3. PROPUESTA CONTROL DE INVENTARIOS
3.2. MODELOS DE INVENTARIOS PARA DEMANDA INDEPENDIENTE
3.2.1. Inventario de seguridad
Cuando se tiene una demanda que no es constante es necesario mantener inventarios de seguridad para ofrecer cierto nivel de protección contra las existencias agotadas. El inventario se seguridad se define como las existencias que se manejan además de la demanda esperada. 16
El inventario de seguridad se define como:
Donde:
SS: Inventario de seguridad
Z: Factor de seguridad, para los cálculos efectuados se tomo un valor de 3,09 el cual está asociado con un nivel de seguridad de 99,99%
: Desviación estándar de la demanda LT: lead time
Para llevar a cabo los cálculos del inventario de seguridad fue necesario contar con los valores históricos de la demanda, los cuales fueron suministrados por la gerencia de Betmon y se encuentran plasmados en la siguiente tabla.
Tabla 12. Demanda mensual del año 2011 (unidades)
MES UNID. VENDIDAS Enero 2.188 Febrero 3.450 Marzo 3.273 Abril 3.429 Mayo 3.295 Junio 3.474 Julio 3.166 Agosto 4.021 Septiembre 3.700 Octubre 2.879 Noviembre 3.108 Diciembre 5.410
16 Richard B. Chase, F. Robert Jacobs, Nicholas J. Aquilano, Administración de operaciones producción y cadena de suministros, Duodécima edición Mc Graw Hill, 2009, Pág. 558.
70
Total 41.393
Promedio 3.449
Desviación estándar 763 Fuente: Autor
A manera de ejemplo se llevo a cabo el cálculo del inventario de seguridad y el inventario promedio del año 2011 en general.
Es importante aclarar que todos los cálculos deben estar en las mismas unidades de tiempo, en este caso el LT es de 3 días lo que equivale a 0,1 mes.
El inventario promedio de Betmon teniendo en cuenta un nivel de seguridad de 99,99% es igual a 745,5 unidades más 3449 unidades, las cuales equivalen al
Promedio de la demanda mensual y da como resultado un total de 4.194 unidades. Realizando el cálculo en pesos da un resultado de $103.634.257 COP.
Como se puede observar en la tabla 13 Betmon tiene un inventario promedio de 12.716 unidades, según los cálculos realizados basados en la demanda mensual de Betmon teniendo en cuenta un nivel de seguridad de 99,99%, el promedio del inventario calculado equivale al 37% del inventario promedio almacenado durante el 2011.
Tabla 13. Inventario mensual del año 2011 (unidades)
MES UNIDADES Enero 12.509 Febrero 12.348 Marzo 13.034 Abril 12.942 Mayo 13.725 Junio 12.489 Julio 12.544 Agosto 11.866 Septiembre 13.311 Octubre 12.605 Noviembre 12.916 Diciembre 12.301 Total 152.590 Promedio 12.716 Fuente: Autor
1
,
0
94
,
762
09
,
3
SS
unidades
SS
745,5
71
Debido al número de referencias y a la complejidad de la obtención de los datos de la demanda, el cálculo se llevo a cabo para las primeras 25 referencias tipo A de cada grupo de producto, sumando de esta manera entre los 4 grupos de productos tipo A 100 referencias estudiadas.
En el anexo No 14 se muestra la demanda mensual de cada referencia, el valor
del inventario de seguridad y su demanda promedio.
Para los cálculos efectuados en el anexo 10 se tomo un factor de seguridad de 1,64 el cual está asociado con un nivel de seguridad de 95%
Es importante que la empresa lleve a cabo el cálculo de inventario de seguridad para los productos de alta rotación, es decir las referencias tipo A, para las referencias tipo B no se considera necesario tener un inventario de seguridad ya que su rotación no es muy alta, con respecto a los productos tipo C, la gerencia debe considerar la opción de venderlos y no volver a pedirlos, ya que son los que corren riesgo de volverse obsoletos en corto plazo, como se puede ver en las tablas resumen 6, 7, 8 y 9 estos Corresponden a tan solo aproximadamente 7% del total de las unidades vendidas de los principales grupos de productos, las unidades vendidas anualmente varían entre 1 12.
Betmon debería aprovechar el espacio de almacenamiento que está siendo utilizado por los productos tipo C y obsoletos (Aproximadamente 30%), para el almacenamiento de las referencias tipo A, ya que según el Gerente de la empresa no se tiene espacio suficiente para el almacenamiento de mercancía.
Con base a los resultados anteriores se consideró necesario llevar a cabo una propuesta donde se haga uso de un modelo de inventario de cantidad de pedido fijo (modelo Q) para saber cuánto y cuando pedir de los productos tipo A principalmente.
3.2.2. Modelo Q
El modelo de cantidad de pedido fija trata de determinar el punto especifico R (punto de re orden), en que se debe hacer un pedido de tamaño Q.
Para el cálculo del EOQ se utilizó la siguiente fórmula:
Donde:
EOQ: Es la cantidad a pedir (la cantidad optima se conoce como cantidad económica de pedido
D: Demanda anual
H
DS
72 S: Costo de preparación o de hacer un pedido
H: Costo anual de almacenamiento por unidad de inventario promedio
3.2.2.1. Costos de almacenamiento
El coste de almacenamiento de un producto está directamente relacionado con el espacio ocupado en el almacén, así como el tiempo medio de permanencia en el mismo, o lo que es equivalente, el inventario promedio de stocks mantenido durante el año, este concepto se transforma en un % sobre el precio de coste del producto. Este costo de almacenamiento incrementa en relación directa al volumen del valor de la mercancía guardada y al tiempo de permanencia de dicha mercancía en el almacén. El costo de almacenamiento está compuesto por:
Financiero: Costo de oportunidad de inversión financiero (inventario promedio durante el año), este inventario promedio se calcula todos los inventarios iniciales de cada mes más el inventario a diciembre 31 del periodo dividido entre 13.
Mantenimiento: Son los recursos que se invierten para lograr la adecuada manutención del inventario. En la tabla 11 se pueden observar los costos de mantenimiento de Betmon.
Explotación - Nomina: Este costo se refiere a la nomina de los empleados delalmacén teniendo en cuenta la carga prestaciones
Luego de tener cada uno de los valores de los costos correspondientes de cada mes, se calculo el porcentaje de cada uno de estos con respecto al total del promedio del inventario en almacenamiento del periodo (Costo financiero), obteniendo de esta manera un porcentaje total de almacenamiento (3,87), el cual fue utilizado para realizar el cálculo del EOQ.
Los costos de almacenamiento se calcularon con base a la información suministrada por Betmon y se encuentran en la siguiente tabla.
73
Tabla 14. Costos de almacenamiento
Fuente: Autor
Una vez obtenido el costo de almacenamiento se prosiguió con el cálculo del costo de abastecimiento.
3.2.2.2. Costo de abastecimiento
Los costos de abastecimiento son los recursos que una empresa invierte para poder desarrollar la gestión de compras de la organización, estos costos comprenden los salarios de quienes compran el producto, los costos de despacho, etc.
En la siguiente tabla se puede observar los factores que se tomaron en cuenta para llevar a cabo el cálculo del costo de abastecimiento anual por unidad.
74
Tabla 15. Costo de abastecimiento
Fuente: Autor
Cada uno de los cálculos realizados se encuentra en la hoja de cálculo “Gestión de inventarios”, la cual se encuentra en el CD adjunto en el trabajo de grado.
75
Una vez obtenidos los costos de almacenamiento y abastecimiento se cálculo el EOQ, inventario de seguridad y mínimo. Ver Anexo 15. Inventario de seguridad, inv. Mínimo, EOQ de los productos tipo A
La primera referencia de los productos tipo A que se encuentra en el anexo 9 es la 7667G con una demanda anual de 539 unidades, un costo por unidad de $62.269 pesos, un promedio de su demanda mensual de 44,92 unidades, un inventario de seguridad de 9 unidades, una demanda durante el periodo de lead time de 4,49, un ROP o inventario mínimo de 14 unidades y un EOQ de 35 unidades. Esto quiere decir que cada vez que el inventario llegue a 14 unidades se debe hacer una orden de pedido por 35 unidades.
La manera general de leer los resultados obtenidos para cada una de las referencias es: Se debe hacer un pedido de tamaño del valor que dio como resultado del EOQ, cuando el inventario disponible llega al punto mínimo (ROP).
El ROP es igual a la suma del inventario de seguridad y el promedio de consumo (durante el LT).
Todos los cálculos que fueron realizados hasta el momento se encuentran en el archivo de Excel llamado Gestión de inventarios y se encuentra adjunto en el CD del trabajo de grado.
3.3. CONTEO FISICO
Por lo regular, los registros del inventario difieren del conteo físico real; la precisión del inventario se refiere a la coincidencia de ambos, con base al conteo de prueba que fue realizado en Betmon para establecer la precisión de los registros se vio la necesidad de proponer un sistema de conteo de ciclo para disminuir las discrepancias entre los conteos de estante y los que se encuentran en registro.
3.3.1. Conteo cíclico
El conteo de ciclo es una técnica en la que el inventario se cuenta con frecuencia en lugar de una o dos veces al año. La clave para un conteo de ciclo efectivo y, por lo tanto, registros precisos radica en decidir que piezas se van a contar, cuándo y por quien.17
El conteo cíclico al ser un conteo continuo conduce al descubrimiento de discrepancias poco después de que estas surgen. Al captar un error con rapidez, es posible hacer un seguimiento regresivo tanto en la documentación como en el movimiento del producto en el inventario, una vez identificada la causa del error, es posible eliminarla.
17 Richard B. Chase, F. Robert Jacobs, Nicholas J. Aquilano, Administración de operaciones producción y cadena de suministros, Duodécima edición Mc Graw Hill, 2009, Pág. 571.
76
La metodología que se propone llevar a cabo es por categorización ABC, los productos A se deben contar con mayor frecuencia que los productos B, y los productos B con mayor frecuencia que los C.
Con el fin de llevar a cabo esta metodología se debe seguir los siguientes pasos: Realizar la clasificación ABC (se llevo a cabo en el numeral 2.1)
Determinar la frecuencia de conteo. Ver tabla 16
Multiplicar el número de las unidades de existencias en cada categoría por la frecuencia deseada, para establecer el total de conteos. Ver tabla 17
Dividir el número total de conteos por el número de días de conteo, para determinar el número de productos que se contarán cada día. Ver tabla 18 Si el número de productos que se deben contar por día es razonable se
prosigue, en caso contrario se cambia la frecuencia y se vuelve a hacer el cálculo.
La frecuencia de conteo determinada para cada uno de los grupos de producto tipo A es la siguiente:
Se contará 12 veces al año para los productos tipo A, 4 veces para los productos tipo B y 2 para los productos tipo C.
Tabla 16. Determinación de la frecuencia de conteo y el número de referencias por contar al día.
Fuente: Autor
Tabla 17. Determinación del porcentaje del total de conteos por clase.
Fuente: Autor
Con el fin de obtener el número de referencias por contar al día, se dividió el total de conteos al año por el número de días de conteo, en este caso se tomaron 200 días.
CLASE NO. DE
REFERENCIAS
FRECUENCIA DE
CONTEO TOTAL CONTEOS
A 239 12 2.868 B 360 4 1.440 C 1.290 2 2.580 TOTAL 1.889 6.888 CLASE CONTEOS ANUALES TOTAL CONTEO
ANUAL % TOTAL CONTEOS
A 2.868 6.888 0
B 1.440 6.888 0
C 2.580 6.888 0
77
Tabla 18. Determinación del número de referencias de cada categoría que se contaran cada día.
Fuente: Autor
Una vez obtenidos los números de referencias que deben ser contadas diariamente, se propone que la gerencia imprima la clasificación ABC y escoja estas referencias aleatoriamente, el conteo debe ser realizado cuando no haya movimiento de artículos, según lo hablado con el Gerente de Betmon el mejor momento para realizar el conteo es al comenzar la jornada de trabajo (8:00am), las 34 referencias que deben ser contadas diariamente serán repartidas entre los trabajadores de Betmon incluyendo el Gerente.
En el caso de los grupos de productos tipo B y C, no se realizaran conteos cíclicos de esta mercancía, si no solamente el conteo físico anual, dependiendo de las discrepancias entre las cantidades que se encuentran almacenadas y las que se encuentran en registro obtenidas se debe establecer un conteo cíclico para estos productos también.
Como sistema de apoyo en el control de mercancía se recomienda que la empresa instale cámaras de seguridad en cada uno de los pasillos, para que de esta manera se disminuya el nivel de perdida y aumente de alguna manera la seguridad de los trabajadores, ya que en un caso se robo se podrá ver el record de las cámaras para verificar como sucedió y quien fue el culpable.
3.4. INDICADORES DE GESTIÓN
Un indicador de gestión es un instrumento de medición para comprobar el grado de consecución de un objetivo propuesto.18
Con el fin de que la Gerencia de Betmon pueda controlar la evolución y consecución de los referidos planes y objetivos, se definen unos criterios para medir y controlar los mismos utilizando indicadores de gestión.
18 Julio Juan Anaya Tejero, Almacenes análisis, diseño y organización, Editorial ESIC, España, 2008, Pág. 223. CLASE TOTAL CONTEOS DIARIOS % TOTAL CONTEOS NUM. REFERENCIAS QUE SE CONTARAN DIARIAMENTE A 34 42% 14 B 34 21% 7 C 34 37% 13 TOTAL 34
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El primer paso en el proceso de control logístico es la fijación de los objetivos, en este caso particular el objetivo central es el mejoramiento del proceso de control de inventarios, la idea es utilizar los indicadores de gestión definidos a continuación para medir el éxito de la buena ejecución de cada una de las propuestas realizadas anteriormente para el mejoramiento del control de inventarios.
El primer factor a medir es la precisión de los registros de inventarios, en la tabla 19 se encuentra el formato propuesto para este indicador.
Tabla 19. Indicador de gestión de inventarios - Precisión de los registros de inventario
INDICADOR DE CONTROL DE INVENTARIOS I NOMBRE Precisión de los registros de inventarios
SIGLA PRI
FORMULA
FINALIDAD Medir el grado de precisión de los registros de
inventario
OBJETIVO Al 31 de Diciembre de 2013 Betmon tendrá como
mínimo una precisión de inventarios del 85%
FUENTE DE
INFORMACION Resultados conteos cíclicos
FRECUENCIA Mensual
RESPONSABLE Administrador - Vendedor
NIVEL MAX. 100%
NIVEL MIN. 85%
Fuente: Autor
Una vez los conteos cíclicos sean realizados se tendrá una fuente de información para evaluar la precisión de los registros de Betmon, es importante que la gerencia realizase un seguimiento mensual a los resultados para estar seguro de que se cumpla el objetivo o en caso de estar muy lejos del alcance del objetivo encontrar donde se está siendo cometido el error.
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El segundo factor a medir es cantidad es el porcentaje de productos obsoletos con respecto al total de la mercancía almacenada. (Ver tabla 20)
Tabla 20. Indicador de control de inventarios – porcentaje de productos obsoletos
INDICADOR DE CONTROL DE INVENTARIOS II
NOMBRE Porcentaje de Productos obsoletos
SIGLA PPO
FORMULA
FINALIDAD Medir el porcentaje de participación de los productos obsoletos con respecto al total de los productos OBJETIVO Al 31 de Diciembre de 2013 Betmon reducirá en un 50%
sus productos obsoletos FUENTE DE
INFORMACION Lista de productos obsoletos
FRECUENCIA 3 meses
RESPONSABLE Administrador , Vendedor y Gerente
NIVEL MAX. 10%
NIVEL MIN. 0%
Fuente: Autor
Con este indicador se busca directamente disminuir el nivel de inventario que se encuentra almacenado, ya que como se dijo anteriormente actualmente Betmon tiene una gran cantidad de productos obsoletos.
Con el indicador número 3, se busca medir que tan rápido la mercancía esta rotando, entre más alto sea la rotación de la mercancía será mejor para la empresa, ya que esto significa que el capital invertido se recupera más rápidamente aumentando el flujo de caja de la empresa. La idea es comparar el resultado obtenido de este indicador de un periodo a otro para ver el porcentaje de mejoramiento en la gestión de inventarios.
80
Tabla 21. Indicador de gestión de inventarios – Índice de rotación de la mercancía
INDICADOR DE CONTROL DE INVENTARIOS III
NOMBRE Índice de rotación de mercancía
SIGLA IRM
FORMULA
FINALIDAD Indica el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas
OBJETIVO Al 31 de Diciembre de 2013 Betmon aumentara en un 30% la rotación de sus inventarios
FUENTE DE
INFORMACION Sistema de información Helisa
FRECUENCIA 6 meses
RESPONSABLE Administrador , Vendedor y Gerente
NIVEL MAX. 100%
NIVEL MIN. 50%
Fuente: Autor
Es importante tener una cantidad optima de pedido, ya que de esto depende la calidad de pedidos entregados, indicador que se encuentra definido en la tabla 22, debido a que si se pide la cantidad correcta no se tendrán problemas de faltantes, por consiguiente el porcentaje de calidad de pedidos entregados aumentara, lo que lleva directamente a un alto nivel de satisfacción del cliente
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Tabla 22. Indicador de control de inventarios – Calidad de pedidos entregados
INDICADOR DE CONTROL DE INVENTARIOS IV
NOMBRE Calidad de pedidos entregados
SIGLA CPE
FORMULA
FINALIDAD Indica el porcentaje de pedidos entregados completos, es decir no hizo falta ningún producto
OBJETIVO Al 31 de Diciembre de 2013 Betmon aumentara la CPE en un 30%
FUENTE DE
INFORMACION Sistema de información Helisa
FRECUENCIA Mensual
RESPONSABLE Administrador , Vendedor y Gerente
NIVEL MAX. 100%
NIVEL MIN. 70%
Fuente: Autor
Una vez indicadores de control de inventarios sean implementados es importante que haya un seguimiento por parte de la gerencia y retroalimentación de estos, para motivar a los trabajadores de la empresa a hacer las cosas bien.