Manual del usuario de SAP BusinessObjects Intercompany

Guía de usuario

CUSTOMER

SAP BusinessObjects Intercompany

Versión del documento: 10.0 Support Package 17 – 2016-05-02

Manual del usuario de SAP BusinessObjects

Intercompany

Contenido

1 Novedades en el Manual del usuario de SAP BusinessObjects Intercompany. . . . 7

2 Introducción a SAP BusinessObjects Intercompany. . . . 10

2.1 Introducción a la documentación. . . .10

2.2 Si surge un problema. . . 11

3 Información de la interfaz general. . . .12

3.1 Idiomas. . . .12

Para seleccionar el idioma de la aplicación. . . .12

3.2 Guardar cambios en la base de datos. . . .12

3.3 Fichas de la interfaz de Intercompany. . . 12

3.4 Navegación en cuadros de lista. . . .13

3.5 Árbol de navegación de la página de balances. . . .13

4 Tareas generales de los usuarios. . . .15

4.1 Iniciar sesión en la aplicación. . . 15

Para iniciar sesión en la aplicación. . . 15

4.2 Cambiar la información del usuario. . . .16

4.3 Filtros. . . .17

Filtros de la página de balances. . . 17

Filtrado de objetos mediante la función de búsqueda. . . .19

5 El proceso de conciliación. . . .21

5.1 Conciliaciones. . . .21

Conciliar declaraciones en divisa de grupo. . . .21

5.2 Iniciar el proceso de conciliación. . . .22

5.3 Páginas de balances. . . 23

Página detalle por socios. . . .24

Página Detalle por cuentas principales. . . .25

Página de detalle de divisas de transacción. . . .25

Página Detalle por cuentas filiales. . . 26

5.4 Crear y abrir declaraciones. . . .27

Para seleccionar una compañía declarante. . . .28

Para seleccionar un período. . . 28

Para crear o abrir una fila de declaraciones. . . .29

5.5 Introducir importes en declaraciones. . . 30

Restablecimientos de cuentas de diario. . . 30

Adjuntar un archivo a una declaración. . . 32

Introducir un comentario para una declaración. . . .32

Comunicarse con el asociado mediante estados y acciones. . . .33

Restablecer y eliminar declaraciones. . . .34

5.6 Actualización de los datos de Financial Information Management desde Intercompany . . . .35

5.7 Congelar una declaración de unidad. . . 36

Para congelar las declaraciones de una unidad y todos sus socios . . . 37

Para congelar o descongelar un vínculo entre una unidad y un único socio. . . .38

Para congelar o descongelar las declaraciones de una unidad respecto a todos sus socios . . . .38

5.8 Introducir importes de factura. . . 38

Para introducir una factura. . . .39

Actualizaciones de factura. . . 39

Comentarios de factura. . . 40

Comentarios estándar de factura. . . .42

Adjuntar un archivo a una factura. . . .43

Agrupación de facturas y de conciliación. . . 44

5.9 Seguir el progreso mediante correo electrónico. . . .49

Para comenzar o dejar de recibir mensajes electrónicos detallados. . . .49

5.10 Importes sobre balances y facturas. . . .50

Visualizar informes. . . .50

Contenido del informe. . . 50

Para eliminar un informe. . . .53

5.11 Exportar datos. . . 53

Para habilitar los filtros de datos para exportaciones de facturas y declaraciones. . . .54

Exportar declaraciones. . . .54

Exportar declaraciones a SAP BusinessObjects Financial Consolidation. . . 56

Exportar facturas. . . .57

Exportar diarios. . . .59

5.12 Estados de balances y acciones. . . 60

Lista de estados de balances disponibles y acciones correspondientes. . . 61

Conciliaciones sin límite de conciliación. . . .62

Conciliaciones con límites de declaración. . . .63

Apertura de nuevo de declaraciones conciliadas. . . .64

5.13 El dashboard. . . .65

Exportar el dashboard. . . .65

Enviar un mensaje de correo electrónico a los usuarios de la empresa. . . .66

6 Administración de la aplicación. . . .67

6.1 Bases de datos de Intercompany. . . 67

Administración de conexiones de bases de datos. . . 67

Definir la estructura de la base de datos. . . 71

Sustituir o totalizar declaraciones de facturas. . . .138

Para importar facturas. . . 138

Procesamiento paralelo al importar archivos. . . .140

6.3 Métodos de cálculo de la conciliación. . . .141

Para crear una nueva regla de combinación de conciliación de facturas. . . .143

6.4 Iniciar y detener el proceso de conciliación. . . .143

Para iniciar el proceso de conciliación en forma manual. . . .144

Para detener el proceso de conciliación en forma manual. . . .144

Para configurar fechas de inicio y de finalización para el proceso de reconciliación . . . .144

6.5 Abrir y cerrar períodos. . . .145

Para abrir un período. . . .145

Para abrir todos los períodos a la vez. . . 146

Para cerrar un período. . . .146

Para cerrar todos los períodos a la vez. . . 146

6.6 Ejecución del proceso de conciliación forzada. . . .146

Para ejecutar el proceso de conciliación forzada. . . 147

Para restaurar datos después de ejecutar el proceso de conciliación forzada. . . .148

Para consultar los archivos de registro tras ejecutar el proceso de conciliación forzada. . . .148

6.7 Exportar importes de declaraciones a SAP BusinessObjects Financial Consolidation. . . .149

6.8 Congelar y descongelar declaraciones de unidades. . . .149

Autorización de la congelación de declaraciones de empresas no conciliadas . . . 149

Autorización a los usuarios para congelar las empresas con saldos no reconciliados. . . .150

Congelar declaraciones de unidades al final del proceso de conciliación. . . .150

6.9 Configuración de agrupaciones de facturas y de conciliación. . . .152

Crear declaraciones importando o creando facturas. . . .152

Reglas de factura . . . .158

6.10 Purgar declaraciones y facturas. . . 159

Para purgar simultáneamente declaraciones y facturas. . . .159

Para purgar facturas. . . .160

Para purgar declaraciones y facturas para todos los períodos. . . .160

6.11 Eliminar facturas por unidad, cuenta matriz o filial. . . 160

Para eliminar facturas por unidad. . . .161

Para eliminar facturas por cuenta matriz. . . .161

Para eliminar facturas por cuenta filial. . . .161

6.12 Plantillas para la importación y exportación de datos. . . .162

Listas de plantillas. . . .163

Plantillas de cuenta. . . .164

Plantillas de relaciones de cuentas de diario/cuentas. . . .167

Plantillas de grupo de cuentas. . . 167

Plantillas de declaraciones. . . .168

Plantillas del grupo de compañías. . . .175

Plantillas de divisa. . . .176

Plantillas de factura. . . .179

Plantillas de exportación de diario. . . .182

Plantillas de usuario. . . 183

Plantillas de relaciones de usuarios/grupos de usuarios. . . .186

Plantillas de grupo de usuarios. . . .187

Plantillas de relaciones de la unidad/grupo de usuarios. . . 187

Plantillas de cuenta de diario. . . 188

Tamaños de campo para modelos de facturas y declaraciones. . . .188

6.13 El texto de la página de inicio de sesión de la aplicación. . . .190

Para mostrar texto de página de conexión personalizado. . . .190

6.14 Mensajes de correo electrónico. . . .191

Correo electrónico general. . . .191

Mensajes de correo electrónico detallados automáticos. . . .192

Mensajes de correo electrónico de resumen automáticos. . . .194

Control de entrega del correo electrónico. . . .195

6.15 Propiedades de estado. . . .196

Símbolos y descripciones de estado. . . .196

Para configurar las propiedades de estado. . . .200

6.16 Tipo de cálculo de la diferencia. . . .202

Para definir el tipo de cálculo de la diferencia. . . 202

6.17 Categorías. . . 203

Para definir la categoría. . . 203

6.18 Período de entrada de datos. . . .203

Para definir el período de entrada de datos. . . .203

6.19 ID de auditoría. . . .204

Para definir el ID de auditoría. . . .204

6.20 Movimientos por defecto. . . .204

Para configurar un movimiento. . . .204

6.21 Administración de informes. . . 205

Informes de declaración. . . 205

Informes de facturas. . . .207

Informes adicionales . . . .209

Activar tipos de informe y columnas. . . .221

Formatos de informe. . . .221

Estilos de interfaz de informe. . . .222

Para eliminar informes. . . 223

6.22 Visualización de la interfaz de las declaraciones y facturas. . . 223

Para definir la visualización de la interfaz de columnas. . . .224

Para almacenar decimales en la base de datos. . . 225

6.24 Archivar declaraciones. . . .225

Para archivar declaraciones por período. . . .226

Para restaurar declaraciones archivadas por período. . . .226

6.25 Símbolos del separador de millares. . . .226

Para activar el símbolo de separador de millares. . . .227

6.26 Acceso a información detallada de la empresa. . . .228

Para permitir acceso a todos los usuarios a la información detallada de la empresa . . . .228

1

Novedades en el Manual del usuario de

SAP BusinessObjects Intercompany

Vínculos a información acerca de las funciones nuevas y los cambios en la documentación de SAP BusinessObjects Intercompany.

Novedades en SAP BusinessObjects Intercompany 10.0 Paquete de

compatibilidad 11 (octubre de 2013)

Tabla 1:

Novedades Vínculo a más información

Los socios ahora pueden añadir comentarios en las facturas. Comentarios de factura [página 40]

Hay una nueva opción disponible en la Configuración de factura para permitir los comentarios del socio.

Si esta opción está habilitada, una nueva columna del informe,

Comentario modificado por última vez por , se convierte en disponible para el informe Facturas sin conciliar y sin asignar, todos los campos. En la columna se especifica quién ha modi­ ficado el comentario por última vez: el socio o la empresa.

Crear declaraciones importando o creando facturas [página 152]

Hay una nueva opción disponible, Conciliar automáticamente empresas marcadas como "No forman parte del intragrupo", en la página Configuración de reconciliación forzada, que le permite conciliar automáticamente importes de balance con las empresas designadas como no válidas para todas las em­ presas.

Establecimiento del proceso de conciliación forzada [página 120]

Hay una nueva propiedad, Entidad que no forma parte del intragrupo, disponible en la página de propiedades de la em­ presa. Si esta opción está habilitada, cada declaración intro­ ducida contra esta empresa se concilia de forma automática.

Nota

Esa propiedad solo está disponible si la opción de adminis­ tración Conciliar automáticamente empresas marcadas como "No forman parte del intragrupo" está habilitada.

Propiedades de compañías [página 84]

Hay una opción nueva, Recordar las últimas selecciones del usuario en las páginas de importación, disponible en la página

Configuración de importación/exportación. Si esta opción está habilitada, se guardan las últimas selecciones que haya lle­ vado a cabo en las páginas de la factura o del importe de ba­ lance y se rellenan automáticamente para la próxima vez que lleve a cabo una importación.

Recordar selecciones especificadas anteriormente en las pá­ ginas de importación [página 134]

Novedades en SAP BusinessObjects Intercompany 10.0 Paquete de

compatibilidad 06 (febrero de 2012)

Tabla 2:

Novedades Vínculo a más información

Información añadida a la documentación en los perfiles nue­ vos siguientes:

● Administrador de la aplicación ● Administrador de usuarios

Funciones por perfil de usuario [página 89]

Se puede facilitar a todos los usuarios acceso de solo lectura a la información detallada de la empresa.

Acceso a información detallada de la empresa [página 228]

Los separadores de millares se pueden activar tanto en las pá­ ginas de importación como de exportación.

Símbolos del separador de millares [página 226]

Novedades en SAP BusinessObjects Intercompany 10.0 Paquete de

compatibilidad 02 (abril de 2011)

Tabla 3:

Novedades Vínculo a más información

Se ha añadido un tema nuevo sobre los tamaños del campo del modelo de la documentación.

Tamaños de campo para modelos de facturas y declaraciones [página 188]

Información añadida a la documentación acerca de la opción

Dividir por mil los importes exportados.

Para configurar los parámetros de SAP BusinessObjects Fi­ nancial Consolidation [página 69]

Novedades en SAP BusinessObjects Intercompany 10.0 Paquete de

compatibilidad 01 (febrero de 2011)

Tabla 4:

Novedades Vínculo a más información

Se ha agregado la opción Permitir la exportación de balances no congelados de la empresa.

Exportar importes de declaraciones a SAP BusinessObjects Financial Consolidation [página 149]

En Administración Configuración Configuración de SAP BusinessObjects Financial Consolidation , se ha cam­ biado el nombre de la opción Código de moneda de transacción por Código de dimensión de moneda de transacción

Para configurar los parámetros de SAP BusinessObjects Fi­ nancial Consolidation [página 69]

Novedades Vínculo a más información

Se ha cambiado el nombre de los siguientes estilos de in­ forme:

● "Normal" ha pasado a ser Parámetros de informe

● "Títulos" ha pasado a ser Encabezados de columna

● "Primera fila" ha pasado a ser Filas agregadas

● "Segunda fila" ahora es Filas detalladas

Estilos de interfaz de informe [página 222]

Algunas columnas de información de los archivos de importa­ ción de usuarios y cuentas deben usar los términos en inglés.

2

Introducción a SAP BusinessObjects

Intercompany

SAP BusinessObjects Intercompany es una aplicación web que permite administrar el proceso de conciliación.

En la aplicación, las conciliaciones se manejan de la siguiente manera:

● Las conciliaciones entre iguales se administran en tiempo real. La oficina central no valida conciliaciones entre iguales, sino que en el proceso de conciliación de declaraciones intervienen sólo las unidades que efectúan las transacciones.

● Se efectúan ajustes cuando es necesario.

● La oficina central garantiza la integridad del proceso de conciliación, y ejerce de árbitro si no se solucionan las diferencias.

● Los importes se integran en los paquetes de conciliación. El proceso de conciliación funciona del modo siguiente:

● El administrador prepara el proceso de conciliación configurando la base de datos y las conexiones. A continuación, comienza el proceso.

● Los usuarios de todos los perfiles se conectan a la aplicación para efectuar tareas específicas en el proceso de conciliación.

● Al final del proceso de conciliación, el administrador o el administrador de la aplicación ejecuta una conciliación forzada y congela las declaraciones.

● Después, los usuarios exportan los diarios e importes de las declaraciones.

2.1

Introducción a la documentación

La documentación del usuario brinda información general y detallada sobre la aplicación. Hay seis tipos de usuario predeterminados en Intercompany:

● El administrador puede realizar todas las funciones de Intercompany.

● El administrador de la aplicación tiene los mismos derechos que el administrador, salvo la capacidad de configurar bases de datos y gestionar usuarios y grupos de usuarios.

● El administrador de usuarios es el responsable de gestionar usuarios y grupos de usuarios.

● Los usuarios interactivos agregan, modifican y eliminan declaraciones y facturas, efectúan asociaciones de facturas, importan y exportan declaraciones y facturas, crean importes y congelan unidades.

● Los usuarios avanzados supervisan el progreso de las unidades dentro de su ámbito de responsabilidad. Además, los usuarios avanzados pueden exportar declaraciones y facturas, generar informes, congelar y descongelar unidades.

● Los usuarios de consulta examinan datos y supervisan el progreso de las declaraciones. Asimismo, los usuarios de consulta pueden exportar declaraciones y facturas, y generar informes.

Información relacionada

2.2 Si surge un problema

Si en la documentación no se proporcionan las respuestas que necesita, informe al administrador de SAP BusinessObjects Intercompany. Este corresponsal agrupa las preguntas y las tramita al departamento de asistencia de software de SAP Business Objects.

Antes de que el administrador de SAP BusinessObjects Intercompany se ponga en contacto con la asistencia al cliente de SAP, deben conocer la siguiente información:

● La versión de software instalada en la estación de trabajo.

● El entorno de sistema que se utiliza, por ejemplo Web, Citrix o Windows. ● El tipo y la versión de base de datos, por ejemplo, Oracle o Microsoft SQL Server ● Los sistemas operativos de las estaciones de trabajo cliente y servidor.

● La conexión de red, por ejemplo RNIS, WAN o LAN, y cualquier otro componente de software que se utilice, por ejemplo Internet Explorer, IIS o Apache.

● El contenido exacto de los mensajes que se mostraron en pantalla al suceder el error. ● Una descripción de lo sucedido y la acción emprendida en ese momento.

● Cómo se intentó solucionar el problema.

No dude en proporcionar al corresponsal capturas de pantalla, informes, mensajes de error o cuanto haga falta para ayudar a solucionar el problema.

3

Información de la interfaz general

La aplicación ofrece accesos directos y vínculos para poderse mover con facilidad y rapidez por las páginas y fichas.

3.1

Idiomas

Los usuarios seleccionan un idioma predeterminado que afecta a todos los componentes de texto de las páginas de Internet, por ejemplo fichas, comandos, ventanas y ayuda en línea, así como todos los nombres y las

descripciones que se almacenan en la base de datos.

3.1.1 Para seleccionar el idioma de la aplicación

Procedimiento

1. Haga clic en el vínculo de Idioma. Aparece el cuadro de diálogo Idioma. 2. Haga clic en el idioma que desea aplicar.

Se cierra el cuadro de diálogo y se cambia el texto de la página web al idioma seleccionado.

3.2 Guardar cambios en la base de datos

Después de crear un objeto, el botón Actualizar sustituye al botón Crear y se usa para guardar los cambios que se realicen, como:

● cambios hechos en un objeto ● declaraciones introducidas

3.3 Fichas de la interfaz de Intercompany

La interfaz se compone de las fichas siguientes, que se corresponden con las funciones principales de la aplicación:

● Balances, para todos los usuarios, que contiene las páginas de balances y facturas

● Importar/Exportar, para que los administradores, el administrador de la aplicación y los usuarios interactivos busquen plantillas de importación y exportación e informes para personalizarlos y ejecutarlos.

● Informes, para que todos los usuarios puedan ir a generar informes

● Administración contiene características gestionadas por los administradores y la configuración de Su perfil

para los usuarios.

3.4 Navegación en cuadros de lista

Tabla 5:

Regresar a la primera página Regresar a la página anterior Ir a la página siguiente Ir a la última página

3.5 Árbol de navegación de la página de balances

En las opciones de Su perfil, puede activar las páginas y las listas de Balances, un árbol a través del cual puede navegar por las facturas y los balances de las empresas, por las cuentas y por las divisas de transacción. El árbol muestra de un vistazo el estado de conciliación de una cuenta o una divisa y la diferencia de grupo.

Navegación por la lista de balances

Al seleccionar un elemento del árbol de la ficha Lista de balances, se muestra la página de balances correspondiente. Por ejemplo:

● Detalle por socios

● Detalle por cuentas matrices

● Detalle por divisas de transacción

Navegación por la lista de facturas

Al seleccionar un elemento del árbol de la ficha Lista de facturas, se muestra la página de facturas correspondiente.

Información relacionada

4 Tareas generales de los usuarios

Esta sección explica la forma de: ● iniciar sesión en la aplicación ● cambiar la información del usuario ● eliminar objetos

● trabajar con filtros

4.1 Iniciar sesión en la aplicación

Una vez que el administrador o el administrador de la aplicación haya iniciado el proceso de conciliación, los usuarios se conectan a la aplicación mediante el nombre de usuario y la contraseña que les haya asignado el administrador o el administrador de usuarios.

Nota

Si el proceso de conciliación no se está ejecutando, no se puede conectar a la aplicación.

Nota

El administrador o el administrador de usuarios asigna un idioma a cada usuario. Cuando un usuario se conecta a la aplicación, la aplicación se abre en el idioma que se ha asignado a ese usuario en concreto. Los usuarios pueden cambiar el idioma.

Información relacionada

4.1.1 Para iniciar sesión en la aplicación

Procedimiento

1. Introduzca en el navegador web la dirección de Internet proporcionada por el administrador o el administrador de usuarios de Intercompany.

Nota

La contraseña distingue mayúsculas y minúsculas; el nombre de usuario no las distingue.

3. Haga clic en Conectar.

Nota

Si tiene problemas para conectarse, póngase en contacto con el administrador o el administrador de usuarios de Intercompany.

○ Si no es la primera vez que se conecta, se muestra la ficha Declaraciones con las declaraciones. ○ Si es la primera vez que se conecta, tiene que cambiar la contraseña.

Si hay más de un período abierto, también tiene que seleccionar uno.

4. Seleccione la unidad en la que desea trabajar. Para ello, haga clic en el icono , que se encuentra a la derecha del nombre de unidad actual.

Nota

Para cerrar la sesión de la aplicación, haga clic en el vínculo Cerrar sesión.

4.2 Cambiar la información del usuario

En Administración Su perfil , los usuarios pueden cambiar la siguiente información de la cuenta: ● Nombre

● Contraseña

● Dirección de correo electrónico ● Números de teléfono y fax ● Dirección

● si desean o no recibir correos electrónicos detallados Asimismo, los usuarios tienen las opciones siguientes:

● almacenar en la memoria la última página de declaraciones que se ha usado

● mostrar el código y la descripción de los objetos que aparecen en la página de declaraciones ● activar la vista de árbol de navegación en la ficha Balances

Información relacionada

4.3 Filtros

Los usuarios crean filtros para personalizar la información de una página. Estas restricciones se pueden desactivar en cualquier momento para que todos los objetos de la aplicación se muestren en pantalla.

Un filtro de visualización de páginas de balance de una determinada unidad se puede guardar y afecta a la vista de la página del balance cada vez que la abre un usuario, hasta que se desactive el filtro. Otro filtro aplica las

opciones de búsqueda si están disponibles para restringir la información que se muestra en una página. El filtro se mantiene sólo mientras el usuario visualiza la página antes de pasar a otra página.

4.3.1 Filtros de la página de balances

Los usuarios pueden crear filtros para personalizar las opciones que se muestran en las páginas Declaraciones. Las restricciones pueden desactivarse en cualquier momento para que se muestren todos los objetos de aplicaciones en pantalla.

Información relacionada

4.3.1.1

Para establecer filtro de la página Declaraciones

Procedimiento

1. En la página Balances, seleccione la ficha Filtro.

2. Para filtrar por un Estado en las páginas de divisas y al ingresar importes filiales, haga clic en y seleccione un estado.

3. Para filtrar por un Estado de grupo en páginas de socios y de cuentas matrices, seleccione una de las opciones siguientes:

○ Conciliado

○ Sin conciliar

4. Para filtrar por Diferencia en la divisa del grupo, seleccione >= o <=, y especifique un importe límite.

5. Para seleccionar el Socio con el que la unidad actual realizó la transacción, haga clic en el icono y seleccione un código de unidad.

6. Para filtrar por cuentas afectadas por la transacción:

b. Active las cuentas. c. Haga clic en Seleccionar.

7. Para filtrar por un Grupo de cuentas, haga clic en el icono y seleccione un grupo en la lista.

8. Para filtrar por la divisa de transacción, haga clic en el icono y seleccione la divisa en la lista. 9. Para filtrar los balances que no tienen ningún comentario estándar, seleccione Comentario estándar. 10. Para filtrar por el fechado de un socio, por ejemplo la última vez que el socio hizo cambios en las

declaraciones, active una de las opciones siguientes: ○ Inicio/Fin

Establezca la fecha y la hora de inicio y de fin. ○ Recuento del último día

Introduzca el número de días correspondiente a la visualización de los últimos balances del socio que se han modificado. Por ejemplo, si introduce "5", solo aparecerán los balances del socio que se han modificado en los últimos cinco días. El valor máximo es 99.999.

11. Haga clic en Guardar.

4.3.1.2

Para almacenar en la memoria la página de balances

más reciente que se ha utilizado

Procedimiento

1. En la ficha Administración, haga clic en Su perfil. 2. Active Recordar última página del balance. 3. Haga clic en Actualizar.

4.3.1.3

Para activar la visualización del código y la

descripción en la fila de navegación de la página de

balances

Contexto

Para asegurarse de que la fila de navegación no sea demasiado larga, puede elegir que sólo se muestren los códigos.

Procedimiento

2. En la lista Opción Navegación página del balance, seleccione las siguientes opciones: ○ Mostrar código

○ Mostrar descripción

○ Mostrar ambos

3. Haga clic en Actualizar.

4.3.1.4 Para eliminar un filtro y mostrar todos los objetos en

la página Declaraciones

Procedimiento

1. En la barra de navegación, haga clic en Filtro. 2. Haga clic en Borrar.

Se elimina el filtro y todos los objetos aparecen en la página Declaraciones.

4.3.1.5

Alternar entre filtros

Para activar o desactivar filtros en la página de declaraciones, haga clic en el vínculo para activar o desactivar filtros en la barra de navegación.

Nota

Si no aparece este hipervínculo, significa que en la página Filtro no se ha definido ningún filtro.

4.3.2 Filtrado de objetos mediante la función de búsqueda

● En la ficha Importar/Exportar:

○ cualquier plantilla de datos o metadatos

○ la página Importaciones/exportaciones anteriores

● En la ficha Administración:

○ la página Purgar balances/facturas

○ la página Usuarios conectados

○ cualquier subpágina de categoría Sistema

○ cualquier subpágina de categoría Metadatos

Por ejemplo, busque Smith en la página se sistema de Usuarios. La lista se filtra para que muestre sólo los nombres que contienen Smith. Vaya a otra página, como Administración Metadatos Divisas . Cuando vuelva a la página de sistema Usuarios, aparece toda la lista de usuarios.

4.3.2.1

Para filtrar los datos mediante la búsqueda

Procedimiento

1. En una página que tenga la función Buscar, seleccione los criterios en la lista o escriba el texto en los cuadros de texto correspondientes.

Sugerencias

Si la lista de unidades es muy larga y desea buscar con rapidez una de ellas, escriba los primeros caracteres del nombre de la unidad.

5

El proceso de conciliación

Durante el proceso de conciliación, diferentes usuarios efectúan tareas distintas:

● Los administradores y los administradores de la aplicación importan las declaraciones. ● Los usuarios interactivos introducen datos de forma manual e importan declaraciones.

● Los usuarios avanzados supervisan el progreso de las unidades en el ámbito de sus responsabilidades consultando declaraciones y utilizando informes. Los usuarios avanzados también pueden arbitran en caso de divergencias entre dos empresas (por ejemplo, añadiendo comentarios) y pueden congelar las

declaraciones de las empresas.

● Los usuarios de consulta examinan datos y supervisan el progreso de las declaraciones consultando balances e informes.

Información relacionada

5.1

Conciliaciones

El administrador o el administrador de la aplicación especifica el modo de conciliación de las declaraciones. Resulta útil en las situaciones siguientes:

● se utiliza un valor de conciliación

● se introducen importes en distintas divisas de transacción para la misma cuenta filial.

5.1.1 Conciliar declaraciones en divisa de grupo

Si para la misma cuenta matriz se utilizan varias divisas de transacción, los importes se pueden conciliar de dos maneras:

● Si la diferencia total a nivel de la fila del grupo es mayor que el límite de conciliación, el estado para la fila del grupo es Sin conciliar, aunque los estados de las declaraciones de divisas concretas tengan el estado Conciliado. La diferencia total en la cuenta superior es más importante que los estados individuales de balance de cada divisa.

En el ejemplo siguiente, el límite de conciliación está establecido en 100 dólares y el modo de conciliación es

● Si el estado de la declaración de cada divisa es Conciliado, el estado del total de la cuenta matriz es Conciliado

aunque la diferencia en la cuenta matriz sea mayor que el límite de conciliación. En este caso, los estados de cada declaración de divisa son más importantes que la diferencia del total en la cuenta matriz.

En el ejemplo siguiente, el límite de conciliación está establecido en 1.000 dólares y el modo de conciliación es Estado de balance.

Nota

Si sólo se utiliza una divisa de transacción, se aplica el primer método. Si no hay umbral de límite de

conciliación, no se utiliza ningún método. El modo de conversión de importes ya no se puede cambiar, a menos que se detenga el proceso y no haya declaraciones en la base de datos.

5.2 Iniciar el proceso de conciliación

El proceso de conciliación puede comenzar una vez que el administrador o el administrador de la aplicación haya configurado la base de datos.

Nota

Después de iniciarse el proceso, el administrador o el administrador de la aplicación no puede realizar cambios en la estructura de la base de datos.

El administrador o el administrador de la aplicación inicia el proceso manualmente y, a continuación, los usuarios tienen acceso a la base de datos y pueden introducir datos.

Información relacionada

Iniciar y detener el proceso de conciliación [página 143]

5.3 Páginas de balances

Una declaración es un importe introducido en la base de datos. Las declaraciones se pueden cargar de dos formas:

● Entrada de datos manual, que implica que el administrador, el administrador de la aplicación o el usuario interactivo creen e introduzcan un importe para una declaración. Puede introducir un balance a la vez o como parte de una entrada de varios balances. Consulte el tema Para crear o abrir una fila de declaraciones.

● El administrador, el administrador de la aplicación o el usuario interactivo importan desde un archivo. En la página Balances, se encuentran las fichas siguientes:

● Lista de balances, que tiene establecido Detalle por socios de forma predeterminada. ● Lista de facturas, que tiene establecida la página Facturas de forma predeterminada.

● Filtro, donde puede configurar un filtro en las páginas de balances y facturas. Consulte el tema Filtros de la

página de balances.

● Dashboard, donde puede supervisar el proceso de reconciliación completo en una página. El administrador o el administrador de la aplicación define los encabezados de columna y el orden.

Información relacionada

Para crear o abrir una fila de declaraciones [página 29] Importar datos [página 122]

Introducir importes en declaraciones [página 30] Filtros de la página de balances [página 17]

5.3.1 Página detalle por socios

La página Detalle por socios presenta una visión general del progreso de la unidad actual y de sus socios respecto a la conciliación. También puede inmovilizar y liberar la empresa en esta página. Si congela una empresa, se congelan los balances de todos sus socios.

Para ir a la página de detalles de una cuenta desde esta página, siga una de las siguientes instrucciones: ● Haga clic en el código de socio en la tabla.

● Seleccione el código de socio en el árbol de navegación.

Columnas de tabla de Detalle por socio

La página Detalle por socio puede incluir las columnas siguientes: ● Código de asociado

● Descripción del socio

● Estado del socio, que indica el estado del vínculo entre la unidad y el socio. El estado es Conciliado o Sin conciliar.

● Diferencia de grupo, que indica las diferencias de la divisa de grupo. ● Contacto. Haga clic en el icono de sobre para ver los contactos del socio. ● Recuento de balances, que indica la cantidad de importes introducidos.

● Marca de tiempo de la unidad, que muestra la última fecha de modificación de las declaraciones. ● Marca de tiempo, que muestra la última fecha de modificación de las declaraciones.

Nota

Puede crear un filtro especial en las siguientes columnas: ● Código de asociado

● Descripción del socio

● Estado del socio

Información relacionada

Para crear o abrir una fila de declaraciones [página 29]

Filtrado de objetos mediante la función de búsqueda [página 19] Congelar una declaración de unidad [página 36]

5.3.2 Página Detalle por cuentas principales

La página Detalle por cuentas matrices presenta una visión general del progreso de la compañía actual y el socio seleccionado respecto a la conciliación de todas las cuentas. También puede congelar y descongelar los elementos de esta página.

Para ir a los detalles de la transacción de divisas desde esta página, siga uno de los procedimiento siguientes: ● Haga clic en el código de cuenta de la tabla.

● Seleccione el código de cuenta del árbol de navegación.

Columnas de tabla de Detalle por cuentas principales

La página Detalle por cuentas principales puede incluir las columnas siguientes: ● Entidad, que detalla la diferencia por empresa, socio y grupo.

● Código de cuenta

● Descripción de cuentas

● Estado de grupo, que indica el estado de una determinada cuenta superior; puede ser conciliado o sin conciliar.

● Importe de grupo, con los importes en la divisa de grupo.

● Recuento de balances, que indica la cantidad de importes introducidos. ● Marca de tiempo, que indica la última fecha de modificación de los balances.

Nota

Puede crear un filtro especial en las siguientes columnas: ● Código de cuenta

● Descripción de cuentas

Información relacionada

Para crear o abrir una fila de declaraciones [página 29]

Filtrado de objetos mediante la función de búsqueda [página 19] Congelar una declaración de unidad [página 36]

5.3.3 Página de detalle de divisas de transacción

La página Detalle de divisas de transacción muestra un resumen de cómo la compañía actual y el asociado seleccionado progresan con la conciliación de la cuenta seleccionada y todas las divisas de transacción. Para consultar los detalles de la divisa de la filial de esta página, siga una de las siguientes instrucciones:

● Haga clic en el código de la divisa en la tabla.

● Seleccione el código de la divisa en el árbol de navegación.

Columnas de tabla de detalle por divisas de la transacción

La página Detalle por divisas de la transacción puede incluir las columnas siguientes: ● Entidad, que detalla la diferencia por empresa, socio y grupo.

● Código de divisa, que indica los códigos de divisa de transacción. ● Estado, que indica el estado de la declaración.

● Importe transacción, con los importes en la divisa de la transacción. ● Importe local, con los importes en la divisa local.

● Importe de grupo, con los importes en la divisa de grupo.

● Recuento de balances, que indica la cantidad de importes introducidos. ● Comentario estándar

● Comentario

● Archivo

● Marca de fecha y hora

Nota

Puede crear un filtro especial en la siguiente columna: ● Código de divisa

Información relacionada

Símbolos y descripciones de estado [página 196] Para crear o abrir una fila de declaraciones [página 29]

Filtrado de objetos mediante la función de búsqueda [página 19]

5.3.4 Página Detalle por cuentas filiales

La página Detalle por cuentas filiales permite introducir o consultar importes. También muestra el detalle de las declaraciones en las siguientes tablas:

● Cuentas filiales de la sociedad ● Cuentas filiales del socio

Columnas de tabla de cuentas

La tabla de la cuenta filial puede incluir las siguientes columnas: ● Estado conciliado/sin conciliar

● Código de cuenta

● Descripción de cuentas

● Entidad, que indica el estado de la cuenta matriz actual.

● Código de cuenta, que puede contener referencias a los movimientos de cuentas de SAP BusinessObjects Financial Consolidation.

● Importe de grupo, que convierte los importes de divisa locales o de transacción, según la elección del administrador o el administrador de la aplicación, en la divisa de grupo.

● Importe de transacción e Importe local, que permiten introducir importes de declaración en la divisa de transacción y local para cada cuenta filial (según la elección del administrador o del administrador de la aplicación).

● Restablecer diario de transacción y Restablecer cuenta de diario local, que permiten definir importes

modificados como originales. Estas columnas son útiles para calcular diferencias almacenadas en las cuentas de diario.

● Comentario

● Archivo

● Comentario estándar

Nota

Si hay facturas en la base de datos, se muestra la columna Facturas.

Nota

Puede crear un filtro especial en las siguientes columnas: ● Código de cuenta

● Descripción de cuentas

Información relacionada

Símbolos y descripciones de estado [página 196] Restablecimientos de cuentas de diario [página 30]

Filtrado de objetos mediante la función de búsqueda [página 19]

5.4 Crear y abrir declaraciones

Todos los usuarios pueden ver y exportar declaraciones. Sin embargo, solo los administradores, el administrador de la aplicación y los usuarios interactivos pueden importarlas, crearlas y modificarlas. El administrador o el

administrador de la aplicación define las empresas declarantes y los períodos a los que puede acceder cada usuario, así como las columnas y el orden de estas para las páginas de declaraciones.

Para crear o abrir declaraciones, el administrador, el administrador de la aplicación o el usuario interactivo puede seleccionar lo siguiente (en función de lo que elija el administrador):

● una compañía declarante

La compañía declarante es la unidad en que trabaja el usuario actual. ● un período

El período consiste en la fecha con la que se vinculan los importes. ● un socio

● una cuenta ● una divisa

Normalmente, el administrador, el administrador de la aplicación o el usuario interactivo puede cambiar la selección de la divisa; sin embargo, el administrador o el administrador de la aplicación puede imponer la divisa de transacción. Si este es el caso, el administrador, el administrador de la aplicación o el usuario interactivo debe seleccionar la opción campo Moneda de transacción manualmente al introducir el saldo en la página

Administración > Opciones > Opciones de metadatos.

Al conectarse por primera vez, debe seleccionar un período y la unidad en la que desea trabajar. El sistema recuerda el período y la empresa seleccionados la próxima vez que inicie sesión. No obstante, puede cambiar el período y la empresa siempre que lo necesite si hay disponibles varios períodos y/o empresas.

Información relacionada

5.4.1 Para seleccionar una compañía declarante

Procedimiento

1. En la barra de menú de Intercompany, haga clic en , a la derecha de la unidad actual. 2. En el cuadro de diálogo Unidades, seleccione una unidad.

5.4.2 Para seleccionar un período

Procedimiento

2. En el cuadro de diálogo Períodos, seleccione un período.

5.4.3 Para crear o abrir una fila de declaraciones

Contexto

Los botones Agregar varios balances y Agregar o acceder a balance sólo están disponibles cuando el proceso de conciliación está en marcha.

Procedimiento

1. En la página de cuenta superior, socio o divisas de transacción, siga uno de estos procedimientos: ○ Para agregar un único balance, haga clic en Agregar o acceder a balance y seleccione los objetos

necesarios con el botón .

Según el tipo de página en que se encuentre, puede suceder que los campos Socio y Cuenta ya estén rellenados.

Nota

Si ya está rellenado el campo Divisa, significa que el administrador o el administrador de la aplicación ha elegido la divisa de transacción. Puede seleccionar otra divisa al introducir importes.

○ Para agregar más de un balance, haga clic en Agregar varios balances.

En la página Agregar varios balances, puede agregar balances siguiendo uno de los procedimientos siguientes:

1. Seleccione los objetos con el botón . 2. Escriba en los cuadros de texto.

3. Desde una hoja de Excel, copie y pegue datos siguiendo el orden de las columnas y el número de filas de la página. Si en el contenido copiado hay más líneas que en la página, las que sobran no se copian en la página. Seleccione los objetos necesarios.

2. Seleccione los objetos requeridos. 3. Haga clic en Crear.

Si estaba agregando un único balance, aparece una página Detallar por cuentas secundarias para la cuenta superior.

Si estaba agregando varios balances, la columna de estado indica con una X o una marca de comprobación si las líneas son correctas.

Si hay alguna línea que no sea correcta, haga clic en Eliminar enviados para eliminar los elementos correctos de la lista y que sólo se muestren los incorrectos. Aparece una información sobre herramientas para cada objeto de las líneas, de forma que puede saber los objetos que se introdujeron correctamente.

Cuando haya corregido las entradas, vuelva a hacer clic en Crear. Repita esta operación hasta que todas las líneas se hayan creado correctamente.

5.5 Introducir importes en declaraciones

Los importes se introducen en la tabla Cuentas secundarias de la sociedad de la página Detallar por cuentas secundarias. El administrador o el administrador de la aplicación ha definido cómo se calculan los importes de divisa del grupo en función de los importes que se han introducido.

Haga clic en Enviar para guardar en la base de datos los importes introducidos.

Nota

Si el administrador ha autorizado el uso de facturas y la opción Declaraciones asociadas de facturas no está seleccionada en Administración Configuración Configuración de factura , cada vez que haga clic en

Enviar, aparece un icono de error en la columna Facturas de la página Detallar por cuentas secundarias en el que se indica que los importes de balances y la suma de facturas enlazados a los balances ya no coinciden.

Información relacionada

Página Detalle por cuentas filiales [página 26]

5.5.1 Restablecimientos de cuentas de diario

Si se comete un error al introducir datos, se puede especificar el importe correcto y definirlo como importe original. El importe correcto se tiene en cuenta al calcular la diferencia.

Cuando el administrador o el administrador de la aplicación ha asignado cada cuenta filial a una cuenta de diario, las columnas siguientes aparecen en las páginas de divisas en las que se introducen los importes:

● Restablecer cuenta de diario de transacción

● Restablecer cuenta de diario local

Esta columna aparece cuando puede introducir importes de divisa local.

El importe original es el que se almacena en el sistema de contabilidad inicial. El importe almacenado en la cuenta de diario, vinculado con la cuenta filial en que se introducen datos, es la diferencia entre el primer y el último importe guardados en la base de datos. La diferencia se denomina importe de ajuste

Información relacionada

5.5.1.1

Para restablecer un importe de diario de transacción

Procedimiento

1. En la página para introducir importes, especifique el importe que se debe definir como importe original en la columna Importe transacción.

2. Active la columna Restablecer diario de transacción. 3. Haga clic en Actualizar.

5.5.2 Adjuntar un comentario estándar a una declaración

Para ver un comentario estándar, en la columna Comentarios, haga clic en el icono de post-it que aparece junto a la cuenta filial con el comentario que quiera ver.

5.5.2.1

Para adjuntar un comentario estándar

Procedimiento

1. En la columna Comentario estándar, haga clic en el icono del signo más junto a la cuenta filial que contiene el importe al que desea agregar el comentario.

2. En la lista, seleccione el comentario estándar que necesite. 3. Haga clic en Aceptar.

4. Haga clic en Actualizar.

Aparece el icono de post-it en la columna Comentario estándar.

5.5.2.2 Para eliminar un comentario estándar

Procedimiento

1. En la columna Comentarios estándar, haga clic en el icono de post-it que aparece junto a la cuenta filial con el comentario que desea eliminar.

2. Seleccione - en la lista. 3. Haga clic en Aceptar. 4. Haga clic en Actualizar.

5.5.3 Adjuntar un archivo a una declaración

Para ver un archivo adjunto a una declaración, en la columna Archivo, haga clic en el icono de clip. Se abrirá el archivo.

5.5.3.1

Para adjuntar un archivo a una declaración

Procedimiento

1. En la columna Archivo, haga clic en el icono del signo + que hay en la fila de la cuenta filial a la que desea adjuntar el archivo.

2. Haga clic en Examinar.

3. En el cuadro de diálogo Elegir archivo, seleccione el archivo pertinente. 4. Haga clic en Abrir.

5. Hacer clic en Adjuntar.

5.5.3.2 Para eliminar un archivo adjunto de una declaración

Procedimiento

1. En la columna Archivo, haga clic en el icono -. 2. Haga clic en Eliminar.

5.5.4 Introducir un comentario para una declaración

El administrador, el administrador de la aplicación, un usuario interactivo o un usuario avanzado puede introducir un comentario para cada importe, por ejemplo para explicar el motivo por el cual se ha introducido un importe o para aportar información adicional respecto una determinada declaración.

La empresa declarante introduce un comentario en la columna Comentario de la tabla Cuentas secundarias de la sociedad.

El socio puede introducir un comentario en un importe en la columna Comentario de la tabla Cuentas secundarias del socio.

El icono en forma de post-it indica que la unidad ha introducido un comentario y que se puede cambiar. La empresa declarante que ha introducido el comentario puede ver el icono. El icono en forma de post-it con un pequeño candado indica que la unidad ha introducido un comentario y que no se puede cambiar. El socio puede ver este icono.

Para consultar un comentario que se haya introducido para una declaración, haga clic en un icono en forma de post-it junto a la cuenta filial que contenga el importe con el comentario que desea consultar. Aparece el cuadro de diálogo que permite consultar el comentario.

Nota

Los comentarios pueden introducirse según los estados de las declaraciones y el valor que haya establecido el administrador o el administrador de la aplicación. Puede introducir comentarios para determinados estados.

5.5.4.1

Para introducir un comentario para un balance

Procedimiento

1. En la columna Comentario, haga clic en el icono del signo más junto a la cuenta secundaria que contiene el importe al que desea añadir el comentario.

2. Escriba el comentario. 3. Haga clic en Aceptar.

4. En la página de la declaración, haga clic en Enviar.

El icono de post-it aparece en la columna Comentario de la página Detallar por cuentas secundarias.

5.5.4.2 Para eliminar un comentario introducido para una

declaración

Procedimiento

1. En la columna Comentario, haga clic en el icono de post-it que aparece junto a la cuenta secundaria con el comentario que desea eliminar.

2. Eliminar el texto del comentario. 3. Haga clic en Aceptar.

4. En la página de la declaración, haga clic en Enviar.

El icono de post-it desaparece de la columna Comentario en la página Detallar por cuentas secundarias.

5.5.5 Comunicarse con el asociado mediante estados y

acciones

Los estados y acciones permiten a las compañías comunicarse entre sí acerca del progreso de las declaraciones. Al seleccionar un estado, se abre un cuadro de diálogo donde seleccionar la acción que desee realizar.

Por ejemplo, la compañía Comida canadiense ha solicitado que se vuelvan a abrir las declaraciones para cambiar un importe. La compañía Comida ligera de Reino Unido responde a esta solicitud. El usuario de la compañía Comida ligera de Reino Unido hace clic en el estado. En el cuadro de diálogo, la compañía Comida ligera de Reino Unido acepta que se vuelva a abrir la declaración para que Comida canadiense pueda cambiar su importe. Se guardan los cambios. Otro estado reemplaza el primero para indicar que la empresa Comida ligera de Reino Unido ha aceptado la solicitud de reapertura de la declaración.

Si el administrador o el administrador de la aplicación lo permite, cada cambio de estado generará un mensaje de correo electrónico automático que se envía a los usuarios de la empresa, de modo que pueden supervisar el progreso.

Información relacionada

Estados de balances y acciones [página 60] Estados de grupos de usuarios [página 199] Símbolos y descripciones de estado [página 196]

Seguir el progreso mediante correo electrónico [página 49]

5.5.5.1

Para efectuar o responder a una solicitud

Procedimiento

1. En la página utilizada para introducir declaraciones, haga clic en el icono de estado de la compañía. 2. En el panel Detallar por cuentas filiales, seleccione el estado que desea proponer o aceptar. 3. Haga clic en Ir a.

El estado anterior se sustituye por un nuevo estado y el estado revisado se muestra en la página Detallar por cuentas filiales del socio.

5.5.6 Restablecer y eliminar declaraciones

● Administradores y administradores de la aplicación: pueden cambiar cualquier declaración de cualquier empresa.

● Usuarios interactivos: sólo pueden cambiar las declaraciones de las unidades a las que tengan acceso.

Nota

Las declaraciones de unidades congeladas o congeladas parcialmente no se pueden restablecer ni eliminar.

La eliminación y el restablecimiento de los datos de una unidad se efectúa en una sola acción. Esto tiene las repercusiones siguientes:

● Si los socios no han cargado las declaraciones, se eliminan todas las filas de importes y declaraciones. ● Si uno o varios socios ya han cargado declaraciones, sólo se restablecen los importes cargados por la

compañía declarante. Sin embargo, las declaraciones y otros importes siguen igual.

Nota

Esta acción se realiza con el proceso de conciliación en ejecución.

Información relacionada

Autorización a los usuarios para congelar las empresas con saldos no reconciliados [página 150]

5.5.6.1

Para restablecer o eliminar declaraciones de

unidades

Procedimiento

1. En la ficha Administración, seleccione Unidades en Metadatos. 2. Haga clic en el vínculo de la unidad en que desee efectuar la acción. 3. Haga clic en Restablecer/Suprimir las declaraciones.

Aparece un mensaje de confirmación. 4. Haga clic en Aceptar.

5.6 Actualización de los datos de Financial Information

Management desde Intercompany

El administrador o un usuario avanzado pueden actualizar los datos mediante SAP BusinessObjects Financial Information Management desde Intercompany usando la exploración de origen que ha configurado el administrador.

Para ver los datos de balances en Financial Information Management desde

Intercompany

Financial Information Management se abre en un navegador.

Para ver los datos de facturas en Financial Information Management desde

Intercompany

En la página Facturas de una divisa, haga clic en el icono Origen de una referencia de factura. Financial Information Management se abre en un navegador.

Información relacionada

Configuración de la conexión a SAP BusinessObjects Financial Information Management [página 70]

5.7 Congelar una declaración de unidad

Una vez se congelen las declaraciones, no se pueden efectuar cambios en ellas. El estado de congelación se indica con un icono de copo de nieve: .

Las compañías declarantes son responsables de decidir si los balances se van a congelar una vez finalice el trabajo y si los socios ya no pueden realizar cambios. Las empresas pueden congelar balances únicamente en caso de que tanto la empresa como el socio tengan el estado Diferencia aceptada o Conciliado.

De forma predeterminada, todos los usuarios, excepto los usuarios de consulta, pueden congelar sus declaraciones de empresa si se han conciliado. Sin embargo, si el administrador o el administrador de la aplicación lo permite, los usuarios también pueden congelar todas las declaraciones de sus empresas, independientemente de que estén conciliadas o no.

Si una declaración está congelada, no la puede cambiar ni la compañía declarante ni ninguno de sus socios. Por ejemplo, si un usuario congela las declaraciones de la compañía 01 y so asociado 04, no es posible añadir ninguna otra declaración de ninguna de las dos compañías. Aunque esto no afecta a las declaraciones introducidas por su asociado 08 que hagan referencia a la compañía 01. Ambas compañías pueden seguir introduciendo declaraciones.

Nota

Si se ha cometido un error, solo los administradores o los administradores de la aplicación pueden descongelar las declaraciones de las empresas, a menos que el administrador o el administrador de usuarios conceda a los usuarios avanzados el derecho a congelar empresas.

Nota

Si el administrador o el administrador de la aplicación autoriza a las empresas a que congelen las declaraciones únicamente cuando ya han realizado la conciliación, las empresas pueden congelar las declaraciones

únicamente si tanto la empresa como el socio seleccionan el estado Diferencia aceptada.

Para congelar un par empresa-socio, una de las partes puede congelar los balances para el par.

En otro ejemplo, la empresa US Mag ha congelado el par empresa-socio para sí misma y para US Music, su socio. El icono de copo de nieve aparece al final de la línea de balances de la tabla de balances relacionada con US Mag y US Music. Sin embargo, en la página Balances de la empresa US Music no se muestra ningún icono de copo de nieve, lo cual quiere decir que no todos sus balances están congelados. Los balances del par empresa-socio están congelados, los balances que tiene US Music con otros socios no se han congelado con la acción de US Mag.

Nota

Es necesario congelar las declaraciones antes de exportarlas. Si sólo una compañía ha congelado las declaraciones de un par compañía-asociado, sólo se exportarán las declaraciones que pertenezcan a dicha compañía. Las declaraciones de la compañía que no haya realizado la operación de congelación no se exportarán.

Información relacionada

Autorización a los usuarios para congelar las empresas con saldos no reconciliados [página 150] Propiedades de estado [página 196]

5.7.1 Para congelar las declaraciones de una unidad y todos

sus socios

Procedimiento

1. Realice una de las siguientes acciones: ○ Haga clic en la ficha Declaraciones.

Aparece la página Detalle por socios.

○ Seleccione Administración Unidades > [unidad que congelar]. Aparece la página de la unidad seleccionada.

2. Haga clic en Congelar unidad.

Aparece un mensaje de confirmación. 3. Haga clic en Aceptar.

5.7.2 Para congelar o descongelar un vínculo entre una unidad

y un único socio

Procedimiento

1. Haga clic en la ficha Declaraciones. 2. Haga clic en el socio requerido.

Aparece la página Cuenta matriz.

3. Haga clic en Congelar Entidad-Contrapartida o Descongelar Entidad-Contrapartida. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación.

4. Haga clic en Aceptar.

5.7.3 Para congelar o descongelar las declaraciones de una

unidad respecto a todos sus socios

Procedimiento

1. Haga clic en la ficha Declaraciones.

2. Haga clic en Congelar compañía o Descongelar compañía. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación.

3. Haga clic en Aceptar.

5.8 Introducir importes de factura

Todos los usuarios pueden ver y exportar facturas; no obstante, solo un administrador, administrador de la aplicación o usuario interactivo puede importarlas, crearlas y modificarlas.

Si la referencia de factura ya existe, el administrador, administrador de la aplicación o usuario interactivo puede: ● Reemplazar el importe que ya existe.

● Agregar el importe nuevo al que ya existe.

Si el administrador o el administrador de la aplicación ha establecido previamente que la creación de facturas generará declaraciones que contengan la suma de los importes de las facturas, los administradores, el administrador de la aplicación y los usuarios interactivos también pueden, de manera automática, volver a calcular la declaración a partir del importe de la factura.

Si los administradores, el administrador de la aplicación y los usuarios interactivos importan e introducen facturas manualmente, las declaraciones creadas contienen importes que son las sumas de las facturas vinculadas con las declaraciones.

Las declaraciones se crean para la misma unidad, socio, divisa de transacción y cuenta que las correspondientes facturas. Puede acceder a las facturas navegando por las páginas de declaraciones.

Información relacionada

Configuración de agrupaciones de facturas y de conciliación [página 152]

5.8.1 Para introducir una factura

Procedimiento

1. En la página Detallar por cuentas secundarias usada para introducir balances, haga clic en en la columna

Facturas.

Nota

La etiqueta Factura se puede personalizar. En su lugar puede aparecer otro término.

2. Haga clic en Agregar factura.

3. Proporcione la información siguiente en los campos pertinentes: ○ la referencia de factura

○ el importe de la divisa de transacción ○ el importe de la factura en la divisa local 4. Seleccione Sustituir o Agregar.

5. Si desea volver a calcular la declaración según el importe de la factura, seleccione la opción Actualizar la declaración.

6. Haga clic en Crear.

La nueva factura aparece en la lista.

5.8.2 Actualizaciones de factura

Tras introducir manualmente o importar una factura, un administrador, administrador de la aplicación o usuario interactivo puede modificar la siguiente información:

● la referencia de factura

● La cuenta filial a la que está asignada ● El importe de la transacción

● El importe local

En cada factura, el administrador, administrador de la aplicación, usuario interactivo o usuario avanzado puede agregar, modificar o eliminar:

● un comentario

● un comentario estándar ● un archivo

Nota

Si la factura se incluye en un grupo de facturas, no se puede modificar y se muestra el vínculo con el grupo.

Si el administrador o el administrador de la aplicación ha decidido activarlos, los campos siguientes también quedan disponibles para ofrecer información adicional relativa a las facturas.

● El campo ID grupo facturas especifica la referencia de ID de grupo asociada a la factura. El campo ID grupo facturas no se puede editar porque lo genera el sistema.

Nota

El campo ID grupo facturas sólo se muestra si se ha activado Conciliación a nivel de factura.

● Campos de texto que ofrecen información adicional de facturación.

Si el administrador o el administrador de la aplicación ha predefinido los campos Texto 1 Factura y Texto 2 Factura, el usuario puede usar la lista para seleccionar el texto predefinido correspondiente.

● Campos de importe que ofrecen información adicional del importe facturación.

● Campos de fecha que ofrecen información adicional de la cantidad de datos. Junto a cada campo de tipo de fecha hay un calendario.

Información relacionada

Campos adicionales para facturas [página 155]

Eliminar facturas por unidad, cuenta matriz o filial [página 160] Adjuntar un archivo a una factura [página 43]

Comentarios de factura [página 40]

Visualización de la interfaz de las declaraciones y facturas [página 223]

5.8.3 Comentarios de factura

Puede introducir un comentario en una factura para explicar, por ejemplo, el motivo por el que se ha introducido un importe o para proporcionar información adicional sobre una determinada factura.

La empresa declarante y el socio pueden introducir o modificar un comentario. El icono de comentario que se muestra es distinto según la parte que haya modificado el comentario por última vez.

Un icono de post-it de color amarillo con un candado en la esquina superior izquierda indica que la empresa declarante ha introducido o ha modificado por última vez el comentario. Un icono de post-it de color amarillo volteado horizontalmente con un candado de color azul en la esquina superior derecha indica que el socio ha introducido o ha modificado por última vez el comentario.

Nota

Para que los socios puedan introducir comentarios en las facturas, la opción Permitir entrada de datos en comentario del socio debe estar habilitada en la página Administración Configuración Configuración de factura .

Información relacionada

Crear declaraciones importando o creando facturas [página 152]

5.8.3.1

Para introducir un comentario para una factura

Procedimiento

1. Seleccione la ficha Declaraciones.

2. Navegue por las declaraciones hasta la página Detalle por cuentas filiales.

3. En la tabla Cuentas secundarias de la sociedad en la columna Facturas, haga clic en el icono de la factura a la que desea agregar el comentario.

Aparece la página Facturas. Si un comentario ha sido introducido anteriormente, se muestra un icono de post-it en la columna Comentario. Según el color y la posición del candado en el icono de post-it, puede determinar quién ha modificado el comentario por última vez.

4. En la página Facturas, haga clic en el vínculo de la factura en la columna Referencia de factura. 5. En el campo Comentario, introduzca su comentario o añada o modifique un comentario existente. 6. Haga clic en Actualizar.

El icono de post-it aparece en la columna Comentarios en la página Facturas.

Información relacionada

5.8.3.2 Para consultar un comentario introducido para una

factura

Procedimiento

1. Seleccione la ficha Declaraciones.

2. Navegue por las declaraciones hasta la página Facturas. 3. En la columna Referencia de factura, seleccione una referencia.

4. En la página de edición de facturas, haga clic en el icono de post-it para la factura cuyo comentario quiera consultar.

Se muestra el comentario.

5.8.3.3 Para eliminar un comentario introducido para una

factura

Procedimiento

1. Seleccione la ficha Declaraciones.

2. Navegue por las declaraciones hasta la página Facturas.

3. En la columna Referencia de factura, haga clic en la factura cuyo comentario desea eliminar. 4. En la página de edición de facturas, haga clic en el icono de post-it.

5. Elimine el texto de el cuadro de texto. 6. Haga clic en Aceptar.

7. En la página de edición de facturas, haga clic en Actualizar.

El icono de post-it desaparece del campo Comentarios en la página Facturas.

5.8.4 Comentarios estándar de factura

Puede seleccionar un comentario estándar por factura. El administrador o el administrador de la aplicación define previamente los comentarios.