Capítulo IV: Propuesta
4.14. Indicadores de gestión, como parte de un Proceso de Mejora Continua
Mediante los indicadores de gestión se obtiene un registro de orden numérico para correcto desarrollo y supervisión de los procesos. Estos indicadores no solo ayudan a determinar las falencias específicas que influyen en el normal desarrollo de cada etapa del flujo de importaciones.
Por ello son necesarios para el cumplimiento adecuado de cada etapa del proceso de importaciones, estos indicadores no se aplican en algunas organizaciones, considerado como un factor que para el área de importaciones es necesario dentro de su organización y que debe de ser considerados dentro de este proceso.
Estos factores comprenden no solo la parte de los procesos para su eficacia, sino que involucran al grupo humano que los ejecuta, es por ello que este departamento debería aplicar indicadores de seguimiento y evaluación al personal del área y así conseguir mayor
Para validar estos procedimientos los mismos que forman parte de la
retroalimentación tan conocida como FEED BACK y que es un factor determinante para la auto organización, ya que proporcionan información transmitida al conjunto de elementos involucrados en el sistema, esto es personal – procesos.
Otro factor importante debería ser la inducción al nuevo personal así se fomentará la participación de los colaboradores en los procesos de auto organización puesto que brinda al empleado el conocimiento y aprendizaje necesario para que al enfrentar situaciones
complejas y pueda tomar las decisiones oportunas incidiendo así en la flexibilidad y en la adaptación de la empresa a la problemática. Ambos componentes: los indicadores de evaluación o desempeño y la inducción al nuevo personal, responden a una de las
características de los sistemas complejos, a esto nos referimos a la auto organización, que ayuda a un individuo dentro de un sistema a enfrentar una situación de caos cuando conoce previamente como debe manejar el curso de los procesos en circunstancias de desorden.
Figura 20. Evaluación de gestión de riesgo
Fuente: Manual de Importaciones
Figura 21. Cronograma de actividades.
Fuente: Investigación de proyecto
Elaboración: Autora
ACTIVIDADES S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
1 Definicion de las caracteristicas del caos en las organizaciones 3 Definir cual es el problema central
4 Plantear el problema
5 Enunciar formulacion y sistematizacion
6 Definir objetivo general y especificos de la investigacion 7 Justificar la investigacion
8 Delimitar la investigacion 9 Formular hipotesis 10 operacionalizar las variables
11 Definir que otras investigaciones se han realizado sobre el tema 12 señalar en que contesto se realizara la investigacion.
13 investigar bibliografia sobre diferentes temas relacionados a la investigacion 14 estudiar que leyes afectan al proyecto de investigacion
15 Definir el tipo de investigacion
16 Definir la metodologia de la investigacion. 17 Definir los instrumentos de investigacion 18 Definir tipos de datos
19 Definir Poblacion y Muestra 20 formular cuestionario de preguntas 21 validar instrumento mediante expertos 22 realizar entrevista a jefe de importaciones 23 realizar entrevista agentes aduaneros 24 realizar entrevista agentes aduaneros 25 realizar entrevista agentes aduaneros 26 Tabular informacion
27 interpretar datos de la encuesta 28 resumir entrevistas
29 Justificar Propuesta
30 Definir objetivos de la propuesta 33 Analisis macroambiente 34 Realizar Analisis FODA
35 Investigar Vision, Mision del departamento de importaciones 36 Descripció el proceso de importacion de Almacenes De Prati S.A. 37 Decripcion del proceso de nacionalizacion de la mercadería.
38 Desarrollo de los puntos de bifurcaion en el proceso de nacionalizacion. 39 Indicadores de gestion
40 Formular Conlusiones y recomendaciones
Conclusiones.
El proceso de importación de mercancías es un sistema complejo que se ve afectado por factores como: conocimiento del importador de leyes, normativas y regulaciones.
La tecnología es una característica deseable en el proceso de despacho, existen un grupo menor de empresas que cuentan con un software especializado para la importación.
La administración tradicional está diseñada para atender sucesos previsibles pero no es tan apegada a la realidad cuando se trata ante hechos poco controlados por la organización. Por tanto es necesario un cambio de paradigma, no se trata de evitar el caos, sino de
entenderlo como un hecho inevitable, que permite el crecimiento de la organización.
Las organizaciones involucradas elaboran extensos y detallados planes estratégicos pero que debido a su rigidez, limitan la capacidad de la empresa para adaptarse a cambios en las condiciones iniciales.
La retroalimentación es un factor que incide en la modelación de la complejidad debido a su incidencia en la adaptación a nuevas condiciones del entorno.
En la mayoría de las organizaciones de la localidad no se realiza capacitaciones al personal de importaciones de forma periódica.
Enfocarse en el entendimiento de la teoría del caos permite utilizar el método JUST IN TIME con mayor confianza.
Recomendaciones.
Capacitación constante para los colaboradores de empresas dedicadas al retail y que intervienen en el proceso de importación, además de diseñar un plan de capacitación para los distintos miembros de la cadena logística.
Además se sugiere diseñar un sistema informático que permita a todos los miembros de la cadena logística, visualizar información en tiempo real. Es necesario que el plan estratégico se lo realice semestralmente y no anualmente.
Trabajar con operadores de comercio exterior que cuenten con un buen perfil de riesgos ante la SENAE y que además presten más servicios que solo nacionalizar la mercancía en zona primaria.
La teoría del caos indica que mientras existan un mayor número de subsistemas dentro del sistema, este se vuelve inestable. Es recomendable integrar al departamento de importaciones con el departamento de compras.
Es importante que se disminuya el número de autorizaciones en el procedimiento de importación ya que es un limitante el cual influye en los tiempos totales para la
nacionalización de mercancías.
Fomentar la comunicación entre todos los miembros de la cadena logística debido que esta genera valor. Se debe instaurar dentro de la política de importaciones que la orden de compra debe emitirse con de 60 días previo a la fecha de embarque.
Diseñar un plan de mejora continua, debido a la capacidad de este plan para adaptarse a nuevas condiciones del entorno las políticas del área de importaciones sean revisadas cada 6 meses, con la finalidad de que la empresa pueda adaptarse a cambios.
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Anexos
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS INGENIERÍA EN COMERCIO EXTERIOR
Entrevista a Expertos de Empresas
Entrevista a la Ing. Lucia Muñoz Gerente de importaciones de Almacenes De Prati S.A.
1. ¿Cuál es la procedencia de la mercadería importada?
2. ¿Qué característica debe tener un agente aduanero para ser socio estratégico de su organización?
3. ¿Cuál es el volumen de importaciones anuales?
4. ¿Cuál es el periodo de compra de mercancía importada?
5. ¿Cómo es el proceso de comunicación entre el área de compras e importaciones? 6. ¿Qué problemas ha evidenciado en los despachos aduaneros?
7. Considera usted que analizar la complejidad del despacho aduanero, permita diseñar estrategias innovadoras que disminuyan el tiempo y el costo en la nacionalización de la mercadería.
8. ¿Qué estrategias se implementaría desde su perspectiva? 9. Se capacita periódicamente al personal.
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS INGENIERÍA EN COMERCIO EXTERIOR
Encuesta Objetivo
Determinar la efectividad en cada etapa del proceso del despacho aduanero dentro de las organizaciones vinculadas con el comercio exterior.
Buen perfil de riesgo Mal perfil de riesgo
Indique la respuesta de su aceptación.
1.- ¿Se elabora un plan estratégico dentro de su organización? Si
No
2. ¿Dentro de su organización, indique el grado de importancia que se da a la planeación estratégica?
Importancia Alta Importancia media Alta Importancia media Importancia media baja Importancia baja
3. ¿Indique para que tiempo se planifica? 3 meses
6 meses 1 año
Si No
5. ¿Dentro de su organización se encuentran los procesos claramente definidos? Totalmente de acuerdo
De acuerdo Ni de acuerdo ni desacuerdo En desacuerdo Totalmente en desacuerdo
6. ¿La organización cuenta con la tecnología necesaria para realizar las actividades de agentes de aduanas? Totalmente de acuerdo De acuerdo Ni de acuerdo ni desacuerdo En desacuerdo Totalmente en desacuerdo
7. ¿Ante situaciones problemáticas, la organización cuenta con la comunicación oportuna que permita solucionar rápidamente el problema?
Totalmente de acuerdo De acuerdo Ni de acuerdo ni desacuerdo En desacuerdo Totalmente en desacuerdo
8. ¿Considera usted que la organización posee la capacidad de respuesta óptima para solucionar problemas que se presentan en los despachos aduaneros?
De acuerdo
Ni de acuerdo ni desacuerdo
En desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
9. ¿Sabe usted cuáles son sus funciones y responsabilidades? Si
No
10. ¿Cuáles considera usted son los aspectos más relevantes para tener despachos aduaneros eficientes? Conocimientos de leyes, normativas y regulaciones dentro de la organización
Comunicación efectiva con los demás OCES
Sistema informático
Recurso Humano capacitado