UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA C.P.A.
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERÍA
EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA.
TEMA: “CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIOS EN
LA FERRETERIA FERRHER EN LA PARROQUIA LUZ DE
AMÉRICA”.
AUTORA: KAREN GABRIELA SÁNCHEZ ROMERO
ASESOR: MBA. LEONARDO H. CARRIÓN HURTADO
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
Yo, MBA. Leonardo Carrión Hurtado, en calidad de Asesor de la Tesis, designada por disposición de la Cancillería de UNIANDES certifico que la presente Tesis sobre el tema: “CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA
FERRETERIA FERRHER EN LA PARROQUIA LUZ DE AMÉRICA”, previo la obtención del Título de Ingeniería en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.P.A., ha sido desarrollada por la Srta. Sánchez Romero Karen Gabriela, quién ha cumplido con las disposiciones legales establecidas por la esta Universidad, por lo que se aprueba la misma.
Es todo cuanto puedo decir en honor a la verdad, facultando a la interesada hacer uso lícito del presente, así como también se autoriza la presentación para la evaluación por parte del jurado respectivo.
Atentamente,
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo, Sánchez Romero Karen Gabriela, portador de la cédula de ciudadanía Nº172145445-0, declaro que la TESIS que presento sobre el tema: “CONTROL
INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA FERRETERIA FERRHER EN LA PARROQUIA LUZ DE AMÉRICA”, con el propósito de dar solución al problema que se estápresentando en la empresa, previo a la obtención del Título de Ingeniería en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.P.A., es auténtica y original y que los derechos de autoría le corresponden a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”.
Atentamente,
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
NOTA DE ACEPTACIÓN
--- Firma Presidente del Tribunal
--- Firma Oponente
DEDICATORIA
La presente tesis está dedicada:
A Dios por darme la oportunidad de vivir y por guiarme por un buen camino dándome fuerzas para no desmayar en las adversidades presentadas durante esta etapa de mi vida y de esa manera poder alcanzar mis metas anheladas .
A mi madre Fanny Romero y mi padre Franklin Sánchez, que siempre han estado dándome su amor y su apoyo incondicional, por motivarme y darme la mano cuando sentía que el camino terminaba.
A mis hermanos Alexandra, Franklin y Emily por su apoyo, a Cristian Hernández por brindarme su amor incondicional por ser mi amigo y compañero inseparable, a mi parroquia Luz de América que me ha visto crecer y a todas las personas que de una u otra manera han estado presentes en las buenas y en las malas, me han dado siempre su apoyo.
AGRADECIMIENTO
En primer lugar agradezco a Dios por darme la vida, salud e inteligencia y por no abandonarme en esta etapa de mi vida.
A mi madre Fanny Romero y mi padre Franklin Sánchez, por sus consejos y por el ánimo que siempre me han brindado para cumplir una de mis metas de ser una profesional.
Al MBA. Leonardo Carrión Hurtado, por brindarme su apoyo incondicional en la asesoría de la Tesis.
A todos los catedráticos de la Universidad UNIANDES por compartir sus importantes conocimientos durante toda mi etapa universitaria.
A mi familia porque con su apoyo moral me han incentivado a seguir adelante a lo largo de toda mi vida.
Al Gerente propietario de la Ferretería “FERRHER” Sr. Johan Hernández, quien me permitió realizar este trabajo de tesis, brindándome todas las facilidades posibles para que sean plasmadas mi tesis.
A la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” por abrirme sus puertas para prepararme y poder convertirme en un excelente profesional.
ÍNDICE GENERAL
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR DECLARACIÓN DE AUTORÍA NOTA DE ACEPTACIÓN DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
INTRODUCCIÓN ... 1
Antecedentes de la investigación. ... 1
Planteamiento del problema... 2
Formulación del problema. ... 3
Delimitación del problema. ... 3
Objeto de estudio y campo de acción. ... 4
Identificación y línea de investigación. ... 4
Objetivo general. ... 4
Objetivos específicos. ... 4
Idea a defender. ... 5
Variables de la investigación. ... 5
Justificación del tema. ... 5
Metodología investigativa a emplear. ... 6
Resumen de la estructura de la investigación. ... 6
Novedad Científica. ... 7
Aporte teórico. ... 7
Significación Práctica. ... 8
CAPÍTULO I ... 9
1. MARCO TEÓRICO. ... 9
1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETIVO DE INVESTIGACIÓN. ... 9
1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN. ... 9
1.2.1. Contabilidad. ... 10
1.2.2. Auditoría. ... 11
1.2.4. Inventarios. ... 18
1.3. VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. ... 30
1.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO ... 31
CAPÍTULO II ... 33
2. MARCO METODOLÓGICO. ... 33
2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO INSTITUCIONAL. ... 33
2.2. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO. ... 34
2.2.1. Modalidad de la investigación. ... 34
2.2.2. Tipos de Investigación. ... 35
2.2.3. Población y muestra. ... 36
2.2.4. Métodos, Técnicas e instrumentos de investigación. ... 37
2.2.5. Interpretación de resultados. ... 38
2.2.6. Verificación de la Idea a Defender ... 42
2.3. PROPUESTA DE LA INVESTIGADORA ... 43
2.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO ... 43
CAPÍTULO III ... 45
3. MARCO PROPÓSITIVO. ... 45
3.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA: DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA FERRETERÍA FERREHER EN LA PARROQUIA LUZ DE AMÉRICA. .. 45
3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA. ... 45
3.2.1. Justificación de la propuesta. ... 45
3.2.2. Objetivos. ... 46
3.2.3. Propuesta Control Interno. ... 47
3.2.4. Conclusiones parciales del Capítulo ... 108
3.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA ... 108
3.4.1. Conclusiones ... 109
3.4.2. Recomendaciones ... 109
Bibliografía ... ÍNDICE DE ILUSTRACIONES ILUSTRACIÓN 1. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA. ... 12
ILUSTRACIÓN 2. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO. ... 14
ILUSTRACIÓN 3. FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS. ... 18
ILUSTRACIÓN 4. PRINCIPIOS DE LOS INVENTARIOS. ... 19
ILUSTRACIÓN 5. TIPOS DE INVENTARIOS. ... 21
ILUSTRACIÓN 6. TIPOS DE COSTOS. ... 23
ILUSTRACIÓN 7. SISTEMAS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS. ... 24
ILUSTRACIÓN 8. SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS. ... 25
ILUSTRACIÓN 9. SIMBOLOGÍA PARA ESTRUCTURAR FLUJOGRAMAS. ... 28
ILUSTRACIÓN 10. INDICADORES DE ROTACIÓN. ... 30
ILUSTRACIÓN 11. POBLACIÓN ... 36
ILUSTRACIÓN 12. ENCUESTA A LOS TRABAJADORES ... 40
ILUSTRACIÓN 13. ENCUESTA A LOS PROVEEDORES ... 41
ILUSTRACIÓN 14. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO ... 50
ILUSTRACIÓN 16. ÁREAS DE EVALUACIÓN DEL RIESGO ... 69
ILUSTRACIÓN 17. RANGO PORCENTUAL DE RIESGO Y CONFIANZA ... 69
ILUSTRACIÓN 18. EVALUACIÓN DEL RIESGO AL GERENTE GENERAL... 70
ILUSTRACIÓN 19. EVALUACIÓN DEL RIESGO A COMPRAS ... 75
ILUSTRACIÓN 20. EVALUACIÓN DEL RIESGO A VENTAS... 78
ILUSTRACIÓN 21. EVALUACIÓN DEL RIESGO A BODEGA... 82
ILUSTRACIÓN 22. MATRIZ DE RIESGO CONSOLIDADA ... 87
ILUSTRACIÓN 23. POLÍTICAS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS ... 88
ILUSTRACIÓN 24. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO ... 89
ILUSTRACIÓN 25. PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA ... 93
ILUSTRACIÓN 27. PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DE
PRODUCTOS ... 94
ILUSTRACIÓN 28. COMPROBANTE REGISTRO DE PROVEEDORES. ... 97
ILUSTRACIÓN 29. COMPROBANTE DE ENTRADA DE INVENTARIOS. ... 98
ILUSTRACIÓN 30. COMPROBANTE DE SALIDA DE INVENTARIOS. ... 99
ILUSTRACIÓN 31. REQUISICIÓN DE MERCADERÍAS. ... 100
ILUSTRACIÓN 32. TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS. ... 101
ILUSTRACIÓN 33. DEVOLUCIÓN DE MERCADERÍAS. ... 102
ILUSTRACIÓN 34. PROGRAMA DE MONITOREO. ... 103
RESUMEN EJECUTIVO
El control interno constituye una herramienta útil que conjuga procedimientos, pasos, metas, planes y políticas con el objetivo de prevenir posibles riesgos y garantizar que las actividades se realizan en conformidad con los objetivos establecidos, por ello la implementación de este control es fundamental, porque permitirá salvaguardar los activos, verificar la confiabilidad de los datos y comprobar la eficiencia de las operaciones. Además la gestión de inventarios es la herramienta adecuada para el registro, ingreso, salida de inventario, busca la coordinación y eficacia en el manejo de losrecursos para la actividad comercial.
Se empleó la metodología Cuali-cuantitativa, con mayor incidencia en la modalidad cuantitativa, debido a que sintetiza la información obtenida de los resultados de las técnicas aplicadas en la FERRETERIA FERRHER, a través de encuestas y la cualitativa que ayudó a tomar en cuenta los puntos de vista del personal, así como la observación directa y través de la entrevista realizada al gerente, donde se determinó cuáles son las deficiencias que originan la débil gestión de inventarios, estas metodologías permitieron identificar el problema y determinar su probable solución, bajo la línea de investigación de Auditoría.
EXECUTIVE SUMMARY
Internal control is a useful tool that combines procedures, steps, goals, plans and policies in order to prevent possible risks and ensure that activities are conducted in accordance with established objectives, so the implementation of this control is critical because will safeguard assets, check the reliability of the data and verify the efficiency of operations. Moreover inventory management is the right tool for the record, entry, exit inventory, find the coordination and effectiveness in managing resources for commercial activity.
The Qualitative and quantitative methodology was employed with the highest incidence in the quantitative method, because summarizes the information obtained from the results of the techniques applied in the HARDWARE FERRHER through surveys and qualitative who helped take into account the points terms of personnel, as well as direct observation through the interview the manager, which determined what the deficiencies that cause weak inventory management are, these methodologies allowed to identify the problem and determine its probable solution under line Audit investigation.
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación.
El control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio; para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables; así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia. Existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad en cada área de trabajo.
El control de inventarios es un factor que influye en la reducción de costos de las empresas, por tal motivo se debe tener en cuenta este aspecto tan importante, para obtener mejores utilidades y beneficios para la organización. La base de toda empresa dedicada a la comercialización, es el control de los productos, aquí radica la importancia del manejo del inventario por parte fundamental en desarrollo empresarial. Este control y manejo, permitirá a la empresa mantener la información oportuna y conocer al final del periodo, un estado financiero confiable de la situación económica real de la empresa.
La provincia Santo Domingo de los Tsáchilas, es una zona muy comercial, en el sector inmobiliario, debido al elevado índice de construcciones por el crecimiento poblacional, lo cual se ha permitido generar un mayor número de viviendas y locales comerciales, dando lugar a un extenso nivel de competencia de cadenas ferreteras como microempresas.
2
investigaciones relacionadas al tema de Control Interno, ejemplo de algunos de estos son:
Diseño de un manual para el control interno de inventarios de repuestos para maquinaria pesada TRAC MOTOR CIA. LTDA. Realizado por la Ing. ROMERO RAMOS JADIRA JOMAIRA, año 2010.
Modelo de control interno y manejo de inventarios en la empresa SAN FRANCISCO S.A en predios rústicos en Santo Domingo de los Tsáchilas, realizado por la Ingeniera Mendoza Loor Leidy Liliana, año 2010-2011.
Con la referencia anterior es posible establecer que, el presente trabajo, con la ayuda de los fundamentos científicos de bibliografías actualizadas, es un documento verídico y realmente original de la autora del presente trabajo investigativo.
Planteamiento del problema.
La empresa en Ferretería “FERRHER”, ubicada en el km 23 de la vía Quevedo parroquia Luz de América, perteneciente a la provincia Santo Domingo de los Tsáchilas, dedicada a la compra y venta de productos de ferretería en general, cuenta con un variado stock de mercancías.
Se puede resaltar como las falencias más notorias en base a la información que se pudo obtener de la entrevista realizada al propietario, misma que afectan al normal desenvolvimiento de sus actividades, entre ellas se mencionan:
No cuenta con un sistema o método de control de los inventarios, dificultando la obtención información rápida, oportuna y real.
3
No se realizan registros oportunos del movimiento de las mercancías solicitadas, dando lugar a que los clientes vayan a solicitar y a veces no existan en stock.
Los pedidos de los materiales no son efectuados a tiempo, lo que genera que los clientes recurran a la competencia para adquirir lo que necesitan.
No se realizan proyectos de capacitación a los empleados lo que redunda en que tengan limitado conocimiento en el manejo de inventarios.
Los problemas descritos en la Ferretería FERRHER, si no son solucionados a tiempo generarán diversos inconvenientes entre ellos caos en el área de inventarios, dando lugar a la pérdida por deterioro, a existencias de mercaderías obsoletas, daría lugar a que exista hurto de los materiales lo que podría conllevar hasta el cierre del negocio, por falta de inversión y el desconocimiento de los resultados económicos reales, no permitiendo la toma de decisiones financiera oportunas.
Formulación del problema.
¿De qué manera se optimizará la gestión de inventarios en la empresa ferretería FERRHER en la parroquia Luz de América?
Delimitación del problema.
El presente tema de investigación se desarrollaró en la “Ferretería FERRHER”, de propiedad del Sr. Johan Vladimir Hernández Guevara.
4
por lo tanto cumple con sus obligaciones tributarias, laborales y comerciales, como dispone los estamentos legales.
La presente investigación está orientada a mejorar el sistema control interno y la gestión de inventarios en la ferretería FERRHER, período 2013.
Objeto de estudio y campo de acción.
El Objeto de Estudio Control Interno.
El Campo de Acción Gestión de Inventarios.
Identificación y línea de investigación.
El presente estudio, se encuentra relacionado con la línea de investigación de Auditoría debido a que involucra dentro de su primera fase el proceso del Control Interno.
Objetivo general.
Diseñar un sistema de control Interno para mejorar la gestión de inventarios en la ferretería FERRHER en la parroquia Luz de América.
Objetivos específicos.
Analizar la bibliografía correspondiente a los procesos contables, control interno y gestión de inventarios.
Realizar un diagnóstico a través del uso de herramientas que proporciona la estadística, que permita evidenciar el problema planteado.
5
la mercadería, con lo que se obtendrán información de los inventarios con menos porcentaje de error.
Idea a defender.
Con el diseño de un sistema de control interno caracterizado por un ambiente de control adecuado, sus evaluaciones de riesgo deben estar orientadas a futuro, con actividades de control excelentes, oportuna información y comunicación que permitan cumplir con sus responsabilidades, además con un óptimo monitoreo, se mejorará la gestión de inventarios, de la empresa Ferretería “FERHER”.
Variables de la investigación.
La variable independiente es el Control Interno.
La variable dependiente es la Gestión de Inventarios.
Justificación del tema.
Económica.
Al momento de realizar la presente investigación, se realizó una inversión que resulta mínima en relación a los beneficios que conseguirá la empresa FERRETERIA FERRHER, al momento de poner en práctica esta propuesta, por tanto se justifica económicamente esta propuesta.
Técnica.
6
solución al problema planteado; por ende se justificará la propuesta técnicamente.
Además con la realización de este trabajo de investigación permitirá la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.P.A
Metodología investigativa a emplear.
La modalidad que se utilizo es cualitativa y cuantitativa. Cualitativa porque se determinarán en base a la observación y el dialogo directo con los involucrados en la problemática y cuantitativa porque se desarrolla al tabular los datos de la investigación realizada, siendo esta ultima la de mayor énfasis.
Los tipo de investigación son de campo, bibliográfica y descriptiva además el método inductivo – deductivo aplicado en la revisión de documentos, donde se evalúa la gestión de inventarios para a través del sistema de control interno brindar respuestas particulares y luego generalizarlas.
El método analítico – sintético aplicado en el análisis de la información referente a la solución del problema para luego sintetizarla en el marco teórico se utilizó además la técnica de la encuesta realizada para obtener información referente a la gestión de inventarios y la entrevista que se efectuó al gerente de la empresa, para conocer su criterio en la probable solución de la problemática.
Resumen de la estructura de la investigación.
La presente investigación se sustenta en 3 capítulos que se detalla a continuación:
7
En cuanto al Segundo Capítulo se planteó el tipo de investigación, el diseño de la investigación, el nivel de la investigación, población y muestra, los instrumentos de recolección de datos, validación de resultados y técnicas de análisis de los datos.
En el Tercer Capítulo se encuentra la propuesta de forma detallada con todas las Normas y Procedimientos, que ayudará a solucionar las falencias del control de inventarios, así como también un organigrama por procesos para direccionar al recurso humano de la empresa, de tal manera que la Ferretería “FERRHER” continúe con sus actividades económicas demostrando un crecimiento empresarial eficiente. Además lograr cumplir con el objetivo general del presente trabajo de investigación.
Novedad Científica.
Los beneficios que obtendrá la empresa con la propuesta es que podrá obtener un mejor control con respecto a sus inventarios y saber realizar un mejor abastecimiento de mercaderías a los clientes y la fijación de precios, los mismos que basados en teorías científicas, avalen su funcionamiento para que se puedan concretar los propósitos, metas y objetivos de la empresa en un corto, mediano, largo plazo para entrar en el mercado competitivo.
Aporte teórico.
8
Significación Práctica.
9
CAPÍTULO I
1. MARCO TEÓRICO.
1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETIVO DE INVESTIGACIÓN.
El control organizacional comprende el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio; para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables; así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia. Existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad en cada área de trabajo.
Al no contar la empresa con un sistema de control de los inventarios, un listado actualizado de mercancías, pedidos y registros oportunos de las mercancías, y capacitación a los empleados, han dificultado la obtención de información oportuna, provocando pérdida de recursos, dando lugar a que los clientes se alejen del entorno comercial de la empresa.
La base de toda empresa comercial es el control de los productos que ingresan y egresan; he aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo permitirá a la empresa mantener el control oportuno y conocer al final del período, un estado confiable de la situación económica real de la empresa.
1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN.
10
1.2.1. Contabilidad.
“Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el análisis, clasificación, registro control e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de conocer la situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o periodo contable” (Bravo, 2011, pág. 1).
“La contabilidad es la técnica que registra, analiza e interpreta cronológicamente los movimientos o transacciones comerciales de una empresa” (Sarmiento, 2000, pág. 7).
La contabilidad es una herramienta de gestión que permite la toma de decisiones por parte de la gerencia, y que se utiliza para el control de la actividad, comercial en general, porque de sus procesos se sirven las otras actividades para poder desarrollar sus proyectos empresariales y productivos.
1.2.1.1. Importancia.
“Permite conocer con exactitud la real situación económica- financiera de una empresa, en cambio cuando no llevamos contabilidad, no se conoce con seguridad, cuanto se tiene, cuanto nos deben o debemos, cual es el volumen de compras, ventas, gastos; en definitiva solo se tiene una idea aproximada de la situación económica de la empresa, o sea en forma empírica” (Sarmiento, 2000, pág. 7).
11
La contabilidad es importante ya que permite conocer con exactitud la situación financiera de la empresa, ya que como información financiera contribuye a la alta dirección para la toma de decisiones.
1.2.2. Auditoría.
“Auditar es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado por una persona independiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad económica específica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos” (Grupo Océano, 2005, pág. 9).
“La Auditoria es un examen sistemático de los estados financieros, registros operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la dirección y con cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente adoptadas” (Madariaga, 2004, pág. 13).
La auditoría es un proceso que controla y evalúa los procedimientos de una empresa con el fin de comprobar su correcta operatividad, verificar los registros con la documentación y evaluar el perfecto cumplimiento de los procedimientos.
1.2.2.1. Objetivos de la auditoría.
12 Ilustración 1. Objetivos de la auditoría.
Fuente:(Fernández, Iglesias, Llaneza, & Fernández Muñoz, 2010) Elaborado por: Karen Sánchez
1.2.3. Control interno.
“El control interno abarca el plan de organización y los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y fiabilidad de la información de la contabilidad, promover la eficacia operacional y fomentar la adherencia a las políticas establecidas de dirección” (Grupo Océano, 2005, pág. 278).
Determinar la idoneidad y efectividad del sistema
Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su sistema
Comprobar que el tipo y planificación de las activiodades preventivas se ajusta a lo dispuesto en la normativa general vigente
Evaluar en el marco de la propia organización
Aumentar el nivel general de concienciación y sensibilización de los recursos humanos de la empresa
13
“Conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa (…). Esta definición no solo abarca el entorno financiero y contable sino también los controles cuya meta es la eficiencia administrativa y operativa dentro de la organización empresarial” (Aguirre, 2005, pág. 189).
El control Interno es el conjunto de fundamentos, principios, acciones, instrumentos, sistemas, normas y procedimientos creados por la entidad para asegurar la eficiencia de la gestión, el logro de los objetivos y la protección del patrimonio con un grado razonable de seguridad.
1.2.3.1. Componentes del control interno.
“El control interno está integrado en los procesos de la organización y forma parte de las actividades de planeamiento, ejecución y monitoreo, y representa una herramienta útil para la gerencia. Los componentes según el COSO son los siguientes:
Ambiente de control.
Evaluación del riesgo.
Actividades de control.
Información y comunicación.
14 Ilustración 2. Componentes del Control Interno.
AMBIENTE DE CONTROL FACTORES DEL AMBIENTE DE CONTROL “La esencia de cualquier negocio es su
gente-sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la competencia y el ambiente en el que ella opera. La gente es el motor que dirige la entidad” (Mantilla, 2005, pág. 19).
Es la actitud de la gerencia frente al Control Interno, da las pautas para una entidad, genera conciencia de control de sus empleados. En este elemento se fundamentan los demás componentes del control interno, generando parámetros de disciplina y estructura, como la integridad, valores éticos y competencia en el personal de la compañía.
Integridad y valores éticos:
Se refiere a los valores éticos y de conducta que se espera de todos los miembros de la organización.
Incentivos y tentaciones:
La información financiera puede contener datos fraudulentos debido al ofrecimiento de fuertes sobornos, por presentación de información favorable para otorgamiento de préstamos, o mostrar rentabilidad menor para evadir impuestos.
Comunicación con orientación moral:
“La manera más segura de transmitir un mensaje de comportamiento ético en la organización es el ejemplo. La gente imita a sus líderes”(Mantilla, 2005, pág. 28).
Compromisos para la competencia:
Los directivos y empleados deben poseer un nivel de competencia profesional que comprenda la importancia de la implantación, mejora y mantenimiento de controles internos.
Consejo de directores o comité de Auditoría: Corresponde al accionar que tengan el Directorio, integrado por personas capaces e inquisitivas, internas o externas, sus funciones son proveer autoridad, orientación, vigilancia.
Estructura Organizacional:
Es el marco en que las actividades son planeadas, ejecutadas, controladas y monitoreadas para lograr los objetivos.
15
Este factor es de gran importancia, el Talento Humano es el recurso más activo de una empresa, hacen posible el logro de objetivos
VALORACIÓN DEL RIESGO FACTORES “Es la identificación y análisis de riesgos
relevantes para el logro de los objetivos y la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. Así mismos, se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización como en el entorno de la misma” (Mantilla, 2005, pág. 28).
La empresa debe ser reflexiva al momento de afrontar los riesgos. Debe señalar objetivos, integrados con ventas, producción, mercadeo, finanzas debe instaurar mecanismos para identificar, examinar y administrar los riesgos.
Objetivos:
“Puede ser un proceso altamente estructurado o informal. Los objetivos pueden definirse explícitamente, o ser implícitos, tal como manejarse en un nivel pasado de desempeño. Los objetivos a menudo están representados por la misión de la entidad y por las declaraciones de valores. El conocimiento de las fortalezas y debilidades de la entidad y de las oportunidades y amenazas, conducen hacia una estrategia global” (Mantilla, 2005, pág. 40).
Categorías de objetivos:
Objetivos de operaciones: efectividad y eficiencia de las operaciones de la entidad, objetivos de desempeño, etc.
Objetivos de información financiera: preparación de estados financieros públicos que sean confiables
Objetivos de cumplimiento: adhesión a las leyes y regulaciones a las cuales la entidad está sujeta.
Riesgos
16
ACTIVIDADES DE CONTROL TIPOS DE ACTIVIDADES DE CONTROL “Se debe establecer y ejecutar políticas
y procedimientos para asegurar que se están aplicando efectivamente las acciones identificadas por la administración como necesarias para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos de la entidad” (Mantilla, 2005, pág. 18).
“Revisión de alto nivel:
Las revisiones se realizan sobre el desempeño actual frente a presupuestos, pronósticos, periodos y competidores.
Funciones directas o actividades administrativas
Los administradores dirigen las funciones revisando informes de desempeño.
Procesamiento de información:
Se implementa una variedad de controles para verificar que estén completos. Los datos están sujetos a chequeo.
Controles físicos.
Inventarios, valores y otros activos se aseguran físicamente en forma periódica comparados con las cantidades presentadas.
Indicadores de desempeño.
incluye, variaciones en los precios de compra, el porcentaje de órdenes de pedidos urgentes y porcentaje total de retorno
Segregación de responsabilidad.
La responsabilidad se divide, o agregan entre diferentes empleados para reducir el riesgo de error” (Mantilla, 2005, pág. 60).
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
“Las actividades de control usualmente implican dos elementos: el establecimiento de una política que pueda cumplirse y, procedimientos para llevar a cabo la política” (Mantilla, 2005, pág. 62).
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INFORMACIÓN “Los Sistemas de información y
comunicación se interrelacionan.
17 Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones” (Mantilla, 2005, pág. 18).
Obtención y uso de información adecuada y oportuna para que participen todos del sistema de control contar con sistemas de información eficientes y poseer adecuados canales de comunicación.
hacia la consecución de los objetivos de la entidad en todas las categorías, operaciones, información financiera y cumplimiento.
COMUNICACIÓN
La comunicación es inherente a los sistemas de información. Los sistemas de información pueden proporcionar información al personal apropiado a fin de que ellos puedan cumplir sus responsabilidades de operación, información financiera y de cumplimiento” (Mantilla, 2005, pág. 76).
MONITOREO ACTIVIDADES DE MONITOREO ONGOING
“Debe monitorearse el proceso total y hacer modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente” (Mantilla, 2005, pág. 18).
“El monitoreo ocurre en el curso normal de las operaciones, e incluye actividades de supervisión y dirección o administración permanente para llevar a cabo las obligaciones de cada empleado” (Estupiñan, 2006, pág. 40). Implementado el SCI debe vigilarse constantemente para observar los resultados obtenidos ya que por perfecto que simule suele deteriorarse.
“Son múltiples las actividades que sirven para monitorear la efectividad del control interno en el curso ordinario de las operaciones. Incluyen actores regulares de administración y supervisión, comparaciones, conciliaciones y otras acciones rutinarias”(Mantilla, 2005, pág. 84).
¿QUIÉN EVALÚA?
“Las evaluaciones toman la forma de auto valoraciones, en las que las personas responsables por una unidad o función particular determinan la efectividad de los controles para sus actividades.
EL PROCESO DE EVALUACIÓN
El evaluador debe entender cada una de las actividades de la entidad y cada uno de los componentes del sistema de control interno que están siendo dirigidos” (Mantilla, 2005, pág. 87).
18
Los mencionados componentes y criterios se aplican en un sistema de control interno, se deberán cumplir los cinco componentes para poder concluir que el control interno de la información es eficaz.
1.2.4. Inventarios.
“Es un recurso almacenado al que se recurre para satisfacer una necesidad actual o futura” (Miguez, 2006, pág. 1).
“Se define un inventario como la acumulación de materiales que posteriormente serán usados para satisfacer una demanda futura” (Moya, 1999, pág.19).
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización.
1.2.4.1. Funciones de los inventarios.
Ilustración 3. Funciones de los inventarios.
FUNCIONES:
Permitir que las operaciones continúen sin que se produzcan patrones por falta de productos o materias primas.
Obtener ventajas por volumen de compra, ya que si la adquisición de artículos se produce en grandes cantidades, el costo de cada unidad suele disminuirse. Proporcionar unas reservas de artículos para satisfacer la demanda de los
clientes y que no se queden sin el deseado.
Separar los procesos de producción y distribución.
Salvaguardarse de la inflación y de los cambios de precio.
19
La base de toda empresa es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma.
1.2.4.2. Principios de los inventarios.
Podemos definir los principios básicos de los inventarios como las razones para mantener y utilizar dichos inventarios en una empresa. Estos principios son los siguientes:
Ilustración 4. Principios de los inventarios.
PRINCIPIOS DESCRIPCIÓN
Desacoplar demanda y producción. Esta es la función principal. Podemos considerar el inventario como un colchón entre la oferta y la demanda. La situación entre la oferta y la demanda es distinta, prácticamente en todas las empresas; es decir, las etapas por las que ambas pasan no coinciden totalmente, salvo en algunos puntos.
Ser utilizados como medio para la planificación y el control de la producción.
La empresa debe poseer un inventario de productos terminados para atender a la demanda. Cuando el nivel de este llega a un punto bajo, ya sea en términos de cantidad, de tiempo o de ambos, se envía una orden de producción para que se siga elaborando. Mientras la empresa está produciendo, utiliza el inventario de productos en curso; así, cuando este alcance un determinado punto, se enviará una orden de fabricación, con lo que se reduce el inventario de materias primas que han de ser pedidas a los proveedores. Permitir cierta flexibilidad en la
programación de la producción y la
20
independencia de las operaciones. vez de hacerlo siguiendo fielmente la demanda.
Consentir el tránsito de los ítems entre las distintas etapas del proceso.
A veces existe la necesidad de mover las piezas de un lugar a otro para continuar el proceso productivo, pero mientras se realiza ese movimiento las maquinas no deben pararse, por lo que es imprescindible que haya un stock de productos en cada máquina, para poder seguir produciendo. Proporcionar un buen nivel de servicio al
cliente.
Esto supone que el cliente pueda llevarse el producto cuando lo necesite.
Intentar mantener la producción a un ritmo regular.
Las operaciones de fabricación deben realizarse lo más eficientemente posible para así mantener la producción.
Fuente: (MIGUEZ Mónica y BASTOS Ana, 2010) Elaborado por: Karen Sánchez
Los principios son la base fundamental para cada actividad en este caso estas afirmaciones constituyen un determinado campo del saber, el determinar la esencia de un principio apoyará el análisis y valoración del sistema.
1.2.4.3. Costos de inventarios.
“Los inventarios traen consigo una serie de costos. Pueden formar parte de estos costos los siguientes:
Dinero.
Espacio.
21 Deterioro, daño y obsolencia.
Hurto” (Muller, 2004, pág. 2).
Conociendo que los costos representan los recursos económicos que han sido, deben o deberían sacrificarse en el desarrollo de las actividades para alcanzar los objetivos y poder medirlos.
1.2.4.4. Tipos de inventarios
Existen varios tipos de inventarios, con diferencias notables entre las distintas industrias, y los más comunes son los siguientes:
Ilustración 5. Tipos de inventarios.
TIPOS DE INVENTARIOS DESCRIPCIÓN
Inventarios de materias primas. La industria necesita artículos y materiales para poder producir. Estos elementos (materias primas) son adquiridos en grandes cantidades para su posterior manipulación y necesitan estar almacenados con el fin de poder disponer de ellos con comodidad.
Inventarios de mercancías. Estos incluyen los bienes adquiridos por las empresas, que van a ser vendidos sin someterse a procesos de transformación.
Inventarios de productos en proceso.
Están formados por los bienes en proceso de manufactura, es decir, por aquellos artículos que están siendo utilizados durante el proceso de producción. Se trata de productos parcialmente terminados.
Inventarios de productos terminados.
22
se almacenan a la espera de ser vendidos.
Inventarios de materiales y suministros.
Están constituidos por los elementos necesarios para la elaboración de los productos. Entre dichos elementos destacan: las materias primas secundarias que se diferencian por industrias; los productos de consumo necesario para el proceso de producción (combustibles, pinturas, etc.); y, por último el material para el mantenimiento, necesario para la reparación y conservación de la maquinaria.
Fuente: (MIGUEZ Mónica y BASTOS Ana, 2010) Elaborado por: Karen Sánchez
En las empresas, sobre todo para los fabricantes y comerciales, resultan de vital importancia los inventarios. Estos forman parte del activo de la empresa (activo circulante) y están constituidos por productos, materiales y mercaderías necesarios en el proceso de producción y comercialización respectivamente.
1.2.4.5. Costo de los inventarios.
“El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su condición y ubicación actuales” (NIC, 2012).
23 Ilustración 6. Tipos de costos.
TIPO DESCRIPCIÓN
Costos de adquisición El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios
Costos de transformación Los costos de transformación de los inventarios comprenderán aquellos costos directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de obra directa. También comprenderán una parte, calculada de forma sistemática, de los costos indirectos, variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las materias primas en productos terminados.
Costo de los inventarios para un prestador de servicios
En el caso de que un prestador de servicios tenga inventarios, los medirá por los costos que suponga su producción. Estos costos se componen fundamentalmente de mano de obra y otros costos del personal directamente involucrado en la prestación del servicio, incluyendo personal de supervisión y otros costos indirectos atribuibles
Otros costos Se incluirán otros costos, en el costo de los inventarios, siempre que se hubiera incurrido en ellos para dar a los mismos su condición y ubicación actuales. Por ejemplo, podrá ser apropiado incluir, como costo de los inventarios, algunos costos indirectos no derivados de la producción, o los costos del diseño de productos para clientes específicos
24
El costo de adquisición y de transformación se relaciona con la conservación de los artículos en los inventarios de cierto período de tiempo, su almacenaje y movilidad.
1.2.4.6. Valorización de inventarios.
Es la manera de dar un valor a determinado artículo (inventario), sin ser un control físico. Solo hace referencia a los valores. Hay varios sistemas de valoración entre los cuales se tiene:
Ilustración 7. Sistemas de valoración de inventarios.
SISTEMAS DESCRIPCIÓN
Promedio ponderado Ponderar es dar a cada artículo o cantidad su valor, dependiendo de la totalidad o sumatoria en los registros. La fórmula general es valor total de los productos con igual característica dividido en el número de unidades. Al hacer una venta o una compra se saca el promedio ponderado.
UEPS o LIFO – últimas en entrar – Primeras en salir
Se parte del supuesto (en teoría) de la salida de las últimas unidades que han ingresado al inventario en las primeras remisiones. Al término del ejercicio, el inventario o su valoración será más bajo que los precios del mercado; hay subvaloración.
PEPS o FIFO – Primeros en entrar – Primeros en salir
En este método de valoración, también se parte de un supuesto: La Salida de las primeras unidades que hicieron su ingreso; en las primeras remisiones. Al término del ejercicio, el inventario o su valoración serán más altos que los precios del mercado. Hay sobrevaloración.
25
El reconocimiento de los costos de los artículos vendidos o comprados, implica que cuando se valúa el costo de la mercadería se aplicarán cualquiera de estos métodos, siendo el más recomendado el promedio ponderado.
1.2.4.7. Sistema de control de inventarios.
Guerrero (2009) afirma que:
Un sistema de inventario es una estructura que sirve para controlar el nivel de existencia y para determinar cuándo hay que pedir de cada elemento y cuándo hay que hacerlo. Hay dos tipos de sistemas de inventario: el sistema de inventario continuo, o cantidad fija de pedido, y el sistema de inventario periódica, o de período constante entre pedidos, en el que cada cierto tiempo constante se pide una cantidad variable de material o producto(pág. 100).
Un sistema de inventarios es un conjunto de normas, y procedimientos empleados de manera metódica para planificar y controlar los productos que se emplean en una organización. Este sistema puede ser manual o automatizado.
Desde el punto de vista contable, existen dos sistemas o metodologías para registrar las operaciones referentes a inventarios, estas son:
Ilustración 8. Sistemas de control de inventarios.
SISTEMA DE CUENTA MÚLTIPLE O
INVENTARIO PERIÓDICO
SISTEMA DE CUENTA ÚNICA, O
INVENTARIO PERMANENTE
“Es un sistema contable de inventario en el que la entidad no lleva un registro continuo de las mercaderías en existencia. En su lugar al final del ejercicio la entidad realiza un conteo físico de las existencias y usa esa información para prepararlos estados financieros (Horngren, Harrison &Barber, 2003, pág. 169).
Este sistema como su nombre lo indica,
“Un sistema de registro muy valioso para la contabilidad de una empresa, e s el sistema de inventario permanente o inventario perpetuo, que permite establecer las existencias de mercaderías al día; o sea constantemente actualizadas (Bolaños, 1977).
26 consiste en controlar el movimiento de la cuenta mercancías en varias o múltiples cuentas y al final del periodo deberá realizarse la regulación de la cuenta mercaderías.
constantemente actualizada.
VENTAJAS VENTAJAS
Permite obtener una información detallada para cada una de las cuentas.
Su registro contable es de fácil aplicación.
El costo material y humano es reducido.
“Se puede conocer, en cualquier momento el importe del inventario final, sin necesidad de practicar inventarios físicos.
No es necesario cerrar el negocio para poder determinar el inventario final de mercaderías, puesto a que existe una cuenta que controla las existencias.
Se pueden descubrir extravíos, robos o errores en el manejo de las mercaderías, puesto que se sabe con exactitud el importe de las mercaderías que debería haber. Se puede conocer, en cualquier momento, el
importe del costo delo vendido.
Se puede conocer en cualquier momento el importe de la utilidad o pérdida bruta (Flores, 2003).
DESVENTAJAS
Debido a que en este sistema no se emplean las llamadas tarjetas Kárdex, su control se dificulta y puede contribuir a desviaciones en las entradas y salidas de mercaderías.
Requiere que existan un mayor control extra contable.
No se dispone del inventario en unidades y cantidades a una fecha determinada.
CUENTAS QUE INTERVIENEN CUENTAS QUE INTERVIENEN
Mercaderías. Compras.
Devolución de Compras. Descuento en compras. Transporte en compras. Ventas.
Inventario de mercaderías. Ventas.
Costo de ventas.
Utilidad bruta en ventas. Pérdida en ventas.
27
1.2.4.8. Métodos de gestión de inventarios.
1.2.4.8.1. Miguez y Bastos afirma que el Análisis ABC
Nos permite distinguir tres categorías de productos y cada una de ellas debe definirse en
función de la parte de la cifra de negocios que representa.
Categoría A.- se compone de un número reducido de productos que proporcionan la mayoría
del volumen de ventas y que representen el mayor valor añadido.
Categoría B.- está formada por un número mayor de productos que la categoría A que no
representa más que un porcentaje reducido de las ventas.
Categoría C.- numerosos productos de los que apenas se venden algunas unidades
constituyen esta categoría (pág. 14).
1.2.4.9. Flujograma.
“Flujogramas son la descripción gráfica concreta de un sistema contable que sira de base para evaluar el control interno y para la planeación y diseño de una auditoría.
VENTAJAS
El flujo de transacciones de una empresa son representadas rápida y fácilmente.
Se requiere menos tiempo para entenderlos.
Los cambios en los sistemas son fáciles de actualizar” (Perdomo, 2004, pág. 225).
28
Ilustración 9. Simbología para estructurar flujogramas.
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
Inicio
Documento
Fichero / Registro
Proceso / Operación
Listado
Información
Decisión
Conector
Conector con otra página
Operación manual
Archivo y control
29
“Cuando se considere necesario, se podrá complementar el flujograma con breves notas suplementarias que pueden adjuntarse bien a pie de página o bien como información anexa” (Aguirre, 2005, pág. 215).
1.2.4.10. Indicadores.
Franklin (2005) menciona
Un indicador es un punto en una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo
importante de un sistema dentro de un contexto de interpretación. Establece una relación
cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso o a procesos
diferentes. Por si solos no son relevantes, adquieren importancia cuando se les compara con
otros de la misma naturaleza.
Características de un indicador
Factible de medir.
Fácil de interpretar.
Ser relevantes o útiles para la toma de decisiones.
Conducir fácilmente información de una parte a otra.
Verificable.
Aceptado por la organización.
Utilizable con otros indicadores.
Precisión conceptual en los indicadores cualitativos
Justificable en relación a su costo – beneficio.
Tipos de Indicadores Financieros
Los Indicadores en función de su campo de aplicación y utilidad se clasifican en:
Indicadores de Rentabilidad.
Indicadores de Liquidez.
Indicadores de Financiamiento.
30 Ilustración 10. Indicadores de rotación.
INDICADOR FÓRMULA
Rotación de Inventarios Inventario X 360 Costo de Ventas Rotación de cuentas por cobrar Clientes X 360
Ventas Rotación de cuentas por pagar Proveedores X 360
Costo de Ventas
Rotación de Patrimonio Ventas Netas
Patrimonio
Rotación de Activos Ventas Netas
Clientes
Rotación de Capital Ventas Netas
Activo Corriente - Pasivo Corriente
Fuente:(Briseño Ramírez, Hugo, 2006) Elaborado por: Karen Sánchez
1.3. VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS
DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE
INVESTIGACIÓN.
De acuerdo a lo que se expone enla Enciclopedia de la Auditoria del GRUPO OCÉANO, indica que el control interno es una herramienta muy buena dentro de una organización debido a todos los métodos que se emplea a favor de una empresa, desde proteger los activos verificar la confiabilidad de información promover eficiencia operacional e impulsar el cumplimiento de políticas.
31
confiable y oportuna, resguardar los activos, promover eficiencia al personal entre otros.
Las autoras Miguez Mónica y Bastos Ana revelan que los inventarios constituyen un recurso importante al que se recurre para satisfacer una necesidad, por lo que un adecuado control permitirá obtener varias ventajas ya sea por volumen de compras, proporcionar reservas de artículos para satisfacer futuras demandas, salvaguardarse de la inflación y de los cambios de precios y no paralizar la producción por falta de productos o materias primas.
El autor Muller Max por su parte ha mencionado que un adecuado manejo de los costos de inventarios será de gran ayuda, ya que permitirá a las empresas conocer las cantidades existentes de productos disponibles para venderse así como las condiciones de almacenamiento adecuadas.
1.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO
En el marco teórico se ha destaca la importancia del Control Interno el cual es un medio eficaz para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de las actividades de una empresa, a más de eso ayuda a alcanzar las metas que se ha trazado, permite prevenir posibles robos y fraudes, certifica el cumplimiento de leyes y regulaciones impuestas por el nivel administrativo, y asevera tener una reputación positiva en el mercado
32
33
CAPÍTULO II
2. MARCO METODOLÓGICO.
2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO INSTITUCIONAL.
La empresa funciona, en parroquia Luz de América en el km 23 vía Quevedo, Barrio Bellavista de la provincia Santo Domingo de los Tsáchilas, inicio sus actividades desde el 29 de octubre del 2009, se dedica a la venta de materiales de construcción, artículos de ferretería entre otros. La empresa está obligada a llevar contabilidad por lo cual cuenta con un contador externo. Actualmente tienen 4 trabajadores pero debido al crecimiento de las ventas está notando la necesidad de contratar más personal.
En la parroquia Luz de América existen otras ferreterías, entre ellas, la ferretería Daniel qué se encuentra ubicada por el sector del parque central, y la Ferretería 2 hermanos ubicada por el sector de los comedores, de las cuales la ferretería 2 Hermanos es la competencia más fuerte para la Ferretería “FERRHER”.
La empresa Ferretería “FERRHER”, en la actualidad lleva todas sus actividades de acuerdo a la experiencia en la que ha trabajado los años anteriores, sin embargo continúa presentándose problemas a nivel administrativo y con los inventarios debido a que no coinciden las existencias físicas con los registros en libros, esta es la razón de esta investigación.
La empresa Ferretería “FERRHER” se ha dedicado a la compra y venta de productos de ferretería, la misma que nunca ha tenido un sistema para controlar sus inventarios, provocando que las existencias físicas no coincidan con lo que debería haber según documentos, el mismo que ocasiona el desconocimiento del valor real de los inventarios.
34 Ley Orgánica de Régimen Tributario.
Código de Trabajo.
Código de Comercio.
Código Civil.
Normas Internacionales de Información Financiera.
Ley de seguridad social.
Principios de contabilidad generalmente aceptados.
2.2. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO.
2.2.1. Modalidad de la investigación.
Para poder llevar a cabo el presente trabajo de investigación se utilizó la metodología cuanti-cualitativa con tendencia a cuantitativa:
35
2.2.2. Tipos de Investigación.
2.2.2.1. Investigación Aplicada.
Se utilizó este tipo de investigación debido a que en capítulo III se aplicará la solución en forma práctica el mismo que es un Sistema de Control Interno para mejorar la Gestión de Inventarios en la ferretería “FERRHER”.
2.2.2.2. Investigación Bibliográfica.
Se lo utilizó para el estudio y recolección de diversas fuentes para ampliar los conceptos en el Marco Teórico, debido a que fueron la base para el desarrollo de la propuesta.
2.2.2.3. Investigación de Campo.
Este tipo de investigación se utilizó en el capítulo II, en el cual se utilizaron herramientas científicas de investigación como son las entrevistas y las encuestas las mismas que sirvieron para saber sobre el problema y sus causas.
2.2.2.4. Investigación descriptiva.
36
2.2.3. Población y muestra.
2.2.3.1. Población.
La presente investigación se llevó a cabo en las instalaciones de la Ferretería “FERRHER”, ubicada en parroquia Luz de América en el km 23 vía Quevedo, Barrio Bellavista de la provincia Santo Domingo de los Tsáchilas, en el año 2013, con una población de 45 elementos divididos de la siguiente manera:
Ilustración 11. Población
DENOMINACIÓN CANTIDAD
Gerente 1
Trabajadores 4
Proveedores 40
Total 45
Fuente: Ferretería “FERRHER” Elaborado por: Karen Sánchez
2.2.3.2. Muestra.
37
2.2.4. Métodos, Técnicas e instrumentos de investigación.
2.2.4.1. Métodos de investigación.
2.2.4.1.1. Inductivo – deductivo.
Se utilizó este método debido a que se detectó el problema de gestión de inventarios en la Ferretería “FERRHER”, se llegó a generalizar lo que se presentó en la organización para luego ir determinando en forma más explícita las causas por las que fueron provocadas, y las consecuencias que han dado en el deficiente control de los inventarios.
2.2.4.1.2. Analítico –Sintético.
Al realizar un análisis de cada una de las etapas de la gestión de inventarios que va cumpliendo la empresa, se llegó a concluir sobre el Sistema de Control Interno diseñado y al mismo tiempo recomendar a los Dueños de la ferretería, para que identifiquen alternativas de solución.
2.2.4.2. Técnicas de investigación.
2.2.4.2.1. Entrevista.
Se aplicó la entrevista al señor Gerente de la ferretería “FERRHER”, para conocer acerca de los problemas que aquejan a la empresa, la cual nos fue de gran utilidad al momento de determinar el problema en cuestión.
2.2.4.2.2. Encuesta.
38
2.2.4.3. Instrumentos de investigación.
2.2.4.3.1. Guía de entrevista.
En el conjunto de preguntas relacionadas con el problema propuesto, dirigidas al señor Gerente de la ferretería “FERRHER” con la finalidad de poder conocer la problemática y poder viabilizar una solución a la gestión de inventarios.
2.2.4.3.2. Cuestionario de encuesta.
Es un conjunto de preguntas relacionadas con el problema propuesto, dirigidas a los trabajadores y proveedores, que están vinculados directamente con las operaciones de la Empresa, para poder determinar con mayor claridad sus falencias y necesidades.
2.2.5. Interpretación de resultados.
2.2.5.1. Entrevista enfocada al gerente general.
Pregunta 1. ¿Existe un sistema de control interno en la organización?
No, no existe la empresa no cuenta con un sistema de control interno, pero sería esencial la implementación inmediata de un sistema de control interno.
Pregunta 2. ¿Cuenta con manuales, políticas de procedimientos para cada área de la empresa?
Tengo unos modelos que he pensado en aplicarlos pero hasta ahora no lo he hecho.
Pregunta 3.¿Planifica las actividades financieras de la ferretería con antelación?
39
Pregunta 4.¿Qué tipo de control realiza para el manejo de inventarios?
Se registra en el kárdex de ingreso y salida de mercadería.
Pregunta 5.¿A su criterio como es la información de inventarios?
Se procura que los inventarios tengan relación con los Kárdex de control, el parcial de ingresos, registros, constatación física del producto.
Pregunta 6. ¿Saben las funciones que debe desempeñar dentro de la empresa?
Si pero de acuerdo a las experiencias vividas dentro de la empresa, no hay documento escrito.
Pregunta 7.¿Existe una calendarización adecuada para el pago de compromisos con proveedores?
No precisamente adecuada pero si trato de cumplir con todos los pagos.
Pregunta 8.¿La capacidad de las bodegas es suficiente para almacenar los materiales de la ferretería?
Es reducido pero en este año estamos pensando en adecuar una bodega grande para guardar nuestros materiales.
Pregunta 9. ¿Al momento de hacer adquisiciones son verificados por el gerente?
Si es autorizado por el gerente el cual también delega en cuanto a cantidad y precios.
Pregunta 10. ¿Existe un organigrama general o particular?
40
Pregunta 11. ¿Se ha capacitado al personal los últimos 3 años?
No en realidad.
Pregunta 12. ¿Con relación a los inventarios existe algún documento que sirva para el informe de stock?
No, actualmente no se cuenta con un documento sustentatorio de cuanta mercadería existe en la empresa.
Pregunta 13. ¿Al momento de realizar los pedidos de compras, se verifican las existencias en bodega?
Se realiza la compra de mercadería basándonos en la observación a los productos existentes si son pocos se hace el pedido caso contario no se lo efectúa.
2.2.5.2. Encuesta a los trabajadores.
Ilustración 12. Encuesta a los trabajadores
PREGUNTAS SI NO
1. Tiene conocimiento sobre el manejo de
inventarios? 25% 75%
2. Se cumple con los procedimientos de
ingreso y despacho de mercaderías? 50% 50%
3. Conoce usted el significado de inventario y la importancia que tiene dentro de la
empresa? 25% 75%
4. Existe un responsable del ingreso y
41 5. Existe un lugar específico para el
almacenamiento de la mercadería? 0% 100%
6. Observa falta de organización al momento
del ingreso de la mercadería a bodega? 75% 25%
8. Al momento de realizar la constatación física en la empresa ha encontrado diferencias con lo que se encuentra en
documentos? 75% 25%
9. La capacidad de la bodega es suficiente para almacenar los materiales de la
ferretería? 25% 75%
10. La empresa cuenta con un organigrama? 0% 100%
PREGUNTA ANUAL MÁS DE UN AÑO
7. Cada que tiempo se realiza una constatación Física en la empresa?
25% 75%
2.2.5.3. Encuesta a proveedores.
Ilustración 13. Encuesta a los proveedores
PREGUNTA SEMANAL QUINCENAL MENSUAL
1. ¿Cada qué tiempo la Ferretería FERRHER realiza compras en su empresa?
42
PREGUNTAS SI NO
2. Cumple la Ferretería “FERRHER” con algún procedimiento para la solicitud de bienes o servicios de su
empresa? 62% 38%
3. Cumple la ferretería “FERRHER” eficientemente con las
deudas contraídas con su empresa? 75% 25%
4. Recibe a tiempo los comprobantes de retención? 38% 62% 5. La ferretería “FERRHER” realiza un conteo físico de los
pedidos al momento de la recepción? 0% 100%
6. Observa falta de organización al momento del ingreso
de la mercadería a bodega? 12% 88%
7. Hay métodos establecidos para controlar las facturas
recibidas? 25% 75%
8. Existe un procedimiento de revisión previo al pago? 25% 75%
9. Existe en la empresa una calendarización adecuada
para el pago con ustedes? 25% 75%
10. ¿Ha tenido dificultades para el cobro en las fechas que
fueron establecidos? 25% 75%
2.2.6. Verificación de la Idea a Defender.
43
Es necesaria la implementación de un modelo de control interno para el área de inventarios en la ferretería “FERRHER”, estableciendo políticas, procesos, funciones y responsabilidades, y los mejores elementos de evaluación de riesgos que permitan mejorar la gestión de inventarios en la empresa.
Por lo manifestado anteriormente se verifica plenamente la idea a defender debido a que los procesos y mecanismos aplicados en los inventarios de la ferretería “FERRHER”, no son eficientes y toda la información necesaria no es adecuada.
2.3. PROPUESTA DE LA INVESTIGADORA.
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.
Por lo tanto lo que tomaremos es:
Diseño del direccionamiento estratégico para la empresa.
Ambiente de Control.
Valoración de riesgos.
Actividades de control.
Información y Comunicación.
Monitoreo.
44
La utilización de los tipos de investigación son de vital importancia al momento de realizar un trabajo investigativo, debido a que son éstas las que ayudan al investigador a determinar con certeza el tema y por ende el problema y su probable a solución.
Se ha podido notar que en la empresa no se desarrolla una gestión de inventarios que sustente eficiencia de las existencias en la ferretería “FERREHER”, ocasionando que no existe información oportuna para la toma de decisiones con respecto a los inventarios causando molestias operativas y comerciales
