamento de Personal de la empresa un mayor control sobre los recursos humanos de la misma.
Estos elementos pueden agruparse según dos conceptos: El Hardware y el Software del sistema, entendiéndose como el Hardware a todos los equipos físicos que componen el sistema; y como Software del sistema a los programas y planillas que componen el mismo.
1.2 - Elementos de Hardware
Están comprendidos dentro del Hardware del sistema los siguientes elementos: - Los relojes
- La computadora.
- El cableado y las interfaces de comunicación. - Los módems y las líneas telefónicas.
- Los colectores de datos portátiles.
- Los timbres y las señales luminosas conectadas a los relojes.
- Los relojes: Son el principal elemento recolector de datos del sistema, ya que estos leen y
almacenan las fichadas que los empleados realizan cuando ingresan o egresan de la planta. Los relojes poseen un lector de código de barras o de banda magnética para leer el número de tarjeta que está realizando la fichada. Una vez que los datos son leídos desde la tarjeta el reloj almacena el movimiento en su memoria interna. Por cada fichada se guardará el número de tarjeta, la fecha y la hora y un código que indica si estaba activa la tecla "Entrada" o la tecla "Salida".
Cuando el operador del sistema lo juzgue oportuno transmitirá a los relojes la orden de que transfieran el contenido de su memoria interna a la computadora, para que ésta almacene las fichadas en el disco duro.
Una vez realizada con éxito la transferencia, los relojes podrán vaciar su memoria interna y seguir almacenando movimientos.
Los relojes son capaces además de realizar otras funciones tales como las de emitir tickets o listados, o bien activar señales luminosas y sonoras que notifiquen ciertos eventos.
- La computadora: Es el elemento administrador de datos, ya que tiene la función de leer las
fichadas almacenadas en los relojes y realizar el procesamiento posterior de las mismas. Una vez que los datos se encuentren en el disco duro de la PC, servirá como plataforma en donde se ejecutará el software que permitirá calcular las horas trabajadas y las horas ausentes de cada empleado. Es fundamental destacar que la recolección de las fichadas se produce sólo cuando el operador lo ordena, por lo tanto la computadora puede estar ejecutando otros programas mientras los relojes continúan almacenando fichadas.
- El cableado y las interfaces de comunicación: Sirven para la conexión física entre la
computadora y los relojes. Por el cableado viajan las órdenes que la computadora envía a los relojes y los datos que los relojes transmiten hacia ésta. Las interfaces sirven para adaptar las señales eléctricas que viajan por el cableado según las distancias a cubrir.
- Los módems y las líneas telefónicas: Son un medio alternativo de comunicación que
permite a la computadora controlar relojes remotos (que pueden encontrarse incluso en otras ciudades) a través de un enlace telefónico común.
- Los colectores portátiles de datos: Son otro medio alternativo para conectar la PC y el reloj,
en caso de no disponer de una línea telefónica o simplemente por una cuestión de costos de conexión.
- Los timbres y las señales luminosas: Permiten al sistema programar los relojes para que
estos activen señales sonoras o luminosas cuando se produzcan determinados eventos. Es posible programar los relojes para que activen una campana para indicar el comienzo o el final de un turno de trabajo o bien un horario de comida.
1.3 - Elementos de Software
El software del sistema está compuesto por los distintos programas que permiten supervisar cada una de las operaciones que realiza el sistema en su conjunto.
El software se compone entonces por todos los programas que se ejecutan en la PC y que permiten al operador recolectar los datos desde los relojes, procesar las fichadas y producir los totales de horas trabajadas, los partes de ausentismo, etc.
Los principales módulos que componen el sistema son:
- El Software para Control de Asistencia CC2000: Es el programa que se encarga del
procesamiento de las fichadas capturadas con los programas de comunicación, a fin de obtener todas las novedades relacionadas con el movimiento del personal.
- El Software para Impresión de Credenciales CREDWIN: Es el programa que permite
la generación de rótulos autoadhesivos con los datos de cada empleado y los códigos de barras correspondientes para el armado de las credenciales de fichada.
- El Software para Comunicaciones COMUWIN: Es el programa que permite realizar el
control completo y supervisión de los relojes que se conectan a la computadora mediante un cableado local o colector portátil de datos y de los relojes remotos que se conectan a la computadora mediante módems usando una línea telefónica.
1.4 - Relación entre el programa y los elementos del hardware
Como vimos anteriormente el conjunto de elementos que compone el Software para Control
de Asistencia CC2000, se caracteriza por estar dividido en hardware y software, pero a su vez
por funcionar integradamente.
Es por esto que el operador tendrá control sobre todos los elementos del sistema a través de los distintos programas, ya que en éstos están reunidas todas las funciones necesarias para controlar los elementos del hardware, la comunicación de los relojes con la PC, el procesamiento de las fichadas y la emisión de todos los listados finales generados por el sistema.
Capítulo 2
2.1 - Manejo general de formularios
Los formularios, al igual que las tablas, tienen elementos en común a través de todo el sistema. Estos elementos u objetos que componen un formulario permiten tanto visualizar como ingresar datos u opciones al sistema, es decir que un formulario junto con los objetos que lo componen forman la interfaz del usuario.
Los elementos que componen un formulario son:
Cajas de texto
La función de las cajas de texto es permitir al usuario tanto ver como ingresar información al sistema escribiendo en ellas por medio del teclado.
Dependiendo del tipo de datos que se maneje las cajas de texto permitirán ingresar letras y números o solo números.
Listas desplegables
Las listas desplegables permiten seleccionar una opción de una lista de opciones disponibles. Haciendo click en el botón Desplegar o presionando las teclas
Alt+FlechaAba a la misma vez se tendrá acceso a la lista de opciones de entre las cuales
se realizará la selección.
Listas desplegables enlazadas
Las listas desplegables enlazadas al igual que las listas desplegables permiten al usuario seleccionar una opción de una lista de opciones disponibles.
Estas listas se llaman enlazadas porque su contenido está relacionado con datos de tablas de la base de datos del sistema.
Para seleccionar un elemento el usuario puede, además de hacer click en el botón desplegar ir escribiendo el código o la descripción del elemento que está buscando y el sistema se encargará de ir acotando la búsqueda de acuerdo a los datos ingresados. Cuando la lista desplegable detecta que la primer tecla ingresada es un número la búsqueda se realiza mediante el código, en cambio si la primer tecla ingresada fue una letra la búsqueda se realizará mediante la descripción.
Una vez pulsadas las teclas la cadena de búsqueda de dicha lista queda cargada con esos caracteres, para retroceder el orden de la cadena de búsqueda se deberá presionar la tecla BackSpace y para vaciar completamente la cadena de búsqueda se deberá presionar la tecla Supr, de esta manera se podrá realizar otra búsqueda basada en un nuevo criterio.
Cuando se realizan cambios en las tablas relacionadas con la lista desplegable se deberá hacer click en el botón Refrescar de dicha lista para que el contenido de la misma se actualice y refleje los datos en forma correcta.
Cajas de ingreso de fecha
Las cajas de ingreso de fecha permiten al usuario ingresar datos con formato de fecha corta (dd/mm/aaaa) al sistema. Este elemento permite además incrementar o decrementar el valor de la fecha haciendo click en los botones ubicados a la izquierda, presionando las teclas + y - o las teclas FlechaArr y FlechaAba.
Casillas de verificación
La casilla de verificación permite seleccionar o no una opción dentro de un formulario. Cuando una opción está seleccionada la casilla de verificación aparecerá tildada . Para seleccionar o deseleccionar una opción bastará con hacer click con el mouse en la casilla correspondiente o desplazarse con las teclas de dirección (FlechaArr, FlechaAba,
FlechaDer y FlechaIzq) y presionar la Barra Espaciadora sobre la opción que se desea
marcar/desmarcar.
Botones de opción
Los botones de opción permiten seleccionar una u otra opción dentro de un conjunto de opciones disponibles. La diferencia entre las casillas de verificación y los botones de opción es que estos últimos permiten seleccionar solo una opción dentro del conjunto de opciones disponibles.
Para seleccionar una opción se deberá hacer click con el mouse en el botón correspondiente o desplazarse entre las opciones con las teclas de dirección (FlechaArr,
FlechaAba, FlechaDer y FlechaIzq). Se puede observar que cuando se selecciona un
opción las demás se deseleccionan automáticamente.
Listas
Las listas permiten visualizar datos y, en algunos casos, seleccionar los elementos que la componen tal como si se tratara de casillas de verificación. Bajo este último concepto las listas y las casillas de verificación cumplen funciones similares solo que las listas presentan opciones de una manera interactiva dado que se llenan de acuerdo con los datos que se estén manejando en ese momento.
Este elemento es utilizado generalmente para recibir los datos que devuelve una consulta de selección. De esta manera el usuario puede descartar o incluir datos para el proceso definitivo si necesidad de volver a ejecutar dicha consulta.
Botones de comando
Permiten ejecutar diferentes acciones haciendo click sobre ellos. Los botones de comando se utilizan para indicarle al sistema que ejecute una determinada actividad (Ej.: Salir del sistema).
Fichas
Las fichas permiten agrupar información relacionada con diversos temas y presentarla como un conjunto de páginas separadas.
Además de la ventaja que supone tener la información agrupada las fichas permiten ahorrar espacio dado que las páginas que las componen y que no están activas aparecen
Subtablas
Las subtablas que aparecen como parte de un formulario tienen la misma funcionalidad y algunas características que las tablas de datos descriptas en la sección Manejo y
Actualización de las tablas de datos solo que contienen datos relacionados con un
registro de la tabla maestra a la cual pertenecen.
La subtabla del ejemplo contiene los Turnos alternativos del empleado cuyo legajo se está modificando.
Barra de progreso
Esta barra muestra el avance de algunas operaciones llevadas a cabo por el sistema que pueden demorar mucho tiempo en ejecutarse.
Todos estos elementos tienen además ciertas características en común las cuales se nombran a continuación:
Ayuda interactiva
Este tipo de ayuda aparece en forma automática al colocar el puntero del mouse sobre algún control o elemento de un formulario.
Ofrece una breve indicación de la función de dicho elemento y de la tecla de acceso rápido (HotKey) si posee.
Colores especiales
Cuando alguno de estos objetos aparezca en color melón significa que el dato que se pide es de carácter obligatorio y el sistema no podrá continuar si no se coloca un valor en ese objeto.
Ej.: la siguiente caja de texto
debe ser llenada antes de que el sistema pueda seguir procesando información.
2.2 - Manejo general de las tablas de datos del sistema
2.2.1 - Introducción
La principal característica incorporada en el Software para Control de Asistencia CC2000 es la posibilidad de tener un manejo estandarizado (similar) para consultar y actualizar todas las tablas de datos utilizadas por el sistema.
Esto significa que toda la información es presentada al usuario en un formato similar a lo largo de todo el programa y que éste tendrá a su disposición un conjunto de funciones y teclas iguales que le permitirán consultar y actualizar dicha información. Como resultado de esta técnica se logra que el operador aprenda el manejo general del sistema en mucho menor tiempo que lo acostumbrado.
2.2.2 - Descripción general
Una tabla de datos es un archivo en disco que tiene la función de agrupar un conjunto de información de un mismo tipo. Por ejemplo se pueden guardar todos los datos de los legajos de los empleados de la empresa en una tabla denominada Legajos del Personal o todas las gerencias de la empresa en una tabla de Gerencias de la Empresa. Se denominan tablas porque la visualización de dichos datos se efectúa como un conjunto de filas y columnas que se muestran por pantalla y que pueden ser recorridas por el usuario a fin de poder consultar el archivo en su totalidad.
Algunas tablas de datos deberán ser cargadas por el usuario durante la fase de instalación y puesta en marcha del sistema. Ejemplo de estas son las tablas de:
Legajos del Personal
Turnos de Trabajo Sectores de la Empresa
Gerencias de la empresa etc.
Estas tablas deberán ser cargadas durante el proceso de definición del entorno y constituirán los datos iniciales básicos para comenzar con la operación del sistema.
Otras tablas serán automáticamente generadas por el sistema. Ejemplo de estas es la tabla de
Fichadas que se generará automáticamente luego de descargar las fichadas acumuladas en
los relojes, o la tabla Resumen de Horas que se generará luego del proceso de las fichadas y contendrá todas las horas trabajadas y novedades detectadas por el sistema.
2.2.3 - Elementos que componen una tabla de datos
Si bien la información contenida en las filas y columnas de una tabla de datos varía para cada tabla, hay elementos que son comunes a todas ellas y que brindan una presentación homogénea en todo el programa.
Existen además 3 modos de funcionamiento que otorgan a las tablas características particulares. Estos modos de funcionamiento son:
Modo ACTUALIZAR: En este modo de funcionamiento la tabla es abierta de manera tal
que permite la modificación y eliminación de los registros que la componen.
Modo VISUALIZAR: En este modo de funcionamiento la tabla es abierta de manera tal
que permite la consulta pero no la modificación ni la eliminación de los registros que la componen.
Modo SELECCIONAR: En este modo de funcionamiento la tabla es abierta de manera tal
que permite la selección de uno o mas de los registros que la componen para devolverlos a la ventana desde la cual fue ejecutada la consulta de selección que originó la apertura de la tabla.
Elementos que componen una tabla en los modos de funcionamiento ACTUALIZAR y VISUALIZAR
En este modo de visualización se distinguen los siguientes elementos:
Botón Agregar : Permite agregar registros a una tabla. En el caso del ejemplo permitiría
agregar un nuevo legajo de personal.
Botón Editar : Permite realizar modificaciones sobre los datos que contiene el registro
seleccionado.
Botón Borrar : Permite eliminar el registro seleccionado. Una vez eliminado un registro
este no podrá recuperarse.
Botón Ver : Permite consultar los datos de un registro en modo sólo lectura.
Botón Imprimir : Permite imprimir listado de los datos visualizados en la tabla. En
algunos casos este botón se encontrará deshabilitado debido a que dicha tabla puede tener un tipo de listado o reporte mas complejo (ver Reportes e informes)
Elementos que componen una tabla en el modo de funcionamiento SELECCIONAR
En este modo de visualización se distinguen los siguientes elementos:
Botón Marcar : Marca el registro seleccionado para ser devuelto como resultado de la
consulta de selección.
Botón Eliminar : Quita la marca del elemento seleccionado. Botón Todos : Marca todos los registro de la tabla.
Botón Ninguno : Quita la marca de todos los registros de la tabla.
Botón Invertir : Invierte el estado de los registros de la tabla (marcado/no marcado). Botón Cerrar : Sale de la consulta de selección y devuelve los registros que se
encontraban marcados.
Los elementos comunes a ambas tablas son:
barra de título
Aquí se podrá visualizar el nombre de la tabla de datos precedida por una palabra que indica el modo de funcionamiento en que fue abierta. En este caso se trata de la tabla
área de datos
Es la parte de la pantalla en la cual se muestran los datos de la tabla. Como se dijo anteriormente la información se compone por filas y columnas. Las filas se denominan
Registros y representan un elemento de la tabla. Es decir que si la tabla es de legajos,
habrá tantas filas como empleados y si la tabla es de sectores cada registro representará un sector de la empresa.
Las columnas contienen el conjunto de valores que componen una línea y que serán comunes a todos los registros, a cada columna se le denomina Campo
En el ejemplo el legajo del primer empleado se compone de los siguientes valores:
Apellido y Nombres = Aparicio, Daniel Legajo Nº = 1 Tarjeta = 0001 Sector = Administración Turno = Normal Activo = Si títulos de columnas
Aquí se ubican los títulos de las columnas que componen la tabla de datos propiamente dicha.
Los títulos de columna sirven además para especificar el ordenamiento de la tabla haciendo click sobre dicho título y en algunos casos permiten realizar búsquedas haciendo doble click sobre el mismo.
También se puede seleccionar un ordenamiento presionando la tecla F6 o realizar una búsqueda presionando la tecla F7.
Como se puede observar lo único que cambia de las tablas entre los diferentes modos de funcionamiento son los botones. Esto se debe a que su función principal (presentar datos al usuario) no varía, lo que varía es lo que el usuario puede hacer con esa información.
2.2.4 - Recorrido de una tabla de datos
Para visualizar y/o modificar los datos de una tabla el sistema permitirá recorrer todos los registros de ésta utilizando el mouse o las teclas de movimiento del teclado de la computadora, e indicando con la barra de selección (color invertido) cual es el registro activo. A continuación se detalla la función de las teclas de movimiento:
Tecla Acción
FlechaArr. Mueve la barra al registro anterior (retrocede) FlechaAba. Mueve la barra al registro posterior (avanza) PageUp Retrocede una pantalla completa
PageDown Avanza una pantalla completa Ctrl Home Va al primer registro
Ctrl End Va al último registro
El orden de los registros es indicado en la parte inferior del Area de datos de la tabla.
Cuando una tabla sea demasiado larga (tenga muchos registros) resultará demasiado incómodo ubicar un registro avanzando de a una línea o de a una pantalla, es por esto que más adelante se explicará una forma de saltar o buscar directamente un registro determinado.
2.2.5 - Consulta de un registro - Campos secundarios
En la mayoría de las tablas por razones de espacio no es posible mostrar el contenido de todos los campos de un registro, por lo que se eligen los campos más representativos o que resulten indispensables para ubicar un registro de la tabla dejando el resto de los campos como campos secundarios u ocultos.
La consulta de un registro será la opción que permitirá visualizar la totalidad de los campos que componen un registro de la tabla, es decir los campos visibles de la tabla más los ocultos o secundarios.
Para realizar la consulta de un registro se deberá posicionar la barra de selección sobre el registro deseado y hacer click en el botón Ver o pulsar la Barra espaciadora.
Al ejecutar esta opción el sistema mostrará una nueva pantalla con el contenido completo del registro, resaltando el valor de cada campo con un color brillante.
2.2.6 - Actualización de las tablas - ABM de registros
Para actualizar la información de una tabla de datos el operador dispondrá de tres opciones agrupadas en el término informático ABM. Estas siglas significan Alta, Baja y Modificación, es decir las tres operaciones básicas para mantener actualizada una tabla.
Un Alta permitirá agregar una línea en la tabla, una Baja eliminar un registro y una
Modificación cambiar uno o varios campos de un registro existente.
Ejemplos:
- Ingreso de un empleado (Alta en la tabla Legajos) - Despido de un empleado (Baja en la tabla Legajos)
- Ascenso de un empleado (Modificación de un Legajo - Cambio del campo Categoría)
2.2.6.1 - Baja de un registro
Para dar de baja un registro (borrarlo de la tabla) primero se deberá posicionar sobre el registro deseado y hacer click en el botón Borrar de la tabla o pulsar la tecla F2. Luego de esto el sistema mostrará el registro completo (al igual que en la consulta) para que el usuario pueda verificar que es el registro correcto y pedirá a éste que confirme o cancele la operación de borrado.
2.2.6.2 - Modificación de los campos de un registro
Para realizar una modificación se deberá posicionar sobre el registro deseado y hacer click en el botón Editar de la tabla o pulsar la tecla F3.
Una vez que se eligió esta opción el sistema mostrará una pantalla similar a la de la consulta con todos los campos que componen el registro, pero con la diferencia que en este caso se podrá recorrer cada campo y modificar el contenido de los mismos. (más adelante se explicará en detalle como recorrer el registro y como grabar los datos ingresados).
2.2.6.3 - Alta de un registro
Para realizar una alta se deberá hacer click en el botón Agregar de la tabla o pulsar la tecla
F4
Una vez que se eligió esta opción el sistema mostrará una pantalla similar a la de la consulta con todos los campos que componen el registro en blanco o vacíos, pero con la diferencia que en este caso se podrá recorrer cada campo e ingresar valores en los mismos.
2.2.7 - Teclas de movimiento durante un alta o modificación
Tecla Acción
Flecha Der. Permite moverse dentro del campo en el que está posicionado el cursor hacia la derecha
Flecha Izq. Permite moverse dentro del campo en el que está posicionado el cursor hacia la izquierda
Tab Avanza al campo siguiente Shift Tab Retrocede al campo anterior
Esc Abandona la opción anulando los cambios realizados
Home Comienzo del campo
End Ultimo caracter del campo Delete Borrar caracter
2.2.8 - Relación entre dos tablas - Campos de relacionamiento
En muchas de las tablas del sistema, principalmente las que tienen muchos campos, algunos de estos no son campos comunes en los que se ingresan datos, sino que son de un tipo especial llamados Campos de relacionamiento. Estos campos sirven para relacionar dos tablas entre sí y tienen la ventaja de evitar el tipeo de campos largos, principalmente durante la carga inicial de datos y al mismo tiempo asegurar la coherencia entre las diferentes tablas de datos.
Las listas desplegables enlazadas son los elementos del formulario (Ver punto 2.1) que permiten apreciar estos campos de relacionamiento y aprovechar las ventajas que presentan
2.2.9 - Impresión de una tabla
Haciendo click en el botón Imprimir de la tabla o pulsando la tecla F5 o se podrá acceder al cuadro de diálogo Listados que permitirá emitir un listado con todos los registros de la tabla que se está visualizando.
Los botones que presenta este cuadro de diálogo son:
Botón ajustar
Permite alternar entre 3 modos de visualizar la vista previa del listado - Normal: muestra la vista previa en su tamaño real
- Ajustar ancho: ajusta el ancho de la vista previa para que entre en el ancho del cuadro de diálogo
- Ajustar todo: ajusta todas las dimensiones de la vista previa para que entren en el cuadro de diálogo
Botón imprimir
Envía el listado mostrado en la vista previa a la impresora
Botón exportar
Permite grabar el listado en un archivo en disco con un formato y un nombre determinado
Botón enviar
Permite enviar el listado vía E-mail con un formato determinado
Botón cerrar
Cierra el cuadro de diálogo Listados
Habrá casos en los que el botón imprimir de la tabla se encuentre deshabilitado, esto es porque la información contenida en la tabla posee un reporte mas complejo que se podrá acceder mediante la opción Reportes e informes del menú Archivo (ver punto 5.1.1).
2.2.10 - Cambiar orden de visualización
Haciendo click sobre el Título de la columna de la tabla se puede establecer el campo de ordenamiento de la misma, esto también se logra seleccionando una celda cualquiera ubicada en la columna sobre la cual se desea aplicar el ordenamiento y pulsando la tecla F6. Cada ordenamiento se basa en el valor de un campo, de esta manera los registros se ordenarán de menor a mayor en campos numéricos y en orden alfabético si el campo es del tipo carácter.
2.2.11 - Buscar un registro
Cuando una tabla de datos tenga muchos registros, la alternativa de buscar un registro moviéndose con las flechas puede ser demasiado lenta. Para solucionar este problema el
Software para Control de Asistencia CC2000 incorpora un método de búsqueda al que se
puede acceder haciendo doble click sobre el Título de la columna en la que se va a llevar a cabo la búsqueda o seleccionando un celda cualquiera ubicada en la columna en que se desea realizar la búsqueda y pulsando la tecla F7. De está manera en la parte inferior del Area de
datos se tendrá acceso a una caja de texto que nos permitirá introducir el valor del campo que
Capítulo 3
3.1 - ¿Por donde empiezo?
En este punto, luego de haber brindado una completa introducción sobre las generalidades del programa y sobre la forma estandarizada de manejar los datos del sistema, se intentará ubicar a los usuarios sobre los pasos a seguir para completar la instalación del sistema. Luego se hará una reseña sobre el contenido del resto del manual y en qué momento puede resultar útil recurrir a cada uno de los capítulos de esta.
Una vez que el software ha sido instalado en la computadora y que la comunicación con los relojes ha sido probada, el primer paso a seguir será comenzar a cargar los datos iniciales básicos para comenzar a operar el sistema. Una vez que este paso esté terminado se podrá empezar a procesar los primeros datos y a generar los listados y reportes necesarios para controlar los movimientos del personal.
La carga de datos inicial o definición del entorno de trabajo es por lo tanto el punto exacto por donde se debe continuar. Este proceso se describe en detalle en el resto del capítulo.
En el capítulo 4 se analiza como procesa la información el sistema y todas las tareas que deben ejecutarse a diario para mantener actualizada la información y para generar los distintos informes y listados.
En el capítulo 5 se presenta un resumen opción por opción para ser utilizado como guía de referencia rápida una vez que el sistema está en marcha.
3.2 - Carga inicial de datos
Como se vio anteriormente, los relojes proveerán la información de las fichadas del personal, y la computadora a través del programa procesará los datos y arrojará los resultados obtenidos. Para que este procesamiento pueda ser llevado a cabo, será necesario proveerle al sistema un conjunto de datos iniciales básicos. Esta tarea consistirá en ir cargando las tablas de datos necesarias para establecer el entorno donde se procesarán los datos leídos desde los relojes. En el capítulo siguiente, una vez definidas las tablas que constituyen el entorno del sistema, se discutirá en detalle la relación de cada tabla de datos con los principales procesos que se ejecutan dentro del sistema, el procesamiento de la información y la generación de los resultados.
3.3 - Definición de usuarios y niveles de acceso
El Software para Control de Asistencia CC2000 incorpora un poderoso subsistema de seguridad que permite proteger la información de cada tabla de datos y de las demás opciones del sistema de consultas y modificaciones por parte de usuarios no autorizados.
Este subsistema de seguridad se basa en la información contenida en tres tablas de datos especiales, denominadas Grupos de usuarios, Usuarios y Opciones del sistema.
En estas tablas se deberán cargar los nombres y claves de acceso de los usuarios que podrán ingresar al programa, agrupándolos por grupos de usuarios los cuales comparten los mismos privilegios. En la tabla de Grupos de usuarios se podrá definir el entorno de acceso o el nivel de seguridad que tiene cada uno, y así lograr que para cada grupo de usuarios solo estén disponibles las opciones deseadas. En la tabla de Opciones del sistema figuran todas las opciones que presenta el sistema y sobre las cuales se deberán otorgar los diferentes permisos a los grupos de usuarios. Por último, una ves creados los grupos de usuarios, en la tabla
Usuarios se podrán agregar usuarios y asignarlos a un grupo de usuarios para que éstos
tengan habilitadas las opciones que le corresponden a ese grupo. Además de los permisos que cada grupo otorga a los usuarios que pertenecen a él, cada usuario en particular podrá o no tener restricciones sobre los sectores sobre los cuales podrá operar.
Para una mayor facilidad de carga el sistema provee por defecto un completo conjunto de opciones del sistema, dos grupos de usuarios (Supervisores y Operadores) y un usuario definido sobre cada grupo.
El proceso de creación de nuevos usuarios o grupos de usuarios se realiza en el siguiente orden:
1) Creación del Grupo de usuarios (Si éste no existe) 2) Creación del Usuario
Como se verá en el próximo capítulo la consulta de estas tablas es fundamental para autorizar el ingreso al sistema y por lo tanto será necesario que estén cargadas desde un primer momento.
Sin embargo no incluiremos estas tablas en la carga inicial ya que siempre son cargadas por el instalador del sistema luego de copiar el software en la computadora o por los responsables del área sistemas de la empresa, quienes son los encargados de la administración de la red.
3.4 - Definición del entorno
El entorno del sistema abarca todos aquellos datos que el sistema debe conocer antes de poder procesar la información que proviene de los relojes.
Es decir la lista de los empleados de la empresa, los horarios, sectores, departamentos y gerencias en las que trabajan, la categoría de cada uno, los días que se consideran feriados, las novedades o los conceptos para imputación que se discriminan en la liquidación.
Todos estos datos como ya se explicó anteriormente son guardados en tablas y deberán ser cargados durante la puesta en marcha del sistema. Las tablas que componen el entorno del sistema, por lo general, no deberán ser actualizadas con frecuencia, sino esporádicamente para responder a algún cambio de las condiciones generales. (Altas o Bajas de empleados, cambios de sectores, ascensos o cambios de categorías, etc.)
Las tablas que forman el entorno del sistema son las siguientes y pueden ser actualizadas desde el menú Entorno (ver punto 5.2):
Legajos del Personal: Contiene la lista de todos los empleados de la empresa que
marcarán tarjeta en los relojes del sistema. En cada legajo se consignarán los datos personales del empleado, el turno en que trabaja, su categoría, el sector al que pertenece, etc.
Turnos de Trabajo: Define los distintos horarios o turnos de trabajo y cómo son
liquidadas las horas trabajadas según cada modalidad.
Gerencias de la Empresa: Define todas las gerencias de la empresa. Cada gerencia
puede agrupar varios departamentos.
Departamentos de la Empresa: Define todos los departamentos de la empresa. Cada
departamento puede agrupar varios sectores.
Sectores de la Empresa: Define todas los sectores de la empresa. Cada sector tiene la
función de agrupar empleados (legajos).
Categorías: Define todas las categorías que hay en la empresa (Gerentes, operarios,
etc.).
Feriados: Define todas las fechas que deberán ser discriminadas como días feriados. Conceptos para imputación: Define todas las modalidades o tipos de horas que
participan en la liquidación de cada horario de trabajo. (Ej. Hs Normales, Extras 50%, Extras al 100%, etc.).y todos los causales de ausentismo o novedades que se utilizarán para justificar las inasistencias detectadas por el sistema.
Tablas de agrupamiento: las tablas Empresas, Grupo principal y Grupos especiales
sirven para agrupar el personal basándose en un criterio independiente al sector al que pertenezca el empleado (Ej.: un grupo puede contener empleados de diferentes sectores). Si bien todas estas tablas se deben cargar antes de poner en funcionamiento el sistema se debe seguir una secuencia lógica para este proceso (ver punto 3.6).
3.5 - Organigrama de la empresa desde el punto de vista de los datos del
sistema
Para dejar en claro la función que cumplen las tablas de Gerencias, Departamentos,
Sectores, Empresas, Grupos y otras tablas de agrupamiento se verá el siguiente gráfico:
En este gráfico se ve claramente que:
La función de las Gerencias es agrupar departamentos. La función de los Departamentos es agrupar sectores. La función de los Sectores es agrupar legajos.
Los Legajos pueden pertenecer, además, a otros grupos que no hacen a la estructura propia de la empresa (Empresas, Grupo Principal, etc.) por cuestiones organizativas e informativas.
3.6 - Secuencia para la carga de las tablas de datos del entorno de trabajo
A continuación se sugerirá un orden lógico para la carga de las distintas tablas de datos. La explicación detallada de cada una, es decir campos, valores posibles y teclas involucradas son descriptas en la explicación detallada de cada opción del menú Entorno en el resumen de las opciones del sistema que se encuentra en el Capítulo 5 de este manual.CONCEPTOS DE IMPUTACION: Esta tabla viene cargada con una serie de causales con
el paquete estándar, por lo tanto solo deberá ser revisada para ver si son similares a los utilizados en su empresa o para compatibilizar los códigos con los utilizados por el sistema de sueldos usado en la actualidad.
FERIADOS: Deberá ser revisada para incorporar aquellos feriados particulares de cada
organización y los generales o legales.
TURNOS DE TRABAJO: Será conveniente definir primero todos los turnos que hay en la
empresa y cómo es liquidado cada uno de ellos. Los turnos creados en esta etapa serán asignados a cada empleado en el próximo punto. Como éste es el paso más complejo de la definición del entorno, otra posibilidad es cargar los legajos primero dejando el campo
Turno principal en blanco. Luego cuando éstos hayan sido creados se podrá modificar
cada legajo y realizar la asignación de turnos correspondiente.
Para la carga de los turnos se dispone también de la posibilidad de cargar varios legajos con el mismo turno en un solo paso (Ver la opción Carga masiva de opciones de legajo del menú Carga masiva de datos) y de dos turnos predefinidos
LEGAJOS DEL PERSONAL: Esta es la tabla principal del entorno, y tiene la función de
agrupar o de relacionar a todas las demás. Desde esta tabla se podrán asignar los horarios de trabajo creados anteriormente. Se podrán ir creando y asignando de una manera organizada las tablas de sectores, gerencias, categorías, etc.; aprovechando la característica de los campos de relacionamiento que permiten dar altas en una tabla relacionada cuando se está agregando un registro en la tabla maestra, es decir la tabla de legajos. (Ver capítulo anterior donde se explican en detalle los campos de relacionamiento)
NOTA: En el caso de que se esté migrando desde una versión anterior del software es posible
utilizar la opción Importar tablas del menú Archivos para aprovechar los datos existentes y luego completar las tablas y los datos faltantes (ver punto 5.1.3)
3.7 - Definición de turnos de trabajo
Un turno de trabajo es un esquema que define, para cada día de la semana, los horarios de entrada y salida, como se liquida cada período trabajado, cuales son obligatorios, las tolerancias de cada uno de ellos, etc. Una adecuada definición de los turnos de trabajo es la base para un correcto funcionamiento del sistema ya que los mismos son utilizados para comparar las fichadas producidas por los empleados con los intervalos de trabajo previstos y así obtener el Resumen de horas trabajadas.
3.7.1 - Tipos de turnos
El sistema diferencia entre dos tipos de turnos:
Turnos con horarios fijos: Son aquellos en los cuales se define una jornada de trabajo
estableciendo para cada día de la semana a que hora el empleado deberá entrar y salir.
Turnos sin horarios fijos: En este tipo de turnos, a diferencia de los anteriores, sólo se
fija la duración de la jornada de trabajo pero el empleado tiene libertad de ingresar a cualquier hora del día para cumplirla.
Ejemplos:
- Si un empleado tiene que cumplir 44 horas de trabajo semanales trabajando de Lunes a
Viernes de 08:00 a 16:00 horas y los Sábados de 08:00 a 12:00 horas el esquema de trabajo correspondiente para el mismo es el de Turno con horarios fijos.
- En cambio, si el empleado tiene que cumplir 44 horas de trabajo semanales trabajando 8
horas de Lunes a Viernes y 4 horas los Sábados teniendo libertad para cumplir la jornada en cualquier momento del día, el esquema de trabajo que le corresponde es el de Turno
sin horarios fijos.
Tal como se describe en el ejemplo, la definición de un turno de trabajo se hace para cada día de la semana por lo cual es posible ingresar horarios de entrada y salida o jornadas de diferente duración para cada uno.
Es conveniente aclarar que no existen límites en cuanto a la cantidad de turnos que se pueden definir. Debido a esto, si existen empleados con jornadas laborales particulares, siempre será posible definir un turno específico que se ajuste a dichos empleados.
Además de los conceptos básicos propios de cada turno que se describen a continuación existe un conjunto de opciones avanzadas, una tabla de conversión de horas y opciones
de redondeo y control de entrada que se explicarán en el Capítulo 5.
En el Capítulo 5 - Turnos de trabajo se podrá ver también un ejemplo de la definición de turnos de trabajo con y sin horarios fijos.
3.7.2 - Conceptos básicos sobre la definición de TURNOS CON
HORARIOS FIJOS
Intervalos de trabajo
Los distintos segmentos de trabajo en los que se divide cada jornada laboral se denominan
Intervalos de trabajo. Todo el tiempo trabajado dentro de un mismo intervalo se liquida de la
misma manera, es decir con el mismo concepto de imputación. Los intervalos se definen a través de la hora de comienzo y de finalización, y un mismo día puede contener varios
Intervalos de trabajo.
Siguiendo el ejemplo anterior, la jornada de 08:00 a 16:00 horas constituye un intervalo de trabajo al cual normalmente se le imputa el concepto "Horas normales".
Además de los intervalos correspondientes a la jornada de trabajo es común definir otros intervalos que representan las horas extras que un empleado puede trabajar cada día. Estos intervalos también tendrán una hora de comienzo (por lo general coincidente con la de finalización de las horas normales) y una hora final que establecerá el máximo de horas que puede trabajar.
Si se observa el siguiente gráfico:
Se ve claramente que el día en cuestión posee dos intervalos definidos:
- El primer intervalo corresponde al de la jornada normal de trabajo y abarca una franja
horaria que va desde las 08:00 hasta las 16:00 horas.
- El segundo corresponde al intervalo de horas extras que el empleado podrá trabajar.
Se debe notar además que cuando la hora de finalización de una jornada laboral se prolonga mas allá de las 24:00 horas el sistema identifica que corresponde al día siguiente resaltándola con color rojo y marcándola con una letra "S" (día siguiente).
Intervalos obligatorios y no obligatorios
Cuando el empleado deba cumplir en forma completa con un intervalo de trabajo se dirá que este intervalo es obligatorio. Por otra parte si el empleado no está obligado a trabajarlo se dice que el intervalo es no obligatorio. Típicamente las horas correspondientes a la jornada normal de trabajo se definirán sobre un intervalo obligatorio mientras que las horas extras que el empleado pueda realizar se definirán en un intervalo no obligatorio.
Si el empleado no cumplimenta con el horario de definición de un intervalo obligatorio el sistema lo reportará en el Resumen de horas como una novedad de ausencia mientras que si el intervalo es no obligatorio no se reportará nada en el Resumen de horas. Asimismo, si se cumplimenta con la totalidad o parte de un intervalo el sistema lo reportará en el Resumen de
horas como una novedad de presencia (con la novedad "PRESENTE" si el intervalo es
obligatorio y con la novedad "EXTRAS" si el intervalo es no obligatorio).
Tolerancia
La tolerancia determina el lapso de tiempo dentro del intervalo de trabajo en el que no se reportarán las novedades de ausencia si las hubiere. Pasado este lapso, si el empleado no cumple con el horario de definición del intervalo y este último es obligatorio, el sistema reportará una novedad de ausencia en el Resumen de horas.
La tolerancia puede ser clasificada en dos tipos:
Tolerancia desde: es la tolerancia en minutos que el sistema aplica sobre la hora de
comienzo del intervalo antes de generar la novedad "ENT.TARDE" (ENTRADA TARDE).
Tolerancia hasta: es la tolerancia en minutos que el sistema aplica sobre la hora de
finalización del intervalo antes de generar la novedad "SAL.ANTES" (SALIDA ANTES). La aplicación de la tolerancia tiene sentido únicamente en intervalos obligatorios para contemplar situaciones especiales y evitar que el sistema genere novedades de ausencia cuando el incumplimiento del horario no sea significativo.
A modo de ejemplo considérese un empleado que por problemas de transporte llega muy frecuentemente unos minutos tarde. En este caso aplicar una Tolerancia desde de 10 minutos evitaría que el sistema reporte los retrasos en el Resumen de horas cuando éstos no superen esos 10 minutos.
Días laborables y feriados
En la página donde se define el esquema de trabajo para cada día de la semana, se encontrarán dos páginas internas llamadas "DIAS LABORABLES" y "DIAS FERIADOS". El proceso de datos utilizará para el cálculo de horas uno u otro esquema dependiendo si el día en proceso está declarado o no como feriado en la tabla Feriados (ver punto 5.2.10). De este modo el usuario podrá definir un esquema de trabajo diferente para los días feriados del mismo modo que lo hace para los días laborables.
Generalmente la jornada de trabajo de un día feriado tendrá la misma duración que la de el día laborable pero estará compuesta por un solo intervalo no obligatorio y con un concepto para imputación de "Horas extras al 100%", tal como se muestra en el ejemplo siguiente:
Duración nominal de la jornada
La duración nominal de la jornada determina cuantas horas se registrarán en el Resumen de
horas cuando se haya completado la jornada obligatoria de trabajo. Existen situaciones en las
que la duración nominal de la jornada y la duración real de la jornada pueden diferir por cuestiones de conversión de horas. Esto ocurre; por ejemplo, en la definición de turnos con horarios nocturnos donde cada 56 minutos de trabajo se considera como una hora, es decir que una jornada con una duración nominal de 8 horas tendrá una duración de 7:28 horas reales.
NOTA: La explicación detallada sobre el manejo de la opción Turnos de trabajo se describe
en el Capítulo 5.
3.7.3 - Conceptos básicos sobre la definición de TURNOS SIN HORARIOS
FIJOS
Jornada de trabajo
Como se dijo anteriormente, en este tipo de turnos sólo se fija la duración de la jornada de trabajo, por lo tanto, en la definición del esquema de trabajo para una jornada se debe indicar con que conceptos pagar las horas trabajadas de acuerdo al momento del día en que fueron realizadas, sin especificar si dichos intervalos son obligatorios o no ya que lo que aquí se controla es que el empleado cumpla la cantidad de horas definidas para la jornada principal. Existen dos tipos de jornadas:
Jornada principal: es la jornada dentro de la cual el empleado deberá cumplir en forma
obligatoria (si se encuentra habilitada la opción Reportar ausencias si no se completó la
jornada principal) con la cantidad de horas trabajadas que se especifica en la duración
de la jornada. De no cumplirse con lo anterior el sistema generará una Novedad de
ausencia
Jornada adicional: una vez que el empleado ha cumplido con la cantidad de horas
especificadas para su jornada principal, las horas adicionales que éste trabaje se imputarán de acuerdo a la definición de la jornada adicional. En otras palabras la jornada adicional sería el equivalente a la definición de las horas extras en los turnos con horarios fijos.
Como se muestra en el ejemplo siguiente ambas jornadas pueden diferir tanto en su rango de
Se verán ahora tres ejemplos para ilustrar los casos que se pueden presentar en base al esquema definido anteriormente y suponiendo que la duración de la jornada es de 8 horas y está definida como obligatoria:
Ejemplo 1) El caso mas simple es aquel en el que el empleado cumple solamente las 8 horas
definidas en la duración de la jornada dentro del intervalo de horas normales. Ejemplo:
Fichadas:
Entrada: 08:00 horas
Salida: 16:00 horas
Resumen de horas:
NOVEDAD CONCEPTO PARA
IMPUTACION INTERVALO DE HORAS
CANT. DE HORAS
PRESENTE Horas normales 08:00 a 16:00 8
Interpretación gráfica:
Ejemplo 2) Otro caso, y quizá el mas complejo, es aquel en el que el empleado trabaja mas de
8 horas pero en forma discontinua. Ejemplo:
Fichadas:
Entrada: 04:00 horas
Salida: 10:00 horas
Entrada: 19:00 horas
Resumen de horas:
NOVEDAD CONCEPTO PARA
IMPUTACION INTERVALO DE HORAS
CANT. DE HORAS
PRESENTE Horas normales 06:00 a 10:00 y 19:00 a 21:00 6
PRESENTE Horas nocturnas 04:00 a 06:00 2
EXTRAS Horas extras al 50% 21:00 a 02:00 5
Interpretación gráfica:
Ejemplo 3) El tercer caso es aquel en el que el empleado no cumple con la cantidad de horas
definidas en la duración de la jornada. Ejemplo:
Fichadas:
Entrada: 08:00 horas
Salida: 14:00 horas
Resumen de horas:
NOVEDAD CONCEPTO PARA
IMPUTACION INTERVALO DE HORAS
CANT. DE HORAS
PRESENTE Horas normales 08:00 a 14:00 6
SAL.ANTES Injustificado (en blanco) -- 2
Interpretación gráfica:
Estos ejemplos se realizaron para contemplar la mayor variedad de posibilidades pero no descartan la existencia de otras combinaciones.
Duración de la jornada
Determina la cantidad de horas que el empleado deberá trabajar dentro del horario de definición de la jornada principal para que el sistema considere que el día de trabajo ha sido completado.
Tolerancia de la jornada
Especifica los minutos de tolerancia para el cumplimiento de la totalidad de horas trabajadas que se indica en la duración de la jornada. Esta tolerancia la aplica el sistema luego de calcular la cantidad de horas trabajadas y antes de generar la novedad "SAL.ANTES" (SALIDA ANTES) si no se ha cumplido con la cantidad de horas de la jornada principal dentro del horario de definición de la misma.
Interpretación de los intervalos de trabajo
Como se dijo anteriormente en turnos de trabajo sin horarios fijos se define la cantidad de horas que el empleado debe trabajar (duración de la jornada) pero éste tiene libertad de ingresar a cualquier hora para cumplirlas. Sin embargo existen límites horarios para esa libertad que posee el empleado y éstos están dados conforme a los intervalos de trabajo que componen la jornada principal. Para los turnos sin horarios fijos el primer y el último intervalo de trabajo indican las horas tope de entrada y salida del personal de la empresa respectivamente.
Días laborables y feriados
La discriminación de intervalos entre días laborables y feriados tiene la misma interpretación que en los turnos con horarios fijos (ver explicación mas arriba).
Cantidad máxima de horas a contabilizar para la jornada adicional
Este valor determinará la cantidad máxima de horas que un empleado podrá trabajar dentro de la jornada adicional.
Si se supone un turno con este valor igual a 4 horas y un empleado trabaja 6 horas dentro de la jornada adicional, el sistema registrará en el Resumen de horas que el empleado trabajó 4 horas dentro de la misma y descartará las otras 2 horas por exceder el valor mencionado.
Duración nominal de la jornada
La definición es la misma que para la de turnos con horarios fijos (Ver explicación mas arriba).
NOTA: La explicación detallada sobre el manejo de la opción Turnos de trabajo se describe
en el Capítulo 5.
3.8 - Asignación de turnos de trabajo al personal
Los turnos de trabajo definen los horarios en los que el personal ejercerá sus funciones dentro de la empresa (ver explicación detallada en el punto anterior).
Cada turno es un grupo de intervalos de horas para cada día con su respectiva forma de pagarlas (Horas normales, Horas extras al 100%, etc.). Se pueden crear tantos turnos de trabajo como sean necesarios y luego ser asignados al personal de la empresa.
Los turnos de trabajo contienen información necesaria para que el sistema realice el proceso de datos y obtenga las horas trabajadas. Por ello es necesario asignar a cada empleado el turno de trabajo correcto antes de iniciar el procesamiento de la información.
La asignación de turnos de trabajo debe efectuarse empleado por empleado. No obstante el sistema posee una opción de Carga masiva de legajos que permite simplificar el proceso. Los turnos de trabajo pueden clasificarse, de acuerdo a la forma en que son asignados, en:
Turno de trabajo principal: Es el turno que se ha asignado al empleado desde la opción Legajos de personal del menú Entorno y que define el turno por defecto para el
empleado. Este turno permanecerá vigente hasta que sea modificado desde la misma opción o hasta que se asigne un turno manualmente (ver explicación mas adelante). Ejemplo: en el gráfico siguiente se ve la definición del turno principal de un empleado. Nótese que el mismo está designado a la mañana y que no tiene habilitados los turnos alternativos.
Turnos de trabajo alternativos: Se utilizan cuando un empleado puede trabajar en
distintos turnos pero no se tiene previo conocimiento en cual de ellos se lo requerirá cada día. Para aplicar este esquema de asignación los turnos alternativos deben estar bien diferenciados en cuanto a la hora de comienzo de la jornada obligatoria de cada uno. Típicamente se los podrá utilizar en aquellas empresas que poseen, por ejemplo, turnos mañana, tarde y noche los cuales no se superponen en el día, o bien solo lo hacen en un par de horas. Para especificar turnos alternativos para un empleado se deberá habilitar la opción Habilitar turnos de trabajo alternativos y luego agregar los mismos en la subtabla que aparecerá en la parte inferior. Debe tenerse en cuenta que para asignar turnos alternativos el empleado deberá tener cargado con anterioridad el turno principal. Ejemplo: en este caso al mismo empleado se le habilitó la opción de turnos alternativos y se le asignaron dos turnos de este tipo (tarde y noche).
Turnos de trabajo asignados manualmente: Cuando el empleado vaya a cumplir un
horario de trabajo diferente a los que se encuentran definidos en su legajo (turno principal y alternativos) y dicha situación sea temporal, es posible asignarle un turno de trabajo solo para el o los días involucrados. Una vez terminada dicha asignación el sistema asumirá que el empleado vuelve a su turno de trabajo habitual (el definido en el legajo). Esta asignación puede realizarse con anterioridad o bien luego de producido el cambio de turno para corregir los resultados obtenidos. En este último caso será necesario reprocesar los datos para actualizar el Resumen de horas del empleado.
Para asignar turnos manualmente se deberá utilizar la opción Asignación manual de
turnos del menú Novedades.
También puede usarse la asignación manual de turnos para definir esquemas de trabajo rotativos. Esta alternativa permite definir la secuencia de rotación de turnos y asignarlos día por día a cada empleado (ver explicación detallada en la opción Carga masiva de
horarios rotativos).
Ejemplo: En el siguiente gráfico se ve que el empleado "Aparicio, Daniel" tiene una asignación manual de turnos que va desde el día 01/06/2000 al día 12/07/2000. Se observa además una rotación de horarios para esta asignación ( 2 días turno mañana, 2 idas tarde, 2 días noche, 1 franco, 2 días turno mañana, etc.).
