CAPÍTULO III: PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA
3.10. Informe de Auditoría de Gestión
a) Antecedentes
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Padre Vicente Ponce, acordó con la señorita Inés María Benavides Sánchez, estudiante de la Carrera de Contabilidad y Auditoría de la Universidad Autónoma Regional Uniandes, que, para el desarrollo y aplicación de la auditoría de gestión al área de Créditos y Cobranzas, se debió considerar:
La ejecución de la auditoría de gestión se la realizo a los procesos efectuados para la recuperación y colocación de la cartera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Padre Vicente Ponce, de acuerdo a la normativa legal del país y con ello determinar si se maneja bajo los principios de eficacia, eficiencia y economía.
La aplicación de la auditoría de gestión al área de créditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Padre Vicente Ponce tuvo como base legal la normativa a la cual están regidas todas las instituciones financieras de Economía Popular y Solidaria, asegurando así que la información no contuvo datos erróneos o inexactos de carácter significativo.
b) Objetivo General
La Auditoria de Gestión ayudara a contribuir el mejoramiento de los procesos realizados por el área de créditos, con el fin de llegar a detectar las diferentes fortalezas y deficiencias, que permitan facilitar la toma de decisiones.
c) Objetivo Especifico
Conocer los procesos que se llevan a cabo en el área de crédito para identificar los diferentes errores en su aplicación.
Identificar y evaluar los hallazgos encontrados del área de crédito de la cooperativa.
58
Presentar el informe de auditoría de gestión a los directivos de la cooperativa y al jefe del área de crédito, con el fin adoptar las medidas correctivas y preventivas frente a los hallazgos identificados.
d) Alcance de la auditoría
El alcance de la auditoria de gestión comprendió el periodo en el cual se realizó su evaluación comprendido desde el 01 de enero del 2016, al 31 de diciembre de 2017; para lograr determinar la eficiencia, eficacia, economía y ética de las operaciones de esta área; tendrá una duración del 01 de octubre de 2018 hasta el 30 de julio de 2019.
Para el desarrollo de la Auditoría de Gestión al área de crédito y cobranzas de la Cooperativa de ahorro y crédito Padre Vicente Ponce, la revisión fue realizada por el equipo de Auditoría que se conformó por la Srta. Inés Benavides.
RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Falta de indicadores de gestión
A través del análisis efectuado a los procesos de colocación y recuperación de créditos se logró determinar que la cooperativa en planificación estratégica no cuenta con indicares de gestión que le permitan medir su rendimiento. Según el Manual de Créditos para el año 2016 – 2017, menciona sobre la elaboración de un Plan Estratégico, en el cual se fijará las metas a nivel departamental y organizacional, especialmente en el área de crédito y cobranza.
La planificación estratégica desarrollada por la cooperativa presenta algunas deficiencias en la definición de sus objetivos y sus indicadores, debido a que han sido empleados para medir el desempeño de la cooperativa de manera global, y no existen suficientes metas específicas para el área de créditos.
59
Conclusión
El área de créditos no cuenta con suficientes metas establecidas para lograr alcanzar durante el periodo fiscal, lo que implica la falta de indicadores de gestión que le admitan medir el desempeño y alcance de los objetivos.
Recomendación
Al Gerente General
a) Coordinar con el Jefe de Crédito, la elaboración del Plan Estratégico y la designación de metas departamentales relacionadas con la recuperación y colocación de la cartera de créditos.
b) Emplear indicadores de gestión que permitan valorar de manera oportuna los procesos ejecutados dentro del área de créditos.
Falta de requisitos en créditos
En la evaluación de los créditos otorgados se verificó que no se cumple con todos los requisitos mínimos establecidos, como se indica en el Manual de Crédito, en el Art. 59; donde se menciona los requisitos mínimos necesarios para que los socios puedan acceder a un crédito. El Jefe de crédito no verifica, no analizó de forma pormenorizada los créditos otorgados en el período bajo examen, ocasionando que la cartera de crédito tenga una alta morosidad por clientes que no pueden cumplir sus obligaciones, debido a que se les paso el cumplimiento de algunos requisitos.
Conclusión
La falta de compromiso por los oficiales de crédito, ha ocasionado que en algunos casos no se cuenta con la documentación necesaria y eso ha imposibilitado el proceso de recuperación de cartera, de igual manera se han presentado casos que los socios no han cumplido con sus obligaciones.
60 Al Jefe de Crédito
a) Se debe controlar la presentación de los requisitos, al momento de aceptar la solicitud pertinente.
b) Se debe realizar la comprobación de las propiedades y beneficios que presentan los socios, como base para la otorgación de los créditos.
Escaso seguimiento a cartera
La cooperativa en su Manual de Créditos y Cobranzas, establece la constitución de Provisiones de Cartera donde se manifiesta en su Art 101, que “La cooperativa se someterá a los parámetros de calificación de activos de riesgos y constitución de provisiones, según lo estipulado por la Junta de Política de Regulación Monetaria y Financiera”.
Conclusión
La cobertura parcial de las obligaciones vencidas mediante provisiones genera que ante posibles incumplimientos no se disponga de contingentes que cubran las pérdidas derivadas por morosidad.
Recomendación
Al Responsable del Área de Crédito y Cobranzas
a) Realizar la verificación anual a la constitución de provisiones para cartera improductiva, para mantener valores de acuerdo con la norma legal vigente y obtener utilidades y mejorar la infraestructura de la cooperativa.
Falta de revisión y custodia del pagare
En la revisión física del pagare se pudo constatar que en algunos casos el documento cuenta con errores, con manchones, están incompletos además no se les ha dado la custodia necesaria. En el art 98, del Manual de Crédito, se establece que los pagarés no deben ser aceptados con enmendaduras, no deben estar
61
incompletos y su custodia es responsabilidad del Gerente, además deben estar en buen estado sin arrugas y sin manchones. El Jefe de Crédito y el Gerente, al momento de receptar este documento no hacen ningún tipo de control y en algunos casos no se custodia, ocasionando que en el caso que exista morosidad el crédito se vuelva incobrable o si se cae en proceso legal el pagare quede sin validez.
Conclusión
Los pagarés físicos, no cuentan con una verificación por parte del oficial de crédito y el gerente, ocasionando que estos documentos pierdan su validez en caso de que el socio caiga en mora.
Recomendación Al Jefe De Negocios
a) Exigir la verificación del pagare emitido a los socios y su colocación en las respectivas carpetas que contienen los expedientes crediticios.
Al Gerente
b) Ubicar los pagarés emitidos por los socios en la bóveda de la institución para un mayor resguardo, de igual manera su verificación y revisión al momento de su entrega.
62
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones
La elaboración de un marco teórico permite obtener una fuente bibliográfica que servirá como fuente de consulta, durante todo el trabajo de campo, debido a la aplicación de diversos términos que se manejan en el análisis y que necesariamente deben ser precisados y aclarados.
Con la aplicación de la Auditoría de Gestión al área de Créditos se logró identificar las diferentes debilidades que se presentan en el desarrollo de los procesos, los mismos que directamente influyen en la consecución de los objetivos institucionales.
Uno de los principales resultados obtenidos es la deficiencia en los procesos de planificación, comunicación y organización, en el área de crédito debido a la falta de un adecuado establecimiento de metas, debido a que por un lado algunas de estas metas están definidas por encima de los limites reales de la cooperativa y no se cuenta con herramientas de medición para la recuperación de la cartera.
La cooperativa no cuenta con una planificación orientada al logro de objetivos, especialmente en colocación de créditos por los oficiales de crédito, además la falta de indicadores de gestión impide la medición periódica de los procesos desarrollado.
Con la aplicación de la auditoría gestión al departamento de crédito y cobranzas de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Padre Vicente Ponce, en el período 1 de enero de 2016 al 31 de diciembre de 2017, se logró mejorar los procesos de recuperación y colocación de cartera, facilitando así la toma de decisiones.
63
Recomendaciones
Se recomienda la elaboración del marco teórica para el desarrollo de cualquier investigación, con la finalidad de que se logre de forma más efectiva y eficaz, la integración y la relación de la teoría con la investigación que se está realizando.
Se recomienda al Gerente General, el establecimiento de metas que se encuentren acordes a la capacidad de la cooperativa sin hacer un lado a la competencia, al Jefe de crédito, disponer de una herramienta de información que permita medir la gestión del área, a través de los indicadores de economía, eficiencia y eficacia, los cuales, ayudaran monitorear la ejecución de los procesos realizados.
De igual manera se recomienda al Jefe de Crédito, establecer una organización adecuada de la documentación bajo diferentes criterios de secuencia y orden, como se manifiesta en el manual de créditos.
Se recomienda al Gerente General, el establecimiento de incentivos para el cumplimiento de las metas propuestas, determinando un valor monetario de comisión, para cada oficial de crédito que cumpla con los objetivos en la colocación y recuperación de cartera.
Se recomienda la Gerente, seguir aplicando auditorias de gestión permanentes al departamento de crédito y cobranzas de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Padre Vicente Ponce, para así seguir mejorando los procesos de recuperación y colocación de cartera, facilitando así la toma de decisiones.
BIBLIOGRAFÍA
Alvarez, Y. (2015). Blogdiario.com. Obtenido de Blogdiario.com: http://yesidalvarezdiaz.blogspot.es/i2010-08/
Alvin, A., & Loebbecke, J. (2011). La auditoria como proceso de control:. Obtenido
de La auditoria de control::
http://www.redalyc.org/pdf/1814/181418190004.pdf
Arias, I. (2018). Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana. Obtenido de Auditoría de gestión: https://www.eumed.net/rev/oel/2018/04/auditoria- gestion.html
Cuellar, G. (2017). UNICAUCA. Obtenido de CLASIFICACION DE LA AUDITORIA: http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfch2.html#tgarfse9.html
Duran, R. (2017). Universidad de Barcelona . Obtenido de Auditoría de gestión: http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/MGAG-Cap-VI.pdf EL MERCURIO. (2018). Alto endeudamiento de la gente con. EL MERCURIO, pág.
12.
Espinosa, L. (2016). UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA. Obtenido de Auditoría de gestión al área médica de la empresa Ecuasanitas S.A: http://dspace.utpl.edu.ec/bitstream/123456789/2308/3/610X2175.pdf
Farfán, J. (2018). AUDITOOL. Obtenido de Evidencia de Auditoría. Lo que todo Auditor debe saber: https://www.auditool.org/blog/auditoria-externa/5948- nia-500-evidencia-de-auditoria-lo-que-todo-auditor-debe-saber
Franklin, E. (2014). UNID. Obtenido de Auditoría administrativa: https://moodle2.unid.edu.mx/dts_cursos_mdl/ejec/AE/AA/S01/AA01_Lectur a.pdf
García, J. (2015). Obtenido de Métodos de Administración y Evaluación de Riesgos: http://repositorio.uchile.cl/tesis/uchile/2005/garcia_j2/sources/garcia_j2.pdf Grimaldo, L. (2014). Auditorías internas y externas en las organizaciones. Obtenido
de Las Auditorias internas y externas dentro de las Organizaciones: https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/13537/Importanci a%20de%20las%20Auditorias.pdf;jsessionid=4926256053054D7D07A984F 31AE2E898?sequence=1
Gutierrez, A. (2013). Auditoría financiera a la cooperativa de transporte interprovincial touris san francisco oriental de la provincia de pastaza en el período comprendido enero – diciembre 2014.
Lopez, J. (2014). Auditoría A La Cartera De Créditos.
Maurice, E. d. (2016). Tipos de investigación. En E. d. Maurice, Metodologia de la Investigacion Científica (pág. 4). Lima: Cengage Learning.
Mayorga, F. (2014). Auditoria de Gestión al Proceso. Ambato.
Mendez, H. (2015). Auditoria: Concepto, Clases y Evolucion. Ed. Mc Graw Hill. Palomino, J. (2014). Auditoria. Obtenido de Papeles de Trabajo :
http://juliaenauditoria.blogspot.com/p/papeles-de-trabajo.html
Pierre, L. (2017). COFAE. Obtenido de Muestreo en Auditoría: http://www.oas.org/juridico/PDFs/mesicic4_ven_mue_aud_pp.pdf
Ponce, R. C. (2017). La Auditoría. Quito: Jurídica del Ecuador.
Quinteiro, V. (2013). Conferencia Interamericana de Contabilidad . Obtenido de Conferencia Interamericana de Contabilidad para emprendedores : https://cpcecba.org.ar/media/img/paginas/La%20Evoluci%C3%B3n%20De %20La%20Auditor%C3%ADa%20Interna%20En%20El%20Comienzo%20D el%20Siglo%20XXI.pdf
Rodriguez, M. (2016). Auditoria. Ed. Mc Graw Hill.
Servin, L. (2017). Deloitte Touche Tohmatsu Limited. Obtenido de El control interno
en las empresas:
https://www2.deloitte.com/py/es/pages/audit/articles/opinion-control-interno- empresas.html
Sotomayor, A. (2014). Auditoria Administrativa. México: McGRAW-HILL INTERAMERICANA EDITORES, S. A.
ANEXO 2: Permiso de autorización de realización del trabajo de investigación
Tulcán, 30 de octubre del 2018
Ingeniero
Luis Aníbal Tatés Fernández
GERENTE GENERAL COAC PADRE VICENTE PONCE
Presente.
De mi consideración:
Me es grato dirigirme a usted para expresarle un cordial saludo y desearle los mejores éxitos en sus importantes funciones.
Yo, Inés María Benavides Sánchez, estudiante de la UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS ANDES de la Facultad de Sistemas Mercantiles, Escuela de Contabilidad y Auditoría; solicito de la manera más comedida autorice me permita realizar el proyecto de grado previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior Auditoría y Finanzas C.P.A. con el presente tema de investigación “AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA CARTERA DE CRÉDITO DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÈDITO PADRE VICENTE PONCE, PERÌODO 2016 - 2017” como parte del desarrollo de la investigación se requiere me facilite información necesaria a fin de poder ejecutar el presente trabajo.
Esperando contar con su favorable aceptación, anticipo mi agradecimiento. Atentamente,
Inés M. Benavides S. C.I. 0401454483
Anexo 3: Encuesta
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORIA, CPA
ENCUESTA DIRIGIDA A CLIENTES DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO PADRE VICENTE PONCE
Objetivo: Obtener información real respecto a la situación actual de la cartera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Padre Vicente Ponce
Instrucciones:
Responda con sinceridad a las siguientes preguntas que se plantean a continuación
Los resultados de esta encuesta serán analizados con absoluta reserva
Señale con una X en el lugar que corresponda
Información personal
Género: Femenino Masculino
Ocupación: ___________________________________________
Cuestionario MEDICIÓN DE SERVICIO
1. Que servicios utiliza en la Cooperativa de Ahorros y crédito
Cuenta de ahorros Inversiones Seguros Cuenta corriente Créditos Pago de servicios
2. Con que frecuencia acude a su cooperativa de ahorro y crédito
Semanal Mensual Quincenal Trimestral Semestral Anual
3. Que le motivo a elegir la cooperativa de ahorro y crédito
Intereses y beneficios Atención al cliente Infraestructura Montos de créditos Reputación de la empresa Ubicación
4. La atención al clientes prestada en la cooperativa es:
Excelente
Regular Buena Mala Pésima
5. Los empleados demuestran estar capacitados para ofrecer un pronto servicio y resolver sus
inquietudes
Siempre Casi siempre Nunca
6. Como considera usted a las instalaciones de la empresa
Excelentes Regular Buenas Malas Pésimas
7. ¿Considera que la actual cantidad de empleados logran abastecer toda la demanda de clientes que
requieren el servicio?
Si No
8. Se le comunica sobre promociones y beneficios que la empresa ofrece
Si No
9. Recomendaría la cooperativa a sus conocidos
Si No
INDICADORES
10. ¿Cómo califica el proceso de crédito existente en la Cooperativa?
Eficiente Deficiente
Anexo 4: Entrevista
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORIA, CPA
ENTREVISTA DIRIGIDA AL PERSONAL Y DIRECTIVOS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO PADRE VICENTE PONCE
OBJETIVO: Obtener información real respecto a la situación actual de la cartera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Padre Vicente Ponce
NOMBRE: __________________________________________ CARGO: ___________________________________________ Cuestionario:
1. ¿La institución cuenta con un Plan Estratégico, describalo?
2. ¿La institución cuenta con un sistema de comunicación, descríbalo?
3. ¿Considera usted que la entidad establece un esquema para la adecuada optimización de recursos?
4. ¿La institución cuenta con un proceso para medir la satisfacción del cliente?
5. ¿Con que tipo de herramientas tecnológicas cuenta la cooperativa, que ayuden a realizar las tareas de análisis de crédito?
6. ¿Se realizan auditorias de gestión periódicamente en el área crédito de la entidad?
7. ¿Qué tipo de indicadores se utilizan para medir el desempeño de la cooperativa?
8. ¿Considera usted que el uso de recursos ayude a optimizar la recuperación de la cartera de crédito?
9. ¿Existe un registro detallado de los créditos realizados durante el periodo 2016 - 2017?
10. ¿El nivel de efectivo que mantiene la empresa es el adecuado para la gestión operativa de la misma?
11. ¿Los activos que posee la empresa tienen la capacidad de enfrentar el endeudamiento de la misma en un corto plazo?
Anexo 5. Papeles de trabajo
PT – PP 1 NOM BRE DE LA COOPERATIVA
NOM BRE DE LA AUDITORIA:
PERIODO:
NOM BRE DEL PAPEL DE TRABAJO:
Finalmente, la gerencia ha elaborado un Cuadro de Mando Integral, donde constan los indicadores que permiten medir el cumplimiento de los objetivos planteados, mismo que según aclaración del Gerente General, no se utilizaron todos.
ELABORADO POR: Inés Benavides FECHA DE ELABORACIÓN: 30-07-2019 • Percepción de que los créditos se obtienen más rápido en las cooperativas
• Percepción de que se pagan mayores intereses en los ahorros en las cooperativas • Alto porcentaje de la población del cantón ahorra y lo hace en las cooperativas • La gente es muy identif icada con su tierra
• Aumento de Remesas por migración
• Marco Legal apoya la producción local y la economía popular y solidaria • Percepción de costos elevados de los servicios bancarios
• La gente tiene conf ianza y se identif ica con el Sector Cooperativo
• Hay la percepción de que las cooperativas tienen menores tasas de interés activas • Alto compromiso de la Alta Dirección
• Horarios de trabajo amplio
• Conocimiento de los Socios, del Mercado
• Se pueden crear productos específ icos para el Cantón
Por último, las oportunidades detectadas por la cooperativa son las siguientes: • Alto porcentaje de comerciantes y agricultores por cuenta propia
• Contracción económica
• Otras cooperativas grandes pueden tener más f ácil acceso a ciertas tecnologías • Baja of erta laboral de prof esionales especializados en el sector f inanciero. Mientras en aspectos positivos las f ortalezas que posee la cooperativa son: • Años en el Mercado: conf ianza
• Primera cooperativa de Santa Isabel y la única propia del cantón
• La gente pide más años de plazo para pagar cuotas mensuales menores
• La gente pide más f lexibilidad y oportunidad: menos burocracia, menos garantes, menos papeles • Las instituciones del estado no prestan la ayuda necesaria de manera oportuna
• Juzgado multicomponente en el Cantón lo que hace los procesos de recuperación de cartera sean largos
• Inseguridad Jurídica y dif icultad en creación de empresas • Baja en el precio del petróleo
En cuanto a las amenazas se han identif icado las siguientes: • Un solo proveedor inf ormático.
• Los Socios se van a otras cooperativas por pequeñas variaciones en tasas y plazos tanto en captaciones como en créditos
• Otras instituciones brindan más Servicios • Dif icultad legal para apertura nuevas agencias
• Dif icultad en cumplir algunos Indicadores y Normativas del Marco Legal (no hay claridad) Dentro de las debilidades se encuentran principalmente:
• Falta de comunicación entre las dif erentes áreas y de ciertas disposiciones • No hay Responsable de Captaciones lo que hace que todo se consulte al gerente • Muchas decisiones pasan por Gerencia lo que retrasa ciertas acciones
• Falta de cumplimiento de la cobertura de provisiones para cartera en riesgo • Disminución de Indicadores de Solvencia en los últimos años.
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO PADRE VICENTE PONCE
AUDITORIA DE GESTIÓN AL AREA DE CRÉDITOS
DEL 01 DE ENERO 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017
ESTRATEGIAS Y ANALISIS FODA
La gerencia de la cooperativa ha diseñado su Plan Estratégico en el cual consta un diagnóstico de la