1. MARCO TEÓRICO
1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE
1.2.4. Inventarios
“Es un recurso almacenado al que se recurre para satisfacer una necesidad actual o futura” (Miguez, 2006, pág. 1).
“Se define un inventario como la acumulación de materiales que posteriormente serán usados para satisfacer una demanda futura” (Moya, 1999, pág.19).
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización.
1.2.4.1. Funciones de los inventarios.
Ilustración 3. Funciones de los inventarios.
FUNCIONES:
Permitir que las operaciones continúen sin que se produzcan patrones por falta de productos o materias primas.
Obtener ventajas por volumen de compra, ya que si la adquisición de artículos se produce en grandes cantidades, el costo de cada unidad suele disminuirse. Proporcionar unas reservas de artículos para satisfacer la demanda de los
clientes y que no se queden sin el deseado.
Separar los procesos de producción y distribución.
Salvaguardarse de la inflación y de los cambios de precio.
Fuente: (Miguez Mónica y Bastos Ana, 2006) Elaborado por: Karen Sánchez.
19
La base de toda empresa es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma.
1.2.4.2. Principios de los inventarios.
Podemos definir los principios básicos de los inventarios como las razones para mantener y utilizar dichos inventarios en una empresa. Estos principios son los siguientes:
Ilustración 4. Principios de los inventarios.
PRINCIPIOS DESCRIPCIÓN
Desacoplar demanda y producción. Esta es la función principal. Podemos considerar el inventario como un colchón entre la oferta y la demanda. La situación entre la oferta y la demanda es distinta, prácticamente en todas las empresas; es decir, las etapas por las que ambas pasan no coinciden totalmente, salvo en algunos puntos.
Ser utilizados como medio para la planificación y el control de la producción.
La empresa debe poseer un inventario de productos terminados para atender a la demanda. Cuando el nivel de este llega a un punto bajo, ya sea en términos de cantidad, de tiempo o de ambos, se envía una orden de producción para que se siga elaborando. Mientras la empresa está produciendo, utiliza el inventario de productos en curso; así, cuando este alcance un determinado punto, se enviará una orden de fabricación, con lo que se reduce el inventario de materias primas que han de ser pedidas a los proveedores. Permitir cierta flexibilidad en la
programación de la producción y la
Existen empresas que realizan su producción en lotes cada cierto tiempo, en
20
independencia de las operaciones. vez de hacerlo siguiendo fielmente la demanda.
Consentir el tránsito de los ítems entre las distintas etapas del proceso.
A veces existe la necesidad de mover las piezas de un lugar a otro para continuar el proceso productivo, pero mientras se realiza ese movimiento las maquinas no deben pararse, por lo que es imprescindible que haya un stock de productos en cada máquina, para poder seguir produciendo. Proporcionar un buen nivel de servicio al
cliente.
Esto supone que el cliente pueda llevarse el producto cuando lo necesite.
Intentar mantener la producción a un ritmo regular.
Las operaciones de fabricación deben realizarse lo más eficientemente posible para así mantener la producción.
Fuente: (MIGUEZ Mónica y BASTOS Ana, 2010) Elaborado por: Karen Sánchez
Los principios son la base fundamental para cada actividad en este caso estas afirmaciones constituyen un determinado campo del saber, el determinar la esencia de un principio apoyará el análisis y valoración del sistema.
1.2.4.3. Costos de inventarios.
“Los inventarios traen consigo una serie de costos. Pueden formar parte de estos costos los siguientes:
Dinero. Espacio.
Mano de obra para recibir, controlar la calidad, guardar, retirar, seleccionar, empacar, enviar y responsabilizarse.
21 Deterioro, daño y obsolencia.
Hurto” (Muller, 2004, pág. 2).
Conociendo que los costos representan los recursos económicos que han sido, deben o deberían sacrificarse en el desarrollo de las actividades para alcanzar los objetivos y poder medirlos.
1.2.4.4. Tipos de inventarios
Existen varios tipos de inventarios, con diferencias notables entre las distintas industrias, y los más comunes son los siguientes:
Ilustración 5. Tipos de inventarios.
TIPOS DE INVENTARIOS DESCRIPCIÓN
Inventarios de materias primas. La industria necesita artículos y materiales para poder producir. Estos elementos (materias primas) son adquiridos en grandes cantidades para su posterior manipulación y necesitan estar almacenados con el fin de poder disponer de ellos con comodidad.
Inventarios de mercancías. Estos incluyen los bienes adquiridos por las empresas, que van a ser vendidos sin someterse a procesos de transformación.
Inventarios de productos en proceso.
Están formados por los bienes en proceso de manufactura, es decir, por aquellos artículos que están siendo utilizados durante el proceso de producción. Se trata de productos parcialmente terminados.
Inventarios de productos terminados.
Se trata de inventarios que agrupan todos aquellos productos transformados y manipulados por la empresa mediante los procesos de producción. Estos productos
22
se almacenan a la espera de ser vendidos.
Inventarios de materiales y suministros.
Están constituidos por los elementos necesarios para la elaboración de los productos. Entre dichos elementos destacan: las materias primas secundarias que se diferencian por industrias; los productos de consumo necesario para el proceso de producción (combustibles, pinturas, etc.); y, por último el material para el mantenimiento, necesario para la reparación y conservación de la maquinaria.
Fuente: (MIGUEZ Mónica y BASTOS Ana, 2010) Elaborado por: Karen Sánchez
En las empresas, sobre todo para los fabricantes y comerciales, resultan de vital importancia los inventarios. Estos forman parte del activo de la empresa (activo circulante) y están constituidos por productos, materiales y mercaderías necesarios en el proceso de producción y comercialización respectivamente.
1.2.4.5. Costo de los inventarios.
“El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su condición y ubicación actuales” (NIC, 2012).
Son todas las destinaciones económicas hacia la adquisición de materiales, sean estos para producción o comercialización de bienes o para la prestación de servicios.
23 Ilustración 6. Tipos de costos.
TIPO DESCRIPCIÓN
Costos de adquisición El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios
Costos de transformación Los costos de transformación de los inventarios comprenderán aquellos costos directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de obra directa. También comprenderán una parte, calculada de forma sistemática, de los costos indirectos, variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las materias primas en productos terminados.
Costo de los inventarios para un prestador de servicios
En el caso de que un prestador de servicios tenga inventarios, los medirá por los costos que suponga su producción. Estos costos se componen fundamentalmente de mano de obra y otros costos del personal directamente involucrado en la prestación del servicio, incluyendo personal de supervisión y otros costos indirectos atribuibles
Otros costos Se incluirán otros costos, en el costo de los inventarios, siempre que se hubiera incurrido en ellos para dar a los mismos su condición y ubicación actuales. Por ejemplo, podrá ser apropiado incluir, como costo de los inventarios, algunos costos indirectos no derivados de la producción, o los costos del diseño de productos para clientes específicos
Fuente: (Normas Internacionales de contabilidad (NIC) 2, 2012) Elaborado por: Karen Sánchez
24
El costo de adquisición y de transformación se relaciona con la conservación de los artículos en los inventarios de cierto período de tiempo, su almacenaje y movilidad.
1.2.4.6. Valorización de inventarios.
Es la manera de dar un valor a determinado artículo (inventario), sin ser un control físico. Solo hace referencia a los valores. Hay varios sistemas de valoración entre los cuales se tiene:
Ilustración 7. Sistemas de valoración de inventarios.
SISTEMAS DESCRIPCIÓN
Promedio ponderado Ponderar es dar a cada artículo o cantidad su valor, dependiendo de la totalidad o sumatoria en los registros. La fórmula general es valor total de los productos con igual característica dividido en el número de unidades. Al hacer una venta o una compra se saca el promedio ponderado.
UEPS o LIFO – últimas en entrar – Primeras en salir
Se parte del supuesto (en teoría) de la salida de las últimas unidades que han ingresado al inventario en las primeras remisiones. Al término del ejercicio, el inventario o su valoración será más bajo que los precios del mercado; hay subvaloración.
PEPS o FIFO – Primeros en entrar – Primeros en salir
En este método de valoración, también se parte de un supuesto: La Salida de las primeras unidades que hicieron su ingreso; en las primeras remisiones. Al término del ejercicio, el inventario o su valoración serán más altos que los precios del mercado. Hay sobrevaloración.
Fuente: (GRANADOS Ismael, 2004) Elaborado por: Karen Sánchez
25
El reconocimiento de los costos de los artículos vendidos o comprados, implica que cuando se valúa el costo de la mercadería se aplicarán cualquiera de estos métodos, siendo el más recomendado el promedio ponderado.
1.2.4.7. Sistema de control de inventarios.
Guerrero (2009) afirma que:
Un sistema de inventario es una estructura que sirve para controlar el nivel de existencia y para determinar cuándo hay que pedir de cada elemento y cuándo hay que hacerlo. Hay dos tipos de sistemas de inventario: el sistema de inventario continuo, o cantidad fija de pedido, y el sistema de inventario periódica, o de período constante entre pedidos, en el que cada cierto tiempo constante se pide una cantidad variable de material o producto(pág. 100). Un sistema de inventarios es un conjunto de normas, y procedimientos empleados de manera metódica para planificar y controlar los productos que se emplean en una organización. Este sistema puede ser manual o automatizado.
Desde el punto de vista contable, existen dos sistemas o metodologías para registrar las operaciones referentes a inventarios, estas son:
Ilustración 8. Sistemas de control de inventarios.
SISTEMA DE CUENTA MÚLTIPLE O INVENTARIO PERIÓDICO
SISTEMA DE CUENTA ÚNICA, O INVENTARIO PERMANENTE
“Es un sistema contable de inventario en el que la entidad no lleva un registro continuo de las mercaderías en existencia. En su lugar al final del ejercicio la entidad realiza un conteo físico de las existencias y usa esa información para prepararlos estados financieros (Horngren, Harrison &Barber, 2003, pág. 169).
Este sistema como su nombre lo indica,
“Un sistema de registro muy valioso para la contabilidad de una empresa, e s el sistema de inventario permanente o inventario perpetuo, que permite establecer las existencias de mercaderías al día; o sea constantemente actualizadas (Bolaños, 1977).
En este sistema se emplean Kárdex para el control de cada uno de los artículos que dispone la empresa, permite establecer las existencias de mercaderías al día; o sea
26 consiste en controlar el movimiento de la cuenta mercancías en varias o múltiples cuentas y al final del periodo deberá realizarse la regulación de la cuenta mercaderías.
constantemente actualizada.
VENTAJAS VENTAJAS
Permite obtener una información detallada para cada una de las cuentas.
Su registro contable es de fácil aplicación.
El costo material y humano es reducido.
“Se puede conocer, en cualquier momento el importe del inventario final, sin necesidad de practicar inventarios físicos.
No es necesario cerrar el negocio para poder determinar el inventario final de mercaderías, puesto a que existe una cuenta que controla las existencias.
Se pueden descubrir extravíos, robos o errores en el manejo de las mercaderías, puesto que se sabe con exactitud el importe de las mercaderías que debería haber. Se puede conocer, en cualquier momento, el
importe del costo delo vendido.
Se puede conocer en cualquier momento el importe de la utilidad o pérdida bruta (Flores, 2003).
DESVENTAJAS
Debido a que en este sistema no se emplean las llamadas tarjetas Kárdex, su control se dificulta y puede contribuir a desviaciones en las entradas y salidas de mercaderías.
Requiere que existan un mayor control extra contable.
No se dispone del inventario en unidades y cantidades a una fecha determinada.
CUENTAS QUE INTERVIENEN CUENTAS QUE INTERVIENEN
Mercaderías. Compras. Devolución de Compras. Descuento en compras. Transporte en compras. Ventas. Inventario de mercaderías. Ventas. Costo de ventas.
Utilidad bruta en ventas. Pérdida en ventas.
Fuente: (Horngren, Harrison &Barber;Bolaños&Flores) Elaborado por: Karen Sánchez
27
1.2.4.8. Métodos de gestión de inventarios.
1.2.4.8.1. Miguez y Bastos afirma que el Análisis ABC
Nos permite distinguir tres categorías de productos y cada una de ellas debe definirse en función de la parte de la cifra de negocios que representa.
Categoría A.- se compone de un número reducido de productos que proporcionan la mayoría del volumen de ventas y que representen el mayor valor añadido.
Categoría B.- está formada por un número mayor de productos que la categoría A que no representa más que un porcentaje reducido de las ventas.
Categoría C.- numerosos productos de los que apenas se venden algunas unidades constituyen esta categoría (pág. 14).
1.2.4.9. Flujograma.
“Flujogramas son la descripción gráfica concreta de un sistema contable que sira de base para evaluar el control interno y para la planeación y diseño de una auditoría.
VENTAJAS
El flujo de transacciones de una empresa son representadas rápida y fácilmente.
Se requiere menos tiempo para entenderlos.
Los cambios en los sistemas son fáciles de actualizar” (Perdomo, 2004, pág. 225).
Según el autor Aguirre Juan y la Enciclopedia de la Auditoría, la simbología más comúnmente utilizada es la siguiente:
28
Ilustración 9. Simbología para estructurar flujogramas.
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN Inicio Documento Fichero / Registro Proceso / Operación Listado Información Decisión Conector
Conector con otra página
Operación manual
Archivo y control
Fuente: (Aguirre &Enciclopedia de la Auditoría) Elaborado por: Karen Sánchez
29
“Cuando se considere necesario, se podrá complementar el flujograma con breves notas suplementarias que pueden adjuntarse bien a pie de página o bien como información anexa” (Aguirre, 2005, pág. 215).
1.2.4.10. Indicadores.
Franklin (2005) menciona
Un indicador es un punto en una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante de un sistema dentro de un contexto de interpretación. Establece una relación cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso o a procesos diferentes. Por si solos no son relevantes, adquieren importancia cuando se les compara con otros de la misma naturaleza.
Características de un indicador
Factible de medir. Fácil de interpretar.
Ser relevantes o útiles para la toma de decisiones. Conducir fácilmente información de una parte a otra. Verificable.
Aceptado por la organización. Utilizable con otros indicadores.
Precisión conceptual en los indicadores cualitativos Justificable en relación a su costo – beneficio.
Tipos de Indicadores Financieros
Los Indicadores en función de su campo de aplicación y utilidad se clasifican en: Indicadores de Rentabilidad.
Indicadores de Liquidez. Indicadores de Financiamiento. Indicadores de Rotación (pág. 94).
30 Ilustración 10. Indicadores de rotación.
INDICADOR FÓRMULA
Rotación de Inventarios Inventario X 360 Costo de Ventas Rotación de cuentas por cobrar Clientes X 360
Ventas Rotación de cuentas por pagar Proveedores X 360
Costo de Ventas
Rotación de Patrimonio Ventas Netas
Patrimonio
Rotación de Activos Ventas Netas
Clientes
Rotación de Capital Ventas Netas
Activo Corriente - Pasivo Corriente
Fuente:(Briseño Ramírez, Hugo, 2006) Elaborado por: Karen Sánchez