FASE DE INFORME
11.2. EL INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
En el proceso sistemático de la auditoría, tras la correcta realización de las actividades previstas en la fase de ejecución, se debe elaborar el infor- me de la auditoría, el cual es un producto que representa el resultado del examen realizado.
En la fase del informe es en la que el auditor expresa en forma escrita, el papel y los resultados derivados de aplicar los procedimientos analíticos, se
explican los hallazgos determinados, su condición, criterio, causas y efectos, y se expresan las conclusiones de la auditoría, así como las recomendaciones al ente auditado.
Hasta este momento, de las fases de planeación y de ejecución de la auditoría, se han concretado los siguientes resultados, que son insumos para la fase de informe:
• Análisis organizacional para la auditoría de gestión (conocimiento de la entidad, información relevante y evaluación del control interno).
• Plan de la auditoría. • Programas de auditoría. • Hallazgos de auditoría. • Evidencias.
• Papeles de trabajo.
En la fase de informe, tenemos que pensar acerca de qué y cómo vamos a informar. Antes de preparar el informe sobre los resultados obtenidos del trabajo de campo de la auditoría, debemos definir las conclusiones preli- minares de la auditoría, que serán discutidas con el nivel directivo de la misma. Después de lo cual, el informe será preparado.
Es a través del informe de auditoría que los usuarios conocen de manera oficial y terminal el resultado de la misma.
El informe de la auditoría de gestión requiere de una exposición detallada de sus resultados en cuanto al alcance, contenido, hallazgos y otros aspectos de interés.
Hay que ser en extremo cuidadoso en su emisión, pues como dice el refrán: “el que mucho habla, mucho yerra”. Una equivocación puede pro- vocar inconformidades.
Desde nuestro punto de vista una de las causas fundamentales que ocasionan las inconformidades por parte de los auditados se atribuye a la deficiente expresión de los resultados de las auditorías en los infor- mes por la desestimación, el desconocimiento o la falta de profun- dización en lo establecido por las normas vigentes para la presentación de informes.
El informe debe ser completo, exacto, objetivo y convincente, así como lo suficientemente claro y conciso como lo permitan los asuntos que trata.
Para que sea completo, el informe debe contener toda la información nece- saria para cumplir los objetivos de la auditoría, permitir una comprensión ade- cuada y correcta de los asuntos que se informan y satisfacer los requisitos de “contenido”. También debe incluir los antecedentes necesarios.
Esto significa que la expresión esté al alcance de un hombre de cultura media. Quiere decir también pensamiento diáfano, exposición limpia, con sintaxis correcta y vocabulario o léxico al alcance de la mayoría: ni precio- sista, ni excesivamente técnico, para que el pensamiento del que escribe pe- netre sin esfuerzo en la mente del lector.
Muchos auditores, aun queriendo expresar con la mayor honestidad sus consideraciones respecto a sus hallazgos, no logran su intención, in- cluso pueden tergiversar la realidad por referirse a hechos irrelevantes incorrectamente potenciados, quizás buscando una justificación al tiempo empleado en las investigaciones realizadas y en otros casos, para referirse a alguna cuestión deficiente que indique su pericia, sin pensar que, cuando no existen aspectos deficientes relevantes, el mejor y más arriesgado dic- tamen es precisamente pronunciarse respecto a que no hay hallazgos rele- vantes de deficiencias.
En ocasiones, los actuantes están convencidos absolutamente del resul- tado de sus hallazgos, pero, ante las opiniones de otras personas, pueden verse de otra manera justificados, o sea, diferentes puntos de vista de los hechos expuestos.
Debido a estas razones hemos querido desarrollar esta temática con el objetivo de contribuir a establecer reflexiones que nos ayuden a mejorar nuestros análisis y conducta profesional al respecto.
Los auditores deben redactar sus informes con el mayor cuidado y con- sideración. El informe es el único aspecto del trabajo del auditor que ve el público y es probable que por este documento se juzgue la competencia del mismo y derive su responsabilidad legal.
Al rendir un dictamen en un informe de auditoría se dice que los audi- tores están realizando la función de dar confianza, están opinando. Esta función está respaldada por su reconocida pericia así como por haber llevado a cabo una auditoría de acuerdo con las Normas Generalmente Aceptadas.
Muchas veces, en su práctica profesional, los actuantes enfrentan una realidad cuando emiten sus informes y sus interlocutores no comprenden las ideas que se expresan, sobre todo, cuando estos se refieren a hechos de una gran relevancia y no se obtiene una respuesta acorde con su magnitud. Quizá se obtuvo suficiente evidencia sobre el hecho en cuestión, pero debido a su deficiente expresión no logró comunicar con claridad su opinión.
De modo general, la problemática se proyecta en los aspectos compo- nentes que rodean la detección de un hallazgo de auditoría.
En primer lugar, debemos conocer si lo que hemos encontrado es rele- vante o no. En segundo lugar, si lo detectado es la causa o efecto de una
deficiencia o la deficiencia en sí, o dicho en otras palabras: ¿es un aspecto deficiente, o es lo que lo ocasiona? En tercer lugar, tenemos que tener certeza de que se haya violado algo. En cuarto lugar, fijar las responsabili- dades individuales y en quinto lugar, hacer las recomendaciones pertinen- tes, teniendo sumo cuidado de no proponer o recomendar que se cumpla algo que constituye una obligación dictada por alguna persona facultada por la legislación vigente.
Es indispensable que el informe ofrezca suficientes datos respecto a la magnitud e importancia de los hallazgos, su frecuencia en relación con el número de casos o transacciones revisadas y la relación que tengan con las operaciones de la entidad.
En la mayoría de los casos, no basta presentar una determinada defi- ciencia para respaldar una conclusión de carácter general o la recomenda- ción correspondiente. Con ello lo único que se demuestra es que hubo una desviación, un error o una deficiencia de control. Sin embargo, con excep- ción de lo que sea necesario para hacer una presentación convincente, no es necesario incluir información sustentatoria detallada.
La exactitud se basa en la necesidad de asegurarse de que la informa- ción que se presente sea verdadera y confiable y de que los hallazgos sean correctamente expuestos.
Un error puede ocasionar que se cuestione la validez sustancial del in- forme. Un informe con errores podría restar credibilidad a la organización de auditoría y reducir la efectividad de sus informes.
El informe sólo debe incluir información, hallazgos y conclusiones, debida- mente documentados en los papeles de trabajo del auditor, que sustenten una evidencia competente y relevante.
Si la información es significativa para los hallazgos y conclusiones de auditoría pero no ha sido examinada, se debe indicar claramente en el informe las limitaciones de la información y no emitir conclusiones o reco-mendaciones injustificadas.
La información que se presente debe ser correcta y razonable. La expo- sición es correcta cuando se indique con toda precisión el alcance y meto- dología de la auditoría y tanto los hallazgos como las conclusiones se consignen de conformidad con su alcance.
El informe de auditoría debe ser objetivo y veraz; es decir, que en él se exprese sinceramente la verdad del hecho tal como el auditor la ve y la concibe. No debe prestarse a interpretaciones erróneas, es necesario que se expongan los resultados de la auditoría desde una perspectiva apropiada.
No se puede conseguir la objetividad, si no sabemos escribir de una manera clara, concisa, sencilla y natural.
Se dice que un escrito es objetivo cuando su escritor se olvida de sí mis- mo y procura dar al lector una impresión exacta de las cosas.
Todo lo contrario sería un escrito subjetivo. El escritor subjetivista ex- pone su parecer, lo que él cree que son las cosas.
Los resultados deben presentarse con imparcialidad y es importante que se evite la tendencia a exagerar el desempeño deficiente.
Al describir las deficiencias en el desempeño, el auditor debe mencio- nar las explicaciones que hayan dado los dirigentes y funcionarios respon- sables, incluidas las dificultades o circunstancias extraordinarias enfrentadas por estos.
El informe debe alentar la toma de decisiones respecto a los hallazgos y las recomendaciones.
Los auditores deben tener presente que uno de sus propósitos es persua- dir y que para ello lo más conveniente es evitar expresiones que tiendan a provocar, innecesariamente, una actitud de defensa y de oposición. Aunque a menudo es necesario criticar un desempeño anterior, el informe debe en- fatizar las medidas que se requieran para mejorar el mismo.
Para que el informe sea convincente se precisa que los resultados de la auditoría correspondan a sus objetivos, que los hallazgos se presenten de una manera persuasiva y que las recomendaciones y conclusiones se des- prendan lógicamente de los hechos expuestos.
La información debe ser suficiente para convencer a los lectores de la validez de los hallazgos, de la racionabilidad de las conclusiones y de la conveniencia de que acepten las recomendaciones.
Los informes preparados en esta forma pueden contribuir considerable- mente a que la atención de los dirigentes y funcionarios responsables se concentre en los asuntos que más lo requieran y a estimular la adopción de medidas correctivas.
La claridad exige que el informe sea fácil de leer y entender. Este tipo de documento debe redactarse en un lenguaje tan claro y sencillo como lo permitan los asuntos que trate.
El concepto de claridad no consiste sólo en que las ideas sean transpa- rentes, también es preciso que la construcción de la frase responda al orden lógico-psicológico y que las palabras no sean rebuscadas. Dijo Voltaire: “Una palabra mal colocada estropea el más bello pensamiento”.
La claridad significa expresión al alcance de un hombre de cultura me- dia. Quiere decir pensamiento diáfano, exposición limpia, con sintaxis correcta y vocabulario o léxico al alcance de la mayoría: ni preciosista, ni excesi-
vamente técnico, para que el pensamiento del que escribe penetre sin es- fuerzo en la mente del lector. Dijo Stendhal: “El hombre poco claro no pue- de hacerse ilusiones: o se engaña a sí mismo, o trata de engañar a los demás”. El uso de un lenguaje directo y desprovisto de tecnicismos es esencial para simplificar la exposición. Si se utilizan términos técnicos o abreviatu- ras y siglas poco conocidas, deben ser definidas con toda claridad. Las siglas deben emplearse con moderación.
Sencillez y naturalidad son dos cualidades o condiciones necesarias del buen estilo que se refieren tanto a la construcción, a la composición de lo que escribimos, como a las palabras que empleamos. Sencillez es huir de lo complicado.
Naturalidad es no escribir de un modo conceptuoso. La naturalidad mal interpretada podría inducirnos a creer que se debe escribir como se habla, actitud esta incorrecta a nuestro juicio porque se trata de dos formas distin- tas de expresión. Nadie habla como escribe, ni escribe como habla.
Tanto la organización lógica de la información como la exactitud y precisión para exponer los hechos y formular conclusiones son esenciales para la claridad y la comprensión.
El uso eficaz de títulos, subtítulos y encabezados descriptivos hace que el informe sea más fácil de leer y comprender.
Cuando sea conveniente, deben utilizarse elementos de apoyo visual (fotografías, diagramas, gráficos y mapas) para aclarar y resumir informa- ción de difícil comprensión.
Para que el informe sea conciso se requiere de que no sea más extenso de lo necesario al trasmitir su mensaje. El exceso de detalles distrae la aten- ción y puede ocultar las ideas centrales que se expresen o confundir y des- animar al lector. También deben evitarse repeticiones innecesarias. Los informes concisos y completos, son los que brindan mejores resultados.