La contabilidad de costos es un sistema de información que mediante un proceso recopila, organiza, clasifica, analiza y registra en términos de dinero, y en forma cronológica, todos los hechos económicos de un ente, relacionados con la producción de bienes o la prestación de servicios. Como todo sistema de información, la contabilidad de costos es utilizada para los siguientes fines:
Determinar el costo de producir un artículo con el fin de determinar su precio de venta. Aunque quien realmente termina por imponer el precio es el mercado, mediante la libre oferta y demanda de un producto o servicio. Determinar el costo de los inventarios de productos en proceso y terminados, para una adecuada elaboración del Balance General.
Determinar el costo de los productos o servicios vendidos, con el fin de calcular la utilidad o pérdida en el periodo y preparar correctamente el Estado de Resultados.
Servir como una herramienta útil a la administración para la planeación, control sistemático de los costos de producción y una correcta toma de decisiones.
Servir de fuente de información estadística de costos para estudios económicos y toma de decisiones.
El costo se define como las erogaciones y causaciones efectuadas en el área de producción, necesarios para fabricar un artículo o prestar un servicio,
cumpliendo con el desarrollo del objeto social propuesto por la empresa y deben generar un beneficio futuro.
En las empresas manufactureras o en las de prestación de un servicio, las erogaciones y causaciones efectuadas en cada una de las divisiones se denominan así:
En producción, se les denominan costos; en administración, se les denominan gastos y en ventas, se le denominan gastos.
Existen diferencias entre los costos y los gastos ocasionados por un ente económico, las cuales pueden ser:
Los costos se representan en el Balance General como inventario de productos terminados o en proceso, mientras que los gastos son consumidos por el período en el Estado de Resultados.
Los costos tienden a incrementar el capital de trabajo de un ente económico, mientras que los gastos tienden a disminuir el patrimonio.
Los costos son generadores potenciales de ingresos, mientras que los gastos no son generadores de ingresos, sino que ayudan a contribuir en la generación de ingresos.
Los costos, representados en el costo de ventas, disminuyen las ventas para hallar la utilidad bruta en ventas, mientras que los gastos disminuyen a la utilidad bruta en ventas para hallar la utilidad operacional.
Los costos tienen que ser recuperados para darle vigencia futura a la empresa, mientras que los gastos no son recuperados, porque son consumidos en ese período.
Los costos tienen fuerza de acción futura, mientras que los gastos son consumidos y no generan acción futura.
Los costos son una inversión y como tal generan beneficios, mientras que los gastos no son una inversión y no generan beneficios.
Los sistemas de costos se clasifican de la siguiente manera:
Según la manera de cómo se elabora un producto o se presta un servicio, los costos pueden ser:
Costos por órdenes específicas de producción. Se utilizan en aquellas empresas que operan sobre pedidos especiales de clientes, en donde se conoce el destinatario de los bienes o servicios y por lo general el cliente es quien define las características del producto y los costos se acumulan por lotes de pedido. Normalmente, la demanda antecede a la oferta y por lo tanto a su elaboración; los productos no son de consumo masivo.
Costos por Procesos continuos de producción. Se utiliza en aquellas empresas que producen en serie y en forma continua, donde los costos se acumulan por departamentos, son costos promedios, la oferta antecede a la demanda y se acumulan existencias de productos terminados en un inventario. Los productos son de consumo masivo.
Costos por Ensamble. Es utilizado por aquellas empresas cuya función es armar un producto con base en unas piezas que lo conforman, de acuerdo con especificaciones de un productor, sin hacerle transformación estructural al bien.
Los costos de un producto o un servicio, según la época en que se calculan o determinan, pueden ser:
Costos Históricos. Llamados también reales, son aquellos en los que primero se produce el bien o se presta el servicio y posteriormente se calculan o determinan los costos. Los costos del producto o servicio se conocen al final del período. Este sistema tiene sus desventajas porque para conocer el costo real de un producto o servicio se tiene que elaborar, al final del ciclo contable, los estados financieros.
Costos Predeterminados. Son aquellos en los que primero se determinan los costos y luego se realiza la producción o la prestación del servicio. Se clasifican en:
Costos Estimados. Son los que se calculan sobre una base experimental antes de producirse el artículo o prestarse el servicio, y tienen como finalidad pronosticar en forma aproximada, lo que puede costar un producto para efectos de cotización. No tienen base científica y por lo tanto al finalizar la producción se obtendrán, por lo general, diferencias grandes que muestran la sobre aplicación o sub-aplicación del costo, que es necesario corregir para ajustarlo a la realidad. En este sistema los costos reales de producir un artículo o prestar un servicio se conocen al final del período.
Costos Estándares. Se calculan sobre bases técnicas para cada uno de los tres elementos del costo, para determinar lo que el producto debe costar en
condiciones de eficiencia normal. Su objetivo es el control de la eficiencia operativa. Los costos de producir un artículo o de prestar un servicio se conocen antes de iniciar el período.
Los costos, según la forma como ocurren en la producción, pueden ser: Costos fijos. Son aquellos en los que la empresa incurre durante un período, haya o no producción. Ejemplo: La depreciación por línea recta, la depreciación por dígitos decrecientes, arriendos, mantenimiento, etc. Costos variables. Son aquellos que aumentan o disminuyen en una forma directamente proporcional al volumen de producción; esto es, si la producción aumenta el costo variable también aumenta en esa misma proporción. Ejemplo: El costo de la materia prima y los materiales directos, el costo de la mano de obra directa, el costo de la materia prima indirecta, la depreciación por horas máquinas y/u horas hombre, etc.
Costos semivariables. Son aquellos que aumentan o disminuyen en una forma independiente al volumen de producción, y tienen una parte fija y una parte variable. Ejemplo: El servicio telefónico.
Los costos, según la metodología que utilice la empresa para valorizar un producto o servicio, pueden clasificarse así:
Costeo real. Es aquel en el cual los tres elementos del costo – materiales, mano de obra e indirectos de fabricación - se registran en la contabilidad a valor real, tanto en el débito como en el crédito.
Costeo normal. Es aquel en el cual los costos de materiales y mano de obra se registran en la contabilidad al real y los costos indirectos de fabricación con base en unos presupuestos que elabora la empresa de una manera confiable y técnica.
Costeo estándar. Es aquel en el cual los tres elementos – materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación – se registran en la contabilidad, tanto en el débito como en el crédito a costo estándar, esto es, con base en valores que sirven de patrón o modelo para la producción.
El costo de un producto o de un servicio prestado puede valorarse dependiendo del tratamiento que se le den a los costos fijos y variables dentro del proceso productivo. Se clasifica así:
Costeo por absorción. Es aquel donde los costos variables y fijos entran a formar parte del costo del bien producido o del servicio prestado.
Costeo variable. Llamado también directo o marginal, es aquel en donde los costos variables únicamente forman parte del costo del producto. Los costos fijos se llevan como gastos de fabricación del período, afectando el resultado del respectivo ejercicio.
Todo bien producido está compuesto por tres elementos que son: Costo de los materiales directos, costo de la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación.
Costo de los Materiales Directos. Representa el valor de los elementos que pueden ser identificados, medidos y valorizados exactamente en una sola unidad de producto terminado, o en un servicio prestado.
Costo de la Mano de Obra Directa. Son los salarios y prestaciones y demás pagos que la empresa hace a los operarios y por los operarios que realizan labores reales o propias de producción, esto es, que transforman las materias primas o los materiales en un producto totalmente terminado o que prestan un servicio.
Costos Indirectos de Fabricación. Lo integran todas aquellas erogaciones que siendo necesarias para lograr la producción de un artículo no es posible determinar en forma precisa la cantidad que corresponde a la unidad producida. Los Costos Indirectos de Fabricación o Carga Fabril son absorbidos por la producción en forma de prorrateo, de acuerdo con las bases de prorrateos que se asignen en el proceso. A su vez se subdividen en: Costos de los materiales indirectos. Representa el valor de aquellos elementos que no se pueden identificar algunas veces, ni cuantificar y valorizar exactamente en una unidad producida o en un servicio prestado. Costos de mano de obra indirecta. Son los salarios y prestaciones y demás pagos que la empresa hace al empleado y por el empleado que no realiza labores propias de producción, esto es, que no transforma la materia prima o los materiales en un producto totalmente terminado o no presta el servicio, sino que presta asesoría o apoyo a la producción.
Otros costos. Son aquellos costos diferentes al de los materiales indirectos y al de la mano de obra indirecta necesarios para producir.
En el tratamiento de los costos se manejan una serie de fórmulas, las cuales son:
Costo Primo. Es la sumatoria de los costos de material directo y la mano de obra directa. Se llama primo por cuanto son primeros en la producción. Costo de conversión. Es la sumatoria de los costos de mano de obra directa y la carga fabril o costos indirectos de fabricación. Se le llama así porque la mano de obra directa y la carga fabril transforman la materia prima o a los materiales en un producto totalmente terminado y apto para la venta. Costos de producción. Es la sumatoria de los tres elementos del costo incurridos en un período determinado, y son: materiales directos, mano de obra directa y carga fabril.
Costo total de productos en proceso. Es la sumatoria de los costos de producción y los costos del inventario inicial de productos en proceso. Costo del producto terminado. Es la sumatoria de los costos de producción con el costo del inventario inicial de productos en proceso, menos el costo del inventario final de productos en proceso.
Costo total de productos terminados. Es la sumatoria del costo del producto terminado con el costo del inventario inicial de productos terminados. Costo de los productos vendidos (Costo de ventas). Es aquel que nos informa cuanto valió producir el bien o prestar el servicio que se vendió. Está dado por la sumatoria del costo del producto terminado con el costo del inventario inicial del producto terminado, menos el costo del inventario final de producto terminado.
Costo total de producción y venta. Es la sumatoria del costo de ventas con los gastos de operación.
Precio de venta. Para establecer el precio de ventas la administración de la empresa utiliza las fórmulas del costo, agregándole a los costos los gastos de operación y la utilidad deseada, pero siempre teniendo como referencia el precio del mercado, ya que realmente quien determina el precio de un producto es la fuerza del mercado.