INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD: Fondo Complementario Previsional Cerrado de los Docentes de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo.

COMPONENTE: Información y Comunicación

ALCANCE: Información

FECHA: 05 de febrero 2010

MOTIVO DEL EXAMEN: Determinar el grado de confiabilidad de la información financiera y no financiera, relacionada con las operaciones a fin de que respondan las expectativas tanto internas como externas.

2.4.4.1 INFORMACIÓN

Nº PREGUNTAS DIREC. OPERAC. OBSERVACIONES

SI NO SI NO

1 ¿En un determinado proceso se identifica, captura, procesa y comunica

información pertinente en la forma y tiempo indicado? 1 1

2 ¿La información es recopilada mediante sistemas de información? 1 1 Sistema contable TMAX y sistema de administración de

préstamos y cesantía.

3 ¿Se coordina los sistemas de información con información externa? 1 1 Especialmente con factores económicos.

4 ¿Se utilizan reportes para brindar información en las diferentes áreas de la

entidad? 1 1

5 ¿El flujo informativo circula en sentido horizontal, transversal, ascendente y

descendente? 1 1

6 ¿Se cumple con informar de los resultados de las operaciones a la Asamblea

General? 1 1

Cada semestre se informa resultados a la, además los estados financieros son aprobados por la Asamblea General que es la máxima autoridad de la entidad.

7 ¿La información interna es base confiable para la toma de decisiones? 1 1

TOTAL 7 0 7 0 14

CP= CT = 14 = 100% CP 14

Confianza = 100% Riesgo = 0%

REALIZADO POR: FECHA:

L.P.LL.M. 05-02-10

REVISADO POR: FECHA:

L. Paulina Llerena M. Página 119

CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

La información dentro de la entidad es procesada de manera oportuna, es recopilada por los sistemas de información contable TMAX y sistema de administración de préstamos y cesantía, está

coordinada con información externa

especialmente económica. La información circula a nivel global de la entidad, emitiendo información interna confiable para la toma de decisiones.

Se debe mantener el nivel de información implementado, con la operación del nuevo sistema informático se mejorará mucho más la información a fin de que se emita información confiable con el menor de esfuerzo.

L. Paulina Llerena M. Página 120

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD: Fondo Complementario Previsional Cerrado de los Docentes de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo.

COMPONENTE: Información y Comunicación

ALCANCE: Comunicación

FECHA: 05 de febrero del 2010

MOTIVO DEL EXAMEN: Apoyar la difusión y sustentación de los valores éticos, así como los de su misión, políticas, objetivos y resultados de la gestión para que la comunicación sea eficiente dentro y fuera de entidad y se tomen decisiones en conjunto que beneficien la entidad.

2.4.4.2 COMUNICACIÓN

Nº PREGUNTAS DIREC. OPERAC. OBSERVACIONES

SI NO SI NO

1 ¿Los datos que recibe todo el personal son comunicados con claridad y

efectividad? 1 0

En el área operativa no se comunica mediante medios escritos, pero las indicaciones son claras.

2 ¿Existen canales abiertos de comunicación de abajo hacia arriba y arriba

hacia abajo dentro de la entidad? 1 1

3 ¿La administración mantiene actualizada a la Asamblea General del

desempeño y/u ocurrencias de la entidad? 1 1 Mediante rendición de cuentas semestrales.

4 ¿Se comunican los aspectos relevantes del control interno en la entidad y

sus responsabilidades? 1 1

5 ¿Existe comunicación abierta con los auditores externos? 1 1

6 ¿Los comprobantes de egreso son revisados inmediatamente por

contabilidad? 1 1 Se revisa y se comprueba la validez y exactitud.

TOTAL 6 6 12

CP= CT = 11= 92% CP 12

Confianza = 92% Riesgo = 8%

REALIZADO POR: FECHA:

L.P.LL.M. 05-02-10

REVISADO POR: FECHA:

L. Paulina Llerena M. Página 121

CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

La comunicación de la entidad fluye de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba de forma eficiente, en el área operativa no se comunica de forma escrita lo que puede caer en mala interpretación de la indicaciones o la falta de su cumplimiento, existe una buena comunicación con el auditor externo, y los documentos son revisados por contabilidad a fin de valorar su validez y exactitud de no ser así se devuelven para su rectificación.

Buscar un sistema de información escrita para dar a conocer las indicaciones al personal operativo esto evitará la mala interpretación de las indicaciones. La comunicación con los auditores es importante mantener ya que proporcionan recomendaciones a fin de mejorar el sistema de control de la entidad.

L. Paulina Llerena M. Página 122

2.4.5 MONITOREO

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD: Fondo Complementario Previsional Cerrado de los Docentes de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo.

COMPONENTE: Monitoreo

ALCANCE: Actividades de Monitoreo

FECHA: 05 de febrero del 2010

MOTIVO DEL EXAMEN: Determinar si las actividades de monitoreo sobre la efectividad del control interno son prácticas y seguras en las operaciones diarias de la entidad.

2.4.5.1 ACTIVIDADES DE MONITOREO

Nº PREGUNTAS DIREC. OPERAC. OBSERVACIONES

SI NO SI NO

1 ¿Se supervisa al personal en las actividades regulares que

desempeña? 1 1

2 ¿Se realiza verificaciones de registros con la existencia física de los

recursos? 1 1

3 ¿Se analizan los informes de auditoría? 1 1 Para su posterior implementación.

4 ¿El gerente realiza una evaluación por sus medios para verificar la

situación de la entidad? 0 0

Únicamente en coordinación con el personal, se realiza la evaluación administrativa.

5 ¿Se compara los resultados esperados con los resultados

planteados? 1 1

6 ¿Se comparan los resultados con los de otras entidades similares? 0 0 No se dispone de información de entidades similares, además las condiciones son diferentes.

TOTAL 4 0 4 0 8

CP= CT = 8 = 92% CP 12

Confianza = 67% Riesgo = 33%

REALIZADO POR: FECHA:

L.P.LL.M. 05-02-10

REVISADO POR: FECHA:

L. Paulina Llerena M. Página 123

CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

Se supervisa al personal en las funciones que realiza a fin de que las operaciones se realicen de forma eficiente y se comuniquen oportunamente las deficiencias presentadas, las recomendaciones de auditoría son tomadas en cuenta y lo más importante son implementadas en bien de la institución.

El gerente no realiza evaluación por sus medios sino que estas son realizadas con el apoyo del personal lo que se denomina la evaluación administrativa, no se comparan resultados con los de otras entidades de igual naturaleza ya que las condiciones son diferentes tanto en aportes, numerosa de partícipes, etc.

Se debe garantizar que la administración conozca oportunamente las deficiencias a fin de tomas acciones ante los hallazgos. El gerente debe tratar de evaluar bajo otros parámetros la eficiencia de la entidad, se deberá también analizar los informes financieros internos con los resultados de otros fondos complementarios ya que a pesar de poseer diferentes condiciones pueden ser comparables a fin de lograr mejor posicionamiento en resultados obtenidos.

L. Paulina Llerena M. Página 124

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD: Fondo Complementario Previsional Cerrado de los Docentes de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo.

COMPONENTE: Monitoreo

ALCANCE: Reporte de Deficiencias

FECHA: 05 de febrero del 2010

MOTIVO DEL EXAMEN: Comunicar las debilidades y oportunidades de mejoramiento del sistema de control, junto con la magnitud del riesgo y la probabilidad de ocurrencia. 2.4.5.2 REPORTE DE DEFICIENCIAS N º PREGUNTAS DIREC. OPERAC. OBSERVACIONES SI NO SI NO

1 ¿Se consideran los informes provenientes de fuentes externas para

valorar el sistema de control interno? 1 1 Principalmente de Auditoría Externa

2 ¿Se comunica los hallazgos de deficiencias a los superiores inmediatos

y a los responsables de la función o actividad implicada? 1 1

3 ¿Cuándo los hallazgos cruzan los límites organizacionales, se informa al

Consejo Administrativo para que se tome las medidas necesarias? 1 0

El área operativa comunica los hallazgos hasta la gerencia para que se los comunique a los miembros del Consejo de Administración.

4 ¿Se cumplen las recomendaciones de auditoría, en beneficio de

mejorar en control interno? 1 1

Se trata de implementar totalmente las recomendaciones de auditoría. TOTAL 4 3 0 7 CP= CT = 7 = 88% CP 8 Confianza = 88% Riesgo = 12%

REALIZADO POR: FECHA:

L.P.LL.M. 05-02-10

REVISADO POR: FECHA:

L. Paulina Llerena M. Página 125

CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

Se considera los informes de fuentes externas principalmente los de auditoría para mejorar la eficiencia del sistema de control interno, el área operativa informa lasa deficiencias hasta el gerente a fin de que lo comunique a los miembros del Consejo de Administración.

Se debe implementar de forma total las recomendaciones propuestas por auditoría ya que estas son enfocadas al mejoramiento del sistema de control de la entidad.

L. Paulina Llerena M. Página 126