Integración empresarial: Información, Comunicación y

Conocimiento (ICC)

O B J E T I V O

- Conocer la forma de integrar toda la organización empresarial, así como de obtener medios (información) y gestionarlos para regular y controlar la actividad de la empresa.

4.1. Información (y datos) en la

empresa

En apenas cincuenta años la información procesada por los

computadores ha pasado de ser un medio de control para convertirse en un recurso estratégico de primer orden con el que mejorar la capacidad competitiva de las empresas.

Con el objeto de competir con éxito en un medio tan agresivo y cambiante como el entorno empresarial, las empresas precisan de

información cada vez más sofisticada, plural y fácilmente accesible, para cuya explotación han de utilizar unos métodos de análisis cada vez más complejos, los cuales son desarrollados por los profesionales de la estadística, la econometría y la investigación operativa.

Se requiere el manejo de grandes volúmenes de información y datos para seguir de cerca la evolución del negocio.

Los datos son el conjunto de elementos numéricos, alfanuméricos, hechos y fechas relacionadas. En la empresa se representan como registros estructurados de transacciones.

La información es un conjunto de datos dotados de relevancia y propósito, crucial y necesaria para la coordinación de las actividades: - Los flujos de información para realizar las actividades de ventas, cobros, reposición del material del almacén, especificación de los

productos, lanzamiento de las órdenes de producción, entre otras actividades de la empresa.

- Hay una relación entre áreas funcionales, basada en el tráfico de

información. Dicha información sirve para la integración y para la toma de decisiones en los diferentes niveles jerárquicos.

- Las actividades de una empresa forman parte de sus procesos y sirven para conseguir sus objetivos. Los flujos de información apoyan las

actividades, permiten su mejora y la de los procesos de negocio.

4.2. Comunicación en la empresa

Se requiere comunicación con todos los clientes involucrados en los procesos empresariales, los clientes internos y los clientes externos, con los proveedores. También se requiere la comunicación en la empresa para integrar actividades y procesos.

Relacionando e integrando el concepto de información dentro del de comunicación, la comunicación es en un mensaje - información-, con un emisor y un receptor, cuyo propósito es informar al receptor para que éste modifique su percepción sobre

un hecho.

4.3. Conocimiento en la empresa

El conocimiento es una mezcla de experiencias, valores, información contextualizada y percepciones de un experto humano que proveen un marco para evaluar e incorporar nuevas experiencias e información. Se origina y es aplicada en las mentes de los conocedores.

La empresa, su organización y cada una y el total de las personas que la componen, trabajan mediante conocimiento.

La intervención humana es indispensable para que se produzca el

conocimiento. Se distinguen dos tipos de conocimientos: el conocimiento explícito y el tácito o implícito. El explícito es aquel conocimiento que es procesado por las mentes de los conocedores y que ha quedado

plasmado en rutinas organizativas, procesos, prácticas o normas. Este conocimiento pertenece a las organizaciones. El conocimiento tácito es aquel que permanece en las mentes de los expertos humanos y que se llevan a casa cuando salen de trabajar. Este conocimiento no pertenece a las organizaciones.

En este sentido, los llamados trabajadores del conocimiento (directivos, ejecutivos), poseen, generan y comparten conocimiento en su labor diaria.

La empresa puede poseer muchos conocimientos; sin embargo, no todos los conocimientos son generadores de ventajas competitivas. Existen conocimientos fundamentales que añaden valor a la organización y generan o producen beneficios, ya sean

tangibles o intangibles.

A la conversión del conocimiento en algo valioso, como un producto de conocimiento, es a lo que se conoce como un activo intelectual o

intangible. Y el capital intelectual es el conjunto de conocimientos: formación, inteligencia, capacidad y habilidades del personal de una organización.

Cabe mencionar el papel del desarrollo de las competencias, así como también recordar cómo se puede alcanzar dicho desarrollo. El desarrollo de las nuevas competencias debe reconocer la función de las personas, de los equipos, y de toda la organización. Su papel se basa en el proceso por el cual la excelencia individual, el conocimiento científico, la

creatividad y la imaginación se transforman en experiencia (pericia o habilidad) de equipo y en capacidad organizativa. Este desarrollo de competencias se puede lograr si el esfuerzo se centra en el aprendizaje tanto a nivel individual o de grupos, como para la organización en su conjunto. El desarrollo y progresión de las nuevas competencias se resume, en la figura 4.1.

Figura 4.1: Progresión de las competencias1.

Dicho desarrollo no está exento de dificultades, tanto las intelectuales, propias de una adecuada gestión de los conocimientos explícitos y tácitos, como otras de carácter organizativo, producidas por

determinadas barreras tecnológicas, culturales y psicológicas. Las competencias requeridas ajustadas a las necesidades actuales deben enfocarse en los siguientes cuatro puntos destacables (Prahalad, 1998):

1. Una visión en la socialización extensa dentro de la organización.

Además de la formación en competencias interpersonales, debería existir una formación en competencias interculturales. Los directivos deben tratar con cuatro niveles de diversidad: la raza, el género, la cultura, y el intelecto.

2. El desarrollo de aptitudes lingüísticas. El idioma es un aspecto fundamental en la transferencia de competencias. Es evidente que el conocimiento tácito no se puede transferir fácilmente si existen barreras lingüísticas.

3. Una documentación -pero no una burocracia- es fundamental para realizar la translación de lo explícito a lo tácito. Esto significa que debe

existir una preocupación sobre los criterios y estandarizaciones. Existe, básicamente, una necesidad de marco de gestión común y compartido. La presencia de trabajadores abiertos, proactivos, creativos, que aportan nuevas ideas facilita el desarrollo de una cultura innovadora, pero no es suficiente. La empresa debe establecer un entorno, canales de

comunicación, participación, confianza y recompensas que favorezcan la interacción entre estos trabajadores y que facilite la aportación del

conocimiento individual y se produzcan sinergias y aprendizaje a nivel del grupo. Esto se produce mejor en empresas con estructuras horizontales, es decir organigramas que disminuyen al máximo la jerarquía y que distribuyen la responsabilidad y autoridad a toda la plantilla

(empowerment).

Las empresas innovadoras son organizaciones que aprenden, learning organizations. Disponen de mecanismos o dinámicas formales y tácitas que les permite aprender de sus experiencias de éxito y de fracaso, aprenden realizando el trabajo del día a día (learning-by-doing). Son empresas abiertas a nuevas ideas que aprenden a través de la interacción (learnig-by-interacting) interna y con el entorno, a nivel

individual y como grupo. Tienen conciencia individual y colectiva de que deben mejorar a través del aprendizaje y crean mecanismos para ello, aprenden a aprender (learning-to-learning). Implantan mecanismos de adquisición, creación, difusión y utilización del conocimiento. Son

empresas que crean o participan en redes de concurrencia, cooperación y colaboración con proveedores, clientes, organizaciones del

conocimiento (universidades, centros tecnológicos, consultores, oficinas de transferencia de los resultados de la investigación, entre otros).

Si se tiene en cuenta que la innovación supone siempre la

transformación de un nuevo conocimiento en nuevos productos, servicios o procesos, la relevancia de la existencia de este tipo de cultura es obvia. Así, en cualquier caso, el conocimiento en la organización constituye una de sus principales fuentes de ventajas competitivas, y dado que su origen reside en las mentes de las personas, no siempre puede estar donde y cuando es necesario para la organización.

Por tanto se requiere la gestión del conocimiento, para ocuparse de la identificación, captura, recuperación y evaluación del conocimiento

reside en la organización pueda ser utilizado por quien lo necesite para actuar de manera adecuada en cada momento.

La gestión del conocimiento es la gestión del capital intelectual en la organización, con la finalidad de añadir valor a los productos y

servicios que ofrece la organización en el mercado y de diferenciarlos competitivamente.

Los factores que han facilitado la aparición del concepto de gestión del conocimiento son:

- El desarrollo tecnológico, que facilita enormemente la gestión del capital intelectual.

- La creciente concienciación por parte del mundo empresarial de que el conocimiento es un recurso clave en aquellas sociedades y

organizaciones en las que la información es abundante, en gran medida gracias a Internet en general y a los sistemas y tecnologías de

información y comunicación en particular.

1

Fuente: Prahalad y Bueno, 1998.

4.4. Sistemas de ICC empresariales:

SI/TIC

4.4.1. Sistemas de ICC en la organización

Para gestionar la información, los datos, la comunicación y el

conocimiento en la empresa se requieren de sistemas, herramientas y tecnologías que permitan capturar, procesar, almacenar y distribuir información.