EDITORIAL FÉLIX VARELA La Habana, 2008
M.Sc. Raúl de Armas García
conceptos y métodos
DE GESTIÓN
AUDITORÍA
Edición y corrección: Lic. Mirialis Cáceres Malagón Diseño de cubierta e interior: Arsenio Fournier Cuza Diagramación: Yohanka Morejón Rivero
© Raúl de Armas García, 2008 © Sobre la presente edición:
Editorial Félix Varela, 2008
ISBN 978-959-07-0421-5
Editorial Félix Varela Calle A No. 703, esq. a 29, Vedado, La Habana, Cuba.
ÍNDICE
PREFACIO / 1
PARTE 1. INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA DE GESTIÓN / 3 Tema 1. Introducción a la auditoría de gestión / 5
1.1. Antecedentes históricos / 6 1.2. Concepto de auditoría / 7
1.3. Concepto de auditoría de gestión / 7 1.4. Objetivos de la auditoría de gestión / 8
1.5. Diferencias entre la auditoría financiera y la auditoría de gestión / 8
1.6. Beneficios de la auditoría de gestión / 9
1.7. Normas que rigen la actividad de auditoría / 10 Resumen / 11
PARTE 2. LA FASE DE PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN / 13
Tema 2. La fase de planeación / 15 2.1. La fase de planeación / 15 2.2. Análisis organizacional / 16 2.3. Evaluación del control interno / 19
2.4. Elaboración del cronograma de trabajo / 19 2.5. Preparación del programa de auditoría / 20 Resumen / 22
PARTE 3. LA FASE DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN / 25
Tema 3. Introducción a la fase de ejecución / 27 3.1. Introducción / 28
3.2. La fase de ejecución de la auditoría de gestión / 28 Resumen / 30
Tema 4. Aplicación de pruebas en la auditoría de gestión / 31 4.1. Las pruebas de la auditoría de gestión / 31 4.2. Las pruebas de cumplimiento o acatamiento / 32 4.3. Las pruebas sustantivas / 32
4.4. Los procedimientos analíticos / 33
4.5. Las pruebas de proceso de las actividades primarias de la cadena de valor (Insumo-proceso-producto) para evaluar la economía, la eficiencia y la eficacia / 35
Resumen / 36
Tema 5. Las técnicas de recolección de información / 37 5.1. Introducción / 38
5.2. Técnicas de recolección de información / 38 5.3. Aplicación de las técnicas / 41
Resumen / 45
Tema 6. Estudio y evaluación de la visión sistémica de las entidades / 46 6.1. Introducción / 46
6.2. Factores internos de la organización / 47 6.3. Factores del entorno / 55
6.4. Análisis de la visión sistémica de la organización / 55 6.5. Estudio y evaluación de la gestión de los procesos
de producción y de servicios / 57 Resumen / 58
Tema 7. Estudio y evaluación de la visión estratégica de las entidades / 60 7.1. Definición de la visión / 60
7.2. Formulación de objetivos estratégicos / 61 7.3. Formulación de políticas y estrategias / 61
7.4. Construcción de indicadores de los objetivos estratégicos / 61 Resumen / 69
Tema 8. Evaluación de la gestión basada en indicadores / 71 8.1. Introducción / 71
8.2. Indicadores de gestión / 72
8.3. Indicadores medidores de la economía / 74 8.4. Indicadores medidores de la eficiencia / 80 8.5. Indicadores medidores de la eficacia / 81 8.6. Ficha técnica de los indicadores / 84 Resumen / 85
Tema 9. El hallazgo en la auditoría de gestión / 86 9.1. Introducción / 86
9.2. Requisitos básicos en los hallazgos de auditoría / 87 9.3. Pasos para desarrollar un hallazgo de auditoría / 87 9.4. Análisis causa-efecto en el hallazgo de auditoría / 88 9.5. Atributos del hallazgo de auditoría / 89
9.6. Priorización de los hallazgos de auditoría / 91 Resumen / 92
Tema 10. La evidencia y los papeles de trabajo / 93 10.1. Introducción / 93 10.2. La evidencia de auditoría / 94 10.2.1. Atributos de la evidencia / 94 10.2.2. Interrogantes de la evidencia / 94 10.2.3. Tipos de evidencia / 95 10.2.4. Atributos de la evidencia / 96
10.3. Diferencia entre la evidencia en la auditoría financiera y en la auditoría de gestión / 99
10.4. Fuentes de la evidencia / 100 10.5. Los papeles de trabajo / 100 Resumen / 102
PARTE 4. LA FASE DE INFORME EN LA AUDITORÍA DE GESTIÓN / 105 Tema 11. Fase de informe / 107
11.1. Introducción a la fase de informe / 108 11.2. El informe de auditoría de gestión / 108
11.3. Contenido del informe de auditoría de gestión / 113 11.4. La estructura del informe de la auditoría de gestión / 114 11.5. El informe preliminar o borrador / 117
11.6. Las conclusiones de la auditoría / 117 11.7. Las recomendaciones de la auditoría / 118 11.8. Presentación de resultados / 118
11.9. El informe definitivo / 120 Resumen / 121
PARTE 5. LA FASE DE CONTROL DE LA CALIDAD
Y EL SEGUIMIENTO A LA AUDITORÍA DE GESTIÓN / 123 Tema 12. Fase de aseguramiento de la calidad y el seguimiento / 125
12.1. Introducción / 125
12.2. El sistema de aseguramiento de la calidad / 126
12.3. Aseguramiento de la calidad en las fases de la auditoría de gestión / 126
12.4. Aplicación de las pruebas para documentar el seguimiento / 127
12.5. Informe de seguimiento / 127 Resumen / 128
Sitios web visitados en el 2005 y 2006 / 131 Bibliografía / 132
PREFACIO
En la mayoría de los textos actuales sobre la disciplina de Auditoría se aborda la Auditoría Operacional o de Gestión, más bien para reconocer su existencia y divulgar su contenido, pero al hacerlo no se profundiza en el tema y, o son muy pocos, o no se brindan ejercicios que entrenen a los estudiantes, bien bajo la base de situaciones de la vida real o simuladas. Tampoco se tratan con la necesaria profundidad los recursos teóricos y prácticos que les permitan la realización de auditorías de gestión.
En los tiempos que vivimos, donde el propio devenir de la humanidad hace que cambien las mentalidades, las normas, los valores y los estilos de vida, el marco conceptual de la Auditoría de Gestión se vislumbra como un instrumento ideal para la detección de las causas que propician un desempeño deficiente. A profundizar en estas cuestiones nos convoca el Marco Integrado de Control Interno para Latinoamérica (MISIL), preparado por el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comisión, que fue aprobado en 2003 por la Fe-deración Latinoamericana de Auditores Internos (FLAI).
Nuestro trabajo surge como una necesidad de dotar a los estudiantes de un material que, de forma condensada e integral, los provea de los conocimientos requeridos para conocer y posteriormente desarrollar la auditoría de gestión tanto en entidades del sector público como del sector privado.
Muchas de las técnicas que se utilizan en la auditoría de gestión tienen sus orígenes en la auditoría financiera, en el análisis financiero y de costos, así como en la dirección estratégica y la mercadotecnia, lo que nos indica que para poder ser contraparte mediante el enjuiciamiento independiente, la evaluación, el aná-lisis y las recomendaciones constructivas, se requiere tener cultura de la activi-dad de que se trate.
Nos hemos apoyado en el informe sobre control interno que emitió en septiembre de 1992 el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comisión (COSO) con la asistencia técnica permanente de la firma Coopers & Librand, difundido como Informe COSO, el cual se sidera un punto de referencia importante cuando se tratan materias de con-trol interno; el Marco Integrado de Concon-trol Interno para Latinoamérica (MISIL), preparado por el propio Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comisión, que fue aprobado en 2003 por la Federación Latinoamericana de Auditores Internos (FLAI), y la aplicación del concep-to de administración de riesgos empresariales, divulgado como Enterprise
Risk Management (ERM); las Normas y Directrices para Auditoría de Ges-tión emitidas en 1997, basadas en las Normas de Auditoría emitidas por INTOSAI y en su experiencia práctica; las experiencias plasmadas en el documento emitido durante el taller celebrado en el año 2004 por la OLACEFS en el que participaron representantes de diferentes países como Costa Rica, Colombia, Cuba y Venezuela, con el apoyo de la GAO y utili-zando material otras naciones entre las que se encuentran Brasil, Perú y México. Además hemos tomado aporte de diferentes autores en la mate-ria y del curso realizado en ASOSAI. También consultamos el convenio firmado entre el BID-GAO-IDI- OLACEFS, con base en los resultados de una encuesta que se realizó en Latinoamérica y en la cual se señaló la necesidad de implementar actividades de capacitación relacionadas con la auditoría en sistemas de información, ambiental y por supuesto, en ges-tión, las experiencias de los cursos dictados en Bolivia (noviembre 2002) y Panamá (febrero 2003) así como la consulta a las obras que citamos en la bibliografía.*
He agregado consideraciones personales de evaluación con el fin de culmi-nar con un producto lo más amplio y didáctico posible que pudiera ser aplicado en cualquier país con la única posibilidad de que este se adapte a las normas locales exigidas y con el objetivo beneficiar a la región.
RAÚLDE ARMAS GARCÍA
* INTOSAI: International Organization of Supreme Audit Institutions
OLACEF: Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadores Superiores GAO: General Accounting Office
IDI: Iniciativa de Desarrollo de INTOSAI BID: Banco Interamericano de Desarrollo
PARTE 1
TEMA 1
INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA
DE GESTIÓN
OBJETIVO GENERAL
Comprender lo que representa la auditoría de gestión en el contexto general de la auditoría considerada como ciencia social, que en su fun-ción de contraparte y no parte de las administraciones de los sectores pú-blico y privado, contribuye a la correcta administración de los fondos puestos a disposición de sus representantes y a la elevación de la eficien-cia, la eficacia y la economía de los procesos económicos en su sentido más amplio.
OBJETIVOS DE ESTUDIO
1.1. Conocer los antecedentes históricos de la auditoría de gestión. 1.2. Definir los conceptos de auditoría y de la auditoría de gestión. 1.3. Explicar los objetivos de la auditoría de gestión.
1.4. Establecer las diferencias entre la auditoría financiera y la auditoría de gestión.
1.5. Destacar los beneficios que brinda la auditoría de gestión. 1.6. Beneficios de la auditoría de gestión.
1.7. Dar a conocer en qué consisten las normas que rigen la actividad de auditoría.
1.1. ANTECEDENTES HISTÓRICOS
El origen exacto de la auditoría es muy controvertido, se conoce que en Inglaterra en el siglo XV se precisaba de las opiniones de auditores para
asegurarse de que no se produjeran fraudes en los registros. Hay eviden-cias del surgimiento de la auditoría independiente en Inglaterra por los años 1840.
La Contabilidad como profesión fue introducida por los británicos en Norteamérica en la segunda mitad del siglo XIX, los contadores
nor-teamericanos adoptaron la forma de auditar y los procedimientos de llevar a cabo la revisión de los informes financieros de los británicos. Estas auditorías eran llevadas a cabo fundamentalmente en entidades de capitales individuales.
A partir del año 1900, con la creación de las corporaciones, surgió la necesidad de auditar sus estados financieros y, sobre el 1917, apareció en las leyes el establecimiento del dictamen de los mismos.
Hasta aquí el desarrollo de la auditoría se circunscribía a contar con una opinión independiente que diera fe de la exactitud de la información financiera.
Por el año 1957 surgió la auditoría administrativa con la finalidad de evaluar la calidad de la administración, esto es la planificación, la organi-zación, la dirección y el control de las entidades. Durante la década del 70, apareció el interés por parte de las administraciones gubernamentales de conocer acerca del desempeño de sus entidades, ya que a través de los informes financieros esto no era viable y nació la auditoría de gestión, basada en dos importantes principios de la administración pública: el pri-mero relativo a que esta debía ser dirigida de manera que hiciera el mejor uso posible de los fondos públicos y el segundo relativo a que las personas que dirigían los fondos públicos debían ser responsables por la prudente y efec-tiva administración de los recursos que les habían sido confiados.
Con posterioridad, dado el grado de socialización de la propiedad bajo asociaciones de diferentes matices y características, lo cual provocó que la administración de los negocios cada vez más recayera en manos de directivos gerenciales que raras veces eran a su vez los propietarios principales de las mismas, nació la necesidad de conocer, con un carácter totalmente inde-pendiente, acerca del desempeño de las administraciones bajo la influen-cia de las complejas relaciones y el entorno en que se movían las entidades del sector privado y se reconoció la utilidad de la auditoría de gestión.
1.2. CONCEPTO DE AUDITORÍA
La palabra auditoría viene del latín auditorios, y de esta proviene auditor (el que tiene la virtud de oír), pero se asume que esa virtud de oír y revisar cuentas está encaminada a la evaluación de la economía, la eficiencia y la eficacia en el uso de los recursos, así como al control de los mismos. Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones fi-nancieras o administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecución, como servicio a los órganos de gobierno que responden por la correcta utilización de los fondos puestos a su disposición y a los propietarios de las entidades privadas. Se realiza por personal completamente independiente de las operaciones de la entidad evaluada, con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y elaborar un informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones.
1.3. LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
Es la revisión sistemática de las actividades de una organización o de un segmento de ella en relación con objetivos específicos. Tal revisión tiene tres propósitos esenciales: estimar el funcionamiento, identificar opor-tunidades de perfeccionamiento y desarrollar recomendaciones de mejo-ras o fomentar acciones. Dicho en otmejo-ras palabmejo-ras, es un proceso para exa-minar y evaluar las actividades realizadas, en una entidad, programa, proyecto u operación, con el fin de determinar su grado de eficiencia, eficacia y economía, y por medio de las recomendaciones que al efecto se formulen, promover la correcta administración del patrimonio público o privado.
En el ámbito internacional se le han conferido diferentes nombres a la auditoría de gestión, pero en esencia sus objetivos coinciden.
La base de la auditoría de gestión se enmarca, principalmente, en los términos de medición de eficiencia, eficacia y economía, aunque también se extiende su aplicación a cuestiones relacionadas con la ecología y la equidad.
El auditor debe obtener datos que le permitan evaluar y analizar la enti-dad, con el fin de obtener evidencia del manejo organizacional, para ello debe trabajar con indicadores de gestión dirigidos al análisis de la gestión
organizacional. En caso de que la entidad cuente con ellos, el auditor debe saber correlacionar la información suministrada, lo que equivale a realizar la evaluación y su respectivo análisis. De no ser así, el auditor debe darse a la tarea de diseñar y aplicar los indicadores, previo consenso, que le permitan (con la información suministrada), realizar el proceso de evaluación y aná-lisis para obtener conclusiones claras sobre el comportamiento de la enti-dad en el cumplimiento de su misión.
La eficacia de la gestión administrativa, el cumplimiento de la misión y de los objetivos institucionales, de los planes y de los programas, de las metas y de la legalidad, es la responsabilidad primaria de los directivos y gerentes de la organización, y este desempeño se evalúa por la auditoría de gestión, que al retroalimentar a la alta dirección con sus observaciones y recomendaciones, obtiene mecanismos efectivos para la salvaguarda del pa-trimonio y el logro de las políticas, objetivos y metas.
1.4. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
• Evaluar la economía, la eficiencia y la eficacia de las entidades. • Evaluar el cumplimiento de las políticas gubernamentales.• Evaluar el cumplimiento de metas y resultados señalados en los progra-mas, proyectos u operaciones de los organismos sujetos a control.
• Analizar el costo de la actividad y el correcto uso dado a los recursos aprobados.
1.5. DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORÍA
FINANCIERA Y LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
La auditoría financiera, entendida como el examen de estados finan-cieros realizado por un profesional independiente, con la finalidad de emi-tir una opinión técnica y profesional de estos estados, de acuerdo con las normas de auditoría aceptadas, difiere de la auditoría de gestión, encon-trándose entre las diferencias las siguientes:Aspecto Auditoría financiera Auditoría de gestión
Estados financieros Son un fin Son un medio
Objetivos Emitir una opinión acerca Ayudar a la administración de la razonabilidad de los a aumentar su economía, su estados financieros. eficiencia y su eficacia. Insumos Emplea los estados financie- Emplea los planes
estratégi-ros, y los principios y normas cos, los presupuestos. de contabilidad generalmente
aceptados.
El control interno Está orientado a lograr esta- Evalúa el control interno en dos financieros confiables en forma integral, relacionado el marco legal. con el cumplimiento de
metas y objetivos.
Las personas que Participan fundamentalmente Participa un equipo multidis-la realizan profesionales del área ciplinario integrado por
pro-económica. fesionales de las especialida-des afines a la actividad que se audita.
Las recomendacio- Mejoras en el sistema Erradicar las causas de las nes se orientan a contable. desviaciones y al logro de las
metas y los objetivos de la organización.
1.6. BENEFICIOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
• Permite identificar las áreas problemáticas, las causas relacionadas y lassoluciones para mejorar.
• Localizar las oportunidades para eliminar derroches e ineficiencias, lo que es significativo en las auditorías de gestión, sin embargo, hay que tener cuidado con las reducciones de costos a corto plazo que causan problemas a largo plazo.
• Identificar los criterios para medir el logro de metas y objetivos de la organización.
• Habilitar un canal adicional de la comunicación entre los niveles de operación y la alta gerencia.
• Generalmente el personal que trabaja en operaciones es más consciente de los problemas y las causas que el personal de la gerencia, por lo que
una de las ventajas de la auditoría de gestión es la capacidad de los auditores de transmitir preocupaciones operacionales a la gerencia.
• Emitir una evaluación independiente y objetiva de las operaciones.
1.7. NORMAS QUE RIGEN LA ACTIVIDAD
DE AUDITORÍA
Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, tanto las que se es-tablecen por los organismos globales, a nivel internacional, como las que se establecen a nivel de los respectivos países, por sus entidades fiscalizadoras superiores, en sentido general, se estructuran y consisten en:
a) NORMAS GENERALES
Están referidas a la ética y a la capacidad profesional del personal, a la independencia de la organización de auditoría y de sus trabajadores, al de-bido cuidado profesional con que debe practicarse la auditoría y prepararse los informes respectivos, y a la aplicación de controles de calidad.
b) NORMAS DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO
Estas normas tienen el objetivo de establecer los criterios o pautas gene-rales que constituyen las reglas que el auditor debe seguir en la ejecución de la auditoría.
Las Normas de Ejecución constituyen el marco de referencia para ejecu-tar y dirigir las auditorías. Están relacionadas con las Normas Generales y con las de preparación de informes, pues los resultados que se obtienen cuando se aplican las Normas de Ejecución, son la fuente principal del con-tenido del informe de auditoría.
c) NORMAS DE ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN
DE INFORMES
Estas normas tienen como objetivo establecer criterios o pautas acerca de la información que rinden los auditores y deben cubrir aspectos relacio-nados con:
• Comunicar los resultados de la auditoría a los dirigentes o funcionarios de los niveles de dirección que correspondan.
• Reducir el riesgo de que los resultados sean mal interpretados.
• Poner los resultados a disposición de las entidades o personas facultadas para su conocimiento y efectos pertinentes.
• Facilitar el seguimiento para determinar si se han adoptado las medidas correctivas apropiadas.
RESUMEN
• El origen exacto de la auditoría es muy controvertido.
• La auditoría es el examen objetivo, sistemático y profesional de las ope-raciones financieras o administrativas efectuado con posterioridad a su ejecución, como servicio a los órganos de gobierno que responden de la correcta utilización de los fondos puestos a su disposición y a los propietarios de las entidades privadas.
• Por los años 1970, surge el interés por parte de las administraciones guber-namentales de conocer acerca del desempeño de sus entidades.
• La auditoría de gestión es un proceso para examinar y evaluar las acti-vidades realizadas en una entidad, programa, proyecto u operación, con el fin de determinar su grado de eficiencia, eficacia y economía, y por medio de las recomendaciones que al efecto se formulen, promover la correcta admi-nistración del patrimonio público o privado.
• Se define con el término control a toda actividad “dirigida a verificar el cumplimiento de los planes, programas, políticas, normas y procedi-mientos, con la finalidad de detectar desviaciones e identificar posibles acciones correctivas”.
• El control de gestión es la actividad gerencial que se desarrolla dentro de las organizaciones, dirigida a asegurar el cumplimiento de su mi-sión, objetivos, planes, programas, metas y disposiciones normativas que regulan su desempeño; de tal forma que la gestión sea eficaz y ajustada a parámetros de calidad.
• La auditoría financiera difiere de la auditoría de gestión fundamental-mente porque la primera tiene como objetivo emitir una opinión inde-pendiente sobre la información financiera, en tanto que la de gestión se refiere, básicamente, a brindar una evaluación de la economía, la efi-ciencia y la eficacia con que se ha desempeñado la entidad objeto de auditoría y brindar recomendaciones para su mejora.
• Los beneficios de la auditoría de gestión, fundamentalmente, están en: identificar las áreas problemáticas, las causas relacionadas, las solucio-nes para mejorar; localizar las oportunidades para eliminar derroches e ineficiencias; identificar los criterios para medir el logro de metas y objeti-vos de la organización así como habilitar un canal adicional de la comu-nicación entre los niveles de operación y la alta gerencia.
• Atendiendo a su filiación las auditorías pueden ser: externas o internas. Las externas son las que se realizan por las entidades fiscalizadoras superiores, por los órganos de administración tributarios (fiscales), o por las entidades de auditoría independientes.
• Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, son las encargadas de regular el desempeño del trabajo de auditoría y en la mayoría de los países se estructuran en: Normas Generales, Normas de Ejecución del Trabajo y Normas de Información.
PARTE 2
El propósito de esta fase es conocer el quehacer de la entidad, identificar los pasos y métodos requeridos para llevar a cabo la auditoría y calcular los recursos técnicos, materiales, humanos y financieros necesarios; los plazos de tiempo requeridos para llevar a cabo las comprobaciones y la defini-ción de las actividades que se van a realizar.
TEMA 2
LA FASE DE PLANEACIÓN
OBJETIVO GENERAL
Explicar la importancia que tiene el estudio, la evaluación de los facto-res internos y del entorno, así como el control interno de la entidad objeto de auditoría con los objetivos de conocer acerca de la misma y establecer el grado de confianza que se depositará en los controles que tenga establecidos.
OBJETIVOS DE ESTUDIO
2.1. La fase de planeación. 2.2. Análisis organizacional. 2.3. Evaluación del control interno.
2.4. El cronograma de trabajo de la auditoría de gestión. 2.5. El programa de la auditoría de gestión.
2.1. LA FASE DE PLANEACIÓN
En la fase de planeación el auditor traza la estrategia planificada que está condensada en el cronograma de actividades y en los programas de trabajo.
Con esta fase se recopila la evidencia de orientación necesaria para que el auditor conozca el quehacer de la entidad y su sistema de controles internos.
En la fase de planeación de la auditoría, se concretarán los siguientes aspectos:
a) Análisis organizacional para la auditoría de gestión. – Visión sistémica de la organización.
Análisis de factores internos. Análisis de factores del entorno.
– Visión estratégica de la organización.
Visión, misión, objetivos y metas.
b) Evaluación preliminar del control interno. c) Plan de la auditoría.
Objetivo y alcance de la auditoría.
d) Programas de auditoría.
Definición de las actividades que se van a desarrollar. Tiempos estimados.
Recursos de la auditoría organizados.
Entre las actividades que se desarrollan en la fase de planeación se en-cuentran las siguientes:
Actividades Productos
Visita exploratoria para analizar la Determinación del universo de análisis, visión sistémica y estratégica de la conocimiento de la entidad y del control entidad y el control interno. interno establecido en la misma.
Evaluación de los estándares Determinación de los riesgos: inherente, de auditoría. de control y de detección. Selección de
las áreas que se van a evaluar.
Evaluación analítica para determinar Cronograma de trabajo, plan y programas objetivos y alcance de la auditoría. de auditoría.
2.2. ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
Conocer el negocio va más allá de entender las operaciones internas de la empresa. Para ello, el auditor debe desarrollar una visión sistémica, es decir, comprender a la entidad y su entorno, además debe lograr una visión estratégica, analizar y comprender su misión, objetivos y metas así como cualquier otro elemento que defina la estrategia de la organización para generar los productos o servicios que de ella se requieren.
El auditor debe conocer y profundizar en el “quehacer” de la organiza-ción, para ello consultará los archivos permanentes, realizará visitas
preli-Esta identificación de la gestión, orientará al auditor a efectuar una evalua-ción del sistema de control interno del ente, con el fin de orientarse hacia la confiabilidad y oportunidad de la información financiera, determinando los sistemas de comunicación y de registro de dicha información, así como identificar los riesgos potenciales. Luego, la evaluación del control interno en esta etapa va dirigida a entender la estructura y otorgar una visión inicial de los procesos de gestión que se van a controlar.
Por lo tanto el análisis organizacional comprende: a) Conocimiento y comprensión de la entidad auditada.
Visión sistémica. Visión estratégica.
b) Evaluación del control interno.
Ambiente de control. Actividades de control. Evaluación de riesgos. Información y comunicación. Supervisión.
El fin es obtener una visión sistémica y estratégica de la entidad auditada, permitiendo al auditor un conocimiento global de la organización y su entorno, lo cual es de suma importancia para el desarrollo de los siguientes pasos de la auditoría.
Esta actividad se realiza mediante la búsqueda de información relevante sobre la organización auditada, a través de la aplicación de técnicas y prác-ticas de auditoría de general aceptación. El análisis de dicha información es enriquecido, con la evaluación y comprensión del sistema de control inter-no de la entidad, culminando con la determinación de los componentes o áreas que serán objeto de examen durante la auditoría.
Normalmente todo este análisis, que nos lleva a comprender y cono-cer la empresa auditada, se inicia en la entidad que llevará a cabo la auditoría. El auditor, utilizando el archivo permanente y las bases de da-tos existentes, encuentra la información necesaria para cumplir con la expectativa de entender el contexto global de la entidad, trabajo que pos-teriormente verifica y complementa en la propia organización. El éxito de un proceso de auditoría y de cualquier proceso en sí, está basado en el conocimiento y esto se logra a través de un buen sistema de información, por ello la razón de iniciar la etapa de planeación con la familiarización de la entidad a auditar.
2.3. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
La evaluación del control interno en esta etapa está orientada a conocer la estructura y otorgar una visión inicial de los procesos de gestión que se deben controlar.
Para el auditor, el objetivo de su trabajo en esta etapa, será evaluar y probar el grado de la calidad que el sistema de control interno de la entidad auditada posee. Lo anterior con el propósito de depositar su confianza en la realización de las pruebas de auditoría. De esta manera, para el auditor, los sistemas de control interno de mayor calidad implicarán más confiabilidad y generarán una menor necesidad de obtención de pruebas de auditoría. Por el contrario, los sistemas de control de menor calidad, generarán me-nos confiabilidad y consecuentemente, una mayor necesidad de aplicación de pruebas de auditoría.
Es importante indicar, que las entidades implementan sus sistemas de control interno, como un proceso que aporta grados de seguridad razonable en la consecución de los siguientes objetivos:
• Eficiencia y eficacia de las operaciones. • Confiabilidad de la información financiera. • Cumplimiento de leyes, reglamentos y políticas.
2.4. ELABORACIÓN DEL CRONOGRAMA DE TRABAJO
El proyecto de auditoría debe ser planeado utilizando un cronograma. Esto ayuda a concluirla dentro de un período razonable de tiempo y con un número específico de horas/auditor. Al mismo tiempo, el cronograma permitirá vincular entre sí las diferentes actividades de la auditoría. Algu-nas de ellas probablemente se basarán en los resultados de otras activida-des y, consecuentemente, deben ser ejecutadas en la secuencia correcta. Un cronograma puede plantearse en la forma de un “plan de actividades” o de una “hoja de planeación de tiempos”.Con base en la información sobre el tiempo asignado (horas/auditor) y la/s persona/s que lo ejecutarán, deberá determinarse el tiempo por activi-dad, subprograma y proyecto de auditoría según los días, semanas o período que se considere pertinente. Dicha información permitirá preparar un cronograma o resumen de las actividades que se van a realizar, el cual debe-rá ser aprobado por los niveles respectivos, previa iniciación de la etapa de ejecución.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES U HOJA DE PLANEACIÓN DE TIEMPOS
Entidad_________________________________________ Período que abarca desde el ________ hasta el_________
N/O Detalle Días de trabajo Ejecutor o H/D H/D de las ejecutores Plan Real actividades 1 2 3 … … … n 1 2 3 . n Total
2.5. PREPARACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA
La etapa de planificación cierra con la preparación y aprobación de los programas detallados que el auditor preparará, con el fin de establecer la conexión entre los objetivos y los procedimientos que seguirá en la fase de ejecución o trabajo de campo. Es un esquema secuencial y lógico que no por ello puede ser modificado y que además permite el seguimiento y su-pervisión de la labor.Los programas de auditoría son las guías de acción durante la fase de ejecución de la auditoría. Estos programas contienen los procedimientos deta-llados de auditoría por costo de la recopilación efectiva de evidencia.
PROPÓSITO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA
Los programas de auditoría son un vínculo clave entre el desarrollo de los objetivos y de la conducta de un reporte sustentable de auditoría. A este respecto, sirven como:
• Una guía para obtener evidencia competente, relevante y suficiente, durante la fase de la ejecución de la auditoría de una manera rentable.
• Un marco para asignar trabajo, entre los miembros del equipo de auditoría.
• Un medio de transferencia de conocimiento al personal nuevo.
• Una base para documentar el trabajo hecho y el ejercicio de la debida pre-caución.
FACTORES QUE SE DEBEN CONSIDERAR
EN LOS PROGRAMAS DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
Complejidad y tamaño.
Los programas de auditoría generalmente incrementan el tamaño y la complejidad (procedimientos más detallados, cuestionarios y listas de che-queo) con incrementos en el tamaño de la auditoría.
Dispersión geográfica.
La dispersión y localización de los sitios que deben ser visitados afecta-rán el programa de la auditoría.
Procedimientos detallados.
Se pueden requerir para asegurar la consistencia, cuando diferentes per-sonas están realizando la misma auditoría en diversas localizaciones.
Ambiente de la auditoría.
La receptividad de la gerencia que va a ser auditada, si es la primera auditoría del área, y la sensibilidad del área en la organización afectará la manera en la cual se desarrollan y se aplican los procedimientos.
PRINCIPALES ELEMENTOS DEL PROGRAMA
DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
Los elementos importantes de un programa de auditoría detallado son: • El nombre de la entidad que se refiere al proyecto, programa, sector,
pro-ceso, operación o dependencia sobre la cual se realiza el programa. • El objetivo de auditoría para el cual el programa está diseñado. Se
pue-den hacer diferentes programas para diferentes objetivos.
• Los criterios de la auditoría previamente investigados para el objetivo establecido. Debemos dejar claro los estándares y el criterio con el cual vamos a comparar las condiciones que encontremos en el proceso de auditoría.
• Los tipos de evidencia requeridos. Debemos saber qué vamos a buscar con la aplicación de las técnicas y procedimientos que programamos.
• Las fuentes probables de la evidencia que indican los libros, per-sonas, dependencias o lugares donde recopilaremos dicha evidencia.
• Las técnicas y procedimientos de auditoría (o pasos de la acción), con indi-cación expresa de las referencias de papeles de trabajo y del nombre del auditor así como la fecha en la cual se prevé la aplicación del procedimiento. En la práctica, las personas que desarrollan los programas de auditoría deberían haber tenido una idea justa de cómo sus técnicas trabajan y de cuándo deben ser utilizadas. Este conocimiento es importante para desarro-llar programas eficaces.
FORMATO GENERAL PARA PROGRAMA DE AUDITORÍA
Organización auditada Proyecto de auditoría Objetivo
Alcance
Criterios y/o estándares que se deben considerar
Tipo de evidencia requerido Fuentes probables de la evidencia
Procedimientos de auditoría Referencia P/T Auditor y fecha
RESUMEN
• El análisis organizacional contempla una evaluación de los factores in-ternos de la organización, así como de los elementos de su entorno. • El análisis interno, se refiere a una evaluación de sus sistemas de
admi-nistración y operación de la organización.
• Los sistemas de administración considerados son: planificación operacional, organización administrativa, personal, bienes y servicios, administración financiera, información y gerencia (dirección).
• Los sistemas de operación, se refieren principalmente a los procesos que permiten transformar los insumos en productos finales, cumpliendo la mi-sión organizacional.
• Y finalmente, el análisis organizacional contempla la visión estratégica en el marco de la planificación.
• El auditor, cuando efectúa el análisis de la organización en una auditoría de gestión, debe evaluar estos aspectos que se analizan tan-to en la visión sistémica como en la estratégica, para poder compren-der la organización, evaluar su gestión y determinar las causas de los incumplimientos.
• El propósito de la fase de planeación es conocer la entidad, identi-ficando los pasos y métodos requeridos para llevar a cabo la auditoría y calcular los recursos técnicos, materiales, humanos y financieros nece-sarios. Es necesario tener en cuenta los plazos de tiempo requeridos para llevar a cabo las comprobaciones y la definición de las actividades que se van a realizar.
PARTE 3
El propósito de esta fase es recopilar la información necesaria que evi-dencie el juicio que se forme sobre la gestión de la entidad.
TEMA 3
INTRODUCCIÓN A LA FASE DE EJECUCIÓN
OBJETIVO GENERAL
Suministrar los conocimientos básicos sobre el proceso de la fase de ejecución en la auditoría de gestión, hasta el punto que se pueda com-prender la secuencia de actividades que se deben seguir.
Dadas las definiciones sobre auditoría de gestión de diferentes autores y países, las diferencias entre los tipos de auditoría y los elementos básicos para llevar a cabo una auditorí a de gestión, identificar los aspectos gene- rales de la misma (objetivos y criterios) hasta el grado de poder llevarla a cabo.
La fase de ejecución es en la que el auditor desempeña la estrategia planificada durante la fase anterior y que está condensada en los progra-mas de trabajo.
Con esta fase se recopila la evidencia comprobatoria necesaria para que el auditor emita un juicio sobre la gestión de la organización, referida a los criterios previamente seleccionados y del cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.
OBJETIVOS DE ESTUDIO
3.1. Introducción.
3.1. INTRODUCCIÓN
En la fase de ejecución es donde el auditor desempeña la estrategia planifica-da en la fase anterior y que se concreta en el plan y los programas de auditoría. En esta fase se recopila la evidencia necesaria para que el auditor emita un juicio sobre la gestión de la organización, referida a los criterios previamente seleccio-nados y del cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.
3.2. LA FASE DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
DE GESTIÓN
Entre las actividades principales de esta fase se encuentran las siguientes: • Aplicación de las pruebas de control, analíticas y sustantivas
planifica-das para la recolección de la evidencia.
• Formulación e interpretación de indicadores de gestión, de conformi-dad con la economía, la eficiencia y la eficacia.
• Análisis y formulación de los hallazgos de la auditoría.
• Evaluación de la evidencia cualitativa o cuantitativa obtenida de acuer-do con los criterios previamente estipulaacuer-dos.
• Organización de los papeles de trabajo.
• Validación de los resultados con la administración.
El propósito de esta fase es lograr los objetivos, identificando los pasos y métodos requeridos para llevar a cabo la auditoría.
Entre las actividades que se desarrollan en la fase de ejecución se en-cuentran las siguientes:
Actividades Productos
Selección de la muestra a evaluar Determinación del universo de análisis Aplicación de los programas de audito- Papeles de trabajo y evidencias ría, pruebas sustantivas y de
cumpli-miento así como la recopilación de la evidencia
Determinación de desviaciones Hallazgos de la auditoría
Determinación de causa y efecto de los Identificación de las posibles causas de hallazgos los problemas y sus responsables Organización de la evidencia Legajos
RESUMEN
• La fase de ejecución es en la que el auditor desempeña la estrategia planificada en la fase anterior y que está condensada en los programas de trabajo.
TEMA 4
APLICACIÓN DE PRUEBAS DE LA AUDITORÍA
DE GESTIÓN
OBJETIVO GENERAL
Dar a conocer la información sobre las pruebas de cumplimiento o de acatamiento, las pruebas sustantivas, los procedimientos analíticos y las pruebas de proceso que le permiten al auditor cumplir el plan y programa de auditoría, así como concluir en hallazgos bien sustentados con eviden-cias suficientes, competentes y pertinentes.
OBJETIVOS DE ESTUDIO
4.1. Las pruebas de la auditoría de gestión. 4.2. Las pruebas de cumplimiento o acatamiento. 4.3. Las pruebas sustantivas.
4.4. Los procedimientos analíticos.
4.5. Las pruebas de proceso de las actividades primarias de la cadena de valor (insumo-proceso-producto) para evaluar la economía, la eficien-cia y la eficaeficien-cia.
4.1. LAS PRUEBAS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
Las pruebas que se aplican en la fase de ejecución podemos clasificar-las en pruebas de cumplimento o de acatamiento, pruebas sustantivas y procedimientos analíticos.Las pruebas de cumplimiento o de acatamiento se aplican para obtener evidencia sobre la efectividad del control interno. Las pruebas sustantivas se aplican para confirmar la efectividad del funcionamiento del sistema de control interno, también para comprobar y recopilar evidencias relacionadas con el objeto de la auditoría, se realizan posterior o simultáneamente a la apli-cación de las pruebas de cumplimiento o de acatamiento. Los procedi-mientos analíticos son aquellos que permiten al auditor juzgar la condición encontrada, en relación con los criterios establecidos, elaborar las conclu-siones y determinar los hallazgos de la auditoría de gestión, aunque por sí mismos los procedimientos analíticos no identifican evidencia suficiente y competente, sino que necesitan de otros métodos de documentación para que se constituya la evidencia efectiva.
4.2. LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
O DE ACATAMIENTO
Consisten en la revisión de los sistemas establecidos por la entidad para ver que tan efectivamente funciona. Su resultado unido al criterio de auditoría que se haya obtenido mediante la aplicación de las pruebas de control que se realizaron en la etapa de análisis y evaluación, previo a la realización de la auditoría, sirven para determinar el objetivo y alcance de las pruebas sustantivas que se realizarán.
4.3. PRUEBAS SUSTANTIVAS
Una vez determinado el riesgo en el control interno, se aplican las prue-bas sustantivas programadas en el plan y en los programas de trabajo, en la densidad y según la muestra que la confiabilidad de los sistemas de control permitan, de manera tal que, a mayor confiabilidad, menor será la muestra.
Las pruebas sustantivas nos permiten precisar y comprobar la informa-ción referida a los procesos misionales o de apoyo de la organizainforma-ción, con el fin de obtener la información y evidencia que analizaremos mediante una o varias de las técnicas o procedimientos analíticos que sean pertinentes utilizar.
Las siguientes técnicas, entre otras, se aplican como pruebas sustantivas: • Comparación.
• Confirmación. • Inspección. • Examen físico. • Rastreo.
4.4. LOS PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS
La información recopilada a través de la aplicación de las pruebas de cumplimiento o de acatamiento y las pruebas sustantivas, deberá ser analizada y evaluada por el equipo de auditoría, hasta el grado en que les permita determinar problemas e inferir desviaciones en los pro-cesos de la unidad sujeta a auditoría, y definir los hallazgos de auditoría. Son muchas las pruebas que se pueden aplicar, entre ellas podemos mencionar:
BENCHMARKING
Esta técnica administrativa sirve para estimular una revisión objetiva de procesos, prácticas y sistemas importantes para la gestión de una entidad auditada mediante la comparación de su desempeño con una organización considerada líder en su campo. Le es útil al auditor para el desarrollo de criterios y la identificación de mejoras potenciales en las operaciones al presentar una meta común que contribuya al mejoramiento de la organiza-ción auditada. Además, sirve para obtener datos objetivos fuera de la organi-zación y es evidencia de auditoría competente para dar más credibilidad a las recomendaciones.
ANÁLISIS COMPARATIVO USANDO ÍNDICES
E INDICADORES
Sirve para comparar valores reales (condición) con los esperados (me-tas), para calificar o cuantificar un hallazgo de auditoría en el contexto, de manera tal de observar sus causas y efectos, para ver o detectar un cambio extraordinario, producto del análisis comparativo del desempeño histórico al interior de la misma organización o comparándola con indicadores de entidades similares, para establecer el grado con el cual se satisfacen los criterios.
ANÁLISIS ESTADÍSTICO
Ayuda a decidir si una variable de ejecución satisface un criterio de auditoría o para interpretar distribuciones de probabilidad con el fin de eva-luar riesgos o determinar tendencias. Además, para evaeva-luar si una muestra de datos es representativa de la población.
ANÁLISIS DE REGRESIÓN
Implica revisar el comportamiento histórico de una situación, mediante la desagregación en el tiempo de las variables que lo componen. Sirve para probar una relación que se supone existente, para identificar y eva-luar valores inusuales o extremos (desviaciones) que no se ajustan a la relación regular entre dos variables, para hacer predicciones o proyeccio-nes (inferencias) a partir de una relación observada que se ha dado en el pasado, y para construir modelos de las operaciones de la ent idad auditada.
ANÁLISIS DE COSTO BENEFICIO
Sirve para tener certeza de que un análisis realizado por el equipo audi-tor satisface las normas profesionales.
Se basa en la comparación de costos y beneficios cuando ambos son cono-cidos o pueden ser razonablemente estimados; y la comparación de costos alternativos cuando los beneficios pueden ser asumidos como invariables.
SIMULACIONES Y MODELOS
Consiste en formular modelos o escenarios lógicos hipotéticos, definiendo un criterio basado en el deber ser de procesos y productos sobre el aspecto evaluado. Permite valorar la idoneidad de los modelos encontrados al com-pararlos con los que el auditor usa para la toma de decisiones importantes y responder la pregunta ¿qué importancia tiene?, acerca del impacto de los problemas de auditoría, observaciones y recomendaciones.
MAPEO DE FLUJOS DE TRABAJO Y DE COMUNICACIONES
Consiste en realizar un mapa de los procesos que se efectúan, identifi-cando los puntos críticos, cuellos de botella, las tomas de decisiones, las
unidades de gasto, la oportunidad de las comunicaciones y cualquier otro aspecto que se considere importante para definir, sobre la base de un pro-blema de auditoría, las causas y efectos probables. Sirve para adquirir una comprensión de cómo una organización o sistema funciona, particular-mente cuando el sujeto de la auditoría involucra muchos departamentos, unidades, o pasos complicados. Puntualiza los puntos claves de control y dónde deben ampliarse la aplicación de pruebas de auditoría.
4.5. LAS PRUEBAS DE PROCESO DE LAS ACTIVIDADES
PRIMARIAS DE LA CADENA DE VALOR
(INSUMO-PROCESO-PRODUCTO) PARA EVALUAR
LA ECONOMÍA, LA EFICIENCIA Y LA EFICACIA
La medición de la economía, la eficiencia y la eficacia en un proceso misional o de apoyo de una gestión, conforman la plataforma teórica de la auditoría de gestión. Para evaluar estos tres criterios se toma información o variables del proceso y se construyen o evalúan los mismos con los indicadores de gestión. Debemos primero analizar los procesos determi-nando las entradas (insumos) y salidas (productos) de los mismos, revi-sando las actividades y tareas que se realizan. Conocidos estos aspectos, podemos identificar variables de insumo, proceso y producto, para, en comparación con las metas y objetivos de la organización así como con variables del entorno, formular o interpretar indicadores de gestión.La evaluación de la eficiencia se centra en la formulación o interpreta-ción de indicadores que consideran variables de insumo y variables de producto, es decir, medimos, mediante las variables que intervienen en el indicador el uso de los recursos en relación con el producto, bien o servi-cio que se deriva de los procesos.
La evaluación de eficacia se centra en la formulación o interpretación de indicadores que consideran variables de producto con los objetivos y metas que la organización auditada se plantea, medimos entonces si el bien o servicio que se produce cumple total o parcialmente con los objeti-vos y metas que se formula el ente auditado, de acuerdo a su misión y a los requerimientos que la sociedad le exige.
La evaluación de economía relaciona variables de insumo y de produc-to, pero en correspondencia con los costos de los insumos o los procesos para generar el producto, bien o servicio que se requiere.
RESUMEN
• En la fase de planeación, se aplican las pruebas de control; en la fase de ejecución se practican pruebas de cumplimiento o de acatamiento de los sistemas y procedimientos establecidos y las pruebas sustantivas que le permiten al auditor precisar y comprobar la información referida a los procesos misionales o de apoyo de la organización y los procedimien-tos analíticos, todo cuanto se requiere para cumplir tanto con el plan como con los programas de auditoría y concluir en hallazgos bien sustentados, con evidencias relevantes, suficientes, competentes y pertinentes.
• Las pruebas de control de los sistemas establecidos, tienen por ob-jeto conocer acerca de los controles en que se basa la evaluación del riesgo de control en la etapa de preparación de la auditoría con la finalidad de conocer el quehacer de la entidad.
• Las pruebas de cumplimiento o de acatamiento de los sistemas estable-cidos tienen por objeto verificar que los controles en que se basa la evaluación del riesgo de control están operando efectivamente. Consis-ten en la revisión de los sistemas establecidos por la entidad para ver que tan efectivamente funciona.
• Las pruebas sustantivas con que se establece el riesgo de detección nos permiten precisar y comprobar la información referida a los proce-sos misionales o de apoyo de la organización, con el fin de obtener la infor-mación y evidencia. Tienen por objeto detectar posibles errores en las transacciones.
TEMA 5
LAS TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN
DE INFORMACIÓN
OBJETIVO GENERAL
Que los estudiantes señalen las principales características de estos tipos de técnicas, haciendo énfasis en qué permiten verificar con su aplicación.
El trabajo que debe realizar el auditor en una auditoría específica, re-quiere conocer cuáles son las técnicas que se aplican para obtener infor-mación, por lo que este tema tratará acerca de las técnicas que se pueden utilizar y su aplicación.
Al final de la sesión, el participante estará en condiciones de seleccio-nar y aplicar las técnicas más apropiadas, hasta el grado en que se forme un juicio profesional y objetivo sobre la materia que examina, a partir de conocer las herramientas informáticas y no informáticas, para la recolec-ción de informarecolec-ción.
OBJETIVOS DE ESTUDIO
5.1. Introducción.
5.2. Técnicas de recolección de información. 5.2.1. Verbales.
5.2.2. Oculares. 5.2.3. Documentales. 5.2.4. Físicas.
5.2.5. Escritas.
5.3. Aplicación de las técnicas. 5.3.1. Pruebas selectivas.
5.3.2. Muestreo estadístico. 5.3.3. Entrevistas.
5.3.4. Encuestas.
5.3.5. Determinación de síntomas. 5.3.6. Sospecha.
5.3.7. Intuición del auditor. 5.3.8. Herramientas informáticas.
5.1. INTRODUCCIÓN
Las técnicas de auditoría son procedimientos especiales utilizados por los auditores, para obtener las evidencias necesarias y suficientes, que le permitan formarse un juicio profesional y objetivo sobre la materia examinada.
El examen de cualquier operación, actividad, área, programa, proyecto o transacción, se realiza mediante la aplicación de técnicas, y el auditor debe conocerlas para seleccionar la más adecuada, de acuerdo con las característi-cas y condiciones del trabajo que realiza.
En la auditoría de gestión, se pueden utilizar las técnicas de general acepta-ción en auditoría, las cuales se clasifican generalmente sobre la base de la acción que se va a efectuar.
5.2. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Basados en el trabajo que debe realizar el auditor, se nos hace necesario conocer cuáles son las técnicas que se aplican para obtener información.Las técnicas de auditoría para la recolección de información se clasifi-can por la generalidad de las entidades fiscalizadoras superiores en: • Verbales. • Oculares. • Documentales. • Físicas. • Escritas.
5.2.1. VERBALES
Consisten en obtener información oral mediante averiguaciones o inda-gaciones, dentro o fuera de la entidad, sobre posibles puntos débiles en la aplica-ción de los procedimientos, prácticas de control interno u otras situaciones que el auditor considere relevantes para su trabajo.
La evidencia que se obtenga a través de esta técnica, debe documentar-se adecuadamente mediante papeles de trabajo preparados por el auditor, en los cuales se describan las partes involucradas y los aspectos tratados.
Las técnicas verbales pueden ser:
– Indagación: Consiste en la averiguación mediante la aplicación de en-trevistas directas al personal de la entidad auditada o a terceros, cuyas actividades guarden relación con las operaciones de esta.
– Encuestas y cuestionarios: Es la aplicación de preguntas, relacionadas con las operaciones realizadas por el ente auditado, para conocer la verdad de los hechos, situaciones u operaciones.
5.2.2. OCULARES
Consisten en verificar en forma directa y paralela, la manera en que los responsables desarrollan y documentan los procesos o procedimientos, mediante los cuales la entidad auditada ejecuta las actividades objeto de control. Esta técnica permite tener una visión de la organización desde el ángulo que el auditor necesita, o sea, los procesos, las instalaciones físicas, los movimientos diarios, la relación con el entorno, etcétera.
Las técnicas oculares pueden ser:
– Observación: Consiste en la contemplación a simple vista, que realiza el auditor durante la ejecución de una actividad o proceso.
– Comparación o confrontación: Es cuando se fija la atención en las ope-raciones realizadas por la entidad auditada y en los lineamientos nor-mativos, técnicos y prácticos establecidos, para descubrir sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas.
– Revisión selectiva: Radica en el examen de ciertas características im-portantes que debe cumplir una actividad, informes o documentos, seleccionándose así parte de las operaciones, que serán evaluadas o verificadas en la ejecución de la auditoría.
– Rastreo: Es el seguimiento que se hace al proceso de una operación, con el objetivo de conocer y evaluar su ejecución.
5.2.3. DOCUMENTALES
Consisten en obtener información escrita para soportar las afirmacio-nes, análisis o estudios realizados por los auditores. Estas pueden ser: – Comprobación: Consiste en verificar la evidencia que apoya o
legalidad, integridad, propiedad y veracidad mediante el examen de los documentos que las justifican.
– Computación: Es el análisis de documentos, datos o hechos asistidos por computador y los software especializados.
– Revisión analítica: Consiste en el análisis de índices, indicadores, tenden-cias así como la investigación de las fluctuaciones, variaciones y relaciones que resulten inconsistentes o se desvíen de las operaciones pronosticadas. – Estudio general: Esta técnica se aplica al inicio del trabajo del auditor, sobre la base de su experiencia y juicio profesional. En la mayoría de los casos requiere la aplicación de otras técnicas. Consiste en la evalua-ción general de la informaevalua-ción de la entidad, sobre su naturaleza jurídi-ca, objeto social, estados contables, información presupuestal, sistemas de información, sistemas de control, plan indicativo de gestión, contra-tación, etcétera.
5.2.4. FÍSICAS
Es el reconocimiento real, sobre hechos o situaciones dadas en tiempo y espacio determinados y se emplea como técnica la inspección. – Inspección: Consiste en el reconocimiento mediante el examen físico y
ocular, de hechos, situaciones, operaciones, activos tangibles, transac-ciones y actividades, aplicando para ello otras técnicas como son: inda-gación, observación, comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación.
5.2.5. ESCRITAS
Consisten en reflejar información importante, para el trabajo del auditor. Esta técnica se aplica de las formas siguientes:
– Análisis: Consiste en la separación de los elementos o partes que con-forman una operación, actividad, transacción o proceso, con el propó-sito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios de orden normativo y técnico. Permite identificar y clasificar para su pos-terior análisis, todos los aspectos de mayor significación y que, en un momento dado, pueden afectar la operatividad de la entidad auditada. – Conciliación: Consiste en confrontar información producida por
dife-rentes unidades administrativas o instituciones, en relación con una misma operación o actividad, a efectos de hacerla coincidir, lo que permite
determinar la validez, veracidad e idoneidad de los registros, informes y resultados objeto de examen.
– Confirmación: Radica en corroborar la verdad, certeza o probabilidad de hechos, situaciones, sucesos u operaciones, mediante datos o información obtenidos de manera directa y por escrito de los funcionarios o terceros que participan o ejecutan las operaciones sujetas a verificación.
– Cálculo: Consiste en la verificación de la exactitud aritmética de las operaciones, contenidas en los documentos tales como: informes, con-tratos, comprobantes y presupuestos.
– Tabulación: Se realiza mediante la agrupación de los resultados impor-tantes, obtenidos en las áreas y elementos analizados, para arribar o sustentar las conclusiones.
5.3. APLICACIÓN DE LAS TÉCNICAS
La aplicación de las técnicas de auditoría, conduce al desarrollo de des-trezas y habilidades por los auditores y para lo cual se emplean:
5.3.1. PRUEBAS SELECTIVAS
Consisten en simplificar la labor total de medición, evaluación o verifi-cación, mediante la selección de muestras que a juicio del auditor, sean representativas de todas las operaciones realizadas por la institución, uni-dad administrativa, programa o activiuni-dad examinada.
Se puede utilizar el cálculo de probabilidades, para determinar cuál debe ser el tamaño de la muestra o el auditor puede efectuar dicha determina-ción sobre la base de su juicio profesional.
5.3.2. MUESTREO ESTADÍSTICO
Consiste en que la selección de la muestra se realiza mediante métodos estadísticos, lo que permite una mayor confianza y que se puedan lle-gar a conclusiones sobre todos los elementos que constituyen el universo o población.
El muestreo estadístico requiere de que el auditor defina claramente los estándares utilizados, para precisar la amplitud de la muestra, dando lugar a que sea representativa de todo el grupo.
Su utilización no elimina el juicio del auditor pero sí lo complementa, en cuanto permite a los auditores medir y controlar el riesgo de muestreo, así como la confiabilidad y suficiencia de las pruebas selectivas de auditoría.
5.3.3. ENTREVISTAS
Las entrevistas son una de las fuentes primarias de información para los equipos de auditoría, por lo que se deben preparar con anticipación, teniendo en cuenta lo siguiente:
a) Selección cuidadosa de los entrevistados.
b) Elaboración y coordinación del calendario con suficiente anticipación, para asegurar la participación de los entrevistados.
c) Revisión de la información disponible.
d) Preparación de preguntas específicas y líneas de investigación.
Preguntas de la entrevista
Las preguntas son la herramienta más valiosa para alcanzar los objeti-vos de la entrevista, por lo que, en su formulación, deben tener en cuenta: a) ¿Qué tipo de información quiere usted? (general, específica) b) ¿Qué alcance le dará a la información deseada?
c) ¿Qué necesita el entrevistado saber y sentir para entender y querer con-testar la pregunta?
El auditor debe evaluar y validar la calidad de la información obtenida, lo cual incluye:
a) ¿Qué hechos respaldan los puntos principales señalados?
b) ¿El entrevistado está describiendo un hecho o dando una opinión? c) ¿Qué tan reciente es la información?
d) ¿Qué tan completa es la información?
e) ¿Tiene la información el nivel apropiado de detalle? f) ¿Hay áreas que hayan sido omitidas?
g) ¿Cómo se compara con información de otras fuentes? h) ¿Qué tan importante es esta información?
5.3.4. ENCUESTAS
Se utilizan para la recolección de información, mediante un formato de cuestionario formado por un conjunto de preguntas.
La encuesta sirve básicamente para investigar, indagar o sondear sobre un asunto determinado y medir una o más variables dentro de una inves-tigación o estudio que se analice en una población que reúna las condiciones requeridas, de acuerdo con el objeto del proyecto o tema.
Las personas que contesten las encuestas, pueden estar asociadas con el programa o área de la auditoría directa o indirectamente como beneficiarios, usuarios, administradores, contratistas o simplemente como posibles fuentes de información que podrían servir de ayuda en la labor de auditoría.
Las ventajas principales de la utilización de encuestas, son su conve-niencia y economía en términos de costo y tiempo, comparándolas con entrevistas formales de los auditores con muchas personas. La informa-ción obtenida puede ser tabulada más fácilmente, debido a su especifici-dad y uniformiespecifici-dad. Son más ventajosas cuando el grupo que es cubierto es numeroso.
Algunos principios básicos que se deben tomar en cuenta al diseñar las encuestas son los siguientes:
– Considerar el nivel de educación y la experiencia de las personas a las cuales se les enviarán.
– Prepararlas de un tamaño conveniente. – Las preguntas deben ser fáciles de contestar. – Agrupar las preguntas en forma lógica.
– Utilizar preguntas en las cuales haya que escoger una de las respuestas dadas, dejando un espacio para “otras” respuestas.
– Dejar un espacio suficiente para las respuestas.
– Las preguntas deben estar ideadas, para evitar reacciones defensivas por parte de las personas que responden.
– Se recomienda probar la encuesta en un grupo limitado de personas antes de enviarla, ya que es posible que sea necesario hacerle variaciones.
5.3.5. DETERMINACIÓN DE SÍNTOMAS
El síntoma es la señal derivada de determinados hechos y le advierte al auditor la existencia de un área crítica o problema. Su utilización le permite hacer énfasis en el examen de determinados rubros, hechos y aspectos.
5.3.6. SOSPECHA
Consiste en la acción, costumbre o actitud de desconfiar de alguna in-formación que por diversas circunstancias, no permite que se le otorgue el
