5 El proceso de conciliación
5.8 Introducir importes de factura
Todos los usuarios pueden ver y exportar facturas; no obstante, solo un administrador, administrador de la aplicación o usuario interactivo puede importarlas, crearlas y modificarlas.
Si la referencia de factura ya existe, el administrador, administrador de la aplicación o usuario interactivo puede: ● Reemplazar el importe que ya existe.
● Agregar el importe nuevo al que ya existe.
Si el administrador o el administrador de la aplicación ha establecido previamente que la creación de facturas generará declaraciones que contengan la suma de los importes de las facturas, los administradores, el administrador de la aplicación y los usuarios interactivos también pueden, de manera automática, volver a calcular la declaración a partir del importe de la factura.
Si los administradores, el administrador de la aplicación y los usuarios interactivos importan e introducen facturas manualmente, las declaraciones creadas contienen importes que son las sumas de las facturas vinculadas con las declaraciones.
Las declaraciones se crean para la misma unidad, socio, divisa de transacción y cuenta que las correspondientes facturas. Puede acceder a las facturas navegando por las páginas de declaraciones.
Información relacionada
Configuración de agrupaciones de facturas y de conciliación [página 152]
5.8.1 Para introducir una factura
Procedimiento
1. En la página Detallar por cuentas secundarias usada para introducir balances, haga clic en en la columna
Facturas.
Nota
La etiqueta Factura se puede personalizar. En su lugar puede aparecer otro término.
2. Haga clic en Agregar factura.
3. Proporcione la información siguiente en los campos pertinentes: ○ la referencia de factura
○ el importe de la divisa de transacción ○ el importe de la factura en la divisa local 4. Seleccione Sustituir o Agregar.
5. Si desea volver a calcular la declaración según el importe de la factura, seleccione la opción Actualizar la declaración.
6. Haga clic en Crear.
La nueva factura aparece en la lista.
5.8.2 Actualizaciones de factura
Tras introducir manualmente o importar una factura, un administrador, administrador de la aplicación o usuario interactivo puede modificar la siguiente información:
● la referencia de factura
● La cuenta filial a la que está asignada ● El importe de la transacción
● El importe local
En cada factura, el administrador, administrador de la aplicación, usuario interactivo o usuario avanzado puede agregar, modificar o eliminar:
● un comentario
● un comentario estándar ● un archivo
Nota
Si la factura se incluye en un grupo de facturas, no se puede modificar y se muestra el vínculo con el grupo.
Si el administrador o el administrador de la aplicación ha decidido activarlos, los campos siguientes también quedan disponibles para ofrecer información adicional relativa a las facturas.
● El campo ID grupo facturas especifica la referencia de ID de grupo asociada a la factura. El campo ID grupo facturas no se puede editar porque lo genera el sistema.
Nota
El campo ID grupo facturas sólo se muestra si se ha activado Conciliación a nivel de factura.
● Campos de texto que ofrecen información adicional de facturación.
Si el administrador o el administrador de la aplicación ha predefinido los campos Texto 1 Factura y Texto 2 Factura, el usuario puede usar la lista para seleccionar el texto predefinido correspondiente.
● Campos de importe que ofrecen información adicional del importe facturación.
● Campos de fecha que ofrecen información adicional de la cantidad de datos. Junto a cada campo de tipo de fecha hay un calendario.
Información relacionada
Campos adicionales para facturas [página 155]
Eliminar facturas por unidad, cuenta matriz o filial [página 160] Adjuntar un archivo a una factura [página 43]
Comentarios de factura [página 40]
Visualización de la interfaz de las declaraciones y facturas [página 223]
5.8.3 Comentarios de factura
Puede introducir un comentario en una factura para explicar, por ejemplo, el motivo por el que se ha introducido un importe o para proporcionar información adicional sobre una determinada factura.
La empresa declarante y el socio pueden introducir o modificar un comentario. El icono de comentario que se muestra es distinto según la parte que haya modificado el comentario por última vez.
Un icono de post-it de color amarillo con un candado en la esquina superior izquierda indica que la empresa declarante ha introducido o ha modificado por última vez el comentario. Un icono de post-it de color amarillo volteado horizontalmente con un candado de color azul en la esquina superior derecha indica que el socio ha introducido o ha modificado por última vez el comentario.
Nota
Para que los socios puedan introducir comentarios en las facturas, la opción Permitir entrada de datos en comentario del socio debe estar habilitada en la página Administración Configuración Configuración de factura .
Información relacionada
Crear declaraciones importando o creando facturas [página 152]
5.8.3.1
Para introducir un comentario para una factura
Procedimiento
1. Seleccione la ficha Declaraciones.
2. Navegue por las declaraciones hasta la página Detalle por cuentas filiales.
3. En la tabla Cuentas secundarias de la sociedad en la columna Facturas, haga clic en el icono de la factura a la que desea agregar el comentario.
Aparece la página Facturas. Si un comentario ha sido introducido anteriormente, se muestra un icono de post-it en la columna Comentario. Según el color y la posición del candado en el icono de post-it, puede determinar quién ha modificado el comentario por última vez.
4. En la página Facturas, haga clic en el vínculo de la factura en la columna Referencia de factura. 5. En el campo Comentario, introduzca su comentario o añada o modifique un comentario existente. 6. Haga clic en Actualizar.
El icono de post-it aparece en la columna Comentarios en la página Facturas.
Información relacionada
Comentarios de factura [página 40]5.8.3.2 Para consultar un comentario introducido para una
factura
Procedimiento
1. Seleccione la ficha Declaraciones.
2. Navegue por las declaraciones hasta la página Facturas. 3. En la columna Referencia de factura, seleccione una referencia.
4. En la página de edición de facturas, haga clic en el icono de post-it para la factura cuyo comentario quiera consultar.
Se muestra el comentario.
5.8.3.3 Para eliminar un comentario introducido para una
factura
Procedimiento
1. Seleccione la ficha Declaraciones.
2. Navegue por las declaraciones hasta la página Facturas.
3. En la columna Referencia de factura, haga clic en la factura cuyo comentario desea eliminar. 4. En la página de edición de facturas, haga clic en el icono de post-it.
5. Elimine el texto de el cuadro de texto. 6. Haga clic en Aceptar.
7. En la página de edición de facturas, haga clic en Actualizar.
El icono de post-it desaparece del campo Comentarios en la página Facturas.
5.8.4 Comentarios estándar de factura
Puede seleccionar un comentario estándar por factura. El administrador o el administrador de la aplicación define previamente los comentarios.
5.8.4.1
Para adjuntar un comentario estándar a una factura
Procedimiento
1. En la página Facturas, haga clic en la factura a la cual desea adjuntar un comentario estándar. 2. En la página de edición de facturas, haga clic en junto a Comentario estándar.
3. En la lista, seleccione el comentario estándar que necesite. 4. Haga clic en Aceptar.
5. En la página de la factura, haga clic en Actualizar.
El texto del comentario estándar aparece en la columna Comentario estándar.
5.8.4.2 Para eliminar un comentario estándar de una factura
Procedimiento
1. En la página Facturas, haga clic en la factura de la que desea eliminar un comentario estándar. 2. En la página de edición de facturas, haga clic en junto a Comentario estándar.
3. Seleccione - en la lista.
4. Haga clic en OK y, a continuación, en Actualizar.
El texto del comentario estándar desaparece de la columna Comentario estándar.
5.8.5 Adjuntar un archivo a una factura
El icono de clip indica que hay un archivo adjunto.Para ver un archivo adjunto a una factura, en la columna Archivo de la página Facturas para, haga clic en el icono de clip. Se abrirá el archivo.
5.8.5.1
Para adjuntar un archivo a una factura
Procedimiento
1. En la página Facturas, haga clic en la factura a la cual desea adjuntar un archivo. 2. En la página de edición defacturas, haga clic en junto a Archivo.
4. En el cuadro de diálogo Elegir archivo, seleccione el archivo pertinente. 5. Haga clic en Abrir.
6. Hacer clic en Adjuntar.
5.8.5.2 Para eliminar un archivo de una factura
Procedimiento
1. En el campo Archivode la página Facturas, haga clic en . 2. Haga clic en Eliminar.
5.8.6 Agrupación de facturas y de conciliación
El administrador, el administrador de la aplicación o un usuario interactivo puede conciliar facturas de empresas con las del socio, de modo que es más sencillo conciliar las declaraciones declaradas.
La conciliación de facturas puede mostrar las diferencias entre los balances declarados en las cuentas de la unidad declarante y del socio. Asimismo, las facturas se pueden agrupar y conciliar por campos de factura. Por ejemplo, las facturas se pueden agrupar por el número de referencia de factura y se pueden conciliar por el importe de la transacción. Se pueden agrupar juntas muchas facturas de forma automática en el lado del declarante así como en el lado del socio.
La agrupación y la conciliación de facturas toman un método "varios a varios". Dos o más facturas se pueden colocar en el mismo grupo si están relacionadas con una cuenta matriz vinculada y tienen el mismo/los mismos:
● período
● divisa de transacción
● valores de campos adicionales seleccionados como criterios de agrupación
Cuando el administrador, el administrador de la aplicación o el usuario interactivo inician la importación de facturas, sucede lo siguiente:
1. El sistema lee las facturas del archivo de importación y las coloca en grupos.
2. Cuando ya se han procesado todas las líneas, se modifican o crean los grupos de facturas y se revisan para determinar su estado final, que puede ser conciliado o sin conciliar.
5.8.6.1
Agrupación de facturas automática
Durante la importación de una factura, el sistema actualiza las facturas existentes o crea nuevas, y las ubica automáticamente en grupos de facturas en función de criterios de agrupación de la regla de factura asociada con el período de factura.
Nota
Las facturas ya asignadas a grupos de facturas reconciliadas solo se pueden actualizar cuando la opción
Importar: permitir sobrescribir en factura reconciliada en la sección Reconciliación de facturas de la página
Administración Configuración Configuración de facturas está activada.
Para una factura creada recientemente o que ya existe pero no está asignada, el sistema primero buscará un grupo de facturas existente que contenga las facturas con los mismos valores que los de la factura importada para todos los campos de agrupación (atributos). Los grupos de facturas reconciliadas no se tienen en
consideración durante la búsqueda mencionada anteriormente a menos que la opción No asignar nunca facturas nuevas a grupos de facturas reconciliadas en la sección Reconciliación de facturas de la página Administración Configuración Configuración de facturas está desactivada. Si se encuentra un grupo de facturas coincidente, el proceso de importación le asignará la factura actualmente procesada y, si no se encuentra ningún grupo coincidente, se creará un nuevo grupo de facturas y se le asignará la factura.
Para una factura que ya está asignada a un grupo de facturas, el sistema eliminará la factura de su grupo actual y la asignará a uno diferente (tal como se describe anteriormente) si se cumplen las dos condiciones siguientes:
● La opción Volver a aplicar los criterios de agrupación cuando se actualiza una factura en la sección
Reconciliación de facturas de la página Administración Configuración Configuración de facturas está activada.
● El valor de uno o más de sus campos de agrupación de facturas (atributos) queda modificado por la importación de facturas y al menos uno de estos campos modificados no se incluye en la lista siguiente: período, empresa, socio, moneda de transacción, cuenta secundaria y referencia.
En todos los casos anteriormente mencionados, el estado de todos los grupos de facturas afectados se vuelve a calcular automáticamente.
Nota
El valor de la parametrización SqlQueriesUsedForDataImports en la tabla de base de datos Configuración
debe definirse como True.
El valor de la parametrización IsSingleApplicationServerConfiguration en la tabla de base de datos
Configuración debe definirse como False.
5.8.6.2 Reconciliación de facturas automática
Cuando se han procesado todas las líneas de las facturas de importación y se han modificado o creado los grupos de facturas, se aplica el criterio de conciliación para determinar el estado final de esos grupos de facturas
(conciliado o sin conciliar).
En el caso de los criterios de texto y fecha, sólo hay un estado conciliado si todas las facturas asignadas al grupo (propias y ajenas) tienen el mismo valor para el campo de factura correspondiente. En el caso de los criterios de importe, sólo hay un estado conciliado si la suma de los importes de las facturas propias es igual a la suma de los importes correspondientes de las facturas ajenas, o si la diferencia es inferior al nivel del límite de conciliación.
Nota
Cuando se agrega manualmente una factura, se asigna a un grupo de forma automática, pero la conciliación del grupo de facturas deberá hacerse manualmente haciendo clic en el botón Actualizar una vez creadas todas las facturas relacionadas. Para ejecutar la reconciliación automática del grupo de facturas inmediatamente después de la creación de la nueva factura, seleccione la opción Reconciliar grupo automáticamente, que se encuentra en la página Administración Opciones Opciones de factura .
Información relacionada
Página Detalle por cuentas filiales [página 26]
5.8.6.2.1
Para consultar facturas para una transacción de
divisas
Procedimiento
1. Seleccione la ficha Declaraciones.
2. Navegue por las declaraciones hasta la página Detalle por cuentas filiales.
En la página "Detallar por cuentas secundarias" se muestran las secciones para las cuentas secundarias de la empresa y para las cuentas secundarias del socio.
3. En la columna Facturas, haga clic en uno de los iconos siguientes:
Aparece la página Facturas.
Nota
Desde esta página puede:
○ consultar comentarios introducidos por el socio
○ acceder a las propiedades de cualquier factura que contribuya con la cuenta secundaria ○ ordenar las columnas Referencia de factura, Importe de transacción e Importe local
○ eliminar las facturas
○ mostrar y ocultar las columnas adicionales
Información relacionada
Eliminar facturas por unidad, cuenta matriz o filial [página 160]
5.8.6.3 Conciliar facturas manualmente
El administrador, el administrador de la aplicación o el usuario interactivo pueden conciliar manualmente las facturas no conciliadas automáticamente.
Puede eliminar una factura de un grupo, de forma que el estado vuelva a ser "Sin conciliar", y, a continuación, asignarla manualmente a otro grupo.
Nota
Las facturas sin conciliar no bloquean el proceso de conciliación.
Cuando se concilia una factura manualmente, el sistema la visualiza de la misma forma que visualiza las facturas de conciliación automática. El sistema no la lee en importaciones posteriores.
5.8.6.3.1
Para conciliar facturas manualmente
Procedimiento
1. Seleccione la ficha Declaraciones.
2. Navegue por las declaraciones hasta la página Detalle por cuentas filiales. 3. Haga clic en Conciliar facturas.
Aparece la página Conciliación de facturas.
Nota
Desde esta página puede:
○ consultar comentarios introducidos por el socio,
○ ordenar las columnas Referencia de factura, Importe de transacción e Importe local, ○ eliminar las facturas,
○ mostrar y ocultar las columnas adicionales,
Las facturas que se han conciliado tienen un icono de marca de verificación verde. Las que no se han conciliado tienen un icono de X roja.
4. Haga clic en el icono siguiente que corresponda a la factura que desea conciliar:
Aparece la página Grupo de facturas.
Si todavía no se ha creado un grupo de facturas, el botón Crear se pone a disposición. 5. Haga clic en Crear.
6. Realice una de las siguientes acciones:
○ En la columna Asignado, seleccione las facturas que necesite.
○ Haga clic en Asignar todas a declarante o Asignar todas a contrapartida para asignar todas las facturas para la compañía o el socio.
○ Para desasignar todas las facturas a la compañía o al socio, haga clic en Desasignar todas a declarante o
Desasignar todas a contrapartida. 7. Haga clic en Actualizar.
Si se han cumplido los criterios de conciliación, junto al grupo de facturas aparece el icono de marca de verificación verde.
Si no se han cumplido los criterios de conciliación, junto al grupo de facturas aparece el icono de X roja. Puede ver que sigue habiendo una diferencia. El estado de las cuentas matrices también está sin conciliar.
Resultados
En la tabla situada en la parte superior de la página se indica el estado de conciliación, el importe de diferencia y el importe de factura.
Información relacionada
Eliminar facturas por unidad, cuenta matriz o filial [página 160] Conciliación de facturas mediante comentarios estándar [página 48]
5.8.6.4 Conciliación de facturas mediante comentarios
estándar
Si el administrador o el administrador de la aplicación lo activa, también se puede forzar la conciliación de las facturas mediante un comentario estándar. Para conciliar las facturas, se debe aplicar el mismo comentario estándar a todas las facturas que componen el grupo de facturas.
Si se usan diferentes comentarios estándar para las facturas de la empresa declarante y las del socio, el grupo de facturas se considera sin conciliar.
Si se usan los mismos comentarios estándar para las facturas de la empresa declarante y las del socio, el grupo de facturas se considera conciliado, aunque haya diferencias.
Información relacionada
5.8.6.4.1
Para forzar la conciliación mediante los
comentarios estándar
Procedimiento
1. En la columna Comentario estándar de la página Grupo de facturas, haga clic en el icono de nota adhesiva de su empresa.
2. En el cuadro de diálogo que se usa para seleccionar el comentario estándar, elija el comentario estándar pertinente y haga clic en Cerrar.
Todas las facturas que pertenecen a la unidad tienen ahora el mismo comentario estándar. 3. El socio selecciona el mismo comentario estándar para la factura mediante los pasos 1 y 2.
Los grupos de facturas están conciliados.