Informática (procesamiento de datos, información y comunicación)

Las funciones del área informática se relacionan con las operaciones de los sistemas de procesamiento de datos, de información y de

comunicación en la empresa. Debe velar por asegurar que la empresa disponga de las soluciones de sistemas y tecnologías de información, comunicación y procesado de datos más apropiadas para desarrollar su estrategia corporativa. Además, debe identificar y explotar las

oportunidades potenciales de negocio derivadas de las innovaciones producidas en el terreno de la informatización y la telecomunicación; así como procurar que la empresa las incorpore a sus procesos para

explotarlas.

Esta funcionalidad, además de conocedora de las tecnologías de la informatización y la telecomunicación, sobre todo en lo relativo a sus aplicaciones a las operaciones y a los procesos, debe ser conocedora de metodologías de desarrollo e implantación de proyectos multidisciplinares en relación a las distintas funcionalidades de la empresa, llevados al ámbito de la informática y la telecomunicación. Asimismo, debe ser conocedora de las actividades críticas del negocio con el mismo objetivo anterior.

Desarrollo de la informática en las empresas

Los objetivos buscados por las empresas a la hora de aplicar la

informática como herramienta de gestión son: automatización, ahorro de tiempo, confianza, veracidad, y rapidez.

Las empresas generan cantidades enormes de datos y, por lo tanto, grandes recopilaciones de información, la cual, por supuesto, debe ser veraz, objetiva y precisa: por ello mismo se necesita una forma eficiente de clasificarla y ordenarla, además de que sea fácil de verificar.

La informática aporta a la empresa información válida, exacta, completa, actualizada y oportuna que ayude a la toma de decisiones, y todo ello medido en términos de calidad, plazo y

coste.

Las actuaciones que debe contener la función informática son las siguientes:

- Sistemas: análisis, diseño, desarrollo, pruebas y capacitación para la implantación de los sistemas que requiera la organización.

- Redes: administración de la red central de la institución, así como de la red interna de bases de datos que se acceden a través de la red central. - Mantenimiento: mantenimiento tanto preventivo como correctivo

del hardware y softwarede la empresa.

- Administrativo: se encarga de gestiones ante la dirección, llevar el control de los servicios prestados a las subdirecciones, controla la asignación y distribución de recursos otorgados en concepto de informatización.

- Servicio: asesoramiento a usuarios y capacitarlos para que puedan aprovechar de la mejor manera posible la tecnología puesta a su disposición.

- Redes internas: se instalan en cada una de las diferentes unidades de negocio para el manejo de la propia información de las subdirecciones, y se interconectan a través de la red central.

- Red central: interconecta a las redes de las diferentes unidades de negocio para evitar duplicidad de datos para tener un mayor grado de seguridad en los accesos a la red.

La implantación de la red permite tener la posibilidad de compartir grandes cantidades de información a través de distintos programas y bases de datos de manera que sea más fácil su uso y actualización.

- Reduce e incluso elimina la duplicidad de datos.

- Permite utilizar la comunicación electrónica para enviar o recibir

mensajes de diferentes usuarios de la misma red e incluso de diferentes redes.

La red establece contacto con un servidor. De esta forma, el servidor provee de recursos estando accesibles para cada una de las

computadoras conectadas a la red. Permite mejorar la seguridad y control de información que se utiliza, permitiendo la entrada de

determinados usuarios, accediendo únicamente a cierta información o impidiendo la modificación de diversos datos.

2.4.8. Operaciones (productivas y logísticas)

Para poder generar los productos que los clientes demandan, las empresas necesitan consumir muy diversos tipos de recursos: desde materias primas a energía, recursos humanos o tiempo de máquina. Por tanto, para poder generar esos outputs cuando sean requeridos, todos esos recursos necesarios deben estar disponibles para su uso en el momento preciso. Es aquí donde radica uno de los principales problemas de la gestión de la producción: cómo organizar el sistema de modo que el coste global sea el menor posible.

2.4.8.1. Gestión de inventarios

Estar preparados para poder disponer de los recursos necesarios cuando hagan falta pasa, sin duda, por disponer de un cierto nivel de ellos en exceso que pueda absorber las incertidumbres que rodean todo proceso productivo y logístico real (material defectuoso, averías en las máquinas). Es a ese conjunto de recursos, que todas las empresas tienen a la

espera de ser utilizados cuando sean requeridos, a lo que se denomina inventarios o bien stock.

El problema pasa por determinar para cada recurso o artículo cuál es su nivel de inventario ideal (es decir, cuántas unidades se tienen que

mantener del mismo para ser usadas cuando sea preciso, bien en

definir la política de inventarios para un determinado recurso, artículo o producto.

El nivel de inventario que de un producto se tenga viene directamente condicionado por la reposición que de este se haga, es decir, por la frecuencia con que se hagan los pedidos, y por las cantidades que en cada pedido se ordenen. Por lo tanto, una política de inventarios queda perfectamente definida cuando se da respuesta a estas dos preguntas: ¿cuándo se debe emitir un pedido para un determinado producto? y ¿qué cantidad se deberá pedir cada vez que se emita un pedido?

Respondiendo al cuándo y al cuánto se tendrá definida totalmente la política de inventarios para cada producto.

Entre los procedimientos para dar respuesta a esas dos preguntas, el más utilizado es el denominado sistema de 'punto de pedido-lote óptimo'. Según este procedimiento, basta con determinar dos parámetros: el punto de pedido (r) el cual va a determinar el momento en que se hará el pedido al establecer que ese momento será cuando el nivel de

existencias en el almacén caiga por debajo del nivel r y el lote óptimo (Q), que será la cantidad que se pedirá siempre que haya que emitir un

pedido.

Según ese procedimiento, se podrían ir monitorizando las existencias del producto en el almacén, y en el momento en que caigan por debajo del nivel r es el momento en que se pedirán Q nuevas unidades del

producto; un tiempo después, l (tiempo de suministro), llegará ese pedido, que hará incrementar de nuevo el nivel de existencias.

Figura 2.20: Sistema (r,Q) de gestión de inventarios1.

Una primera reflexión, que es preciso realizar en cuanto al esfuerzo necesario para gestionar los inventarios, es que no todos los productos requieren el mismo nivel de dedicación por parte de los gestores. No parece lógico dedicar el mismo tiempo a un producto de muy bajo precio y que se mueve en cantidades pequeñas, que a otro que anualmente representa muchos miles de euros para la empresa.

En este sentido, en los años 50 se introdujo un procedimiento de clasificación de los productos en función del valor anual que cada uno mueve.

Multiplicando el precio unitario de cada producto por el número de unidades anuales almacenadas, se obtiene un valor que permite

clasificar los artículos por su importancia, según el orden decreciente de dicho valor anual. Esta clasificación se denomina clasificación ABC (o de Pareto) y se basa en que observaron que en los almacenes un pequeño porcentaje de los productos representaban un gran porcentaje del valor anual (llegaron a la aproximación de que un 20% de los artículos

representan un 80% del coste anual en inventarios, un 30% el 15%, y el restante 50% de los productos sólo el 5% del coste del stock).

Así establecieron que ese primer 20% de productos (clase A) debería recibir una atención especial, pues un pequeño ahorro en su gestión representaría una cantidad importante de dinero, mientras que los tipo C (el 50% que sólo representa un 5% del coste total) podrían ser

sobredimensionados, gestionándose a través de técnicas menos elaboradas.

Figura 2.22: Evaluación de las existencias cuando se supone determinismo y tasa de consumo constante3.

L días antes de que se vayan a agotar las existencias se debe emitir el pedido, y además el tiempo entre pedidos será igual a T=Q/D (tiempo de ciclo). Obsérvese igualmente que el tiempo de ciclo es la inversa del número de veces que se hacen pedidos al año N=1/T=D/Q. A lo largo del año se tendrá como inventario medio la cantidad Q/2.

El coste total (al año) será la suma de los costes anuales de posesión, es decir Cp·(Q/2), más los anuales de emisión, es decir, Cl·(D/Q). Por tanto, la función a minimizar será la Cta(Q) = Cp·(Q/2) + Cl·(D/Q), cuyo mínimo, tras hallar la primera derivada e igualarla a cero, se alcanza en el valor:

Esta fórmula, denominada fórmula de Wilson, es la fórmula básica de la gestión de inventarios, y permite determinar el tamaño óptimo de los lotes cuando se está en un entorno determinista y sin estacionalidad. Para determinar el segundo parámetro del sistema punto de pedido-lote óptimo, el valor r, basta con observar en la figura 2.21 que el momento en que hay que emitir el pedido es justamente cuando queden

existencias para l días. Por tanto, si l está expresado en días y D/365 es el consumo diario, será r=D·l/365.